Đẩy mạnh kinh doanh vật tư thiết bị tại công ty TNHH một thành viên vật tư và vận tải ITASCO

MỤC LỤC
1
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Viết đầy đủ
AT - BHLĐ An toàn - Bảo hộ lao động
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHYT Bảo hiểm y tế
CBCNV Cán bộ công nhân viên
CP Cổ phần
KD Kinh doanh
KN Kim ngạch
KPCĐ Kinh phí công đoàn
L/C Thư tín dụng
MTV Một thành viên
NK Nhập khẩu
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
SX Sản xuất
XNK Xuất nhập khẩu
2
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, HÌNH
3
LỜI MỞ ĐẦU
Cùng với xu thế toàn cầu hóa, Việt Nam đã và đang hòa mình vào sự phát
triển chung của thế giới. Hoạt động giao lưu thương mại diễn ra ngày càng mạnh
mẽ và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế của mỗi quốc gia.Trong đó nhập
khẩu là một hoạt động cơ bản của thương mại quốc tế, là phương tiện thúc đẩy
nền kinh tế trong nước phát triển. Thông qua hoạt động nhập khẩu, mỗi quốc gia
có thể giải quyết tình trạng khan hiếm nguồn lực và nâng cao chất lượng hàng
hóa nhờ phụ tùng máy móc, thiết bị hiện đại, từ đó kích thích các doanh nghiệp
có sáng tạo đổi mới sản phẩm, dây chuyền sản xuất, nâng cao sức cạnh tranh.

Việc nhập khẩu máy móc, trang thiết bị hiện đại còn giúp Việt Nam trong quá
trình xây dựng cơ sở hạ tầng, phục vụ cho mục đích kinh tế, nâng cao năng suất
lao động.
Công ty TNHH MTV vật tư và vận tải ITASCO chuyên nhập khẩu, kinh
doanh và phân phối các loại vật tư, phụ tùng, máy móc, thiết bị cho thị trường
trong nước. Nếu như với các công ty, xí nghiệp xây dựng, họ cần vật tư như sắt
thép, gạch ngói,… với các mỏ khai khoáng, mỏ than,…họ rất cần những máy
móc chuyên dụng để tiến hành công việc một cách thuận lợi, hiệu quả thì với
ngành lắp ráp ô tô, phương tiện vận tải, đóng tàu lại cần phụ tùng, thiết bị nhập
khẩu. Tất cả các ngành nghề đó cần lựa chọn vật tư, phụ tùng, máy móc, thiết bị
theo đúng chức năng, nhu cầu của quá trình làm việc trong từng lĩnh vực. Do
trình độ công nghệ Việt Nam còn chưa phát triển ngang tầm với thế giới, những
máy móc thiết bị chưa sản xuẩt được để đáp ứng nhu cầu trong nước nên chúng
ta cần tiếp cận các tiến bộ kỹ thuật, công nghệ tiến tiến từ các nước phát triển,
giúp việc xây dựng, khai thác,… hiệu quả hơn. Công ty nhập khẩu nhiều vật tư,
thiết bị đa dạng từ các nước khác nhau, với mục tiêu trên hết là làm hài lòng
khách hàng, đáp ứng nhu cầu của họ, từ đó nâng cao lợi nhuận cho công ty.Qua
đó thấy được tính cấp thiết của hoạt động nhập khẩu và kinh doanh vật tư thiết bị
tại công ty TNHH MTV vật tư và vận tải Itasco.
Từ những nhận định trên em đã chọn đề tài: “đẩy mạnh kinh doanh vật
tư thiết bị tại công ty TNHH một thành viên vật tư và vận tải ITASCO”.
Trên cơ sở phân tích tình hình hoạt động kinh doanh nhập khẩu vật tư,
thiết bị tại Công ty TNHH MTV Itasco giai đoạn 2009 – 2014, đề tài đề xuất
phương hướng và giải pháp đẩy mạnh kinh doanh nhập khẩu cho năm 2015.
4
Nội dung chính của chuyên đề gồm 3 chương
Chương 1: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH MTV vật tư và vận
tải Itasco
Chương 2: Thực trang kinh doanh nhập khẩu vật tư, thiết bị tại Công
ty TNHH MTV vật tư và vận tải Itasco.

Chương 3: Phương hướng và giải pháp đẩy mạnh kinh doanh nhập
khẩu vật tư, thiết bị tại Công ty TNHH MTV vật tư và vận tải Itasco.
5
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV
VẬT TƯ VÀ VẬN TẢI – ITASCO
Công ty TNHH MTV Vật tư và vận tải – Itasco thuộc Công ty Cổ phần
Đầu tư, Thương mại và Dịch vụ - Vanacomin , thành lập ngày 15 tháng 9 năm
1988. Địa chỉ: số 04 Cù Chính Lan, Phường Minh Khai, Quận Hồng Bàng, Hải
Phòng. Số điện thoại: 031 3746547 – Fax: 031 3842984 .
1.1 Quá trình thành lập
Công ty TNHH MTV Vật tư và vận tải – Itasco (ITASCO – HP) được
thành lập do chuyển đổi mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh từ Xí nghiệp Vật
tư và Vận tải ngày 01 tháng 7 năm 2011. Xí nghiệp Vật tư và Vận tải thành lập
ngày 15 tháng 9 năm 1988 trên cơ sở hợp nhất hai đơn vị Xí nghiệp Vật tư than I
và Xí nghiệp Giao nhận vận chuyển thuộc Công ty Xuất nhập khẩu than và Cung
ứng vật tư – Bộ năng lượng. Tiền thân của đơn vị là Ban giao nhận - Tổng kho 2
thuộc Bộ Mỏ và than, thực hiện chức năng nhiệm vụ tiếp nhận hàng của Liên Xô
và các nước Xã hội chủ nghĩa, phục vụ cho ngành khai thác than trong những
năm chống Mỹ cứu nước đã góp phần vào thắng lợi chung của cả dân tộc, thống
nhất đất nước và góp phần xây dung Chủ nghĩa xã hội trên cả nước.
Trải qua quá trình phát triển và trưởng thành từ năm 1960 đến nay, công ty
đã tiếp nhận hàng triệu tấn hàng góp phần làm nên sự nghiệp phát triển của
ngành than. Qua từng giai đoạn sáp nhập, đổi tên với chức năng nhiệm vụ được
giao, và bề dày kinh nghiệm là tiếp nhận, vận chuyển hàng hóa, vật tư phục vụ
cho các đơn vị sản xuất than, đến nay công ty còn phát triển thêm các công việc
như: chuyển tải than xuất khẩu, vận chuyển than đi các nhà máy xi măng, đầu
mối vận chuyển than tiêu thụ về cuối nguồn, theo tinh thần chỉ đạo của Tập Đoàn
Công nghiệp than khoáng sản Việt Nam, kinh doanh vật tư thiết bị phụ tùng, may
quần áo bảo hộ lao động cho công nhân mỏ, kinh doanh kho bãi… Phát huy

truyền thống đoàn kết, trải qua trên 20 năm xây dựng và phát triển Công ty
ITASCO – HP đến nay đã có những bước phát triển vững vàng, nhiều ngành
nghề mới được mở rộng, đảm bảo công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho hơn
200 cán bộ công nhân viên.
6
1.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty
Thứ nhất là kinh doanh, xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu ủy thác các loại:
vật tư, phụ tùng, thiết bị, phương tiện, nguyên vật liệu, sắt thép, xăng dầu, hàng
tiêu dùng.
Thứ hai là kinh doanh vận tải đường thủy, đường bộ, cầu cảng, bến bãi.
Thứ ba là đóng mới, cải tạo phương tiện thủy, bộ các loại ( gồm sà lan loại
800 – 2000 tần, tàu đẩy 150 – 350 mã lực ).
Thứ tư là sản xuất phụ tùng ô tô và các sản phẩm cơ khí; may hàng bảo hộ
lao động.
Thứ năm là đại lý bán hàng cho các hãng nước ngoài phục vụ sản xuất
trong và ngoài ngành.
1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Căn cứ vào tình hình thực tế, điều kiện, mục tiêu sản xuất kinh doanh,
Giám đốc sắp xếp tình hình tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý theo cơ cấu gồm
có: 08 phòng ban chức năng, 02 xưởng sản xuất, 04 đoàn phương tiện vận tải
thủy, 01 đội vận tải ô tô, 01 kho bãi container và 01 chi nhánh kho.
(1) Phòng tổ chức hành chính: Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ
thực hiện các công tác sau:
Công tác văn phòng: Qua công văn, giấy tờ giúp giám đốc theo dõi đôn
đốc các phòng ban thực hiện các chỉ thị nghị quyết, quy định, quyết định của
công ty, cấp trên và đảm bảo việc soạn thảo, in ấn phát hành quản lý văn bản (đi
và đến) theo đúng qui định của công ty, nhà nước. Đồng thời, theo dõi tổng hợp
tình hình đời sống xã hội, phong trào thi đua, tuyên truyền. Lập báo cáo tổng kết
công tác thi đua khen thưởng theo qui định của Công ty và Công ty Itasco và Tập
đoàn Vinacomin.

Công tác tổ chức, lao động, tiền lương: tham gia soạn thảo, chuẩn bị
phương án chấn chỉnh, bổ sung, hủy bỏ (hoặc thành lập) tổ chức mới thuộc Công
ty. Đồng thời trực tiếp soạn thảo các văn bản, chỉ thị, qui định, quyết định về tổ
chức nhân sự thuộc Công ty. Nghiên cứu tham mưu cho lãnh đạo Công ty về việc
sắp xếp, bố trí, đề bạt, đào tạo, quản lý cán bộ, cá nhân thực hiện chính sách đối
với CBCNV như nâng bậc, nghỉ chế độ Phối hợp với các phòng chuyên môn,
lập kế hoạch đào tạo, kèm cặp nâng bậc cho công nhân kỹ thuật hàng năm và lâu
dài. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đào tạo, chức trách nhiệm vụ của cán bộ,
nội qui kỷ luật lao động, các chỉ thị qui định, quyết định đối với cá nhân thuộc
7
trách nhiệm mình quản lý. Lập sổ sách biểu mẫu thống kê theo dõi, bổ sung quản
lý hồ sơ CBCNV. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ với Công ty và cấp trên theo
qui định. Xây dựng quy hoạch đào tạo cán bộ kế cận, bồi dưỡng nâng cao trình
độ năng lực cho CBNV. Xây dựng kế hoạch đào tạo kèm cặp tay nghề cho
CNKT. Tham mưu giúp việc cho Giám đốc tổ chức quản lý sử dụng và thực hiện
đúng đắn đầy đủ chế độ chính sách của nhà nước về lĩnh vực lao động tiền lương
trong Công ty. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế
hoạch chi tiết (ngắn hạn, dài hạn) về tiền lương và lao động. Thực hiện chế độ
chính sách với người lao động theo đúng hướng dẫn của Tập đoàn, Nhà nước về
công tác lao động. Trực tiếp triển khai hoặc phối hợp tổ chức thực hiện lao động
tiền lương hàng tháng. Quản lý hướng dẫn thực hiện chính sách về BHXH,
BHYT, BHTN, ĐPCĐ và lập thủ tục trình duyệt giải quyết các chế độ, chính
sách cho người lao động. Đề xuất biện pháp chăm sóc sức khỏe cho người lao
động. Quản lý hồ sơ nhân sự, tài liệu khác có liên quan thuộc trách nhiệm.
Công tác thi đua: xây dựng kế hoạch thi đua lao động sản xuất hàng năm
theo chủ trương của Công ty, Tập đoàn, Nhà nước. Đề ra phương hướng hoạt
động mô hình tổ đội lao động tiên tiến, xuất sắc; cá nhân tiên tiến, xuất sắc; chiến
sỹ thi đua. Bên cạnh đó, phải thường xuyên quan tâm, kiểm tra các hoạt động
phong trào thi đua ở cơ sở.Đánh giá thành tích hàng tháng, quí, năm; và thường
trực hội đồng thi đua xét khen thưởng, kỷ luật của Công ty chuẩn bị tài liệu họp

hội đồng thi đua.
Công tác y tế: xây dựng kế hoạch bảo hiểm y tế, bảo hiểm con người,
kiểm tra sức khỏe hàng năm, kế hoạch nghỉ điều dưỡng và điều trị các bệnh nghề
nghiệp (nếu có) cho CBCNV trong Công ty.
Công tác kiểm tra, thanh tra, bảo vệ: tham mưu giúp Giám đốc tổ chức
thực hiện và quản lý công tác thanh tra, xem xét giải quyết đơn thư khiếu tố. Xây
dựng và thực hiện các biện pháp phòng ngừa, kịp thời ngăn chặn các hành vi vi
phạm pháp luật góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của Công ty trong
khuôn khổ pháp luật. Thực hiện công tác bảo vệ trật tư, trị an địa bản thuộc Công
ty quản lý. Thường xuyên kiểm tra công tác an toàn và phối hợp với các đơn vị
trong và ngoài Công ty để bảo vệ tốt, toàn diện công tác trật tự, an ninh, an toàn
địa bàn phụ trách. Phát hiện, ngăn chặn kịp thời những vụ việc vi phạm, lập hồ
sơ để Công ty xem xét xử lý. Tuyên truyền công tác giáo dục, xây dựng lực
lượng bán chuyên trách về công tác bảo vệ có phẩm chất, đạo đức làm nòng cốt.
Xây dựng địa bàn và quần chúng tham gia công tác bảo vệ trật tự an toàn xã hội.
8
Thực hiện tốt chính sách quân sự, bảo vệ các biện pháp về phòng cháy chữa
cháy. Tổ chức tham gia rèn luyện, diễn tập, hội thao theo hướng dẫn của cơ quan
Công an, BCH Quân sự Quận, Huyện, địa phương của ngành & cấp trên. Ngoài
ra thực hiện nhiệm vụ khác khi Giám đốc giao.
(3) Phòng kế hoạch tổng hợp: tham mưu giúp Giám đốc quản lý, hướng
dẫn, đôn đốc và tập hợp công tác lập trình duyệt kế hoạch, lập báo cáo thực hiện
kế hoạch vật tư, kỹ thuật An toàn – BHLĐ với Công ty và Cấp trên. Phòng kế
hoạch tổng hợp thực hiện các công tác sau:
Công tác kế hoạch: soạn thảo trình duyệt Giám đốc giao kế hoạch, nhiệm
vụ cho các đơn vị, bộ phận. Theo dõi đôn đốc thực hiện kế hoạch và kịp thời đề
xuất các biện pháp đảm bảo thực hiện hoàn thành toàn diện kế hoạch từng thời
kỳ hàng năm của Công ty. Phối hợp với các phòng, bộ phận chủ động đề xuất xây
dựng các phương án sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm đạt hiệu quả. Nghiên
cứu phương án phát triển Công ty, đầu tư phát triển, đổi mới công nghệ sản xuất

kinh doanh của Công ty. Trực tiếp lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, xây dựng kế
hoạch chi phí giá thành (trên cơ sở kế hoạch các phòng lập), tổng hợp cân đối
toàn diện kế hoạch, hoạch định của Công ty để trình duyệt cấp trên theo yêu cầu
và đúng với thời gian quy định. Soạn thảo, kiểm tra trình ký các hợp đồng kinh tế
thuộc phạm vi quản lý. Soạn thảo xây dựng cơ chế, biện pháp hướng dẫn về công
tác lập và quản lý kế hoạch.Theo dõi đôn đốc thực hiện và thanh lý các hợp đồng
đúng qui định của Công ty và Nhà nước.Trực tiếp và chủ động phối hợp với các
phòng giải quyết các thủ tục và các vướng mắc trong qui trình thực hiện kế
hoạch.Thứ tám, tham mưu trong công tác ký kết hợp đồng của Công ty về việc
bán hàng và thanh lý tài sản.Trực tiếp thiết kế lập dự toán sửa chữa hoặc xây
dựng mới các công trình trong Công ty, phối hợp với các phòng chức năng quyết
toán, thanh lý các công trình (trừ sửa chữa lớn các thiết bị thủy). Phối hợp xác
nhận khối lượng kế hoạch, tham gia nghiệm thu bàn giao các công trình xây
dựng đầu tư mới. Quản lý và theo dõi các dự án đầu tư của Công ty. Tham gia lập
quy hoạch và quản lý xây dựng theo qui hoạch trên toàn bộ ranh giới đất đai
thuộc Công ty quản lý (hồ sơ đất đai, ranh giới, sổ đỏ). Tham mưu cho Giám đốc
về các thủ tục quản lý, sử dụng đất đai, quản lý sử dụng nhà làm việc văn phòng,
kho bãi, nhà xưởng, hệ thống hạ tầng cơ sở (kể cả khu vực dân cư trong phạm vi
Công ty quản lý). Chọn các đối tác, thuê thiết kế, thi công xây dựng các công
trình theo đúng chế độ chính sách Nhà nước quy định. Theo dõi tổng hợp tình
hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Lập báo cáo tháng, sơ kết, tổng kết theo
thời gian qui định với Công ty và Công ty V - Itasco.Phòng kế hoạch có nhiệm
9
vụ đào tạo cán bộ kế cận, bồi dưỡng nâng cao trình độ năng lực cho CBNV và
bảo quản lưu trữ hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý.
Công tác vật tư: căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, tháng,
quý, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc cung ứng vật tư nội bộ, trang thiết bị,
vật tư sửa chữa, nhiên liệu của các phương tiện thuỷ bộ đảm bảo kịp thời cho nhu
cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Lập đầy đủ và đúng các thủ tục chứng từ,
nguyên tắc qui định về mua bán vật tư, phụ tùng và xuất, nhập hàng hóa theo yêu

cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Thực hiện thủ tục thanh toán nhiên liệu, vật
tư trong công tác cấp phát cho các đoàn phương tiện, nguyên vật liệu cho sửa
chữa Thực hiện đúng qui định về mua bán, xuất nhập vật tư đột xuất theo đúng
quy định. Khảo sát thị trường, tìm nguồn hàng để chọn đơn vị cung cấp vật tư
đúng chủng loại đảm bảo chất lượng và giá bán thấp nhất. Kiểm tra đôn đốc qui
trình thực hiện công tác vật tư kịp thời, có biện pháp chấn chỉnh quản lý tổ chức
phục vụ. Lựa chọn, đào tạo cán bộ kế cận thuộc lĩnh vực quản lý. Thực hiện
nhiệm vụ khác khi Giám đốc giao.
Công tác kỹ thuật: tham mưu cho Công ty quản lý, sử dụng, sửa chữa
trang thiết bị đảm bảo cho phương tiện (cả phương tiện thủy), ô tô và các thiết bị
hiện có của Công ty. Đảm bảo đạt được hiệu quả cao theo đúng các qui định của
ngành và Nhà nước. Lập kế hoạch sửa chữa lớn các thiết bị hàng năm, theo định
mức kinh tế kỹ thuật qui định đã ban hành, trình Giám đốc duyệt và chỉ đạo các
đơn vị thực hiện kế hoạch sửa chữa. Sửa chữa định kỳ và đột xuất các thiết bị
bao gồm: Lịch sửa chữa, kế hoạch sửa chữa. Xem xét nghiên cứu bổ sung, đổi
mới thiết bị đạt được theo mức độ phát triển của ngành và Nhà nước. Quản lý kỹ
thuật vận hành, soạn thảo qui trình vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bị
trong Công ty trình Giám đốc duyệt. Đôn đốc, kiểm tra, giám sát sửa chữa và
hoạt động của các thiết bị có hiệu quả, an toàn. Thường trực hội đồng đánh giá
tình trạng kỹ thuật của các thiết bị sửa chữa lớn, thiết bị thanh lý, chứng từ
nghiệm thu sản phẩm sửa chữa trong Xí nghiệp và thuê ngoài. Lập hồ sơ, tài liệu,
báo cáo theo quy định. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ năng lực cho công nhân kỹ
thuật. Tổ chức thi nâng bậc hàng năm (kể cả sát hạch, an toàn, giữ bậc). Tham
mưu cho Giám đốc về đào tạo, sắp xếp cán bộ thuộc phạm vi của phòng quản lý
đảm bảo yêu cầu sản xuất, phát triển của Xí nghiệp. Quản lý và giải quyết các
công việc về bảo hiểm phương tiện, gia hạn lưu hành, đăng kiểm thiết bị và phối
hợp giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền liên quan. Kiểm tra ký xác nhận
thanh toán nhiên liệu cho phương tiện thủy, bộ theo các định mức quy định của
Công ty trước khi trình Phó Giám đốc phụ trách ký duyệt.
10

Công tác AT – BHLĐ: đôn đốc, kiểm tra hoạt động sản xuất của các thiết
bị, đảm bảo an toàn vệ sinh công nghiệp, cải thiện điều kiện làm việc. Đề xuất và
giám sát thực hiện các biện pháp đề phòng sự cố, tai nạn. Quản lý, thực hiện
công tác AT-BHLĐ theo quy định của công ty, tập đoàn và nhà nước. Chủ trì biên
soạn các tài liệu về qui trình an toàn kỹ thuật, phương pháp làm việc an toàn cho
các ngành nghề của công ty. Chủ trì các cuộc họp, hội nghị thường kỳ về công
tác vận hành, sửa chữa. Lập đoàn kiểm tra (nếu cần thiết) định kỳ hay đột xuất
thuộc lĩnh vực phụ trách nhằm rút kinh nghiệm quản lý, vận hành, sửa chữa, uốn
nắn, thực hiện đúng và đầy đủ qui trình qui phạm kỹ thuật an toàn mà Tập đoàn,
Nhà nước ban hành. Phát hiện kịp thời những trường hợp vi phạm, lập biên bản,
báo cáo Giám đốc cho ngừng thiết bị để khắc phục. Nếu trường hợp có nguy cơ
gây tai nạn, sự cố cho người hay thiết bị thì có quyền đình chỉ ngay thiết bị, đồng
thời tổ chức khắc phục và báo cáo nhanh cho Giám đốc. Thường trực hội đồng
xét duyệt sáng kiến, cải tiến kỹ thuật. Áp dụng các tiến bộ cải tiến kỹ thuật vào
điều kiện làm việc. Thường trực chỉ đạo ban kiểm tra an toàn thiết bị, quản lý các
nội qui kiểm tra, lập lịch báo cáo công tác kiểm tra an toàn hàng năm. Điều tra tai
nạn lao động xảy ra trong phạm vi Công ty quản lý. Lập biên bản vi phạm an
toàn, thực hiện báo cáo nhanh về ngành dọc với cấp trên. Lập hồ sơ làm việc với
các cơ quan chức năng về bảo hiểm thiết bị và con người theo đúng quy định.
Thống kê báo cáo chuyên ngành về an toàn, bảo hộ lao động vệ sinh công nghiệp
theo quy định.
(4) Phòng tài chính kế toán:tham mưu giúp Giám đốc về việc quản lý tài
chínhvà hạch toán kế toán theo quy định của Nhà nước và hướng dẫn của Tập
đoàn & luật DN. Có quyền hạn và nhiệm vụ theo qui định của pháp luật hiện
hành (Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 và Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành chế
độ kế toán Doanh nghiệp và nghị định số 09/2009/NĐ-CP ngày 05/02/2009 của
Thủ tướng Chính phủ về ban hành qui chế quản lý tài chính của Công ty Nhà
nước và quản lý vốn Nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác). Ghi chép, tính
toán, quản lý số liệu, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài

sản vạt tư tiền vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng kinh phí tài
chính của Công ty. Kiểm tra tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng
vốn quản trị kế toán, thu chi tài chính, thanh toán, kiểm tra việc gĩư gìn và sử
dụng các loại tài sản vật tư từ tiền vốn kinh phí. Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời
các hành động lãng phí, tham ô, vi phạm chế độ chính sách, kỷ luật kinh tế, tài
chính của Nhà nước. Báo cáo cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản
11
xuất kinh doanh, kiểm tra đánh giá, phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ
cho việc lập và theo dõi thực hiện kế hoạch, công tác thống kê và thông tin kinh
tế. Lựa chọn, đào tạo cán bộ kế cận thuộc lĩnh vực quản lý.
(5) Phòng tiếp nhận vận chuyển hàng hóa: có chức năng tham mưu,
giúp việc cho Giám đốc về công tác tiếp nhận hàng hoá xuất nhập khẩu uỷ thác,
tổ chức kinh doanh vận tải bộ, thực hiện vận chuyển hàng hoá . Trực tiếp làm thủ
tục giấy tờ tiếp nhận vận chuyển hàng hoá trong và ngoài ngành than theo đúng
pháp luật và quy định của Nhà nước. Khai thác các nguồn hàng uỷ thác tiếp nhận
hàng hoá, vật tư thiết bị của các đơn vị trong và ngoài ngành than.Tiếp nhận hàng
Công ty nhập khẩu về (giao thẳng cho khách hàng hoặc đưa về kho, bãi Công ty
quản lý). Trực tiếp lập phương án tiếp nhận vận chuyển, kết hợp với các phòng
khác điều phối công tác tiếp nhận đạt hiệu quả cao. Thường xuyên báo cáo Giám
đốc về tình hình hoạt động vận tải bộ.Kiến nghị, đề đạt những giải pháp nâng cao
năng suất, hiệu quả trong công tác khai thác kinh doanh vận tải ôtô.Chịu trách
nhiệm trước Giám đốc về mọi mặt điều hành kinh doanh vận tải.Lập kế hoạch
vận chuyển nguồn hàng, năng lực đáp ứng yêu cầu vận chuyển hàng hoá nội bộ
và ngoài công ty.Thực hiện điều độ vận tải hợp lý, đầy đủ, kịp thời, tiết kiệm,
quay vòng phương tiện nhanh đạt hiệu quả. Chủ động khai thác nguồn hàng cùng
các phòng chức năng lập hợp đồng vận chuyển với các đơn vị khách hàng, hàng
hóa vận chuyển an toàn, hiệu quả. Cung cấp đầy đủ các thủ tục hành chính, pháp
lý để phương tiện vận tải hoạt động. Phối hợp cùng các phòng chức năng trong
Công ty giải quyết bố trí lao động, phương tiện hợp lý, cung ứng nhiên liệu, chi
phí sản xuất của đội vận tải. Thực hiện thanh quyết toán nhiên liệu, chi phí sản

xuất, phân phối tiền lương theo qui chế của Công ty. Lập yêu cầu sửa chữa đột
xuất, sửa chữa lớn phương tiện.
(6) Phòng kinh doanh 1,2: tham mưu cho Giám đốc về công tác kinh
doanh vật tư hàng hoá, thiết bị phụ tùng và các mặt hàng khác phục vụ SX cho
các đơn vị trong và ngoài ngành than. Tiếp thị, khai thác thị trường, ngành hàng,
ký hợp đồng mua bán hàng vật tư, thiết bị phụ tùng cho các đơn vị trong và ngoài
ngành than.Tuân thủ các quy chế mua bán vật tư thiết bị của Công ty, Tập đoàn
và Nhà nước. Khai thác các nguồn hàng vật tư thiết bị của các đơn vị trong và
ngoài ngành than. Tham gia thực hiện công tác đấu thầu về cung cấp hàng hoá
vật tư thiết bị của các đơn vị trong và ngoài ngành than. Thường xuyên liên lạc
nắm bắt các nhu cầu vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế, sửa chữa của các công ty
sản xuất than trong ngành. Lập đơn chào hàng, chào bán các loại vật tư, phụ tùng
cho SX của các đơn vị trên. Trực tiếp lập phương án kinh doanh và xác định
12
được kết quả của từng phương án kinh doanh. Tổ chức thực hiện phương án đã
duyệt theo đúng quy định của Công ty, Tập đoàn và pháp luật. Thực hiện việc xin
ủy quyền của Công ty cấp trên cho Công ty thực hiện phương án đã lập và đã
được duyệt. Mở sổ theo dõi hàng hoá xuất nhập: Đơn vị bán hàng, đơn vị mua
hàng, giá trị hàng đầy đủ, nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá, phụ tùng hay lô hàng.
Hoàn chỉnh tất cả các hoá đơn, chứng từ liên quan đến hàng hoá đã mua bán theo
đúng pháp luật của nhà nước, các quy chế kinh doanh của công ty và Công ty
Itasco ban hành. Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm trước Giám đốc về
việc xin cấp giấy giới thiệu cho cán bộ lám công tác kinh doanh. Lập báo cáo kết
quả kinh doanh hàng tháng, quí, năm.Tìm biện pháp khắc phục những mặt yếu
kém và phát huy những mặt mạnh trong công tác chuyên môn.Quản lý trực tiếp
các hồ sơ về mua bán, kinh doanh, xuất nhập khẩu các phụ tùng, vật tư, thiết bị
thuộc chức năng quản lý.
(7) Phòng vận tải thủy 1:tham mưu giúp Giám đốc quản lý và điều hành
công tác vận chuyển than tiêu thụ cuối nguồn và than đi các nhà máy xi măng
công suất nhỏ theo sự chỉ đạo của Tập đoàn Vinacomin. Phòng Vận tải thuỷ 1

quản lý công tác đầu mối vận chuyển than cuối nguồn từ Hà Tĩnh trở ra trừ khu
vực Hải Phòng - Hải Dương, trên cơ sở các quy định, quy chế chỉ thị thường
xuyên của tập đoàn Vinacomin và uỷ quyền của Công ty CP Đầu tư, thương mại
và dịch vụ - Vinacomin cho Công ty. Trên cơ sở các điều khoản hợp đồng Công
ty đã ký với các Công ty KD than cuối nguồn và các Công ty vận tải, kế hoạch
tiêu thụ than của Tập đoàn Vinacomin duyệt hàng tháng. Phòng Vận tải thuỷ đôn
đốc các bộ phận điều hành, các trạm đầu nguồn nhận than đầu nguồn, các trạm
cuối nguồn theo dõi hành trình của phương tiện đưa than về cuối nguồn giao cho
các công ty kinh doanh than cuối nguồn tại mép nước đúng quy định. (Nhiệm vụ
cụ thể thực hiện theo Quy trình vận chuyển than cuối nguồn đã trình Công ty
Itasco). Lựa chọn, đào tạo cán bộ kế cận thuộc lĩnh vực quản lý.
(8) Phòng vận tải thủy 2: tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức,
quản lý, điều hành công tác vận tải thủy, khai thác tốt nhất năng lực vận tải thủy
hiện có nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Xây dựng kế hoạch vận tải thủy hàng tháng,
quí, năm phù hợp với năng lực thiết bị phục vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh của
Công ty. Phối hợp cùng các phòng, bộ phận sản xuất trong Công ty tổ chức lao
động, huy động vật tư thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh hợp lý, tiết kiệm, an
toàn, hiệu quả. Thường xuyên báo cáo Giám đốc về tình hình hoạt động vận tải
thủy.Kiến nghị, đề đạt những giải pháp nâng cao năng suất, hiệu quả trong công
tác vận tải thủy.Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi mặt điều hành KD vận
13
tải thủy.Lập kế hoạch vận chuyển nguồn hàng, năng lực đáp ứng.Thực hiện điều
độ vận tải hợp lý, đầy đủ, kịp thời, tiết kiệm, quay vòng phương tiện nhanh đạt
hiệu quả. Chủ động khai thác nguồn hàng cùng các phòng chức năng lập hợp
đồng vận chuyển với các đơn vị khách hàng, hàng hóa vận chuyển an toàn, hiệu
quả. Cung cấp đầy đủ các thủ tục hành chính, pháp lý để các đoàn phương tiện
hoạt động. Phối hợp cùng các phòng chức năng trong Công ty giải quyết việc bố
trí lao động, cung ứng vật tư, chi phí sản xuất của các đoàn phương tiện. Thực
hiện thanh quyết toán nhiên liệu, chi phí sản xuất, phân phối tiền lương theo qui
chế của Công ty. Kiểm tra, đôn đốc các đoàn phương tiện thực hiện tốt công tác

an toàn- BHLĐ cho người và thiết bị. Chấp hành đúng các qui định của pháp
luật, chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động. Các đoàn phương
tiện chấp hành tuyệt đối luật ATGT đường thuỷ.Lập yêu cầu sửa chữa đột xuất,
sửa chữa lớn phương tiện. Kiểm tra, giám sát công tác bảo dưỡng thường xuyên
thiết bị thuỷ. Tham gia giám sát công tác sửa chữa, dự toán, quyết toán sửa chữa
phương tiện thuỷ. Thực hiện tốt công tác thống kê, báo cáo tháng, quí, năm theo
quy định với Công ty, cấp trên. Đề xuất, kiến nghị với Công ty thực hiện các giải
pháp nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, các yêu cầu hỗ trợ trong công tác
quản lý điều hành phương tiện vận tải thủy.
(9) Phòng kinh doanh vật tư kho bãi: tham mưu giúp Giám đốc Công ty
quản lý theo dõi, cấp phát hàng hoá trong kho theo hoá đơn xuất kho của Công ty
kể cả hàng vật tư dự trữ của Tập đoàn Vinacomin. Thực hiện quy định bán hàng
dự trữ của tập đoàn Vinacomin. Cùng các phòng ban chức năng đàm phán hợp
đồng gửi hàng và làm thủ tục cấp phát theo yêu cầu của chủ hàng và Công ty.
Khai thác, quản lý KD các kho bãi tại khu vực Đông Hải, Số 4 Cù Chính Lan và
Quảng Yên, bảo vệ tài sản và trật tự an ninh trong khu vực đạt hiệu quả cao.
Quản lý và khai thác kinh doanh kho bãi Container Đông Hải Itasco (Nhiệm vụ
cụ thể thực hiện theo Quy trình giao nhận container đã được Công ty công
nhận.). Thực hiện liên doanh liên kết SXKD, kinh doanh hàng hoá vật tư tại các
kho bãi theo quy định của Công ty và cấp trên. Kinh doanh hàng hoá vật tư theo
đúng quy định của Công ty và Tập đoàn. Thực hiện tốt công tác thống kê, báo
cáo tháng, quý, năm với Công ty, Công ty Itasco, Tập đoàn.Quản lý các công văn
tài liệu, hồ sơ thuộc lĩnh vực phòng quản lý.
(10) Xưởng may BHLĐ:xưởng may BHLĐ có nhiệm vụ tổ chức SX các
mặt hàng BHLĐ và kinh doanh dịch vụ hàng BHLĐ phục vụ cho SX trong và
ngoài ngành than. Kinh doanh dịch vụ các mặt hàng may đo, BHLĐ và một số
vật tư phụ tùng khai thác cung ứng cho các đơn vị trong và ngoài ngành. Thực
14
hiện thanh quyết toán chi phí sản xuất theo hợp đồng, phân phối tiền lương theo
qui chế của Công ty. Trực tiếp lập phương án kinh doanh về mặt hàng theo hợp

đồng ký kết. Thực hiện tốt công tác thống kê, báo cáo tháng, quý, năm với Công
ty. Lựa chọn, đào tạo cán bộ kế cận thuộc lĩnh vực quản lý. Thực hiện các nhiệm
vụ khác khi Giám đốc giao.
(11) Xưởng sửa chữa cơ khí: có nhiệm vụ tổ chức cho công nhân sửa
chữa phương tiện vận tải thuỷ trong nội bộ Công ty theo đúng dự toán được
duyệt đảm bảo chất lượng và ATLĐ. Tìm kiếm phương tiện vận tải thuỷ bên
ngoài vào sửa chữa tại xưởng của Công ty nhằm đảm bảo công ăn việc làm cho
công nhân xưởng khi phương tiện sửa chữa của Công ty hết kế hoạch. Thực hiện
đóng mới phương tiện theo đúng kế hoạch đầu tư của Công ty và khai thác đóng
mới cho khách hàng bên ngoài. Lập dự toán toàn bộ các công trình, phương tiện
vào đà sửa chữa kể cả sửa chữa đột xuất trình các phòng liên quan trước khi
Giám đốc duyệt cho sửa chữa.Quyết toán công trình, phương tiện sửa chữa khi
được hội đồng giá của Công ty duyệt.
1.4 Kết quả hoạt động 6 năm (2008 – 2013)
Công ty đạt mức tăng trưởng hàng năm từ 10 – 15%. Nộp ngân sách đúng
và đủ theo chế độ của Nhà nước.
Công tác tiếp nhận: vận chuyển hàng hóa nhập khẩu của ngành về qua cửa
khẩu Cảng Hải Phòng… những năm qua công ty hoàn thành xuất sặc nhiệm vụ
tiếp nhận, vận chuyển hàng hóa phục vụ cho công việc khai thác của ngành than,
5 năm qua công ty đã tiếp nhận và vận chuyển an toàn 150 nghìn tấn thép chống
lò và thép ray; 300 xe ô tô, máy chuyên dùng các loại ( CAT 773, KOMATSU,
VOLVO, BELLAZ, HYUNDAI), gần 100 xe xúc, máy khoan, máy gạt phục vụ
khai thác mỏ, hàng tram bộ linh kiện lắp ráp xe ô tô đáp ứng kịp thời thiết bị sản
xuất phục vụ ngành, giải phóng kịp thời nhiều lô hàng qua Cảng, không để xảy ra
tình trạng hư hỏng, mất mát hàng hóa, lưu kho bãi góp phần giảm chi phí tiết
kiệm cho Công ty và các đơn vị trong ngành mỗi năm hàng tram triệu đồng,
Công ty đóng góp vào thành tích chung của Công ty V – ITASCO và ngành than
trong những năm qua.
Công tác kinh doanh Vật tư thiết bị: doanh thu năm sau cao hơn năm
trước, mở rộng được thị trường mới trong và ngoài ngành, tạo dựng được ui tín

với khách hàng.
Công tác Vận tải thủy: phương tiện vận tải thủy được cải tạp nâng cấp
chuyển sâu về chuyển tải than xuất khẩu, vẩn chuyển than tiêu thụ về cuối nguồn,
15
than đi các nhà máy xi măng theo tinh thần chỉ đạo của Tập đoàn. Công tác quản
lý vận chuyển than cuối nguồn thu được hiệu quả cao. Năm 2012 đã thực hiện
đưuọc việc kết hợp vận chuyển hàng hai chiều ( từ Quảng Ninh về nhà máy nhiệt
điện Hải Phòng sau đó chạy sang vận chuyển than xuất khẩu từ khu vực Uông Bí
ra tàu xuất khẩu khu vực Hòn Nét) trong năm đạt trên 27 chuyến vận chuyển hai
chiều đã tiết kiệm được hàng trăm triệu đồng cho đơn vị. Công ty đã được Tập
đoàn công nghiệp khoáng sản Việt Nam đánh giá là đơn vị quản lý, vận chuyển
hợp lý và khoa học.
Sửa chữa phương tiện thủy: trong 6 năm đóng mới và sửa chữa 40 phương
tiện. Riêng năm 2011 doanh thu thực hiện được 2 tỷ đồng, đạt 116% kế hoạch.
May bảo hộ lao động: 6 năm qua đã sản xuất được hàng trăm nghìn bộ
quần áo bảo hộ lao động cung ứng cho các đơn vị trong ngành, được các công ty
trong tập đoàn đánh giá hàng may đảm bảo chất lượng cao, tăng thu nhập và giải
quyết việc làm cho 20 công nhân viên chức của đơn vị.
16
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động của công ty giai đoạn 2008 - 2013
Chỉ tiêu chủ yếu
Đơn vị
tính
Năm Năm Năm Năm Năm Năm
2008 2009 2010 2011 2012 2013
- Giá trị tổng sản lượng Tỉ đồng 68 251 288 323 255 290
- Doanh thu Tỉ đồng 216 288 387 477 420 470
- Nộp ngân sách Tr. đồng 2.000 2.157 7.422 10.004 12.067 9.738
- Lợi nhuận Tr. đồng 2.160 2.699 2.900 5.380 1.826 1.142
- Đầu tư mới Tr.đồng 750 6.517

- Số lao động bình quân
trong năm
Người 198 205 204 222 223 223
- Thu nhập bình quân 1.000đ/th 6.300 5.990 7.810 8.180 6.000 6.300
- Tổng tài sản Tr. đồng 31.436 40.019 65.969 87.692 91.035 92.102
- Vốn vay Tr. đồng 6.500 4.334 4.937 4.072 7.434 6.254
- Vốn chủ sở hữu Tr. đồng 3.620 3.326 5.375 5.922 20.000 12.216
- Tỉ xuất lợi nhuận/ vốn
chủ sở hữu
% 60 81 54 92 92 92
(Nguồn: Báo cáo tài chính công ty giai đoạn 2008 – 2013)
Kết quả thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu trên đây đã thể hiện sự ổn định và
phát triển liên tục của Công ty, những thành tích nổi bật trong quá trình thực hiện
kế hoạch giai đoạn 2008-2013 là việc đẩy mạnh sản xuất kinh doanh các khâu
trọng yếu như tiếp nhận vận chuyển hàng hóa; Vận tải thủy, Vận chuyển than
cuối nguồn; Kinh doanh Vật tư thiết bị…
6 năm qua Công ty đã phát huy tinh thần đoàn kết tập thể dân chủ trong
đơn vị, giao chỉ tiêu kế hoạch đến từng bộ phận phòng ban, phân xưởng, tập
trung tháo gỡ những khó khăn trong từng lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Là đơn
vị có rất nhiều mảng hoạt động sản xuất kinh doanh và địa bàn hoạt động rộng.
Năm 2012 và năm 2013 thực hiện thêm một số công việc mới như kinh doanh
kho bãi container, đầu tư nâng hàng từng bước phát triển cho Công ty.
Trong những năm qua phát huy vai trò làm chủ tập thể của cán bộ công
nhân viên với tinh thần đoàn kết, phát huy nội lực, nâng cao trách nhiệm của
từng cá nhân, phát động phong trào thi đua cải tiến kỹ thuật hợp lý hóa trong sản
xuất kinh doanh, áp dụng rỗng rãi tới từng tổ đội sản xuất đạt hiệu quả cao. Kết
hợp cùng công đoàn đẩy mạnh phong trào sáng kiến cải tiến kỹ thuật, áp dụng
rộng rãi tới từng tổ đội sản xuất và cá nhân. Trong 6 năm qua Công ty đã đưa vào
sản xuất kinh doanh 15 sáng kiến cải tiến kỹ thuật hợp lý hóa sản xuất. Có nhiều
17

sáng kiến tiêu biểu được đưa vào áp dụng đã góp phần nâng cao công tác quản lý
điều hành sản xuất kinh doanh, cải tiến được phương thức sản xuất kinh doanh,
giảm giờ làm tăng năng suất lao động đồng thời giải quyết được việc làm cho
hàng chục lao động trong đơn vị.
Công trình Công đoàn Công ty được gắn biển Công trình Công đoàn Tập
đoàn Vinacomin. Bãi container Đông Hải với giá trị làm lợi: 135 000 000 đ.
Công trình Công đoàn đã được Công đoàn tập đoàn Vinacomin khen
thưởng 40 000 000đ được đánh giá cao là sáng kiến cải tiến được phương thức
sản xuất kinh doanh tạo nguồn thu và việc làm cho cán bộ công nhân viên của
Công ty.
18
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KINH DOANH NHẬP KHẨU VẬT TƯ
THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY TNHH MTV VẬT TƯ VÀ
VẬN TẢI ITASCO
2.1 Bộ máy kinh doanh nhập khẩu vật tư thiết bị
Công ty TNHH MTV vật tư và vận tải Itasco ngoài kinh doanh vận tải
đường bộ, thủy, sản xuất phương tiện vận tải, phụ tùng ô tô,… còn chuyên về
hoạt động nhập khẩu vật tư: sắt thép, linh kiện,…và tiến hành kinh doanh trong
nước. Bộ máy tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh nhập khẩu bao gồm:
Phòng kế hoạch tổng hợp, Phòng tiệp nhận, vận chuyển hàng hóa,Phòng kinh
doanh 1,2.
Trong đó, phòng kế hoạch tổng hợp bao gồm 12 người, thực hiện công tác
kế hoạch, công tác vật tư và công tác kỹ thuật.Dựa theo phương hướng hoạt động
của từng giai đoạn, mà phòng lập ra phương án nhập khẩu, kinh doanh, tiêu thu
sản phẩm ngắn và dài hạn cho công ty. Sau khi cập nhật nhu cầu thị trường, phân
tích và tổng hợp số liệu, phòng sẽ đưa ra kế hoạch nhập khẩu cụ thể, chi tiết về số
lượng vật tư, chủng loại,… từ đó tính dự kiến chi phí giá thành, tổng hợp cân đối
toàn diện kế hoạch. Nếu dự ánđược ban giám đốc phê duyệt, phòng kế hoạch lúc
này trực tiếp và chủ động phối hợp với các phòng, đặc biệt là phòng kinh doanh để

triển khai dự án, giải quyết các thủ tục và các vướng mắc trong quy trình thực
hiện.
Việc tiến hành nhập khẩu hàng hóa, vật tư và kinh doanh trong nước do 2
phòng kinh doanh 1,2 đảm nhận sau khi nhận được kế hoạch và chỉ đạo của cấp
trên.Với số lương 22 nhân viên được phân chia nhiệm vụ rõ ràng, trong đó có 9
người chuyên về mảng xuất nhập khẩu, sẽ phụ trách quy trình nhập khẩu hàng
hóa từ liên hệ với đối tác, tới đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu và thực hiện
hợp đồng. Đồng thời mở sổ theo dõi hàng hóa nhập khẩu: đơn vị nhập hàng, giá
trị hàng đầy đủ, nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, phụ tùng hay lô hàng, hoàn
chỉnh tất cả các hóa đơn, chứng từ liên quan đến hàng hóa đã nhập theo đúng quy
định của Nhà nước. Phòng kinh doanh có trách nhiệm quản lý trực tiếp các hồ sơ
về mua bán, kinh doanh, XNK các phụ tùng, vật tư, thiết bị thuộc chức năng
quản lý.Do đã nắm bắt được nhu cầu vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế, sửa chữa
của công ty sản xuất than trong ngành cũng như ngoài ngành, nên phòng chủ
19
động lập đơn chào hàng, chào bán các loại vật tư, phụ tùng sản xuất cho các đơn
vị trên, nhằm bán được nhiều hàng nhất, tối đa lợi nhuận mang về cho công ty.
Phòng kinh doanh sau khi thực hiện xong nhiệm vụ của mình là thực hiện
hợp đồng nhập khẩu, khi hàng về đến cảng sẽ do Phòng tiếp nhận, vận chuyển
hàng hóa tiếp nhận. Phòng có 13 nhân viên, sẽ trực tiếp làm thủ tục giấy tờ tiếp
nhận vận chuyển hàng hóa nhập khẩu của công ty từ nước ngoài về rồi giao
thẳng cho khách hàng hoặc đưa về kho, bãi của Công ty để Công ty quản lý.
2.2. Quy trình kinh doanh nhập khẩu vật tư, thiết bị
2.2.1. Quy trình nhập khẩu
Để tiến hành nhập khẩu vật tư thiết bị trước khi đưa vào kinh doanh, công
ty thực hiện theo các bước như sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình nhập khẩu vật tư, thiết bị
2.2.1.1 Nghiên cứu nhu cầu thị trường
Để bắt đầu một phương án kinh doanh, phòng kế hoạch bao giờ cũng thực
hiện công tác nghiên cứu thị trường.Việc nghiên cứu thị trường trong nước nhằm

mục đích nhận biết sản phẩm nhập khẩu, từ đó chọn ra mặt hàng kinh doanh có
lợi nhất.Đối tượng khách hàng mà công ty hướng tới là các mỏ than, các nhà máy
sản xuất, xí nghiệp đóng tàu, công ty xây dựng,… ở thị trường nội địa, từ đó các
mặt hàng như vật tư xây dựng, máy móc thiết bị phụ tùng được đẩy mạnh nhập
khẩu. Qua quá trình nghiên cứu, tiếp xúc với các chủ doanh nghiệp, công ty nắm
bắt được nhu cầu của họ về các mặt hàng một cách cụ thể về quy cách, phẩm
chất, kiểu dáng, bao bì, nhãn hiệu, số lượng để nhập khẩu hàng hoá về thoả mãn
đúng, đủ, kịp thời những nhu cầu đó. Đồng thời, phòng kế hoạch cũng tiến hành
thử nghiệm để nắm bắt chức năng của sản phẩm, ví dụ đối với máy khai khoáng,
xây dựng có thể làm việc tốt nhất trong địa hình nào, công suất tốt đa bao nhiêu,
…để chọn đối tác nhập khẩu cho phù hợp.
20
Nghiên
cứu thị
trường
quốc tế
Lập kế
hoạch
nhập khẩu
Đàm
phán, ký
kết hợp
đồng nhập
khẩu
Thực hiện
hợp đồng
Nghiên
cứu nhu
cầu thị
trường

Thông qua việc nghiên cứu nhu cầu thị trường trong nước, từ đó phòng
kinh doanh thực hiện công tác tạo nguồn hàng kinh doanh bằng cách nhập
khẩu.Theo quy trình nhập khẩu đã nói ở trên.
2.2.1.2. Nghiên cứu thị trường quốc tế
Kinh doanh nhập khẩu đòi hỏi phải nghiên cứu thị trường hàng hoá quốc
tế như một yếu tố khách quan.Bao gồm việc nghiên cứu toàn bộ quá trình tái sản
xuất trên phạm vi quốc tế, việc nghiên cứu không chỉ dừng lại ở lĩnh vực lưu
thông mà còn nghiên cứu cả trong lĩnh vực sản xuất và phân phối hàng hoá.
Nghiên cứu thị trường hàng hóa quốc tế để nắm được quy luật hoạt động của
chúng, thể hiện qua nhu cầu, cung ứng và giá cả, từ đó liên hệ với điều kiện của
doanh nghiệp và nhu cầu về hàng hóa nhập khẩu ở trong nước để quyết định kinh
doanh mặt hàng gì và chọn đối tác kinh doanh thích hợp.
Thời gian đầu kinh doanh nhập khẩu, bộ phận xuất nhập khẩu của công ty
đã thực hiện công tác nghiên cứu thị trường rất tốt, giúp công ty từ nhập khẩu vật
tư, sắt thép như nhưng ngày đầu thành lập đến nay đã mở rộng, đa dạng hóa
nhiều mặt hàng, kinh doanh thêm máy móc, phụ tùng ô tô, vận tải,…góp phần
vào sự phát triển của công ty. Trải qua nhiều năm hoạt động, công ty đã tạo dựng
được mối quan hệ khách hàng thân thiết với các đối tác trên thế giới, nên việc
nghiên cứu thị trường không gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian. Do đó
công ty thường áp dụng phương pháp nghiên cứu tại bàn, rồi đặt hàng theo sản
phẩm trước đó, và có thể hoàn toàn yên tâm, tin cậy về chất lượng. Nhưng đối
với các hợp đồng có giá trị lớn, trưởng phòng kinh doanh, hoặc nhân viên trực
tiếp phụ trách nhập khẩu mặt hàng đó được công ty cử tới nhà máy sản xuất của
đối tác để nghiên cứu thực tế.
Phòng kế hoạch của công ty chịu trách nhiệm tìm hiểu thị trường trong
nước, nắm bắt một cách rõ ràng và chính xác nhu cầu của khách hàng trong từng
giai đoạn. Phối hợp là 2 Phòng kinh doanh 1,2, thường xuyên khảo sát thực tế và
đến với khách hàng lâu năm để xin ý kiến, từ đó đưa ra danh mục thiết bị cần
nhập khẩu, mức độ cần thiết của một mặt hàng để xác định số lượng nhập và thời
gian nhập cho phù hợp.

2.2.1.3 Lập kế hoạch nhập khẩu
Sau khi tiến hành nghiên cứu thị trường, dựa trên kết quả thu thập được
đó, phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch nhập khẩu. Trong đó chỉ rõ những đặc điểm
của hàng hóa cần nhập, đặc điểm của đối tác, những lợi ích mà công ty đạt được,
và xây dựng cụ thể những chỉ tiêu dự tính: doanh thu, lợi nhuận, hiệu quả của
21
phương án. Công ty không chỉ xây dựng và duyệt một phương án nhập khẩu mà
phải xây dựng nhiều phương án khác nhau nhằm duy trì liên tục hoạt động nhập
khẩu và đưa hàng nhập khẩu vào thị trường đã hướng tới.
Việc lập kế hoạch nhập khẩu do phó giám đốc phụ trách kinh doanh chỉ
đạo trực tiếp đến phòng kế hoạch và phòng kinh doanh chịu trách nhiệm phối
hợp. Từ đó trưởng phòng phân công cho từng nhân viên trong phòng. Khối lượng
công việc sẽ được giải quyết bởi các nhân viên, mỗi người đảm nhiệm một mặt
hàng thực hiện theo các phương án kinh doanh.Đây là khâu rất quan trọng, giúp
công ty chủ động kiểm soát hàng nhập khẩu, tối thiểu hóa các chi phí phát sinh.
2.2.1.4 Đàm phán, ký kết hợp hợp đồng nhập khẩu
Đàm phán là quá trình hai bên thương lượng, bàn bạc và trao đổi với nhau
các điều khoảnmua bán, cuối cùng đi đến thống nhất và tiến hành ký kết hợp
đồng. Hai bên đưa ra yêu cầu của mình và trao đổi, nhằm mục đích bảo vệ lợi ích
của mình, nên cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước tài liệu cho buổi đàm phán, tìm hiểu
trước đối tác để dễ thỏa thuận. Có ba hình thức đàm phán là: đàm phán trực tiếp,
đàm phán qua thư và đàm phán sử dụng phương tiện truyền thông (Fax, telex,
email, …). Từng phương thức có những ưu và nhược điểm khác nhau, tùy vào
điều kiện của mình mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức cho phù hợp. Công ty sẽ
tùy từng hoàn cảnh cụ thể để chọn hình thức đàm phán. Mỗi quá trình đàm phán
đều có nội dung cơ bản là: hỏi giá, báo giá, chào hàng, đặt hàng, hoàn giá, chấp
nhận, xác nhận.
Đối với đối tác truyền thống lâu năm và có uy tín, công ty thường sử dụng
hình thức đàm phán qua điện thoại, skype, thống nhất về hợp đồng nhập khẩu
hàng hóa, chủ yếu là vật tư và phụ tùng máy móc thiết bị, việc chuyển tiền và

nhận hàng được 2 bên thống nhất, ghi rõ trong hợp đồng, các điều khoản cụ thể
khác được quy định chi tiết, được sự nhất trí của cả công ty và đối tác. Còn với
đối tác mới, đặc biệt là đối tác lớn và giá trị hợp đồng lớn, công ty sẽ cử một bộ
phận tiến hành gặp mặt trực tiếp để đàm phán, thỏa thuận, đi tới ký kết hợp đồng
với đối tác. Việc ký kết hợp đồng do trưởng phòng kinh doanh thực hiện dưới sự
ủy thác của giám đốc công ty.
Hợp đồng ngoại thương sẽ do bộ phận xuất nhập khẩu (gồm 9 người) của
phòng kinh doanh lập, trong đó ghi rõ: Số hiệu, tên hợp đồng; Ngày, địa điểm ký
kết và thời gian thực hiện hợp đồng; Địa chỉ các bên tham gia mua bán, quốc
tịch, số điện thoại, số tài khoản, ngân hàng mở tài khoản và các điều khoản của
hợp đồng, bao gồm: Tên hàng, quy cách, số lượng, chất lượng bao bì, ký mã
22
hiệu; địa điểm, thời hạn, phương thức giao hàng, thủ tục thanh toán, phương
thức, đồng tiền sử dụng thanh toán, giải quyết tranh chấp, khiếu nại có luật áp
dụng cùng một số điều khoản khác.
2.2.1.5 Thực hiện hợp đồng
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa với đối tác, thống nhất các
điều khoản, các bên sẽ tổ chức thực hiện các nghiệp vụ liên quan để trao đổi hàng
hóa theo trình tự sau:
Ký kết hợp đồng nhập khẩu
Xin giấy phép nhập khẩu
Mở L/C khi bên bán yêu cầu
Đôn đốc bên bán giao hàng
Thuê phương tiện vận tải
Mua bảo hiểm hàng hóa
Làm thủ tục hải quan
Nhận hàng
Kiểm tra hàng hóa
Giao hàng cho đơn vị đặt hàng
Làm thủ tục thanh toán

Khiếu nại về hàng hóa (nếu có)
23
Sơ đồ 2.2: Quy trình hoạt động nhập khẩu
Do đó, công ty giao cho bộ phận xuất nhập khẩu của phòng kinh doanh và
phòng hành chính phải làm các thủ tục:
a, Xin giấy phép nhập khẩu
Vật tư như gang thép, cát, sỏi, xi măng và phụ tùng, máy móc, thiết bị
máy khai khoáng, xây dựng, thiết bị điện, vật liệu điện, thiết bị thủy lực, thiết bị
hàng hải,… nằm trong mục những mặt hàng cần phải xin giấy phép nhập khẩu
của Tổng cục hải quan như các mặt hàng khác.
Theo Thông tư 190/TCHQ-GSQL của Tổng cục Hải quan quy định về
việc cấp và quản lý giấy phép xuất, nhập khẩu hàng hóa thuộc thẩm quyền của
Tổng cục Hải quan, khi làm thủ tục xin giấy phép, công ty phải chuẩn bị hồ sơ
như sau: Đơn ghi đầy đủ, rõ ràng nội dung bằng tiếng Việt Nam; Bản kê chi tiết
hàng hóa nhập khẩu: 02 bản chính; Vận tải đơn (bản photocopy): 02 bản và 1 số
giấy tờ khác
Sau đó, công ty sẽ được cấp giấy phép chậm nhất 02 ngày kể từ ngày nộp
đủ hồ sơ. Một bộ giấy phép cho một lô hàng nhập khẩu gồm 2 bản: 1 bản lưu tại
Hải quan nơi cấp phép cùng 1 bộ hồ sơ hoàn chỉnh, 1 bản công ty được cầm để
nộp cho Hải quan cửa khẩu khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Thời hạn hiệu
lực của 1 giấy phép là 30 ngày kể từ ngày cấp giấy phép, giấy phép chỉ có giá trị
một lần, không được cấp một giấy phép cho nhiều lần nhập khẩu.
b, Làm thủ tục ban đầu thanh toán quốc tế
Công ty thực hiện thanh toán cho hầu hết các lô hàng nhập khẩu bằng
phương thức tín dụng chứng từ. Do đó, với tư cách là người nhập khẩu, trước hết
công ty phải tiến hành mở thư tín dụng tại ngân hàng được quy định trong hợp
đồng. Ngân hàng công ty lựa chọn làm việc là ngân hàng Vietinbank chi nhánh
Hải Phòng, thư tín dụng hợp đồng quy định là thư tín dụng không hủy ngang, trả
24
ngay. Phí mở L/C là 0.3% hợp đồng, sau khi mở L/C xong, ngân hàng Vietinbank

sẽ thông báo cho ngân hàng của người xuất khẩu.
Khi ngân hàng mở L/C phải có chữ kí của kế toán trưởng và giám đốc
công ty, bên cạnh đó ngân hàng sẽ yêu cầu công ty ký quỹ, tùy mối quan hệ
của ngân hàng với công ty mà khi đó tỷ lệ ký quỹ đòi hỏi là khác nhau. Công
ty TNHH MTV vật tư và vân tải Itasco phải ký quỹ với tỷ lệ chỉ là 15% giá trị
hợp đồng.
c, Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa
Với đặc điểm công ty kinh doanh vận tải hàng hóa ven biển và viễn
dương, nên tùy theo điều kiện giao hàng đã thống nhất trong hợp đồng ngoại
thương, mà công ty có phải chịu phí vận tải không. Nếu điều kiện giao hàng ghi
trong hợp đồng là EXW, FAS, FCA. FOB có nghĩa là công ty phải có nghĩa vụ
thuê phương tiện vận tải và chịu chi phí liên quan, nhưng do ngoài kinh doanh
nhập khẩu, công ty có kinh doanh vận tải hàng hóa, nên việc vận chuyển sẽ do
chính công ty thực hiện mà không mất khoản phí nào, và phương thức vận tải
đường biển. Để tận dụng lợi thế nên công ty thường ký hợp đồng theo những
phương thức giao hàng này. Khi đó, một số chứng từ cần dùng là: vận đơn đường
biển, biên lai thuyền phó, giấy gửi hàng đường biển, phiếu gửi hàng,…
Bên cạnh đó, trong quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng, nếu 2 bên thỏa
thuận đi đến nhất trí phương thức giao nhận theo điều kiện EXW, FCA, FAS,
FOB, CFR, CPT thì công ty phải có trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng nhập
khẩu hiện tại. Mục đích là để giảm thiểu rủi ro, trong vận tải đường biển, hoạt
động chuyển chở hàng hóa gặp nhiều khó khăn do thiên tai và tiềm ẩn nhiều rủi
ro khác.
Hiện tại, công ty thường ký kết hợp đồng nhập khẩu máy móc, phụ tùng,
thiết bị, vật tư theo phương thức giao nhận FOB, theo đó công ty phải chịu trách
nhiệm về phương tiện vận tải và tự mua bảo hiểm hàng hóa. Thường thì 2 bên đã
thống nhất mua bảo hiểm chuyến cho những hợp đồng nhập khẩu, nên bên bảo
hiểm chỉ chịu trách nhiệm đối với tổn thất của hàng trong phạm vi một chuyến
hàng. Với máy móc, phụ tùng, thiết bị, vật tư, 2 bên thường thống nhất mua bảo
hiểm với suất phí là 0,237%, trị giá bảo hiểm là 110% trị giá hợp đồng.Khi ký

hợp đồng bảo hiểm, công ty phải liên hệ với hãng bảo hiểm khi có thông tin về
chuyến tàu, số hiệu, cũng như giá trị nhập.
d, Làm thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu
25