Báo cáo thực tập cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của văn phòng công chứng

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU

3

NỘI DUNG

4

PHẦN I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT KHÁI QT VỀ VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG
VÀ SƠ LƯỢC VỀ Q TRÌNH THỰC TẬP
4
1. Về Văn phịng cơng chứng

4

2. Sơ lược về quá trình thực tập

4

PHẦN II: CƠ CẤU TỔ CHỨC, NỘI QUY HOẶC QUY CHẾ, CÁCH THỨC
QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG.

5

1. Cơ cấu tổ chức

5

2. Nội quy của văn phòng

6

3. Cách thức quản trị

7

3.1 Về việc đảm bảo trình độ nhân sự

7

3.2 Về tổ chức quản trị, phân cơng cơng việc tại văn phịng

7

PHẦN III: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG

8

PHẦN IV: NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG 10
1. Cơ sở vật chất của Văn phịng cơng chứng

10

2. Đối với việc thực hiện hoạt động cơng chứng

10

2.1. Về quy trình cơng chứng:

10

2.2. Về việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng:

12

2.3. Về lời chứng của công chứng viên

12

2.4. Về Thời hạn trả hồ sơ công chứng:

12

3. Về việc tuân thủ các quy định của pháp luật về cơ cấu tổ chức, thực hiện chức
năng nhiệm vụ và hoạt động của Văn phịng cơng chứng
13
3.1. Về trụ sở, con dấu và tài khoản

13

3.2. Về cơ cấu tổ chức

13

3.3. Nhận xét chung về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của văn phịng cơng
chứng

13

4. Một số thuận lợi, khó khăn trong hoạt động của Văn phịng cơng chứng

15

4.1. Những thuận lợi

15

4.2. Một số khó khăn

15
1


KẾT LUẬN

16

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

18

2


HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ
CÁC CHỨC DANH KHÁC

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP

Đợt thực tập: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức,chức năng nhiệm vụ và
hoạt động của Tổ chức hành nghề công chứng

MỞ ĐẦU
Các tổ chức hành nghề công chứng ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu công chứng
của nhân dân và tạo điều kiện cho các giao dịch dân sự được nhanh chóng, kịp thời,
cung cấp các dịch vụ về công chứng một cách toàn diện, nhằm đảm bảo an toàn pháp
lý, nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức. Cùng với sự phát triển của thị
trường vốn, thị trường giao dịch bất động sản và quá trình hội nhập ngày càng sâu
rộng của đất nước, nhu cầu công chứng của các cá nhân, tổ chức ngày càng cao. Bên
cạnh đó, sự chứng nhận của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch sẽ ảnh
hưởng trực tiếp tới nhiều quan hệ xã hội và giao dịch khác phát sinh sau đó.
Do đó, tổ chức hành nghề cơng chứng đóng vai trị rất quan trọng đối với sự
phát triển ổn định của kinh tế, xã hội. Cùng vì lý do đó, đối với mỗi một học viên
đang trong quá trình học hỏi kiến thức, rèn luyện kỹ năng để hành nghề công chứng,
việc bổ trợ kiến thức về tổ chức hoạt động, chức năng nhiệm vụ của tổ chức hành nghề
công chứng là rất cần thiết. Tuy nhiên kiến thức thôi chưa đủ, để nhận thức một cách
toàn diện, cần đi vào thực tiễn hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng để lĩnh
hội được cách thức vận hành phối hợp hoạt động của các nhân viên trong văn phòng,
cơ chế quản lý giám sát hoạt động để đảm bảo chất lượng dịch vụ công chứng.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng dịch vụ công
chứng đối với sự tồn tại và phát triển của các tổ chức hành nghề công chứng, theo kế
hoạch của học viện, tơi đã tiến hành kiến tập tại Văn phịng cơng chứng. Trong q
trình thực tập tại đây, tơi đã có cơ hội tìm hiểu về cơ cấu tổ chức,chức năng nhiệm vụ
3


và hoạt động của một Tổ chức hành nghề công chứng trên thực tế, học hỏi thêm kinh
nghiệm, kỹ năng hành nghề của cơng chứng viên tại văn phịng.
Cũng nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các anh chị em đồng

nghiệp trong Văn phịng cơng chứng – những người đã hỗ trợ tơi hồn thành tốt đợt
thực tập và tạo điều kiện cho tơi hồn thành tốt bài báo cáo thực tập này.
Vì thời gian thực tập khơng dài, cũng như trình độ kiến thức cịn chưa hoàn
thiện của một học viên nên bài báo cáo này khơng thể tránh khỏi những thiếu sót. Tơi
rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các quý thầy cơ để tơi có thể bổ sung,
nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình.

NỘI DUNG
PHẦN I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT KHÁI QT VỀ VĂN PHỊNG CƠNG
CHỨNG VÀ SƠ LƯỢC VỀ Q TRÌNH THỰC TẬP
1. Về Văn phịng cơng chứng
Văn phòng được thành lập theo Quyết định 46/ QĐ - UBND về việc cho phép
thành lập Văn phịng cơng chứng ngày 11 tháng 1 năm 2016. Theo đó, Văn phịng
cơng chứng có trụ sở tại số X; có con dấu riêng và tài khoản riêng hoạt động theo
nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của cơng chứng
viên, phí cơng chứng thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Văn phịng cơng chứng hoạt động theo hình thức cơng ty hợp danh. Trưởng văn
phịng cơng chứng là cơng chứng viên Y và công chứng viên Z.
2. Sơ lược về quá trình thực tập
 Thời gian thực tập: từ ngày 26 tháng 10 năm 2020 đến ngày 30 tháng 10 năm
2020. (từ thứ hai đến thứ 6, buổi sáng từ 07h30 đến 11h30; buổi chiều từ 13h00
đến 17h00)

 Nhiệm vụ, mục tiêu
Thông qua việc tham gia hỗ trợ hoạt động tại văn phịng, học hỏi và tìm hiểu về
cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, hoạt động công chứng tại văn phịng cơng chứng
và về vai trị, chức năng, nhiệm vụ của cơng chứng viên. Qua đó nắm được bản chất
4

hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng và bản chất hoạt động nghề nghiệp của
công chứng viên.
 Một số cơng việc được giao trong q trình thực tập:
 Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ tại văn phòng,


Photo hồ sơ lưu kèm văn bản công chứng.



Hỗ trợ chuyển giao tài liệu giữa các bộ phận.



Soạn thảo một số hợp đồng cơ bản bằng phần mềm công chứng.



Tra cứu thông tin giao dịch trên phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng

PHẦN II: CƠ CẤU TỔ CHỨC, NỘI QUY HOẶC QUY CHẾ, CÁCH THỨC
QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG.
1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phịng
được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tùy theo lĩnh vực
hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác
nhau. Với đặc trưng và chức năng nhiệm vụ của một tổ chức hành nghề công chứng,
cơ cấu tổ chức của văn phịng như sau:

Văn phịng cơng chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình cơng ty hợp

danh với 20 thành viên, bao gồm: 2 công chứng viên hợp danh, 1 Công chứng viên,
10 Thư ký nghiệp vụ, 02 nhân viên Kế tốn, tài chính, 1 nhân viên công nghệ thông
tin, 4 nhân viên Văn thư, lưu trữ, đánh máy hồ sơ.
5


Ngồi ra văn phịng cịn có 2 nhân viên Bảo vệ, 01 nhân viên giữ xe, 01 nhân
viên tạp vụ.
2. Nội quy của văn phòng
Nội quy văn phòng được niêm yết tại khu vực tiếp nhận của văn phịng:
VĂN PHỊNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN THỊ GÁING NGUYỄN THỊ GÁIN THỊ GÁI GÁI

NỘI QUY LÀM VIỆC CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNGI QUY LÀM VIỆC CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNGC CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNGA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG NGUYỄN THỊ GÁING
NGUYỄN THỊ GÁIN THỊ GÁI GÁI
I. THỜI GIAN TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I GIAN TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: P NHẬN, GIẢI QUYẾT VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: N, GIẢI QUYẾT VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I QUYẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: T VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: U CÔNG CHỨNG NGUYỄN THỊ GÁING:
Vi c tiếp nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 p nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 n giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 i quyếp nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 t yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 u công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng được thực hiện từ thứ 2 c thực hiện từ thứ 2 c hi n từ thứ 2 thứng được thực hiện từ thứ 2 2
đếp nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 n hếp nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 t sáng thứng được thực hiện từ thứ 2 7 hàng tuầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 n.
 Buổi sáng từ 07h30 đến 11h30.i sáng từ thứ 2 07h30 đếp nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 n 11h30.
 Buổi sáng từ 07h30 đến 11h30.i chiều từ 13h00 đến 17h00.u từ thứ 2 13h00 đếp nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 n 17h00.
II. ĐỐI VỚI NGƯỜI YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I VỚI NGƯỜI YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I NGƯỜI GIAN TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VỀ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: U CÔNG CHỨNG NGUYỄN THỊ GÁING:
1/ Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề p hồ sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 u công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề i nơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề i nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 n hồ sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề , trường hợp đề ng hợc thực hiện từ thứ 2 p đều từ 13h00 đến 17h00.
ngh! Văn phịng cơng chứng được thực hiện từ thứ 2 ng soại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề n thải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 o hợc thực hiện từ thứ 2 p đồ sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề ng, giao d!ch thì phải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 i ghi
rõ nộp hồ sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề i dung, ý đ!nh giao kếp nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 t hợc thực hiện từ thứ 2 p đồ sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề ng, giao d!ch.
2/ Thực hiện từ thứ 2 c hi n đúng thủ tục công chứng theo hướng dẫn của Công chứng tục công chứng theo hướng dẫn của Công chứngc công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng theo hướng dẫn của Công chứngng dẫn của Công chứngn củ tục công chứng theo hướng dẫn của Công chứnga Công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng
viên.
3/ Nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 n kếp nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 t quải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề i nơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề i trải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 kếp nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 t quải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 , nộp hồ sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề p đầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 y đủ tục cơng chứng theo hướng dẫn của Cơng chứng phí (l
phí) và thù lao (soại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề n thải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 o hợc thực hiện từ thứ 2 p đồ sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề ng, giao d!ch) theo đúng quy đ !nh và
thỏa thuận. a thuận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 n.
Trang nhã, l!ch sực hiện từ thứ 2 , giữ gìn trật tự khi đến u cầu cơng chứng. gìn trận giải quyết u cầu cơng chứng được thực hiện từ thứ 2 t tực hiện từ thứ 2 khi đếp nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 n yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 u công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng.
III. ĐỐI VỚI NGƯỜI YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I VỚI NGƯỜI YÊU CẦU CÔNG CHỨNG: I CÔNG CHỨNG NGUYỄN THỊ GÁING VIÊN:

1/ Kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng, bảo đảm đầy đủ và phù m tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng, bảo đảm đầy đủ và phù y tờng hợp đề hồ sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 u công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng, bải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 o đải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 m đầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 y đủ tục công chứng theo hướng dẫn của Công chứng và phù
hợc thực hiện từ thứ 2 p trướng dẫn của Công chứngc khi thục công chứng theo hướng dẫn của Công chứng lý ghi vào sổi sáng từ 07h30 đến 11h30. công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng và ghi phiếp nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 u hẹn ngày giải n ngày gi ải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 i
quyếp nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 t công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng (trừ thứ 2 trường hợp đề ng hợc thực hiện từ thứ 2 p công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng trong ngày).
2/ Hướng dẫn của Công chứngng dẫn của Công chứngn ngường hợp đề i yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 u công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng thực hiện từ thứ 2 c hi n đúng thủ tục công chứng theo hướng dẫn của Công chứng tục công chứng theo hướng dẫn của Công chứngc công
chứng được thực hiện từ thứ 2 ng, trường hợp đề ng hợc thực hiện từ thứ 2 p từ thứ 2 chối tiếp nhận hồ sơ hoặc từ chối công chứng thì i tiếp nhận giải quyết u cầu cơng chứng được thực hiện từ thứ 2 p nhận giải quyết yêu cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 n hồ sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề hoặc từ chối cơng chứng thì c từ thứ 2 chối tiếp nhận hồ sơ hoặc từ chối công chứng thì i cơng chứng được thực hiện từ thứ 2 ng thì
phải quyết u cầu cơng chứng được thực hiện từ thứ 2 i nêu rõ lý do.
3/ Thực hiện từ thứ 2 c hi n hồ sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề sơ yêu cầu công chứng tại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng theo đúng thủ tục công chứng theo hướng dẫn của Công chứng tục công chứng theo hướng dẫn của Công chứngc công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng và thờng hợp đề i
hại nơi nhận hồ sơ, trường hợp đề n công chứng được thực hiện từ thứ 2 ng.
4/ Văn minh, ân cầu công chứng được thực hiện từ thứ 2 n và thực hiện từ thứ 2 c hi n đúng chứng được thực hiện từ thứ 2 c trách nhi m vục công chứng theo hướng dẫn của Công chứng củ tục công chứng theo hướng dẫn của Công chứnga mình.

6


3. Cách thức quản trị
3.1 Về việc đảm bảo trình độ nhân sự
Các Cơng chứng viên của Văn phịng cơng chứng đều có nhiều năm kinh
nghiệm làm cơng tác pháp luật trong các cơ quan Nhà nước và tổ chức hành nghề cơng
chứng. Cụ thể:
 Trưởng văn phịng cơng chứng: X - tại thời điểm thành lập văn phòng (năm
2016), cơng chứng viên X đã có thời gian cơng tác pháp luật là 34 năm 11
tháng, trong đó có hơn 21 năm công tác công chứng, 14 năm làm công chứng
viên và ngun là trưởng Văn phịng cơng chứng số 1 tỉnh Bình Dương trong 3
năm.
 Cơng chứng viên Đặng Lương Giao có thời gian cơng tác pháp luật là trên 12
năm, trong đó có trên 6 năm tháng làm công tác công chứng và trên 5 năm làm
công chứng viên.
 Cơng chứng viên Hồ Văn Ngọc có thời gian cơng tác pháp luật là trên 27 năm,
trong đó có 6 năm làm công chứng và 5 năm làm công chứng viên.
 Các Thư ký nghiệp vụ của Văn phòng công chứng đều tốt nghiệp cử nhân Luật.
Đa số đã có chứng chỉ đào tạo nghiệp vụ cơng chứng tại Học viện Tư pháp; có

kinh nghiệm làm việc trên 01 năm tại các tổ chức hành nghề công chứng sau
khi được cấp Chứng chỉ đào tạo nghiệp vụ công chứng.
3.2 Về tổ chức quản trị, phân công công việc tại văn phòng
 Trưởng phòng là người đứng đầu đơn vị, quản lý và điều hành mọi hoạt động
của Phòng, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Giám đốc Sở về tồn bộ hoạt
động của Phịng.
 Cơng chứng viên hợp danh còn lại là người giúp việc cho Trưởng văn phòng,
thực hiện một số nội dung công việc cụ thể do Trưởng văn phịng phân cơng và
chịu trách nhiệm trước Trưởng văn phịng về kết quả thực hiện các nội dung
cơng việc đó. Khi Trưởng văn phịng đi vắng, Cơng chứng viên hợp danh được
Trưởng văn phòng ủy quyền điều hành các hoạt động của văn phòng.
 Bộ phận thư ký và chuyên viên nghiệp vụ: Giúp việc cho công chứng viên, chịu
trách nhiệm trước công chứng viên và trưởng văn phịng về những việc được
phân cơng và giải quyết một số cơng việc theo phân cơng của trưởng văn
phịng.
 Bộ phận công nghệ thông tin: Quản lý các phần mềm tại văn phòng, cung cấp
kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan,
quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng
tiết kiệm có hiệu quả.

7


 Bộ phận văn thư, lưu trữ, đánh máy hồ sơ: Hỗ trợ soạn thảo, vào sổ cơng
chứng; Đóng dấu hồ sơ, nhập lưu hồ sơ công chứng trên phần mềm công
chứng; Báo cáo thống kê theo, quản lý hồ sơ công chứng, phân loại hồ sơ và
thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định pháp luật về công tác lưu trữ, khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
 Bộ phận văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử
lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngồi văn phịng, quản lý sử dụng có

hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
 Bộ phận kế tốn, tài chính: Tính phí và thù lao cơng chứng, thu phí và thù lao
cơng chứng; Vào sổ sách kế toán, làm báo cáo thuế, lương, bảo hiểm, (gửi báo
cáo hàng ngày theo quy định); Bảo đảm tính pháp lý trong các hoạt động hành
chính của Phịng. Thực hiện các cơng việc khác người mà Trưởng văn
phịng/Cơng chứng viên chỉ đạo. Dự trù kinh phí cho hoạt động của văn phòng,
tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận
trong văn phòng.
 Nhân viên bảo vệ, giữ xe và tạp vụ: tổ chức công tác bảo vệ tài sản của văn
phịng và của khách hàng, đảm bảo mơi trường, phòng ban trong văn phòng
sạch sẽ, gọn gàng, bảo vệ cảnh quan của đơn vị.
Nhờ cơ chế quản lý chặt chẽ, hoạt động cơng chứng của Văn phịng cơng
chứng X đã đạt được hiệu quả cao, số lượng hồ sơ cơng chứng được thụ lý khơng
ngừng tăng. Văn phịng cơng chứng đã và đang hoàn thành tốt nhiệm vụ của một tổ
chức hành nghề công chứng, đáp ứng nhu cầu công chứng, chứng thực ngày càng tăng
của các nhân, tổ chức trên địa bàn thành phố và các khu vực lân cận.
PHẦN III: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG CƠNG CHỨNG
Văn phịng cơng chứng thực hiện các chức năng nhiệm vụ theo quy định của
Luật Công chứng và văn bản hướng dẫn thi hành, đó là thực hiện việc cơng chứng
chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản
(sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã
hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng
nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật
phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu cơng chứng.
Với chức năng xã hội của mình, cơng chứng viên tại văn phịng cung cấp dịch vụ
cơng do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên
tham gia hợp đồng, giao dịch; phịng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích
hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội.

Một số hợp đồng, giao dịch cụ thể như

8


 Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng tài sản
 Hợp đồng tặng cho tài sản
 Hợp đồng thế chấp tài sản
 Hợp đồng cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ tài sản
 Hợp đồng vay tiền
 Hợp đồng ủy quyền
 Thỏa thuận tài sản chung, riêng vợ chồng
 Di chúc
 Văn bản khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản
 Hợp đồng góp vốn, Hợp đồng bán đấu giá tài sản
 Một số hợp đồng, giao dịch khác theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng
và theo quy định pháp luật.
Bên cạnh các công việc nêu trên Văn phịng cơng chứng cịn thực hiện chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực giấy tờ theo quy định tại Nghị định số 23/2015/
NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bảo sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao
từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch:
 Chứng thực bản sao từ bản chính,
 Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
 Chứng nhận bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài
hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
Ngoài ra, với tư cách là một tổ chức hành nghề cơng chứng, văn phịng cịn thực hiện
các nhiệm vụ:
 Phối hợp với các phịng chun mơn của Sở Tư pháp giúp Giám đốc Sở Tư
pháp xây dựng đề án, kế hoạch, thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban
nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác cơng chứng tại địa phương.
 Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, lập báo cáo dự tốn thu, chi và báo
cáo thanh quyết tốn tài chính hàng năm theo quy định.

 Quản lý công tác tổ chức, lưu trữ hồ sơ công chứng, quản lý sử dụng tài sản của
đơn vị theo đúng quy định.
 Tổ chức thực hiện tốt công tác tiếp dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo theo
thẩm quyền.
 Thực hiện các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
do Giám đốc Sở Tư pháp giao.
9


PHẦN IV: NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CƠNG CHỨNG

1. Cơ sở vật chất của Văn phịng cơng chứng
 Với phương châm thực hiện dịch vụ công chứng và phục vụ khách hàng công
chứng một cách chuyên nghiệp, hiện đại, nên Văn phịng cơng chứng đã đầu tư
một hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại,
bao gồm Máy Photocopy, máy Fax, máy In, máy Đếm tiền, Camera để theo dõi
hoạt động cơng chứng…
 Khơng gian văn phịng rất khang trang, đẹp mắt, cấu trúc và bố trí khá khoa học
và hợp lý rất thuận tiện cho người dân đến giao dịch.
 Phòng cháy chữa cháy: Văn phòng chấp hành tốt mọi nội quy phịng cháy chữa
cháy do cơ quan cơng an ban hành.
2. Đối với việc thực hiện hoạt động công chứng
Qua 4 năm thành lập và hoạt động, văn phịng đã đáp ứng nhu cầu cơng chứng
hợp đồng, giao dịch, bản dịch và nhu cầu chứng thực của cá nhân tổ chức, góp phần
thực hiện nhiệm vụ chung của tổ chức hành nghề công chứng – bảo đảm an tồn pháp
lý cho các giao dịch dân sự, phịng ngừa tranh chấp, góp phần vào sự phát triển của
kinh tế -xã hội và quá trình hội nhập của đất nước. Phương châm, chiến lược hoạt
động của Văn phịng cơng chứng là tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, tôn trọng đạo đức
hành nghề công chứng; Phát triển bền vững, xây dựng uy tín, danh tiếng bằng chất
lượng cơng việc, đáp ứng nhanh chóng mọi nhu cầu chính đáng của khách hàng, giải

quyết cơng việc thấu tình, đạt lý.
Đồng thời, với chính sách lấy khách hàng làm trọng tâm, cán bộ nhân viên văn
phịng ln sẵn sàng hỗ trợ khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý phức tạp với các
giải pháp nhằm đảm bảo mang lại sự an toàn pháp lý trong các giao dịch cho khách
hàng.
2.1. Về quy trình cơng chứng:
Qua q trình quan sát và tham gia hỗ trợ một số cơng việc tại văn phịng, tơi
nhận thấy cơng chứng viên của văn phịng ln tn thủ các quy định về quy trình
cơng chứng của Luật Cơng chứng 2014 và các văn bản có liên quan nhưng vẫn đảm
bảo quy trình tiến hành nhanh chóng.
 Về hồ sơ công chứng, công chứng viên sẽ hướng dẫn người yêu cầu công
chứng chuẩn bị hồ sơ yêu cầu công chứng theo Khoản 1 Điều 40 Luật Công
chứng 2014, bao gồm:
 Phiếu yêu cầu công chứng
10


Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy
tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định
phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng,
giao dịch liên quan đến tài sản đó;
 Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật
quy định phải có.
 Phiếu u cầu cơng chứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin về:
 Họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng,
 Nội dung cần công chứng,
 Danh mục giấy tờ gửi kèm theo;
 Tên tổ chức hành nghề công chứng,

 Họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng,
 Thời điểm tiếp nhận hồ sơ;y trình cơng chứng
 Về việc xem xét, thụ lý hồ sơ:
 Khi tiếp nhận các giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp, cơng
chứng viên đều tiến hành xác định tính hợp lệ, đầy đủ của các giấy tờ, tài liệu
này trên cơ sở yêu cầu công chứng và thành phần hồ sơ cần thiết tương ứng
với yêu cầu công chứng đó. Cùng với việc nghiên cứu các giấy tờ, tài liệu
trong hồ sơ yêu cầu công chứng, công chứng viên bằng những kỹ năng
nghiệp vụ của mình, thực hiện biện pháp trao đổi với các bên tham gia giao
dịch để xác minh được ý chí của họ khi tham gia giao dịch, năng lực hành vi
dân sự của các bên cũng như đối tượng mà hợp đồng giao dịch hướng tới.
 Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên
hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ
thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên Công
chứng viên tiếp nhận hồ sơ).
 Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để thực hiện việc cơng chứng
(người u cầu cơng chứng khơng có năng lực hành vi dân sự phù hợp với
hợp đồng, gioa dịch đang xác lập, tài sản đang là đối tượng của hợp đồng
giao dịch bị cấm giao dịch, có dấu hiệu một bên trong gioa dịch bị lừa
dối, đe dọa, cưỡng ép….): Cơng chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối
tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn
bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng Văn phòng xin ý kiến và soạn văn
bản từ chối.
 Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của
pháp luật: công chứng viên thụ lý và ghi vào sổ công chứng.




2.2. Về việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng:

Được công chứng viên thực hiện rất chặt chẽ theo quy định pháp luật. Người
yêu cầu công chứng, người làm chứng phải ký vào văn bản công chứng trước mặt
11


công chứng viên. Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong văn bản công chứng trong
các trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng không ký được do khuyết
tật hoặc không biết ký.
Khi điểm chỉ, người yêu cầu cơng chứng, người làm chứng sử dụng ngón trỏ
phải; nếu khơng điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái;
trường hợp khơng thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và
phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào. Việc điểm chỉ cũng có
thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp:
 Công chứng di chúc;
 Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;
 Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu
công chứng.
2.3. Về lời chứng của công chứng viên
Lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch đảm bảo các yêu
cầu theo quy định tại Khoản 1 Điều 46 Luật Công chứng 2014 và theo mẫu ban hành
kèm theo Thông tư 06/2015/TT:
 Ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức
hành nghề công chứng;
 Ghi rõ nội dung chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hồn tồn tự
nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao
dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm
chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham
gia hợp đồng, giao dịch;
 Ghi rõ trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng;
 Có chữ ký của cơng chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề cơng

chứng.
 Tn thủ chặt chẽ mẫu lời chứng đối với hợp đồng giao dịch cụ thể được ban
hành kèm theo Thông tư 06/2015/TT.
2.4. Về Thời hạn trả hồ sơ cơng chứng:
Văn phịng ln chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin
vào hoạt động công chứng hợp đồng giao dịch nhằm đảm bảo thủ tục công chứng
được nhanh gọn, đồng thời đảm bảo thời hạn công chứng không vượt quá thời hạn
được quy định tại Luật Công chứng 2014: không quá hai ngày làm việc đối với hợp
đồng giao dịch và không quá mười ngày làm việc đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu
công chứng phức tạp

12


3. Về việc tuân thủ các quy định của pháp luật về cơ cấu tổ chức, thực hiện chức
năng nhiệm vụ và hoạt động của Văn phịng cơng chứng
3.1. Về trụ sở, con dấu và tài khoản
 Văn phịng cơng chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
 Trụ sở của Văn phịng có địa chỉ cụ thể, tại 604 Lê Hồng Phong, phường Phú
Hòa, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương, có nơi làm việc cho cơng
chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp
luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp,
có nơi tiếp người u cầu cơng chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy
định tại Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công chứng Điều
kiện về trụ sở của Văn phịng cơng chứng.
3.2. Về cơ cấu tổ chức
Văn phịng cơng chứng được tổ chức và hoạt động theo đúng quy định của Luật
Công chứng 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành về tổ chức hành nghề công
chứng và quy định của Luật doanh nghiệp 2014 về loại hình cơng ty hợp danh. Hiện
Văn phịng cơng chứng có hai Cơng chứng viên hợp danh theo quy định tại khoản 1

Điều 22 Luật cơng chứng năm 2014: “Văn phịng cơng chứng phải có từ hai công
chứng viên hợp danh trở lên”.
Công chứng viên X - Trưởng Văn phịng cơng chứng đồng thời là Người đại
diện theo pháp luật của Văn phịng cơng chứng đã có trên 02 năm hành nghề kể tại
thời điểm thành lập văn phòng, phù hợp với quy định tại Khoản 2 Điều 22 Luật công
chứng năm 2014: “Người đại diện theo pháp luật của Văn phịng cơng chứng là
Trưởng Văn phịng. Trưởng Văn phịng cơng chứng phải là cơng chứng viên hợp danh
của Văn phịng cơng chứng và đã hành nghề cơng chứng từ 02 năm trở lên”. Văn
phịng khơng có thành viên góp vốn.
3.3. Nhận xét chung về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của văn phòng cơng
chứng
Qua q trình thực tập, tơi nhận thấy Văn phịng công chứng đã đảm bảo thực
hiện quyền và nghiêm chỉnh thực hiện nghĩa vụ theo quy định của Luật Công chứng
2014 và các văn bản có liên quan về quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công
chứng:
 Văn phịng cơng chứng X đã thực hiện và tn thủ đúng chế độ làm việc
theo ngày, giờ làm việc của cơ quan cơng chứng hành chính nước và tiến
hành niêm yết theo quy định tại khoản 3 Điều 33 Luật cơng chứng năm
2014. Theo đó, Văn phịng làm việc vào các ngày trong tuần từ thứ hai
13


















đến sáng thứ bảy hàng tuần, trừ các ngày lễ, tết theo quy định nhà nước,
buổi sáng làm việc từ 7h00 đến 11h30, buổi chiều từ 1h 30 đến 17h.
Văn phòng đã thực hiện việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho
công chứng viên theo đúng quy định tại Điều 37 Luật công chứng và
Khoản 2 Điều 22 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP của Chính phủ Quy định
chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng.
Các nhân viên làm việc được Văn phòng ký hợp đồng lao động, thực hiện
đóng bảo hiểm và mở sổ theo dõi hợp đồng lao động theo quy định của
Thông tư 06/2015/TT-BTP;
Văn phịng có kho lưu trữ hồ sơ đảm bảo an toàn; thực hiện chế độ báo
cáo định kỳ đúng quy định; hồ sơ công chứng sắp xếp gọn gàng, khoa học,
thuận lợi cho việc tra cứu, sử dụng;
Trình tự, thủ tục hồ sơ công chứng thực hiện theo quy định. Đồng thời
trong quá trình thực hiện hoạt động cơng chứng, văn phịng thực hiện đầy
đủ việc sử dụng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu cơng chứng.
Có niêm yết nội quy hoạt động, lịch làm việc, trình tự thủ tục cơng chứng
và phí cơng chứng; quy định tại khoản 4 Điều 33 Luật Công chứng năm
2014: "Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người u
cầu cơng chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng và chi phí khác tại
trụ sở của tổ chức mình".
Thực hiện tra cứu và cập nhật thơng tin về các hợp đồng, giao dịch liên
quan đến bất động sản đã được công chứng lên cơ sở dữ liệu theo quy

định;
Văn phòng đảm bảo đầy đủ nội dung theo mẫu sổ cơng chứng; Thu phí
cơng chứng đúng và đủ theo quy định; Chấp hành các quy định về lao
động, thuế, tài chính và thực hiện nghiêm túc việc báo cáo định kỳ;
Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, giờ làm việc của cơ quan hành
chính nhà nước theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng vào ngày thứ
bảy, chủ nhật hoặc buổi chiều tối. Đây là quyền của tổ chức hành nghề
công chứng theo quy định tại khoản 3 Điều 32 Luật công chứng năm
2014: “Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, giờ làm việc của cơ
quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu cơng chứng của nhân
dân’’.

Bên cạnh đó, Văn phịng ln đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ và tạo điều kiện
đảm bảo quyền lợi cho các công chứng viên và nhân viên Văn phịng. Cụ thể văn
phịng có tổ chức phân cơng cơ cấu nhân sự một cách chặt chẽ, trình độ bộ phận giúp
sức cho công việc của công chứng viên cũng được đảm bảo nhằm hỗ trợ công chứng
viên thực hiện các nghĩa vụ trong hoạt động công chứng, trách nhiệm đối với văn bản
công chứng và người yêu cầu cơng chứng. Văn phịng cũng có các cơ chế giám sát
nhằm đảm bảo hoạt động công chứng diễn ra khách quan, nghiêm minh, đúng pháp
luật. Văn phòng cũng tạo điều kiện thuận lợi, sắp xếp lịch làm việc để công chứng viên
14


tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng và các hoạt động của Hội cơng chứng viên
tỉnh Bình Dương.
4. Một số thuận lợi, khó khăn trong hoạt động của Văn phịng cơng chứng
4.1. Những thuận lợi
Cùng với sự phát triển của các tổ chức hành nghề công chứng và đội ngũ công
chứng viên, công tác quản lý nhà nước về hoạt động cơng chứng cũng được cấp ủy,
chính quyền địa phương đặc biệt quan tâm. Hàng năm, công tác tổ chức tập huấn, bồi

dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng hành nghề và đạo đức nghề nghiệp công chứng
được Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên tỉnh phối hợp tổ chức thực hiện đúng theo quy
định của Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng. Nội dung bồi dưỡng tập
trung vào những vấn đề thiết thực, sát sườn với thực tiễn hành nghề công chứng tại địa
phương như: quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất theo Luật Đất đai năm 2013,
những điểm mới của Luật Doanh nghiệp năm 2014, Luật Hôn nhân và Gia đình năm
2014, Bộ luật Dân sự năm 2015, kỹ năng tiếp xúc khách hàng, kỹ năng nhận diện giấy
tờ giả... Ngồi ra, Sở Tư pháp cịn lồng ghép việc hướng dẫn nghiệp vụ cho các công
chứng viên thông qua các hội nghị giao ban định kỳ với các tổ chức hành nghề công
chứng.
Công tác phối hợp giữa Sở Tư pháp với các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện
và các tổ chức, đơn vị có liên quan trong quản lý nhà nước về công chứng được thực
hiện nhịp nhàng, chặt chẽ và có hiệu quả. Văn phịng cũng luôn được sự quan tâm chỉ
đạo, hỗ trợ hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư pháp và Hội Công chứng
viên tỉnh. Đây là điều kiện hết sức thuận lợi để Văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ
chính trị của mình.
4.2. Một số khó khăn
Theo chia sẻ của trưởng văn phịng, đến nay vẫn chưa có cơ chế liên thông giữa
tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thuế, cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm, văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất khi thực hiện các thủ tục hành chính đối với các
giao dịch về bất động sản. Điều này dẫn đến xảy ra tình trạng không kịp thời phát hiện,
ngăn chặn các hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật và xảy ra rủi ro trong hoạt động
cơng chứng vẫn cịn hạn chế, chưa kịp thời làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của
các tổ chức, cá nhân cũng như hoạt động công chứng nói chung. Thực tế, trong q
trình cơng chứng, chứng thực các giấy tờ liên quan đến đất đai, văn phòng đã phát hiện
một số trường hợp giấy tờ giả được làm rất tinh vi nhưng khơng có dữ liệu để đối
chiếu. Nếu được chia sẻ dữ liệu quản lý đất đai sẽ giúp Văn phịng cơng chứng cũng
như các tổ chức hành nghề công chứng khác thuận lợi hơn trong quá trình đối chiếu,
phát hiện.

15


Bên cạnh đó, mặc dù hiện nay trong hệ thống dữ liệu hoạt động cơng chứng đã
có phần quản lý hồ sơ ngăn chặn để ngăn chặn việc tẩu tán tài sản nhưng việc cập nhật
thông tin chưa triệt để, có đơn vị gửi, có đơn vị khơng gửi, dẫn đến tình trạng thơng tin
tài sản cần ngăn chặn chưa được cập nhật thường xuyên, đầy đủ cũng dễ kéo theo
những hệ lụy mà người chịu ảnh hưởng trực tiếp là những người dân. Để khắc phục
điều này, các văn phịng cơng chứng cần chủ động cập nhật nhanh chóng, thường
xuyên, đầy đủ
Nhận xét chung:
Với nỗ lực của tập thể cán bộ, nhân viên Văn phịng cơng chứng đã hồn thành
tốt các nhiệm vụ được giao, thực hiện tốt công tác quản lý hoạt động công chứng của
công chứng viên, thu và nộp phí cơng chứng đúng quy định. Tập thể cán bộ nhân viên
đồn kết, n tâm cơng tác, ý thức phục vụ nhân dân ngày một nâng cao.
Công tác quản lý văn phòng được thực hiện tốt, đời sống của cán bộ công chức
được đảm bảo, ổn định giúp cho cán bộ yên tâm công tác, tập trung cho công tác
chuyên môn và phục vụ nhân dân. Lực lượng cán bộ nhân viên tại văn phịng có trình
độ, năng động và nhiệt tình trong cơng việc. Để hồn thành tốt nhiệm vụ, cán bộ nhân
viên ln có ý thức nghiên cứu, cập nhật văn bản pháp luật, học tập nâng cao trình độ
chun mơn nghiệp vụ nhằm đáp ứng u cầu cơng việc, góp phần thực hiện tốt các
nhiệm vụ trọng tâm của ngành công chứng.

KẾT LUẬN
Sự ra đời của hoạt động công chứng là một tất yếu khách quan trong quá trình
phát triển của xã hội. Vai trị của hoạt động cơng chứng đối với đời sống kinh tế xã hội
ngày càng quan trọng trong bối cảnh các giao dịch dân sự không ngừng gia tăng và
phức tạp hóa. Văn bản cơng chứng là một cơng cụ pháp lý hữu hiệu, ít tốn kém mà lại
có thể bảo vệ tốt nhất quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức trong giao dịch dân
sự. Công chứng góp phần bảo đảm tính an tồn pháp lý, ngăn ngừa tranh chấp, giảm

thiểu rủi ro cho các hợp đồng, giao dịch, qua đó bảo vệ quyền, lợi ích của Nhà nước,
quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, bảo đảm trật tự, kỷ cương trong đời
sống xã hội, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Để công chứng
thực hiện được nhiệm vụ đó, khơng thể khơng kể đến vai trị của tổ chức hành nghề
công chứng và công chứng viên – Những chủ thể mang pháp luật vào hợp đồng, giao
dịch, đưa cơng chứng – cơng cụ bảo vệ an tồn pháp lý tới người dân.
Quá trình kiến tập đã giúp tôi hiểu rõ hơn về tổ chức hành nghề công chứng
nói chung và về cơ cấu, chức năng nhiệm vụ của văn phịng cơng chứng nói riêng.
Đồng thời tơi cũng nhận thức được rằng công chứng là một hoạt động bổ trợ tư pháp,
16


một loại hình dịch vụ cơng có vai trị quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế – xã hội
của đất nước, đã được xã hội thừa nhận là một nghề cao quý.
Hoàn thành đợt kiến tập lần này, nhờ những kiến thức được học cùng với sự
nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ của trưởng văn phịng cơng chứng cùng anh chị em
đồng nghiệp trong văn phịng, tơi đã xây dựng được nền tảng kiến thức vững chắc về
tổ chức hành nghề công chứng cũng như một số kỹ năng cơ bản của nghề nghiệp.
Việc nhận thức sâu sắc hơn về vị trí, vai trị, nhiệm vụ của cơng chứng viên và tổ chức
hành nghề công chứng đã tạo cho tơi động lực để học hỏi, tìm hiểu, tích lũy kiến thức
pháp lý, tu dưỡng đạo đức, nâng cao kỹ năng công chứng để trở thành một công chứng
viên – Một “Thẩm phán phòng ngừa”.

17


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Văn bản pháp luật
1. Luật công chứng năm 2006.
2. Luật công chứng năm 2014.

3. Nghị định 29/NĐ-CP/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật
công chứng
4. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bảo sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực
hợp đồng, giao dịch.
5. Thông tư 06/2015/TT quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của
Luật Công Chứng.
Tài liệu tham khảo
1. Quyết định 46/ QĐ - UBND về việc cho phép thành lập Văn phòng công
chứng ngày 11 tháng 1 năm 2016
2. Quyết định bổ nhiệm công chứng viên số 06 QĐ-TP ngày 14/01/2002 của Bộ
Trưởng Bộ Tư pháp.
3. Quyết định bổ nhiệm công chứng viên số 201 QĐ-TP ngày 30/01/2015 của
Bộ Trưởng Bộ Tư pháp.
4. Học viện Tư pháp, Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng, tập 1, Nxb Tư
pháp, Hà Nội - 2016.
5. Học viện Tư pháp, Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng, tập 3, Nxb Tư
pháp, Hà Nội - 2016.

18