Luận văn tổ chức sự kiện trong hoạt động của các thư viện công cộng khu vực đồng bằng sông cửu long

1

MỤC LỤC

MỤC LỤC ...................................................................................................................1
MỞ ĐẦU .....................................................................................................................4
1. Lý do chọn đề tài ...........................................................................................................................4
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu ....................................................................................................5
3. Tình hình nghiên cứu ....................................................................................................................6
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .................................................................................................9
5. Câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu ...............................................................................9
7. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn.....................................................................................................10
8. Bố cục luận văn ...........................................................................................................................11

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TỔNG QUAN VỀ MỘT SỐ THƢ VIỆN
TỈNH, THÀNH PHỐ KHU VỰC ĐỒNG BẰNG SÔNG CỬU LONG ..................12
1.1. Lý luận chung về tổ chức sự kiện ............................................................................................12
1.2. Các loại hình sự kiện trong hoạt động thông tin - thƣ viện ......................................................20
1.3. Quy trình trong tổ chức sự kiện: .............................................................................................28
1.4. Truyền thơng tổ chức sự kiện:..................................................................................................30
1.5. Khái quát về một số thƣ viện tỉnh, thành phố khu vực đồng bằng sông Cửu Long .................32

CHƢƠNG 2:THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI MỘT SỐ THƢ VIỆN
TỈNH, THÀNH PHỐ KHU VỰC ĐỒNG BẰNG SÔNG CỬU LONG ..................38
2.1. Các loại hình tổ chức sự kiện ...................................................................................................38
2.2. Quy trình tổ chức sự kiện .........................................................................................................56
2.3. Truyền thơng tổ chức sự kiện...................................................................................................63
2.4. Đánh giá chất lƣợng tổ chức sự kiện ........................................................................................66
2.5. Nhận xét chung ........................................................................................................................71

CHƢƠNG 3:GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI

MỘT SỐ THƢ VIỆN TỈNH,THÀNH PHỐ KHU VỰC ĐỒNG BẰNG SÔNG
CỬU LONG ..............................................................................................................81
3.1. Xây dựng văn bản, chính sách ................................................................................................84
3.2. Kinh phí tổ chức sự kiện: .........................................................................................................85
3.3. Tăng cƣờng hiệu quả truyền thông...........................................................................................86
3.4. Hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện .......................................................................................89


2

3.5. Đa dạng, sáng tạo các loại hình:...............................................................................................91
3.6. Đào tạo đội ngũ cán bộ.............................................................................................................98
3.7. Hƣớng đến ngƣời sử dụng tiềm năng .....................................................................................100

KẾT LUẬN .............................................................................................................105
PHỤ LỤC ................................................................................................................114


3

DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ

Tên bảng và sơ đồ

TT

Trang

Bảng 2.1 Số lƣợng cuộc tuyên truyền, trƣng bày, triển lãm tại
1

các thƣ viện

38

Bảng 2.2 Số lƣợng cuộc tuyên truyền, trƣng bày, triển lãm, giới
2

thiệu sách phục vụ lƣu động

39

3

Sơ đồ 2.3 Số lƣợng tài liệu đƣợc giới thiệu tại các thƣ viện

41

4

Sơ đồ 2.4 Mức độ đánh giá về tổ chức Ngày sách Việt Nam

42

5

Sơ đồ 2.5 Các loại hình sự kiện

44

6

Sơ đồ 2.6 Số lƣợng tổ chức lớp tập huấn

46

7

Sơ đồ 2.7 Số lƣợng buổi tổ chức tọa đàm

52

8

Sơ đồ 2.8 Nguyên nhân ngƣời sử dụng không tham gia sự kiện

54

9

Sơ đồ 2.9 Mục đích tổ chức sự kiện mà thƣ viện hƣớng tới

56

10

Sơ đồ 2.10 Mức độ đánh giá các hình thức truyền thơng

67

11

Sơ đồ 2.11 Mức độ đánh giá về địa điểm, thời gian và nội dung

68

12

Sơ đồ 2.12 Nhu cầu các loại hình sự kiện đƣợc tổ chức

69

13

Sơ đồ 2.13 Nhu cầu tham gia các loại hình sự kiện thời gian tới

70

14

Sơ đồ 2.14 Mức độ đánh giá của ngƣời sử dụng về độ sáng tạo

71

của thƣ viện


4

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Xã hội ngày nay c q nhiều phƣơng tiện truyền thơng mới, internet, máy
tính bảng, iphone, ipad, công nghệ web và sự gia tăng không ng ng của các tài liệu
số nên sách báo không c n là sự lựa chọn duy nhất. Thay vì sử dụng các hình thức
tài liệu truyền thống, ngƣời sử dụng đến thƣ viện để mƣợn nh ng tài liệu mình cần
thì chỉ cần một cái click chuột ho c trên màn hình điện thoại, laptop

ngƣời sử

dụng s c đầy đủ nh ng thông tin. Bên cạnh đ , các sản ph m và dịch vụ thông tin
đƣợc cung cấp bởi các chuyên gia thông tin ngày càng đa dạng và phong ph , làm
cho thƣ viện mất dần đi nh ng ngƣời sử dụng hiện tại và tiềm năng. Thực tế, hiện
các thƣ viện đã ứng dụng công nghệ vào các hoạt động của mình nên c rất nhiều
sản ph m và dịch vụ để phục vụ s n sàng cung ứng cho ngƣời sử dụng. Nhƣng do
nhiều yếu tố khách quan và chủ quan các sản ph m và dịch vụ thông tin của thƣ
viện chƣa đƣợc sự đ n nhận nhiệt tình của ngƣời sử dụng, c l do thƣ viện chƣa tổ
chức đƣợc tốt khâu quảng bá, giới thiệu các sản ph m và dịch vụ của mình đến
đơng đảo quảng đại ngƣời sử dụng nên các sản ph m và dịch vụ của thƣ viện chƣa
đƣợc khai thác triệt để và phát huy hết vai tr . Do vậy, vấn đề đ t ra đối với các thƣ
viện là phải tích cực triển khai các hình thức hoạt động để các sản ph m và dịch vụ
thông tin đƣợc khai thác một cách hiệu quả.
Tổ chức sự kiện là một trong nh ng hoạt động quảng bá đƣợc các cơ quan, tổ
chức cũng các thƣ viện sử dụng thƣờng xuyên nhằm gây sự ch

, nâng cao hình

ảnh, kh ng định vị trí và uy tín của thƣ viện, tầm quan trọng về sản ph m và dịch vụ
của mình, tạo sự liên kết với ngƣời sử dụng. Đ c biệt, thông qua tổ chức sự kiện,
ngƣời sử dụng c thể cập nhật nhanh nh ng sản ph m và dịch vụ mới của thƣ viện,
sử dụng nh ng sản ph m c chất lƣợng, phù hợp nhu cầu, c cơ hội giao lƣu, học

hỏi, thành cơng trong cơng việc và cuộc sống. Ngồi ra, tổ chức sự kiện c vai tr
quan trọng gi p thƣ viện nâng cao hiệu quả hoạt động, xây dựng mối quan hệ hợp
tác, chia sẻ, phối hợp, hỗ trợ, phát triển các sản ph m và dịch vụ mới đồng thời tạo
cơ hội phát triển và nâng cao kỹ năng, chun mơn nghiệp vụ, khuyến khích đội


5

ngũ nhân viên thƣ viện truyền cảm hứng cho ngƣời sử dụng, tiếp cận cộng đồng,
tăng khả năng hợp tác, duy trì và nâng cao vị thế của thƣ viện trong cộng đồng mà
thƣ viện phục vụ.
Tổ chức sự kiện tại một số thƣ viện tỉnh, thành phố khu vực đồng bằng sơng
Cửu ong (KVĐBSC ) với các hình thức nhƣ hội thảo chuyên đề, hội nghị, các lễ
k niệm, giới thiệu tài liệu mới, tọa đàm, giao lƣu tác giả tác ph m, sinh hoạt
chuyên đề, tổ chức các câu lạc bộ

nhƣng chƣa đồng đều, quy mô nhỏ, hiệu quả

chƣa cao.Với nh ng thực tế trên, đ i hỏi các thƣ viện tỉnh, thành phố nên tổ chức
phong ph và sáng tạo các sự kiện, c sự phối hợp ch t ch thì nh ng sự kiện gi a
các thƣ viện mới đƣợc quảng bá rộng rãi đến công ch ng, thu h t đƣợc ngƣời sử
dụng hiện tại và tiềm năng.
T nh ng l do trên, tôi chọn TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI MỘT SỐ THƢ
VIỆN TỈNH, THÀNH PHỐ KHU VỰC ĐỒNG BẰNG SÔNG CỬU LONG” là
đề tài nghiên cứu cho luận văn của mình.
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
2.1.Mục đích nghiên cứu:
uận văn nghiên cứu nh ng l luận cơ bản về tổ chức sự kiện trong lĩnh vực
thơng tin - thƣ viện. Phân tích thực trạng tổ chức sự kiện tại một số thƣ viện tỉnh,
thành phố KVĐBSC để c sơ sở thực tiễn nhằm đƣa ra các giải pháp nâng cao

hiệu quả tổ chức sự kiện.
2.2.Nhiệm vụ nghiên cứu:
Khái quát nh ng l luận cơ bản về tổ chức sự kiện trong lĩnh vực thông tin thƣ viện.
Nêu lên thực trạng tổ chức sự kiện tại một số thƣ viện tỉnh, thành phố
KVĐBSC .
Đề ra nh ng giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện tại một số thƣ
viện tỉnh, thành phố KVĐBSC .


6

3. Tình hình nghiên cứu
Hoạt động tổ chức sự kiện đã c t rất sớm trong lịch sử nhân loại và c một
vai tr hết sức quan trọng trong đời sống của con ngƣời. Theo thời gian, ngày càng
c nhiều sự kiện diễn ra và diễn ra thƣờng xuyên hơn. Tuỳ theo quy mơ, tính chất
mà tổ chức sự kiện lớn hay nhỏ.
T xƣa ngƣời Hy ạp đã c nh ng cuộc trình diễn đại ch ng trong các lễ hội
sùng bái thần Điônhisơ t thế k thứ VI trƣớc Công Nguyên. T các lễ hội sơ hởi”
này của Hy ạp. Vào thế k thứ XI hình thức trình diễn sân khấu hoá đƣợc nâng
dần tại các nƣớc Tây Âu, giai đoạn đầu của sân khấu Trung Cổ - Kịch nhà thờ, gọi
là lễ thức và bán lễ thức. Đến thế k XVIII sân khấu hoá” lại đƣợc tái sử dụng với
sự nâng cao cả chất và lƣợng. Ngày nay, ở nh ng nƣớc phát triển nhƣ Mỹ, Anh,
Pháp, Úc và các nƣớc đƣợc xem là con rồng châu Á nhƣ: Nhật Bản, Trung Quốc,
Hàn Quốc hay nh ng nƣớc láng giềng Singapore, Thái an thì tổ chức sự kiện đã
trở thành c một ngành công nghiệp phát triển chuyên nghiệp, trong môi trƣờng
hiện đại với nh ng đ i hỏi cao hơn, khắc khe hơn.[15].
Tại Việt Nam, tổ chức các lễ hội truyền thống, lễ hội văn hoá dân gian đã c
t rất lâu nhƣng nh ng hoạt động này phần lớn phát triển theo kinh nghiệm, truyền
thống, phong tục của cộng đồng dân cƣ. Đến năm 1986 nền kinh tế thị trƣờng với
định hƣớng phát triển mới, hàng loạt doanh nghiệp ra đời kể t đ việc quảng bá,

giới thiệu sản ph m đến ngƣời tiêu dùng, th c đ y phát triển kinh tế tạo tiền đề cho
hoạt động tổ chức sự kiện hình thành và phát triển.
Tổ chức sự kiện khơng chỉ quảng bá văn hố và hình ảnh của đất nƣớc mà
c n là đ n b y gi p kinh tế phát triển. Sự kiện không c n là nhu cầu của cá nhân mà
trở thành nhu cầu của toàn xã hội, xuất hiện trong tất cả các lĩnh vực: văn h a, xã
hội, kinh tế, chính trị, giáo dục

nếu sự kiện đƣợc tổ chức một cách khoa học,

chuyên nghiệp thì nguồn lợi mang lại cho đất nƣớc, ngƣời dân rất nhiều.
Ban đầu, tổ chức sự kiện đƣợc nghiên cứu và xem xét dƣới g c độ là một
hoạt động quan trọng trong chuỗi các hoạt động của quan hệ công ch ng” (PR).
Một số cơng trình nghiên cứu về PR của các nhà nghiên cứu nổi tiếng nhƣ The Fall


7

of Advertising and the Rise of PR” (Al Ries& aure Ries, 2002), Al Ries cho rằng,
quảng cáo không xây dựng đƣợc thƣơng hiệu mà chỉ c quan hệ công ch ng mới
đảm đƣơng đƣợc trọng trách này, PR là xây dựng thƣơng hiệu, quảng cáo là bảo vệ
thƣơng hiệu. Song, quyển PR- Đƣờng vào nghề đề cập một số vấn đề khái quát về
Tổ chức sự kiện” nhƣng các tác ph m chủ yếu tập trung giới thiệu vào hoạt động
PR nhƣ là một chiến lƣợc để xây dựng thƣơng hiệu và tổ chức sự kiện là một hoạt
động trong chuỗi nh ng hoạt động PR đ mà không đề cập chuyên sâu về hoạt động
tổ chức sự kiện, [19].
Giáo trình Tổ chức sự kiện” của tác giả ƣu Văn Nghiêm năm 2007 và tái
bản năm 2012, hai quyển sách này chủ yếu tập trung vào việc khai thác các kỹ năng
trong hoạt động chuyên ngành kinh tế, chƣa đề cập tới tổ chức sự kiện trong lĩnh
vực văn h a, giáo dục, thƣ viện. Việc tiếp cận với khái niệm Tổ chức sự kiện” vẫn
c n khá mới mẻ trong lĩnh vực thƣ viện và c rất ít cơng trình nghiên cứu về vấn đề

này.
Hiện nay, ít c đề tài nghiên cứu về tổ chức sự kiện trong hoạt động thƣ viện.
Một số luận văn, luận án, cơng trình nghiên cứu khoa học c liên quan đề cập vấn
đề hoạt động Marketing nhƣ

uận án Hoạt động marketing trong thƣ viện công

cộng Việt Nam” (luận án tiến sĩ của Nguyễn H u Nghĩa, 2017), [26] chủ yếu
nghiên cứu thực trạng hoạt động marketing, t đ đề xuất các giải pháp nhằm hồn
thiện hoạt động marketing trong các thƣ viện cơng cộng Việt Nam. uận văn thạc sĩ
Xây dựng chiến lƣợc Marketing phát triển ngƣời dùng tin tại thƣ viện trƣờng đại
học Hà Nội” (2012) tác giả Phùng Thị Mai, [24]. uận văn thạc sĩ thông tin - thƣ
viện Hoạt động Marketing của thƣ viện trƣờng đại học công nghệ Nangiang
Singarpore và khả năng áp dụng cho thƣ viện Tạ Quang Bửu - Đại học Bách khoa
Hà Nội” (2010), tác giả Vũ Quỳnh Nhung, [28]. uận văn thạc sĩ thông tin - thƣ
viện Marketing tại thƣ viện khoa học kỹ thuật và công nghệ quốc gia”(2015) tác
giả Nguyễn Thị Thảo, [33]

đa số các cơng trình chủ yếu nghiên cứu thực trạng

hoạt động marketing, phƣơng thức hiệu quả để kết nối gi a ngƣời sử dụng với thƣ


8

viện, t đ đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động marketing trong các
thƣ viện trƣờng đại học.
Đề tài Tổ chức sự kiện văn hoá ớ thành phố Hồ Chí Minh (trƣờng hợp
đƣờng hoa Nguyễn Huệ, luận văn thạc sĩ của Đ ng Ngọc inh năm 2016), [22] đề
tài chỉ tập trung phân tích nh ng giá trị của sự kiện văn hoá đƣờng hoa Nguyễn Huệ

để c nh ng giải pháp phát triển sự kiện văn hoá này tại thành phố Hồ Chí Minh.
Một trong nh ng nghiên cứu chuyên sâu đầu tiên liên quan đến tổ chức sự
kiện đ là đề tài luận văn Tổ chức sự kiện văn h a tại các thƣ viện ở Hà Nội”
(2010) của ThS. Tạ Minh Hà, khảo sát về thực trạng tổ chức sự kiện tại một số thƣ
viện ở Hà Nội. Tuy nhiên, đề tài mới chỉ d ng lại ở việc xem xét tổ chức sự kiện
trong hoạt động thông tin - thƣ viện dƣới g c độ là một sự kiện văn h a và khảo sát
thực trạng tại một số thƣ viện thuộc hệ thống thƣ viện công cộng và thƣ viện quân
đội, [34].
uận văn thạc sĩ thông tin - thƣ viện, tác giả ê Thị Huyền Trang, năm 2015,
Tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin - thƣ viện tại các trƣờng Đại học ở Hà
Nội”, đƣợc xem là cơng trình nghiên cứu khoa học đầu tiên chuyên sâu về tổ chức
sự kiện trong hoạt động thông tin - thƣ viện tại các trƣờng Đại học, phân tích thực
trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại các thƣ viện trƣờng Đại học ở Hà Nội, t đ đƣa
ra các giải pháp c cơ sở khoa học và tính thực tế để nâng cao hiệu quả tổ chức sự
kiện trong hoạt động thông tin - thƣ viện tại các thƣ viện trƣờng Đại học ở Hà
Nội,[34].
Nhìn chung, chƣa c cơng trình khoa học nào nghiên cứu sâu về tổ chức sự
kiện trong lĩnh vực thông tin - thƣ viện n i chung và tổ chức sự kiện tại một số thƣ
viện tỉnh, thành phố KVĐBSC nói riêng. Trong thực tế, tổ chức sự kiện đã trở
thành một hoạt động phổ biến trong các thƣ viện và cơ quan thông tin, g p phần
quảng bá các sản ph m và dịch vụ, kích thích nhu cầu ngƣời sử dụng, sợi dây kết
nối gi a thƣ viện với ngƣời sử dụng, gi p ngƣời sử dụng c cơ hội giao lƣu, học
hỏi, mở rộng mối quan hệ trong công việc và cuộc sống

Sự nghiệp thƣ viện đang

ngày càng phát triển, đ i hỏi c nhiều công trình nghiên cứu khoa học về tổ chức sự


9

kiện trong lĩnh vực thƣ viện, c nhƣ thế hoạt động thƣ viện mới hiệu quả và thu h t
nhiều ngƣời sử dụng. Chính vì vậy, đề tài Tổ chức sự kiện tại một số thƣ viện tỉnh,
thành phố KVĐBSC ” là một trong nh ng đề tài rất mới và cấp thiết để đáp ứng
yêu cầu phát triển hiện nay.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1.Đối tượng nghiên cứu:
- Đối tƣợng nghiên cứu là tổ chức sự kiện tại một số thƣ viện tỉnh, thành phố
KVĐBSC .
4.2.Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Hiện nay, trong KVĐBSC c 13 thƣ viện tỉnh, thành phố. Do
đ c điểm tình hình khu vực, địa lí nên các sự kiện tại một số thƣ viện tỉnh, thành
phố KVĐBSC đƣợc tổ chức tƣơng đối giống nhau. Do thời gian và kiến thức c
hạn nên tác giả chọn 04 thƣ viện để nghiên cứu cho đề tài luận văn của mình đ là
Thƣ viện Nguyễn Đình Chiểu tỉnh Bến Tre,Thƣ viện Thành phố Cần Thơ, Thƣ viện
tỉnh Đồng Tháp và Thƣ viện tỉnh Hậu Giang. Đây là 04 thƣ viện c nhiều hoạt động
nổi bật, sự kiện mới thu h t ngƣời sử dụng và thƣ viện với nh ng hoạt động c n
trầm lắng trong khu vực
- Thời gian: Nghiên cứu t năm 2017 đến 2019. Đây là khoảng thời gian các
thƣ viện tỉnh, thành phố KVĐBSC tổ chức sự kiện với quy mô rộng, c sự phối
hợp nhiều đơn vị.
5. Câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu
5.1.Câu hỏi nghiên cứu:
+Tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin - thƣ viện cần đƣợc tiến hành
nhƣ thế nào?
+ Hoạt động tổ chức sự kiện tại một số thƣ viện tỉnh, thành phố khu vực
đồng bằng sông Cửu Long diễn ra nhƣ thế nào?
+ Cần c nh ng giải pháp gì để khắc phục và nâng cao chất lƣợng tổ chức sự
kiện tại một số thƣ viện tỉnh, thành phố khu vực đồng bằng sông Cửu Long?
5.2. Giả thuyết nghiên cứu:

10

Nếu tổ chức sự kiện tại một số thƣ viện tỉnh, thành phố khu vực đồng bằng
sông Cửu Long đƣợc tổ chức tốt, bài bản thì s hỗ trợ hiệu quả cho các hoạt động
của thƣ viện, thu h t nhiều ngƣời sử dụng.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
+ Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp tài liệu: Thu thập các tài liệu c liên quan
đến đề tài nhƣ sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, các tài liệu, k yếu trong các hội
nghị, hội thảo

để làm cơ sở l luận triển khai và phát triển đề tài.

+ Phƣơng pháp điều tra xã hội học: Tác giả thiết kế bảng khảo sát với các
câu hỏi liên quan đến đề tài dành cho ngƣời sử dụng tại 04 thƣ viện đã chọn, để có
cơ sở khách quan đánh giá ƣu, khuyết điểm trong hoạt động tổ chức sự kiện tại các
thƣ viện trên.
+ Phƣơng pháp quan sát: Sử dụng phƣơng pháp trực quan để cảm nhận cách
thức cũng nhƣ quy trình tổ chức sự kiện của 04 thƣ viện chọn khảo sát.
+ Phƣơng pháp phỏng vấn: Đối tƣợng đƣợc hỏi là lãnh đạo, cán bộ phụ trách
tổ chức sự kiện và ngƣời sử dụng tại thƣ viện Nguyễn Đình Chiểu tỉnh Bến Tre, thƣ
viện thành phố Cần Thơ, thƣ viện tỉnh Đồng Tháp và thƣ viện tỉnh Hậu Giang với
các câu hỏi đƣợc xác định rõ ràng, tác giả ch

lắng nghe và ghi chép c n thận để

hỗ trợ phƣơng pháp điều tra bằng bảng hỏi.
7. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
7.1. Ý nghĩa khoa học:

uận văn g p phần hoàn thiện hệ thống l luận cơ bản về tổ chức sự kiện
trong lĩnh vực thông tin - thƣ viện đồng thời kh ng định vai tr quan trọng của hoạt
động này đối với sự phát triển của các cơ quan thông tin - thƣ viện.
7.2. Ý nghĩa thực tiễn:
- Đề ra các giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện tại một
số thƣ viện tỉnh, thành phố KVĐBSC .
- Là tài liệu tham khảo cho các cơ quan thông tin - thƣ viện trong tổ chức sự
kiện.


11

8. Bố cục luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phần phụ lục, luận văn c
3 chƣơng:
- Chƣơng 1: Cơ sở l luận và tổng quan về một số thƣ viện tỉnh, thành phố
khu vực đồng bằng sông Cửu ong
- Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức sự kiện tại một số thƣ viện tỉnh, thành phố
khu vực đồng bằng sông Cửu ong
- Chƣơng 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện tại một số thƣ viện
tỉnh, thành phố khu vực đồng bằng sông Cửu ong


12

CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ TỔNG QUAN VỀ MỘT SỐ THƢ VIỆN
TỈNH, THÀNH PHỐ KHU VỰC ĐỒNG BẰNG SÔNG CỬU LONG
1.1. Lý luận chung về tổ chức sự kiện
1.1.1. Các khái niệm

* Sự kiện
Theo T điển tiếng Việt: Sự kiện là sự việc c

nghĩa, ít nhiều quan trọng

đã xảy ra. [17].
Sự kiện là sự việc xảy ra ở mọi lĩnh vực, bất kỳ thời điểm trong cuộc sống
của con ngƣời. Sự kiện có thể xảy ra một cách tự nhiên hay do thiên nhiên (chiến
tranh thế giới, thiên tai, bão lụt
nhũng, lễ khai trƣơng, k niệm

) ho c do cá nhân hay tổ chức gây ra (tham
). Tuỳ theo tính chất mà sự kiện có quy mơ lớn

(cả tỉnh, cả nƣớc, đƣợc tất cả các báo, đài, phƣơng tiện truyền thông quay và đƣa
tin) hay quy mô nhỏ gồm nh ng hoạt động thƣờng ngày mang

nghĩa cá nhân, gia

đình ho c cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội nhƣ đám cƣới, sinh nhật

Sự kiện

có thể đem lại nhiều lợi ích nhƣng cũng c khi mang đến nhiều tác hại, có thể mang
đến danh tiếng cho cá nhân hay tổ chức, nhƣng cũng c sự kiện s để lại tiếng xấu
cho đến ngàn đời sau.
Sự kiện thƣờng diễn ra trong một thời gian và khơng gian nhất định, có tác
động tích cực ho c tiêu cực đối với cá nhân ho c tổ chức trong cộng đồngnên có rất
nhiều ngƣời tham gia, có nh ng sự kiện càng đơng ngƣời tham dự thì sự kiện s
càng thành cơng và ngƣợc lại. Trong các hoạt động xã hội, sự kiện có thể xảy ra ở

lĩnh vực kinh doanh, thƣơng mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, các tr chơi
cộng đồng hay lễ hội, phong tục - tập quán
Sự kiện là hoạt động đƣợc lên kế hoạch của cá nhân, tổ chức thu hút sự chú
để tạo điều kiện tiếp cận công chúng nhằm đạt đƣợc nh ng mục tiêu nhất
định,[14].


13

Tóm lại, có thể hiểu một cách đơn giản: “Sự kiện là những sự việc, hoạt
động trong xã hội, diễn ra tại một địa điểm và thời gian nhất định nhằm quảng bá,
truyền đạt thông điệp và thu hút các đối tượng phù hợp tham gia”.
* “Sự kiện” trong hoạt động thông tin - thƣ viện:
Trong lĩnh vực thông tin - thƣ viện, sự kiện là hoạt động do các cơ quan
thông tin - thƣ viện tổ chức trong nh ng dịp đ c biệt, lễ k niệm hay sự kiện đột
xuất. Để quảng bá đến ngƣời sử dụng, nh ng ngƣời quản l các cơ quan thông tin thƣ viện, trực tiếp là cán bộ thƣ viện phải xác định đƣợc mục đích của sự kiện, hình
thức tổ chức, thông điệp, thời gian, địa điểm, đối tƣợng tham dự

T đ các cơ

quan thông tin - thƣ viện chu n bị và lựa chọn cách thức tổ chức cho phù hợp, kết
nối với ngƣời sử dụng để sự kiện đƣợc tổ chức thành công, thu hút nhiều ngƣời sử
dụng tham gia giúp sự nghiệp thƣ viện phát triển, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ
thƣ viện tạo bƣớc đột phá trong phát triển các sản ph m và dịch vụ mới của thƣ
viện.
Tóm lại, “Sự kiện trong hoạt động thơng tin - thư viện là các hoạt động
được tổ chức có mục đích, khơng diễn ra thường xun, để kết nối và thu hút
người sử dụng đến thư viện”.
Thông qua ngƣời sử dụng, cán bộ thƣ viện s có nh ng thông tin, phát triển
nhiều sản ph m và dịch vụ mới, nâng cao kỹ năng trong phục vụ đáp ứng nhu cầu

ngày càng cao của ngƣời sử dụng.
*Tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là thực hiện các công việc cho sự kiện diễn ra, t khi ý
tƣởng đƣợc hình thành cho đến khi kết thúc. Tổ chức sự kiện gồm các hoạt động
nhƣ lên kế hoạch về nội dung,ngân sách, nhân sự, triển khai, kiểm soát các hoạt
động diễn ra đ ng theo quy trình trong một thời gian, không gian cụ thể để truyền
đạt thông điệp đến một đối tƣợng nhất định.Tùy vào g c độ nhìn nhận, có thể hiểu
tổ chức sự kiện theo nhiều cách khác nhau. Theo quan điểm nh ng ngƣời làm
marketing thì tổ chức sự kiện là cơng cụ h u ích, hiệu quả gi p thƣơng hiệu đƣợc
giao tiếp” với khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác.


14

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động với
các tƣ liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực
hiện các dịch vụ đảm bảo tồn bộ các cơng việc chu n bị và các hoạt động sự kiện
cụ thể nào đ trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tƣợng
tham dự sự kiện nh ng thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở h u sự
kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện”, [27]. Đây là khái niệm tổ
chức sự kiện có tính khái quát với các công đoạn để tổ chức một sự kiện, trong
trƣờng hợp này tổ chức sự kiện chỉ áp dụng cho hoạt động kinh tế, gi a chủ sở h u
sự kiện” và khách tham dự sự kiện”.
Tổ chức sự kiện là một hoạt động tổng hợp t nhiều ngành, nhiều lĩnh vực
với các loại hình nghệ thuật t tổ chức, quản l cho đến khi thực hiện và tổng kết sự
kiện. Vì vậy, đối với ngƣời làm tổ chức sự kiện đ i hỏi phải có kiến thức, sự hiểu
biết rộng, có khả năng tƣ duy, phán đoán và tổng hợp giỏi, khả năng điều hành, tổ
chức và chỉ đạo thực hiện chƣơng trình. Ngƣời làm sự kiện nếu đƣợc đào tạo qua
lớp tổ chức sự kiện thì cơng việc s khoa học và chun nghiệp hơn.
Dƣới góc nhìn quản l văn hố Tổ chức sự kiện” chính là thực hiện cơng

tác quản l Nhà nƣớc về văn hố. Thể hiện thơng qua việc sử dụng các cơng cụ
quản l nhƣ chính sách, pháp luật, bộ máy và các nguồn lực khác để kiểm soát hay
can thiệp vào các hoạt động sự kiện, nhằm duy trì hệ thống chính sách và pháp luật
hiện hành có liên quan do Nhà nƣớc ban hành,[15].
Tóm lại, có thể khái niệm “Tổ chức sự kiện là quá trình xác định mục đích
của sự kiện để chọn ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết, triển khai thực hiện, tổng kết, rút
kinh nghiệm trong quá trình tổ chức để lần sau tổ chức tốt hơn”.
* “Tổ chức sự kiện” trong hoạt động thông tin - thƣ viện:
Dựa vào nh ng đ c trƣng riêng của sự kiện trong hoạt động thƣ viện Tổ
chức sự kiện trong hoạt động thƣ viện là một quá trình kết hợp các nguồn lực trong
và ngồi thƣ viện để lên

tƣởng, lập kế hoạch, triển khai thực hiện, báo cáo vàđánh

giá kết quả thực hiện sự kiện hƣớng tới đối tƣợng là ngƣời sử dụng thƣ viện, nh ng
ngƣời đang hoạt động trong lĩnh vực thông tin - thƣ viện ho c nh ng ngƣời quan


15

tâm tới lĩnh vực này để truyền tải thông tin, tri thức ho c thông điệp, nhằm kết nối
ngƣời sử dụng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ thƣ viện”, [48].
Điều này cho thấy, trong các cơ quan thông tin - thƣ viện, tổ chức sự kiện là
một chuỗi hoạt động đƣợc tiến hành thông qua sự kết hợp gi a các nguồn lực con
ngƣời (cán bộ thƣ viện) và vật lực của thƣ viện nhằm tổ chức sự kiện cụ thể tại thƣ
viện trong một thời gian nhất định nhằm hƣớng tới đối tƣợng ngƣời sử dụng với các
mục đích khác nhau. Tổ chức sự kiện bắt đầu t việc xác định

tƣởng sự kiện, lập

kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng giúp
thƣ viện nâng cao hiệu quả hoạt động, khuyến khích đội ngũ nhân viên thƣ viện tiếp
cận và truyền cảm hứng cho ngƣời sử dụng, tăng cƣờng khả năng hợp tác, duy trì
và nâng cao vị thế của thƣ viện trong cộng đồng thƣ viện phục vụ.
Tổ chức sự kiện trong hoạt động thông tin - thƣ viện phải luôn đổi mới,
sáng tạo, không rập khuôn, tạo không gian và địa điểm tổ chức phù hợp cho đối
tƣợng mình muốn truyền đạt về nh ng nội dung phù hợp nhằm phục vụ đáp ứng
nhu ngƣời sử dụng và nâng cao hình ảnh hoạt động của thƣ viện.
Có rất ít cơng trình nghiên cứu đƣa ra khái niệm về tổ chức sự kiện trong
hoạt động thƣ viện, đa số các cơng trình nghiên cứu đều đang mƣợn nh ng khái
niệm tổ chức sự kiện của Marketing, kinh tế, quan hệ công chúng. Dựa vào nh ng
hoạt động thực tế tại thƣ viện, có thể định nghĩa khái quát: “Tổ chức sự kiện trong
hoạt động thông tin - thư viện là việc tổ chức các hoạt động liên quan đến thư
viện trên cơ sở những ý tưởng của quá trình kết hợp các nguồn lực bên trong và
bên ngoài thư viện để lập kế hoạch, triển khai thực hiện, báo cáo và đánh giá kết
quả thực hiện trong thời gian cụ thể, hướng đến người sử dụng với mục đích
khác nhau”.
Thơng qua tổ chức sự kiện, các cơ quan thơng tin - thƣ viện quảng bá hình
ảnh, thƣơng hiệu cũng nhƣ các sản ph m và dịch vụ, kích thích nhu cầu ngƣời sử
dụng, lơi cuốn họ tham gia và tạo điều kiện cho cán bộ thƣ viện nâng cao trình độ
chun mơn nghiệp vụ.
1.1.2. Vai trị của tổ chức sự kiện:


16

Tổ chức sự kiện g p phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan thông
tin - thƣ viện. Cụ thể là :
- Quảng bá hình ảnh và xây dựng thƣơng hiệu
- Tạo sự liên kếtvới ngƣời sử dụng và phát triển các mối quan hệ

- Phát triển các sản ph m và dịch vụ mới
- Tạo cơ hội phát triển và nâng cao kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ
* Quảng bá hình ảnh và xây dựng thƣơng hiệu
Xây dựng thƣơng hiệu để kh ng định và phát triển bền v ng, lâu dài của đơn
vị.Ngày nay, thƣơng hiệu đã trở thành vấn đề quan trọng không chỉ với các doanh
nghiệp, khách hàng mà c n đối với cả cơ quan nhà nƣớc. Tổ chức sự kiện luôn đi
kèm với truyền thông mang lại cho ngƣời tham dự cái nhìn trọn vẹn hơn về hình
ảnh của cơ quan thông tin - thƣ viện.Với sự phát triển không ng ng của khoa học và
công nghệ, việc tổ chức các sự kiện trong các cơ quan thông tin - thƣ viện là rất cần
thiết, giải pháp để xây dựng và quảng bá thƣơng hiệu, kh ng định vai tr , vị trí và
tạo uy tín cho cơ quan thơng tin - thƣ viện với ngƣời sử dụng.
* Tạo sự liên kết với ngƣời sử dụng và xây dựng các mối quan hệ
Tất cả các công đoạn xử l nghiệp vụ, sản ph m và dịch vụ của các cơ quan
thông tin - thƣ viện tốt, hiện đại mà không phục vụ đƣợc cho ngƣời sử dụng thì hoạt
động khơng hiệu quả. Hiện tại, các cơ quan thông tin - thƣ viện hầu nhƣ c n rất xa
lạ với ngƣời dân, điều này cho thấy, ngƣời dân chƣa quan tâm nhiều đến hoạt động
thƣ viện,do

thức của ngƣời dân hay do ngƣời làm công tác thƣ viện thiếu khâu

tuyên truyền, quảng bá hay quảng bá chƣa sâu rộng, chƣa lan toả trong cộng đồng.
Ngƣời sử dụng thƣ viện giảm rất nhiều so với nh ng năm trƣớc đây, để thu h t, lôi
kéo ngƣời sử dụng là vấn đề quan trọng mà các cơ quan thông tin - thƣ viện cần
quan tâm.
Mục tiêu cuối cùng của các cơ quan thông tin - thƣ viện là phục vụ tốt nhu cầu
của ngƣời sử dụng. Vì vậy, tổ chức các sự kiện nhƣ trƣng bày, triển lãm, tổ chức
các cuộc thi, các buổi toạ đàm, tập huấn, các câu lạc bộ cho ngƣời sử dụng, các hội
nghị, hội thảo, Ngày sách Việt Nam

là hết sức cần thiết, môi trƣờng thân thiện thể

17

hiện sự kết nối gi a ngƣời sử dụng với cán bộ thƣ viện. Khi tham gia sự kiện, ngƣời
sử dụng v a đƣợc truyền tải nh ng thông điệp, giới thiệu về các sản ph m và dịch
vụ mới của thƣ viện, với các cơ quan, ban ngành khác, tổ chức sự kiện nhằm xây
dựng mối quan hệ hợp tác, chia sẻ, phối hợp, hỗ trợ nhau cùng hoạt động và phát
triển. Ngồi ra, các cơ quan thơng tin - thƣ viện c n tìm kiếm các nhà xuất bản,
Công ty thiết bị sách, Nhà sách, các doanh nghiệp, công ty kinh doanh phần mềm về
thƣ viện, các nhà tài trợ tiềm năng
* Phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới
Hiện nay, với sự phát triển nhanh ch ng của cách mạng khoa học và công
nghệ đ c biệt là công nghệ thông tin và truyền thông, để kh ng định vai tr và vị trí
các cơ quan thông tin - thƣ viện phải không ng ng phát triển, tạo ra các sản ph m
và dịch vụ mới, c chất lƣợng, c giá trị phục vụ đáp ứng nhu cầu của ngƣời sử
dụng và đƣợc ứng dụng vào thực tiễn. Vì vậy, để phát huy vai tr của sản ph m và
dịch vụ thì hoạt động tuyên truyền, quảng bá phải đƣợc đ t lên hàng đầu. Thông qua
các sự kiện tuyên truyền, trƣng bày, triển lãm, giới thiệu sách, cuộc thi Viết cảm
nhận về sách”, cuộc thi Đại sứ Văn hoá đọc”, các buổi toạ đàm, tổ chức các câu lạc
bộ

thƣ viện giới thiệu đƣợc các sản ph m và dịch vụ cho ngƣời sử dụng, kích

thích nhu cầu và hứng th của ngƣời sử dụng tiếp cận, thông qua đ cán bộ thƣ viện
s khai thác, nắm bắt nhu cầu của họ để c nh ng giải pháp xây dựng và phát triển
các sản ph m và dịch vụ tốt hơn phục vụ đáp ứng nhu cầu ngƣời sử dụng.
* Tạo cơ hội phát triển và nâng cao kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ
Với sự bùng nổ thông tin điện tử và phát triển nhƣ vũ bão của công nghệ
thông tin và truyền thông nhƣ hiện nay, đ i hỏi cán bộ thƣ viện trong tƣơng lai cần

có khả năng thích ứng với mơi trƣờng thƣ viện k nguyên số” đã và đang phát
triển, khả năng thích ứng tốt giúp cho cán bộ thƣ viện quản lý tốt nguồn tài nguyên
thông tin cũng nhƣ các sản ph m và dịch vụ của thƣ viện và công tác phục vụ ngày
càng đáp ứng yêu cầu. Tổ chức sự kiện trong thƣ viện không chỉ đ ng vai tr quảng
bá các sản ph m và dịch vụ, kết nối ngƣời sử dụng, nâng cao vai trị, vị trí và uy tín
cho thƣ viện mà c n là sân chơi gi p cán bộ thƣ viện c điều kiện giao lƣu, học hỏi


18

kinh nghiệm và nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ... Cán bộ thƣ viện ngày
nay không chỉ giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, không đơn thuần chỉ phục vụ ngƣời
sử dụng mà rất cần nh ng kỹ năng mềm khác nhƣ trình độ ngoại ng , tin học, kỹ
năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, tuyên truyền viên và nhất là khả năng quản
lý, có nhiều sáng kiến mới, tƣởng mới, làm kế hoạch và tổ chức sự kiện
Tóm lại, tổ chức sự kiện trong hoạt động thơng tin - thƣ viện có vai trị hết
sức quan trọng, thông qua tổ chức sự kiện các cơ quan thông tin - thƣ viện c cơ sở
để phát triển các sản ph m và dịch vụ mới, tạo sự liên kết với ngƣời sử dụng và xây
dựng các mối quan hệ để tiếp tục quảng bá hình ảnh và xây dựng thƣơng hiệu cho
hoạt động thông tin - thƣ viện. Và cuối cùng là tạo cơ hội phát triển và nâng cao các
kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ thông tin - thƣ viện.
1.1.3. Các nguyên tắc cơ bản:
Hiện nay, chƣa c nh ng nguyên tắc cụ thể về tổ chức sự kiện trong hoạt
động thông tin - thƣ viện. Trên cơ sở nghiên cứu nh ng nguyên tắc cơ bản về tổ
chức sự kiện ngành quan hệ cơng chúng, [14] và tình hình tổ chức sự kiện thực tế
tại một số thƣ viện tỉnh, thành phố khu vực đồng bằng sông Cửu Long, theo kinh
nghiệm của chúng tôi, để tổ chức thành công, hiệu quả các sự kiện cần tuân theo các
nguyên tắc sau:
- Xác định mục tiêu cụ thể và rõ ràng
- Lựa chọn đ ng đối tƣợng tham dự

- Chọn thông điệp phù hợp
- Xây dựng kế hoạch chi tiết
- Nguồn nhân lực có chất lƣợng
- Đảm bảo kinh phí
* Xác định mục tiêu cụ thể và rõ ràng: Để tổ chức thành công sự kiện các cơ
quan thông tin - thƣ viện cần phải xác định đƣợc mục tiêu cho sự kiện. Mục tiêu
phải rõ ràng, khơng đƣợc chung chung vì mục tiêu s định hƣớng cho nh ng ý
tƣởng, chƣơng trình hoạt động và là cơ sở để đánh giá hiệu quả của sự kiện. Vì vậy,
trƣớc khi tiến hành tổ chức sự kiện, các cơ quan thông tin - thƣ viện phải đ t ra mục


19

tiêu thật cụ thể, thực tế và có tính khả thi, phù hợp với nguồn lực và môi trƣờng tổ
chức.
Với nh ng sự kiện đƣợc tổ chức khác nhau thì việc xác định mục tiêu của
các cơ quan thông tin - thƣ viện cũng khác nhau, nhƣng phải đảm bảo tính thống
nhất để khi tiến hành các hoạt động tổ chức sự kiện đƣợc thực hiện một cách đồng
nhất, hỗ trợ cho nhau mang lại hiệu quả cao nhất, xây dựng thƣơng hiệu và hình ảnh
thơng qua tổ chức sự kiện đƣợc triển khai.
* Lựa chọn đúng đối tượng tham dự: Đây là nhân tố khơng thể thiếu góp
phần quyết định thành cơng trong tổ chức sự kiện, vì vậy khi tổ chức sự kiện các cơ
quan thông tin - thƣ viện phải xác định đ ng nh m đối tƣợng s tham gia sự kiện.
Bên cạnh đ , để đánh giá mức độ thành công của sự kiện phải dựa vào số lƣợng và
sự phản hồi t phía ngƣời tham gia mà sự kiện thu h t đƣợc, kể cả nh ng ngƣời sử
dụngtiềm năng. Mỗi sự kiện tổ chức đều hƣớng đến ngƣời tham gia cụ thể, sự kiện
nào thì s có nh ng ngƣời tham gia phù hợp với sự kiện đ . Vì vậy, trƣớc khi tổ
chức sự kiện, các cơ quan thông tin - thƣ viện cần lên kế hoạch thật chi tiết cho sự
kiện, nhất là ch

đến hoạt động truyền thông để quảng bá, truyền tải thông điệp và

thu h t đ ng đối tƣợng tham gia, hạn chế nh ng thành phần tham dự không phù hợp
nhằm nâng cao hiệu quả cho tổ chức sự kiện.
* Lựa chọn thông điệp phù hợp: Xác định thông điệp để quảng bá, truyền
thông rộng rãi đến ngƣời sử dụng cho sự kiện sắp đƣợc tổ chức trong các cơ quan
thông tin - thƣ viện là hoạt động rất cần thiết. Vì vậy, các cơ quan thơng tin - thƣ
viện nên xác định thông điệp phù hợp hƣớng tới mục tiêu của sự kiện. Có thơng
điệp tốt thì hiệu quả truyền thơng s cao, tạo sự hƣởng ứng mạnh m , tích cực t
phía ngƣời sử dụng. Hoạt động quảng bá cho sự kiện trƣớc khi tổ chức s gây sự
chú ý, có sức ảnh hƣởng rất lớn, lôi cuốn nhiều ngƣời sử dụng tham gia. Nếu quảng
bá tốt thì sự kiện tổ chức càng thành cơng.
* Xây dựng kế hoạch chi tiết: Để hoạt động tổ chức sự kiện tại các cơ quan
thông tin - thƣ viện đƣợc triển khai tốt, hiệu quả và không lãng phí thì cần phải xây


20

dựng một kế hoạch thật chi tiết, rõ ràng. Vì kế hoạch càng chi tiết, rõ ràng và cụ thể
khi thực hiện s đƣợc thuận lợi, thành công, đạt kết quả tốt và ngƣợc lại.
* Nguồn nhân lực có chất lượng: Khi tổ chức sự kiện nguồn nhân lực là yếu
tố quan trọng hàng đầu s quyết định thành công hay thất bại của một sự kiện tại
các cơ quan thông tin - thƣ viện. Yếu tố đƣợc quan tâm đối với ngƣời tổ chức sự
kiệnđ là chất lƣợng. Vì vậy, chất lƣợng nguồn nhân lực s ảnh hƣởng trực tiếp đến
chất lƣợng hoạt động tổ chức sự kiện, khi tiến hành cần quan tâm hơn đội ngũ nhân
lực c trình độ, kinh nghiệm, linh hoạt, năng động, sáng tạo thì thành cơng của sự
kiện đƣợc tổ chức càng cao.
* Đảm bảo kinh phí: Một sự kiện dù đƣợc chu n bị chu đáo, hồnh tráng mà
kinh phí khơng đảm bảo thì tổ chức sự kiện s khơng thành cơng. Vì vậy, khi xây
dựng kế hoạch cần chú ý dự trù kinh phí phù hợp cho sự kiện, phải chi tiết, rõ ràng

và hết sức cụ thể, tùy theo tính chất, quy mô của sự kiện mà xây dựng kinh phí cho
phù hợp, tránh trƣờng hợp sự kiện nhỏ mà dự trù kinh phí nhiều, gây lãng phí và sự
kiện quy mơ mà dự trù kinh phí ít s khơng thực hiện đƣợc.
Nếu đảm bảo các nguyên tắc trên trong quá trình thực hiện thì tổ chức sự
kiện tại các cơ quan thông tin - thƣ viện s hiệu quả và thành cơng.
1.2. Các loại hình sự kiện trong hoạt động thông tin - thƣ viện
Sự kiện rất đa dạng về hình thức cũng nhƣ phong ph về nội dung. Sự kiện là
các hoạt động xã hội trong tất cả các lĩnh vực thƣơng mại, giải trí, thể thao, hội
nghị, hội thảo, các tr chơi cộng đồng, lễ hội, văn h a, phong tục tập quán

Mỗi

nh m sự kiện đƣợc phân loại theo một tiêu chí nhất định gọi là loại hình sự kiện.
Các tiêu chí đƣợc sử dụng để phân loại sự kiện gồm: Quy mô, lãnh thổ; thời gian;
hình thức và mục đích sự kiện, [18].
* Quy mơ, lãnh thổ: Theo quy mô, c sự kiện lớn mức độ ảnh hƣởng quốc
gia, quốc tế và sự kiện nhỏ thƣờng giới hạn trong phạm vi tổ chức ho c gia đình.
Theo lãnh thổ, c thể chia thành sự kiện địa phƣơng, sự kiện của một vùng và sự
kiện của quốc gia.


21

* Theo thời gian: C sự kiện dài ngày và sự kiện ngắn ngày, sự kiện thƣờng
niên và không thƣờng niên.
* Theo hình thức và mục đích: Hình thức sự kiện phụ thuộc vào mục đích sự
kiện gồm các nh m sau: sự kiện kinh doanh; sự kiện giáo dục khoa học; sự kiện văn
h a truyền thống; sự kiện âm nhạc, giải trí; sự kiện thể thao; sự kiện chính thống; sự
kiện truyền thơng.
Tài liệu bồi dƣỡng theo tiêu chu n chức danh thƣ viện viên hạng II, các sự

kiện thƣờng đƣợc tổ chức tại thƣ viện và các cơ quan thông tin nhƣ hội thảo chuyên
đề, hội nghị bạn đọc, các lớp tập huấn cho ngƣời làm thƣ viện, lễ k niệm thành lập
thƣ viện, lễ khai trƣơng, các cuộc thi, trƣng bày, triển lãm tài liệu, tuyên truyền giới
thiệu sách, báo, ngày hội sách, giới thiệu tài liệu mới hay mời các hoạt giả thuyết
trình, [12].
Tại các cơ quan thông tin - thƣ viện đã tổ chức rất nhiều hoạt động và loại
hình sự kiện, tuỳ vào điều kiện cụ thể mà tổ chức các loại hình sự kiện cho phù
hợp.Thực tế, theo tác giả thông thƣờng, các cơ quan thơng tin - thƣ viện có các loại
hình sự kiện sau:
1.2.1 Tuyên truyền, trƣng bày, triển lãm sách
1.2.2 Giới thiệu sách
1.2.3 Ngày sách Việt Nam
1.2.4 Hội thảo chuyên đề
1.2.5 Hội nghị
1.2.6 Tập huấn
1.2.7 Cuộc thi
1.2.8 Câu lạc bộ
1.2.9 Các hình thức khác: Tọa đàm; ễ k niệm, khai trƣơng
1.2.1.Tuyên truyền, trưng bày, triển lãm sách
Tuyên truyền, trƣng bày, triển lãm sách là hoạt động sự kiện đƣợc tổ chức
thƣờng xuyên tại các cơ quan thông tin - thƣ viện. Chủ yếu tuyên truyền, trƣng bày,
triển lãm sách với hai hình thức: tuyên truyền, trƣng bày, triển lãm sách tại các cơ


22

quan thông tin - thƣ viện và tuyên truyền, trƣng bày, triển lãm sách phục vụ lƣu
động.
* Tuyên truyền, trƣng bày, triển lãm sách tại các cơ quan thông tin - thƣ viện
Hình thức này chủ yếu tuyên truyền nh ng đƣờng lối, chủ trƣơng của Đảng,

chính sách pháp luật của Nhà nƣớc, nh ng sự kiện, ngày lễ trọng đại của đất nƣớc,
nh ng thành tựu kinh tế, văn h a, xã hội

của địa phƣơng. Bên cạnh đ , hình thức

tun truyền trực quan rất có hiệu quảtạo ấn tƣợng và lƣu gi lâu trong ký ức ngƣời
sử dụng cũng đƣợc quan tâm, triển lãm sách mới, sách chuyên đề; sách danh nhân,
sách địa chí ... Đ c biệt, hai chủ đề đƣợc các cơ quan thông tin - thƣ viện trƣng bày
xuyên suốt đ là tài liệu về Học tập và làm theo tấm gƣơng đạo đức, phong cách
Hồ Chí Minh” và sách về chủ quyền biển đảo thiêng liêng, nơi bất khả xâm phạm
Hoàng Sa, Trƣờng Sa là của Việt Nam”. Hàng năm, hình thức trƣng bày Hội Báo
Xuân không thể thiếu tại các cơ quan thông tin - thƣ viện, đây là dịp cho ngƣời
dùng tin đọc và có cái nhìn tồn cảnh các sự kiện nổi bật về chính trị, văn h a, an
ninh, quốc phịng, kinh tế, xã hội ... của cả nƣớc thơng qua báo, tạp chí và đ c san
của 63 tỉnh, thành.
* Tuyên truyền, trƣng bày, triển lãm sách phục vụ lƣu động
Đây là hoạt động bề nổi, thu hút nhiều ngƣời sử dụng tham gia nhất và đƣợc
xem là hiệu quả nhất tại các cơ quan thông tin - thƣ viện. Với phƣơng châm Sách
đi tìm ngƣời”, các cơ quan thông tin - thƣ viện phối hợp với nhiều cơ quan, đơn vị,
trƣờng học trên địa bàn tỉnh tổ chức tuyên truyền, trƣng bày, triển lãm sách. Nhằm
đa dạng và phong phú hơn trong cách phục vụ, các cơ quan thông tin - thƣ viện kết
hợp với nhiều phƣơng thức khác nhau nhƣ mơ hình Chuyến xe tri thức”, thơng qua
chuyến xe lƣu động mang sách báo đi khắp cả khu vực, ngoài việc đọc sách, báo,
các em học sinh c n đƣợc trải nghiệm qua các hoạt động vui chơi nhƣ: đọc sách và
giải ô ch trên giấy, đọc sách và trả lời câu hỏi theo chủ đề Em yêu sử Việt”, thực
hành khéo tay hay làm theo sách - cùng thực hành cắt dán t i môi trƣờng sử dụng
thay túi nilon, hỏi đáp nhanh về các câu hỏi lịch sử, văn h a

Ngồi ra, các cơ

quan thơng tin - thƣ viện còn kết hợp với các đơn vị nhƣ Trung tâm Văn h a, Bảo


23

Tàng tỉnh, Phát hành phim và Chiếu bóng cùng thực hiện chƣơng trình Hành trình
văn h a” cho hoạt động thêm phong phú, sáng tạo.
1.2.2 Giới thiệu sách
Giới thiệu sách đƣợc các cơ quan thông tin - thƣ viện thực hiện thơng qua hình
thức danh mục thơng báo sách mới hay thƣ mục sách chuyên đề, hình thức quảng bá
cho ngƣời sử dụng nh ng tài liệu mới của thƣ viện. Bên cạnh đ , các cán bộ thƣ
viện còn viết bài giới thiệu sách gửi qua Đài Phát thanh và truyền hình, đăng trên
website, facebook, zalo của đơn vị giới thiệu rộng rãi đến cơng chúng. Hình thức
giới thiệu sách mới thu hút nhiều ngƣời sử dụng quan tâm đ là cán bộ thƣ viện trực
tiếp giới thiệu sách (có thể giới thiệu một ho c hai ngƣời), quay video, có nhạc,
hình ảnh minh họa ho c cán bộ thƣ viện giới thiệu sách và ghi âm lại. Sau đ đăng
tải lên trang web của thƣ viện, ngƣời sử dụng chỉ cần vài động tác nhỏ có thể nghe
và xem về quyển sách mà mình quan tâm. Hình thức khác để giới thiệu tài liệu
thơng qua các chƣơng trình phối hợp với các đơn vị, cơ quan, ban, ngành, đoàn thể
nhân dịp k niệm nh ng ngày lễ lớn, dịp đ c biệt ho c khai giảng, tổng kết tại các
trƣờng học
1.2.3 Ngày sách Việt Nam
Hình thức ấn tƣợng có tiếng vang trong cơng tác tun truyền tại các cơ quan
thông tin - thƣ viện là tổ chức thành công các sự kiện cùng các hoạt động Ngày sách
Việt Nam (21/4) và hƣởng ứng Ngày sách và Bản quyền Thế giới (23/4), sự kiện
đƣợc tổ chức với quy mô lớn, định kỳ hàng năm và diễn ra t 03 đến 07 ngày, cùng
sự tham gia trƣng bày, triển lãm và xếp sách nghệ thuật của các cán bộ thƣ viện
huyện, cơ sở

Các chuỗi hoạt động diễn ra liên tục, nói chuyện chuyên đề, giao

lƣu tác giả - tác ph m, toạ đàm các tr chơi tìm hiểu kiến thức, giải ơ ch và thi trên
máy tính vui tƣơi, phấn khởi cho các em học sinh. Có sự phối hợp đồng bộ gi a các
ngành, các cấp nhằm phát huy sức mạnh, sự hƣởng ứng tích cực của cộng đồng, các
tổ chức xã hội nhƣ: Công ty Cổ phần Sách, thiết bị trƣờng học, các nhà sách, nhà
xuất bản, Tỉnh Đoàn ... nhằm xây dựng và phát triển phong trào đọc sách, hƣớng tới
một xã hội học tập, một nét đẹp trong đời sống tinh thần của cộng đồng.


24

1.2.4 Hội thảo chuyên đề
Hội thảo chuyên đề là nơi thảo luận nh ng vấn đề c liên quan đến hoạt động
thƣ viện, các hội thảo thƣờng tổ chức nhƣ hội thảo chuyên ngành thông tin - thƣ
viện và hội thảo chuyên đề cho ngƣời sử dụng.
+ Hội thảo chuyên ngành về thông tin - thƣ viện, đối tƣợng chủ yếu là các nhà
khoa học, nhà quản l , cán bộ thƣ viện hay nh ng ngƣời quan tâm ho c đang công
tác tại các ngành c liên quan đến thƣ viện, các nhà xuất bản, các cơ quan chuyên
cung cấp phần mềm ứng dụng cho thƣ viện. Thông qua các hội thảo, t nh ng cơ sở
l luận và cơ sở thực tiễn của các chuyên gia, nh ng kiến nghị, đề xuất hay nh ng
dự thảo đề ra c cơ sở khoa học tạo môi trƣờng thuận lợi cho cán bộ thƣ viện c
thêm nh ng tri thức và kinh nghiệm đƣợc cập nhật thƣờng xuyên. Đồng thời, cán bộ
thƣ viện c thêm cơ hội tiếp x c và tạo mối quan hệ trong tìm kiếm các nhà đầu tƣ,
cung cấp các dịch vụ phù hợp và đáp ứng yêu cầu, điều kiện của các cơ quan thông
tin - thƣ viện.
+ Hội thảo chuyên đề cho ngƣời sử dụng là một trong nh ng hoạt động đƣợc
thƣ viện tổ chức nhằm giúp cho ngƣời sử dụng c cơ hội trình bày nh ng

tƣởng

mới, phát biểu, đ ng g p nh ng ý kiến phát sinh trong thực tiễn ho c trong q
trình thực hiện. Đồng thời, thơng qua hội thảo chuyên đề ngƣời sử dụng c cơ hội
tiếp nhận thêm nh ng kiến thức mới trong lĩnh vực mình quan tâm. Ngồi ra, cơ
quan thơng tin - thƣ viện đơn vị tổ chức sự kiện chuyên đề c cơ hội giới thiệu,
quảng bá nh ng hình ảnh hoạt động, chức năng, nhiệm vụ cũng nhƣ các sản ph m
và dịch vụ hiện có của mình đến ngƣời sử dụng.
1.2.5.Hội nghị
Đây là hình thức sự kiện đƣợc các thƣ viện tổ chức nhằm để trao đổi và lấy ý
kiến của ngƣời sử dụngvề chất lƣợng phục vụ, thái độ phục vụ của cán bộ thông tin
- thƣ viện, cũng nhƣ các sản ph m và dịch vụ của thƣ viện c đáp ứng, thoả mãn
nhu cầu của ngƣời sử dụng hay khơng để có nh ng chính sách, giải pháp phù hợp
khuyến khích ngƣời sử dụng đến và sử dụng thƣ viện.


25

Ngồi ra, hàng năm các cơ quan thơng tin - thƣ viện cịn tổ chức Hội nghị
dành cho các cơng chức, viên chức và ngƣời lao động để tổng kết, báo cáo năm qua
và k giao ƣớc thi đua gi a các bộ phận trong đơn vị để thực hiện hay tổ chức Hội
nghị tổng kết hoạt động hệ thống thƣ viện cơng cộng trên tồn tỉnh nhằm đánh giá,
tổng kết khen thƣởng nh ng tập thể, cá nhân đã c thành tích xuất sắc và phƣơng
hƣớng nhiệm vụ năm tới.
1.2.6.Tập huấn
Hoạt động này thƣờng đƣợc tổ chức cho các đối tƣợng là nh ng ngƣời đang
công tác tại thƣ viện. Các cơ quan thông tin - thƣ viện phối hợp với các cơ quan,
đơn vị khác để mở nhiều lớp tập huấn. Nội dung trọng tâm tổ chức lớp tập huấn là
hƣớng dẫn công tác nghiệp vụ cho cán bộ thƣ viện cơ sở, về l thuyết và thực hành
các khâu nghiệp vụ, bổ sung, xử l mô tả, phân loại, đăng k , tổ chức sắp xếp kho,
bảo quản sách, báo và phục vụ. Bên cạnh đ , các học viên c n đƣợc tập huấn về các
chu n nghiệp vụ nhƣ khung phân loại DDC 14, DDC 23 để phân loại, biên mục tài

liệu theo khổ mẫu MARC 21 đảm bảo việc chia sẻ nguồn lực thông tin gi a các thƣ
viện trong và ngoài nƣớc. Bên cạnh đ , cán bộ thƣ viện c n đƣợc giới thiệu, tập
huấn về các phần mềm thƣ viện để ứng dụng tại cơ sở. Đây cũng là hình thức quảng
bá các hoạt động, hình ảnh của thƣ viện, thơng qua các lớp tập huấn cán bộ thƣ viện
c thêm nh ng kiến thức, kỹ năng mới đáp ứng yêu cầu, tạo điều kiện cho các cán
bộ thƣ viện c cơ hội g p gỡ, giao lƣu và học tập kinh nghiệm lẫn nhau.
Ngồi ra, thƣ viện cịn tổ chức ho c phối hợp với các cơ quan c chức năng để
mở lớp tập huấn cho nh ng ngƣời sử dụng, hƣớng dẫn cho họ nh ng kỹ năng, thao
tác tra tìm tài liệu

Đ c biệt, với đối tƣợng thiếu nhi định hƣớng cho các em tìm

sách theo nhu cầu, sở thích, dạy cho các em nh ng kỹ năng và phƣơng pháp đọc
sách hiệu quả.
1.2.7.Cuộc thi
Tổ chức các cuộc thi là hình thức phổ biến trong các cơ quan thông tin - thƣ
viện, quy mô nhỏ trong thƣ viện, trong tỉnh, rộng hơn c thể là khu vực và cả nƣớc,
đối tƣợng hƣớng tới chủ yếu cho ngƣời sử dụng ho c cán bộ thƣ viện. Cuộc thi tổ