Hệ thống kiểm soát là hệ thống chính thức về thiết lập mục tiêu

1. Hệ thống kiểm sốt.
1.1. Khái niệm.
Với quy mơ các tổ chức ngày càng tăng, hình thức tổ chức phi tập trung càng ngày
càng được chú ý thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soát là hết sức cần thiết.
Trong đó, kiểm sốt làm nhiệm vụ định hướng cho các nhân viên hoạt động theo
đúng mục tiêu đề ra, đồng thời thơng qua hệ thống kiểm sốt giúp cho nhà quản trị
cấp trung còn hỗ trợ giúp đỡ nhân viên dưới quyền thực thi nhiệm vụ và giám sát,
điều chỉnh cho nhân viên vận hành theo đúng mục tiêu chung của tổ chức để đạt
được hiệu quả cao. Do vậy, hệ thống kiểm soát thực chức là các hoạt động, biện
pháp kế hoạch quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong
tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra
một cách hợp lý.
Hệ thống kiểm sốt là hệ thống chính thức về thiết lập mục tiêu, giám sát, đánh giá
và phản hồi, cung cấp cho các nhà quản trị thông tin về việc chiến lược và cơ cấu
tổ chức có đang hoạt động có kết quả và hiệu quả hay khơng (Lorange, Scottmorton, & Goshal, 1986).
1.2.

Hệ thống kiểm soát hiệu quả.

Hệ thống kiểm sốt có hiệu quả thường sẽ cảnh báo cho các nhà quản trị khi có sự
cố xảy, các tình huống bất ngờ xảy ra và cho họ thời gian để phản hồi, ứng phó với
các cơ hội và nguy cơ.
Sự kiểm sốt q mức hay lỏng lẻo cũng có tác động thiếu tích cực đến hệ thống.
Tuy nhiên với các với các tình huống khác nhau thì địi hỏi mức độ kiểm sốt thích
hợp khác nhau. Nhiệm vụ của các nhà quản trị khi thiết lập hệ thống kiểm soát là
xác định sự cân đối tốt nhất giữa kiểm soát và lợi ích do hệ thống này đem lại. Hệ
thống kiểm sốt địi hỏi được xem xét và đổi mới liên tục trong điều kiện môi
trường nội bộ và bên ngồi tổ chức ln biến đổi. Thế nên, một hệ thống kiểm sốt
hiệu quả cần có ba đặc điểm sau:
 Đủ linh hoạt: cho phép các nhà quản trị phản ứng khi cần thiết trước sự kiện
bất ngờ. Hệ thống kiểm soát cần thực hiện một cách linh hoạt để đảm bảo

rằng nó phù hợp với sự thay đổi và phát triển của tổ chức.
 Cung cấp thơng tin chính xác: để hỗ trợ quyết định và lãnh đạo trong tổ
chức. Dựa vào dữ liệu từ hệ thống kiểm soát, các quyết định có thể đưa ra
một cách chính xác và thông minh.


 Cung cấp thông tin kịp thời: các nhà quản trị sẽ đưa ra các quyết định dựa
trên những thông tin nhận được, nếu đó là những thơng tin lỗi thời thì đây
chính là cơng thức dẫn đến thất bại. Những thơng tin kịp thời ấy sẽ góp
phần giúp tổ chức có khá năng điều chỉnh, cập nhật và hồn thiện một cách
phù hợp.
Hệ thống kiểm sốt có vai trị quan trọng, bao trùm tồn bộ q trình quản. Các
tổ chức cần đảm bảo hệ thống kiểm sốt có hiệu quả để tổ chức được bền vững
và phát triển theo đúng kế hoạch.
1.3.

Những hạn chế của hệ thống kiểm soát.

Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu chỉ hạn chế tối đa các sai phạm chứ
không thể đảm bảo: rủi ro, gian lận và sai sót khơng thể xảy ra. Những hạn
chế vốn có của hệ thống kiểm sốt bao gồm:
- Hệ thống kiểm sốt khó ngăn chặn được gian lận và sai sót của nhà
quản trị cấp cao. Các thủ tục kiểm soát là do nhà quản trị đặt ra, nó chỉ kiểm
tra, xác định gian lận và sai sót của nhân viên. Khi nhà quản trị cấp cao cố
tình gian lận thì lúc này họ sẽ tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết.
- Sự gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay từ các
bộ phận bên ngoài tổ chức.
- Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua các quy định kiểm sốt trong q trình
thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc khơng thể kiểm sốt được các rủi ro và
làm cho mơi trường kiểm sốt trở nên yếu kém.

- Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, do đó
khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm sốt trở nên kém hữu hiệu
thậm chí vơ hiệu.
- Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm của nhà quản trị và
điều kiện hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm sốt khơng phù hợp.
2. Các hình thức kiểm sốt:


Các hình thức kiểm sốt có thể phân chia theo những tiêu chí khác nhau:
 Theo mức độ tổng các của nội dung kiểm sốt:
o Kiểm sốt tồn bộ: nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của
doanh nghiệp một cách tổng thể.
o Kiểm soát bộ phận: nhằm thực hiện đối với từng lĩnh hệ, bộ phận, phân
hệ cụ thể của doanh nghiệp.
o Kiểm soát cá nhân: nhằm thực hiện đối với những con người cụ thể trong
doanh nghiệp.
 Theo mức độ (hay tần suất) các cuộc kiểm sốt:
o Kiểm sốt đột xuất.
o Kiểm sốt định kì.
o Kiểm soát liên tục.
 Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm soát:
o Kiểm soát của cán bộ: đối với đối tượng quản trị.
o Tự kiểm soát: đối với cá nhân có ý thức và năng lực nhằm phát triển.
 Theo cấp độ của hệ thống kiểm soát:
o Kiểm soát chiến lược .
o Kiểm soát tác nghiệp.
o Kiểm sốt đồng bộ.
 Theo q trình hoạt động
o Kiểm sốt trước.
o Kiểm sốt trong.

o Kiểm sốt sau.
Và trong chương trình nghiên cứu của chúng ta sẽ tìm hiểu và trình bày các hình
thức kiểm sốt theo q trình hoạt động.