Phân tích - thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự (Visual Foxpro) tại Công ty phần mềm kế toán FAST

Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Lời nói đầu
Ngày nay cùng với sự phát triển của công nghệ khoa học và kỹ thuật,
thuyết tại trờng ngành công nghệ thông tin cũng đẫ đóng góp một vai trò hết
sức quan trọng. Trớc những đòi hỏi ngày càng cao của các yêu cầu phát triển
của xã hội, công nghệ tin học ngày càng phát triển mạnh mẽ và thể hiện đợc u
điểm của nó so với các ngành khoa học khác, đặc biệt trong công tác quản lý
kinh tế cũng nh các hoạt động xã hội.
Là một sinh viên thuộc khoa Tin học kinh tế trờng Đại học Kinh tế Quốc
dân Hà nội, sau quá trình học tập trên lý thuyết tại trờng, em đã hiểu rõ đợc
phần nào công việc sau này của mình. Để hoàn thiện thêm nhận thức cũng nh
kỹ năng về chuyên ngành của bản thân, đợc sự giúp đỡ của nhà trờng và khoa
Tin học kinh tế bằng việc tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp kéo dài trong thời
gian 15 tuần. Đây là điều kiện thuận lợi giúp cho bản thân em đợc tham gia đi
sâu hơn vào thực tiễn, qua đợt thực tập tốt nghiệp này sẽ phần nào nắm bắt đợc
phần nào các hoạt động nảy sinh trong thực tế, hơn nữa qua đó có thể giúp bản
thân em kết hợp những lý thuyết đã hoc trên giảng đờng vào vấn đề nào đó
nảy sinh trong thực tế. Nhờ đó giúp em nắm vững các kiến thức chuyên môn
đã đợc học trong nhà trờng đồng thời bổ sung thêm kiến thức mới và chuẩn bị
cho nghề nghiệp của minh sau khi ra trờng.
Đây là bản báo cáo thực tập tổng hợp sau thời gian thực tập tổng hợp kéo
dài 8 tuần tại Công ty phần mềm kế toán FAST nhằm làm quen với cơ sở thực
tiễn. Bản báo cáo sẽ giới thiệu sơ bộ về đơn vị thực tập và báo cáo những vấn
đề chuyên môn có liên quan đến chuyên đề thực tập tốt nghiệp mà bản thân
em đã tìm hiểu trong thời gian thực tập tổng hợp tại đơn vị thực tập.
Nội dung
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
1
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Chơng 1: giới thiệu tổng quan về cơ quan thực tập
I. Công ty thực tập chính.

1. Thông tin chung
Tên công ty
Tên tiếng việt : Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST
Tên tiếng anh : Fast Software Company
Tên giao dịch : FAST
Logo :
Trớc năm 2003 công ty có tên là "Công ty phần mềm tài chính kế toán
FAST"
Công ty đợc thành lập theo giấy phép Số 3096/GP - UB do UBND TP
Hà nội cấp ngày 11/6/1997. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số
056067 do Sở Kế hoạch và Đầu t Hà nội cấp ngày 18/6/1997.
Ngày thành lập
Công ty : 11/6/1997
Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh : năm 1998
Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng : năm 1999
Vốn đăng ký và hình thức sở hữu
Vốn đăng ký : 1.000.000.000 đồng (1 tỷ đồng)
Hình thức sở hữu : Cổ phần
Ban lãnh đạo
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
2
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Chủ tịch hội đồng quản trị : Ông Nguyễn Thành Nam
Giám đốc công ty : Ông Phan Quốc Khánh
Giám đốc chi nhánh Hà Nội : Ông Lê Khắc Bình
Giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh : Ông Hoàng Khắc Thuý
Trởng văn phòng đại diện tại TP Đà Nẵng : Ông Lê Văn Quán
Chức năng đăng ký kinh doanh
Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính
Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin học, điện tử)

Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ
Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu : sản xuất và kinh doanh các phần mềm
quản lý doanh nghiệp.
Sản phẩm
Phần mềm kế toán FAST Accounting 2003.f trên Visual Foxpro
Phần mềm kế toán FAST Accounting 2003.s trên SQL Server
Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s trên
SQL Server (viết trên ngôn ngữ VB.NET, hỗ trợ Unicode và sẽ hoàn
thành vào cuối năm 2004)
Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter
Systems Inc
Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn công ty Fast Corporate Reporter
2003.w trên nền Web
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
3
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Công nghệ
Ngôn ngữ lập trình : VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP
Kiến trúc lập trình : Client/Server, File Server, Web-based
Cơ sở dữ liệu : Foxpro, SQL Server
Dịch vụ :
Khảo sát yêu cầu và t vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế
toán và quản trị kinh doanh.
Sửa đổi và phát triển chơng trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng.
Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng.
Hỗ trợ sử dụng sau đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin.
Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng.
2. Mục tiêu của FAST trong các năm 2003 - 2005
Phấn đấu đạt mức tăng trởng doanh thu hàng năm từ 50% trở lên.

Phát triển và mở rộng việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ sang lĩnh vực
phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp - ERP.
Giữ vững vị trí số 1 tại Việt Nam về phát triển và triển khai ứng dụng
phần mềm tài chính kế toán và quản lý sản xuất kinh doanh cho các
doanh nghiệp.
3. Sơ đồ tổ chức
a. Công ty
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
4
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Ban giám đốc
Phòng tổng hợp
Phòng tổng hợp
Phòng nghiên cứu
và phát triển sản
phẩm
Phòng nghiên cứu
và phát triển sản
phẩm
Các chi nhánh
HN, HCM, ĐN
Các chi nhánh
HN, HCM, ĐN
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
b. Các chi nhánh

c. Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B

5
Giám đốc chi nhánh
Giám đốc chi nhánh
Phòng lập trình ứng
dụng
Phòng lập trình ứng
dụng
Phòng hỗ trợ bảo hành
Phòng hỗ trợ bảo hành
Văn phòng và kế toán
Văn phòng và kế toán
Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh
Phòng triển khai hợp
đồng
Phòng triển khai hợp
đồng
Phòng tư vấn thiết kế
Phòng tư vấn thiết kế
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
4. Quá trình phát triển.
Nhân Lực
Biểu đồ phát triển số lợng nhân viên qua các năm
17
21
30
35
53
80
0

10
20
30
40
50
60
70
80
1998 1999 2000 2001 2002 2003
Số nhân viên
Doanh Số
Biểu đồ doanh số qua các năm (đvt : tỷ đồng)
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
6
Trưởng phòng
Trưởng nhóm nghiệp
vụ
Các nhân viên nghiệp
vụ
Các nhân viên lập
trình
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp

1.45
1.42
2.42
3
4.33
6.5
0

1
2
3
4
5
6
7
1998 1999 2000 2001 2002 2003
Doanh số
Khách hàng :
Biểu đồ phát triển số lợng khách hàng qua các năm
100
200
300
450
600
800
0
100
200
300
400
500
600
700
800
1998 1999 2000 2001 2002 2003
Số khách hàng
Trong suốt những năm hoạt động, FAST đã đạt đợc 7 huy chơng vàng tại
Vietnam Computer World Expo.

Giải thởng "Sản phẩm công nghệ thông tin" của Hội tin học Việt Nam.
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
7
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
5. Định hớng phát triển
Đầu t phát triển sản phẩm theo hớng mở rộng các phân hệ phục vụ
phòng kinh doanh, phòng vật t, kho hàng và tổ chức nhân sự.
Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác
nhau - doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn.
II. Giới thiệu về công ty khảo sát thực tế, Công ty Xăng dầu Quân đội
Tên gọi : Công ty Xăng dầu Quân đội Bộ quốc phòng.
Trụ sở của Công ty : Số 259-H3- Đờng giải phóng Hà Nội.
1. Quá trình hình thành vã phát triển :
Công ty Xăng dầu Quân đội là một Công ty duy nhất của ngành xăng
dầu quân đội Công ty đợc thành lập theo quyết định theo số 582/QĐ-QP
ngày 06/08/1993 của bộ quốc phòng và quyết định đổi tên số 596/QĐ-QP
Ngày 22/4/1996 với số vốn điều lệ là 8.543.000.000 đồng. Công ty đợc
thành lập trên cơ sở xí nghiệp khí tài Xăng dầu 165 , có lịch sử và bề dày
truyền thống 35 năm .
Năm 1999 , công ty đợc Bộ quốc phòng giao thêm nhiệm vụ trực tiếp
nhập khẩu xăng dầu phục vụ cho Quốc phòng và kinh tế .
Hiện nay công ty có 3 xí nghiệp thành viên, đó là xí nghiệp 651, xí
nghiệp 652 và 653, với tổng số cán bộ công nhân viên là 245 ngời.
Năm 1997, Giá tri hàng hoá thực hiện đạt 22,2 tỷ đồng, dến năm 2000
đã đạt 360,15 tỷ đồng,thu nhập bình quân năm 1997 đạt 610000 đồng/ngời/
tháng,năm 2000 đạt 800000 dồng/ngời/tháng.
2.Đặc điểm tỏ chức sản xuât,tổ chức quản lý của công ty
2.1.Chức năng, nhiệm vụ của công ty xăng dầu quân đội.
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
8

Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Là đơn vị trực thuộc tổng cục hậu cần, công ty có chức năng tiến hành
sản xuất, kinh doanh xăng dầu, xây dựng công trình xăng dầu đảm bảo cho
quốc phòng và an ninh của cấp trên giao và tham gia làm kinh tế.
-Sản xuất kinh doanh,sửa chữa các loại sản phẩm ngành xăng dầu
-Sản xuất kinh doanh trang thiết bị dụng cụ, phơng tiện phòng hộ lao
động
-Sản xuất,xây lắp kho bể chứa xăng dầu và kết cấu thép.
-Xuất nhập khẩu trực tiếp khí tài xăng dầu, máy móc thiết bị vật t ngành
xăng dầu.
Trên cơ sở chức năng đặc thù của ngành nghề kinh doanh, công ty có
những nhiệm vụ cơ bản sau
-Ngày 26-3-1998 Quyết định số 381/QĐ-QP của bộ quốc phòng về việc
giao nhiệm vụ cho công ty xăng dầu quân đội thi công hoàn chỉnh các công
trình xăng dầu trong quân đội.
-Đảm bảo xaqng dầu cho nội bộ tổng cục hậu cần
-Chủ động xây dựng kế hoách sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hện
các nhiệm vụ, kế hoạch sau khi TCHC phê duyệt
-Nghiên cứu, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới liên quan đén
ngành khí tài xăng dầu
-Quản lý và chỉ đạo các xí nghiệp trực thuộc theo quy định hiện hành
2.2.Ngành nghề kinh doanh và thị trờng của công ty
Hiện nay, công ty xăng dầu quân đội đang thực hiện sản xuất kinh
doanh tập trung vào những mục tiêu sau:
-Xây dựng các công trình xăng dầu trong và ngoài quân đội
-Đảm bảo xăng dầu cho QP và kinh doanh dầu mỡ.
Chức năng cung ứng xăng dầu cho TCHC và một số đơn vị đã thúc đẩy
công ty xăng dầu nhà nớc phải cạnh tranh bán hàng, đã giảm 1 phần khi
bán xăng dầu cho quân đội, có thể đua tới tiết kiêm cho quân đội một lợng
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B

9
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
ngân sách đáng kể. Hiện nay,v công ty đang bán lẻ xăng dầu đến tận các
Học Viện, nhà trờng, cơ quan đơn vị, bệnh viện, nhà máy, với doanh số
hàng năm là 20 tỷ đồng.
Từ thánh năm năm 1998 công ty là nhà đại lý dầu mỡ nhờn duy nhất
trong quân đội cho công tyliên doanh BP.PET.LIMED(Là liên doanh giữa
tổng công ty xăng dsầu VIệt Nam với hãng dầu nhờn Anh ).
-Sản xuất kinh doanh bồn bể chứa nguyên kiệu, bơm van, các trang thiết
bị chuyên ngành xăng dầu và lắp đặt các xe tép chở xăng dầu. Đây cũng là
mặt hàng đặc chủng truyền thống của công ty. Các sản phẩm sản xuất ra
cũng chiếm phần lớn thị trờng miền Bắc, Miền Trung và một phần miền
Nam, sản phẩm của công ty đã đợc đánh giá cao, chật kợng tốt, giá thành
phù hợp.
*Các sản phẩm chủ yếu của công ty:
+Giờng sắt 2 tầng
+Tủ đựng tài liệu
+Các sản phẩm kết cấu thép và cơ khí
+bơm dầu nhờn G25
+Khung nhà bạt
+Van hô hấp các loại
+Khuôn đúc cột điện, ống cống
+Lắp tép đặc chủng loại ZYL 130
+Xăng, dầu, nhờn, mỡ, gas các loại
+Trang thiết bị PCCC
+Xây dựng các bồn bể chứa xăng dầu
Mạng lới tiêu thụ xăng dầu thông qua mạng lới bán lẻ của công ty đợc
tổ chức khắp cả nớc. Việc kinh doanh xăng dầu này do xí nghiệp 653 đảm
nhận.
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B

10
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Trong lĩnh vực xây dựng và lắp đặtt kết cấu thép, công ty đã và đang
tiến hành hầu hết các công trìng trong toàn quân và trong cả nớc.
Cùng với việc mở cửa nền kinh tế, thị phần của công ty có phần bị thu
hẹp do hàng loạt các công ty dầu nhờn nổi tiéng trên thế giới thâm nhập
vào thị trờng Việt Nam nh: Castrol,ESSO,Caltex,BP. Trong nớc công ty lại
vừa phải cạnh tranh với công ty có uy tín, vừa có thi trờng truyền thống là
công ty Xăng dầu Việt Nam. Đây cũng có thể xem là khó khăn, thách thức
trong quá trình khẳng định và phát triển của công ty.
2.3.Đặc điểm về tổ chức quản lý của công ty xăng dầu quân đội.
Từ khi thành lập đến đầu những năm 90, bộ máy quản lý của công ty
khá lớn, hoạt động theo cơ chế quản lý bao cấp, các phòng ban tơng đối đông,
số lao động gián tiếp khá cao. Do đó, công tác quản lý cũng nh điều hành
quản lý gặp nhiều khó khăn.
Từ năm 1998 đến nay, các phòng ban đã đợc tinh giảm, các phân xởng
cũng đợc sắp xếp lại tạo ra 1 hệ thống điều hành thống nhất, không có các bộ
phận trung gian, thông tin đợc nhanh chóng kịp thời chính xác, góp phần phục
vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
11
Khoa tin häc kinh tÕ §å ¸n tèt nghiÖp
HiÖn nay, tæng sè CBCNV trong toµn c«ng ty lµ 245 ngêi, trong ®ã c¸n bé
qu¶n lý lµ 38 ngêi chiÕm 15,5%
NguyÔn Quang Trung Líp - Tin häc 42B
12
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Công ty gồm có 6 phòng chức năng tổng số 34 đồng chí.
+ Phòng kế hoạch tổng hợp (6 đồng chí)
+ Phòng kinh doanh XNK (8 đồng chí)

+ Phòng tài chính kế hoạch (6 đồng chí)
+ Phòng kỹ thuật (6 đồng chí)
+ Phòng chính trị (4 đồng chí)
+ Phòng hành chính quản trị (3 đồng chí)
Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy công ty.
- Giám đốc : chịu trách nhiệm trớc cấp trên, trớc pháp luật và toàn
thể CB CNV về việc thực hiện quyền hạn của mình, đồng thời là ngời giải
quyết những biến động chính của thị trờng, đảm bảo sản xuất, kinh doanh
- Các Phó Giám đốc : chịu trách nhiệm trớc Giám đốc, trớc cấp trên
và pháp luật về mọi hoạt động của mình trong việc thực hiện các công tác đợc
phân công và đợc uỷ quyền, đồng thơif giúp đỡ và tham mu cho Giám đốc
trong việc điều hành công ty.
+ PGD kinh doanh : Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh.
+ PGD kỹ thuật SX : Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật sản xuất
của công ty.
+ PGĐ chính trị : Chịu trách nhiệm về công tác Đảng, công tác
chính trị giúp Giám đốc công ty.
- Các phòng ban chức năng:
1. Phòng chính trị : Đảm nhiệm công tác Đảng Công tác chính
trị, hoạt động dới sự lãnh đạo, chỉ huy trực tiếp của Đảng uỷ và Giám đốc
công ty, dới sự chỉ đạo của cục chính trị, trực tiếp tổ chức, hớng dẫn chỉ đạo
học tập chính trị cho các đối tợng bồi dỡng Đảng viên.
2. Phòng hành chính quản trị : Là cơ quan giúp việc cho Giám
đốc công ty về thực hiện chế độ hành chính, văn th bảo mật thờng xuyên bảo
đảm an toàn trật tự cho công ty, tổ chức phục vụ ăn ca, nớc uống, sức khoẻ,
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
13
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
nhà trẻ mẫu giáo và tiếp khách trong phạm vi công ty, đảm bảo các phơng tiện
làm việc nh xe ô tô phục vụ chỉ huy và cơ quan.

3. Phòng kế hoạch tổng hợp : Là cơ quan tham mu cho Giám đốc về
mọi hoạt động, trong đó chịu trách nhiệm trực tiếp về công tác kế hoạch hoá,
tổ chức sản xuất, lao động tiền lơng, xác định đơn giá, xác định phơng hớng
chiến lợc đầu t, mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
4. Phòng kinh doanh XNK: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng trong
và ngoài nứơc để thực hiện cho việc ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu xăng
dầu, khí tài xăng dầu, tìm kiếm bạn hàng trong và ngoài nớc để phục vụ cho
sản xuất kinh doanh của công ty.
5. Phòng tài chính kế toán : Có chức năng, nhiệm vụ chỉ đạo h-
ớng dẫn, kiểm tra, tổ chức và thực hiện công tác tài chính kế toán trong
toàn công ty theo đúng luật pháp hiện hành của nhà nứơc, quy định của tổng
cục hậu cần nhằm đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, đáp ứng kịp thời, đầy đủ
tài chính phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty. Thực hiện chế độ ghi
chép tính toán phản ánh chính xác và kịp thời các số liệu kế toán về tình hình
luân chuyển, sử dụng vốn, tài sản cũng nh kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty. Theo dõi công tác hạnh toán chi phí sản xuất, định kỳ báo
cáo chi phí sản xuất và giá thành thực tế của sản phẩm
6. Phòng kỹ thuật : Tham mu cho Giám đốc về mọi mặt nghiên cứu,
quản lý khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất, chất lợng sản phẩm, nghiên
cứu mẫu, chế thử sản phẩm mới, quản lý máy móc thiết bị, bồi dỡng đào tạo
công nhân kỹ thuật, tổ chức các biện pháp bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh
môi trờng sinh thái.
Các Xí nghịêp thành viên :
- Xí nghiệp 651: Chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí, bồn bể chứa
xăng dầu dung tích 50 m
3
, các loại bơm van tê cút, van hô hấp các loại, lắp đặt
xe Stéc chở xăng dầu trong và ngoài quân đội. Hiện nay quan số của Xí nghiệp
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
14

Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
là 112 ngời, chiếm 45,7% quân số trong toàn công ty. Ttrụ sở chính của Xí
nghiệp đặt tại thị trấn Bần Mỹ Hào Hng Yên.
_ Xí nghiệp 652 : chuyên xăng dầu các công trình xăng dầu nhiệm
vụ chính của xí nghiệp là hoàn chỉnh tất cả các công trình xăng dầu trong quân
đội, ngoài ra còn tham gia đấu thầu các công trình của các đơn vị kinh tế khác.
- Xí nghiệp 653 có nhiệm vụ chuyên kinh doanh xăng dầu và bán lẻ
xăng dầu, dầu mỡ các loại, trang thiết bị phòng hộ lao động, thiết bị phòng
cháy chữa cháy, các sản phẩm khí tài xăng dầu, cung cấp xăng dầu cho tổng
cục hậu cần vầ các đơn vị trong toàn quân. Trụ sở chính tại H3 - Đờng Giải
Phóng Hà Nội.
Trên đây là thực trạng về công ty xăng dầu quân đội.Hiện nay, công
ty đang gặp khó khăn về việc quản lý nhân sự tại công ty do không đợc công
nghệ tin học hoá. Do đó,đợc sự đồng ý của công ty và xét năng lực bản thân
em xin đợc thực hiện đề tài:
Thiết lập HTTT quản lý nhân sự tại công ty xăng dầu
quân đội
Đề tài sẽ đợc thực hiện thông qua hệ quản trị CSDL Visual Foxpro
2.Giới thiệu về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( CSDL ) Visual Foxpro
Cơ sở dữ liệu là gì :
Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp mẩu tin (record) và tập tin (file) đợc tổ
chức nhằm mục đích giảm thiểu việc trùng lắp dữ liệu. Các tệp tin của CSDL
là thành phần của một bộ chơng trình nhằm tạo lập , quản lý và truy xuất các
tệp tin CSDL. Các tệp tin trong CSDL khác tệp tin chuẩn thông thờng bởi vì
chúng đợc liên kết với nhau về mặt logic qua cấu trúc CSDL. Tuy nhiên
CSDL không chỉ là sự sắp xếp các tệp tin theo một trình tự nhất định và sử
dụng phần mềm, do CSDL chỉ là một tập hợp các sự kiện hoặc dữ liệu nên
cần phải có một hệ thống để tạo lập và quản lý CSDL.
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
15

Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Nếu là ngời có óc tổ chức, chắc chắn bạn sẽ quản lý nguồn dữ liệu thông
qua th mục hay th mục con. Nếu nh vậy, bạn đã là ngời quản lý cơ sở dữ liệu
rồi. Nhng khi các vấn đề bạn đang tìm cách giải quyết trở nên phức tạp, liệu
bạn sẽ làm gì ? Làm thế nào có thể dễ dàng thu thập thông tin về toàn bộ
khách hàng và đơn đặt hàng của họ khi dữ liệu đợc lu trữ trong nhiều tập tin,
tài liệu và bảng tính ? Nếu cần chia sẻ thông tin cho nhiều ngời nhng lại
không muốn hai ngời cập nhật dữ liệu giống nhau cùng lúc, phải làm thế nào
? Đối mặt với những thách thức này, giải pháp tốt nhất là sử dụng hệ thống
quản lý cơ sở dữ liệu ( DBMS ).
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( HQTCSDL ) là gì ?
HQTCSDL là 1 bộ phần mềm và những công cụ có sẵn do 1 số nhà sản xuất
phần mềm cung cấp để thực hiện công việc này . HQTCSDL cũng đòi hỏi phải
có 1 số phần cứng và phần mềm bổ sung , phải đợc thiết kế và cài đặt theo
những tiêu chuẩn , thủ tục phù hợp , phải có kế hoạch xây dựng hệ thống bảo
mật khi sử dụng CSDL , phải có những cam kết tổ chức để hỗ trợ cho việc
huấn luyện và phát triển nhân sự nhằm sử dụng có hiệu quả CSDL.
Cơ sở dữ liệu quan hệ
Gần nh mọi hệ thống quản lý CSDL đều lu trữ và quản lý thông qua mô hình
quản lý CSDL quan hệ. Thuật ngữ quan hệ ( relational ) bắt nguồn từ sự kiện
mỗi mẩu tin trong CSDL đều chứa thông tin liên quan đến một chủ đề đơn lẻ
và chỉ với chủ đề đó. Nếu nghiên cứu mô hình quản lý CSDL quan hệ, bạn sẽ
thấy từ nhóm quan hệ đợc áp dụng cho tập hợp hàng dành cho một chủ thể đơn
lẻ. Tơng tự, dữ liệu về hai lớp thông tin ( chẳng hạn khách hàng và đơn đặt
hàng ) có thể thao tác nh một thực thể đơn lẻ, dựa trên các giá trị dữ liệu quan
hệ. Ví dụ : thật là thừa nếu lu thông tin tên và địa chỉ khách hàng với từng đơn
đặt hàng do ngời khách đó mua. Trong Hệ thống CSDL quan hệ, thông tin về
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
16
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp

đơn đặt hàng có một tờng chuyên lu trữ loại dữ liệu có thể dùng để kết nối
từng đơn đặt hàng với thông tin về khách hàng thích hợp.
Trong Hệ thống quản lý CSDL quan hệ ( RDBMS ), hệ thống quản lý toàn
bộ dữ liệu trong bảng biểu ( table ). Bảng biểu lu giữ thông tin về một chủ thể,
có nhiều cột chứa các loại thông tin khác nhau về chủ thể đó và nhiều hàng mô
tả mọi thuộc tính của một tập hợp danh mục lẻ của chủ thể. Thậm chí, khi bạn
truy xuất query CSDL, kết quả luôn có dạng bảng biểu. Cũng có thể liên kết
thông tin về các giá trị quan hệ từ nhiều bảng hoặc nhiều vấn tin.
Khả năng của RDBMS.
RDBMS cho bạn toàn quyền chi phối cách định rõ dữ liệu, làm việc với dữ
liệu và chia sẻ dữ liệu với ngời khác. Hệ thống này cung cấp nhiều đặc tính
phức tạp giúp bạn dễ dàng lập danh mục và quản lý lợng lớn dữ liệu ở nhiều
bảng biểu. RDBMS có ba loại khả năng chính :
- Định rõ dữ liệu : Bạn có thể định rõ dữ liệu nào sẽ đợc lu trong cơ sở dữ liệu,
loại dữ liệu và cách thức liên hệ dữ liệu.
- Thao tác dữ liệu : Bạn làm việc với dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Có thể
chọn ra những trờng dữ liệu mong muốn, lọc dữ liệu. Có thể liên kết dữ liệu
với thông tin có quan hệ và tính tổng dữ liệu. Có thể chọn một trờng hợp thông
tin và yêu cầu, RDBMS cập nhật, xoá, sao chép nó sang bảng biểu khác hoặc
tạo bảng mới chứa dữ liệu này.
- Chi phối dữ liệu : Định rõ ai đợc phép đọc, cập nhật hoặc chèn dữ liệu. Trong
nhiều trờng hợp, bạn định rõ cách thức dữ liệu đợc chia sẻ và cập nhật bởi
nhiều ngời dùng.
Cả ba khả năng trên đều hiện diện trong các đặc tính mạnh mẽ của Microsoft
Visual Foxpro. Nó là một RDBMS đầy đủ tính năng, cung cấp toàn bộ đặc
tính cần để quản lý khối lợng dữ liệu lớn.
Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
17
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp

Visual Foxpro là hệ quản trị CSDL của hãng Microsoft, ra đời vào năm 1997.
Nó tiện dùng để thao tác và lập chơng trình cho các bài toán quản lý. Các
thông tin cho các bài toán quản lý thờng là các bảng hai chiều, đợc tạo lập
trong Visual Foxpro thành các tệp CSDL gồm nhiều bản ghi, mỗi bản ghi có
nhiều trờng. Visual Foxpro giúp ngời sử dụng thao tác dễ dàng, nhanh chóng
và chính xác trên chúng nh : xây dựng, cập nhật, sửa đổi, sắp xếp, tìm kiếm,
kết xuất thông tin, kết nối các tệp, lập báo cáo.
Ngoài ra, nhờ kĩ thuật đồ hoạ, các công cụ thiết kế, hệ quản lý đồ hoạ, kết nối
và truy vấn Visual Foxpro đã làm tăng sức mạnh cho con ng ời trong việc tổ
chức lập dự án, truy xuất dữ liệu một cách chính xác và sinh động.
Tóm lại, Visual Foxpro là một Hệ quản trị CSDL tiên tiến đang đợc ứng dụng
rất rộng rãitrong các hoạt động của đời sống kinh tế xã hội. ở bất cứ lĩnh
vực nào - sản xuất, thơng mại, dịch vụ, nghiên cứu khoa học, kĩ thuật, quản lý,
văn hoá xã hội cũng thấy sự thâm nhập của Visual Foxpro. Do những u việt
của mình, nhu cầu sử dụng Visual Foxpro tăng vọt mang tính đột biến.
2.2 Giới thiệu về chức năng lập trình của Visual Foxpro
Trớc đây, chúng ta thờng quen thuộc với phong cách lập trình trong môi tr-
ờng hệ điều hành MS DOS, PC DOS Nh ng từ khi Microsoft Windows
ra đời, xu hớng lập trình trong môi trờng Windows ngày càng thu hút các hãng
sản xuất phần mềm ứng dụng. Vì lẽ đó, một loạt các ngôn ngữ lập trình truyền
thống nh Basic, Pascal, C, Foxpro dã khai thác khả năng giao diện để cải tiến
và làm phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ nh Visual Basic,
Visual C, Visual Foxpro
Với Visual Foxpro, bạn có thể xây dựng một hệ thống chơng trình ứng dụng
trong môi trờng hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng, tiện lợi cho bạn
và ngời sử dụng.
Visual Foxpro đợc trang bị một hệ lệnh phong phú nên đã trở thành một ngôn
ngữ lập trình mạnh để thiết kế và thực hiện các chơng trình phục vụ nhiều bài
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
18

Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
toán khác nhau, đặc biệt là trong công tác quản lý một cách thuận tiện và hiệu
quả.
Chơng II: khái quát về cơ sở phơng pháp luận

I Các vấn đề cơ bản khi xây dựng và thiết một hệ
thống thông tin quản lý nhân sự
1. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
a.Hệ thống thông tin: là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau
cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ và phân phối thông tin để nhằm mục
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
19
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối
kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan.
b. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: là một hệ thống thông tin dùng để
thu thập, xử lý, lu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan. Hệ
thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ
quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra
quyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan.
2. Tìm hiểu các bộ phận cấu thành một Hệ thống thông tin
Một Hệ thống thông tin thờng đợc thể hiện bởi con ngời, các thủ tục, dữ
liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học.
Thứ nhất, Đầu vào (Inputs) của Hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn
và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ
trớc.
Thứ hai, Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích hoặc cập
nhật vào các kho lu trữ dữ liệu.
Nó đợc thể hiện mô hình sau:
Nh hình vẽ trên: mọi Hệ thống thông tin có bốn bộ phận đó là: bộ phận

đa dữ liệu đầu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra.
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
20
Nguồn
Đích
Kho dữ liệu
Hội đồng
quản trị
Các báo
cáo
Hồ sơ cán bộ
& các dữ liệu
liên quan
Xử lí
Hội đồng
quản trị
Thu thập Phân phối
Hội đồng
quản trị
Mô hình hoạt động hệ thống thông tin quản
lý nhân sự
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Tìm vi du
Dựa vào thực tế có nhiều loại khác nhau của hệ thống thông tin nh:
Hệ thống chính thức
Hệ thống không chính thức
Hệ thống chính thức thờng bao hàm một tập hợp các quy tắc và vcác ph-
ơng pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra thì cũng đợc thiết lập
theo một truyền thống.
Những hệ thống thông tin phi chính thức cuat một tổ chức vao chứa các

bộ phận gần giống nh hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch trong
một doanh nghiệp.
Tuy các hệ thống thông tin phi chính thức đóng vai trò quan trọng nhng
trong phạm vi của chuyên đề thực tập chỉ đề cập các nội dung liên quan
đến hệ thống thông tin chính thức.
3. Phân loại Hệ thống thông tin trong một tổ chức
Trên thực tế có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ
chức hay đợc dùng đó là:
Thứ nhât, Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Thứ hai, Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
Theo cá3.1 Theo mục đích phục vụ thông tin đầu ra
ch này thì hệ thống thông tin đợc chia thành năm loại: Hệ thống thông tin
xử lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống thông tin trợ giúp ra
quyết định, Hệ thống thông tin chuyên gia, Hệ thống thông tin tăng cờng
khả năng.
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System): Hệ thống thông tin xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
21
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với nhân viên, hoặc với khách hàng,
hoặc với nhà cung cấp những ngời vay. Các giao dịch thu đợc kết quả là
các tài liệu và các giấy tờ thể hiện giao dịch đó. Nó có nhiệm vụ tập hợp tất
cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp
các hoạt động ở mức tác nghiệp.
Một số hệ thống thông tin thuộc loại này: Hệ thống trả lơng, lập đơn đặt
hàng, làm hoá đơn
Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information
System): Là hệ thống trợ giúo các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt
động này nằm ở mức điệu khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế

hoạch chiến lợc. Đầu vào chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi
các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nhìn
chung đầu ra của hệ thống thông tin này là các báo cáo cho các nhà quản lý
một cách chính xác hoặc định kỳ.
Do hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ
các hệ xử lý giao dịch do đó chất lợng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ
thuộc vào rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý các giao
dịch.
Một số hệ thống thông tin quản lý hay gặp: Hệ thống phân tích năng lực
bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng xuất
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): Là
những hệ thống đợc thiết kế rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định.
Quá trình ra quywts định thờng đợc mô tả nh là một quy trình đợc tao
thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án
giải quyết và lựa chọn một phơng án. Đầu ra của hệ thống thông tin này là:
cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định chính xác tình hình của
một quyết định cần phải ra.
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
22
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): Đó là những hệt hống cơ sở
trí tuệ, có nguồn gôc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu
diễn bằng các công cụ tin học, những tri thức của một chuyên gia về một
lĩnh vực nào đó. Nó đợc hình thành bởi hệ thống cơ sở dữ liệu trí tuệ và
một động cơ suy diễn. Hệ thống chuyên gia có nhiệm vụ hỗ trợ việc ra
quyết định.
Hệ thông thôn tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA
(Information System for Competitive Advantage): Hệ thống thông tin
tăng cờng khả năng cạnh tranh sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc. Đối t-
ợng sử dụng là ngời ngoài tổ chức, khách hàng, nhà cung cấp và nó là

công cụ thực hiện các ý đồ chiến lợc (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông
tin chiến lợc). Lợi ích thu đợc từ việc sử dụng hệ thống thông tin này là:
chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lợng
cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp
cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong
cùng một ngành công nghiệp.
3.2 Trong tổ chức doanh nghiệp
Hình 1.2: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết
định:
Tài chính
chiến lợc
Marketing
chiến lợc
Nhân lực
chiến lợc
Kinh doan
và sản xuất
chiến lợc
Hệ thống thông tin
văn phòng
Tài chính
Chiến
thuật
Marketing
nhân lực
Nhân lực
chiến
thuật
Kinh doan
và sản xuất

chiến thuật
????????????
Tài chính
chiến tác
nghiệp
Marketing
tác nghiệp
Nhân lực
tác
nghiệp
Kinh doan
và sản xuất
tác nghiệp
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
23
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
4. Sự cần thiết phải xây dựng một Hệ thống thông tin tốt
Trên thực tế quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất l-
ợng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sinh ra. Nếu các hệ
thống thông tin hoạt động kém sẽ là nguồn gây ra hậu quả xấu nghiêm
trọng. Hoạt động của một hệ thống thông tin tốt hay xấu đợc đánh giá qua
chất lợng thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn của thông tinh:
+ Độ tin cậy
+ Tính đầy đủ
+ Tính thích hợp và dễ hiểu
+ Tính đợc bảo vệ
+ Tính kịp thời
Độ tin cậy: Đợc thể hiện qua các mặt về độ xác thực và độ chính xác.
Thông tin ít độ tin cậy gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.
Vi dụ: Hệ thống thông tin lập hoá đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiệu

khách hàng kêu ca về tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ
dẫn tới hình ảnh xấu về của hàng lợng khách hàng giảm giảm doanh
thu. Ngợc lại số tiền ít hơn so với giá trị thực thì của hàng bị thất thu.
Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tinh thể hiện sự bao quát các vấn
đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin
không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng
với đòi hỏi của tình hình thực tế.
Ví dụ: Một nhà sản xuất ghế tựa yêu ccầu báo cáo về số lợng ghế làm mỗi
tuần. Để so sánh, báo cáo cũng có nêu ra số lợng ghế làm ra của tuần trớc
đó và của cùng kỳ năm trớc. So sánh thì thấy tốt nhng không thấy đợc kết
quả sản xuất Ông chủ sẽ có những thắc mắc.
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
24
Khoa tin học kinh tế Đồ án tốt nghiệp
Tính thích hợp và dễ hiểu: Khi một nhà quản lý nói rằng họ không
dùng báo cáo này hay báo cáo kia mặc dù chúng liên quan tới hoạt động
của ông ta. Nguyên nhân chủ yếu là không đúng và khó hiểu. Do đó thông
tin cần phải thích hợp với nhà quản lý và dễ hiểu nếu không sẽ dần tới
những quyết định sai vì thiếu thông tin.
Tính đợc bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng
nh vốn và tài nguyên. Trên thực tế không phải ai trong doanh nghiệp cũng
đợc tiếp cận vốn và nguyên liệu. Do đó ngời ta cũng phải làm với thông tin:
Thông tin phải đợc bảo vệ, chỉ có những ai có quyền mới đợc phép tiếp cận
và sử dụng thông tin. Nếu không đợc bảo vệ an toàn có thể gây ra một thiệt
hại không lờng.
Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và đợc
bảo vệ an toàn nhng vẫn không có ích khi nó không đợc gửi tới ngời sử
dụng vào lúc cần thiết.
Từ những vấn đề trên đặt ra với một hệ thống thông tin bất kỳ nào muốn
hoạt động tốt không chỉ dựa vào thông tin đầu vào mà còn thấy đợc tầm

quan trọng ý thức của ngời làm và tham gia vận hành hệ thống.
5. Các công đoạn phát triển Hệ thống thông tin
Phát triển một hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một
giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết phải quay về giai đoạn trớc để tìm
cách khắc phục những sai sót. Trong quá trình xây dựng một hệ thống
thông tin thì một số nhiệm vụ đợc thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc
lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn
thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2 Làm rõ yêu cầu
1.3 Đánh giá tính khả thi
Nguyễn Quang Trung Lớp - Tin học 42B
25