Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn

I. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TỔNG
CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN
CÁC BỘ PHẬN VÀ PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
CÁC BỘ PHẬN VÀ PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
•
Ban Giám đốc: gồm 01 Tổng
Giám đốc, 06 Phó Tổng Giám đốc
•
Các phòng ban chức năng gồm 13
phòng, 01 Trung tâm, 02 Xí
nghiệp:
•
Văn phòng
•
Phòng Chính trị
•
Phòng tổ chức Lao động Tiền
lương
•
Phòng Kế hoạch Kinh doanh
•
Phòng kế hoạch đầu tư
•
Phòng Tài chính Kế toán
•
Phòng Hành chính- Hậu cần
•
Phòng Quân sự Bảo vệ
•

Phòng Cảng vụ
•
Phòng Marketing
•
Phòng kỹ thuật
•
Phòng Quản lý Công trình
•
Phòng Công nghệ Thông tin
•
Trung tâm Điều độ
•
Xí nghiệp Cơ giới xếp dỡ Tân cảng
•
Xí nghiệp lai dắt
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
II. DANH MỤC HỒ SƠ – TÀI
LIỆU HÌNH THÀNH TRONG
HOẠT ĐỘNG CỦA TCT TCSG
DANH MỤC HỒ SƠ – TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG
HOẠT ĐỘNG CỦA TCT TCSG
DANH MỤC HỒ SƠ – TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG
HOẠT ĐỘNG CỦA TCT TCSG
•
TCT TCSG là doanh nghiệp quốc phòng đang hoạt động
có cơ cấu tổ chức ít thay đổi, chức năng, nhiệm vụ của
các đơn vị tương đối rõ rang, không chồng chéo nên
chọn phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức để phân
loại tài liệu và lập DMHS của TCT.

•
Như đã trình bày ở trên, với cơ cấu tổ chức gồm 13
phòng ban chức năng và 01 Trung tâm, 02 Xí nghiệp thì
các khối hồ sơ, tài liệu chủ yếu hình thành trong quá
trình hoạt động của TCT gồm:
DANH MỤC HỒ SƠ – TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG
HOẠT ĐỘNG CỦA TCT TCSG
DANH MỤC HỒ SƠ – TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG
HOẠT ĐỘNG CỦA TCT TCSG
Số TT Số và ký
hiệu hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo
quản
Người
lập
I. PHÒNG KẾ HOẠCH KINH DOANH
1. Ban Kinh doanh khai thác
01 01/KHKD Tập văn bản hướng dẫn của Nhà nước, Bộ quốc phòng về
hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT TCSG năm 2014
Đến khi vb hết
hiệu lực thi
hành

02 02/KHKD Tập văn bản phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh năm
2014 của TCT TCSG
Vĩnh viễn
03 03/KHKD Tập văn bản v/v thanh, xử lý hàng tồn đọng,giám định và
tiêu hủy hàng hóa của TCT TCSG năm 2014
20 năm
04 04/KHKD Tập văn bản v/v giải quyết các thương vụ phát sinh với các

hãng tàu, chủ hàng năm 2014 của TCT TCSG
20 năm
05 05/KHKD Tập văn bản về chính sách giá cước và điều chỉnh giá cước
của TCT TCSG năm 2014
Vĩnh viễn
06 06/KHKD Tập giấy Ủy quyền của TCT TCSG năm 2014 10 năm
07 07/KHKD Tâp hợp đồng dịch vụ của TCT TCSG năm 2014 10 năm kể từ
khi hết thời
hạn trên hợp
đồng

08 08/KHKD Tâp hợp đồng nguyên tắc của TCT TCSG năm 2014 10 năm kể từ
khi hết thời
hạn trên hợp
đồng

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN
NĂM 2014
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN
NĂM 2014
2. Ban Thương vụ - Thu ngân
09 09/KHKD Tập văn bản hướng dẫn về công tác thương vụ, thu
ngân của TCT TCSG năm 2014
Đến khi vb
hết hiệu lực
thi hành

10 10/KHKD Tập văn bản tổng hợp sản lượng thu của TCT TCSG
năm 2014
10 năm

11 11/KHKD Tập văn bản tổng hợp sản lượng chi của TCT TCSG
năm 2014
10 năm
12 12/KHKD Tập văn bản tổng hợp sản lượng tính lương của TCT
TCSG năm 2014
10 năm
13 13/KHKD Tập bảng thanh toán thu các đơn vị nội bộ, nhà thầu
của TCT TCSG năm 2014
10 năm
14 14/KHKD Tập bảng thanh toán chi các đơn vị nội bộ, nhà thầu
của TCT TCSG năm 2014
10 năm
15 15/KHKD Tập bảng thanh toán thu, chi dịch vụ ngoài của TCT
TCSG năm 2014
10 năm
16 16/KHKD Tập hóa đơn GTGT liên trắng của TCT TCSG năm
2014
20 năm
17 17/KHKD Tập Báo cáo công tác thu, chi hàng tháng, quý , 6
tháng của TCT TCSG năm 2014
10 năm
18 18/KHKD Tập Báo cáo công tác thu, chi hàng năm TCT TCSG
năm 2014
Vĩnh viễn
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN
NĂM 2014
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN
NĂM 2014
3. Ban Kế hoạch tổng hợp
19 19/KHKD Tập văn bản hướng dẩn về tổng hợp, thống kê của của TCT

TCSG năm 2014
Đến khi vb hết
hiệu lực thi
hành

20 20/KHKD Tập kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2014 của TCT TCSG Vĩnh viễn
21 21/KHKD Tập thông báo về thời gian làm hàng ngày lễ, tết và điều
chỉnh thời gian làm hàng năm 2014 TCT TCSG
5 năm
22 22/KHKD Tập báo cáo sản lượng tổng hợp của các phương tiện tại các
khu vực hàng tháng, quý năm 2014 của TCT TCSG
5 năm
23 23/KHKD Tập báo cáo sản lượng tổng hợp của các phương tiện tại các
khu vực hàng 6 tháng, 9 tháng, hàng năm năm 2014 của TCT
TCSG
20 năm
24 24/KHKD Tập báo cáo sản lượng tổng hợp của các phương tiện tại các
khu vực hàng năm năm 2014 của TCT TCSG
Vĩnh viễn
25 25/KHKD Tập báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh hàng quý, 6 tháng
năm 2014 của TCT TCSG
20 năm
26 26/KHKD Tập báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm 2014 của TCT
TCSG
Vĩnh viễn
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN
NĂM 2014
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN
NĂM 2014
II. PHÒNG QUÂN SỰ BẢO VỆ

Ban tổng hợp
27 01/QSBV Tập Kế hoạch, thuyết minh, kịch bản của ý định diễn tập 2
bên 2 cấp, chuyển trạng thái sẵn sàng chiến đấu năm 2014
của TCT TCSG
Vĩnh viễn
28 02/QSBV Tập văn bản xây dựng đơn vị vững mạnh toàn diện năm 2014
của TCT TCSG
Vĩnh viễn
29 03/QSBV Tập mệnh lệnh, kế hoạch công tác quân sự và huấn luyện
năm 2014 của TCT TCSG
Vĩnh viễn
30 04/QSBV Tập chỉ thị, kế hoạch đảm bảo an toàn đơn vị trong các dịp lễ,
tết, các ngày kỷ niệm, kỳ họp quốc hội năm 2014 của TCT
TCSG
Vĩnh viễn
31 05/QSBV Tập chỉ thị, kế hoạch, quyết định về diễn tập bảo đảm an
ninh cảng biển tại Tân cảng và Cát Lái năm 2014 của TCT
TCSG
Vĩnh viễn
32 06/QSBV Tập kế hoạch, báo cáo công tác quân sự, huấn luyện, đóng
quân canh phòng, mất an ninh trật tự năm 2014 của TCT
TCSG
Vĩnh viễn
33 07/QSBV Tập văn bản về chống ùn tắc giao thông, cấp giấy phép sử
dụng tín hiệu giao thông xe quân sự và biểu tượng hải quân
năm 2014 của TCT TCSG
10 năm
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN
NĂM 2014
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN

NĂM 2014
III. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH
LẬP HỒ SƠ TẠI TCT
TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH LẬP HỒ SƠ TẠI TCT
TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH LẬP HỒ SƠ TẠI TCT
Hiện nay , tại TCT Tân Cảng Sài Gòn, trình tự lập hồ sơ
được thực hiện theo điều 26 Mục 4 Quy chế về công
tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong quân đội
ban hành kèm theo Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày
26 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng
gồm các nội dung sau:
-
Mở hồ sơ
-
Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc đưa vào hồ sơ
- Sắp xếp VB, TL trong hồ sơ
- Thống kê VB, TL trong hồ sơ vào Mục lục văn bản
- Kết thúc và biên mục hồ sơ
TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH LẬP HỒ SƠ TẠI TCT
TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH LẬP HỒ SƠ TẠI TCT
Theo Khoản 1 Điều 21 của Nghị định số:110/2004/NĐ-
CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
thì nội dung việc lập hồ sơ bao gồm các bước:
- Mở hồ sơ
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc đưa vào hồ sơ
- Kết thúc và biên mục hồ sơ
Cụ thể các nội dung trên được văn thư TCT
TCSG thực hiện như sau:

Cụ thể các nội dung trên được văn thư TCT
TCSG thực hiện như sau:
•
Vì TCT TCSG chưa có bản DMHS nên từng cán bộ, công nhân
viên khi lập hồ sơ sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng
phòng, ban cũng như nhiệm vụ được giao và công việc phải
giải quyết và thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ.
•
Sau khi đã mở hồ sơ, cán bộ, công nhân viên tiến hành thu
thập, lựa chọn những văn bản có giá trị hình thành thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc đưa vào hồ sơ
Sắp xếp VB, TL trong hồ sơ đánh số tờ. Thống kê VB, TL
trong hồ sơ vào Mục lục văn bản
STT
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày,
tháng văn
bản
Cơ quan
ban hành
Trích yếu nội dung Tờ số Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
01 16/TTr-
TCT
03/01/2013 TCT TCSG Tờ trình v/v tặng thưởng Huân
chương bảo vệ tổ quốc
01
02 263/TTr-

TCT
05/3/2013 TCT TCSG Tờ trình v/v tặng thưởng Huy
chương quân kỳ quyết thắng
03
03 308/TTr-
TCT
08/3/2013 TCT TCSG Tờ trình v/v tặng thưởng Huân
chương Lao động hạng Ba
07
…
MỤC LỤC VĂN BẢN
( tại TCT đang sử dụng)
MỤC LỤC VĂN BẢN
( tại TCT đang sử dụng)
MỤC LỤC VĂN BẢN
( theo)
MỤC LỤC VĂN BẢN
( theo)
STT
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày,
tháng văn
bản
Tác giả văn
bản
Tên loại và Trích yếu nội dung
văn bản
Tờ số Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
01 16/TTr-
TCT
03/01/201
3
TCT TCSG Tờ trình v/v tặng thưởng Huân
chương bảo vệ tổ quốc
01-02
02 263/TTr-
TCT
05/3/2013 TCT TCSG Tờ trình v/v tặng thưởng Huy
chương quân kỳ quyết thắng
03-06
03 308/TTr-
TCT
08/3/2013 TCT TCSG Tờ trình v/v tặng thưởng Huân
chương Lao động hạng Ba
07-08
…
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
(tại TCT đang sử dụng)
Hồ sơ này gồm : 31 văn bản
Đánh số từ : 01 đến 79
Bằng chữ:
Ba mươi mốt văn bản
Từ một đến bảy mươi chín
Đặc điểm bên trong: Tài liệu
được in trên khổ giấy A4
Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng
năm

NGƯỜI VIẾT CHỨNG TỪ KẾT
THÚC

CHỨNG TỪ KẾT THÚC
(theo)
Đơn vị bảo quản này gồm có
79 tờ
Viết bằng chữ : bảy mươi
chín tờ
Mục lục văn bản có 01 tờ
Đặc điểm và trạng thái của
tài liệu
Ngày tháng năm
Người lập hồ sơ
Kết thúc và biên mục hồ sơ
Kết thúc và biên mục hồ sơ
Viết bìa hồ sơ
Viết bìa hồ sơ
Bìa hồ sơ TCT đang sử dụng
TỔNG CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN


HỒ SƠ
Tập kế hoạch, báo cáo công tác quân sự, huấn luyện,
đóng quân canh phòng, mất an ninh trật tự năm 2014 của TCT TCSG



Phông số: 01 THỜI HẠN BẢO QUẢN
Mục lục số:

Hồ sơ số:
Số tờ:
Bìa hồ sơ theo TCVN 9251: 2012
QUÂN CHỦNG HẢI QUÂN
TỔNG CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN
Ký hiệu thông tin

Số……… VT

HỒ SƠ
Tập kế hoạch, báo cáo công tác quân sự, huấn luyện,
đóng quân canh phòng, mất an ninh trật tự năm 2014 của TCT TCSG
( Từ ngày đến ngày )
Gồm: …….tờ


Phông số: 01 THỜI HẠN BẢO QUẢN
Mục lục số:
Hồ sơ số:
Viết bìa hồ sơ
Viết bìa hồ sơ
Nhận xét, đánh giá:
Nhận xét, đánh giá:
•
Tuy trình tự lập hồ sơ cũng như cách ghi Mục lục văn
bản, chứng từ kết thúc và viết bìa hồ sơ của TCT TCSG
không giống theo trình tự quy định tại Nghị định
số:110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư và Thông tư số 07/2012/TT-BNV

hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan nhưng nhìn chung cũng đầy
đủ các nội dung và vẫn đảm bảo hồ sơ được lập đầy
đủ, chính xác giúp cho việc tra cứu được nhanh chóng,
góp phần giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả; giúp
quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của cơ quan,
tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ…
•
Do chưa nhận thức được vị trí và tác dụng của việc lập
hồ sơ nên ở nhiều đơn vị , phòng ban trong TCT việc
lập hồ sơ công việc của CB-CNV chưa đầy đủ
Đề xuất
Đề xuất
•
Ban Tổng Giám đốc quan tâm hơn đến công tác văn
thư nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng
•
Hoàn thiện quy chế về công tác văn thư – bảo mật –
lưu trữ; trong đó cụ thể hóa trách nhiệm lập hồ sơ
của cán bộ -CNV và đưa công tác lập hồ sơ vào là
một trong những tiêu chí thi đua, đánh giá mức độ
hoàn thành nhiệm vụ hang năm của mỗi CB – CNV
•
Thường xuyên mở các lớp tập huấn , bồi dưỡng,
hướng dẫn lập hồ sơ cho toàn thể CB – CNV TCT
•
Tuyên truyền nâng cao nhận thức của CB – CNV về
vị trí, tác dụng của công tác lập hồ sơ.
•
Lập danh mục hồ sơ

TRÂN TRỌNG CẢM ƠN