Luận văn quản lý hoạt động thư viện khoa học tổng hợp thành phố hồ chí minh

1

MỤC LỤC
MỤC LỤC .............................................................................................................. 1
MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 4
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 4
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 5
3. Mục đích nghiên cứu ...................................................................................... 5
4. Tổng quan về tình hình nghiên cứu ................................................................ 6
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn ...................................................... 7
6. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................ 7
7. Bố cục của luận văn ........................................................................................ 8
CHƯƠNG 1............................................................................................................ 9
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN ........................... 9
1.1. Một số khái niệm: ........................................................................................ 9
1.1.1. Quản lý .................................................................................................. 9
1.1.2. Thư viện và Hoạt động thư viện.......................................................... 12
1.1.3. Quản lý hoạt động thư viện ................................................................. 16
1.2. Chức năng và nguyên tắc quản lý hoạt động thư viện .............................. 17
1.2.1. Chức năng quản lý hoạt động thư viện ............................................... 17
1.2.2. Nguyên tắc quản lý hoạt động thư viện .............................................. 18
1.3. Nội dung quản lý hoạt động thư viện ........................................................ 19
1.4. Các phương pháp quản lý hoạt động thư viện ........................................... 23
1.4.1. Phương pháp giáo dục ......................................................................... 23
1.4.2. Phương pháp tâm lý - xã hội ............................................................... 24
1.4.3. Phương pháp hành chính - luật pháp ................................................... 24
1.4.4. Phương pháp tổ chức - điều khiển....................................................... 25


2

1.4.5. Phương pháp kinh tế............................................................................ 25
1.5. Văn bản pháp quy về hoạt động thư viện .................................................. 25
1.5.1. Pháp lệnh Thư viện ............................................................................. 25
1.5.2. Quy hoạch phát triển ngành thư viện đến năm 2020 .......................... 27
CHƯƠNG 2.......................................................................................................... 29
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN KHOA HỌC TỔNG
HỢP TP. HỒ CHÍ MINH ..................................................................................... 29
2.1. Giới thiệu sơ lược về Thư viện Khoa học Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh ... 29
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển .......................................................... 29
2.1.2. Cơ cấu tổ chức - Nhân sự .................................................................... 31
2.1.3. Cơ sở vật chất - trang thiết bị .............................................................. 34
2.2. Tình hình quản lý hoạt động Thư viện Khoa học Tổng hợp TP. Hồ Chí
Minh .................................................................................................................. 35
2.2.1. Quản lý nhân sự ................................................................................... 35
2.2.2. Quản lý cơ sở vật chất - trang thiết bị ................................................. 38
2.2.3. Quản lý kinh phí .................................................................................. 40
2.2.4. Quản lý vốn tài liệu................................................................................... 42
2.2.5. Quản lý hoạt động nghiệp vụ ...................................................................... 46
2.3. Nhận xét về thực trạng quản lý hoạt động Thư viện Khoa học Tổng hợp
TP.HCM ............................................................................................................ 53
2.3.1. Thành tựu ............................................................................................ 53
2.3.2. Hạn chế ................................................................................................ 56
2.3.3. Nguyên nhân. ...................................................................................... 57
CHƯƠNG 3.......................................................................................................... 59


3

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN KHOA HỌC
TỔNG HỢP TP. HỒ CHÍ MINH .............................................................................. 59

3.1. Phương hướng phát triển Thư viện Khoa học Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh................. 59
3.1.1. Quan điểm đường lối của Đảng, chính sách của Nhà nước về cơng tác
thư viện .......................................................................................................... 59
3.1.2. Phương hướng phát triển Thư viện Khoa học Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh đến năm
2020 ................................................................................................................ 61
3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng quản lý hoạt động Thư viện Khoa học Tổng hợp TP. Hồ
Chí Minh ............................................................................................................. 63
3.2.1. Giải pháp về quản lý nhân sự .............................................................. 63
3.2.2. Giải pháp về quản lý cơ sở vật chất-trang thiết bị .............................. 69
3.2.3. Giải pháp về quản lý nguồn kinh phí ................................................. 72
3.2.4. Giải pháp về quản lý vốn tài liệu ........................................................ 74
3.2.5. Giải pháp về quản lý hoạt động nghiệp vụ.......................................... 75
3.3. Một số đề xuất ........................................................................................... 79
KẾT LUẬN .......................................................................................................... 81
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 82
PHẦN PHỤ LỤC ................................................................................................. 93


4

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, mọi người đều cơng nhận vai trị của thư viện rất quan trọng
trong việc bảo tồn và phát huy giá trị văn hóa của dân tộc. Tất cả các tri thức và
kiến thức về văn hóa của dân tộc đều giữ lại tại các thư viện qua các loại hình
khác nhau như: sách, báo, tạp chí, băng hình,…Người ta có thể thẩm định giá trị
nền văn hóa của một quốc gia bằng cách tìm hiểu và khảo sát thực trạng ngành
thư viện của quốc gia ấy.
Vốn tài liệu thư viện có giá trị văn hóa to lớn. Thư viện lưu giữ và bảo
tồn những giá trị văn hóa của lồi người, là một bộ phận quan trọng của nền

văn hóa, là tài sản quí giá của một quốc gia. Nhờ thư viện, tri thức được lưu
giữ trong tài liệu, sách báo được truyền bá từ đời này sang đời khác, từ thế
hệ này sang thế hệ khác, góp phần làm tăng giá trị của văn hóa. Di sản văn
hóa chứa đựng trong các thư viện cực kỳ phong phú, đa dạng và là niềm tự
hào của các quốc gia. Thư viện là nơi tiếp thu tinh hoa văn hóa dân tộc, tinh
hoa văn hóa của nhân loại và cũng là nơi giao lưu, trao đổi, hội nhập, là môi
trường sinh hoạt văn hóa lành mạnh, góp phần to lớn vào việc xây dựng đời
sống văn hóa tinh thần phong phú trong nhân dân.
Thư viện là một thiết chế của văn hóa, cũng như các thiết chế văn hóa
khác, thư viện cần phải được quản lý một cách khoa học để đảm bảo sự hoạt
động hiệu quả của thiết chế này.
Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM là một trong những thư viện lớn
nhất của cả nước, với đội ngũ nhân sự nhiều, cơ sở vật chất – trang thiết bị đa


5

dạng và hoạt động nghiệp vụ phong phú. Để góp phần phát triển hoạt động thư
viện, tác giả chọn đề tài: “Quản lý hoạt động Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.
Hồ Chí Minh” làm luận văn thạc sĩ ngành Quản lý Văn hóa. Trên cơ sở tìm hiểu
thực trạng quản lý, tác giả có thể đưa ra những giải pháp nâng chất lượng quản lý
hoạt động thư viện này.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài: quản lý hoạt động thư viện.
2.2. Phạm vi nghiên cứu
Theo không gian: Tại Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp. Hồ Chí Minh.
Theo thời gian: Giai đoạn từ 2010 – 2014.
3. Mục đích nghiên cứu
Đề tài “Quản lý hoạt động Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp. Hồ Chí Minh”

nhằm mục đích:
- Nghiên cứu thực trạng quản lý hoạt động tại TVKHTH TPHCM.
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý đối với TVKHTH
TPHCM.
Để thực hiện mục đích của đề tài phải thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau:
 Hệ thống hóa lý luận chung về quản lý hoạt động thư viện.
 Khảo sát thực tế quản lý hoạt động Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành
phố Hồ Chí Minh.
 Phân tích thực trạng quản lý hoạt động của Thư viện Khoa học Tổng hợp
trong thời gian qua để rút ra những điểm mạnh cũng như những hạn chế,
từ đó đề xuất một số giải pháp chủ yếu đối với công tác quản lý Thư viện
Khoa học Tổng hợp Tp.HCM. Kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà


6

nước về thư viện để hoàn thiện hệ thống quản lý nhà nước đối với ngành
thư viện nước nhà trong giai đoạn hiện nay.
4. Tổng quan về tình hình nghiên cứu
Thư viện Khoa học Tổng hợp là một trong những thư viện lớn của cả nước
do đó có rất nhiều cơng trình nghiên cứu từ những bài tiểu luận cấp đại học đến
các đề tài nguyên cứu khoa học cấp quốc gia đều đề cập đến. Các cơng trình
nghiên cứu về Thư viện Khoa học Tổng hợp có thể kể đến:
“Sự nghiệp Thư viện miền Nam Việt Nam giai đoạn 1954 - 1975” (Luận
văn Thạc sĩ khoa học Thông tin Thư viện) của tác giả Võ Cơng Nam. Trong
cơng trình này , tác giả đã trình bày khái quát thực trạng và thực chất một số nội
dung trong hoạt động của các loại hình thư viện ở Miền Nam Việt Nam từ 19541975.
“ Lịch sử sự nghiệp Thư viện Việt Nam trong tiến trình phát triển văn hóa
dân tộc” (Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ của Bộ Văn hóa Thơng tin do
Dương Bích Hồng làm chủ nhiệm đề tài cùng các tác giả TS. Lê Văn Viết, Th.S.

Trần Bích Hồng, TS. Chu Ngọc Lâm, TS. Trần Thị Minh Nguyệt).
Trong phạm vi đề tài này, các tác giả nghiên cứu sự nghiệp Thư viện Việt
Nam trong tiến trình phát triển văn hóa qua từng thời kỳ. Trong phần chương III
của cơng trình này với tiêu đề “ Thư viện Việt Nam từ giai đoạn 1945 đến nay”,
mục III.2 với tiêu đề ”Sự nghiệp thư viện Việt Nam giai đoạn 1945 - 1975” có
đề cập đến “Sự nghiệp thư viện ở miền Nam Việt Nam giai đoạn 1954-1975”
“Hoạt động thư viện ở thành phố Sài Gòn thời kỳ 1954 - 1975” (Luận văn
Tiến Sĩ Lịch sử Việt Nam) của Phạm Tấn Hạ. Trong cơng trình này , tác giả đã
trình bày khái quát về mặt lịch sử hoạt động Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.
Hồ Chí Minh giai đoạn 1954 – 1975.


7

Mặc dù đã có khá nhiều bài viết và cơng trình nghiên cứu liên quan đến Thư
viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, song về mặt lý luận cũng như
thực tiễn chỉ dừng lại dưới góc độ từng hoạt động của thư viện hoặc chỉ đơn
thuần nghiên cứu các hoạt động thư viện rất ít thơng tin, chưa có một cơng trình
nào ngun cứu về quản lý thư viện. Việc nghiên cứu đề tài “Quản lý hoạt động
Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành Phố Hồ Chí Minh” đến nay chưa có ai
nghiên cứu.
5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
5.1. Ý nghĩa lý luận
Bổ sung cơ sở lý luận về quản lý hoạt động thư viện. Khẳng định vai trò
quản lý trong hoạt động thư viện
5.2. Ý nghĩa thực tiễn
Kết quả nghiên cứu đưa ra những giải pháp có thể áp dụng để nâng cao
hiệu quả công tác tổ chức quản lý tại TVKHTH TP.HCM.
Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho các nhà quản lý văn hóa trong
lĩnh vực thư viện.

6. Phương pháp nghiên cứu
6.1 Phương pháp luận
Đề tài sử dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy
vật lịch sử trong nghiên cứu khoa học.
6.2. Phương pháp cụ thể
- Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu.
- Phỏng vấn, mạn đàm trao đổi.
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp so sánh.


8

- Phương pháp thống kê.
7. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận, danh mục tham khảo, phụ lục, luận
văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hoạt động thư viện.
Đưa ra một số khái niệm về quản lý, thư viện và quản lý hoạt động thư
viện; chức năng và nguyên tắc quản lý hoạt động thư viện; các phương pháp
quản lý hoạt động thư viện; các văn bản pháp quy về quản lý hoạt động thư viện.
Chương 2: Thực trạng quản lý hoạt động Thư viện Khoa học Tổng hợp
Thành phố Hồ Chí Minh
Giới thiệu sơ lược về Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh và
quản lý hoạt động Thư viện. Nhận xét thực trạng quản lý các hoạt động của Thư
viện Khoa học Tổng hợp để rút ra những điểm mạnh cũng như những hạn chế,
đồng thời nêu ra những nguyên nhân dẫn đến việc hạn chế trong quản lý hoạt
động của thư viện.
Chương 3: Nâng cao chất lượng quản lý hoạt động thư viện Khoa học
Tổng hợp Tp. Hồ Chí Minh.

Nêu ra quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến năm 2010 và
định hướng đến năm 2020; Phương hướng, nhiệm vụ, kế hoạch phát triển thư
viện KHTH TP.HCM giai đoạn 2015-2020. Từ đó đề xuất các giải pháp nâng
cao chất lượng quản lý thư viện, cụ thể ở năm lĩnh vực: Quản lý nhân sự; Quản
lý cơ sở vật chất-trang thiết bị; Quản lý nguồn kinh phí; Quản lý vốn tài liệu;
Quản lý hoạt động nghiệp vụ.


9

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN
1.1. Một số khái niệm:
1.1.1. Quản lý
Hiện nay có rất nhiều khái niệm về quản lý. Mỗi khái niệm về quản lý là
một cách nhận biết, một cách hiểu, một cách nhận thức về bản chất của quản lý
theo một quan điểm, theo một phương pháp tiếp cận. Do đó, chúng ta có một số
khái niệm về quản lý như sau:
- Theo quan điểm dân gian của người Việt Nam
Quản lý là lo liệu: từ xưa tổ tiên của chúng ta đã nhận biết được bản chất
của quản lý, đánh giá cao vai trị của cơng việc quản lý trong việc tổ chức, giao
nhiệm vụ cho một số người thực hiện. Tục ngữ Việt Nam có câu ”Một người lo
hơn kho người làm”. Hiểu theo theo tục ngữ này, trong quá trình giải quyết một
việc chung thì sự lo liệu, tính tốn, sắp xếp cịn quan trọng hơn nhiều so với việc
so với việc dùng sức của nhiều người mà lại khơng biết tính tốn sắp xếp hợp lý.
Lo để có việc làm trong điều kiện cạnh tranh, người khơn của khó; lo đảm bảo
các điều kiện cơ sở vật chất để thực hiện; lo điều hành phối hợp các hoạt động để
hoàn thành sản phẩm chất lượng và đúng thời hạn theo yêu cầu; lo phân chia và
sử dụng hợp lý thành quả thu được thành của ăn, của để một cách hợp lý. Đối
với công việc chung, người biết tính tốn, lo toan, có tầm nhìn,.v.v… giữ vai trò

đặc biệt quan trọng.
- Theo quan điểm hiện đại
Quản lý về cơ bản và ưu tiên là tác động đến con người (tập thể con
người) để hoàn thành nhiệm vụ chung. Quản lý là ràng buộc (đưa ra phương án


10

và thực thi) một cách thông minh, tế nhị việc thỏa mãn nhu cầu cho con người
với việc con người đem năng lực thực hiện công việc được giao.
Quản lý là thực hiện những cơng việc có tác dụng định hướng, điều tiết
phối hợp các hoạt động của cấp dưới.
Quản lý là thiết lập, khai thông các quan hệ cụ thể để hoạt động chung
được hình thành, tiến hành thuận lợi, đạt hiệu quả cao và không ngừng phát
triển.
Quản lý là chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý một cách gián
tiếp và trực tiếp nhằm thu được những diễn biến thay đổi tích cực. Chủ thể quản
lý có thể tác động lên đối tượng quản lý theo nhiều cách thức, biện pháp khác
nhau như: đưa ra mục tiêu, động cơ phấn đấu, hướng hoạt động để con người
thực hiện; đưa ra những ràng buộc giữa làm và lợi ích để con người lựa chọn,
cân nhắc, quyết định tham gia; kiểm tra và giám sát để giúp con người làm việc
nghiêm túc, kỷ cương; thực hiện chế độ khen thưởng thỏa đáng để con người
phát huy sáng kiến, xử phạt nghiêm minh để con người không vi phạm; con
người ln có mong muốn, hướng tới hoạt động để có nguồn sống và các điều
kiện phát triển; tác động của chủ thể quản lý hợp lý, đúng đắn thì ở đối tượng
quản lý có một số diễn biến thay đổi tích cực.
Quản lý được Các Mác coi như là chức năng đặc biệt, sinh ra từ tính chất
xã hội hóa hoạt động. Các Mác viết về sự cần thiết của quản lý như sau:”Bất kỳ
một lao động xã hội hay cộng đồng nào, được tiến hành trên qui mơ tương đối
lớn cũng đều có cần sự quản lý, nó xác lập mối quan hệ hài hịa giữa các công

việc riêng rẽ và thực hiện chức năng chung nhất, xuất phát từ sự vận động của
toàn bộ cơ cấu sản xuất (khác với sự vận động của từng bộ phận độc lập trong


11

nền sản xuất ấy). Một nghệ sĩ chơi đàn, chỉ phải điều khiển chính mình, nhưng
một dàn nhạc thì phải có nhạc trưởng” [21, tr. 342].
Thế kỷ 21, quan niệm về quản lý lại càng phong phú hơn, các học giả
phương Tây đã đưa ra những quan niệm về quản lý như sau:
- Tailor: "Làm quản lý là bạn phải biết rõ: muốn người khác làm việc gì và
hãy chú ý đến cách tốt nhất, kinh tế nhất mà họ làm"
- Fayel: "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh
nghiệp, chính phủ) đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, chỉ
đạo, điều chỉnh và kiểm sốt. Quản lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ
đạo điều chỉnh và kiểm soát ấy”.
- Hard Koont: "Quản lý là xây dựng và duy trì một mơi trường tốt giúp
con người hoàn thành một cách hiệu quả mục tiêu đã định".
- Peter F Druker: "Suy cho cùng, quản lý là thực tiễn. Bản chất của nó
khơng nằm ở nhận thức mà là ở hành động; kiểm chứng nó khơng nằm ở sự
logic mà ở thành quả; quyền uy duy nhất của nó là thành tích".
- Peter. F. Dalark: "Định nghĩa quản lý phải được giới hạn bởi mơi trường
bên ngồi nó. Theo đó, quản lý bao gồm 3 chức năng chính là: Quản lý doanh
nghiệp, quản lý giám đốc, quản lý cơng việc và nhân cơng". [23].
Qua phân tích và tìm hiểu khái niệm quản lý đã chỉ rõ cho chúng ta thấy
mọi hoạt động quản lý đều phải do năm yếu tố cơ bản sau cấu thành:
 Chủ thể quản lý: do ai quản lý?
 Khách thể quản lý: quản lý cái gì?
 Mục đích quản lý: quản lý vì cái gì?
 Mơi trường và điều kiện tổ chức: quản lý trong hoàn cảnh nào?

12

Biện pháp quản lý: quản lý bằng cách nào? [29, tr.23].
Tóm lại, quản lý là một hoạt động thiết yếu; nó đảm bảo phối hợp những
nổ lực cá nhân nhằm đạt được các mục đích của nhóm. Mục tiêu của mọi nhà
quản lý là nhằm hình thành một mơi trường mà trong đó con người có thể đạt
được các mục đích của nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất, và sự bất mãn cá
nhân ít nhất. Với tư cách thực hành thì cách quản lý là một nghệ thuật; còn kiến
thức tổ chức về quản lý là một khoa học. Quản lý là một hệ thống mở hoạt động
bên trong mơi trường và tác động qua lại với nó. Khi áp dụng lý thuyết vào quản
lý, những người quản lý ln ln xử lý những tình huống thực tế. Điều này đôi
khi được gọi là sự quản lý theo điều kiện hoặc theo tình huống [38, tr.33].
1.1.2. Thư viện và Hoạt động thư viện
 Thư viện
Có nhiều khái niệm về thuật ngữ thư viện, theo tác giả có hai định nghĩa
được nêu dưới đây là phù hợp nhất với quốc tế và Việt Nam:
- Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên Hiệp Quốc (UNESCO)
định nghĩa: “Thư viện khơng phụ thuộc vào tên gọi của nó, là bất cứ bộ sưu tập
có tổ chức nào của sách, ấn phẩm định kỳ hoặc các tài liệu khác, kể cả đồ họa,
nghe nhìn và nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức cho bạn đọc sử dụng các
tài liệu đó nhằm mục đích thơng tin, nghiên cứu khoa học giáo dục hoặc giải trí”
[65, tr. 251-257].
- Pháp lệnh thư viện năm 2001 trong điều 1, qui định về chức năng, nhiệm
vụ và mục tiêu của thư viện nêu rõ: “Thư viện là nơi giữ gìn di sản thư tịch của
dân tộc, thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu
trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ cho nhu cầu
học tập, nghiên cứu, công tác và giả trí của mọi tầng lớp nhân dân; góp phần

13

nâng cao dân trí, đào tạo nhân sự, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học công
nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ cơng cuộc cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nước” [18].
 Hoạt động thư viện
Trong phạm vi hoạt động của một thư viện bao gồm nhiều khâu công việc
khác nhau. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Thư viện Quốc Gia Việt Nam; thư viện tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
thư viện huyện, quận, thị xã trực thuộc tỉnh [40, tr.157-184] sẽ có các phịng có
phương thức hoạt động khác nhau, có các nhân viên thực hiện những nhiệm vụ
khác nhau. Nhưng giữa các bộ phận và giữa các nhân viên có mối quan hệ lẫn
nhau.
Căn cứ vào pháp lệnh Thư viện, Chương III Tổ chức và hoạt động của
Thư viện, điều 9, điều 13 đến điều 16 và Chương IV Đầu tư phát triển thư viện
[40, tr.26-29, 32-34], đã nêu ra mối quan hệ của mọi hoạt động thư viện thể hiện
ở nội dung sau:
- Xây dựng vốn tài liệu: Xây dựng vốn tài liệu nhằm tạo lập, tăng cường
và nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin của thư viện đáp ứng nhu cầu đa
dạng và luôn thay đổi của người sử dụng. Việc xây dựng vốn tài liệu thư viện
phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quy mơ, loại hình thư viện và nhu cầu
của đối tượng người sử dụng mà thư viện có trách nhiệm phục vụ.
- Xử lý tài liệu: Tài liệu bổ sung vào thư viện được xử lý theo quy tắc,
quy trình của nghiệp vụ thư viện để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu và sử
dụng. Việc xử lý tài liệu phải tuân thủ theo các quy tắc, quy chuẩn của nghiệp vụ
thư viện Việt Nam và quốc tế; tận dụng kết quả xử lý nội dung tài liệu của các


14

thư viện lớn, đầu ngành để bảo đảm tính chính xác, thống nhất và tiết kiệm thời
gian, công sức và kinh phí của thư viện.
- Tổ chức bộ máy tra cứu: Bộ máy tra cứu của thư viện giúp người sử
dụng tra cứu, tìm thơng tin, tài liệu có ở trong hoặc ngoài thư viện. Bộ máy tra
cứu phải được tổ chức khoa học, chính xác, thống nhất, phản ánh đầy đủ các tài
liệu có trong thư viện, cập nhật kịp thời các tài liệu mới bổ sung vào thư viện;
tiếp cận được với nguồn thông tin, tài liệu bên ngoài thư viện; đồng thời dễ tra
cứu đối với người sử dụng.
- Tổ chức tài liệu: Tổ chức tài liệu để xác định vị trí của tài liệu trong thư
viện giúp cho công tác quản lý, bảo quản và phục vụ người sử dụng được nhanh
chóng, dễ dàng, thuận tiện. Bảo đảm thuận lợi cho việc phục vụ người sử dụng
và bảo quản, giữ gìn an tồn cho tài liệu.
- Bảo quản tài liệu: Thực hiện việc bảo quản tài liệu để có thể sử dụng
được lâu dài, góp phần tiết kiệm ngân sách nhà nước. Việc bảo quản tài liệu phải
được thực hiện với mọi tài liệu khi đưa ra phục vụ cũng như lưu giữ trong thư
viện và phải tuân thủ quy trình, nguyên tắc, tiêu chuẩn, yêu cầu kỹ thuật và phù
hợp với từng loại hình tài liệu. Việc chuyển dạng tài liệu theo phương thức số
hoá phải bảo đảm tính tương thích về mặt cơng nghệ trong tương lai cho định
dạng dữ liệu được dùng để số hoá.
- Kiểm kê, thanh lọc tài liệu: Kiểm kê tài liệu nhằm đánh giá hiện trạng
vốn tài liệu của thư viện trong một giai đoạn, từ đó đề ra các biện pháp củng cố,
hoàn thiện, nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện. Thanh lọc tài liệu thư viện
nhằm nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện, tiết kiệm chi phí cho cơng tác tổ


15

chức kho và bảo quản tài liệu; góp phần giảm bớt thời gian lấy tài liệu phục vụ
người sử dụng; đồng thời tận dụng giá trị sử dụng của tài liệu, góp phần tiết kiệm

ngân sách nhà nước.
- Tổ chức dịch vụ thư viện: là một trong những hoạt động chuyên môn,
nghiệp vụ quan trọng nhất của thư viện, nhằm cung cấp thông tin, tri thức đáp
ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, cơng tác và giải trí của người sử dụng. Việc tổ
chức dịch vụ thư viện phải phù hợp, đáp ứng nhu cầu của đối tượng người sử
dụng mà thư viện có trách nhiệm phục vụ; bảo đảm việc tiếp cận bình đẳng,
thuận lợi, dễ dàng cho người sử dụng.
- Biên soạn ấn phẩm thông tin thư viện: nhằm phổ biến, quảng bá, giới
thiệu vốn tài liệu thư viện; tài liệu mới xuất bản, bổ sung vào thư viện; đồng thời
cũng chỉ chỗ nguồn tài liệu, giúp người sử dụng tiếp cận được tài liệu phù hợp
với nhu cầu. Việc biên soạn ấn phẩm thông tin thư viện phải kịp thời, thường
xuyên; phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng loại hình thư viện và đối
tượng người sử dụng mà thư viện có trách nhiệm phục vụ.
- Hoạt động, truyền thông vận động: nhằm thu hút người sử dụng tới thư
viện, sử dụng dịch vụ thư viện. Hoạt động truyền thông, vận động của thư viện
phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, phạm vi, đối tượng phục vụ của thư viện
và tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan.
- Thống kê thư viện: nhằm đánh giá kết quả hoạt động, mức độ đáp ứng
của thư viện đối với nhu cầu của người sử dụng; qua đó cung cấp các số liệu cần
thiết để cơ quan quản lý thư viện và thư viện có căn cứ xây dựng kế hoạch, duy
trì và cải thiện các dịch vụ từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả phục vụ của thư


16

viện. Thống kê thư viện phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về
thống kê.
1.1.3. Quản lý hoạt động thư viện
Trong một số tài liệu chuyên môn về thư viện đã có các định nghĩa về Quản
lý thư viện như sau:

- Là sự tác động có chủ đích tới tập thể người lao động để tổ chức và phối
hợp hoạt động của họ trong quá trình thực hiện các mục đích và nhiệm vụ đề ra.
QLTV dựa trên quyền hạn được quy định và cùng với nó là sự tác động tổ chức,
điều hành [44, tr. 5].
- Là hoạt động được các cán bộ lãnh đạo và tập thể viên chức thực hiện
một cách tự giác và có kế hoạch nhằm đảm bảo cho sự hoạt động và phát triển
bình thường của thư viện, bao gồm: kế hoạch, tổ chức và kích thích lao động,
quản lý các quá trình thư viện, thống kê và kiểm tra cơng việc, công tác cán bộ
(tổ chức cán bộ) [44, tr. 3-4.].
- Tổ chức, quản lý sự nghiệp thư viện - thông tin là sự tác động có mục
đích của cán bộ và cơ quan thư viện, cơ quan thông tin cấp trên đến cán bộ thư
viện và cơ quan thư viện, cơ quan thơng tin cấp dưới để điều hịa, phối hợp hoạt
động của họ nhằm mục đích đạt hiệu quả tốt nhất trong quá trình xây dựng sự
nghiệp thư viện - thơng tin [54, tr.10].
Tóm lại Quản lý hoạt động thư viện là sự tác động của chủ thể quản lý thư
viện lên đối tượng quản lý có mục đích để thực hiện hoàn thành mục tiêu, nhiệm
vụ mà chủ thể quản lý đặt ra.


17

1.2. Chức năng và nguyên tắc quản lý hoạt động thư viện
1.2.1. Chức năng quản lý hoạt động thư viện
- Chức năng lập kế hoạch:
Thư viện xây dựng phương hướng, mục tiêu của thư viện và lập kế hoạch hoạt
động dựa vào:
+ Chủ trương đường lối lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước.
+ Các các văn bản pháp luật của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Vụ
Thư viện.
+ Các văn bản pháp luật khác có liên quan đến thư viện.

+ Chức năng, nhiệm vụ, tình hình thực tế của thư viện.
- Chức năng tổ chức
Trên cơ sở hoạt động thư viện, xác định cơ cấu tổ chức nhiệm vụ của các
phịng ban. Bố trí nhân sự cho các phòng ban để triển khai, thực hiện nhiệm vụ.
Đảm bảo nguyên tắc báo cáo và phân cấp quản lý.
- Chức năng điều hành (lãnh đạo)
Nguồn nhân sự ln đóng vai trị quan trọng trong hoạt động của các cơ
quan thông tin – thư viện hay trong bất kỳ một cơ quan tổ chức nào. Do đó việc
điều hành, khai thác tốt nguồn nhân sự phục vụ phát triển thư viện, trung tâm
thông tin là vấn đề quan trọng trong quản lý và phát triển thư viện hiện đại.
Muốn thực hiện tốt việc quản lý nhân sự, người điều hành cần phải tạo động cơ
thúc đẩy nhân viên làm việc, phát huy sáng kiến cũng như có chế độ khen
thưởng, kỷ luật hợp lý. Thực hiện tốt hoạt động phối hợp giữa các phòng ban,
giữa nhân viên với nhân viện để hoàn thành nhiệm vụ chung. Đồng thời giải
quyết xung đột, mâu thuẫn giữa các nhân viên hoặc các phòng ban, … nhằm
nâng cao sự hiểu biết và sự tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm,


18

nâng cao khả năng phối hợp nhóm thơng qua việc thảo luận, thương thảo khi giải
quyết mâu thuẫn, nâng cao hiểu biết của từng thành viên về các mục tiêu của
mình, biết được đâu là những mục tiêu quan trọng nhất và tạo sự đoàn kết trong
thư viện.
- Chức năng kiểm tra
Kiểm tra để đảm bảo cho mọi việc đi đúng hướng, nhà điều hành phải
giám sát và đánh giá kết quả công việc. Kết quả thực tế phải được so sánh với
những mục tiêu đã xác lập trước đó để có thể đưa ra những hoạt động cần thiết,
điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp hoặc thúc đẩy công việc hoàn thành đúng tiến
độ.

1.2.2. Nguyên tắc quản lý hoạt động thư viện
 Nguyên tắc Đảng lãnh đạo, nhà nước quản lý
Quản lý hoạt động thư viện phải tuân thủ theo cương lĩnh, chiến lược và
định hướng chính sách của Đảng. Tuân thủ theo văn bản pháp luật của nhà nước
đối với ngành thư viện. Chi bộ Đảng cơ sở cùng chính quyền quan tâm đến cơng
tác nhân sự nhằm phát huy được năng lực, nhiệt tình, gắn bó với cơng việc của
nhân viên thư viện cùng nhau hồn thành nhiệm vụ chung.
 Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nguyên tắc tập trung dân chủ nhằm phân định chức năng, thẩm quyền
giữa cơ quan quản lý các cấp, bảo đảm sự lãnh đạo tập trung của cấp trên. Đồng
thời thể hiện ở sự đóng góp ý kiến của nhân viên trong hoạt động thư viện.
 Nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo
Nguyên tắc này thể hiện toàn bộ quyền lực được trao cho Giám đốc thư
viện. Giám đốc có đủ quyền hành để chỉ đạo, điều hành công việc và là người
chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của thư viện trước nhà nước và pháp luật.


19

Tất cả cán bộ, nhân viên trong thư viện phải phục tùng lệnh điều hành của
Giám đốc.
Giám đốc phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ
quản lý các cấp; phải biết kết hợp chặt chẽ với các đoàn thể cùng tham gia quản
lý, phát huy tinh thần tập thể của cán bộ dưới quyền.
Trước khi ra quyết định quan trọng cần tham khảo ý kiến, tổ chức hội
họp, thảo luận, bàn bạc dân chủ.
 Nguyên tắc kiểm tra thường xuyên, kịp thời
Là nguyên tắc không thể thiếu trong quản lý.
Mục đích của việc kiểm tra giúp người quản lý nắm được những gì đang
xảy ra, bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch đề ra; sử dụng

hiệu quả các nguồn lực; xác định và dự đoán những chiều hướng phát triển cũng
như những thay đổi cần thiết; phát hiện những sai sót để chấn chỉnh kịp thời.
Cơng cụ kiểm tra chủ yếu là kiểm tra tài chính và kiểm tra hành vi của
nhân viên.
 Nguyên tắc khuyến khích vật chất và tinh thần
Các biện pháp khích lệ tinh thần cũng như vật chất có tác dụng kích thích
nhân viên tạo động cơ thúc đẩy họ nổ lực hoạt động, tăng cường năng lực góp
phần hồn thành mục tiêu chung.
1.3. Nội dung quản lý hoạt động thư viện
Hiện nay, công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh
vực, trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo an ninh - quốc phịng. Tin học hóa hoạt động thư viện là một xu
thế tất yếu của các cơ quan thông tin - thư viện, làm cho thư viện thực sự trở


20

thành một trung tâm thông tin khoa học đủ mạnh, phục vụ cơng nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.
Để đáp ứng hoạt động thư viện hiện tại và tương lai, chúng ta cần quản lý
hoạt động thư viện thông qua một số nội dung cụ thể.
 Quản lý nguồn nhân sự thư viện
Trong các nguồn lực thì nguồn lực con người đóng vai trị vơ cùng quan
trọng. Ở con người năng lực bao gồm sức lực, trí lực và tâm lực. Năng lực của
con người còn được gọi là khả năng lao động, khả năng thực hiện, hồn thành
cơng việc. Trong thời đại mới trí lực và tâm lực ngày càng đóng vai trị quan
trọng.
Nguồn nhân sự của thư viện là toàn bộ khả năng lao động mà thư viện cần
và có thể huy động, sử dụng cho việc thực hiện các nhiệm vụ trước mắt và lâu
dài. Do vậy, cần tạo điều kiện thuận lợi cũng như đáp ứng nhu cầu vật chất và
tinh thần của cán bộ, viên chức thư viện giúp họ phát huy khả năng của mình
để hồn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Trong điều kiện hiện nay là kết hợp thư viện truyền thống và thư viện hiện
đại thì cần phải có nguồn nhân sự đạt về chất lượng và số lượng, nhất là chất
lượng. Muốn thực hiện tốt quản lý nguồn nhân sự thư viện cần phải thực hiện
tốt các chức năng, nguyên tắc quản lý nguồn nhân sự.
- Chức năng quản lý nguồn nhân sự: tuyển dụng, phân công, sử dụng, đào
tạo và phát triển.
+ Tuyển dụng: chọn lựa những người đáp ứng u cầu cơng việc, vị trí
nào đó trong cơ quan thư viện. Đồng thời tuyển dụng phải tuân thủ theo pháp
lệnh công chức và quy định của cơ quan.


21

+ Phân cơng (bố trí), sử dụng: sắp xếp cơng việc hợp lý, phù hợp với năng
lực, sở trường của viên chức.
+ Đào tạo và phát triển: đào tạo, bồi dưỡng về lý luận chính trị, quản lý,
chun mơn, ngoại ngữ, tin học, nhân cách, thể lực…,[43, tr. 7-8].
-

Nguyên tắc quản lý nguồn nhân sự:

+ Các chủ trương, chính sách quản lý phải nhằm vào việc thoả mãn nhu cầu
vật chất và tinh thần cho tập thể người lao động.
+ Đầu tư thích đáng cho đào tạo, phát triển nguồn nhân sự.
+ Quản lý nguồn nhân sự phải được coi là chức năng của tất cả các nhà
quản lý trực tiếp [43, tr. 8-9]
 Quản lý hoạt động chuyên môn nghiệp vụ thư viện
Quản lý các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của thư viện như: bổ sung,
xử lý tài liệu, tổ chức kho, bảo quản tài liệu, công tác phục vụ bạn đọc.
Quản lý các hoạt động chuyên môn cần chú trọng:

- Các chu trình thư viện (chu trình đường đi của tài liệu, chu trình tra cứu
thư mục, chu trình yêu cầu của người dùng tin...). Chu trình thư viện lại được
chia thành các q trình (ví dụ, chu trình đường đi của tài liệu được hình thành
từ các quá trình: tiếp nhận tài liệu, xử lý kỹ thuật đơn giản, biên mục, mơ tả...).
Q trình lại được chia thành các thao tác thư viện (ví dụ, quá trình tiếp nhận
tài liệu gồm các thao tác như: kiểm tra sách mới nhập theo chứng từ, hố đơn,
đóng dấu, dán nhãn...).
- Cải tiến định mức lao động.
- Tự động hóa hoạt động thư viện trong một số lĩnh vực phần mềm tích
hợp dành cho thư viện, mã vạch, cổng an ninh…
- Xây dựng quy trình cơng tác.


22

- Thực hiện các tiêu chuẩn nghiệp vụ quốc tế và quốc gia.
- Bảo quản và phục chế tài liệu.
v.v…
 Quản lý cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất như tòa nhà, điện, nước, trang thiết bị…, phục vụ cho hoạt
động thư viện.
Trong quản lý cơ sở vật chất thư viện cần:
- Cải tiến môi trường làm việc.
- Cải tiến điều kiện làm việc.
- Đầu tư công nghệ mới.
- Kiểm tra, bảo trì có định kỳ trang thiết bị.
- Lập bản lý lịch máy móc ghi chép, theo dõi hoạt động cũng như thời hạn
sửa chữa.
- Mua mới và thanh lý trang thiết bị theo đúng quy định tài chính.
 Quản lý kinh phí (tài chính)

Việc quản lý tài chính khơng đơn giản vì thư viện phải cần nguồn kinh
phí để chi cho hoạt động bổ sung các tài liệu truyền thống, cơ sở dữ liệu điện
tử, xây dựng cơ sở dữ liệu, đầu tư cho cơ sở hạ tầng cơng nghệ, bảo trì máy
móc, thiết bị hiện đại,... Bởi vậy, để quản lý tài chính một cách hợp lý các thư
viện cần chú ý các mặt sau:
- Quản lý theo luật ngân sách nhà nước (cơ chế tự chủ ngân sách).
- Quản lý theo luật tài chính dành cho đơn vị sự nghiệp có thu.
- Quản lý theo quy chế tài chính do thư viện đặt ra. Ví dụ: quy chế chi tiêu
nội bộ, quỹ lương, quỹ phát triển sự nghiệp… trên cơ sở vẫn tuân thủ luật
ngân sách của nhà nước.


23

- Quản lý bằng cách lập kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn.
- Quản lý bằng dự toán tài chính (dự trù về thu, chi tài chính và dự kiến các
nguồn lực cần thiết để thực hiện được các mục tiêu của thư viện).
- Quản lý chi tiêu của các dự án của thư viện và thư viện với các đối tác.
- Quản lý theo cơ chế hạch toán kinh tế.
- Huy động vốn cho hoạt động thư viện.
 Quản lý các hoạt động khác
Quản lý các hoạt động khác như:
- Lập kế hoạch.
- Báo cáo.
- Thống kê.
- Marketing trong công tác thư viện.
- Kỹ năng tổ chức các sự kiện văn hóa.
1.4. Các phương pháp quản lý hoạt động thư viện
1.4.1. Phương pháp giáo dục
Công tác giáo dục của người lãnh đạo giữ vị trí vơ cùng quan trọng quản

lý. Phương pháp này tác động chủ yếu đến mặt tinh thần nhằm nâng cao tri thức
của đội ngũ cán bộ thư viện về chính trị, chun mơn nghiệp vụ; xác định được
trách nhiệm, nghĩa vụ, nâng cao tính tự giác trong cơng việc; xây dựng phong
cách làm việc, phát huy tinh thần chủ động và sáng tạo.
Phương pháp giáo dục được thự hiện theo hai hướng: giáo dục cơ bản và
giáo dục cụ thể.
- Giáo dục cơ bản: là giáo dục toàn diện cho viên chức thư viện các tri
thức cơ bản về chính trị, văn hóa xã hội, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin


24

học, quản lý nhà nước,… thơng qua các hình thức đào tạo chính qui, vừa học vừa
làm, dài hạn, ngắn hạn, bồi dưỡng nâng cao trình độ hoặc tự học.
- Giáo dục cụ thể: là hình thức cấp trên sử dụng để gặp gỡ, trao đổi thông
tin, hướng dẫn nhân viên dưới quyền thực hiện tốt nhiệm vụ được giao một cách
tự giác. Giáo dục cụ thể có thể bằng hình thức thơng tin đại chúng, hội thảo, tọa
đàm, tiếp xúc cá nhân, …
Giáo dục cụ thể bao giờ cũng lấy giáo dục cơ bản làm nền tảng.
1.4.2. Phương pháp tâm lý - xã hội
Phương pháp tâm lý - xã hội là phương pháp tác động vào tâm tư, tình
cảm con người, giải quyết những những vướng mắc trong công tác, động viên,
giúp đỡ họ vượt qua khó khăn trong cuộc sống. Tạo cho họ trạng thái tốt, u
thích cơng việc, gắn bó với tập thể, tực hiện nhiệm vụ được giao một cách tự
giác và đạt hiệu quả cao.
Tìm hiểu nhân viên của mình (trình độ, tính cách, khả năng, sở thích,…)
mối quan hệ đồng nghiệp, quan hệ gia đình và xã hội,… từ đó áp dụng hình thức
giao tiếp (động viên, thuyết phục, tạo điều kiện,…) với nhân viên cho phù hợp.
Người quản lý phải hiểu biết về tâm lý - xã hội như: tính khí, thủ lĩnh
chính thức và khơng chính thức, dư luận xã hội, tâm lý đám đông, phong tục tập

quán vùng miền.
Trong công tác quản lý thường dùng các phương pháp tâm lý - xã hội sau:
thuyết phục, tạo dư luận xã hội, hội nghị công chức viên chức, điều tra, phỏng
vấn và quan sát cá nhân, thực nghiệm xã hội.
1.4.3. Phương pháp hành chính - luật pháp
Phương pháp hành chính - pháp luật là cách thức tác động của cơ quan
quản lý cấp trên đến cơ quan cấp dưới và đến người thừa hành bằng mệnh lệnh,


25

quyết định, chỉ thị luật pháp ban hành, mọi người phải tuân thủ và chấp hành
triệt để.
1.4.4. Phương pháp tổ chức - điều khiển
Phương pháp tổ chức - điều khiển là cách thức kết hợp của định hình cơ
cấu tổ chức với việc chỉ đạo để thúc đẩy toàn bộ cơ quan, cơ sở thực hiện mục
tiêu đặt ra. Phương pháp này vận dụng hai mặt tác động: tác động tổ chức và tác
động điều khiển.
1.4.5. Phương pháp kinh tế
Phương pháp kinh tế là cách thức vận dụng các đòn bẩy kinh tế cụ thể là
thưởng và phạt bằng vật chất như tiền lương, tiền thưởng để kích thích các thành
viên trong tập thể phấn đấu đưa năng suất lên cao, hoàn thành tốt và xuất sắc
mục tiêu được giao.
Cần đánh giá đúng cơng sức đóng góp của người lao động cho tập thể, đơn
vị, cơ quan.
Khi sử dụng phương pháp này cần chú ý kết hợp hài hòa lợi ích tập thể với
lợi ích cá nhân, lợi ích của tập thể nhỏ (nhóm, phịng ban) với lợi ích của tập thể
lớn (cơ sở, cơ quan) và phải đảm bảo sự cơng bằng, cơng khai tài chính.
1.5. Văn bản pháp quy về hoạt động thư viện
1.5.1. Pháp lệnh Thư viện

Sau Hiến pháp Luật là văn bản pháp lý cao nhất trong hệ thống văn bản
ban hành nhằm mục đích điều tiết hoạt động của một lĩnh vực. Căn cứ Hiến pháp
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung
một số điều theo Nghị quyết số 51/2001/QH10 của Quốc hội Khóa 10 cuối năm
2011 Quốc hội Nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ban hành dự thảo
Luật Thư viện.