Nhóm 03 phân tích hệ thống

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT
----------

BÀI TẬP LỚN
MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Đề tài:
Phân tích thiết kế hệ thống phần mềm quản lý trung tâm
thư viện Trường Đại học Mỏ - Địa chất
Giảng viên hướng dẫn: Phạm Văn Đồng
Nhóm thực hiện: Nhóm 3
Thành viên nhóm:
1: Nguyễn Trọng Dũng - 2121050872
2: Trần Tiến Mạnh - 2021050441
3: Ngô Đức Mạnh – 2021050434
4: Nguyễn Quang Linh – 2021050393
Hà Nội, tháng 12 năm 2021


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế khơng có sự thành cơng nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,
giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian từ
khi bắt đầu học tập ở giảng đường Đại Học đến nay, nhóm chúng em đã nhận được nhiều sự
quan tâm, và giúp đỡ của q thầy cơ, gia đình và bạn bè. Với lịng biết ơn sâu sắc nhất,
nhóm chúng em xin gửi đến Ban Giám Hiệu trường Đại Học Mỏ Địa Chất, và các Giảng
Viên khoa Công Nghệ Thông Tin đã tạo điều kiện để sinh viên chúng em có một môi trường
học tập thoải mái, với đầy đủ cơ sở hạ tầng cũng như cơ sở vật chất, và chất lượng bài giảng
một cách tốt nhất.
Chúng em xin cảm ơn khoa Công Nghệ Thông Tin đã giúp chúng em được mở

mang tri thức về mơn học “Phân tích và thiết kế hệ thống + BTL”, một môn học hết sức
quan trọng, giúp sinh viên có thể hiểu và phân tích được những điểm mạnh và điểm yếu của
một hệ thống, từ đó có thể tìm ra cách khắc phục và thiết kế một hệ thống mới sao cho phù
hợp và hiệu quả hơn, đáp ứng được gần gũi với nhu cầu thực tế hơn nữa.
Và đặc biệt hơn cả em xin chân thành cảm ơn Giảng viên Th.S. Phạm Văn Đồng đã
hướng dẫn tận tình, và giảng dạy chúng em những bài giảng chất lượng, để nhóm chúng em
có được đầy đủ kiến thức để hoàn thành bài tiểu luận này. Hi vọng thơng qua những nỗ lực
tìm hiểu của chúng em sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn tầm quan trọng của việc phân tích và
thiết kế hệ thống, cũng như áp dụng được nó vào đời sống nhiều hơn nữa.
Đề tài: “Phân tích hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Mỏ - Địa Chất” là một
đề tài khá hay giúp phát triển được những điểm mạnh mà thư viện hiện có đồng thời cũng
khắc phục một số vấn đề còn yếu kém của hệ thống để thư viện trường ngày càng phát triển
hơn nữa và trở thành một “Hệ thống thư viện đạt chuẩn của Việt Nam”. Vậy nên, với những
giới hạn về kiến thức và thời gian trong q trình tìm hiểu nhóm chúng em khơng tránh khỏi
thiếu sót, mong thầy và các bạn tận tình góp ý để nhóm chúng em hồn thiện hơn nữa những
kiến thức của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!

1


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

MỤC LỤC
Lời cảm ơn......................................................................................................................... 1
danh mục bảng vẽ..............................................................................................................4
danh mục hình ảnh.............................................................................................................4
phần mở đầu....................................................................................................................... 6
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................................6
2. Phân cơng cơng việc................................................................................................6

3. Mục đích và u cầu của hệ thống...........................................................................7
3.1.

Mục đích...........................................................................................................7

3.2.

Yêu cầu.............................................................................................................7

4. Phạm vi nghiên cứu..................................................................................................8
5. Đối tượng khảo sát, phân tích nghiên cứu................................................................8
6. Kết cấu đề tài...........................................................................................................8
7. Kết luận, xác định và đánh giá rủi ro.......................................................................8
nội dung............................................................................................................................. 9
chương 1: khảo sát và đánh giá hệ thống quản lý thư viện.............................................9
1. Tổng quan về quản lý thư viện.............................................................................9
2. Khảo sát hệ thống.................................................................................................9
3. Yêu cầu đối với hệ thống mới.............................................................................18
chương 2: phân tích hệ thống quản lý thư viện.............................................................20
1. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống...........................................................................20
2. Biểu đồ phân rã chức năng của hệ thống............................................................20
3. Ma trận thực thể chức năng.................................................................................25
4. Mơ hình hóa tiến trình nghiệp vụ........................................................................26
5. Chuyển từ biểu đồ vật lý sang logic....................................................................29
6. Kết luận..............................................................................................................32
7. Mơ hình hóa nghiệp vụ với biểu đồ hoạt động....................................................32
8. Xác định các thực thể và sơ đồ quan hệ giữa các thực thể của hệ thống............36
9. Chuyển mơ hình erm sang mơ hình quan hệ.......................................................37
chương 3: thiết kế hệ thống quản lý thư viện................................................................40
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vậy lý...............................................................................40

2


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2. Xác định luồng hệ thống.....................................................................................42
3. Tích hợp và thiế kế giao diện chính thức............................................................45
4. Đặc tả giao diện và tương tác..............................................................................48
kết luận............................................................................................................................. 50
danh mục tài liệu tham khảo............................................................................................51
danh mục tự chấm điểm từng cá nhân sinh viên...............................................................51

3


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

DANH MỤC BẢNG VẼ
Bảng 1: Khảo sát thủ thư...........................................................................................................................15
Bảng 2: Bảng phân tích.............................................................................................................................22
Bảng 3: Mơ tả chức năng lá.......................................................................................................................23
Bảng 4: Ma trận thực thể của hệ thống......................................................................................................26
Bảng 5: Xác định liên kết..........................................................................................................................38
Bảng 6: Sách.............................................................................................................................................40
Bảng 7: Sinh viên......................................................................................................................................40
Bảng 8: Thẻ...............................................................................................................................................41
Bảng 9: Loại sách......................................................................................................................................41
Bảng 10: Mượn sách.................................................................................................................................41
Bảng 11: Mục tài liệu tham khảo...............................................................................................................51

Bảng 12: Tự chấm điểm cá nhân...............................................................................................................51

DANH MỤC HÌNH ẢN
Hình i. 1: Khn viên Trường Đại Học Mỏ-Địa Chất........................................................6
Y
Hình 1. 1: Sử dụng triệt để chức năng của hệ thống....................................................................................9
Hình 1. 2: Hình ảnh trung tâm thư viện trường Đại học Mỏ - Địa Chất....................................................10
Hình 1. 3: Cơ cấu tổ chức thư viện............................................................................................................10
Hình 1. 4: Mẫu đăng ký làm thẻ đọc..........................................................................................................12
Hình 1. 5: Thẻ thư viện..............................................................................................................................13
Hình 1. 6: Phiếu mượn sách......................................................................................................................13
Hình 1. 7: Báo cáo thống kê......................................................................................................................14
Hình 1. 8: Biểu đồ khảo sát số 1................................................................................................................16
Hình 1. 9: Biểu đồ khảo sát số 2................................................................................................................16
Hình 1. 10: Biểu đồ khảo sát số 3..............................................................................................................17
Hình 1. 11: Biểu đồ khảo sát số 4..............................................................................................................17

Hình 2. 1Biểu đồ ngữ cảnh........................................................................................................................20
Hình 2. 2: Sơ đồ chức năng nghiệp vụ.......................................................................................................24
Hình 2. 3: Mơ hình luồng dữ liệu mức 0...................................................................................................27
Hình 2. 4: Mơ hình luồng dữ liệu mức 1...................................................................................................28
Hình 2. 5: Chức năng quản lý sách............................................................................................................29
Hình 2. 6: Chức năng quản lý độc giả.......................................................................................................30

4


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Hình 2. 7: Chức năng quản lý mượn sách..................................................................................................31

Hình 2. 8: Chức năng quản lý trả sách.......................................................................................................31
Hình 2. 9: Chức năng thống kê..................................................................................................................32
Hình 2. 10: Biểu đồ hoạt động cấp thẻ......................................................................................................33
Hình 2. 11: Biểu đồn hoạt động ca sử dụng mới sách................................................................................34
Hình 2. 12: Biểu đồ hoạt động cho ca nhập mới sách................................................................................35
Hình 2. 13: Biểu đồ hoạt động mượn sách.................................................................................................36
Hình 2. 14: Biểu đồ ERM rút gọn..............................................................................................................37
Hình 2. 15: Biểu đồ liên kết.......................................................................................................................39

Hình 3. 1: Quản lý sách.............................................................................................................................42
Hình 3. 2: Quản lý mượn sách...................................................................................................................43
Hình 3. 3: Trả sách....................................................................................................................................44
Hình 3. 4: Thống kê...................................................................................................................................45
Hình 3. 5: Mơ hình SQL............................................................................................................................46
Hình 3. 6: Đăng nhập................................................................................................................................47
Hình 3. 7: Quản lý sách.............................................................................................................................47
Hình 3. 8: Quản lý sinh viên......................................................................................................................48

5


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

PHẦN MỞ ĐẦU
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong thời đại ngày nay, tin học đã trở nên phổ biến với mọi người từ mọi cấp
học, từ mọi ngạch - bậc của xã hội. Cùng với sự phát triển đó, mọi phần mềm ứng dụng
tương ứng với từng chức năng cụ thể cũng đã ra đời. Song, khơng thể có được một phần
mềm có thể cung cấp hết các chức năng cho mọi cơng việc, từ cơng việc kế tốn, quản lý
nhân viên đến quản lý nhân sự, quản lý bán hàng.... Bởi, mỗi chức năng cần có một yêu

cầu riêng, có những nét đặc trưng mà khơng phần mềm nào có thể đáp ứng được.
Do vậy trong việc phát triển phần mềm, sự địi hỏi khơng chỉ là chính xác, xử lý
được nhiều nghiệp vụ mà còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như: giao diện thân thiện,
sử dụng tiện lợi, bảo mật cao, tốc độ xử
lý nhanh….

Hình i. 1: Khuôn viên Trường Đại Học Mỏ-Địa Chất

Trước đây, thư viện trường Đại Học
Mỏ Địa Chất (khu vực Hà Nội) hoạt
động chủ yếu dựa theo cách thủ công,
các công việc chủ yếu đều do Giảng
Viên bên bộ phận thư viện thực hiện
bằng cách ghi chép. Tuy nhiên với xu
thế hiện nay, lượng sinh viên của
trường cũng ngày một tăng lên, tập
trung tại một cơ sở, số lượng sách mới để đáp ứng cho nhu cầu học tập của sinh viên
cũng như đáp ứng nhu cầu giảng dạy của đội ngũ cán bộ, giảng viên trường ngày càng
nhiều khiến cho việc quản lý thủ cơng trở nên khó khăn. Ngày nay, CNTT đang ngày
càng phát triển, trường Đại Học Mỏ Địa Chất là một trong những trường đại học đang
thực hiện việc đổi mới về các hoạt động quản lý, nâng cao cơ sở vật chất, kỹ thuật. Vì
vậy việc quản lý hệ thống thư viện cũng không kém phần quan trọng đặc biệt là việc quản
lý số sách được nhập vào thư viện, và quản lý việc mượn trả sách cho sinh viên.

6


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Đây cũng chính là lý do nhóm chúng em chọn đề tài này. Với hệ thống quản lý

thư viện được phân tích và thiết kế dựa trên cơ sở dữ liệu sẽ phần nào giải quyết được các
vấn đề khó khăn đặt ra ở trên. Không những vậy hệ thống cịn hỗ trợ các chức năng thơng
dụng mà nhiệm vụ của các giảng viên bên quản lý thư viện hay làm và hỗ trợ lưu trữ dữ
liệu sách. Việc quản lý sách sẽ tốt hơn, nhanh hơn, chính xác và an tồn hơn.
2. PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC
 Nhóm chúng em gồm bốn thành viên, các công việc được phân công cụ thể như
sau:
2.1. Nguyễn Trọng Dũng (nhóm trưởng)
 Phân cơng cơng việc cho các thành viên trong nhóm, thực hiện quản lý công việc
tổng hợp mục phân công của các thành viên.
 Đặt ra mục tiêu cho hệ thống mới.
 Thực hiện mục phân tích hệ thống xây dựng biểu đồ hoạt động, xây dựng các mơ
hình nghiệp vụ.
 Làm và tổng hợp bản Word
2.2. Trần Tiến Mạnh
 Thực hiện phần thiết kế hệ thống
 Thiết kế cơ sở dữ liệu và xác định luồng đi cho hệ thống. xây dựng demo giao
diện
 Làm powerpoint.
2.3. Nguyễn Quang Linh
 Khảo sát hiện trạng và đánh giá hệ thống
 Thực hiện phỏng vấn lấy thông tin từ cán bộ quản lý thư viện, và thông tin khảo
sát online sinh viên.
2.4. Ngô Đức Mạnh
 Xây dựng biểu đồ ngữ cảnh làm ma trận thực thể của hệ thống
 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ dữ liệu
3. MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG
3.1.

MỤC ĐÍCH

Giúp khắc phục các khó khăn trong việc quản lý hệ thống sách nhập vào thư
viện, và quản lý việc mượn trả sách cho sinh viên một cách nhanh gọn, và dễ dàng hơn,
tiết kiệm được thời gian, cũng như đảm bảo được chất lượng một cách tốt nhất.

7


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.2.

YÊU CẦU

3.2.1. Yêu cầu chức năng của hệ thống





Quản lý các thông tin về các đầu sách trong thư viện.
Quản lý thơng tin sinh viên mượn.
Nhập, xuất, sửa, xóa thơng tin sách.
Quản lý chính sách số lần cho mượn sách và trả sách của sinh viên.

3.2.2. Tính dễ dùng
Hệ thống hoạt động liên tục 6 ngày/tuần, với thời gian dừng hoạt động không
quá 10%, giúp các giảng viên bên bộ phận quản lý thư viện thực hiện các công việc một
cách nhanh, chính xác và đồng thời hỗ trợ các thơng tin trực tuyến giúp sinh viên có thể
dễ dàng tra cứu được các mẫu sách có trong thư viện.

3.2.3. Hiệu xuất
 Hỗ trợ người dùng truy xuất cơ sở dữ liệu trung tâm đồng thời bất kỳ lúc
nào.
 Hệ thống phải có khả năng hồn tất 80% giao dịch trong vòng 2 phút.
4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đề tài nghiên cứu hệ thống quản lý thư viện trường đại học Mỏ Địa Chất. Địa
chỉ: Số 18 Phố Viên, Đức Thắng, Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
5. ĐỐI TƯỢNG KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH NGHIÊN CỨU
Giảng viên quản lý bên bộ phận thư viện, đội ngũ cán bộ giảng viên, sinh viên
trường Đại Học Mỏ Địa Chất.
6. KẾT CẤU ĐỀ TÀI
Gồm 3 chương:

Chương 1: Khảo sát và đánh giá hệ thống quản lý thư viện.

Chương 2: Phân tích hệ thống.

Chương 3: Thiết kế hệ thống.
7. KẾT LUẬN, XÁC ĐỊNH VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO

Thơng qua việc tìm hiểu đánh giá sơ bộ, nhóm chúng em lên bản mơ phỏng
phần phân tích và thiết kế hệ thống quản lý Trung tâm thư viện trường Đại Học Mỏ Địa

8


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Chất mới nhằm khắc phục các lỗi xử lý thủ công của thư viện, giúp tiết kiệm thời gian,
một lúc có thể sử lý đồng thời nhiều cơng việc trong thư viện. Đồng thời giúp các bạn

sinh viên có thể dễ dàng tra cứu sách và tiết kiệm được thời gian khi đến thư viện mượn,
và trả sách.

Đánh giá rủi ro: Trong quá trình thực hiện đề tài, do một phần nhóm chúng
em khơng thể đến thực hiện khảo sát hết tất cả các khâu được nên một số phần trình bày
đang cịn thiếu sót. Hi vọng, sau sự góp ý của thầy và các bạn nhóm chúng em sẽ dần
phát triển đề tài hơn nữa và hoàn thiện một cách tốt nhất.

NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THƯ VIỆN
1.1.

CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Một hệ thống quản lý thư viện có nhiệm vụ quản lý kho dữ liệu trong thư viện
hiện có để phục vụ cho công tác tra cứu, nghiên cứu của độc giả. Hệ thống quản lý phải
nắm giữ được số lượng sách có trong thư viện, phân loại sách theo chương và cần có mục
để tiện cho cơng tác kiểm.
Ngồi ra hệ thống phải biết được tình
trạng hiện tại của sách, phải cập nhật thơng tin
mỗi khi có tư liệu mới. Đối với việc phục vụ tra
cứu, hệ thống phải đưa ra được các danh mục,
các loại sách có trong thư viện sao cho độc giả

Hình 1. 1: Sử dụng triệt để chức năng
9
của hệ thống

BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

có thể tìm được các tư liệu cần thiết, ngồi ra hệ thống cũng phải quản lý được các độc
giả và yêu cầu mượn sách.

1.2.

TÍNH CẤP THIẾT VÀ Ý NGHĨA KHOA HỌC THỰC TIỄN CỦA ĐỀ
TÀI

Từ những phân tích trên, ý tưởng cho một hệ thống “Quản lý thư viện” đã được
hình thành nhằm đáp ứng đúng, kịp thời tận dụng hết các nguồn lực có sẵn và giảm được
cơng việc cho người thực hiện quản lý.
Ngồi ra nó cịn giúp cho viện mượn trả sách của sinh viên được diễn ra một
cách nhanh hơn, tốt hơn đồng thời có thể tìm kiếm trực tuyến được các đầu sách mà mình
muốn mượn trước khi đến Trung tâm thư viện.
2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG
2.1.

GIỚI THIỆU THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

Để phục vụ cho việc học tập của sinh viên, và nghiên cứu của đội ngũ cán bộ
giảng viên, Trung tâm thư viện của trường Đại Học Mỏ Địa Chất đã được thành lập.

Hình 1. 2: Hình ảnh trung tâm thư viện trường
Đại học Mỏ - Địa Chất

Khi trung tâm thư viện mới
bắt đầu được thành lập, cơ sở, vật
chất, trang thiết bị còn thiếu, thư

viện chỉ nhập vào gần 158 đầu sách.
CNTT đang ngày càng phát triển
trường đã tập trung đổi mới, nâng
cấp thêm nhiều ngành nghề tuyển
sinh đa dạng, nên số lượng sinh viên

10


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ngày một tăng lên. Thư viện đã nhập thêm nhiều đầu sách, báo, tạp chí mới để phục vụ
đầy đủ các chuyên ngành học tập của sinh viên cũng như cán bộ, giảng viên. Trung tâm
thư viện được quản lý bởi: “Giám đốc Trung Tâm: PGS.TS Lê Văn Hưng, Phó giám đốc
trung tâm: TS. Nguyễn Thị Hải Yến, và TS. Nguyễn Hồng Trường, cùng với 15 cán bộ
nhân viên hành chính”.
Nghiệp vụ thư viện bổ sung, xây dựng vốn tài liệu thư viện qua thực hiện nghiên
cứu thu thập chọn lựa tài liệu bằng ngân sách được cấp hàng năm và từ các nguồn khác
như: “Nhận lưu chiểu, biếu tặng, tài trợ…” Phù hợp với nhu cầu giảng dạy và nghiên cứu
của sinh viên và xây dựng hệ thống tra cứu, tìm kiếm hiện đại. Liên hệ với các tổ chức cá
nhân trong và ngồi nước trong cơng tác trao đổi thông tin, tư liệu. Biên mục tài liệu thực
hiện các tru trình xử lý tài liệu nhập vào theo đúng yêu cầu và chuẩn nghiệp vụ thư viện.
Nhằm phục vụ: “Mượn, đọc, trả” của Cán bộ giảng viên và sinh viên trong trường.
2.1.1. Cơ cấu tổ chức
Hệ thống quản lý thư viện trường Đại học Mỏ - Địa Chất có cơ cấu tổ chức như
sau:

Hình 1. 3: Cơ cấu tổ chức thư viện
Giám đốc và phó giám đốc (Người quản trị): Lãnh đạo, quản lý và điều hành
nhiệm vụ của thư viện, phụ trách việc quản lý kỷ luật, khen thưởng. Xây dựng kế hoạch

công tác chuyên môn. Chỉ đạo giám sát thực hiện các hoạt động chuyên môn nhằm phục
vụ bạn đọc (độc giả) và đồng thời điều hành cơng tác đồn thể của đợn vị.
Phịng nghiệp vụ: Xây dựng kế hoạch cơng tác của phịng nghiệp vụ. Giám sát
điều hành mọi công việc nghiệp vụ và chỉ đạo phong trào cơ sở. Giám sát việc tu bổ, bảo
quản, chuyển dạng tài liệu. Thực hiện bổ xung, phân loại, biên mục, xử lý kỹ thuật sách.
Quản lý toàn bộ sổ sách nghiệp vụ, vật tư phục vụ công tác nghiệp vụ, văn phòng v.v...

11


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Thống kê, báo cáo. Phụ trách công tác thông tin thư mục, tổ chức hệ thống công cụ tra
cứu, áp dụng công nghệ tin học vào các hoạt động thư viện.
Phịng cơng tác bạn đọc: Xây dựng kế hoạch cơng tác của phòng phục vụ bạn đọc
trong việc vượn và trả sách. Giám sát và điều hành mọi hoạt động phục vụ bạn đọc, việc
sắp xếp tổ chức các kho sách (kho tổng hợp sách chuyên ngành, đơn vị tài liệu học tập,
báo tạp chí phục vụ bạn đọc tại chỗ).
Phịng hành chính: Ngồi trách nhiệm thực hiện các chức năng như các phịng
chun mơn, phịng hành chính thực hiện những nhiệm vụ như sau: Xây dựng dự thảo và
tổng hợp trình Giám đốc các chương trình cơng tác, xây dựng kế hoạch tài chính - kế
tốn, thống kê, báo cáo, cung ứng vật tư cho hoạt động sự nghiệp và các hoạt động nội bộ
của đơn vị, theo dõi đơn đốc việc thực hiện các kế hoạch, chương trình công tác sau khi
được phê duyệt. Chuẩn bị nội dung, văn bản và thông báo kết luận các cuộc họp. Tiếp
nhận, nhân bản, phát hành các loại công văn, chịu trách nhiệm cuối cùng về thể thức văn
bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành. Quản lý con dấu, các loại hồ sơ, tài liệu, tài sản
của cơ quan. Đảm bảo cơ sở vật chất, kinh phí để duy trì mọi hoạt động của cơ quan.
Theo dõi việc thực hiện các chế độ chính sách.
2.1.2. Nguyên tắc quản lý của hệ thống
Về việc mượn sách tại thư viện nếu sinh viên trong trường có nhu cầu mượn sách

phải làm thẻ. Khi đến đăng ký, các cán bộ quản lý thư viện sẽ làm thủ tục cấp thẻ và ghi
vào sổ theo dõi của thư viện, mỗi thẻ có một số thẻ riêng biệt. Trên thẻ có các thơng tin
của sinh viên, thẻ này được cất giữ tài quầy mượn - trả sách.
Khi không muốn mượn sách của thư viện nữa, sinh viên cần trả hết sách mượn
cùng với thẻ thư viện. Thẻ trả lại này sẽ được hủy bỏ. Khi đến mượn sách sinh viên phải
xuất trình thẻ cho cán bộ thư viện kiểm tra.
Điều kiện mượn sách là thẻ có giá trị sử dụng. Nếu đủ điều kiện mượn sách thì cán
bộ quản lý làm thủ tục cho mượn sách, và yêu cầu sinh viên ký tên để đăng ký. Khi trả
sách phải trả đúng, đủ số sách đã mượn theo đúng thời hạn đăng ký. Trong quá trình
mượn và trả sách sinh viên vi phạm kỷ luật sẽ được phịng hành chính báo cáo thống kê
lại, để tiến hành xử lý và kỷ luật theo từng mức quy định của nhà trường.
Để phục vụ các bạn đọc tại chỗ khi đến phòng đọc độc giả chỉ cần tuân thủ các
quy định của thư viện như giữ trật tự, ngồi đúng các vị trí khơng gây ảnh hưởng đến mọi
người xung quanh, đây cũng là phòng đọc tự do chủ yếu tập trung cho các sinh viên phục
vụ vấn đề học tập nằm ở tầng 3 tòa nhà C.
Ngồi ra thư viện trường cịn có phịng đọc đa năng tại tầng 2 tịa nhà C phịng
đọc này ngồi tài liệu học tập thì sẽ có hệ thống các thiết bị máy tính để vụ độc giả trong

12


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

việc tra cứu, khi đến phòng đọc này độc giả cần đăng ký thông tin với thủ thư các thông
tin cá nhân và thời gian ra vào phòng đọc.
Nhằm phục vụ khối lượng mượn trả và nhu cầu tìm kiếm đọc tài liệu của sinh viên
và cán bộ giảng viên trong trường hàng năm phòng nghiệp vụ thường xuyên cập nhật mới
các loại sách, báo, tư liệu và thực hiện phục chế, bảo quản nhằm đảm bảo chất ượng tốt
nhất cũng như đáp ứng nhu cầu kịp thời cho phía độc giả.
2.1.3. Các biểu mẫu thường dùng

Mỗi sinh viên đến mượn sách phải có thẻ và phiếu yêu cầu.
Mẫu đăng ký làm thẻ thư viện:

Hình 1. 4: Mẫu đăng ký làm thẻ đọc
Thẻ thư viện:

13


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Hình 1. 5: Thẻ thư viện
Phiếu mượn sách:

Hình 1. 6: Phiếu mượn sách
Báo cáo – thống kê:

14


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Hình 1. 7: Báo cáo thống kê
2.2.

ĐÁNH GIÁ SƠ BỘ HIỆN TRẠNG CỦA HỆ THỐNG

Để đánh giá hiện trạng hệ thống một cách chính xác nhất nhóm chúng em đã thực
hiện khảo sát trên hai đối tượng là: “Thủ thư, và sinh viên đã và đang học tại trường Đại
học Mỏ - Địa Chất cụ thể như sau:

Đối với thủ thư của thư viện nhóm chúng em tiến hành phỏng vấn trực tiếp tại thư
viện trường Đại học Mỏ - Địa Chất tầng 1 tịa nhà C. Thơng qua các câu hỏi (Video khảo
sát trích dẫn trong file nộp cùng với nội dung báo cáo):
 Người thực hiện phỏng vấn khảo sát: Sinh viên Nguyễn Trọng Dũng và
Sinh viên Nguyễn Quang Linh thực hiện. Người được phỏng vấn thủ thư
nhân viên hành chính phịng đọc Cơ Hồng Thị Hiền.
Nội dung khảo sát
Số lượng mượn sách
sinh viên theo tháng hiện
nay là khoảng bao
nhiêu?
Phần mềm hệ thống hiện

-

Câu trả lời
Số lượng ra vào mượn sách hiện nay của trường
khoảng từ 300 trên một lượt.

-

Phần mềm Kipost
15


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

tại thư viện đang dùng.
Vấn đề gặp phải hệ
thống thư viện trường.

Quy trình nhập và xử lý
sách.

Quy trình mượn trả sách

Các quy trình được thực
hiện chủ yếu bằng thủ
cơng hay máy
Mong muốn hệ thống
mới về tính năng mới.

-

Nhiều lúc sinh viên ra vào mượn nhiều hệ thống
chưa thể kiểm soát được.
- Mỗi năm thư viện cú hai đợt nhập sách là tháng 5 và
tháng 11 khi đủ thủ thư sẽ lập phiếu yêu cầu ấn
phẩm ,trình ban lãnh đạo nhà trường duyệt và gửi
tới nhà cung cấp .khi sách được nhập về sẽ được sử
lý đánh mã cho sách rồi đưa vào kho
- Sinh viên có yêu cầu mượn sách thì viết thơng tin về
họ và thơng tin về sách cần mượn vào phiếu mượn
sách
- Thủ thư sẽ kiểm tra thông tin về người mượn và
kiểm tra sách nếu sách có trong kho thì sinh viên sẽ
được mượn sách
- Khi trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra
thông tin người mượn và ghi sổ trả sách, nếu trong
trường hợp sinh viên vi phạm các quy định của thư
viện được tiến hành thông báo xử lý quỷ luật theo

mức độ quy định.
- Mặc dù có các thiết bị máy móc nhưng hệ thống
đang cịn nhiều bất cập nên quy trình thực hiện chủ
yếu trên giấy tờ. việc lưu trữ còn gặp nhiều vấn đề.
- Thêm một số modun tổng quát số đầu sách và người
mượn.
Bảng 1: Khảo sát thủ thư

Khảo sát đối với sinh viên trong trường thông qua google from: Sinh viên thực
hiện phiếu khảo sát: Nguyễn Quang linh. Người được thực hiện khảo sát là các sinh viên
đã và đang học tại trường Đại học Mỏ - Địa Chất.
Dưới đây là biểu đồ thống kê số sinh viên tham ra khảo sát bằng phiếu khảo sát online:
Bạn cảm thấy hệ thống quản lý thư viện trước đây và hiện tại như thế nào?

16


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Hình 1. 8: Biểu đồ khảo sát số 1
Thời gian mượn trả sách của thư viện có gây tốn thời gian hay khơng?

Hình 1. 9: Biểu đồ khảo sát số 2
Bạn có gặp khó khăn khi mượn-trả và tra cứu đầu sách không?

17


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Hình 1. 10: Biểu đồ khảo sát số 3

Bạn muốn Trung tâm thư viện có một hệ thống quản lý mới chứ?

Hình 1. 11: Biểu đồ khảo sát số 4

18


BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Từ những khảo sát trên ta có thể đánh giá được hệ thống thư viện hiện tại của
trường cụ thể như sau: Công tác quản lý thư viện của trường ban đầu dựa trên giấy tờ ghi
chép, mọi công việc đều tiến hành thủ công là nhiều, từ việc cập nhật, đến tìm kiếm, sắp
xếp tài liệu. Do đó mất rất nhiều thời gian và nhân lực. Thêm vào đó do công tác quản lý
trên giấy tờ nên việc lưu trữ tốn nhiều thời gian, và công tác bảo quản cũng gặp nhiều
khó khăn. Chưa kiểm kê được các modun tổng quát mượn sách ra vào của sinh viên số
lượng nhiều cơng đoạn này lại được thực hiện trên giấy.
vì vậy việc sai sót khi cần nhập thơng tin mới thường gây ra tẩy xóa là khơng
tránh khỏi. Hiện nay thư viện trường đã nâng cấp thêm máy tính để trợ giúp công việc
quản lý xong cũng chỉ để giảm bớt việc ghi chép, giúp in ấn số liệu. Vì cịn mới nên máy
tính chưa hỗ trợ nhiều và chưa có phần mềm quản lý, vẫn phải thực hiện thủ cơng.
Ngồi ra việc số lượng sinh viên ra vào mượn sách có những thời điểm đơng dẫn
đến mất nhiều thời gian trong viện mượn trả sách và tra cứu các đầu sách.
3. YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG MỚI
Xuất phát từ thực tế khảo sát hiện trạng, phân tích ưu nhược điểm của hệ thống
hiện tại. Trên cơ sở kế thừa những ưu điểm, khắc phục những khó khăn của hệ thống hiện
tại để đề xuất một hệ thống mới. Đưa máy tính vào phục vụ các yêu cầu cấp hủy thẻ và
mượn trả sách của từng bạn sinh viên, bằng cách xây dựng chương trình gọn nhẹ, những
hoạt động có hiệu quả thiết thực.

3.1.

PHẠM VI ỨNG DỤNG

Sử dụng ứng dụng trực tiếp ngay trên Trung tâm thư viện Trường Đại Học Mỏ Địa Chất.
3.2.

MỤC ĐÍCH CỦA HỆ THỐNG

Thay thế việc thực hiện thủ cơng bằng máy tính ở hầu hết các chức năng trong hệ
thống quản lý thư viện đảm bảo nhanh chóng- thuận tiện- hiệu quả- giảm chi phí.
3.2.1. u cầu của hệ thống
Phù hợp với thói quen làm việc của các cán bộ giảng viên quản lý thư viện như:
Đảm bảo tính tuần tự, giao điện thân thuộc dễ sử dụng, nhanh chóng, thuận tiện hơn.
Chương trình chạy đảm bảo xử lý tốc độ nhanh, chính xác cao. Xây dựng kiểm kê
được các Modun tổng quát mượn trả sách.

19