Báo cáo kết quả thực tập và hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty hòa bình chi nhánh văn phòng đà nẵng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
VIỆN ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU DU LỊCH

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
“BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ HỒN THIỆN
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY HỊA
BÌNH CHI NHÁNH VĂN PHỊNG ĐÀ NẴNG”

CHUN NGÀNH : QUẢN TRỊ DU LỊCH VÀ LỮ HÀNH

GVHD

: Th.S LƯU KHÁNH PHƯƠNG

SVTH

: NGUYỄN THỊ THU HOÀI

MSSV

: 25207204292

Đà Nẵng, Tháng 03 Năm 2023


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................................1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP CƠNG TY HỊA BÌNH CHI
NHÁNH VĂN PHỊNG ĐÀ NẴNG......................................................................................2
1.1Giới thiệu chung về Công Ty............................................................................................2
1.1.1Thông tin cơ bản về công ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng2

1.1.2Q trình hình thành và phát triển của Cơng Ty Hịa Bình.........................................3
1.1.3Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận trong Cơng Ty Hịa Bình................3
1.2Hệ thống sản phẩm của Cơng Ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng...............6
1.2.1Tổ chức hội nghị - hội thảo...................................................................................................6
1.2.2 Tổ chức sự kiện......................................................................................................................6
1.2.3Cung cấp các giải pháp quảng cáo, truyền thông............................................................7
1.2.4Tổ chức tour du lịch...............................................................................................................7
1.2.5Cho thuê thiết bị sự kiện.......................................................................................................7
CHƯƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG HOẠT
ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY HỊA BÌNH CHI
NHÁNH VĂN PHỊNG ĐÀ NẴNG......................................................................................9
2.1 Giới thiệu về phịng tổ chức sự kiện của công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch
Quốc Tế Hịa Bình....................................................................................................................9
2.1.1 Sơ lược về phịng tổ chức sự kiện của công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch
Quốc Tế Hịa Bình............................................................................................................................9
2.1.2 Cơ cấu tổ chức phịng sự kiện cơng ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc Tế
Hịa Bình..........................................................................................................................................10
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của phịng tổ chức sự kiện cơng ty TNHH Đầu tư thương
mại và du lịch Quốc Tế Hịa Bình................................................................................................10


2.2 Báo cáo quá trình thực tập và kinh nghiệm học hỏi được tại Công Ty TNHH Đầu tư
thương mại và du lịch Quốc Tế Hịa Bình.............................................................................12
2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện trong q trình thực tập tại cơng ty TNHH Đầu tư thương
mại và du lịch Quốc Tế Hòa Bình................................................................................................13
2.2.2 Những thành cơng đạt được trong q trình thực tập tại công ty TNHH Đầu tư
thương mại và du lịch Quốc Tế Hịa Bình.........................................................20_Toc131604492
2.2.3 Những hạn chế của bản thân trong q trình thực tập.......................................................22
2.3 Thực trạng cơng tác tổ chức sự kiện tại cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà
Nẵng........................................................................................................................................23

2.3.1 Quy trình tổ chức sự kiện tại cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng..........25
2.3.2 Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà
Nẵng..................................................................................................................................................27
2.4 Đánh giá ưu điểm và nhược điểm công tác tổ chức sự kiện tại cơng ty Hịa Bình chi
nhánh văn phịng Đà Nẵng.....................................................................................................29
2.4.1 Ưu điểm của công tác tổ chức sự kiện tại cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà
Nẵng..................................................................................................................................................29
2.4.2 Hạn chế của công tác tổ chức sự kiện tại cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà
Nẵng..................................................................................................................................................31
CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ TỒN TẠI
TRONG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY HỊA BÌNH CHI
NHÁNH VĂN PHỊNG ĐÀ NẴNG....................................................................................34
3.1 Mục tiêu và định hướng công tác tổ chức sự kiện tại cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn
phịng Đà Nẵng.......................................................................................................................34
3.1.1 Mục tiêu của công tác tổ chức sự kiện tại cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà
Nẵng..................................................................................................................................................34


3.1.2 Định hướng của công tác tổ chức sự kiện tại cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng
Đà Nẵng...........................................................................................................................................36
3.2 Giải pháp phát triển và hồn thiện cơng tác tổ chức sự kiện tại Hịa Bình Group...........36
3.2.1 Giải pháp xây dựng các kênh truyền thơng có nội dung song ngữ Tiếng Việt – Tiếng
Anh...................................................................................................................................................37
3.2.2 Hợp tác với các nhà cung cấp uy tín và chất lượng...........................................................37
3.2.3 Tăng cường phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình................................38
3.2.4 Khảo sát chính xác nhu cầu của khách hàng......................................................................38
3.2.5 Sắp xếp thời gian set up cụ thể.............................................................................................38
3.2.6 Phát huy khả năng sáng tạo trong công tác tổ chức sự kiện.............................................39
KẾT LUẬN...........................................................................................................................41

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Logo cơng ty Hịa Bình...........................................................................................2
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng........................3
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu phịng tổ chức sự kiện cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phòng Đà Nẵng
..............................................................................................................................................10
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của phịng tổ chức sự kiện cơng ty TNHH Đầu tư thương
mại và du lịch Quốc Tế Hịa Bình.......................................................................................10
(Hình 2.1 Backdrop được chuẩn bị phục vụ cho khu vực Photobooth)...............................18
(Hình 2.2 Cổng hơi của sự kiện Grand Opening của khách sạn Peninsula)........................19
(Hình 2.3 Sân khấu, màn hình led và hệ thống đèn trong sự kiện Grand Opening Peninsula)
..............................................................................................................................................19
(Hình 2.4 Công tác chuẩn bị cho lễ cắt băng khánh thành khai trương khách sạn).............20


Hình 2.5 Trang chủ website cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng..................28
Hình 2.6 Trang chủ facebook cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng................29


DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Nhiệm vụ thực hiện trong q trình thực tập........................................................18
Bảng 2.2 Bảng số lượng đồn khách chi nhánh Đà Nẵng tổ chức sự kiện từ
năm 2020...........................................................................................................................24
Bảng 2.3 Quy trình tổ chức sự kiện tại cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng. 26


1

LỜI NĨI ĐẦU

Tình hình du lịch trên tồn thành phố Đà Nẵng trong đại dịch covid 19 bị ảnh hưởng
trực tiếp chính vì thế trở nên ảm đạm hơn trước. Nhờ sự cố gắng và thúc đẩy của các ban
bộ ngành, du lịch đã dần trở lại và sôi động hơn trước rất nhiều. Du lịch đang từng bước
vươn mình và phát triển mạnh mẽ chính nhờ những nỗ lực chung của toàn thành phố cũng
như toàn bộ nhân lực trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Một trong những điều giúp cho
ngành du lịch của Đà Nẵng ngày càng trở nên hồn thiện chính là sự phát triển của ngành
tổ chức sự kiện. Sở hữu những ưu đãi thiên nhiên tuyệt vời cùng với các giá trị văn hoá
lâu đời, Đà Nẵng đã và đang khai thác những thế mạnh tiềm năng một cách hiệu quả để
tạo dựng thương hiệu thành phố du lịch biển, điểm đến an toàn và thân thiện để tổ chức
các sự kiện và lễ hội, xứng danh “Điểm đến sự kiện lễ hội hàng đầu khu vực châu Á”.
Thành phố Đà Nẵng sở hữu nhiều lợi thế nổi bật so với các tỉnh thành khác tại Việt
Nam, tạo môi trường với điều kiện lý tưởng để tổ chức sự kiện, lễ hội bao gồm thế mạnh
về địa thế, sự hấp dẫn của tài nguyên, khả năng cung ứng và sự góp mặt của những sự
kiện mang tầm cỡ quốc tế. Đà Nẵng đã nỗ lực đầu tư các hoạt động xúc tiến, nghiên cứu
và thu hút được khách quốc tế đến Đà Nẵng từ các thị trường Trung Quốc, Hàn Quốc,
Nhật bản, Thái Lan, Ấn Độ, Úc, Tây Âu… Cũng chính vì những lí do trên, em có cơ hội
may mắn được thực tập tại Cơng Ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng để theo
đuổi đam mê tổ chức sự kiện. Công Ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng có kinh
nghiệm hơn 15 năm trong ngành tổ chức sự kiện chính vì vậy đây là một cái tên mang
đến niềm tin và được nhiều khách hàng lựa chọn để hợp tác.
Sau q trình thực tập tại cơng ty, em đã quyết định chọn chuyên đề “ Báo cáo kết
quả thực tập và hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại Cơng Ty Hịa Bình chi nhánh văn
phịng Đà Nẵng” dựa trên những sự kiện mà em được tham gia thực tế. Chuyên đề là quá
trình học hỏi và làm việc của em vì cịn nhiều thiếu sót nên em mong sẽ nhận được những
lời nhận xét và góp ý quý giá của thầy cô để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.


2

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP CÔNG TY HỊA

BÌNH CHI NHÁNH VĂN PHỊNG ĐÀ NẴNG
1.1

Giới thiệu chung về Cơng Ty

1.1.1

Thơng tin cơ bản về cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà

Nẵng
Tên đầy đủ: Cơng ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hòa Bình
- Tên giao dịch quốc tế: HOA BINH INTERNATIONAL TOUR CO.,TD
- Tên viết tắt: Hịa Bình Group - Thành lập ngày: 14/4/2008 - Trụ sở chính của
cơng ty: Số nhà 39, ngõ An Trạch I, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống đa, Hà Nội
- Trụ sở đang thực tập: Số 217 Trần Phú, quận Hải Châu, TP Đà Nẵng - Điện
thoại: (024) 37325976
- Email:
- Webside: www.hoabinhevents.com, www.hoabinhtourist.com, hoabinh-group.com,
danangevents.com
- Logo cơng ty:

(Nguồn: Website cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phòng Đà Nẵng)


3

Hình 1.1 Logo cơng ty Hịa Bình

1.1.2

Q trình hình thành và phát triển của Cơng Ty Hịa Bình

Hịa Bình Group được tạo nên vào năm 2008 bởi những con người có cùng chung ý
tưởng và đam mê tổ chức và phát triển hội nghị, sự kiện và du lịch. Trải qua nhiều thử
thách và khó khăn, để đạt được thành cơng như ngày nay chính là nhờ sự liên tục đổi mới,
nâng cấp trình độ con người, hệ thống trang thiết bị hiện đại, chuyên nghiệp tiêu chuẩn
quốc tế nhằm tối ưu hóa lợi ích của khách hàng. Hịa Bình Group đã có những bước đi
vững chắc để trở thành thương hiệu uy tín hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, sự
kiện và du lịch tại Việt Nam. Hệ thống quản trị hội nghị và sự kiện chuyên nghiệp của Hịa
Bình Group giúp thực hiện đúng các cam kết về chất lượng dịch vụ, tiến độ làm việc, hiệu
quả công việc và đảm bảo quản trị rủi ro tốt nhất cho khách hàng. Nhờ vậy, Hịa Bình
Group đã được các cơ quan nhà nước, các trường học, viện, tổ chức quốc tế, các doanh
nghiệp, tập đoàn lựa chọn làm đơn vị tổ chức dịch vụ hậu cần cho các hội nghị – sự kiện
quan trọng

1.1.3

Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận trong Cơng Ty

Hịa Bình
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng


5

Chức năng của từng bộ phận trong Cơng Ty Hịa Bình:
- Giám đốc: Là người phụ trách điều hành doanh nghiệp theo mục tiêu, tầm nhìn và
các giá trị cốt lõi vốn có của doanh nghiệp. CEO cịn là người tổng hợp dữ liệu và đưa ra
các quyết định chiến lược cho công việc kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty và
chịu trách nhiệm cho kết quả kinh doanh này.

- Bộ phận Marketing: Bộ phận marketing có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc
các vấn đề liên quan đến phát triển thương hiệu, phát triển kênh phân phối, xây dựng nhãn
hiệu sản phẩm mới, xác định khách hàng mục tiêu và hỗ trợ các bộ phận khác trong công
ty thực hiện các kế hoạch marketing. Bên cạnh đó, phịng marketing cịn trực tiếp vận hành
các hoạt động marketing cho các doanh nghiệp bên ngoài – những doanh nghiệp đang cần
một đội để phát triển mảng marketing của họ.
- Bộ phận kỹ thuật: Bộ phận kỹ thuật là bộ phận giữ vai trị xây dựng và duy
trì các cấu trúc, máy móc, thiết bị, hệ thống và chương trình hoạt động của máy
móc, thiết bị trong các doanh nghiệp. Bộ phận này trực tiếp điều hành những
việc liên quan đến kỹ thuật, cơng nghệ và máy móc của doanh nghiệp nhằm
đảm bảo các hoạt động có liên quan đến kỹ thuật công nghệ diễn ra thuận lợi,
hiệu quả. Đồng thời, nhanh chóng sửa chữa, khắc phục các lỗi có liên quan đến
cơng nghệ, máy móc, tiến hành bảo dưỡng theo quy định, đảm bảo hệ thống
máy móc, thiết bị công nghệ làm việc suôn sẻ, không để xảy ra tình trạng gián
đoạn gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Bộ phận Take Care:
+ Lên kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các chương trình (dịch vụ) của
cơng ty: hội nghị, sự kiện, dẫn đồn khách, Tour…
+ Quản lý và kiểm sốt tiến độ, chất lượng dịch vụ, quy trình thực hiện của các
nhà cung cấp đảm bảo hiệu quả, an toàn và đúng kế hoạch.
+ Theo dõi, cập nhật tiến độ các dự án công ty đang triển khai


6

+ Tư vấn, điều chỉnh kiểm sốt quy trình tổ chức, cách thức thực hiện dịch vụ,
đảm bảo kiểm soát những vấn đề liên quan ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận.
+ Thực hiện báo cáo công việc định kỳ và đột xuất cho cấp quản lý.
+ Hoàn thiện tổng kết đồn theo quy định của kế tốn

1.2

Hệ thống sản phẩm của Cơng Ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng

Đà Nẵng
1.2.1

Tổ chức hội nghị - hội thảo

Hịa Bình Group trải qua gần 15 năm hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực: Tổ
chức sự kiện, hội nghị, hội thảo, khóa đào tạo, tập huấn và cho thuê thiết bị. Với sự uy tín,
nhiệt tình, chu đáo và chất lượng dịch vụ (Hịa Bình Group) được đánh giá là đơn vị hàng
đầu trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, sự kiện tại Việt Nam.
Trong năm vừa qua công ty đã tổ chức hàng nghìn hội nghị, sự kiện trên khắp cả
nước. Dưới đây là một số sự kiện, hội nghị, hội thảo lớn Hịa Bình Group đã tổ chức thành
cơng cho các tập đoàn, đơn vị, tổ chức doanh nghiệp.

1.2.2 Tổ chức sự kiện
Hịa Bình Group là một trong số rất ít các đơn vị có thể cung cấp dịch vụ tổng thể
cho một sự kiện. Chúng em sở hữu tất các thiết bị cần thiết cho sự kiện ở nhiều cấp độ.
Chính vì vậy, khách hàng hồn tồn có thể yên tâm tin tưởng bởi thiết bị tốt, đội ngũ
chuyên nghiệp thơng thạo thiết bị, ln có các phương án dự phịng để sẵn sàng giải quyết
các tình huống bất ngờ.
Trong những năm qua, Hịa Bình Group đã tổ chức hàng trăm sự kiện lớn, nhỏ trong
nước và quốc tế.
Dịch vụ của chúng em rất đa dạng, bao gồm:
– Tổ chức sự kiện, lễ hội
– Tổ chức biểu diễn văn hóa, nghệ thuật
– Tổ chức triển lãm, khai trương, khánh thành, ra mắt sản phẩm

7

– Thiết kế website cho các sự kiện, hội nghị lớn; Cung cấp giải pháp thanh toán trực
tuyến nhanh gọn và bảo mật cao.
– Cung cấp nhân sự phục vụ sự kiện như ban nhạc, MC, nghệ sỹ hài, nghệ sỹ xiếc, ca
sỹ, PGs, PBs, người mẫu, nhân tượng, diễn giả, khách mời…
– Cung cấp các dịch vụ: Gala dinner, tiệc buffet, tiệc cocktail, tiệc trà teabreak…

1.2.3

Cung cấp các giải pháp quảng cáo, truyền thông

Với khả năng sáng tạo và hệ thống thiết bị chun dụng hiện đại, Hịa Bình Group
cung cấp các giải pháp quảng cáo truyền thông:
– Dịch vụ treo phướn băng rôn
– Chụp ảnh hội nghị, sự kiện
– Quay phim hội nghị, sự kiện
– Sản xuất phim giới thiệu doanh nghiệp
– Quay phim và làm phóng sự cưới
– Sản xuất TVC quảng cáo
– Tổ chức Roadshow

1.2.4

Tổ chức tour du lịch

Lĩnh vực kinh doanh Hồ Bình Group ngày càng được mở rộng: kinh doanh du lịch
trong và ngoài nước, cung cấp vé máy bay, quản lý khách sạn, nhà hàng, tổ chức sự kiện
(MICE)… Hoabinh Group cũng đã xây dựng được một hệ thống chi nhánh ở Hà Nội, Đà

Nẵng, Tp. Hồ Chí Minh và mạng lưới đại lý ở nhiều tỉnh thành của cả nước.
Hồ Bình Group luôn sẵn sàng cung cấp đội ngũ nhân sự hùng hậu, có trình độ và
được đào tạo bài bản, tất cả cùng chung một quyết tâm góp phần mang lại thành công cho
khách hàng trong các tour du lịch được tổ chức.

1.2.5

Cho thuê thiết bị sự kiện


8

Hồ Bình Group là đơn vị uy tín trên thị trường Việt Nam hiện nay. Ngoài việc tư
vấn, hỗ trợ chúng em cịn cung cấp trọn gói các thiết bị hỗ trợ sự kiện hội nghị, hội thảo
trong nước và quốc tế.
Hồ Bình Group là đơn vị uy tín trên thị trường Việt Nam hiện nay. Ngoài việc tư
vấn, hỗ trợ chúng em cịn cung cấp trọn gói các thiết bị hỗ trợ sự kiện hội nghị, hội thảo
trong nước và quốc tế.
- Cho thuê thiết bị âm thanh biểu diễn
- Thiết kế, cho thuê hệ thống ánh sáng biểu diễn
- Cho thuê bục sân khấu
- Cho thuê dù, nhà bạt không gian
- Cho thuê tivi LED
- Cho thuê máy chiếu cường độ cao
- Cho thuê màn chiếu lớn, màn chiếu nhỏ, màn chiếu 3 chân, màn chiếu hộp
- Cho thuê thiết bị dịch, tai nghe dịch, cabin dịch
- Cho thuê bảng kép giấy flipchart
- Cho thuê laptop trình chiếu, cho thuê máy tính
- Cho thuê thiết bị sự kiện trực tuyến
- Cho thuê thiết bị livestream sự kiện

9

CHƯƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC
TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI
CÔNG TY HỊA BÌNH CHI NHÁNH VĂN PHỊNG ĐÀ NẴNG
2.1 Giới thiệu về phịng tổ chức sự kiện của cơng ty TNHH Đầu tư thương mại
và du lịch Quốc Tế Hòa Bình
Giới thiệu bộ phận: Bộ Phận Take Care thuộc cơng ty HBG chi nhánh Đà
nẵng, các công việc thuộc về mảng hậu cần sự kiện.
- Tham gia vào công tác hậu cần, tổ chức các chương trình (dịch vụ) của cơng
ty: Hội nghị, sự kiện, dẫn đồn khách... (setup, chạy chương trình,…)
- Phối hợp cùng các cá nhân, bộ phận liên quan thực hiện các công việc của
công ty.
- Thực hiện công việc được cán bộ quản lý phân công và các công việc khác
do Ban lãnh đạo công ty giao.
2.1.1 Sơ lược về phòng tổ chức sự kiện của công ty TNHH Đầu tư thương mại
và du lịch Quốc Tế Hịa Bình
Giới thiệu bộ phận: Bộ Phận Take Care thuộc công ty TNHH Đầu tư thương mại và
du lịch Quốc Tế Hịa Bình
chi nhánh Đà nẵng, các cơng việc thuộc về mảng hậu cần sự kiện.
Tham gia vào công tác hậu cần, tổ chức các chương trình (dịch vụ) của cơng ty: Hội
nghị, sự kiện, dẫn đồn khách... (setup, chạy chương trình,…)
Phối hợp cùng các cá nhân, bộ phận liên quan thực hiện các công việc của công ty.
Thực hiện công việc được cán bộ quản lý phân công và các công việc khác do Ban
lãnh đạo công ty giao.


10

2.1.2 Cơ cấu tổ chức phịng sự kiện cơng ty TNHH Đầu tư thương mại và
du lịch Quốc Tế Hòa Bình

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu phịng tổ chức sự kiện cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng
Đà Nẵng

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện công ty TNHH Đầu tư
thương mại và du lịch Quốc Tế Hịa Bình
2.1.3.1: Chức năng của phịng tổ chức sự kiện công ty TNHH Đầu tư thương
mại và du lịch Quốc Tế Hịa Bình
- Lên kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các chương trình (dịch vụ) của cơng
ty: hội nghị, sự kiện, dẫn đồn khách, Tour…


11

- Quản lý và kiểm soát tiến độ, chất lượng dịch vụ, quy trình thực hiện của các nhà
cung cấp đảm bảo hiệu quả, an toàn và đúng kế hoạch
- Theo dõi, cập nhật tiến độ các dự án công ty đang triển khai
- Tư vấn, điều chỉnh kiểm soát quy trình tổ chức, cách thức thực hiện dịch vụ, đảm
bảo kiểm soát những vấn đề liên quan ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận.
- Thực hiện báo cáo công việc định kỳ và đột xuất cho cấp quản lý. Hoàn thiện
tổng kết đoàn theo quy định của kế tốn

2.1.3.2: Nhiệm vụ của phịng tổ chức sự kiện cơng ty TNHH Đầu tư thương mại
và du lịch Quốc Tế Hịa Bình
Trưởng phịng: Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về hoạt động của phòng
- Phụ trách chịu trách nhiệm về KPIs định tính và định lượng
- Chịu trách nhiệm về nề nếp thực hiện các qui định của công ty HCNS cập nhật

- Lập kế hoạch triển khai công việc theo nhiệm vụ của phịng
- Phân cơng, sắp xếp cơng việc trong phịng, chấm cơng cho nhân viên và duyệt cơng
tác phí cho cả phịng
- Báo cáo Ban Giám Đốc về tình hình cơng việc hàng tuần, hàng tháng của phòng
- Kiểm tra, giám sát nhân viên thực hiện nội quy, quy chế và văn hóa ứng xử của
cơng ty
- Kiểm tra, giám sát nhân viên thực hiện quy trình làm đồn và đảm bảo chất lượng
dịch vụ cam kết khi care đồn
- Đơn đốc, kiểm tra, giám sát tiến trình thực hiện cơng việc của nhân viên trong
phịng theo quy trình cơng việc
- Hướng dẫn đào tạo những kỹ năng chun mơn cho các thành viên mới (có bài
test , đánh giá bằng văn bản), tạo động lực làm việc cho các thành viên trong phòng
Phối kết hợp, chia sẻ thơng tin với các phịng ban trong cơng ty nhằm giải quyết các
công việc liên quan


12

- Tham mưu giúp ban giám đốc cùng quản trị công ty trong lĩnh vực được giao
- Đề xuất khen thưởng và kỷ luật,
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo u cầu của Ban Giám Đốc giao.
Phó phịng: Trợ giúp trưởng phịng các cơng việc liên quan tới chun mơn
- Đơn đốc, kiểm tra, giám sát tiến trình thực hiện cơng việc của nhân viên trong
phịng
- Kiểm tra, giám sát nhân viên thực hiện nội quy, quy chế và văn hóa ứng xử của
cơng ty
- Hướng dẫn đào tạo các kỹ năng chuyên môn cho các thành viên mới theo quy
trình của HCNS (có bài test và đánh giá sau đào tạo, tạo động lực làm việc cho các
thành viên trong phòng)
- Phối kết hợp, chia xẻ những vấn đề có thể xảy ra nhằm quản trị rủi ro với các

phịng ban (ban quản lý- (Tài chính kế tốn, HCNS), các phịng chun mơn – (Thiết kế,
Thiết bị, Điều Hành, Sale, Mua…) trong công ty nhằm giải quyết các cơng việc liên
quan
- Báo cáo với trưởng phịng về tình hình cơng việc hàng ngày của phịng và đề
xuất phương án giải quyết
- Take care chính các đồn lớn, VIP, và hội thảo quốc tế
- Tham mưu cho trưởng phòng quản trị các hoạt động của phịng (KPIs định tínhđịnh lượng, các vấn đề văn hóa)
- Thực hiện các yêu cầu khác của ban lãnh đạo
- Quản lý đào tạo, đánh giá những nhân sự mới & Thực tập sinh (có bài test sau
đào tạo) và sau khi HCNS hồn thiện đầu vào
- Đề xuất khen thưởng và kỷ luật

2.2 Báo cáo quá trình thực tập và kinh nghiệm học hỏi được tại Công Ty
TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc Tế Hịa Bình


13

Trong quá trình thực tập, em được thực tập tại bộ phận Bộ Phận Hậu Cần thuộc
Cơng Ty Hịa Bình chi nhánh văn phòng Đà Nẵng. Ở đây, em được làm tất công việc của
một nhân viên sự kiện trong cả 3 giai đoạn: trước, trong và sau khi diễn ra sự kiện. Xuyên
suốt trong vòng 6 tuần, đến làm việc 4-5 ngày/ tuần ( tại văn phòng): buổi sáng từ 8-12h và
buổi chiều từ 13h30 đến 5h30. Trong quá trình thực tập tại cơng ty, bên cạnh việc tìm hiểu
về công ty, kiến thức thực tế về sự kiện, thì em cịn được tham gia vào sự kiện với tư cách
điều phối viên sự kiện cũng như là người tổ chức sự kiện. Em cùng các bạn thực tập sinh
khác trực tiếp tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện từ đầu đến cuối như: lấy yêu cầu
khách hàng, khảo sát địa điểm, lên ý tưởng, báo giá, lập checklist công việc, triển khai set
up sự kiện, điều phối sự kiện, nghiệm thu sự kiện.
Ngồi ra, em cịn được tạo điều kiện tham gia thực hiện sự kiện thực tế và đi sự kiện
ở các tỉnh lân cận ( Huế, Quảng Bình, Quy Nhơn ). Đây là quãng thời gian quý giá mà em

được trải nghiệm, được thực hành những kiến thức khi đang ngồi trên ghế nhà trường và
được trải nghiệm thực tế thông qua các sự kiện.

2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Đầu
tư thương mại và du lịch Quốc Tế Hịa Bình
Trong q trình thực tập tại công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc Tế
Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng em được thực hiện các nhiệm vụ xuyên suốt quá
trình một sự kiện được diễn ra. Em được làm việc cùng các anh chị và các bạn thực tập
sinh trong phòng ban mà em thực tập. Những nhiệm vụ được giao mỗi khi có sự kiện cũng
như những nhiệm vụ thực hiện trong quá trình học hỏi thêm kiến thức chuyên môn. Dưới
đây là những nhiệm vụ mà em được thực hiện trong q trình thực tập tại cơng ty Hịa
Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng.
Tuần
1

Cơng việc thực hiện

Kinh nghiệm đạt được

- Đọc, tìm hiểu về cơng ty thơng qua

- Tìm hiểu, học hỏi thêm

3 trang web (hoabinhevents, hoabinh-

được các kiến thức mới từ các sự


14

group, danangevents)
- Đọc, nắm rõ thông tin qua 3 file

kiện mà cơng ty đã tổ chức
- Tìm hiểu, nhìn nhận được

(quy định của công ty, hồ sơ năng lực

quy mô và tầm nhìn, sứ mệnh của

DNE, profile - SK BĐS)

cơng ty mà mình đang thực tập

- Giới thiệu về bản thân, điểm mạnh,

- Trau dồi được cách trình

điểm yếu, mong muốn khi thực tập. Nhận

bày thông tin trước nhiều người,

người hướng dẫn trực tiếp (Anh Đạt) Gởi

tự tin hơn và biết cách trình bày

lịch thực tập và thời gian thực tập cho

khuyết điểm của bản thân để được

người hướng dẫn

hỗ trợ khắc phục.

- Tiếp tục tim thông tin các đối thủ
của cơng ty
- Tìm hiểu văn hóa cơng ty, xác định
định hướng cơng việc sau nàyTìm kiếm,
tổng hợp data các công ty ở Khu công
nghiệp dịch vụ Thủy sản Đà Nẵng nhằm

2

tìm kiếm khách hàng
- Tìm kiếm, tổng hợp data các doanh

- Được training về kỹ năng

nghiệp ở Đà Nẵng nhằm tìm kiếm khách

đón và tiễn sân bay, cách giao tiếp

hàng

với khách hàng để nhận thông tin,
- Tham gia tổ chức hội nghị Phòng

được hướng dẫn cách giải quyết

Chống Tội Phạm Mạng tại khách sạn

những tình huống phát sinh trong

Grand Tourane với sự hướng dẫn của chị

q trình đón và tiễn sân bay

Kiều

- Học được cách tổ chức hội
- Thực hiện nhiệm vụ trực phịng hội

nghị, trong đó cơng việc của em là trực
slides cho hội nghị, chạy đúng nội dung
của slides để quá trình diễn ra hội nghị

nghị, các công việc của một nhân
viên tổ chức hội nghị
- Học được cách giải quyết
phát sinh trong khi sự kiện diễn ra


15

đúng mong muốn của khách.
- Ngoài ra, em cũng hỗ trợ cơng việc

để mang đến sự hài lịng cho
khách hàng

chạy mic, và các yêu cầu phát sinh của
khách trong quá trình sự kiện diễn ra
- Hỗ trợ cơng tác hậu cần trong quá
trình trước và trong khi khách tham gia các
bữa ăn để đảm bảo chất lượng tốt nhất.
- Hỗ trợ trao giấy chứng nhận, chụp
hình kỉ niệm cho tồn thể đại biểu tham gia
họp hội nghị
- Thực hiện làm báo cáo về quá trình

3

- Biết cách làm báo cáo một

tham gia đoàn hội nghị tại khách sạn cách bài bản sau khi được tham
GrandTourane và đoàn Daikin tại khách gia tổ chức sự kiện
sạn New Orient

- Nắm được những hạng

- Được hỗ trợ chạy sự kiện Grand mục cần setup khi tổ chức sự kiện
Opening khách sạn Peninsula

grand opening
- Học thêm được kỹ năng

Hỗ trợ đoàn chuẩn bị một số dụng cụ
như: gom dụng cụ để làm backdrop

decor backdrop theo yêu cầu

- Biết hỗ trợ sự kiện qua các

- Quan sát đoàn kỹ thuật làm sân
khấu, chuẩn bị âm thanh,ánh sáng

giai đoạn: trước, trong và sau sự

- Hỗ trợ anh Linh chuẩn bị dụng cụ kiện
để phục vụ giai đoạn cắt băng khánh thành

- Quan sát và học hỏi được

để khai trương khách sạn ( chuẩn bị nơ, cách giải quyết phát sinh từ các
kéo cắt băng rôn khánh thành, khay đựng anh chị trong bộ phận tổ chức sự
kiện mà bản thân đang thực tập

kéo)
Sử dụng file checklist công việc để