294 Hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính

Đề án môn học
Mục lục
Trang
Mục lục.................................................................................................................1
Lời nói đầu............................................................................................................2
Phần nội dung.......................................................................................................3
Kết luận...............................................................................................................33
Danh mục tài liệu tham khảo............................................................................34
Vũ Thị Thanh Giang Trang 1
Đề án môn học
Lời nói đầu
Lịch sử phát triển của loài ngời gắn liền với quá trình sản xuất ra của cải vật
chất. Qua lao động con ngời tồn tại và phát triển cho tới ngày nay. Xã hội loài ng-
ời phát triển luôn đi cùng với một nền sản xuất ngày càng cao, con ngời sản xuất
với quy mô ngày càng lớn, các yêu cầu của quy luật kinh tế mới phát sinh đã tách
dần hoạt động sản xuất và hoạt động quản lý. Tính phức tạp của của hoạt động sản
xuất ngày càng cao thì đòi hỏi về tăng cờng hoạt động quản lý càng lớn.
Trớc những yêu cầu đó hệ thống kiểm soát nói chung và hệ thống kiểm soát
nội bộ nói riêng đã ra đời và giúp cho hoạt động quản lý đạt hiệu quả.
Hiện nay, trong xu thế toàn cầu hoá nền kinh tế Việt Nam đang cố gắng vơn
lên và khẳng định vị trí của mình. Thông qua những báo cáo tài chính đã đợc kiểm
toán, các doanh nghiệp Việt Nam mong muốn chứng tỏ mình nhằm thu hút các
hoạt động đầu t của các nhà đầu t cả trong và ngoài nớc.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ đợc kiểm toán viên đánh giá là hoạt động có
hiệu quả sẽ là cơ sở cho việc kết luận các hoạt động kinh doanh của đơn vị đó có
tốt hay không.
Đó sẽ là cơ sở để thu hút đầu t từ các đơn vị kinh doanh bên ngoài, tạo động
lực tiếp tục phát triển cho đơn vị.
Nhận thức đợc vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt
động của các doanh nghiệp cũng nh trong việc đa ra kết luận của kiểm toán viên,
em đã quyết định chọn đề tài:

Hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống
kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính.
Qua quá trình thực hiện đề tài, em đã bổ sung thêm kién thức về ngành học,
cụ thể hơn là việc đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nội dung của đề tài bao gồm các phần sau:
I.Lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ
II.Đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ
III.Liên hệ thực tiễn-Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thơng mại
Em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn của thầy giáo: ts.Ngô Trí Tuệ đã
giúp em hoàn thành đề tài này.
Vũ Thị Thanh Giang Trang 2
Đề án môn học
Phần nội dung
I. Lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ
Hoạt động kiểm tra, kiểm soát ra đời từ yêu cầu quản lý các hoạt động sản
xuất và phục vụ cho quá trình quản lý.
Nhằm có cái nhìn tổng quát và chính xác về các hoạt động tài chính trong
đơn vị mình, giúp các nhà quản lý đa ra các quyết định kinh tế đúng đắn, nâng
cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời và thực hiện
các yêu cầu đó.
Việc nghiên cứu có sự hiểu hiết về hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa rất
quan trọng trong quá trình điều hành các hoạt động kinh doanh của nhà quản lý
cũng nh trong quá trình kiểm toán của các kiểm toán viên.
Thứ nhất, nhằm giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
của họ hoạt động nh thế nào và giúp cho các nhà quản lý đa ra những quyết định
xây dựng, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thứ hai, giúp cho các kiểm toán viên đánh giá đúng về hệ thống này nhằm
tránh (hạn chế) bỏ sót những nội dung trọng yếu và tránh đợc những rủi ro kiểm
toán.
1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ.

Do quá trình nhận thức từng bớc về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định
nghĩa khác nhau về hoạt động này.
Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IAFC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một
hệ thống chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vi;
đảm bảo độ tin cậy của các thông tin; đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý
và đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Theo COSO (Uỷ ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận
khi lập báo cáo tài chính). Theo Uỷ ban này thì định nghĩa về hệ thống kiểm soát
nội bộ đợc chấp nhận khá rộng rãi là:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban Giám đốc, nhà quản lý và các nhân
viên của đơn vị chi phối đợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm
thực hiện ba mục tiêu sau:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định đợc tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và có hiệu qủa.
Vũ Thị Thanh Giang Trang 3
Đề án môn học
Tại Việt Nam khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ đựơc quy định trong
hệ thống chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA400).
Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị
đợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật
và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót;
để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có
hiệu quả tài sản của đơn vị mình.
2. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Theo các quan niệm trên về hệ thống kiểm soát nội bộ thì kiểm soát nội bộ là
một chức năng thờng xuyên của đơn vị, một tổ chức với mục đích xác định các rủi
ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm
thực hiện tất cả các mục tiêu của đơn vị.
- Bảo đảm an toàn tài sản.

- Bảo đảm tin cậy của các thông tin.
- Bảo đảm việc chấp hành pháp luật.
- Bảo đảm hiệu quả, hiệu năng của đơn vị.
Từ các khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ, ta cần hiểu hệ thống kiểm
soát nội bộ hớng tới:
2.1. Kiểm soát nội bộ là một quá trình.
Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát đợc thực hiện
ở mọi nơi trong đơn vị và đợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Do đó
hệ thống kiểm soát nội bộ có thể phát hiện và ngăn chặn những sai sót có thể xảy
ra trên phạm vi toàn đơn vị. Nó là phơng tiện giúp cho các nhà quản lý và đơn vị
đạt đợc tất cả các mục tiêu đã đề ra.
2.2. Kiểm soát nội bộ đợc thiết kế và vận hành bởi con ngời:
Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đợc
áp dụng mà nói còn bao gồm cả yếu tố con ngời. Đó là những thành viên trong Hội
đồng quản trị, ban Giám đốc và các nhân viên trong hệ thống, những ngời định ra
mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
2.3. Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Kiểm soát nội bộ trên cơ sở xác định những rủi ro có thể xảy ra trong từng
khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, thực hiện có hiệu qủa tất cả các
mục tiêu của đơn vị. Bao gồm 4 mục tiêu sau:
Vũ Thị Thanh Giang Trang 4
Đề án môn học
Thứ nhất: bảo vệ tài sản của đơn vị
Tài sản của đơn vị không chỉ bao gồm những tài sản hữu hình mà còn có tài
sản vô hình. Những tài sản đó có thể bị trộm cắp, lạm dụng vào những mục đích
khác nhau hoặc bị h hại nếu không đợc bảo vệ bởi các hệ thống thích hợp. Đối với
các tài sản khác của đơn vị nh các tài liệu, sổ sách kế toán cũng có thể xảy ra
những điều tơng tự. Do vậy việc bảo vệ tài sản và sổ sách của đơn vị là điều rất
quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động của đơn vị.
Thứ hai: bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.

Ban quản trị phải có thông tin chính xác để điều hành các mặt hoạt động,
kinh doanh. Tuỳ theo mức độ của các thông tin mà các nhà quản lý sử dụng để đa
ra các quyết định kinh doanh quan trọng hay không. Các thông tin kinh tế, tài
chính do bộ máy kế toán xử lý là những căn cứ quan trong cho việc hình thành
các quyết định của nhà quản lý. Chính vì vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo
tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và
phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài
chính.
Thứ ba: đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý.
Ban quản trị xây dựng các thể thức nguyên tắc để thoả mãn các mục tiêu của
đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thiết kế trong đơn vị phải đảm bảo các
quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, phải đợc tuân thủ đúng mức. Do vậy hệ thống kiểm soát nội bộ cần
thực hiện
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt
động của doanh nghiệp.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai sót hoặc gian lận có thể xảy ra cũng
nh xử lý các sai phạm và gian lận đã xảy ra trong mọi hoạt động của doanh
nghiệp.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác các nội dung hoạt động
kinh tế, đồng thời đảm bảo việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
Thứ t: bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý các hoạt động
kiểm soát nội bộ cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực,
ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt
động và việc sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ cùng với các nhà quản lý định kỳ đánh giá kết quả
hoạt động trong doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ
Vũ Thị Thanh Giang Trang 5
Đề án môn học
máy quản lý doanh nghiệp. Qua đó nâng cao uy tín thị phần và thực hiện các chiến

lợc kinh doanh của đơn vị...
Trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị đôi khi có sự mâu thuẫn.
Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ là kết hợp hài hoà tất cả các mục tiêu trên
để hiệu quả kinh doanh của đơn vị đạt tối u.
2.4. Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự bảo đảm hợp lý.
Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu sẽ đợc
thực hiện. Vì mỗi hệ thống kiểm soát nội bộ dù đợc thiết kế hoàn hảo đến đâu
cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sự sai phạm có thể xảy ra khi vận
hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do những sai lầm của con
ngời dẫn đến không thực hiện đợc các mục tiêu. Kiểm soát nộ bộ có thể phát hiện
và ngăn chặn những sai lầm nhng không thể đảm bảo là những sai lầm đó không
bao giờ xảy ra do những hạn chế cố hữu của bản thân hệ thống này.
3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi đơn vị có thể có những điểm khác nhau
tuỳ theo quy mô, tính chất hoạt động của đơn vị. Nhng bất kỳ hệ thống kiểm soát
nộ bộ nào cũng bao gồm những yếu tố sau:
3.1. Môi trờng kiểm soát.
Môi trờng kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố bên trong cũng nh bên ngoài
đơn vị có tính môi trờng tác động đến thiết kế hoạt động và xử lý dữ liệu của các
loại hình kiểm soát nội bộ.
Môi trờng kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức
kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị đó.
Các nhân tố thuộc môi trờng kiểm soát chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái
độ và nhận thức, hành động của các nhà quản lý trong đơn vị. Nếu công tác kiểm
tra, kiểm soát đợc sự quan tân chú trọng từ các nhà quản lý thì mọi hoạt động
trong đơn vị sẽ đợc đảm bảo tuân thủ các quy định cúng nh chế độ đề ra. Nếu các
hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ thì các quy chế về kiểm tra kiểm soát nội
bộ sẽ không đợc vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên trong đơn vị.
Các nhân tố trong môi trờng kiểm soát bao gồm:
3.1.1. Tính chính trực và giá trị đạo đức:

Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trớc tiên phụ thuộc vào trực tiếp
vào tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức của những ngời liên quan
đến các quá trình kiểm soát. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hởng đến hành vi ứng
Vũ Thị Thanh Giang Trang 6
Đề án môn học
xử, tính trung thực của nhân viên trong công việc và độ tin cậy của các thông tin
thu thập đợc cũng nh độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ và báo cáo tài
chính. Đáp ứng yêu cầu về tính chính trực và giá trị đạo đức, các nhà quản lý trong
đơn vị phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức và cách c xử đúng đắn để có
thể ngăn ngừa các hoạt động của nhân viên mà đợc xem là thiếu đạo đức hoặc
phạm pháp. Để đảm bảo hiệu quả hơn, các nhà quản lý phải là ngời đi đầu về việc
tuân thủ các chuẩn mực đã đề ra và phổ biến đến tất cả các nhân viên trong đơn vị.
3.1.2. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhân thức của ngời quản lý, phong
cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, t cách và cả thái độ của nhà quản lý khi
điều hành đơn vị.
Các quan điểm của nhà quản lý sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chính sách, chế độ,
các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì
chính các nhà quản lý sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm
soát áp dụng tại doanh nghiệp.
Triết lý quản lý và phong cáh điều hành còn đợc thể hiện ở quá trình đào tạo
và việc nắm bắt các nội dung kiểm soát. Nếu những nhà quản lý đợc đào tạo
chuyên nghiệp thì họ sẽ có những hiểu biết về công việc kiểm soát cùng với hệ
thống chính sách, thủ tục kiểm soát đợc ban hành đầy đủ. Sự quan tâm và coi
trọng công tác kiểm soát của các nhà quản lý sẽ đảm bảo cho hệ thống kiểm soát
nội bộ hoạt động có hiệu quả.
3.1.3. Cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các
thành viên trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong công việc đạt đợc các mục tiêu.
Một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm

soát và giám sát các hoạt động của đơn vị. Điều này có nghĩa là một cơ cấu tổ
chức đợc xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trờng kiểm
soát tốt. Cơ cấu tổ chc hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dới
trong việc ban hành các quyết định cũng nh kiểm tra, giám sát việc thực hiện các
quyết định đó trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn có tác dụng góp phần
ngăn chặn các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính, kế toán của
doanh nghiệp.
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm (đợc xem là phần mở rộng
của cơ cấu tổ chức) cụ thể hoá về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên
trong các hoạt động của đơn vị.
Vũ Thị Thanh Giang Trang 7
Đề án môn học
Cơ cấu tổ chức phù hợp phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ
hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp không bị chồng chéo hoặc bỏ trống.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý
phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Một là: thiết lập đợc sự điều hànhvà sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa
các bộ phận.
Hai là: thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ sách và bảo quản tài sản.
Ba là: đảm bảo sự độc lập tơng đối giữa các bộ phận nhằm đạt đợc hiệu quả
cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
3.1.4. Chính sách nhân sự.
Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc
tuyển dụng, huấn luyên, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, khen thởng cho các nhân
viên.
Đội ngũ nhân viên luôn gắn liền với sự phát triển của doanh nghiệp. Họ là
yêú tố quan trọng đóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu, đồng thời họ cũng là
chủ thể thực hiện các tuân thủ kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp. Do đó

đội ngũ nhân viên luôn là nhân tố quan trong trong môi trờng kiểm soát. Nếu một
doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên có năng lực và tin cậy sẽ đảm bảo đợc các mục
tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ mặc dù không cần thực hiện quá trình kiểm soát.
Ngợc lại nếu doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên kém năng lực và thiếu trung
thực thì dù có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ,
hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể phát huy hiệu quả.
Do đó các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể trong việc tuyển dụng
đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thởng hay kỷ luật nhân viên. Nhà quản lý chỉ nên
tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiêmj
vịu đợc giao và phải giám sát, huấn luyệncho họ thật đầy đủ và thờng xuyên. Bên
cạnh đó, nhà quản lý cần chú ý rằng, một chính sách đôid đãi,thăng chức và đào
tạo tốt sẽ đảm bảo cho các hoạt động kiểm soát đợc thực hiện nghiêm túc và có
hiệu lực.
3.1.5. Uỷ ban kiểm soát.
Uỷ ban kiểm soát bao gồm những ngời hoạt động trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của đơn vị nh: thành viên của Hội đồng Quản trị nhng không tham gia vào
việc điều hành của đơn vị và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát.
Vũ Thị Thanh Giang Trang 8
Đề án môn học
Uỷ ban kiểm soát có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Một là: giám sát sự chấp hành luật pháp của các công ty.
Hai là: kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
Ba là: giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
Bốn là: dung hoà những bất đồng ( nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm
toán viên bên ngoài.
Với những nhiệm vụ và quyền hạn trên, uỷ ban kiểm soát có thể có những
đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị thông qua việc
giám sát các hoạt động của đơn vị. Do đó Uỷ ban kiểm soát có ảnh hởng lớn đến
môi trờng kiểm soát.
3.1.6. Công tác kế hoạch.

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu
chi quý, kế hoạch hay dự toán đầu t, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế
hoácch tài chính gồm những ớc tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động
và sự luân chuyển tiền trong tơng lai là những nhân tố quan trọng trong môi trờng
kiểm soát. Do đó việc lập kế hoạch là một trong những công tác quan trọng trong
tiến trình hoạt động của công ty. Nếu việc lập cũng nh thực hiện kế hoạch đợc tiến
hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch sẽ trở thành công cụ kiểm soát
rất hữu hiệu.
Sự quan tâm thích đáng của nhà quản lý đối với công tác kế hoạch sẽ đảm
bảo việc phát hiện những vấn đề bất thờng và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
3.1.7. Môi trờng bên ngoài.
Môi trờng bên ngoài bao gồm các nhân tố nh: Pháp luật, sự kiểm soát của các
cơ quan Nhà nớc, sự thay đổi của các chủ nợ, môi trờng pháp lý...
Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhng có
ảnh hởng rất lớn đến thái độ, phong cáh điều hành của các nhà quản lý cũng nh sự
thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Nếu nh sự kiểm soát
của các cơ quan nhà nớc đợc tiến hành sát sao thì các nhà quản lý sẽ phải tăng c-
ờng sự giám sát đối với hệ thống kiểm soát nội bộ.
3.2. Hệ thống kế toán.
Trong thời đại thông tin hiện nay, thông tin và truyền thông là điều kiện tiên
quyết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị.
Trong hệ thống thông tin và truyền thông, hệ thồng kế toán cói vai trò rất quan
trọng. Thông qua việc ghi chép, tính toán, phân loại và chuyển vào các sổ tổng
hợp, chi tiết để lập các báo cáo tài chính, hệ thồng kế toán chẳng những cung cấp
Vũ Thị Thanh Giang Trang 9
Đề án môn học
thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng cho quá
trinhg kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Do đó hệ thống kế toán là một bộ phận
quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
3.2.1. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết.

Một là, tính có thực: xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật, cơ cấu
kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách
của đơn vị.
Hai là, sự phê chuẩn: đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải đợc phê chuẩn hợp
lý. Sự phê chuẩn ở đây có thể biểu hiện bởi chữ ký của những ngời có quyền hạn
hoặc có sự uỷ quyển hợp lệ.
Ba là, tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, không dấu hoặc bỏ ngoài sổ sách.
Bốn là, sự đánh giá: bảo đảm không có sự sai phạm trong việc tính toán các
khoản giá và phí. Kế toán phải sử dụng đúng các phơng pháp đo lờng giá trị các
nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị của chúng
Năm là, sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ đựoc ghi chép đúng theo sơ đồ
tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. Để đảm bảo mục tiêu
này, kế toán phải thực hiện diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ đẻ cho
phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ.
Sáu là, tính đúng kỳ: xác định đúng kù hạn của các nghiệp cụ kinh tế đã xảy
ra để đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh đợc thực hiện kịp thời theo đúng
quy định.
Bảy là, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác số liệu kế toán đựoc ghi
vào sổ phải đợc tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn. Trình bày đúng đắn các nghiệp
vụ và tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
3.2.2. Ngoài các mục tiêu kể trên cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng
trong hệ thống kế toán.
Thứ nhất là các chứng từ kế toán: với đặc trng là đăng ký từng nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế
thông qua thủ tục lập chứng từ.
Chứng từ đợc xem nh là một bằng chứng chứng minh sự tồn tại của các
nghiệp vụ. Do đó nó cho phép ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm nhằm bảo
vệ tài sản của đơn vị. Đồng thời nó còn đợc xem là căn cứ để giải quyết các vụ
tranh chấp giữa các đối tợng, kể cả bên trong và bên ngoài đơn vị.

Vũ Thị Thanh Giang Trang 10
Đề án môn học
Thứ hai là hệ thống sổ sách kế toán: hệ thống sổ sách kế toán đợc xem là bớc
trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầu trên các chứng từ, từ đó xử lý và
hình thành các thông tin tổng hợp trên các báo cáo tài chính và các báo cáo kế
toán quản trị. Một hệ thống sổ sách kế toán đựoc tổ chức khoa học sẽ góp phần rất
lớn trong việc bảo vệ tài sản của đơn vị. Bởi vì thông qua các chức năng kiểm tra
giám sát ngay trong quá trình thực hiện từng nghiệp vụ, nhà quản lý sẽ tìm thấy
những sai phạm trong hệ thống kế toán, từ đó có các biện pháp thích hợp nhằm
đảm bảo an toàn tài sản của đơn vị.
Tóm lại: Chứng từ và sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ
thống thông tin kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung
của đơn vị.
3.3. Các thủ tục kiểm soát:
Để thực hiện đợc các mục tiêu kiểm soát các nhà quản trị còn phải quy định,
thiết kế các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc đơn vị thiết
lập và thực hiện nhằm đạt đợc các mục tiêu quản lý cụ thể.
3.3.1. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu:
- Kiểm tra tính chính xác cuả các số liệu tính toán.
- Kiểm tra chơng trình ứng dụng và môi trờng tin học.
- Kiểm tra số liệu giữa các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán.
- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.
- So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu kế toán.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán
- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế vơí dự toán kế hoạch.
3.3.2. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu:
Các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ
bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bắt kiêm nhiệm và
nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng cho rằng: trách nhiệm và công
việc cần đựoc phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều ngời trong bộ
phận.
Nguyên tắc bắt kiêm nhiệm quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm
trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm
dụng quyền hạn.
Vũ Thị Thanh Giang Trang 11
Đề án môn học
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý,
các cấp dới đợc giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một
phạm vi nhất định. quá trình uỷ quyền đợc tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp
hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm
mất tính tập trung của doanh nghiệp.
Dựa trên các nguyên tắc ngày các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập và đợc thực
hiện thông qua các hoạt động kiểm soát.
Sau đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu thích hợp cho việc kiểm soát
kế toán của đơn vị.
Một là: phân chia trách nhiệm đầy đủ:
Hoạt động này đựoc thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản là: nguyên tắc phân
công, phân nhiệm và nguyên tắc bắt kiêm nhiệm nghĩa là không để cho một bộ
phận hoặc cá nhân nào giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi
kết thúc mà phải đợc phân chia cho nhiều ngời, nhiều bộ phận thực hiện; không
một cá nhân nào đợc thực hiện nhiều hơn một trong các chức năng: phê chuẩn,
thực hiện, ghi sổ nghiệp vụ và bảo quản tài sản của đơn vị.
Thông qua việc phân chia trách nhiệm này, các nhân viên có thể kiểm soát
lẫn nhau. Do đó các sai sót sảy ra có thể đựoc phát hiện một cách nhanh chóng và
giảm thiểu cơ hội cho bất kỳ cá nhân nào đó có thể gây ra những sai sót và gian
lận trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Việc phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau
đây:

- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: nhằm ngăn chặn những
hành vi tham ô tài sản.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: ngăn chặn
khả năng thâm lạm, chiếm đoạt tài sản của đơn vị.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: nhằm không để cho
thông tin bị phản ánh sai lệch trên các sổ sách kế toán hoặc các báo cáo tài chính.
Hai là: kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
Để đảm bảo cung cấp một hệ thống thông tin đáng tin cậy, nhất là các thông
tin kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ phải thực hiện liên tiếp các hoạt động kiểm
soát.
Vũ Thị Thanh Giang Trang 12
Đề án môn học
Thông qua các hoạt động cụ thể nh kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê
chuẩn các nghiệp vụ hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp những thông tin mà tf
các nhà quản lý có thể đa ra những kết luận chính xác. Các hoạt động kiểm soát có
thể đợc áp dụng cho tất cả các hoạt động có liên quan đến quá trình xử lý thông
tin (kiểm soát chung) hoặc chỉ đợc áp dụng cho từng hoạt động cụ thể (kiểm soát
ứng dụng).
Các hoạt động kiểm soát cụ thể cần đảm bảo hai nội dung sau:
Thứ nhất: có một hệ thống chứng từ và sổ sách đầy đủ: Nhằm cung cấp sự
đảm bảo hợp lý là tất cả tài sản đã đợc kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ
kinh tế đợc ghi sổ chính xác.
Muốn có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt cần chủ ý những vấn đề sau:
- Các chứng từ phải đợc đánh số liên tục trớc khi sử dụng để có thể kiểm
soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy nhập khi cần thiết.
- Chứng từ cần đợc lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc ngay sau đó càng
sớm càng tốt. Khoảng thời gian giữa lúc nghiệp vụ phát sinh và khi ghi sổ càng
ngắn càng giảm cơ hội sai lầm.
- Chứng từ cần đợc kẽ rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều
công dụng khác nhau.

- Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học và kịp thời, tổ chức lu trữ và
bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn.
Thứ hai: phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động:
Tất các các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phê chuẩn đúng đắn nếu muốn thoả
mãn các quá trình kiểm soát, các nghiệp vụ phát sinh phải đựoc phê chuẩn bởi một
nhân viên quản lý trong phạm vi và quyền hạn cho phép. Sự phê chuẩn có thể
chung chung (áp dụng cho toàn đơn vị) hoặc cụ thể (áp dụng cho từng nghiệp vụ
riêng biệt)
Các cá nhân hoặc bộ phận đợc uỷ quyền để thực hiện phê chuẩn phải giữ
chức vụ tơng xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ
Ba là: kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách.
Biện pháp bảo vệ quan trong nhất để bảo vệ tài sản và sổ sách là việc sử dụng
những biện pháp đề phòng vật chất. Các hình thức bảo vệ vật chất cũng cần thiết
đối với sổ sách và chứng từ. Hoạt động kiểm soát này đựoc thực hiện cho sổ sách
và tất cả những tài sản khác, kể cả những chứng từ đã đợc đánh số.
Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế
phải đợc thực hiện định kỳ. Nếu phát hiện có bất kỳ sự chênh lệch nào đó thì hệ
Vũ Thị Thanh Giang Trang 13