Tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin tại Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh

Tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin tại
Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ
Chí Minh
Lê Ngọc Minh Châu
Trường Đại học KHXH&NV
Luận văn ThS ngành: Thông tin – Thư viện; Mã số: 60 32 20
Người hướng dẫn: T.S Lê Văn Viết
Năm bảo vệ: 2013

Abstract: Trình bày các khái niệm và các thuật ngữ liên quan đến tổ chức và quản lý nguồn
lực thông tin trong hoạt động thư viện; Nêu vai trò, mục tiêu và nội dung tổ chức và quản lý
tại thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh. Nghiên cứu thực trạng công tác tổ
chức quản lý trong hoạt động tại Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh. Trên
cơ cở đánh giá phân tích tình hình tổ chức, quản lý nguồn lực thông tin, đề xuất một số giải
pháp điều chỉnh hoạt động tổ chức quản lý nguồn lực thông tin để đáp ứng tối đa nhu cầu đọc
của người dùng tin tại thư viện
Keywords: Nguồn lực thông tin; Quản lý thông tin; Thư viện
Content:


MỤC LỤC
Trang
PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................... 1
Chương 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học Tổng hợp
Thành phố Hồ Chí Minh ...................................................................................... 6
1.1 Một số khái niệm ............................................................................................... 6
1.1.1 Nguồn lực thông tin. ............................................................................ 6
1.1.2 Khái niệm quản lý ................................................................................ 8
1.1.3 Quản lý nguồn lực thông tin ................................................................ 9
1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin ................ 10
1.2.1 Cán bộ thư viện. .................................................................................. 10

1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ ...................................................... 11
1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu. ....................................................... 12
1.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu ........................................................ 19
1.2.5 Phục vụ và chia sẻ thông tin................................................................ 22
1.2.6 Độ lớn và thành phần nguồn lực thông tin .......................................... 23
1.2.7 Nguồn kinh phí .................................................................................... 24
1.3 Tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin và yêu cầu quản lý nguồn lực thông tin
................................................................................................................................. 24
1.4 Giới thiệu về Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh ........................ 28
1.4.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện ................................................ 32
1.4.2 Vai trò của TV KHTH TP.HCM trong chiến lược phát triển của TPHCM.......... 32
1.5 Vai trò của công tác quản lý nguồn lực thông tin đối với Thư viện KHTHTPHCM... 33
Chương 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin ở Thư viện Khoa học
Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh ...................................................................... 35
2.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu. .................................................................... 35
2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu .................................................................. 35
2.1.2 Quy trình bổ sung sách ........................................................................ 36
2.1.3 Tăng lượng tài liệu bổ sung ................................................................. 38
2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tài liệu ................................................................. 43
v


2.2 Quản lý vốn tài liệu ........................................................................................... 45
2.2.1 Quản lý kho tài liệu .............................................................................. 45
2.2.2 Quản lý dữ liệu..................................................................................... 54
2.3 Hiện trạng các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn lực thông tin .................. 67
2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ .......................................................... 67
2.3.2 Cở sở vật chất, trang thiết bị ................................................................ 73
2.3.3 Nguồn kinh phí .................................................................................... 76
2.3.4 Nhận xét ............................................................................................... 77

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực thông tin Thư
viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh ............................................ 84
3.1 Nâng cao chất lượng quản lý công tác bổ sung tài liệu .................................... 84
3.1.1 Hoàn thiện chính sách bổ sung tài liệu ................................................ 84
3.1.2 Hoàn thiện quy trình bổ sung ............................................................... 87
3.1.3 Chọn lọc lượng tài liệu được bổ sung .................................................. 87
3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu ............................................... 88
3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu ......................................................................... 89
3.2.1 Tăng cường quản lý kho ...................................................................... 89
3.2.2 Nâng cao công tác quản lý dữ liệu ....................................................... 91
3.3 Cải tiến các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin ........ 93
3.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ .......................................................... 93
3.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị ................................................................ 98
3.3.3 Tăng nguồn kinh phí..........................................................................103
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 105
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 106
PHỤ LỤC ........................................................................................................... 110

vi


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài :
Trong xu thế chung của thế giới, toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh
mẽ, để phát triển đất nước đòi hỏi phải có nguồn thông tin, tri thức vô
cùng lớn mới đáp ứng được nhu cầu này.
Thành phố Hồ Chí Minh là một trung tâm văn hóa, kinh tế, xã hội và
giáo dục hàng đầu của đất nước. Thành phố đang từng bước tiến hành
công cuộc công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước. Nhu cầu về nguồn
thông tin dồi dào, phong phú, đa dạng về tất cả mọi lĩnh vực là tất yếu,

nhưng có nguồn thông tin dồi dào chưa đủ, cần phải quản lý và khai thác
tốt nguồn thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân thành phố đáp
ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí ngày càng nhiều hơn và hiệu
quả hơn.
Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh (TVKHTH
TPHCM) là một trong những trung tâm thông tin lớn của Tp.HCM. Chức
năng và nhiệm vụ của thư viện là đáp ứng nhu cầu tin cho hoạt động học
tập, nghiên cứu, đào tạo, … theo đường lối phát triển công nghiệp hóa,
hiện đại hóa đất nước.
Nguồn thông tin tại thư viện rất đa dạng như tài liệu giấy, tài liệu
điện tử, vi phim, vi phiếu, ...Do tính chất vật lý của mỗi loại tài liệu chịu
ảnh hưởng lớn từ khí hậu, đặc biệt là ở miền Nam (khí hậu nhiệt đới
nóng ẩm, mưa nhiều làm tài liệu mau chóng bị hư hỏng). Quá trình tổ
chức kho bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn do diện tích kho hạn hẹp
trong khi lượng tài liệu ngày càng nhiều qua mỗi năm; các cơ sở dữ liệu
đường truyền chưa được tốt, công tác quản lý nguồn lực thông tin chưa
đem lại hiệu quả trong việc đáp ứng được nhu cầu ngày càng đa dạng của
người dùng tin tại TVKHTH TPHCM.
1


Nhận thấy tầm quan trọng của nguồn lực thông tin trong Thư viện
Khoa học Tổng hợp Tp.HCM nên tôi chọn đề tài: “Tổ chức Quản lý
nguồn lực thông tin tại Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố
HCM trong giai đoạn hiện nay” làm đề tài luận văn của mình.”
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
2.1 Đối tượng nghiên cứu
Công tác quản lý nguồn lực thông tin
2.2

Phạm vi nghiên cứu
Tại TVKHTH TPHCM, trong giai đoạn từ 2009 đến nay

3. Mục đích nghiên cứu
Đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý nguồn lực
thông tin (NLTT) trong thời gian sắp tới.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu các vấn đề lý luận về quản lý NLTT
Nghiên cứu thực trạng quản lý NLTT tại Thư viện KHTH TpHCM,
và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý NLTT.
Kiến nghị những giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý NLTT tại
TVKHTH TPHCM.
5. Tổng quan về tình hình nghiên cứu
Những vấn đề về quản lý nguồn lực thông tin ở Tp.HCM đã có
nhiều nhà nghiên cứu trong và ngoài nước quan tâm.
Có nhiều bài báo, công trình nghiên cứu về công tác tổ chức kho,
bảo quản tài liệu, công tác quản lý thư viện công cộng v.v… được bảo vệ
thành công tại Trường ĐH Khoa học Xã hội & Nhân Văn TP.HCM,
Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân Văn thuộc Trường Đại học
Quốc gia Hà Nội và Trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
2


Nhưng chưa có đề tài nào: “Tổ chức quản lý nguồn lực thông tin
tại Thư viện khoa học tổng hợp Tp. Hồ Chí Minh trong giai đoạn hiện
nay”. Rõ ràng đây là đề tài hoàn toàn mới không trùng với các đề tài đã
nghiên cứu trước đó.
6. Ý nghĩa, lý luận và thực tiễn của đề tài
6.1. Ý nghĩa lý luận
Hoàn thiện những vấn đề lý luận về quản lý NLTT

6.2 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Kết quả nghiên cứu đưa ra những kiến nghị và giải pháp cụ thể về
nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý NLTT tại Thư viện
KHTHTPHCM.
Góp phần phục vụ tốt nhu cầu tin của đọc giả, người dùng tin
Tp.HCM trong công cuộc đổi mới. Ngoài ra luận văn còn có thể sử dụng
làm tài liệu tham khảo phục vụ trong việc học tập, đào tạo chuyên ngành
Thư viện Thông tin.
7. Phương pháp nghiên cứu
7.1

Phương pháp luận
Đề tài sử dụng phép biện chứng của chủ nghĩa duy vật biện chứng và

duy vật lịch sử trong nghiên cứu khoa học.
7.2 Phương pháp cụ thể :
- Nghiên cứu phân tích tổng hợp thống kê tài liệu; Điều tra bằng
bảng hỏi; Phỏng vấn ,mạn đàm trao đổi; Quan sát khoa học.
8. Cấu trúc của đề tài :
Ngoài phần mục lục, mở đầu, danh mục tham khảo, phụ lục, luận
văn gồm 3 chương :
3


Chương 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học
Tổng hợp Tp.HCM
Chương 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin ở Thư viện
Khoa học Tổng hợp Tp.HCM.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực
thông tin tại Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.HCM.

4


Chương 1: Quản lý nguồn lực thông tin với Thư viện Khoa học Tổng
hợp Thành phố Hồ Chí Minh
1.1 Một số khái niệm
1.1.1 Nguồn lực thông tin.
Có nhiều khái niệm khác nhau về nguồn lực thông tin. Tuy nhiên tôi
nhận thấy khái niệm nguồn lực thông tin của PGS. TS. Nguyễn Hữu
Hùng là một khái niệm đầy đủ và toàn diện: Nguồn lực thông tin là một
dạng sản phẩm trí óc, trí tuệ của con người, là phần tiềm lực thông tin có
cấu trúc được kiểm soát và có ý nghĩa thực tiễn trong quá trình sử dụng
1.1.2 Khái niệm quản lý
Quản lý là một dạng tương tác đặc biệt của con người với môi
trường xung quanh nhằm đạt được mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở
sử dụng các tài nguyên. Các tài nguyên ở đây bao gồm: Con người, tiền,
vật chất, năng lượng, không gian, thời gian,…
1.1.3 Quản lý nguồn lực thông tin
Quản lý nguồn tài nguyên thông tin là một dạng tương tác của con
người với các quá trình của quản lý nguồn tài nguyên thông tin nhằm đạt
được mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở sử dụng tài nguyên thông tin.
1.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực thông tin
1.2.1 Cán bộ thư viện.
Muốn tổ chức, quản lý một cơ quan thư viện – thông tin đạt hiệu quả
tốt đòi hỏi cán bộ được giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý phải là người có
chuyên môn về hoạt động thư viện – thông tin; có kiến thức và kỹ năng
quản lý; hiểu biết về pháp luật, thủ tục tài chính cũng như những chủ
chương, chính sách của nhà nước. Đặc biệt là vấn đề liên quan đến trực
tiếp đến hoạt động thư viện như: Luật sở hữu trí tuệ, Luật xuất bản, …

5


Để cho việc quản lý nguồn lực thông tin được hiệu quả hơn, cán bộ
quản lý các thư viện phải nắm rõ vai trò của NLTT, cách thức bổ sung,
tạo lập NLTT để có những chủ trương, quyết sách đúng đắn trong đầu tư
kinh phí, con người, cơ sở vật chất kỹ thuật để phát triển, tổ chức, bảo
quản NLTT hợp lý, có chất lượng.
1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ
Cơ sở vật chất là một trong 3 yếu tố cấu thành thư viện. Một cơ sở
vật chất hiện đại sẽ góp phần giúp hoạt động của thư viện đạt hiệu quả
tốt, đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin và ngược lại.
Quá trình quản lý nguồn lực thông tin sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu
không có một hệ thống hỗ trợ như địa điểm, kho tàng, kệ, mã vạch, cổng
từ, ...giúp bảo quản nguồn lực thông tin truyền thống với tài liệu hiện đại
như các cơ sở dữ liệu, tài liệu điện tử, ... nếu không có một hệ thống máy
móc, thiết bị đi kèm sẽ không đảm bảo được sự đồng bộ khi bảo quản và
khi sử dụng.
1.2.3 Hoạt động bổ sung, xử lý tài liệu.
* Công tác bổ sung: Công tác bổ sung là khâu đều tiên trong công
tác thư viện, quyết định chất lượng và hiệu quả của công tác thư viện, là
cơ sở cho công tác khác, có ý nghĩa trực tiếp đến việc thỏa mãn nhu cầu
đọc.
* Công tác xử lý tài liệu:
Xử lý tài liệu là khâu quan trọng nhằm tổ chức và quản lý tài liệu.
Quá trình xử lý thông tin gồm 2 giai đoạn: xử lý hình thức và xử lý nội
dung. Nó bao gồm các khâu Tiếp nhận tài liệu bổ sung; Đóng dấu; Tạo
số đăng kí cá biệt; Mô tả thư mục; Mô tả nội dung
6

* Ý nghĩa của việc xử lý nghiệp vụ trong công tác quản lý:
Giúp việc tổ chức kho tài liệu theo nhiều phương pháp khác nhau,
xây dựng bộ máy tra cứu – tìm tin. Đồng thời giúp cho việc tạo lập các
loại sản phẩm và dịch vụ thông tin mới làm cho nguồn TNTT của cơ
quan thông tin thư viện, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của người
sử dụng thông quan việc mở rộng khả năng chia sẻ thông tin trong hệ
thống thông tin quốc gia.
1.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu
Toàn bộ tài liệu được thư viện bổ sung về cần được tổ chức một cách
khoa học, gồm các kho: Tổng kho (kho chủ yếu, kho chính), Kho phụ:
Việc tổ chức kho phải đảm bảo tiết kiệm diện tích kho, giá, công sức
của cán bộ thư viện, tạo điều kiện cho việc kiểm kê kho sách nhanh
chóng, chính xác và để cán bộ thư viện lấy sách phục vụ bạn đọc nhanh
chóng, chính xác.
Bảo quản tài liệu
Bảo quản được hiểu là sự đảm bảo tính toàn vẹn và tình trạng vật lý
bình thường của các tài liệu được bảo quản trong kho thư viện.
Bảo quản tài liệu có hai trường hợp: Bảo quản phục hồi, Bảo quản
phòng chống
1.2.5 Phục vụ và chia sẻ thông tin.
Công tác phục vụ bạn đọc cũng đóng vai trò quan trọng trong quản
lý NLTT. Các thư viện càng mở rộng các hình thức và phạm vi, đối
tượng phục vụ bạn đọc càng có nguy cơ bị mất mát tài liệu nhiều.
1.2.6 Độ lớn và thành phần nguồn lực thông tin
Vốn tài liệu càng lớn chi phí cho quản lý càng nhiều. Chi phí cho
nguồn nhân lực làm công tác xử lý, bảo quản tài liệu. Chi phí cho việc
tạo lập môi trường bảo quản tối ưu, chi phí cho các phương tiện lưu trữ
thông tin, tài liệu...
7

Các phương pháp quản lý NLTT bao gồm các chiến lược phát triển
dựa vào nhiệm vụ, chức năng của thư viện với loại hình tài liệu bổ sung
hợp lý để đáp ứng nhu cầu của NDT. Các phương tiện hỗ trợ và cộng cụ
quản lý như hệ thống máy tính, phần mềm quản lý NLTT các mã vạch,
cổng từ được trang bị để hỗ trợ thư viện được quản lý tốt NLTT theo loại
hình của TL.
1.2.7 Nguồn kinh phí
Nguồn kinh phí có quan hệ rất chặt chẽ tới công tác quản lý NLTT.
Thực tế không chỉ ở Việt Nam mà trên toàn thế giới, thư viện được đầu
tư rất ít, trong khi giá các tài liệu ngày càng tăng. Kinh phí cho công việc
quan trọng này nhìn chung hết sức hạn hẹp. Nên cần lựa chọn bảo quản
những tài liệu quý hiếm nhất.
1.3 Tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin và yêu cầu quản lý nguồn
lực thông tin:
Các tiêu chí đánh giá nguồn lực thông tin: tính giá trị; tính cấu trúc;
tính truy cập; tính kịp thời, cập nhật; tính chia sẻ.
1.4 Giới thiệu về Thư viện Khoa học Tổng hợp TP.Hồ Chí Minh
Tiền thân là thư viện các Đô đốc, Thống đốc được thành lập năm
1868. Thư viện được đổi tên thành Thư viện Khoa học Tổng hợp
Thành phố Hồ Chí Minh theo quyết định của Ủy ban nhân dân thành
phố ngày 14 tháng 4 năm 1978. Thư viện có trách nhiệm sưu tập, bảo
quản, tổ chức và khai thác vốn tài liệu trong và ngoài nước để phục
vụ mọi thành phần người sử dụng. Thư viện đồng thời có trách nhiệm
lập kế hoạch và hướng dẫn nghiệp vụ cho 24 thư viện quận, huyện.
Vốn tài liệu của thư viện trên 1.900.000 bản đủ mọi lĩnh vực và hình
thức. Nhân viên thư viện trên 100 người làm việc ở các khâu khác nhau,
cung cấp các dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải
8

trí của người sử dụng. Hằng ngày có khoảng 1.000 đến 1.800 lượt người
sử dụng thư viện: đọc tại chỗ, mượn về nhà, truy cập Internet và sử dụng
các chương trình ứng dụng khác trên máy tính, tài liệu và thiết bị riêng
cho người khiếm thị và người mắt kém.
1.4.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện
Trong quyết định số 57/QĐ/UB của UBND TP.Hồ Chí Minh ở điều
2 có ghi rõ chức năng và nhiệm vụ của Thư viện KHTH TP. Hồ Chí
Minh như sau:
Xây dựng hoàn chỉnh và bảo quản lâu dài, khai thác và sử dụng vốn
sách báo,tài liệu khoa học, đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, sản xuất, giảng
dạy của các cơ quan, xí nghiệp, trường học trong Thành phố. Tổ chức và
quản lý về nghiệp vụ hệ thống thư viện nhân dân thuộc các quận, huyện,
hình thành một mạng lưới thư viện hoàn chỉnh của Thành phố, hướng
dẫn và giúp đỡ nghiệp vụ cho các thư viện nhà nước ở các tỉnh phía Nam
1.4.2 Vai trò của Thư viện KHTH TP.HCM trong chiến lược phát
triển của TP.HCM
Thư viện KHTH TP.HCM luôn nỗ lực để đảm đương vai trò: xây
dựng, bảo quản và tổ chức khai thác vốn tài liệu về mọi lĩnh vực cả
trong và ngoài nước, phục vụ rộng rãi quần chúng nhân dân nhằm
nâng cao trình độ dân trí, và nhu cầu về học tập, giải trí ….
1.5 Vai trò của công tác quản lý nguồn lực thông tin đối với Thư viện
KHTHTPHCM
- Quản lý vốn tài liệu là bảo quản, giữ gìn, truyền lại cho đời sau kho
tàng văn hoá của địa phương, dân tộc và thế giới; Bảo quản tài sản của
thư viện; Nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc; Tăng giá trị của vốn tài
liệu; Quản lý NLTT tốt là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông
tin trong các cơ quan thông tin, thư viện.
9

Chương 2: Thực trạng quản lý nguồn lực thông tin
ở Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh
2.1 Quản lý công tác bổ sung tài liệu.
2.1.1 Chính sách bổ sung tài liệu
Chính sách này bao gồm các vấn đề sau: Chính sách bổ sung; Phân
bổ kinh phí bổ sung; Thanh toán tài chính; Chính sách trao đổi, nhận
tặng và ký giữ lưu chiểu; Chính sách bảo quản; Ứng dụng công nghệ
thông tin và tự động hóa trong công tác phát triển vốn tài liệu; Chọn lọc
tài liệu; Chính sách hợp tác phối hợp bổ sung : Bổ sung tập trung cho thư
viện quận, huyện, bổ sung giữa các thư viện hay các cơ quan thông tin
khác, tìm kiếm và vận động nguồn tài trợ phát triển vốn tài liệu; Chính
sách đánh giá vốn tài liệu; Tuyển chọn và đào tạo cán bộ trong hoạt động
phát triển vốn tài liệu.
2.1.2 Quy trình bổ sung sách
A. Công tác với nhà cung cấp: Thu thập danh mục sách; Tra trùng;
Đặt sách; Nhận sách
* Công tác biên mục sơ lược: Cho số tổng quát; Lập biên bản nhập
kho hay biên mục sơ lược :
* Đăng ký: Vào sổ giao nhận của từng kho
B. Quá trình bổ sung tài liệu điện tử: Chọn lọc tài liệu; Đánh giá
hiệu quả sử dụng của tài liệu trong thực tế; Phân bổ kinh phí: Xác định
nguồn kinh phí cho hợp lý, có thể tự tạo lập để tiết kiệm kinh phí bổ
sung.; Xử lý nội dung và hình thức của tài liệu; Lưu trữ trên các server ;
Quản lý bằng các máy chủ, máy trạm và hệ thống bảo mật an toàn.; Khai
thác và sử dụng dễ dàng cho NDT.
10

Đối với các ấn phẩm định kỳ do số lượng tài liệu ngày càng tăng
liên tục và mau lỗi thời thư việc đã mua các đĩa thư mục toàn văn để
phục vụ các bản giấy nộp lưu chiểu chỉ để lưu trữ và bảo quản tại kho
2,3,4 là kho Báo – Tạp chí của thư viện.
2.1.3 Tăng lượng tài liệu bổ sung
Thư viện thường xuyên bám sát chính sách phát triển vốn tài liệu
theo phương hướng hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của thư viện. Hàng
năm thư viện đều tăng số lượng tài liệu bổ sung ở mọi loại hình tài liệu
2.1.4 Quản lý việc chia sẻ tài liệu
Đối tượng phục vụ, chia sẻ tài liệu: Thư viện phục vụ, chia sẻ tài
liệu cho các nhóm đối tượng sau: NDT là những cán bộ lãnh đạo quản lý;
NDT là cán bộ làm công tác nghiên cứu, giảng dạy; NDT là doanh nhân;
NDT là sinh viên; NDT là các đối tượng khác.
2.2 Quản lý vốn tài liệu
2.2.1 Quản lý kho tài liệu
Bao gồm các khâu: Sắp xếp, Bảo quản (Bên cạnh công tác bảo quản
dạng truyền thống, đơn vị đã tập trung đẩy mạnh công tác số hóa tài liệu
nhằm từng bước xây dựng); Thanh lý (Bổ sung tài liệu mới có giá trị và
thanh lọc những tài liệu đã lạc hậu là hai quá trình song song và tất yếu
trong đời sống của một thư viện)
2.2.2 Quản lý dữ liệu
* Mục lục truyền thống: gồm mục lục chữ cái và danh mục luận văn
hành chính quốc gia là hộp phiếu liệt kê thông tin về tác giả, tên đề tài,
năm bảo vệ, xếp giá của tài liệu, kho bảo quản.
* Cơ sở dữ liệu
Mục lục hiện đại chính là mục lục trên máy với phân hệ OPAC của
phần mềm quản trị thư viện Libol. Quản lý cơ sở dữ liệu dạng CD kèm
theo sách
11

Quản lý nguồn lực thông tin điện tử bằng: Hệ thống máy chủ, server
quản lý nguồn tài liệu điện tử, hệ thống đường truyền, cổng thông tin,
các trang web để truy cập
Tổng mục lục
- Mạng đường truyền của thư viện còn yếu do hoạt động trên 10
năm.
2.3 Hiện trạng các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn lực thông tin
2.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ
Nhân sự:
Tổng số nhân sự đến ngày 30/11/2012 có 103 người (Biên chế: 47,
Hợp đồng trong chỉ tiêu Biên chế: 16, Nghị định 68: 25, Hợp đồng ngoài
quỹ lương: 15); 05 viên chức nghỉ hưu, cho nghỉ viê ̣c 02 cán bộ, tuyể n
dụng 02 nhân viên.
Đa số cán bộ đều có chuyên môn và đều được thư viện thường
xuyên cho đi học các lớp nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ
2.3.2 Cở sở vật chất, trang thiết bị
* Cơ sở vật chất:
Hệ thống kho lưu trữ tài liệu của thư viện bao gồm: 12 tầng kho
* Trang thiết bị và đường truyền
- Hỗ trợ kỹ thuật, khắc phục sự cố đột xuất về phần cứng, thiết bị tin
học tất cả các bộ phận, phòng ban Thư viện;
2.3.3 Nguồn kinh phí
Nguồn kinh phí : là cơ quan văn hóa giáo dục và thông tin khoa học,
hoạt động thông tin – thư viện chủ yếu dựa vào ngân sách Nhà nước cấp
nhằm bảo đảm duy trì hoạt động một cách liên tục, thường xuyên. Nếu
không có kinh phí hoặc kinh phí không đủ sẽ ảnh hưởng đến chất lượng
hoạt động của thư viện, thậm chí thư viện ngưng hoạt động. Bên cạnh đó
còn có có nguồn thu sự nghiệp và nguồn xã hội hóa
12

2.3.4 Nhận xét
Nhìn chung, công tác tổ chức quản lý nguồn lực thông tin tại
TVKHTH TP.HCM hiệu quả, theo đúng chức năng, nhiệm vụ của thư
viện. Tuy nhiên do nguồn kinh phí hạn hẹp, phải tổ chức nhiều hoạt
động, công tác tổ chức quản lý bổ sung, quản lý vốn tài liệu, quản lý cán
bộ, năng lực quản lý còn nhiều vấn đề cần phải xem xét.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguồn lực
thông tin Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM
3.1 Nâng cao chất lượng quản lý công tác bổ sung tài liệu
3.1.1 Hoàn thiện chính sách bổ sung tài liệu
Chính sách bổ sung được xem là chìa khóa cho việc phát triển vốn
tài liệu của mọi thư viện. Để hoàn thiện chính sách bổ sung, thư viện
cần: tiếp tục hoàn thiện bổ sung vốn tài liệu dưới mọi hình thức theo,
đồng thời nên việc tính toán hiệu suất sử dụng thật cụ thể với nguồn mua
bên cạnh các nguồn khác.
3.1.2 Hoàn thiện quy trình bổ sung
Thư viện cần: hoàn thiện và cập nhật chính sách bổ sung; tăng nguồn
kinh phí và nguồn sách trao đổi trong công tác bổ sung; ……
3.1.3 Chọn lọc lượng tài liệu được bổ sung
Thư viện cần: Cập nhật những nguồn thông tin mới, nâng cao chất
lượng NLTT, phục vụ tốt cho NLTT theo các tiêu chí phù hợp với chức
năng nhiệm vụ định hướng phát triển của thư viện; đa dạng loại hình và
chất lượng nguồn tài liệu …. để đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững lâu
dài của NLTT thư viện
13

3.1.4 Hoàn thiện quản lý việc chia sẻ tài liệu
Thư viện có mối quan hệ hợp tác chia sẻ tài liệu với rất nhiều cơ
quan, tổ chức cá nhân trong và ngoài nước, sự phối hợp trong công tác
bổ sung, chia sẻ tài liệu đã có quá trình phát triển liên tục trong hoạt
động của thư viện. Đặc biệt phối hợp với các thư viện trong hệ thống thư
viện công cộng, cơ quan, trường học là trong việc chia sẻ tài liệu.
3.2 Hoàn thiện quản lý vốn tài liệu
3.2.1 Tăng cường quản lý kho
* Sắp xếp
+ Trang bị kệ nén cho các tầng kho thư viện đặc biệt là kho quý
hiếm, sau đó mở rộng qua các kho khác.
+ Thiết kế thùng nhận sách có đáy đàn hồi đặt tại vị trí của kho mở –
phòng Đọc. Khi bạn đọc sử dụng kho mở có thể trả tài liệu vào các thùng
để đầu giờ ngày hôm sau thủ thư tự xếp sách lên kệ, trả về vị trí cho thật
chính sách, đảm bảo tài liệu luôn ở tình trạng sử dụng được, đúng vị trí
số thứ tự trên kệ.
* Bảo quản :
- Kiến nghị Ủy ban Nhân dân Thành phố sớm ghi vốn là giải ngân
thực hiện các dự án của thư viện, nhanh chóng mua sắm máy scan phục
vụ công tác bảo quản số hóa, phê duyệt kinh phí mua tài liệu quý hiếm
để bảo quản, bảo tồn di sản văn hóa dân tộc trước nguy cơ tài liệu biến
mất vĩnh viễn. Bên cạnh đó số hóa tài liệu giáo trình có tần suất phục vụ
nhiều để phục vụ NDT là sinh viên đặc biệt vào mùa thi.
- Tăng cường trình độ chuyên môn, đặc biệt là trình độ ngoại ngữ để
tạo điều kiện cho việc học tập phương pháp bảo quản, kinh nghiệm bảo
14


quản mới của các nước trong khu vực, góp phần nâng cao trình độ bảo
quản cho nhân viên, xây dựng các chính xác bảo quản phù hợp, hiệu quả

với từng loại hình tài liệu cụ thể như tài liệu giấy, điện tử, khiếm thị.
- Mở các lớp bảo quản thường xuyên theo định kỳ để giáo dục ý thức
bảo quản cho nhân viên làm công tác phục vụ, trang bị các phương pháp
xử lý đơn giản của bảo quản như đóng bìa, gia cố gáy để kéo dài tuổi thọ,
sự an toàn của tài liệu trong kho, hay trong quá trình phục vụ.
- Xây dựng và cập nhật phương án phòng chống tai họa.
- Hợp tác xây dựng chương trình của các Ban Bảo vệ phòng chống
hỏa hoạn và Ban Phòng chống ngập, bão và lụt của cơ quan.
- Kiểm tra các phương tiện bảo quản, phòng chống cháy nổ, các mức
độ tuân thủ quy định của các phòng ban để thực hiện tốt công tác bảo
quản.
* Thanh lý :
- Thành lập một tổ phụ trách riêng cho công tác thanh lý tài liệu bao
gồm nhân viên các phòng : Phòng Bổ sung.; Phòng Báo – Tạp chí;
Phòng Mạng lưới; Phòng Mượn; Tổ chức kho tài liệu để phối hợp thực
hiện tốt trong hoạt động thanh lý.
- Triệt để thanh lý tài liệu để giải phóng kho tàng, giá kệ lưu thông,
luân chuẩn tài liệu có giá trị sử dụng về nội dung, tần suất phục vụ … để
đáp ứng nhu cầu thực tế.
- Nguồn kinh phí có được trong quá trình thanh lý dùng để bổ sung
tài liệu mới phục vụ cho hoạt động của thư viện.
- Tăng cường phối hợp trong công tác thanh lý để xử lý tài liệu thanh
lý nhanh và hiệu quả.
15


3.2.2 Nâng cao công tác quản lý dữ liệu
* Mục lục truyền thống
+ Mục lục truyền thống cần được cập nhật hiệu đính, xây dựng để
phản ánh trung thực nguồn tài liệu của kho Đông Dương, kho sách tiếng

Nga (Kho 12) của thư viện để đáp ứng nhu cầu NDT về loại hình tài liệu
tại các kho này.
+ Xây dựng một kế hoạch định kỳ cho công tác tổ chức xử lý mục
lục truyền thống.
+ Tổ chức phối hợp giữa các bộ phận như phòng Bổ sung – Xử lý và
Kho tài liệu để quản lý hệ thống mục lục, tổ chức nhu cầu tra cứu cho
bạn đọc.
* Cơ sở dữ liệu (CSDL)
+ Xây dựng các văn bản kiến nghị để kêu gọi nguồn kinh phí của
Nhà nước cho công tác quản lý cơ sở dữ liệu của thư viện. Góp phần đáp
ứng được định hướng phát triển thành thư viện điện tử trong tương lai.
+ Kêu gọi các nguồn xã hội hóa từ các cơ quan tổ chức cá nhân cho
các dự án của thư viện để xây dựng, bảo quản, tổ chức khai thác và quản
lý cơ sở dữ liệu.
+ Phối hợp chia sẻ các nguồn tài nguyên điện tử giữa các thư viện,
trung tâm thông tin để tiết kiệm kinh phí, tăng giá trị sử dụng các cơ sở
dữ liệu trong cùng một hệ thống thư viện – trung tâm thông tin.
+ Xây dựng cho được đội ngũ nguồn nhân lực chuyên viên CNTT
giỏi với các chính sách đãi ngộ hợp lý cao hơn các nhân viên khác để thu
hút nhân tài, nhằm tổ chức và quản lý hiệu quả toàn bộ hệ thống cơ sở dữ
liệu điện tử của thư viện.
16


3.3 Cải tiến các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nguồn lực
thông tin.
3.3.1 Công tác tổ chức quản lý cán bộ
* Trình độ
Tạo điều kiện để cán bộ nâng cao trình độ chuyên môn về thông tin
thư viện, đặc biệt là trình độ tin học và ngoại ngữ. Đồng thời, tổ chức các

hoạt động bồi dưỡng giúp cán bộ phát huy khả năng xử lý thông tin
thuộc các lĩnh vực chuyên ngành khác nhau, nâng cao kỹ năng sử dụng
các phần mềm chuyên dụng, kỹ năng phân tích, đánh giá thông tin và
nhu cầu tin, kỹ năng sàng lọc, phân tích và bao gói thông tin để đáp ứng
các yêu cầu đa dạng của NDT.
- Thư viện cần khuyến khích, động viên cán bộ tự học, tự nâng cao
trình độ.
- Đối với cán bộ quản lý, cần phải nâng cao năng lực quản lý, có
trình độ điều hành một thư viện hiện đại, phải dự báo được sự phát triển,
thay đổi của các hoạt động thư viện dưới tác động của khoa học và
CNTT, và khả năng hoạch định chính sách và viết các dự án, tổ chức
công tác phục vụ NDT theo định hướng phát triển của thành phố chính
xác và phù hợp với con đường phát triển của thư viện một cách bền vững
lâu dài.
* Cơ cấu tổ chức
- Đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý thường là kiêm nhiệm, nên
hoạt động chuyên môn và hoạt động quản lý đan xen nhau, với quỹ thời
gian hạn hẹp nên dễ dẫn tới quyết định quản lý không đạt được hiệu quả
cao trong nhu cầu thực tế luôn biến động.
17


Cơ cấu nguồn nhân lực cho hoạt động bổ sung – xử lý quá ít nên ảnh
hưởng tới hoạt động bổ sung – xử lý bị quá tải do khối lượng công việc
ngày càng nhiều giải pháp đề nghị để giải quyết hai vấn đề trên là: Tăng
cường công tác thông tin cho hoạt động quản lý của đội ngũ cán bộ quản
lý thư viện. Tạo điều kiện thuận lợi cho người cán bộ quản lý có thật
nhiều thông tin trước khi ra quyết định sẽ tăng hiệu quả của các quyết
định quản lý.
Khoán việc và tăng ca mỗi khi có yêu cầu để vừa tăng năng suất, vừa

đảm bảo được khối lượng, chất lượng chất việc bổ sung, xử lý vừa tiết
kiệm kinh phí cho ngân sách lương của thư viện.
Sự phối hợp giữa các khâu trong bộ máy bổ sung – xử lý phải nhịp
nhàng và hiệu quả theo dây chuyền khép kín.
* Chính sách thư viện
Việc đánh giá cán bộ nhằm ba mục đích: Cải tiến quản lý, khuyến
khích, đề bạt cán bộ tránh lãng phí đào tạo của nhà nước và phát huy
năng lực cán bộ một cách tối đa.
Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào quá trình thư
viện – thư mục – thông tin việc đề ra các bài toán, phân tích, xử lý thông
tin để đưa vào máy thì không ai có thể thay thế được cán bộ chuyên môn.
Cần chú ý đến việc phân định rõ ràng trách nhiệm cụ thể của từng
người từng cán bộ quản lý tới các nhân viên. Qui định rõ trách nhiệm,
phân công nhiệm vụ rx ràng để mỗi đơn vị, mỗi nhân viên chịu trách
nhiệm hòa thành một nhiệm vụ nhất định bảo đảm thực hiện mục tiêu
chung.
Việc cải tiến công tác cán bộ không thể thiếu việc nghiên cứu cải
tiến các phương pháp lãnh đạo của cán bộ quản lý
18


Có chính sách đãi ngộ về lương bổng hợp lý, tăng dần, cải tiến mức
lương cho đội ngũ cán bộ thư viện cũng như cán bộ quản lý thư viện là
một bài toán bắt buộc để có được đội ngũ cán bộ thư viện, quản lý có
trình độ chuyên môn, nghĩa vụ tâm huyết, yêu nghề và gắn bó lâu dài với
thư viện.
Xây dựng hình ảnh thủ thư hiện đại vừa năng động, giỏi nghề, có
trình độ ngoài ngữ, tin học vững vàng, thái độ phục vụ thân thiện sẽ giúp
thư viện Khoa Học Tổng Hợp Tp.HCM ngày càng phát triển.
3.3.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

CNTT đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động thư viện
trong đó việc đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính là một trong việc làm
cần thiết bởi hệ thống máy tính đã xuống cấp sau 10 năm sử dụng. Do đó
cần nâng cấp hệ thống máy chủ, máy trạm, đầu tư phần mềm, xây dựng
hệ thống mạng, hoàn thiện các cổng thông tin điện tử, đầu tư, nâng cấp
trang thiết bị của thư viện
3.3.3 Tăng nguồn kinh phí
* Ngân sách: Tăng mức đầu tư ngân sách cho các hoạt động thư
viện. Xây dựng và hoàn thiện các chính sách dự án để xin tài trợ nguồn
kinh phí từ các đơn vị nhà nước khác
* Thu sự nghiệp: Trong kinh phí thu ngân sách sự nghiệp đây là
nguồn thu quan trọng và có tính ổn định. Cần tăng cường tổ chức các sản
phẩm, dịch vụ, thiết kế các hoạt động thu hút thêm nhiều nguồn kinh phí
đầu tư
* Xã hội hóa: Công tác cần được tổ chức tốt và mở rộng phát triển
để thu hút nguồn kinh phí XHH sẽ giúp thư viện hoàn thiện các CSVC,
trang thiết bị khi nguồn ngân sách chưa đầu tư
19


KẾT LUẬN
Nguồn lực thông tin là tiềm lực quan trọng thu hút người dùng tin
đến thư viện. Việc quản lý nguồn lực thông tin để phát huy tốt vai trò của
nguồn lực thông tin là một vấn đề quan trọng.
Nguồn lực thông tin tại Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố khá
đa dạng và phong phú. Tuy nhiên việc tổ chức, quản lý nguồn lực thông
tin còn nhiều hạn chế: Chủ thể quản lý chưa được đào tạo về kỹ năng
quản lý, nâng cao số lượng tài liệu truyền thống ngày càng tăng trong
khi điều kiện về cơ sở vật chất còn hạn chế. Thư viện cần thực hiện các
giải pháp về tổ chức và quản lý nguồn thông tin một cách hiệu quả, để

đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng tin.
Luận văn dựa trên cơ sở vận dụng lý luận và khảo sát thực trạng
công tác tổ chức nguồn lực thông tin tại Thư viện KHTH TP.HCM từ đó
đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn lực
thông tin
Người viết rất mong kết quả nghiên cứu sẽ đóng góp một phần thiết
thực vào việc nâng cao chất lượng hoạt động tại Thư viện Khoa học
Tổng hợp TP.HCM trong thời gian tới ./.

20


References:
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 . Tiếng Việt
[1]. ALA Từ điển giải nghĩa thư viện học và tin học Anh-Việt. Tucson,
Galen Pres Ltd, 1996
[2]. Phạm Thanh Bình (2011), Nghiên cứu phát triển và khai thác nguồn
nhân lực thông tin của trung tâm thông tin thư viện trường Đại Học Kiến
Trúc Hà Nội. Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Thư viện, Trường
Đại Học Văn Hóa Hà Nội.
[3]. Báo cáo tình trạng bảo quản tài liệu (mẫu của thư viện Khoa Học
Tổng Hợp Thành Phố Hồ Chí Minh).
[4]. Cần có một chính sách thống nhất và đồng bộ trong quản lý hệ thống
thư viện công cộng nhà nước : hội nghị giám đốc thư viện các tỉnh phía nam
từ ngày 04-05-1995 tại T.P. Hồ Chí Minh / Thư viện Tổng hợp tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu . - Bà Rịa - Vũng Tàu : Thư viện tổng hợp Tỉnh Bà Rịa - Vũng
Tàu, 1995
[5]. Chính sách thông tin information and learning center in the
community//Libri-1994 quốc gia:tài liệu hướng dẫn của UNESCO về xây
dựng và phê duyệt và vận hành chính sách thông tin quốc gia: tài liệu dịch/

Trung tâm thông tin-tư liệu KH&CN quốc gia, Hà Nội-1998
[6].

Công tác phục vụ bạn đọc của hệ thống thư viện công cộng : kỷ yếu

hội nghị, Lạng Sơn, tháng 8-2003, Thư viện Quốc gia Việt Nam, 2003
[7]. Nguyễn Tiến Hiển, Nguyễn Thị Lan Thanh (2002), Quản lý thư
viện và trung tâm thông tin, Văn hóa-thông tin, Hà Nội
[8]. Nguyễn Hữu Hùng (1993), Một số vấn đề phương pháp luận của
khoa học thông tin trong bối cảnh công nghệ thông tin mới, Tạp chí thông
tin-tư liệu số 4,
106


[9]. Nguyễn Hữu Hùng (2005), Thông tin: từ lý luận đến thực tiễn. nxb
Văn hóa Thông tin.
[10]. Nguyễn Hữu Hùng (2000), “Tổ chức và quản lý hoạt động thông tin
KHCN trước thềm thế kỷ XXI”, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, (1), tr.7-12.
[11]. Nguyễn Hữu Hùng (1998), “Phát triển hoạt động thông tin trong
thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa”, Tạp chí Thông tin và tư liệu, (4),
tr. 2-7.
[12]. Nguyễn Hữu Hùng (1995), “Vấn đề phát triển nguồn lực thông tin
trong bối cảnh công nghệ thông tin mới”, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, (2),
tr.11-14.
[13]. Tạ Bá Hưng (2000), “Phát triển nội dung số ở Việt Nam: những
nguyên tắc chỉ đạo”, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, (1).
[14]. Âu Vũ Cẩm Linh (2008), Tổ chức và quản lý công tác thư viện, Văn
hóa, 165tr
[15]. Nghị định 02/2009/NĐ-CP của chính phủ ngày 06 tháng 01 năm 2009
quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện tư nhân có phục vụ cộng đồng

[16]. Nghị định 72/2002/NĐ-CP của chính phủ ngày 06 tháng 08 năm 2002
Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện
[17]. Nguyễn Viết Nghĩa (2012), Tập bài giảng Phát triển và quản trị vốn
tài liệu dành cho học viên cao học ngành Khoa học thư viện tại Đại học Sài
Gòn.
[18]. PLUMBE W.J (1973), Bảo quản sách vùng nhiệt đới và gần nhiệt
đới: Tài liệu dịch từ tiếng Anh, Hà Nội, 61tr
[19]. Nguyễn Quan Hồng Phúc (2003), Tổ chức và khai thác nguồn lực
thông tin tại thư viện Khoa học Tổng hợp Thành Phố Hồ Chí Minh: Luận
Văn Thạc Sỹ, Đại học Văn hóa Hà Nội.
[20]. Quyết định số 10/2007/QĐ BVHTT ngày 04 tháng 5 năm 2007 của
Bộ Văn hóa-thông tin Phê duyệt Quy hoạch phát triển ngành Thư viện Việt
Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020
107