Bài giảng môn quản trị học chương 7 tổ chức

Khái niệm chức năng tổ chức
Mục tiêu của công tác tổ chức

Khái niệm về tầm kiểm soát/tầm quản trị
Các cách phân chia bộ phận trong một tổ chức
Các kiểu cơ cấu quản trị
Khái niệm tập quyền & phân quyền và ủy quyền trong quản trị


Tổ chức có nghĩa là q trình sắp xếp và bố trí các cơng việc,
giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho
chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu
chung của doanh nghiệp
 Xác định và phân chia công việc phải làm như thế nào?
 Những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì?

 Ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào?
 Các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào?
 Ai sẽ báo cáo cho ai?

 Những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào?


Tầm (hạn) kiểm soát / tầm quản trị chỉ ra số nhân viên thuộc cấp mà
một nhà quản trị điều khiển trực tiếp


Tầm kiểm soát = 4

Tầm kiểm soát = 8

1

1

1

2

4

8

3

16

64

4

64

512

5

256

4096

6

1024

7

4096
Số nhà quản trị (1 – 6)
1.365

Số nhà quản trị (1 – 4)
585


Ưu nhược điểm của tầm hạn quản trị hẹp và rộng

Tầm hạn quản trị hẹp
 Ưu điểm

 Nhược điểm

 Giám sát và kiểm soát chặt chẽ

 Tăng số cấp quản trị

 Truyền đạt thơng tin đến các thuộc cấp
nhanh chóng

 Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc
của cấp dưới

 Tốn kém nhiều chi phí quản trị

 Truyền đạt thơng tin đến cấp dưới cùng
khơng nhanh chóng

Tầm hạn quản trị rộng
 Ưu điểm

 Nhược điểm

 Giảm số cấp quản trị

 Có nguy cơ khơng kiểm sốt nổi

 Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị

 Tình trạng q tải ở cấp trên dễ dẫn
đến quyết định chậm

 Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn

 Cần phải có những nhà quản trị giỏi

 Phải có chính sách rõ ràng

 Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp
không nhanh chóng


•

•
•
•
•

Mối quan hệ giữa các nhân viên + nhân viên & nhà quản trị
Trình độ & khả năng của các thuộc cấp

Năng lực của nhà quản trị
Tính chất phức tạp và mức độ ổn định của công việc
Kỹ thuật thông tin


GIÁM ĐỐC

Trưởng Phịn g
Kỹ Thuật

Trưởng Phịn g
K ế T ố n

Trưởng Phịn g
S ả n

 Ưu điểm
Chun mơn hóa cơng việc
Thuận tiện trong đào tạo
Dễ dàng trong kiểm tra

X u ấ t

Trưởng Phòn g
Nhân Sự

Trưởng Phòn g
Kinh Doanh

 Nhược điểm
Phức tạp khi phối hợp
Tư tưởng cục bộ
Thiếu hiểu biết tổng hợp


GIÁM ĐỐC

Tư vấn
Luật & Thuế

Tư vấn
Quản Trị

 Ưu điểm

Kiểm Toán

Hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ cung ứng
Trách nhiệm về lợi nhuận đối với sản phẩm rõ ràng

 Nhược điểm

Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức


GIÁM ĐỐC
KINH DOANH

Quản lý K h u v ự c
Miền Tây

Quản lý K h u v ự c
M i ề n Đô n g

Quản lý K

h u vự c

M iền T r u n g

Quản lý K

h u vự c

M iền B ắ c

 Ưu điểm
+ Chú ý đến thị trường và những vấn đề địa phương
+ Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng
+ Có thơng tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện của địa phương
+ Cung cấp cơ sở đào tạo những nhà tổng quản trị

 Nhược điểm
+ Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung
+ Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức


GIÁM ĐỐC
KINH DOANH

Quản Lý

Quản Lý
T ín

d ụ n g

n ơ n g

n g h iệ p

T ín

D

ụ n g

C

ơ n g

T h

ươ

n g

Quản Lý T í n D
C ơ Q u a n C h ín h

ụ n g

P h ủ

 Ưu điểm
+ Hiểu rõ nhu cầu khách hàng
+ Tác động tốt về tâm lý đối với khách hàng

 Nhược điểm
+ Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề
của khách hàng
+ Các nhóm khách hàng không phải luôn xác định rõ ràng


Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức
 Thống nhất chỉ huy
 Gắn với mục tiêu
 Cân đối
 Hiệu quả
 Linh hoạt

Giám Đốc

Quản đốc
Phân xưởng 1

Tổ
trưởng

Tổ
trưởng

Quản đốc
Phân xưởng 2

Tổ
trưởng

Ưu điểm
 Đảm bảo chế độ một thủ trưởng
 Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh
từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp
 Chế độ trách nhiệm rõ ràng

Tổ
trưởng

Quản đốc
Phân xưởng 3

Tổ

trưởng

Tổ
trưởng

Nhược điểm
 Người lãnh đạo phải có kiến thức tồn diện
 Hạn chế việc sử dụng các chun gia có
trình độ
 Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng


GIÁM ĐỐC

Quản trị
Chức năng A

Quản trị
Chức năng

Quản đốc
Phân xưởng 1

Quản đốc
Phân xưởng 2

Ưu điểm
 Sử dụng được các chuyên gia giỏi
trong việc ra các quyết định quản trị
 Khơng địi hỏi nhà quản trị phải có

kiến thức tồn diện
 Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

B

Quản trị
Chức năng

C

Quản đốc
Phân xưởng 3

Nhược điểm
 Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy
 Chế độ trách nhiệm không rõ ràng
 Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận
chức năng khó khăn


GIÁM ĐỐC

Quản trị
Chức năng A

Quản trị
Chức năng B

Quản đốc
Phân xưởng 1

 Ưu điểm
Có được ưu điểm của cơ cấu trực
tuyến và cơ cấu chức năng
Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ

Quản trị
Chức năng C

Quản đốc
Phân xưởng 2

Quản trị
Chức năng D

Quản đốc
Phân xưởng 3

 Nhược điểm
Nhiều tranh luận vẫn xảy ra
Hạn chế sử dụng kiến thức chun mơn
Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị
chức năng


CHỦ TỊCH

P. chủ tịch
Marketing

P. chủ tịch
Sản xuất

P. chủ tịch
Kỹ thuật

P. chủ tịch
Cung ứng

P. chủ tịch
Nhân sự

Quản trị
dự án A
Quản trị
dự án B
Quản trị
dự án C

Ưu điểm
 Tổ chức linh động
 Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả
 Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh
nhiều biến động
 Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng

Nhược điểm
 Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa
người lãnh đạo và các bộ phận
 Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có

ảnh hưởng lớn
 Phạm vi sử dụng cịn hạn chế vì một trình
độ nhất định



Tập quyền

 Môi trường ổn định
 Những nhà quản trị cấp thấp hơn
thiếu khả năng và kinh nghiệm
ra quyết định
 Những nhà quản trị cấp thấp hơn
khơng sẳn lịng tham gia làm
quyết định
 Quyết định rất quan trọng
 Tổ chức đang đối mặt với nguy
cơ khủng hoảng/phá sản

Phân Quyền

 Môi trường phức tạp và biến
động
 Những nhà quản trị cấp thấp
hơn có khả năng và kinh
nghiệm ra quyết định
 Những nhà quản trị cấp thấp
hơn muốn tham gia làm quyết
định
 Quyết định kém quan trọng

 Công ty phân tán rộng theo
lãnh thổ


 Chuẩn Bị Ủy Thác
Quyết Định Công Việc Ủy Thác
Lựa Chọn Người Để Ủy Thác

 Thực Hiện Ủy Thác