Đồ án phân tích thiết kế hệ thống hệ thống quản lý bán hàng có quy mô vừa và nhỏ

Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay công nghệ thông tin đã phát triển vượt bậc và xâm nhập vào mọi đời
sống của xã hội. Máy tính đã giúp đỡ con người trong rất nhiều hoạt động, làm tăng hiệu
quả của công việc và làm giảm sức lao động của con người. Những cỗ máy tinh vi ra đời
ngày càng nhiều làm thỏa mãn những ước muốn của con người trong hang chục năm về
trước và dường như sự phát triển đó sẽ không dừng lại do yêu cầu và mong muốn của con
người là vô hạn.
Trước đây các ứng dụng tin học của Việt Nam trong đó có cả những ứng dụng kĩ
thuật đều được thực hiện trên các máy tính đơn lẻ, ít đòi hỏi lao động tập thể mà chỉ do
một hoặc hai cá nhân phụ trách. Tuy nhiên ngày nay, nhờ có máy tính mà người ta đã
phát triển những hệ thống lớn có quy mô quốc gia, thậm chí cả khu vực và toàn thế giới.
Những hệ thống đó đòi hỏi phải có rất nhiều người tham gia làm việc. Hệ thống thông tin
đã trở thành một khái niệm quen thuộc không chỉ đối với những người hoạt động trong
ngành công nghệ thông tin mà còn đối với tất cả những người làm việc có sự trợ giúp của
máy tính. Yêu cầu đối với một hệ thống thông tin hoạt động có hiệu quả là tính chính
xác, tính nhanh chóng, tính thân thiện với người dùng và tính kế thừa.
Đất nước ta đang từng bước đi lên chủ nghĩa xã hội, yêu cầu tất yếu là phát triển
kinh tế đưa đất nước có nền kinh tế vững mạnh để có đủ vốn và lực đưa đất nước tiến lên
sánh vai với các cường quốc năm châu. Để có được điều này, từng đơn vị kinh doanh từ
nhỏ đến lớn đều phải có chiến lược rõ ràng cho quá trình kinh doanh của mình để thu
được lợi nhuận cao nhất. Xây dựng và tổ chức hệ thống kinh doanh như thế nào để vừa
tiết kiệm thời gian, vừa tối ưu về mặt tổ chức. Đó là câu hỏi đặt ra hàng đầu cho các nhà
doanh nghiệp.
Xuất phát từ những nhu cầu cần thiết đó, môn phân tích thiết kế hệ thống hệ thống
thông tin đã giúp các đơn vị kinh doanh tổ chức hoặc sửa đổi hệ thống kinh doanh của
mình cho phù hợp với mục đích kinh doanh, sản xuất.
Trong bài báo cáo này, em đã thực hành phân tích thiết kế Hệ thống quản lý bán
hàng có quy mô vừa và nhỏ. Hệ thống bán hàng này bao gồm các mặt hàng phục vụ nhu
cầu của người dân như dầu gội đầu, bánh kẹo,… Do thời gian học tập còn ít và kiến thức
1

Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
của em còn hạn chế nên trong bài không thể tránh được những sai sót, mong cô giáo và
các bạn sửa chữa, giúp đỡ để em có thể hoàn thiện hơn nữa đồ án môn học của mình.
Em xin chân thành cảm ơn cô đã tận tình giảng dạy và hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ để
chúng em hoàn thành bài tập này.
2
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
MỤC LỤC
3
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
NỘI DUNG
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
I – MÔ TẢ HỆ THỐNG
Cửa hàng kinh doanh nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại đang gặp một số bất cập
trong công tác quản lý bán hàng:
- Thu thập thông tin khách hàng chưa chính xác
- Giao hàng không kịp thời, nhầm địa chỉ…
- Giấy tờ, sổ sách chưa khoa học, khó khăn trong công tác quản lý giao dịch hàng,
doanh số bán hàng.
Cửa hàng muốn xây dựng một hệ thống để quản lý việc kinh doanh của cửa hàng
được thuận tiện hơn.
1 – Nhiệm vụ cơ bản
Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ cơ bản nhất là bán hàng tạo lợi nhuận cho
cửa hàng.
2 – Cơ cấu tổ chức
Hệ thống quản lý cửa hàng gồm 4 bộ phận với chức năng và nhiệm vụ như sau:
1. Bộ phận tư vấn:
- Giới thiệu các sản phẩm và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về các sản
phẩm, đưa ra các quy định chính sách của cửa hàng
- Lập phiếu yêu cầu mua hàng khi khách hàng gửi yêu cầu mua hàng

2. Bộ phận thu ngân:
- Lập hóa đơn bán hàng, gửi phiếu chi tiết bán hàng cho khách hàng và trực
tiếp thu tiền của khách hàng
- Bàn giao, kiểm tra, so khớp số hóa đơn bán hàng với số lượng hàng còn trong
kho xem có đúng như trong hóa đơn không. Nếu không đúng thì bộ phận thu
ngân tự bổ sung cho cửa hàng nếu lỗi do nhân viên thu ngân
- Thống kê tính toàn số tiền lãi được sau mỗi ngày cho bộ phận quản lý hàng
3. Bộ phận giao nhận hàng:
- Giao hàng cho khách khi xuất hàng, nhập hàng vào kho
4
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
- Báo cáo tình hình lượng hàng trong kho cho bộ phận quản lý kho nếu hàng
trong kho hết hoặc thiếu trong quá trình vận chuyển
4. Bộ phận quản lý kho:
- Nắm và quản lý toàn bộ lượng hàng có trong kho và trong quầy bán hàng của
cửa hàng thông qua bộ phận giao hàng và bộ phận thu ngân
- Hàng ngày báo cáo lượng hàng nhập, xuất trong kho với số lượng bao nhiêu,
báo cáo tiền hàng thu được trong ngày, những khách hàng còn nợ tiền hàng cho
chủ cửa hàng nắm
- Khảo sát thị trường người tiêu dùng và báo cáo cho chủ cửa hàng, đề ra các
phương án bán hàng tạo lợi nhuận tốt nhất cho cửa hàng
3 – Quy trình xử lý
Quy trình làm việc cụ thể của hệ thống có thể được mô tả như sau:
Quy trình mua hàng đối với khách lẻ
- Khi khách hàng vào cửa hàng mua hàng, bộ phận tư vấn sẽ tư vấn, giới thiệu các
mặt hàng để khách hàng chọn lựa các sản phẩm phù hợp với mình. Sau khi chọn
được các mặt hàng cần mua, khách hàng gửi yêu cầu mua hàng cho bộ phận tư
vấn. Nhân viên tư vấn dựa vào đó lập phiếu Yêu cầu mua hàng (M1). Khách
hàng sau khi nhận phiếu Yêu cầu mua hàng sẽ đến bộ phận thu ngân để thanh
toán.

- Sau khi tiếp nhận phiếu Yêu cầu mua hàng từ khách hàng, nhân viên thu ngân sẽ
lập Hóa đơn bán lẻ (M2) gửi cho khách hàng và Yêu cầu khách hàng thanh toán.
Khách hàng kí xác nhận vào hóa đơn và thanh toán với bộ phận thu ngân. Nhân
viên thu ngân xác nhận khách hàng đã thanh toán bằng việc đóng dấu và Hóa đơn
bán lẻ và gửi lại Hóa đơn bán lẻ đã đóng dấu cho khách hàng. Khách hàng cầm
hóa đơn bán lẻ tới Bộ phận giao nhận hàng để lấy hàng.
- Mặt khác Hóa đơn bán lẻ được in thêm và được Bộ phân thu ngân chuyển tới cho
bộ phận quản lí kho. Bộ phận quản lí kho căn cứ vào đó lập Phiếu xuất (M3) và
chuyển cho Bộ phận giao nhận hàng. Bộ phận giao nhận hàng sẽ so khớp Phiếu
xuất với với Hóa đơn bán lẻ mà khách hàng mang tới, nếu thấy khớp với nhau thì
Bộ phận giao nhận hàng sẽ giao hàng cho khách và yêu cầu khách hàng kí xác
5
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
nhận. Khách hàng sau khi nhận hàng, kiểm tra hàng, nếu thấy không có gì sai sót
thì sẽ kí xác nhận vào Phiếu xuất và gửi lại cho Bộ phận giao nhận hàng.
Như vậy, khách hàng ra về cầm theo Hóa đơn bán lẻ đã đóng dấu. Bộ phận
giao nhận hàng sẽ gửi lại Phiếu xuất cho bộ phận quản lí kho để bộ phận này
thống kê hàng trong kho. Bộ phận quản lí kho gửi lại Hóa đơn bán lẻ cho bộ phận
thu ngân để bộ phận thu ngân cập nhật số HĐ bán hàng vào “sổ nhật kí bán hàng”
của cửa hàng để thống kê số tiền hàng bán được mỗi ngày và báo cáo cho chủ cửa
hàng.
Quy trình mua hàng đối với khách buôn
Với khách buôn có thể mua hàng trực tuyến mà không cần đến cửa hàng mua hàng
- Khách buôn gửi yêu cầu mua hàng cho bộ phận thu ngân bao gồm thông tin khách
buôn và các mặt hàng cần mua. Bộ phận thu ngân kiểm tra thông tin khách buôn
trong “sổ khách buôn” xem khách buôn có nợ tiền hàng trước đó hay không. Nếu
còn nợ thì bộ phận thu ngân phải Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng nợ.
Nếu khách hàng chưa thanh toán hết tiền nợ hiện tại thì nhân viên thu ngân có thẻ
cho nợ, nhưng phải theo quy định của cửa hàng (không quá 2 triệu). Sau đó nhân
viên thu ngân Cập nhật lại thông tin khách buôn vào “sổ khách buôn”. Bên cạnh

đó, hàng tuần khách buôn thanh toán tiền hàng nợ với bộ phận thu ngân bằng cách
chuyển khoản.
- Sau khi xét thấy khách hàng đáp ứng được yêu cầu mua hàng, nhân viên thu ngân
sẽ xác định mức ưu đãi đối với khách buôn thông qua thông tin ngày khách buôn
bắt đầu giao dịch với cửa hàng. Sau đó nhân viên thu ngân lập Hóa đơn bán buôn
(M4). Đơn hàng này được in và gửi tới cho bộ phận quản lí kho. Bộ phận quản lí
kho lập Phiếu xuất, sau đó gửi Phiếu xuất, hóa đơn bán buôn và hàng cho Bộ phận
giao nhận hàng. Bộ phận giao nhận hàng cầm theo hàng, Phiếu xuất và Hóa đơn
bán buôn giao cho khách buôn. Khách buôn kiểm tra hàng hóa, sau đó kí xác nhận
vào Phiếu xuất là đã nhận hàng. Bộ phận giao hàng cầm theo Phiếu xuất ra về và
đưa lại cho Bộ phận quản lí kho. Bộ phận thu ngân sẽ lưu số HĐ bán hàng trực
tuyến vào “sổ khách buôn” và cập nhật vào “sổ nhật kí của cửa hàng”.
Quy trình nhập hàng từ Nhà cung cấp
- Hàng tuần, bộ phận quản lí kho kiểm kê hàng trong kho. Nếu có nhu cầu nhập
hàng, Bộ phận quản lí kho lập Phiếu mua hàng (M5), gửi cho bộ phận giao nhận
hàng. Bộ phận giao nhận hàng gửi Phiếu mua hàng tới Nhà cung cấp. Nhà cung
6
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
cấp lập Hóa đơn mua (M6), Phiếu giao hàng (M7), gửi HĐ mua và phiếu giao
hàng kèm theo hàng về cho Bộ phận giao nhận hàng. Bộ phận giao nhận hàng sau
khi kiểm tra hàng, sẽ gửi hàng và Phiếu giao hàng về cho Bộ phận quản lí kho,
đồng thời gửi Hóa đơn mua cho bộ phận thu ngân. Phiếu giao hàng có đủ chữ kí
của nhà cung cấp, bộ phận giao nhận hàng và bộ phận quản lí kho xác nhận việc
đã giao, nhận đủ hàng.
Hàng ngày, khi có mặt hàng mới về, Bộ phận quản lí kho lập Danh sách
mặt hàng mới (M8), gửi cho Bộ phận tư vấn nắm rõ thông tin các sản phẩm mới
có trong cửa hàng của mình.
Chính sách ưu đãi của cửa hàng đối với khách buôn:
- Giảm giá 5% cho khách hàng là khách buôn
- Giảm giá 7% cho khách buôn nếu là con lão thành cách mạng

- Giảm giá 10% cho khách buôn nếu là con thương binh, liệt sĩ
- Không hưởng cùng lúc nhiều tiêu chuẩn, lúc đó lấy tiêu chuẩn cao hơn
Biểu đồ biểu diễn hoạt động của hệ thống quản lý
7
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
4 – Mẫu biểu
Mẫu của các giấy tờ giao dịch của hệ thống gồm:
- M1: Yêu cầu mua hàng do bộ phận tư vấn lập, gửi cho bộ phận thu ngân
8
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ

Cửa hàng :……………………
Địa chỉ :……………………
Số điện thoại:……………………
Mã nhân viên: …………………. Ngày:……./………/………….
YÊU CẦU MUA HÀNG
SỐ:…….
Mã khách hàng :………………………….
Tên khách hàng :………………………….
Địa chỉ :………………………….
Số ĐT :………………………….
STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm Số lượng Ghi chú
1
2
3
N

Nhân viên tư vấn
(kí và ghi rõ họ tên)

- M2: Hóa đơn thanh toán: do bộ phân thu ngân lập
9
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
Cửa hàng :……………………
Địa chỉ :……………………
Số điện thoại:……………………
Mã nhân viên:………………………… Ngày:……/……./……….
HÓA ĐƠN BÁN LẺ
SỐ:…….
Mã khách hàng :………………………….
Tên khách hàng :………………………….
STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm Số lượng Đơn giá Thành tiền
1
2
3
N
Tổng tiền:………………………………

Khách hàng Nhân viên thu ngân
(kí và ghi rõ họ tên) (kí và ghi rõ họ tên)

- M3: Phiếu xuất do nhân viên quản lý kho lập, để khách hàng kí xác nhận vào đó là
đã nhận hàng đầy đủ
10
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
Cửa hàng :……………………
Địa chỉ :……………………
Số điện thoại:……………………
Mã nhân viên:………………………… Ngày:……/……./……….
PHIẾU XUÂT

SỐ:………
Mã khách hàng :………………………….
Tên khách hàng :………………………….
STT Tên sản phẩm Số lượng Ghi chú
1
2
3
N


Khách hàng Nhân viên quản lý kho
(Kí và ghi rõ họ tên) (Kí và ghi rõ họ tên)
- M4: Đơn hàng bán buôn do nhân viên thu ngân lập gửi cho bộ phận quản lý kho
11
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
Cửa hàng :……………………
Địa chỉ :……………………
Số điện thoại:……………………
Mã nhân viên: …………………. Ngày:……./………/………….
HÓA ĐƠN BÁN BUÔN
SỐ:……
Số tài khoản :……………………………
Tên khách hàng :…………………………….
Địa chỉ :……………………………
Điện thoại :…………………………….
STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm Số lượng Đơn giá Thành tiền
1
2
3
N

Tổng tiền:…………………………
Khách hàng Nhân viên thu ngân
(kí và ghi rõ họ tên) (kí và ghi rõ họ tên)
- M5: Phiếu mua hàng, do bộ phận quản lý kho lập gửi cho bộ phận giao nhận hàng
12
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ

Cửa hàng :……………………
Địa chỉ :……………………
Số điện thoại:……………………

Ngày:………./………/…………
PHIẾU MUA HÀNG
SỐ:……
Mã nhà cung cấp : ………………………….
Tên nhà cung cấp : …………………………
STT Tên sản phẩm Số lượng Ghi chú
1
2
3
N


Bộ phận quản lý kho
(kí và ghi rõ họ tên)

13
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
- M6: Hóa đơn mua do NCC lập, gửi cho bộ phận giao nhận hàng gửi cho thu ngân

Nhà cung cấp :……………………………
Địa chỉ :…………………………
Số điện thoại :……………………………
Ngày:……/……./……….
HÓA ĐƠN MUA
SỐ :…………
Mã khách hàng :………………………….
Tên khách hàng :………………………….
Địa chỉ :………………………….
Số ĐT :………………………….
STT Mã sản phẩm Số lượng Thành tiền Ghi chú
1
2
3
N

Tổng tiền:………………………………
Nhân viên thu ngân Đại diện nhà cung cấp
(kí và ghi rõ tên) (kí và ghi rõ họ tên)
14
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
- M7: Phiếu giao hàng do NCC lập gửi bộ phận giao hàng.
Nhà cung cấp :……………………………
Địa chỉ :…………………………
Số điện thoại :……………………………
Số tài khoản : Ngày:……/……./……….
PHIẾU GIAO HÀNG
SỐ:……….
Đơn vị mua hàng :………………………….
Địa chỉ :………………………….

Số ĐT :………………………….
Số tài khoản :
Hình thức thanh toán:
STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm Số lượng Ghi chú
1
2
3
N

Khách hàng Nhân viên giao hàng
(kí và ghi rõ tên) (kí và ghi rõ họ tên)
- M8 : Danh sách mặt hàng mới do BP quản lý kho gửi bộ phận tư vấn
15
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
Cửa hàng :……………………………
Địa chỉ :…………………………
Số điện thoại :……………………………
Mã nhân viên: …………………. Ngày:……./………/………….

DANH SÁCH MẶT HÀNG MỚI

SỐ:……
STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm Ghi chú
1
2
3
N
Nhân viên QL kho
(kí và ghi rõ họ tên)
5 – Mô hình tiến trình nghiệp vụ vủa hệ thống

a – Các kí hiệu được sử dụng
- Bộ phận trong hệ thống:
16
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
- Tác nhân tác động vào hệ thống:

- Luồng thông tin:

b - Mô hình tiến trình nghiệp vụ
Quy trình hoạt động của hệ thống có thể hình dung theo mô hình dưới đây:
17
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
18
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG
I – SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG
1 – Xác định chức năng chi tiết
Dựa vào quy trình xử lý, ta thực hiện 5 bước sau:
Bước 1: Gạch chân những động từ và bổ ngữ có liên quan thể hiện được công
việc của hệ thống
1. Tư vấn các mặt hàng
2. Gửi yêu cầu mua hàng
3. Lập phiếu yêu cầu mua hàng
4. Tiếp nhận phiếu yêu cầu mua hàng từ KH
5. Lập Hóa đơn bán lẻ
6. Gửi Hóa đơn bán lẻ cho khách hàng
7. Yêu cầu khách hàng thanh toán
8. Kí xác nhận vào Hóa đơn
9. Thanh toán với bộ phận thu ngân
10. Xác nhận khách hàng đã thanh toán

11. Đóng dấu vào Hóa đơn bán lẻ
12. Gửi Hóa đơn bán lẻ đã đóng dấu cho khách hàng
13. Cầm Hóa đơn bán lẻ tới bộ phận giao nhận hàng
14. In Hóa đơn bán lẻ
15. Gửi Hóa đơn bán lẻ cho Bộ phận QL kho
16. Lập phiếu xuất
17. Gửi Phiếu xuất cho Bộ phận giao nhận hàng
18. Gửi hàng cho bộ phận giao nhận hàng
19. So khớp Hóa đơn bán lẻ và Phiếu xuất
20. Giao hàng cho khách
21. Yêu cầu KH kí xác nhận
22. Kí xác nhận vào Phiếu xuất
23. Gửi Phiếu xuất cho Bộ phận giao nhận hàng
24. Gửi lại Phiếu xuất cho Bộ phận QL kho
25. Thống kê hàng trong kho
26. Gửi lại HĐBL cho bộ phận thu ngân
27. Cập nhật số HĐBH
28. Thống kê số tiền hàng bán được
29. Gửi yêu cầu mua hàng
30. Kiểm tra Thông tin khách buôn
31. Yêu cầu thanh toán tiền hàng nợ
32. Thanh toán tiền hàng nợ
33. Chuyển khoản
19
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
34. Cập nhật lại Thông tin khách buôn
35. Xác định mức ưu đãi đối với khách buôn
36. Lập Hóa đơn bán buôn
37. In Hóa đơn bán buôn
38. Gửi Hóa đơn bán buôn cho bộ phận quản lí kho

39. Lập phiếu xuất
40. Gửi Phiếu xuất cho Bộ phận giao nhận hàng
41. Gửi hàng cho Bộ phận giao nhận hàng
42. Gửi Hóa đơn bán buôn cho Bộ phận giao nhận hàng
43. Kí xác nhận vào Phiếu xuất
44. Chuyển Phiếu xuất lại cho Bộ phận QL kho
45. Lưu số HĐ bán hàng trực tuyến vào sổ khách buôn
46. Cập nhật vào “Sổ nhật kí bán hàng”
47. Kiểm kê hàng trong kho
48. Lập Phiếu mua hàng
49. Gửi Phiếu mua hàng cho bộ phận giao nhận hàng
50. Gửi phiếu mua hàng cho Nhà cung cấp
51. Lập Hóa đơn mua
52. Gửi HĐ mua và hàng cho Bộ phận giao nhận hàng
53. Gửi hàng về cho Bộ phận QL kho
54. Gửi HĐ mua cho bộ phận thu ngân
55. Lập danh sách mặt hàng mới
56. Nắm rõ thông tin sản phẩm
Bước 2: Loại bỏ những chức năng trùng lặp
1. Tư vấn các mặt hàng
2. Gửi yêu cầu mua hàng
3. Lập phiếu yêu cầu mua hàng
4. Tiếp nhận phiếu yêu cầu mua hàng từ KH
5. Lập Hóa đơn bán lẻ
6. Gửi Hóa đơn bán lẻ cho khách hàng
7. Yêu cầu khách hàng thanh toán
8. Kí xác nhận vào Hóa đơn
9. Thanh toán với bộ phận thu ngân
10. Xác nhận khách hàng đã thanh toán
11. Đóng dấu vào Hóa đơn bán lẻ

12. Gửi Hóa đơn bán lẻ đã đóng dấu cho khách hàng
13. Cầm Hóa đơn bán lẻ tới bộ phận giao nhận hàng
14. In Hóa đơn bán lẻ
15. Gửi Hóa đơn bán lẻ cho Bộ phận QL kho
16. Lập phiếu xuất
17. Gửi Phiếu xuất cho Bộ phận giao nhận hàng
20
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
18. Gửi hàng cho bộ phận giao nhận hàng
19. So khớp Hóa đơn bán lẻ và Phiếu xuất
20. Giao hàng cho khách
21. Yêu cầu KH kí xác nhận
22. Kí xác nhận vào Phiếu xuất
23. Gửi Phiếu xuất cho Bộ phận giao nhận hàng
24. Gửi lại Phiếu xuất cho Bộ phận QL kho
25. Thống kê hàng trong kho
26. Gửi lại HĐBL cho bộ phận thu ngân
27. Cập nhật số HĐBH
28. Thống kê số tiền hàng bán được
29. Kiểm tra Thông tin khách buôn
30. Yêu cầu thanh toán tiền hàng nợ
31. Thanh toán tiền hàng nợ
32. Chuyển khoản
33. Cập nhật lại Thông tin khách buôn
34. Xác định mức ưu đãi đối với khách buôn
35. Lập Hóa đơn bán buôn
36. In Hóa đơn bán buôn
37. Gửi Hóa đơn bán buôn cho bộ phận quản lí kho
38. Gửi Hóa đơn bán buôn cho Bộ phận giao nhận hàng
39. Lưu số HĐ bán hàng trực tuyến vào sổ khách buôn

40. Kiểm kê hàng trong kho
41. Lập Phiếu mua hàng
42. Gửi Phiếu mua hàng cho bộ phận giao nhận hàng
43. Gửi phiếu mua hàng cho Nhà cung cấp
44. Lập Hóa đơn mua
45. Gửi HĐ mua và hàng cho Bộ phận giao nhận hàng
46. Gửi hàng về cho Bộ phận QL kho
47. Gửi HĐ mua cho bộ phận thu ngân
48. Lập danh sách mặt hàng mới
49. Nắm rõ thông tin sản phẩm
Bước 3: Gom nhóm những chức năng đơn giản (do một người thực hiện hoặc do
nhiều người thực hiện thì xong một quy trình)
1. Tư vấn các mặt hàng
2. Gửi yêu cầu mua hàng
3. Lập phiếu yêu cầu mua hàng
4. Tiếp nhận phiếu yêu cầu mua hàng từ KH
5. Lập Hóa đơn bán lẻ
6. Gửi Hóa đơn bán lẻ cho khách hàng
7. Thanh toán tiền hàng
21
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
8. In Hóa đơn bán lẻ
9. Gửi Hóa đơn bán lẻ cho Bộ phận QL kho
10. Lập phiếu xuất
11. Gửi Phiếu xuất cho Bộ phận giao nhận hàng
12. Gửi hàng cho bộ phận giao nhận hàng
13. Giao hàng cho khách
14. Gửi lại Phiếu xuất cho Bộ phận QL kho
15. Thống kê hàng trong kho
16. Gửi lại HĐBL cho bộ phận thu ngân

17. Thống kê doanh thu
18. Thanh toán tiền hàng nợ
19. Cập nhật lại Thông tin khách buôn
20. Xác định mức ưu đãi đối với khách buôn
21. Lập Hóa đơn bán buôn
22. In Hóa đơn bán buôn
23. Gửi Hóa đơn bán buôn cho bộ phận quản lí kho
24. Gửi Hóa đơn bán buôn cho Bộ phận giao nhận hàng
25. Lưu số HĐ bán hàng trực tuyến vào sổ khách buôn
26. Kiểm kê hàng trong kho
27. Lập Phiếu mua hàng
28. Gửi Phiếu mua hàng cho bộ phận giao nhận hàng
29. Nhận hàng từ Nhà cung cấp
30. Lập danh sách mặt hàng mới
31. Nắm rõ thông tin sản phẩm
Bước 4: Loại bỏ những chức năng không có ý nghĩa đối với hệ thống
1. Lập phiếu yêu cầu mua hàng
2. Lập Hóa đơn bán lẻ
3. Lập phiếu xuất
4. Giao hàng cho khách
5. Thống kê hàng trong kho
6. Thống kê doanh thu
7. Thanh toán tiền hàng nợ
8. Cập nhật lại Thông tin khách buôn
9. Xác định mức ưu đãi đối với khách buôn
10. Lập Hóa đơn bán buôn
11. Lập Phiếu mua hàng
12. Nhận hàng từ Nhà cung cấp
13. Lập danh sách mặt hàng mới
14. Nắm rõ thông tin sản phẩm

Bước 5: Chỉnh sửa lại tên chức năng cho hợp lý
22
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
1. Lập phiếu yêu cầu mua hàng
2. Lập Hóa đơn bán lẻ
3. Lập phiếu xuất
4. Giao hàng cho khách
5. Cập nhật thông tin hàng tồn kho
6. Thống kê doanh thu
7. Thanh toán tiền hàng nợ
8. Cập nhật Thông tin khách buôn
9. Xác định mức ưu đãi đối với khách buôn
10. Lập Hóa đơn bán buôn
11. Lập Phiếu mua hàng
12. Nhận hàng từ Nhà cung cấp
13. Lập danh sách mặt hàng mới
14. Cập nhật thông tin mặt hàng
2 – Gom nhóm chức năng
Để gom nhóm các chức năng chi tiết, ta dựa vào cơ cấu tổ chức của cửa hàng. Mỗi
một bộ phận tương ứng với một chức năng. Có 4 bộ phận:
- Bộ phận tư vấn
- Bộ phận thu ngân
- Bộ phận giao nhận hàng
- Bộ phận quản lý kho
(1) Lập phiếu yêu cầu mua hàng
(14) Cập nhật thông tin mặt hàng
Tư vấn
Quản lý
(2) Lập Hóa đơn bán lẻ
(6) Thống kê doanh thu

(7) Thanh toán tiền hàng nợ
(8) Cập nhật thông tin khách buôn
(9) Xác định mức ưu đãi đối với khách buôn
(10) Lập Hóa đơn bán buôn
Thu ngân
(3) Lập phiếu xuất Quản lý kho
23
Quản lí bán hàng
Quản lí bán hàng
Tư vấn
Tư vấn
Lập phiếu yêu cầu mua
hàng
Lập phiếu yêu cầu mua
hàng
Cập nhật TT mặt hàng
Cập nhật TT mặt hàng
Thu ngân
Thu ngân
Lập HĐ bán lẻ
Lập HĐ bán lẻ
Xác định ưu đãi
Xác định ưu đãi
Thống kê doanh thu
Thống kê doanh thu
Th.toán tiền hàng nợ
Th.toán tiền hàng nợ
Lập HĐ bán buôn
Lập HĐ bán buôn
Cập nhật TT khách buôn

Cập nhật TT khách buôn
QL kho
QL kho
Lập Ph.Xuất
Lập Ph.Xuất
Lập DS mặt hàng mới
Lập DS mặt hàng mới
Cập nhật hàng tồn kho
Cập nhật hàng tồn kho
Lập phiếu mua hàng
Lập phiếu mua hàng
Giao nhận hàng
Giao nhận hàng
Giao hàng cho khách
Giao hàng cho khách
Nhận hàng từ NCC
Nhận hàng từ NCC
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
(5) Cập nhật thông tin hàng tồn kho
(11) Lập phiếu mua hàng
(13) Lập danh sách mặt hàng mới
bán hàng
(4) Giao hàng cho khách
(12) Nhận hàng từ nhà cung cấp
Giao nhận hàng
3 – Vẽ sơ đồ
24
Quản lý bán hàng quy mô vừa và nhỏ
II – SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
1 – Kí hiệu sử dụng

- Tiến trình: là hình oval
- Luồng dữ liệu: là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển
- Kho dữ liệu: Là cặp đường thẳng song song chứa tên thông tin được cất giữ
- Tác nhân ngoài: hình chữ nhật
- Tác nhân trong: là hình chữ nhật hở 1 cạnh, có thêm 1 gạch sọc
25