Bài giảng microsoft word 2003

Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[1]
Bài 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD
I. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH
1. Khởi động chương trình
Có nhiều cách để khởi động Word, nhưng ở đây chúng tôi chỉ xin giới thiệu 2
cách cơ bản là:
Cách 1: (đối với Office 2000 trở xuống) Bấm chuột vào nút lệnh Start ở góc
dưới bên trái màn hình  Program  Microsoft Word.
(đối với Office 2000 trở lên) Bấm chuột vào nút lệnh Start ở góc dưới bên
trái màn hình  Program  Microsoft Office  Microsoft Word.
Cách 2. Khởi động từ những lối tắt (Shortcut) trên màn hình, bao gồm các nút
trên thanh công cụ của MS Office và trên màn hình nền (Desktop). Cụ thể là
bấm vào nút chữ W trên thanh công cụ, hoặc bấm kép chuột vào biểu tượng trên
màn hình nền.
2. Thoát khỏi chương trình
Cách 1: Bấm vào nút Close  ở góc trên bên phải của cửa sổ Word.
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 (Giữ phím Alt và nhấn phím F4)
Cách 3: Nhắp chuột vào Menu File  Exit.
Chú ý. Nếu trước khi thoát mà chưa lưu lại những thay đổi của tài liệu
(Document), Word sẽ xuất hiện hộp thoại:
Nút Yes: nếu muốn lưu lại những thay đổi của Document1.
Nút No: nếu không muốn lưu lại những thay đổi của Document1. Chương trình
sẽ thoát.
Nút Cancel: nếu muốn huỷ bỏ thao tác đang thực hiện.
II. GIAO DIỆN MÀN HÌNH LÀM VIỆC CỦA MS WORD
Khi khởi động thành công, giao diện MS Word sẽ như hình dưới đây:
- Menu Bar: thanh trình đơn, chứa các nhóm lệnh ứng với từng tác vụ.
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29

[2]
- Standard Toolbar: Thanh công cụ chuẩn, chứa các nút lệnh thực thi các tác vụ.
Mỗi nút lệnh tương ứng với từng tác vụ.
Ví dụ: nút để mở một tài liệu mới. Nút để mở một tài liệu Word đã có.
Nút để ghi lại tập tin đang soạn thảo.
- Formating Toolbar: thanh công cụ chứa các nút lệnh hoặc các hộp định dạng.
Vùng soạn thảo là vùng để nhập văn bản. Văn bản được nhập từ vị trí con trỏ
nháy (Insert Point) sang bên phải. Con trỏ nháy là 1 đoạn thẳng màu đen nhấp
nháy trên vùng soạn thảo văn bản. Nó xác định vị trí nhập thông tin vào vùng
văn bản. Ban đầu, con trỏ nháy xuất hiện ngay đầu vùng soạn thảo.
III. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC
1. Maximize Window (phóng đại cửa sổ làm việc)
Nếu chưa phóng đại cửa sổ, hãy nhắp chuột vào nút  (Maximize), bên trái nút
 (Close) của cửa sổ chương trình.
2. Lựa chọn chế độ quan sát
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[3]
Phía dưới cửa sổ văn bản, trên thanh Drawing là thanh cuộn ngang. Đầu bên trái
của thanh này có năm nút dùng để quan sát văn bản dưới các dạng khác nhau,
lần lượt là:
Normal View: văn bản được hiện dưới dạng bình thường (dạng nháp,
không có lề, không có trang rõ ràng).
Web Layout View: văn bản được hiện theo kiểu trang web.
Print Layout View: văn bản được hiện y hệt các trang in trên giấy (dạng
mặc định, có các lề và các trang rõ ràng).
Outline View: văn bản được hiện theo dạng cấu
trúc phân cấp.
Reading Layot: văn bản hiển thị ở trạng thái
đọc, các thanh công cụ bị ẩn đi.

Hoặc có thể chọn các chế độ này bằng cách nhắp
chuột vào Menu View, chọn chế độ hiển thị.
3. Bật, tắt các thanh công cụ
 Nhắp chuột vào Menu View
Toolbars, xuất hiện danh sách liệt
kê các thanh công cụ. Muốn ẩn / hiện
thanh công cụ nào thị nhắp chọn
tên thanh đó. Có thể gọi danh sách
các thanh công cụ bằng việc bấm
chuột phải vào môt thanh công cụ
đang hiện trên màn hình. (Riêng
thanh Drawing có thể ẩn / hiện bẳng
cách bấm chuột vào nút trên
thanh công cụ chuẩn).
 Ẩn / hiện các thanh thước: Vào Menu View  Ruler.
4. Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ khung nhìn tài liệu
Nhắp chuột vào hộp Zoom, dùng chuột chọn tỉ lệ phóng to / thu nhỏ
hoặc có thể gõ trực tiếp con số vào ô và nhấn Enter (không phải gõ
%). Hoặc vào Menu View  Zoom. Chọn chế độ quan sát thích hợp.
5. Ẩn/hiện các nút chức năng trên
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[4]
thanh công cụ
Nhấn chuột vào mũi tên More Button ở góc phải ngoài cùng thanh công cụ mà
bạn cần ẩn hiện các nút chức năng, sau đó di chuột vào
ô Add or Remove Button, xuất hiện danh sách liệt kê
các nút chức năng. Nút lênh nào đã được hiển thị sẽ có
dấu chọn ở bên trái. Nếu muốn hiện nút nào thì
nhắp chuột vào bên trái của nút đó.

IV. LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU
1. Tạo một tài liệu mới
Trong quá trình soạn thảo, ta có thể tạo mới tài liệu
bằng 1 trong 3 cách sau:
Cách 1: Nhấn nút New trên thanh công cụ chuẩn
Cách 2: Chọn thực đơn lệnh File  New. Một hộp
thoại có tên New hiện ra. Chọn nút Blank Document,
sau đó nhấn nút OK.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.
2. Lưu tài liệu
Sau khi nhập được một đoạn văn bản ngắn (hoặc có
thể lưu ngay sau khi tạo lập), ta nên lưu văn bản thành
một tệp trên đĩa cứng, nhằm mục đích sau này có thể
sử dụng lại.
Có thể lưu văn bản bằng một trong hai cách
Cách 1: Nhấn vào nút (Save) trên thanh công cụ chuẩn (hình chiếc đĩa mềm)
Cách 2: Từ thanh thực đơn, chọn File  Save (Hoặc chọn Save as)
Cả hai cách đều làm xuất hiện hộp thoại Save as vì đây là văn bản mới, chưa
được lưu lần nào. Hộp thoại yêu cầu đặt tên cho tệp văn bản cần lưu và chọn nơi
cất giữ tài liệu (xem hình vẽ ở trang bên).
- Chọn nơi cất giữ tài liệu trong khung Save in, hoặc có thể bấm trực tiếp
vào các nút ở bên trái của hộp thoại.
- Nhập tên cho tệp tên cần lưu trong ô Filename, sau đó nhấn nút Save.
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[5]
 Chú ý: theo
kinh nghiệm soạn
thảo, chúng ta
không nên soạn

thảo xong mới lưu
văn bản. Lý do rất
đơn giản là lúc
đang soạn thảo bất
ngờ có thể xảy ra
nhiều sự cố (mất
điện…) chúng ta sẽ mất văn bản và không có cách nào khác là phải làm lại từ
đầu. Một cách thông minh là chúng ta hãy lưu văn bản khi mới soạn thảo, sau đó
thỉnh thoảng lại nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.
3. Mở một tài liệu đã có
- Nhấn vào biểu tượng Open có dạng nằm trên thanh công cụ chuẩn, hoặc
- Chọn File 
Open, hoặc
- Nhấn tổ hợp
phím Ctrl + O
Cả ba cách này
đều xuất hiện hộp
thoại Open, cho
phép ta chọn nơi
đã cất giữ và chọn
tệp tin cần mở. Tại
hộp thoại này, ta
thực hiện 2 công việc sau:
- Tìm thư mục chứa tệp tin cần mở. Có thể sử dụng nhiều cách:
 Sử dụng hộp Look in: nhắp chuột vào mũi tên trỏ xuống bên phải hộp
Look in để chuyển đến các thư mục lớn của Hệ điều hành.
 Nhắp nút Up : chuyển về thư mục mẹ của thư mục hiện hành.
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[6]

 Dùng các biểu tượng: History, My Document, Desktop, Favorites… nhắp
vào các biểu tượng này để chuyển sang thư mục tương ứng. Lưu ý các tệp tài
liệu của Word có đuôi mở rộng là .doc.
- Tìm tệp văn bản có trong thư mục. Chọn tệp văn bản cần mở, sau đó nhấn nút
Open trên hộp thoại.
 Chú ý:
- Để mở đồng thời nhiều tài liệu, chúng ta thực hiện:
 Mở nhiều tệp nằm kề nhau bằng cách nhắp chọn tệp đầu tiên, giữ phím
Shift và nhắp chọn tệp cuối cùng trong danh sách. Chọn nhiều tệp không kề
nhau bằng cách nhắp chọn tệp đầu tiên, giữ phím Ctrl rồi lần lượt nhắp chọn
các tệp còn lại cần mở.
 Nhấn nút Open để mở các tệp đã chọn.
- Nếu như quên mất nơi lưu trữ một văn bản nào đó, chúng ta có thể sử dụng
công cụ Search của Hệ điều hành Window để tìm ra thư mục hoặc tệp tin cần
dùng.
4. Di chuyển giữa các tài liệu đang mở
MS – Word cho phép bạn mở và soạn thảo nhiểu tài liệu cùng một lúc. Mỗi
tài liệu được mở và hiển thị trên một cửa sổ riêng. Khi tài liệu được mở, thông
thường chúng ở dạng cực đại nên các tài liệu khác có thể bị che khuất.
Để di chuyển giữa các tài liệu đang mở, chúng ta thực hiện thao tác:
 Mở thực đơn lệnh Window để hiển thị danh sách các tệp tài liệu đang mở.
 Nhắp chọn tên tệp tài liệu cần di chuyển đến.
 Chú ý: Chúng ta có thể di chuyển đến tệp tài liệu cần mở bằng cách nhắp
chuột vào nút chứa tên tài liệu nằm dưới thanh tác vục của Window.
5. Đóng tài liệu
- Để đóng tài liệu, chúng ta có thể thực hiện
một trong những cách sau:
 Từ thanh thực đơn, vào File  Close,
hoặc
 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + W

 Nhắp vào nút ở đầu mút bên phải của thanh thực đơn.
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[7]
 Chú ý: Nếu có nhiều tài liệu đang mở và muốn đóng tất cả các tài liệu này thì
ta nhấn phím Shift rồi vào Menu File  Close All
Khi đóng tài liệu, chương trình sẽ hỏi bạn có muốn lưu tài liệu chuẩn bị đóng
không. Cách xử lý với thông báo này đã giới thiệu trong mục thoát chương trình.
Nếu tính từ lần lưu cuối cùng mà tài liệu không có gì thay đổi thì chương trình
không xuất hiện thông báo này mà sẽ đóng luôn tài liệu.
 Bài tập tổng hợp.
1. Khởi động MS – Word, soạn thảo một tài liệu mới gồm vài dòng và lưu
vào thư mục My Document.
2. Mở một tài liệu mới thứ hai, quan sát tên mặc định mà MS – Word tự đặt.
3. Tìm và mở một tài liệu bất kỳ đã có trên máy đang thực hành.
4. Mở và soạn thảo nhiều tài liệu cùng một lúc, chuyển đổi giữa các tài liệu.
5. Ẩn hiện các thanh công cụ, các nút trên thanh công cụ.
6. Đóng mà không lưu tài liệu.
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[8]
Bài 2: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN KHI SOẠN THẢO
I. VẤN ĐỀ TIẾNG VIỆT
Để gõ được chữ tiếng Việt có dấu, máy tính phải cài Font chữ tiếng Việt.
Các bộ mã Font tiếng Việt thường gặp là:
 Bộ mã TCVN3 là bộ mã tiêu chuẩn quốc gia năm 1993, thường được
dùng ở các tỉnh phía Bắc. Các Font thiết kế kèm theo đối với chữ thường là:
.VnArial, .VnTime… , các Font dùng cho chữ hoa là: .VnArialH,
.VnTimeH…
 Bộ mã Font VNI, do công ty Vietnam International (USA) phát triển,

thường được sử dụng ở khu vực phía Nam và nước ngoài. Các bộ Font đi kèm
như: VNI – Time…
 Bộ mã tiếng Việt 16 bit TCVN 6909 là bộ mã theo tiêu chuẩn Unicode,
đã được ban hành như chuẩn quốc gia, được Chính phủ quyết định sử dụng
trong khối Hành chính Nhà nước. Bộ Font chữ Unicode có sẵn trong Window.
Ví dụ như: Time News Roman, Arial, Tahoma…
Vì thế, trong chương trình học này, chúng tôi xin giới thiệu và hướng dẫn
bằng bộ mã Unicode, với phần mềm thông dụng là Vietkey.
1. Khởi động Vietkey
Cũng như khởi động MS Word, có nhiều cách để khởi động Vietkey.
Cách 1: Vào Start  Program  Vietkey2000  Vietkey2000
Cách 2: Nhấn đúp vào biểu tượng Vietkey trên màn hình nền.
Giao
diện
chương
trình
hiện ra
cho
phép
thiết lập
môi
trường
làm
việc.
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[9]
Chúng ta cần quan tâm đến hai thẻ (Tag) chức năng là: Kiểu gõ và Bảng mã.
Nhấn nút Task Bar để thu gọn chương trình
Vietkey thành một biểu tượng nhỏ nằm dưới

khay hệ thống.
Để chuyển đổi chế độ nhập văn bản tiếng Việt
và tiếng Anh, chúng ta nhấn chuột phải vào biểu
tượng chương trình nằm dưới khay hệ thống.
Chọn chế độ nhập cần thiết (tiếng Việt hoặc
tiếng Anh)
2. Cách gõ chữ tiếng Việt có dấu
Có hai kiểu gõ tiếng Việt là kiểu gõ Telex và
VNI. Bảng dưới đây sẽ chỉ rõ cách gõ các phím để được các chữ và dấu tiếng
Việt:
Chữ hoặc dấu tiếng
Việt phải gõ
Kiểu gõ Telex phải gõ
các phím
Kiểu gõ VNI phải gõ
các phím
â
aa
a và số 6
ă
aw
a và số 8
đ
dd
d và số 9
ê
ee
e và số 6
ô
oo

o và số 6
ơ
ow hoặc [
o và số 7
ư
uw hoặc ]
u và số 7
dấu sắc
s
1
dấu huyền
f
2
dấu hỏi
r
3
dấu ngã
x
4
dấu nặng
j
5
dấu của chữ ư, ơ
w
7
khử dấu
z
0
Thực hành: Gõ dòng chữ “Không có việc gì khó, chỉ sợ lòng không bền.”
bằng kiểu gõ Telex.

Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[10]
 Chú ý: Khi soạn thảo nên cố gắng sử dụng nhiều nhiều ngón tay để gõ. Ban
đầu tuy có chậm, song rất có lợi khi đã soạn thảo quen, tốc độ soạn thảo nhanh
hơn rất nhiều so với gõ mổ cò từng ngón một.
II. LÀM VIỆC VỚI VĂN BẢN
1. Một số quy tắc cơ bản khi nhập văn bản
 Viết chữ hoa: Chú ý viết chữ hoa đầu câu và các danh từ riêng bằng cách
giữ phím Shift và nhấn phím của chữ cần viết hoa. Nếu viết hoa cả câu thì nhấn
phím Caps Lock (đối với bảng mã Unicode) rồi nhập bình thường, đối với bảng
mã TCVN3 thì nhập bình thường sau đó định dạng bằng Font chữ hoa.
 Nhập dấu câu: tất cả các dấu câu đều đi liền với từ ngay trước nó, riêng
dấu nháy đơn, mở nháy kép, mở móc được nhập liền với ký tự đi sau nó. Sau
dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy cần có một dấu cách, như vậy văn bản mới
dễ đọc và đẹp hơn khi định dạng.
 Nhập nhanh văn bản trước khi làm đẹp: giai đoạn đầu tiên là nhập nhanh
văn bản (nhập thô, không định dạng). Yêu cầu nhập chính xác, cả nội dung và
chính tả. Sau đó là giai đoạn định dạng. Như thế sẽ làm tăng hiệu quả soạn thảo.
Thực hành: Nhập và định dạng phần văn bản sau:
“Làm sao kiếm được nhiều tiền?
Làm sao kiếm được tên miền thật ngon?
Làm sao giấc ngủ cho tròn?
Làm sao khi chết vẫn còn lưu danh?
Làm sao để tiền bóng banh?
Làm sao để nó nhanh nhanh sinh lời?
2. Các phím thường dùng khi soạn thảo
a) Di chuyển con trỏ:
 Bốn phím mũi tên: Lên, Xuống, Trái, Phải: dùng để di chuyển con trỏ
nhập văn bản lên trên, xuống dưới vị trí con trỏ hiện hành một hàng, sang trái,

sang phải vị trí con trỏ hiện hành một ký tự.
 Enter: xuống hàng và kết thúc đoạn văn bản đang nhập.
 Ctrl + Enter: kết thúc trang, đưa con trỏ sang đầu trang mới.
 Home: đưa con trỏ về đầu hàng con trỏ đang đứng.
 End: đưa con trỏ về cuối hàng con trỏ đang đứng.
 Ctrl + Home: đưa con trỏ nhập về vị trí đấu tiên của tài liệu.
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[11]
 Ctrl + End: đưa con trỏ nhập về vị trí cuối cùng của tài liệu.
 Page Up: đưa con trỏ lên một trang màn hình.
 Page Down: đưa con trỏ lên một trang màn hình.
 Ctrl+ Page Up: đưa con trỏ lên đầu một trang tài liệu.
 Ctrl+ Page Down: đưa con trỏ xuống đầu một trang tài liệu
 Insert: chuyển đổi chế độ chèn / ghi đè.
 Delete: xoá bên phải con trỏ nhập một ký tự.
 BackSpace : xoá bên trái con trỏ nhập một ký tự.
 Tab / Shift Tab: di chuyển sang bên phải / bên trái con trỏ một Tab
(khoảng cách của một Tab là do người dùng đặt).
b) Chọn văn bản: trước khi định dạng với khối văn bản nào, ta cần chọn khối
văn bản đó. Sau khi chọn khối văn bản, những thao tác tiếp theo chỉ tác động tới
khối văn bản đã chọn. Để chọn khối văn bản bằng phím, ta giữ phím Shift đồng
thời nhấn phím dùng để di chuyển đã nêu ở trên. Cụ thể như sau:
 Shift + , , , : để chọn một ký tự bên trái, bên phải, một hàng bên
trên, một hàng bên dưới tính từ vị trí con trỏ hiện hành.
 Ctrl + Shift + , , , : để chọn một từ bên trái, bên phải, một đoạn
bên trên, một đoạn bên dưới tính từ vị trí con trỏ hiện hành.
 Ctrl + A: chọn tất cả tài liệu.
 Shift + Home: chọn từ vị trí con trỏ hiện hành về đầu hàng.
 Shift + End: chọn từ vị trí con trỏ hiện hành về cuối hàng.

 Shift + Page Up: chọn 1 trang màn hình tính từ vị trí con trỏ lên trên.
 Shift + Page Down: chọn 1 trang màn hình tính từ vị trí con trỏ xuống
dưới.
 Chú ý:
 Đối với những phần văn bản đơn giản, nên sử dụng chuột để chọn khối
văn bản. Xác định vị trí đầu (hoặc cuối) của khối văn bản cần chọn. Bấm chuột
trái, giữ phím chuột và kéo về vị trí cuối (hoặc đầu) của khối văn bản đã chọn.
Nhả phím chuột, khi đó khối văn bản đã được xác định.
 Sau khi chọn khối văn bản, khả năng khối văn bản này vô tình bị xoá là
rất cao, đặc biệt là đối với người mới sử dụng (nhấn phím bất kỳ là có thể xoá).
Để phục hồi đoạn văn bản đó, hãy nhấn vào nút Undo trên thanh công
cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +Z.
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[12]
c) Huỷ chọn văn bản:
- Thu nhỏ vùng chọn: chính là huỷ chọn một phần văn bản đã chọn ngay sau
khi chọn. Nguyên tắt là di chuột (nhấn phím) ngược chiều lại những thao tác đã
thực hiện khi chọn văn bản. Có thể sử dụng kết hợp bàn phím và chuột để tăng
độ chính xác.
- Huỷ toàn bộ khối văn bản đã chọn: nhấn chuột trái vào vị trí bất kỳ trên
vùng soạn thảo, hoặc bấm một trong bốn phím mũi tên (các phím di chuyển).
Chú ý không bấm vào khu vực phím ký tự.
3. Sao chép văn bản

Sao chép văn bản trên cùng một tài liệu đang mở
 Chọn khối văn bản cần sao chép.
 Nhấn nút Copy có hình trên thanh công cụ chuẩn, hoặc vào thực đơn
lệnh Edit, chọn lệnh Copy.
 Di chuyển con trỏ đến vị trí cần dán nội dung

 Nhấn nút Paste trên thanh công cụ, hoặc vào thực đơn lệnh Edit,
chọn lệnh Paste.

Sao chép văn bản trên nhiều tài liệu đang mở
 Chọn khối văn bản cần sao chép.
 Thực hiện lệnh Copy
 Di chuyển con trỏ đến vị trí cần thiết của tài liệu cần dán.
 Thực hiện dán nội dung vào tài liệu bằng lệnh Paste.
4. Di chuyển văn bản
 Chọn khối văn bản cần sao chép.
 Nhấn nút Cut có hình trên thanh công cụ chuẩn, hoặc vào thực đơn
lệnh Edit, chọn lệnh Cut.
 Di chuyển con trỏ nhập đến vị trí cần dán nội dung.
 Thực hiện lệnh dán như đã giới thiệu.
Các phím tắt.
 Lệnh sao chép văn bản sau khi đã chọn (Copy): Ctrl + C
 Lệnh cắt dữ liệu (Cut): Ctrl + X
 Lệnh dán dữ liệu (Paste): Ctrl + V
 Chú ý: Việc dán nội dung có thể được thực hiện nhiều lần vì nguyên tắc hoạt
động của thao tác sao chép, cắt văn bản của MS Word là sử dụng một vùng nhớ
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[13]
trung gian gọi là Clipboard. Tuỳ vào từng phiên bản của Office mà vùng nhớ
đệm có thể lưu trữ số lượng các loại văn bản đã sao chép, cắt khác nhau. Khi
nhấn nút Paste, nội dung văn bản được đưa vào tài liệu nhưng bản sao vẫn đang
còn lưu trong Clipboard.
5. Xoá văn bản
 Chọn văn bản cần xoá.
 Nhấn phím Delete hoặc vào menu Edit, chọn lệnh Clear (Content).

 (Việc xoá văn bản rất đơn giản, có thể nhấn phím bất kỳ sau khi đã chọn
khối văn bản cần xoá).
 Chú ý: Văn bản sau khi xoá vẫn có thể lấy lại được bằng cách nhấn nút
Undo, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z (đã giới thiệu trong mục chọn văn bản)
nếu chưa đóng tài liệu.
6. Sử dụng chức năng Undo / Redo
Hai chức năng này rất hữu ích trong việc soạn thảo văn bản.
 Nút Undo : Huỷ bỏ (những) thao tác vừa thực hiện, (phím tắt của
lệnh Undo: Ctrl + Z.)
 Nút Redo : Thực hiện (những) thao tác vừa huỷ bỏ, tức là trả lại
trạng thái trước khi thực hiện lệnh Undo, chỉ khi nào thực hiện lệnh Undo thì
mới có thể thực hiện lệnh Redo (phím tắt của lệnh Redo: Ctrl + Y).
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[14]
Bài 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
Định dạng văn bản gồm hai phần chính: định dạng ký tự để quy định hình
dạng, kích cỡ, màu sắc của từng ký tự trong văn bản và định dạng đoạn để quy
định hình thức trình bày cho từng đoạn văn bản.
I. ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ
Muốn định dạng khối văn bản nào chúng ta phải thực hiện thao tác chọn
khối văn bản đó. Trong khuôn khổ phần này, chúng tôi không nói đến thao
tác đó nhưng bạn vẫn phải thực hiện thao tác này trước khi tiến hành định
dạng.
1. Thanh công cụ Formatting
Là thanh công cụ chứa chức năng định dạng hay dùng nhất.
Khi di chuyển con trỏ chuột đến một nút bất kỳ, tên của nút sẽ xuất hiện
bên dưới. Chúng ta sẽ tìm hiểu tác dụng của từng nút, tính từ trái sang phải.
Styles and Formatting: Bật tắt hộp thoại thay đổi kiểu định dạng
Style: dùng để chọn các kiểu định dạng đã thiết lập ở nút Styles and

Formatting.
Font: Thay đổi Font chữ.
Size: Thay đổi cỡ chữ.
Bold: Bật / tắt chế độ chữ đậm.
Italic: Bật / tắt chế độ chữ nghiêng.
Underline: Bật / tắt chế độ chữ ngạch chân.
Align Left: căn lề sát bên trái.
Center: căn chỉnh giữa.
Align Right: căn lề sát bên phải.
Justify: căn lề thẳng cả hai bên trái và phải.
Line Spacing: khoảng cách giữa các dòng.
Numbering: bật/tắt chế độ liệt kê đánh số
Bullets: bật/tắt chế độ liệt kê dùng ký tự
Decease Indent: giảm khoảng cách thụt đầu dòng.
Incease Indent: tăng khoảng cách thụt đầu dòng.
Outside Border: chọn đường viền xung quanh.
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[15]
Highlight: đánh dấu (làm nổi bật) phần văn bản đã chọn.
FontColor: chọn màu cho chữ trong phần văn bản đã chọn.
2. Định dạng Font chữ
Có hai cách để thay đổi Font chữ
a. Sử dụng nút Font trên thanh định dạng. Bấm chuột vào
nút mũi tên bên phải của nút Font. Các tên Font sẽ hiện ra, muốn chọn Font
nào ta chỉ việc bấm chuột vào tên Font đó. Chú ý là các ký tự của tên Font có
hình dạng như chính Font đó. Có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + F để
đưa tiêu điểm (Focus) về nút Font
này.
b. Sử dụng hộp thoại Font

 Vào Menu Format  Font
 xuất hiện hộp thoại Font
 (Có thể thực hiện thao tác
này bằng việc nhấn chuột phải vào
khối văn bản đã chọn, sau đó chọn
Font, hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl
+ D).
 Trong hộp thoại Font, chọn
tên Font cần dùng, nhấn OK để
chấp nhận.
3. Thay đổi cỡ chữ
a. Sử dụng nút Size trên thanh định dạng. Bấm chuột vào nút mũi tên bên phải
của nút Size rồi chọn kích cỡ cần thiết. Có thể nhập trực tiếp kích cỡ mong
muốn vào ô này rồi nhấn phím Enter.
b. Sử dụng hộp thoại Font
 Thực hiện gọi hộp thoại Font như đã nêu trong mục chọn Font
 Trong hộp thoại Font, chọn Size cần thiết, nhấn OK để chấp nhận.
c. Sử dụng phím tắt
 Ctrl + ]: tăng đều 1 cỡ.
 Ctrl + [: giảm đều 1 cỡ.
4. Tạo chữ đậm, nghiêng, gạch chân
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[16]
 Dùng các nút trên thanh công cụ định dạng, hoặc:
 Sử dụng các lựa chọn trong
hộp thoại Font, hoặc:
 Dùng bàn phím:
 Ctrl + B: bật/ tắt chế độ chữ
đậm.

 Ctrl + I: bật/ tắt chế độ chữ
nghiêng.
 Crtl + U: bật/ tắt chế độ chữ gạch chân.
5. Áp dụng màu cho văn bản
 Áp dụng màu cho chữ
 Sử dụng nút chọn Font Color trong hộp thoại Font.
Hoặc:
 Nhấn nút Font Color trên thanh công cụ định
dạng. Một hộp màu hiện ra cho phép chọn màu theo ý muốn.
 Sử dụng bút đánh dấu văn bản
Nút Highlight có tác dụng như một chiếc
bút đánh dấu và có hình
 Bấm vào nút này và chọn màu cần thiết
trong hộp màu đổ ra. Khi đó, con trỏ chuột có
hình một cái bút ở bên cạnh.
 Dùng chuột lần lượt đánh dấu chọn các
văn bản cần làm nổi bật.
 Sau khi được đánh dấu chọn, phần văn
bản đó sẽ có màu nền là màu đã chọn trong
Highlight.
 Để trở về trạng thái soạn thảo bình thường, nhấn chuột lại vào nút
Highligt, hoặc nhấn phím Ecs.
 Thay đổi nền của văn bản
 Vào menu Format  Border and Shading  xuất hiện hộp thoại
Border and Shading. Chọn thẻ Shading.
 Chọn màu nền cho văn bản trong phần Fill/ Nhấn nút OK.
 Nếu không muốn chọn màu nền thì nhấn vào ô No Fill / OK.
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[17]

6. Các định dạng khác của hộp thoại Font
 Thẻ Font
Hộp thoại Font là nơi cung cấp đầy đủ nhất các công cụ định dạng ký tự mà
không được hiển thị trên thanh công cụ. Ngoài những chức năng đã nêu ở trên
chúng ta cần chú ý những hiệu ứng sau:
[1]: đường kẻ xuyên qua chữ.
[2]: hai đường kẻ xuyên qua
chữ.
[3]: Chỉ số trên. Ví dụ: m
3
, x
2
[4]: chỉ số dưới. Ví dụ: H
2
SO
4
[5]:
t
t
h
h
ê
ê
m
m
b
b
ó
ó
n

n
g
g
s
s
a
a
u
u
c
c
h
h
ữ
ữ
[6]:hiểnthịviềntrongvàviềnngoàichữ
[7] Chạm nổi chữ [8]: làm chữ trông như được ấn vào giấy
[9]: ĐịNH DạNG CHữ HOA NHỏ [10]: TấT Cả CHữ ĐƯợC ĐịNH DạNG CHữ
HOA [11]: ẩn các ký tự đã chọn
 Thẻ Character Spacing:
 Mục Spacing: cho phép
thay đổi khoảng cách giữa các
ký tự từ bình thường (Normal)
thành thưa hơn (Expanded)
hay mau hơn (Condensed).
 Mục Position: chọn làm chỉ số trên (Raised) hoặc làm chỉ số dưới
(Lowered)
 Thẻ Text Effects: cho phép chọn một số hiệu ứng hoạt hình cho chữ.
7. Tạo chữ hoa đầu đoạn
Trong một số bài báo, đấu chương của sách, ta thường gặp những hiệu ứng chữ

hoa đầu đoạn như sau:
 Đặt con trỏ tại vị trí bất kỳ của
đoạn văn bản cần tạo chữ hoa đầu
đoạn.
 Vào Menu Format  Drop
Cap  xuất hiện hộp thoại Drop Cap.
 Chọn kiểu chữ:
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[18]
 Dropped: chữ cái được căn lề giống các
từ còn lại trong đoạn. (xem hình)
 In margin: chữ đầu đoạn nằm ngoài lề.
 Chọn Font chữ trong mục Font.
 Line to drop: chữ cái đầu đoạn sẽ có
chiều cao tương ứng với số dòng trong mục này.
 Distance from text: khoảng cách từ chữ
cái đầu đoạn đến phần văn bản còn lại.
 Nhấn OK để có kết quả.
8. Tạo chỉ số trên và chỉ số dưới
Ta có thể gặp những công thức hoá học như: H
2
SO
4
hay những phương trình
toán học: x
2+n
+ y
3+m
= a. Thực hiện như sau:

 Tạo chỉ số trên: nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + =, con trỏ nhập sẽ thu
nhỏ lại và ở vị trí cao hơn bình thường. Thực hiện nhập văn bản. Để trở về trạng
thái bình thường, nhấn lại ba phím trên.
 Tạo chỉ số dưới: thay vì nhấn ba phím như cách tạo chỉ số trên, ta chỉ cần
nhấn hai phím Ctrl + =, và trở về trạng thái bình thường thì nhấn hai phím này.
Cách tạo chỉ số đã được giới thiệu trong mục 6 của phần này: [3] và [4].
Thực hành: Tạo các chỉ số cho: H
2
O; Na
2
O
3
X
2y+1
+ Y
2x+1
X
2
+ 2XY + Y
2
= (X+Y)
2
9. Sao chép định dạng ký tự
Mục đích: thay vì phải thực hiện từng thao tác định dạng, ta có thể thực hiện
việc sao chép tất cả những định dạng đã sử dụng cho một khối văn bản nào đó
và dùng nó để định dạng cho khối văn bản thứ hai.
 Chọn khối văn bản đã định dạng
 Nhấn chuột vào nút Format Painter trên thanh công cụ Standard,
khi đó, con trỏ chuột sẽ có dạng
 Bôi đen phần văn bản muốn áp dụng định dạng. Khi thả phím chuột,

vùng văn bản được định dạng theo bản gốc.
 Trong trường hợp muốn sử dụng sao chép định dạng nhiều lần, áp dụng
cho nhiều đoạn văn bản khác nhau thì phải nhấn đúp chuột vào nút Format
Painter.
 Chọn những khối văn bản cần áp dụng định dạng.
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[19]
 Kết thúc, nhấn chuột trái vào nút Format Painter một lần nữa hoặc nhấn
phím Esc để trở về trạng thái soạn thảo.
II. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN
Để định dạng một đoạn văn bản chỉ cần đặt con trỏ nhập tại vị trí bất kỳ
trong đoạn đó. Trường hợp muốn dịnh dạng nhiều đoạn, ta phải chọn những
đoạn đó.
1. Căn lề cho đoạn văn bản
 Căn lề bằng nút trên thanh công cụ định dạng
Nhấn chọn một trong bốn nút trên để chọn các kiểu căn lề trái, căn giữa,
căn lề phải và căn thẳng cả hai lề.
 Sử dụng hộp thoại Paragraph
 Vào Format  Paragraph
 xuất hiện hộp thoại…
 Trong mục Alignment của
phần General cho phép chọn cách
căn lề.
 Chọn (hoặc gõ trực tiếp)
khoảng cách thụt từ lề trái / phải đến
dòng đầu đoạn trong mục Left/Right
trong phần Indentation.
 Sử dụng thanh thước để chỉnh lề cho văn bản
[1] Khoảng cách thụt dòng đầu tiên tính từ lề trái.

[2] Khoảng cách thụt của cả đoạn, trừ dòng đầu tiên tính từ lề trái.
[3] Khoảng cách thụt của cả đoạn tính từ lề trái
[4] Khoảng cách thụt của cả đoạn tính từ lề phải
Ta chỉ việc di chuột đến nút cần sử dụng, bấm chuột trái, giữ và kéo đến vị
trí mong muốn. Giữ phím Alt và dùng chuột kéo các nút trên nếu muốn hiện
khoảng cách và cho khoảng cách di chuyển nhỏ.
 Sử dụng bàn phím
 Ctrl + L: căn lề trái.
 Ctrl + E: căn giữa.
 Ctrl + R: căn lề phải.
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[20]
 Ctrl + J: căn cả 2 lề.
 Ctrl + T: kéo lề trái từ hàng thứ 2 của đoạn vào trong một Tab.
 Ctrl + M: kéo lề trái từ của đoạn vào trong một Tab.
 Ctrl + Shift + T: ngược lại với Ctrl + T.
 Ctrl + Shift + M: ngược lại với Ctrl + M.
2. Thay đổi khoảng cách các dòng, các đoạn của văn bản
 Sử dụng hộp thoại Paragraph
 Mục Before và After là độ giãn
cách giữa đoạn đang chứa con trỏ đến
đoạn trước và đoạn sau của nó.
 Line spacing là khoảng cách
giữa các dòng trong đoạn theo các
mục chọn sau:
 Single: đặt khoảng cách giữa các dòng bằng kích thước phông chữ lớn
nhất trong đoạn cộng với một khoảng tối thiểu. Đây mà mục thường dùng.
 1.5 line: đặt độ giãn dòng gấp 1,5 lần Single.
 Double: đặt độ giãn dòng gấp đôi Single.

 At least: đặt độ giãn dòng tối thiểu mà Word có thể áp dụng cho đoạn.
 Exactly: MS Word sẽ giãn dòng chính xác theo số đo trong ô At, không
phụ thuộc vào cỡ chữ là bao nhiêu.
 Multiple: độ dãn dòng được nhân với một số thực bất kỳ. Ví dụ: nếu cỡ
chữ trong đoạn là 10pt và chọn số trong mục At là 2.5 thì khoảng cách giữa các
dòng là 25pt.
 Sử dụng bàn phím
 Ctrl + 1: tương đương với khoảng cách dòng của Single.
 Ctrl + 2: tương đương với khoảng cách dòng của Double.
 Ctrl + 5: tương đương với khoảng cách dòng của 1.5 line.
 Ctrl + 0: Bật/ tắt chế độ thay đổi khoảng cách đối với đoạn trên.
3. Sử dụng dấu Tab để căn chỉnh đoạn văn bản
a. Sử dụng dấu Tab ở đầu mút bên trái thanh thước ngang
 Nhấp chọn biểu tượng dấu
Tab cho đến khi xuất hiện dấu Tab
thích hợp. Có các loại Tab như sau:
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[21]
 Trái : văn bản xuất hiện bên trái dấu Tab.
 Phải : văn bản xuất hiện bên phải dấu Tab.
 Giữa : văn bản căn giữa so với vị trí dấu Tab.
 Thập phân : để căn thẳng cột giữa phần thập phân và phần nguyên.
 Thanh ngăn : để tạo đường kẻ thẳng tại vị trí đặt Tab.
 Nhấn chuột vào vị trí đặt Tab trên
thanh thước ngang.
 Sử dụng: nhấn phím Tab, con trỏ
nhập sẽ nhảy đến các vị trí Tab đã thiết lập.
b. Sử dụng hộp lệnh
 Vào Format  Tabs…

 Nhập vị trí dừng lại của Tab trong ô
Tab stop position.
 Chọn kiểu căn lề (kiểu Tab) cho phần
văn bản áp dụng Tab này trong mục
Alignment.
 Chọn ký hiệu đứng trước dấu Tab trong mục Leader.
 Nhấn nút Set để thiết lập.
 Thực hiện lại từ bước thứ hai nếu muốn thiết lập thêm một Tab, còn
không thì nhấn nút OK.
Chú ý: Có thể di chuyển hoặc xoá dấu Tab đã có bằng cách sử dụng hộp thoại
Tab thoặc thao tác trực tiếp với chúng trên thanh thước ngang. Trước hết, đưa
con trỏ nhập vào vùng văn bản có áp dụng Tab.
 Để di chuyển: nhấn chuột vào ký hiệu Tab trên thanh thước ngang và kéo
sang trái (phải) tới vị trí mong muốn.
 Để xoá:
 Nhấn chuột vào ký hiệu Tab cần xoá và kéo nó ra khỏi thanh thước, hoặc:
 Mở bảng chọn Tab (Format  Tabs…). Trong cửa sổ định dạng Tab,
chọn vị trí Tab cần xoá rồi nhấn nút Clear, hoặc nhấn nút Clear All nếu muốn
xoá tất cả các Tab đã thiết lập.
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[22]
Thực hành: Soạn thảo phần văn bản dưới đây:
4. Danh sách liệt kê
Có nhiều cách để tạo danh sách kiểu liệt kê.
 Sử dụng nút Bullets hay nút Numbering trên thanh công cụ
Formatting.
 Vào Format  Bullets and Numbering  xuất hiện hộp thoại…
a. Tạo danh sách liệt kê
 Đưa con trỏ nhập đến vị trí muốn tạo danh sách

 Trên thanh công cụ định dạng, nhấn nút Bullets để tạo danh sách liệt
kê bằng ký tự đầu dòng. Nhấn nút Numbering để tạo danh sách liệt kê bằng
số đầu dòng.
 Nhập nội dung văn bản.
 Nhấn phím Enter để tiếp tục nhập nội dung.
 Nhấn phím Enter hai lần hoặc nhấn lại nút Bullets để kết thúc danh sách
hoặc xoá bỏ ký tự đầu dòng ở đầu dòng mới.
b. Xoá một mục trong danh sách
Mỗi mục trong danh sách tương ứng với một đoạn, thực hiện thao tác xoá
như bình thường. MS Word sẽ tự động đánh lại số thứ tự của các mục tiếp theo.
c. Thêm mục mới vào danh sách
Di chuyển con trỏ nhập văn bản đến vị trí cuối cùng của mục trước và nhấn
phím Enter. MS Word sẽ tạo ra một mục mới chưa có nội dung và đánh lại số
(nếu đó là kiểu liệt kê số).
d. Gỡ bỏ định dạng danh sách liệt kê
 Chọn văn khối văn bản đã được định dạng danh sách liệt kê
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[23]
 Nhấn vào nút chức năng tương ứng Bullets hoặc Numbering trên thanh
công cụ, hoặc trong hộp thoại. Văn bản sẽ trở lại trạng thái bình thường.
e. Thay đổi kiểu ký tự đầu dòng
 Đặt con trỏ nhập vào một mục bất kỳ trong danh sách.
 Mở bảng lệnh Format  Bullets and Numbering  xuất hiện hộp
thoại.
 Chọn thẻ Bullets. Nhấn chọn một trong các kiểu có sẵn để áp dụng hoặc
nhấn vào nút Customize…  xuất hiện hộp thoại Customize Bulleted List.
Ý nghĩa các mục chọn và nút nhấn:
 [1]: Thay đổi các Font khác nhau sẽ làm thay đổi ký hiệu đầu mục.
 [2]: Chọn các ký tự đặc biệt làm dấu hiệu đầu mục.

 [3]: Tìm hình ảnh làm ký tự đầu mục.
 [4]: Khoảng cách từ lề trái đến ký tự đầu mục.
 [5]: Khoảng cách mỗi khi nhấn phím Tab (1 bước nhảy của Tab).
 [6]: Khoảng cách từ lề trái đến nội dung danh sách liệt kê.
 [7]: Xem trước hình dáng của danh sách.
f. Thay đổi kiểu số đầu dòng
Trong hộp thoại Bullets and Numbering… chọn thẻ Numbered
 Chọn một trong các kiểu số cần thay đổi.
 [1]: bắt đầu đánh số từ đầu
 [2]: tiếp tục đánh số dựa theo danh sách trước.
 [3] Các lựa chọn khác.
 [4]: Định dạng cho kiểu danh sách số. Ví dụ: 1.; 1); 1/; 1>…
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[24]
 [5] Chọn Font cho số trong danh sách.
 [6] Chọn kiểu số cần đánh: số nguyên, số La Mã, chữ cái a,b,c…
 [7] Bắt đầu từ số (chữ)…
 [8] Áp dụng căn lề cho số (trái, giữa, phải).
 [9] Khoảng cách từ lề của văn bản tới lề của số (trái, giữa, phải).
 [10] Khoảng cách từ số đến chữ tiếp theo trong danh sách.
 [11] Khoảng cách từ lề văn bản đến phần nội dung danh sách (từ hàng thứ
2).
 [12] Xem trước hình dáng danh sách
g. Tạo các danh sách con
Tạo các danh sách con hay thay đổi mức của các phần tử trong danh sách
bằng cách nhấn phím Tab (thêm một cấp độ) hoặc Shift + Tab (giảm đi một cấp
độ). Có thể nhấn chuột vào nút Increase Indent hoặc Decrease Indent
trên thanh công cụ định dạng tương ứng với việc nhấn phím Tab và Shift + Tab.
Thực hành: Nhập

và định dạng phần
văn bản sau:
Tài liệu Microsoft Word 2003
Nguyễn Văn Ban Email: Tel: 0988. 12 28 29
[25]
5. Chia cột cho văn bản
a. Chia cột
 Chọn phần văn bản muốn
chia cột báo.
 Nhấn nút Column trên
thanh công cụ chuẩn. Kéo, giữ
chuột để chọn số cột cần chia.
Hoặc:
 Vào Menu Format 
Column  xuất hiện hộp thoại…
 Chọn số lượng cột thông qua biểu tượng cột hoặc chọn số lượng cột trong
ô Number of column.
b. Thay đổi kích thước và khoảng cách giữa các cột.
 Thay đổi độ rộng cột trong mục Width và khoảng cách giữa các cột trong
mục Spacing. Đánh dấu vào mục Equal column width nếu muốn độ rộng các
cột bằng nhau.
 Đánh dấu vào mục
Line between nếu muốn
tạo đường kẻ phân cách
giữa các cột.
 Có thể thay đổi độ
rộng của cột và khoảng cách giữa các cột bằng cách kéo các nút thanh thước
ngang. Có thể giữ phím Alt và kéo chuột để hiện
khoảng cách trên thanh thước.
c. Ngắt cột

 Đặt con trỏ tại vị trí cần ngắt cột.
 Vào Menu Insert  Break  xuất hiện hộp
thoại Break.
 Chọn Column break / OK.
d. Chuyển văn bản nhiều cột thành văn bản thông
thường
 Chọn khối văn bản.
 Nhấn vào nút Column trên thanh công cụ chuẩn, chọn số cột là 1, hoặc:
 Vào Format > Columns/ Trong hộp thoại Column chọn số cột bằng 1.