Quy trinh danh gia va lua chon nha cung cap evaluating and selecting contractors sop

QUY TRÌNH
ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN
ĐỐI TÁC KINH DOANH
(Evaluating and selecting contractors SOP)

Mã hiệu

QT

Lần ban hành/sửa đổi

1/0

Ngày hiệu lực
Tổng số trang

Trách nhiệm
Họ tên
Chữ ký
Chức vụ

Soạn thảo

7

Xem xét

Phê duyệt


QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ

LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
Evaluating and Selecting Supplier SOP

Mã hiệu: QT
Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0
Ngày ban hành:

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Số
TT

Mục sửa đổi/
Trang sửa

Mô tả nội dung sửa đổi

Lần sửa
đổi

Ngày sửa
đổi

A

B

C

D

E

Ghi chú:
1. Những các nhân có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng theo Quy định
này của Quy trình
2. Nợi dung trong quy trình này có hiệu lực áp dụng như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo
3. Bộ phận được phân phối chỉ được nhận duy nhất 01 bản (có đóng dấu kiểm soát),
các bản sao hoặc bản lỗi thời phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng.

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH

Trang 1/7


QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
Evaluating and Selecting Supplier SOP

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH

Mã hiệu: QT
Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0
Ngày ban hành:

Trang 2/7


QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
Evaluating and Selecting Supplier SOP

Mã hiệu: QT
Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0
Ngày ban hành:

1. Mục đích: Đánh giá và lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu
của nhà máy, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và phù hợp với yêu cầu về an toàn sản
phẩm cho người tiêu dùng và luật định của Hoa Kỳ cũng như các nước khác.
2. Phạm vi áp dụng: Tất cả nhà cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho Cơng ty
TNHH ABC có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, an toàn sản phẩm, an ninh của
nhà máy, bao gồm: nhà cung cấp nguyên phụ liệu, vận chuyển, in/thêu, Bảo vệ…
3. Nội dung thực hiện:
3.1. Đánh giá:
a/ Thu thập thông tin nhà cung ứng: Do có nhiều nhà cung ứng cùng cung
cấp một hoặc nhiều sản phẩm giống nhau, nên để có quyết định chính xác trong mối
quan hệ hợp tác, nhà máy thu thập thông tin từ các nhà cung ứng thông qua:
- Hệ thống quảng cáo trên báo chí, truyền thanh, truyền hình
- Catalogue chào hàng của nhà cung ứng
- Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng
- Sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan
b/ Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu: Các nhà cung ứng được cập nhật
vào danh sách nhà cung ứng ban đầu, người đánh giá phải thu thập đầy đủ thơng tin.
c/ Tiêu chí đánh giá: Nhà máy xem xét các vấn đề liên quan đến nhà cung ứng
như:
- Ổn định tài chính (Căn cứ vào báo cáo tài chính cuối năm)
- Lịch sử phát triển, quá trình hoạt động.
- Tuân thủ luật an toàn sản phẩm người tiêu dùng của Hoa Kỳ và các nước
khác:
Nhà cung ứng nguyên vật liệu, linh kiện để nhà máy sản xuất và xuất khẩu
thành phẩm đi thị trường Hoa kỳ và các nước khác phải đảm bảo tuân thủ yêu cầu về

an toàn sản phẩm người tiêu dùng theo luật định của Hoa Kỳ cũng như các nước khác.
Cụ thể: nhà cung ứng (bao gồm Công ty trực tiếp sử dụng nguyên vật liệu, linh
kiện) phải cung cấp được bằng chứng, chứng nhận sản phẩm đã qua thử nghiệm của
bên thứ 3 (3rd party lab) và đạt yêu cầu với sự xác nhận rằng: những thành phần, sản
phẩm chứa trong lô hàng này tuân thủ tất cả các quy tắc áp dụng, lệnh cấm, các quy
định và tiêu chuẩn được thực thi bởi Ủy ban an toàn sản phẩm người tiêu dùng (CPSC
– Consumer Product Safety Commission) dựa trên thử nghiệm:

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH

Trang 3/7


Mã hiệu: QT

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
Evaluating and Selecting Supplier SOP

Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0
Ngày ban hành:

o Luật chất độc hại liên bang
o Luật phòng chống độc bao bì
o Đạo luật vải dễ cháy
Trong trường hợp nhà cung ứng chưa hoặc không cung cấp được bằng chứng,
chứng nhận nguyên phụ liệu, linh kiện đã được thử nghiệm tại thời điểm giao chúng
cho nhà máy thì nhà cung ứng phải đồng ý để nhà máy gửi thành phần/sản phẩm chứa
trong lô hàng này đến bên thử nghiệm thứ 3 (3rd party lab) để thử nghiệm và cam kết
chịu phí tổn liên quan đến kết quả đánh giá thử nghiệm này.

Giấy chứng nhận phù hợp đạo luật an toàn sản phẩm (GCC – General
Conformity Certificate for Consumer Production Safety Improvement Act) phải được
lưu giữ để làm bằng chứng và sẵn sàng cho việc truy xét (nếu có).
- Điểm đánh giá:
Chất lượng hàng hóa, dịch vụ

Stt

Thang Điểm

Tiêu chí
đánh giá

1

2

Chất lượng
sản phẩm
Thời gian
giao hàng

Có sai sót
ngồi quy
Chậm
02 chấp
định tạm
ngày

Sai sót trong

phạm vi cho
Chậm
phép 01
ngày

3

Giá bán

Giá bán lẻ

Giá bán sỉ

4

Phương thức
thanh toán

Trả ngay

Trả chậm 07
đến 14 ngày

Phương thức
giao hàng
Tổng cộng

Giao tại kho
bên bán trong
TP

Giao tại kho
bên mua
trong TP

1
2

5

3

Người
Trọng chịu
số
trách
nhiệm

Đúng với
thỏa thuận
Giao đúng
thời gian yêu
Có
cầu chiết khấu
theo số lượng
Trả chậm 15
đến 20 ngày

3

Giao tại nhà
máy

3

3
3
3

Nhân
viên
Kinh
doanh

15

Trách nhiệm xã hội

Stt

Tiêu chí
đánh giá

Thang Điểm
1

2

3

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH

Người
Trọng
chịu trách
số
nhiệm

Trang 4/7


QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
Evaluating and Selecting Supplier SOP

1

2

3

Lao động
trẻ em

Có lao động
trẻ từ 15 đến
dưới 17 tuổi

Phân biệt
đối xử

Có biểu hiện
phân biệt đối
xử

Lao động
cưỡng bức

Có biển hiện
cưỡng bức lao
động

4

Tự do hội
họp

5

Không chi trả
Lương bổng lương và phúc
và phúc lợi lợi đầy đủ theo
Quy định

6

7

Khơng có tổ
chức CĐ

Có lao động
trẻ 17 tuổi
Có phân biệt
đối xử nhưng
khơng có
bằng chứng
rõ ràng
Có dấu hiệu
cưỡng bức
lao động
nhưng khơng
có bằng
chứng rõ
ràng
Có tổ chức
CĐ nhưng
hoạt động
còn hạn chế

Thiếu một
vài khoản
phúc lợi
nhưng trong
phạm vi cho
phé
Ký hợp đồng
với người lao
Không ký hợp
động nhưng

Hợp đồng
đồng với người
khơng đầy
lao động
lao động
đủ hoặc thời
hạn khơng
hợp lý
An tồn lao Không thực
Thực hiện an
động, PCCC hiện đầy đủ an tồn lao
tồn lao động, động, PCCC
PCCC như luật khơng đầy
định
đủ nhưng
trong phạm
vi cho phép

Mã hiệu: QT
Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0
Ngày ban hành:

Khơng có
lao động trẻ
em

3

Khơng phân
biệt đối xử

3

Khơng có
hành vi
cưỡng bức
lao động

3

Có tổ chức
CĐ, CNV
được tự do
hội họp theo
Quy định
của pháp
Tuân thủ
các Quy
định về
lương &
phúc lợi
Thực hiện
hợp đồng
lao động
theo đúng
luật
Tn thủ
các Quy
định về an
tồn lao

động,
PCCC

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH

NV Tuân
thủ

3

3

3

3

Trang 5/7


QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
Evaluating and Selecting Supplier SOP

8

Thời gian
làm việc

Tăng ca vượt
Quy định tạm

chấp nhận
được

Tổng cộng

Có tăng ca
vượt Quy
định nhưng
trong phạm
vi chấp nhận
được

Mã hiệu: QT
Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0

Tuân thủ
các Quy
định về thời
gian làm
việc

Ngày ban hành:

3

24

An ninh C-TPAT

Stt

1

2

3

4

5

6

Tiêu chí
đánh giá

Thang Điểm
1

2

3

An tồn về Có tuân thủ
container/xe nhưng chưa đáp
tải/đầu kéo ứng đúng yêu
cầu
Có tuân thủ
Quản lý ra
nhưng chưa đáp

vào
ứng đúng u
cầu
Có tn thủ
An tồn về nhưng chưa đáp
nhân sự
ứng đúng u
cầu
Có tn thủ
An tồn về nhưng chưa đáp
thủ tục
ứng đúng yêu
cầu
Huấn luyện
an ninh và
Không huấn
nhận biết
luyện
mối nguy
An toàn về
vật chất

Tuân thủ 1 số Tuân thủ các
Quy định cơ Quy định về
an toàn cont/
bản
xe tải
Tuân thủ 1 Tuân thủ các
Quy định về
kiểm soát ra

cơ bản
vào nhà
Tuân thủ 1 số Tuân thủ các
Quy định cơ Quy định an
toàn về nhân
bản
sự
Tuân thủ 1 số Tuân thủ các
Quy định cơ Quy định an
tồn về thủ
bản
tục
Huấn luyện
Có huấn luyện
an ninh và
nhưng chưa
nhận biết
đầy đủ
mối nguy
đầy đủ
Có tuân thủ
Tuân thủ 1 số Tuân thủ các
nhưng chưa đáp Quy định cơ Quy định an
ứng đúng u bản
tồn về vật
cầu
chất

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH

Người chịu
Thang
trách
điểm
nhiệm

3

3

3

3
Nhân viên
tuân thủ
3

3

Trang 6/7


QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
Evaluating and Selecting Supplier SOP

7
8

An tồn

Cơng nghệ
thơng tin
Ngăn chặn
khủng bố,
bn lậu,
bn người

Có tuân thủ
nhưng chưa đáp
ứng đúng yêu
cầu
Có tuân thủ
nhưng chưa đáp
ứng đúng yêu
cầu

Mã hiệu: QT
Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0

Tuân thủ 1 số Tn thủ an
Quy định cơ tồn cơng
bản
nghệ thơng
tin
Tn thủ 1 số Tuân thủ an
Quy định cơ toàn ngăn
bản
chặn khủng
bố, buôn lậu
và buôn

người

Tổng cộng

Ngày ban hành:

3
3

24

Tổng kết điểm đánh giá:

- Màu xanh (Green): ≥ 50 điểm
- Màu vàng (Yellow): Từ 40 < 50 điểm
- Màu đỏ (Red): Dưới 40 điểm
Nhà cung ứng được lựa chọn phải đáp ứng các điều kiện:
1) Tuân thủ luật an toàn sản phẩm người tiêu dùng: bắt buộc (áp dụng

đối với nhà cung ứng nguyên phụ liệu, in thêu, wash)
2) Chất lượng hàng hóa, dịch vụ:

- Điểm trung bình ≥ 10 điểm
- Điểm chất lượng ≥ 02 điểm
3) Trách nhiệm xã hội:

- Điểm trung bình ≥ 16 điểm
4) An ninh C-TPAT:

- Điểm trung bình ≥ 14 điểm

d/ Tiến hành đánh giá nhà cung ứng theo tiêu chí đã lập: Tham quan nhà xưởng
& đánh giá trực tiếp cơ sở vật chất, giấy phép kinh doanh, hệ thống chất lượng, chính
sách xã hội, an ninh C-TPAT, hoặc yêu cầu nhà cung cấp gửi các giấy tờ/thông tin cần
thiết để chứng minh họ tuân thủ các yêu cầu tối thiểu.
e/ Thực hiện đánh giá vào biểu mẫu đánh giá nhà cung ứng.

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH

Trang 7/7


QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
Evaluating and Selecting Supplier SOP

Mã hiệu: QT
Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0
Ngày ban hành:

f/ Lập danh sách nhà cung ứng chính thức: Danh sách nhà cung ứng được chọn
phải lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá theo biểu mẫu danh sách nhà cung ứng chính
thức.
g/ Trình Giám Đốc phê duyệt: Giám đốc sẽ xem xét tiêu chuẩn đánh giá nhà
cung ứng, nếu khơng đồng ý thì sẽ thực hiện đánh giá lại, nếu đồng ý sẽ phê duyệt cho
lập danh sách các nhà cung ứng được lựa chọn.
h/ Lưu hồ sơ: Danh sách nhà cung ứng được chọn phải cập nhật thường xuyên
và lưu hồ sơ các kết quả đánh giá và mọi hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh
giá.
3.2. Đánh giá lại nhà cung ứng:
- Trong vòng 03 tháng kể từ ngày lựa chọn nhà cung cấp

- Định kỳ 01 năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám Đốc, nhà máy tiến
hành đánh giá lại nhà cung ứng có tên trong danh sách nhà cung ứng chính thức và
vẫn đang cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho nhà máy. Trình tự đánh giá được thực hiện
theo thứ tự trên.
3.3. Định kỳ đánh giá lại nhà cung cấp nếu khơng đáp ứng đủ các tiêu chí,
cơng ty u nhà cung cấp có kế hoạch cải tiến trong khoảng thời gian nhất định.
Trường hợp nhà cung cấp không cải tiến được các tiêu chí như kế hoạch đề ra, Công
ty sẽ dừng gia hạn hợp đồng khi hợp đồng hết hiệu lực.
4. Hồ sơ lưu trữ:
- BM 16 01 - Phiếu đánh giá nhà cung cấp
- BM 16 02 - Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH

Trang 8/7


BM

PHIẾU ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN NHÀ CUNG Lần ban hành/ sửa đổi: 1/0
Ngày hiệu lực:
NGÀY ĐÁNH GIÁ: …./…../…… LOẠI ĐÁNH GIÁ: c

BAN ĐẦU c

SAU 03 THÁNG c

HÀNG NĂM

A. THÔNG TIN NHÀ CUNG CẤP

1. Tên nhà cung cấp: ………………………………………………………………………………………………………………………...
2. Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………………

3. Người liên hệ: …………………… 4. Điện thoại: …………………… 5. Email: ………………………………………………………………………………………………………
6. Mặt hàng cung cấp: …………………………………………………………………………………………………………………………
B. TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ
1. CHẤT LƯỢNG HÀNG HĨA, DỊCH VỤ
Stt Tiêu chí đánh giá

1

2

3

4

5

Mức độ

Tháng
điểm

Có sai sót ngồi quy định tạm chấp nhận được

1

Sai sót trong phạm vi cho phép

2

Đúng với thỏa thuận

3

Chậm 02 ngày

1

Thời gian giao hàng Chậm 01 ngày

2

Chất lượng sản
phẩm

Giá bán

Phương thức thanh
toán
Phương thức giao
hàng
Tổng cộng

Giao đúng thời gian yêu cầu

3

Giá bán lẻ

1

Giá bán sỉ

2

Có chiết khấu theo số lượng

3

Trả ngay

1

Trả chậm 07 đến 14 ngày

2

Trả chậm 15 đến 20 ngày

3

Giao tại kho bên bán trong TP

1

Giao tại kho bên mua trong TP

2

Giao tại nhà máy

3
15

Kết quả

Ghi chú


QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
Evaluating and Selecting Supplier SOP

Mã hiệu: QT
Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0
Ngày ban hành:

2. TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI
Stt Tiêu chí đánh giá

1

2

3

4

5

6

7

Lao động trẻ em

Phân biệt đối xử

Lao động cưỡng
bức

Mức độ

Tháng
điểm

Có lao động trẻ từ 15 đến dưới 17 tuổi

1

Có lao động trẻ 17 tuổi

2

Khơng có lao động trẻ em

3

Có biểu hiện phân biệt đối xử
Có phân biệt đối xử nhưng khơng có bằng chứng
rõ ràng
Khơng phân biệt đối xử

1

Có biển hiện cưỡng bức lao động
Có dấu hiệu cưỡng bức lao động nhưng khơng có
bằng chứng rõ ràng
Khơng có hành vi cưỡng bức lao động

1

Khơng có tổ chức CĐ

1

3

2
3
2

Khơng ký hợp đồng với người lao động
Ký hợp đồng với người lao động nhưng không đầy
Hợp đồng lao động
đủ hoặc thời hạn không hợp lý
Thực hiện hợp đồng lao động theo đúng luật
Không thực hiện đầy đủ an toàn lao động, PCCC

như luật định
An toàn lao động,
Thực hiện an toàn lao động, PCCC không đầy đủ
PCCC
nhưng trong phạm vi cho phép
Tuân thủ các Quy định về an toàn lao động, PCCC

1

Tăng ca vượt Quy định tạm chấp nhận được

Ghi chú

2

Có tổ chức CĐ nhưng hoạt động cịn hạn chế
Có tổ chức CĐ, CNV được tự do hội họp theo
Quy định của pháp luật
Không chi trả lương và phúc lợi đầy đủ theo Quy
định
Lương bổng và phúc
Thiếu một vài khoản phúc lợi nhưng trong phạm vi
lợi
cho phé
Tuân thủ các Quy định về lương & phúc lợi
Tự do hội họp

Kết quả

3

1
2
3

2
3
1
2
3
1

8 Thời gian làm việc
2
QUY
TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH

Trang 1/7


QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
Evaluating and Selecting Supplier SOP

Mã hiệu: QT
Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0
Ngày ban hành:

3. AN NINH C-TPAT
Stt Tiêu chí đánh giá

1

2

Tháng
điểm

Mức độ

Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu
An toàn về
container/xe tải/đầu Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản
kéo
Tuân thủ các Quy định về an tồn cont/xe tải

1

Có tn thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu
Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản
Tuân thủ các Quy định về kiểm sốt ra vào nhà
xưởng
Có tn thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu
Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản
Tn thủ các Quy định an tồn về nhân sự

1
2

Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu

1

Quản lý ra vào

3

3
1
2
3

An toàn về nhân sự

4

An toàn về thủ tục

Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản
Tuân thủ các Quy định an tồn về thủ tục
Huấn luyện an ninh Khơng huấn luyện
Có huấn luyện nhưng chưa đầy đủ
và nhận biết mối
nguy
Huấn luyện an ninh và nhận biết mối nguy đầy đủ

2
3
1
2
3

Có tuân thủ nhưng chưa đáp ứng đúng yêu cầu
Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản
Tuân thủ các Quy định an tồn về vật chất
Có tn thủ nhưng chưa đáp ứng đúng u cầu
An tồn Cơng nghệ
Tn thủ 1 số Quy định cơ bản
thơng tin
Tn thủ an tồn cơng nghệ thơng tin

1
2
3
1
2
3

6

7

8

An tồn về vật chất

Ngăn chặn khủng
bố, bn lậu, bn
người

Có tn thủ nhưng chưa đáp ứng đúng u cầu

Tuân thủ 1 số Quy định cơ bản
Tuân thủ an tồn ngăn chặn khủng bố, bn lậu và
bn người

Tổng cộng

Ghi chú

2

3

5

Kết quả

1
2
3
24

C. KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ
- Tổng số điểm đạt: …………../63 điểm.
- Xếp loại: c Màu xanh (≥ 50 điểm)

c

Đỏ (Dưới 40 điểm)

c Màu vàng (Từ 40 < 50 điểm)

- Đề nghị: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH

Trang 2/7


QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
Evaluating and Selecting Supplier SOP

Mã hiệu: QT
Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0
Ngày ban hành:

BM

DANH SÁCH CÁC NHÀ CUNG ỨNG ĐƯỢC PHÊ DUYỆT

Lần ban hành/ sửa đổi: 1/0
Ngày hiệu lực:

Stt

Tên nhà cung ứng

Địa chỉ

Điện thoại

Người liên hệ

1

2

3

4

5

6

7

8

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN ĐỐI TÁC KINH DOANH

Trang 3/7

Kết quả đánh giá
Năm

Kết quả

Năm

Kết quả

Ghi chú