TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ CHO CHU TRÌNH DOANH THU TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

TIỂU LUẬN
Mơn: TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG
MƠI TRƯỜNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN
Đề tài 01: TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ CHO CHU TRÌNH DOANH THU
TÌNH HUỐNG 02: CƠNG TY TNHH AIS

SVTH:
GVHD: TS. Lương Đức Thuận

TP HCM, ngày tháng năm 2023


BẢNG ĐÁNH GIÁ PHÂN CHIA CƠNG VIỆC
Ngày

Cơng việc

Ngày 1

Phân tích đề và xác định sự kiện hoạt

Kênh làm việc

Chữ ký

động thương mại
Ngày 2

Xác định sự kiện hoạt động dịch vụ

Ngày 3

Xây dựng danh mục chứng từ, đối
tượng quản lý chi tiết

Ngày 4

Xác định danh mục chứng từ

Ngày 5

Thiết kế lưu đồ và mơ tả quy trình

Ngày 6

Vẽ và mơ tả quy trình

Ngày 7

Thống nhất và chỉnh sửa

Các thành viên trong nhóm tích cực thảo luận và hồn thành tốt những nhiệm vụ mà nhóm đề ra.

Tỷ lệ đạo văn:


CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG
TỪ VIẾT TẮT

BP
PXK
PXKKVCNB
KH
NV
MST
CCTT

TỪ VIẾT ĐẦY ĐỦ
Bộ phận
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Khách hàng
Nhân viên
Mã số thuế
Cung cấp thông tin

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
1. PHÂN TÍCH YÊU CẦU LÀM CĂN CỨ XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ......................2
1.1 Xác định sự kiện........................................................................................................................... 2
1.1.1 Họat động thương mại.............................................................................................................. 2
1.1.2 Hoạt động cung cấp dịch vụ.....................................................................................................4
1.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết..........................................5
1.2.1 Danh mục đối tượng kế toán....................................................................................................5
1.2.2 Danh mục đối tượng quản lý chi tiết........................................................................................7
1.3 Danh mục chứng từ..................................................................................................................... 7
1.3.1 Hoạt động thương mại.............................................................................................................. 7
1.3.2 Hoạt động cung cấp dịch vụ.....................................................................................................9
2. DANH MỤC CHỨNG TỪ VÀ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ...........................................................10

3. QUY TRÌNH LẬP – LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ....................................................................11
3.1 Hoạt động bán hàng và thu tiền...................................................................................................11
3.2 Hoạt động hàng bán bị trả lại.......................................................................................................15
3.3 Hoạt động cung cấp dịch vụ........................................................................................................17


PHỤ LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
Lời đầu tiên, nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Lương Đức Thuận đã tận tình hướng
dẫn, truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm của bộ mơn Tổ chức cơng tác kế tốn trong môi trường
công nghệ thông tin. Thầy đã giúp cho chúng em nắm bắt được kiến thức trọng tâm của môn học, góp
phần hỗ trợ cho cơng việc sau này của chúng em.
Để phát triển doanh nghiệp bền vững thì tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan
trọng hàng đầu trong q trình tổ chức cơng tác kế toán, hướng tới mục tiêu phát triển và lợi nhuận.
Chính doanh nghiệp đó cần phải có chiến lược để xây dựng và tổ chức bộ máy kế toán một cách thật
khoa học và hợp lý để các bộ phận trong cùng đơn vị tương tác, phối hợp với nhau thật nhuần nhuyễn
để đạt được hiệu quả công việc tối ưu nhất.
Sau đây là phần trình bày tình huống Tại doanh nghiệp giả định cho CÔNG TY TNHH AIS của nhóm
chúng em.
Nhóm em xin chân thành cảm ơn. Kính chúc quý thầy sức khỏe và thành công trên con đường sự
nghiệp giảng dạy.

1. PHÂN TÍCH YÊU CẦU LÀM CĂN CỨ XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ.
Trang 1


1.1 Xác định sự kiện:
1.1.1 Họat động thương mại:

ST
Nguồn lực (R)
Sự kiện (E)
T
1
Hàng hóa- Cơng nợ - Kho
Tiếp nhận u cầu đơn đặt
hàng
2
Hàng hóa- Kho
Nhận đặt hàng
3
Hàng hóa- Kho
Xuất kho hàng hóa
4
5
6

Hàng hóa- Kho
Doanh thu- Thuế- Cơng nợ
Hàng hóa- Kho- Cơng nợ

Giao hàng
Xuất hóa đơn
Nhận hàng trả lại

7
8
9

Tiền gửi ngân hàng- Công nợ
Công nợ
Công nợ- Tiền

Thu tiền bán chịu
Chiết khấu thanh toán
Trả hoa hồng cho đại lý

Đối tượng (A)
KH- NV bán hàng
KH- NV bán hàng
NV bán hàng- NV điều phốikho vận
NV điều phối- kho vận- KH
KH- NV xử lý hóa đơn
KH- BP bán hàng- BP điều
phối-kho vận
KH- NV kế toán thanh tốn
KH- NV kế tốn cơng nợ
KH- đại lý- NV bán hàng

Bảng 1.1: Bảng xác định nhu cầu thông tin theo hoạt động thương mại.
Hoạt
động
(E)
E1:
Tiếp
nhận
u cầu
đơn đặt
hàng

E2:
Đặt
hàng

Đối
tượng,
nguồn
lực liên
quan
A1:
KH
NV bán
hàng
R1:
Hàng
hóa
Cơng nợ
Kho
A2:
KH
NV bán
hàng
R2:
Hàng
hóa
Kho

Thơng tin để thực hiện hoạt động
Thơng tin mơ tả

Thơng tin của KH(mã KH,
tên nhà phân phối, đại lý,
địa chỉ, MST…)
Thông tin NV (Mã số NV,
tên, ngày tháng năm sinh,
chức vụ, bộ phận...)
Thơng tin hàng hóa (Mã
hàng, tên mặt hàng, đơn vị
tính,..)
Thơng tin kho (Mã kho, địa
chỉ kho,...)
Thơng tin của KH (mã KH,
tên nhà phân phối, đại lý,
địa chỉ, MST…)
Thông tin NV (Mã số NV,
tên, ngày tháng năm
sinh,chức vụ, bộ phận...)
Thơng tin hàng hóa
(Mã hàng, tên mặt hàng,
đơn vị tính,..)
Thơng tin kho (Mã kho, địa
chỉ kho, ..)

Thông tin để đánh giá
hoạt động
Thông tin quản lý
Thông tin
Thông tin
tổng hợp các phân tích
hoạt động

hoạt động
Hạn mức tín dụng, Bảng kê các
Phân tích
số tiền phải thu.
đơn đặt hàng các đơn đặt
Số ngày làm việc,
được tiếp
hàng
doanh số.
nhận và
không
Số lượng nhập, số không được
được tiếp
lượng xuất, số
tiếp nhận
nhận vì
lượng tồn.
thiếu hàng
Số lượng hàng tồn
tồn kho, vì
trong kho.
hạn mức
tín dụng.
Hạn mức tín dụng,
số tiền phải thu
Số ngày làm việc,
doanh số.
Số lượng nhập, số
lượng xuất, số
lượng tồn.

Số lượng hàng tồn
trong kho

Bảng kê các
đơn đặt hàng

Phân tích
đơn đặt
hàng theo
từng KH,
theo từng
mặt hàng,
theo từng
khu vực
bán hàng,
từng kênh
phân phối
Trang 2


E3:
Xuất
kho
hàng
hóa

E4:
Giao
hàng

A3:
NV bán
hàng
NV điều
phốikho vận
R3:
Hàng
hóa
Kho
A4:
NV điều
phốikho vận
Khách
hàng
R4:
Hàng
hóa
Kho

E5:
A5:
Hóa đơn Khách
hàng
NV xử
lý hóa
đơn
R5:
Doanh
thu
Thuế

Cơng nợ
E6:
A6:
Nhận
KH
hàng trả BP bán
lại
hàng
BP điều
phốikho vận
R6:
Hàng
hóa
Cơng nợ
Kho
E7:
A7:
Thu tiền Khách

Thơng tin NV (Mã số NV,
tên, ngày tháng năm sinh,
chức vụ, bộ phận...)
Thơng tin hàng hóa (Mã
hàng, tên mặt hàng, đơn vị
tính, ...)
Thông tin kho (Mã kho, địa
chỉ kho, ...)

Số ngày làm việc,
doanh số

Số lượng nhập, số
lượng xuất, số
lượng tồn
Số lượng hàng tồn
trong kho

Bảng kê xuất
kho hàng hóa

Phân tích
bảng kê
xuất kho
theo từng
khu vực,
theo từng
mặt hàng,
theo từng
KH

Thông tin NV (Mã số NV,
tên, ngày tháng năm sinh,
chức vụ, bộ phận...)
Thông tin của KH (mã KH,
tên nhà phân phối, đại lý,
địa chỉ, MST…)
Thông tin hàng hóa (Mã
hàng, tên mặt hàng, đơn vị
tính, ...)
Thơng tin kho (Mã kho, địa
chỉ kho, ...)

Thông tin của KH (mã KH,
tên nhà phân phối, đại lý,
địa chỉ, MST…)
Thông tin NV (Mã số NV,
tên, ngày tháng năm sinh,
chức vụ, BP...)

Số ngày làm việc,
doanh số
Hạn mức tín dụng,
số tiền phải thu
Số lượng nhập, số
lượng xuất, số
lượng tồn
Số lượng hàng tồn
trong kho

Bảng kê hàng
xuất bán,
bảng kê đơn
hàng đã giao.

Phân tích
chi phí
giao hàng
theo từng
KH, phân
tích chi phí
giao hàng
theo từng

mặt hàng,
theo từng
khu vực

Thơng tin của KH( mã KH,
tên nhà phân phối, đại lý,
địa chỉ, MST…)
Thông tin NV ( Mã số NV,
tên, ngày tháng năm
sinh,chức vụ, BP...)
Thông tin hàng hóa( Mã
hàng, tên mặt hàng, đơn vị
tính,..)
Thơng tin kho( Mã kho, địa
chỉ kho, ..)

Hạn mức tín dụng,
số tiền phải thu

Thông tin của KH (mã KH,
tên nhà phân phối, đại lý,

Hạn mức tín dụng, Bảng kê hóa
số tiền phải thu
đơn
Số ngày làm việc
Doanh thu theo
từng mặt hàng, KH
Số thuế phải nộp
nhà nước

Thời hạn thanh
toán, số nợ phải
thu
Bảng kê hàng
trả lại nhập
kho

Phân tích
hàng trả lại
theo từng
mặt hàng,
theo từng
KH, từng
khu vực,
từng kênh
phân phối

Bảng kê cơng
nợ đã thu

Phân tích
tuổi nợ

Số ngày làm việc
Số lượng nhập
hàng trả lại, số
lượng tồn hàng trả
lại, ngày trả lại
Số lượng hàng tồn
trong kho

Hạn mức tín dụng,
số tiền phải thu

Trang 3


bán chịu hàng
NV kế
tốn
thanh
tốn
R7:
Tiền gửi
ngân
hàng
Cơng nợ
E8:
A8:
Chiết
Khách
khấu
hàng
thanh
NV kế
tốn
tốn
cơng nợ
R8:
Cơng nợ
E9:

Trả hoa
hồng
cho đại
lý

ST
T
1
2

địa chỉ, MST…)
Thông tin NV (Mã số NV,
tên, ngày tháng năm sinh,
chức vụ, BP...)
Thông tin ngân hàng (tài
khoản ngân hàng, tên ngân
hàng, loại tiền...)

Số ngày làm việc
Số phát sinh, số dư
cuối kỳ

trong kỳ

theo KH.

Thông tin của KH (mã KH,
tên nhà phân phối, đại lý,
địa chỉ, MST…)
Thông tin NV (Mã số NV,

tên, ngày tháng năm sinh,
chức vụ, BP...)

Hạn mức tín dụng,
số tiền phải thu
Số ngày làm việc

Bảng kê các
khoản được
chiết khấu

A9:
Thông tin của KH(mã KH, Hạn mức tín dụng,
Khách
tên nhà phân phối, đại lý,
số tiền phải thu
hàng-đại địa chỉ, MST…)
Số ngày làm việc
lý
Thông tin NV (Mã số NV,
NV bán tên, ngày tháng năm
hàng
sinh,chức vụ, BP...)
R9:
Thông tin ngân hàng(tài
Công nợ khoản ngân hàng, tên ngân
Tiền
hàng, loại tiền...)
1.1.2 Hoạt động cung cấp dịch vụ:
Nguồn lực (R)

Sự kiện (E)

Bảng kê hoa
hồng trả đại
lý

Phân tích
khoản chiết
khấu theo
từng KH,
phân tích
khoản chiết
khấu theo
thời hạn
cơng nợ
Phân tích
hoa hồng
trả cho
từng đại lý.

Vật tư
(Linh kiện, thiết bị thay thế…)
Vật tư

Báo giá dịch vụ bảo trì, sửa
chữa
Xuất kho vật tư

Đối tượng (A)
KH - NV tư vấn dịch vụ

NV tư vấn dịch vụ- BP điều
phối- kho vận
3
Doanh thu- Thuế- Vật tư
Hóa đơn
KH- NV xử lý hóa đơn
4
Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng
Thu tiền ngay
KH- Thủ quỹ- NV kế toán
thanh toán
Bảng 1.2: Bảng xác định nhu cầu thông tin theo hoạt động cung cấp dịch vụ.
Hoạt động (E)

E1:

Đối tượng,
nguồn lực liên
quan

A1:

Thông tin để thực hiện hoạt động
Thông tin mô tả

Thông tin của KH(mã

Thông tin
quản lý

Thơng tin để đánh giá
hoạt động
Thơng tin
Thơng
tổng hợp
tin phân
các hoạt
tích hoạt
động
động

Số ngày, giờ
Trang 4


Báo giá dịch
vụ bảo trì, sửa
chữa

Khách hàng
NV tư vấn
dịch vụ
R1:
Vật tư

E2:
Xuất kho vật
tư

A2:
NV tư vấn
dịch vụ
BP điều phốikho vận
R2:
Vật tư
A3:
Khách hàng
NV xử lý hóa
đơn
R3: Doanh thu
Thuế

E3:
Hóa đơn

KH, tên, địa chỉ, số điện
thoại…)
Thông tin NV (Mã số
NV, tên, ngày tháng
năm sinh,chức vụ,
BP...)
Thơng tin vật tư mã,
tên, loại, đơn vị tính,...)
Thơng tin NV (Mã số
NV, tên, ngày tháng
năm sinh, chức vụ,
BP...)
Thông tin vật tư (mã,
tên, loại, đơn vị tính,...)

làm việc
Số lượng
nhập -xuất –
tồn

Số ngày, giờ Bảng kê vật
làm việc
tư
Số lượng
nhập- xuấttồn

Phân tích
vật tư sử
dụng
trong kỳ.

Thông tin của KH(mã
KH, tên, địa chỉ, số điện
thoại…)
Thông tin NV (Mã số
NV, tên, ngày tháng
năm sinh,chức vụ,
BP...)

Số ngày, giờ Bảng kê hóa Phân tích
làm việc
đơn
doanh thu
Doanh thu

dịch vụ
theo từng
cung cấp
dịch vụ, KH
trong kỳ.
Số thuế phải
nộp nhà
nước
E4: Thu tiền
A4:
Thông tin của KH (mã
Số ngày, giờ Bảng kê thu
ngay
Khách hàng
KH, tên, địa chỉ, số điện làm việc
tiền, sao kê
Thủ quỹ
thoại…)
Số phát
ngân hàng
NV kế tốn
Thơng tin NV (Mã số
sinh, số dư
thanh toán R4: NV, tên, ngày tháng
cuối kỳ
Tiền mặt
năm sinh, chức vụ,
Tiền gửi ngân BP...)
hàng
Thông tin ngân hàng

(tài khoản ngân hàng,
tên ngân hàng, loại
tiền...)
1.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết.
1.2.1 Danh mục đối tượng kế tốn:
STT
Nhóm ĐTKT
Tên ĐTKT
Theo dõi chi tiết
1
Tiền
1.1
Tiền mặt
Khơng theo dõi chi tiết
1.2
Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản ngân hàng
2
Nợ phải thu
Nợ phải thu khách hàng
Khách hàng, hóa đơn
3
Hàng tồn kho
3.1
Nguyên liệu, vật liệu
Vật tư
3.2
Hàng hóa
3.2.1
Giá mua hàng hóa

Hàng hóa, kho
3.3
Hàng gửi đi bán
Hàng hóa, kho, khách hàng
Trang 5


4.
4.1
5.
5.1
5.1.1
5.1.2
5.2
6.
6.1
6.1.1
6.1.2
6.2
7.
7.1
7.2
7.2.1
7.2.1.1
7.2.1.2
8.
8.1
8.2

Thuế và các khoản

phải nộp nhà nước
Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Khơng theo dõi chi tiết

Doanh thu bán hàng hóa
Doanh thu bán buôn
Doanh thu bán qua đại lý
Doanh thu cung cấp dịch vụ

Mặt hàng, nhân viên
Mặt hàng, nhân viên
Dịch vụ

Giá vốn bán hàng hóa
Giá vốn bán bn
Giá vốn bán qua đại lý
Giá vốn cung cấp dịch vụ

Mặt hàng, nhân viên
Mặt hàng, nhân viên
Dịch vụ

Doanh thu

Giá vốn hàng bán

Các khoản chiết
khấu
Chi phí tài chính

Các khoản giảm trừ doanh thu
Hàng bán bị trả lại
Hàng bán buôn bị trả lại
Hàng bán qua đại lý bị trả lại

Khơng theo dõi chi tiết

Chi phí nhân viên
Chi phí dịch vụ mua ngồi

Khơng theo dõi chi tiết
Khơng theo dõi chi tiết

Mặt hàng, nhân viên
Mặt hàng, nhân viên

Chi phí bán hàng

Giải thích thêm:
- Hàng gửi đi bán có ĐTQLCT theo:
+ Hàng hóa vì đó là bản chất
+ Kho vì theo yêu cầu quản lý xuất hàng theo kho của từng khu vực
+ Khách hàng vì để theo dõi hàng gửi bán cho đại lý.
- Doanh thu bán hàng hóa cần quản lý theo mặt hàng, nhóm hàng, khách hàng, khu vực, kênh phân
phối và nhân viên, trong đó:
+ Mặt hàng là ĐTQLCT vì đó bản chất
+ Nhân viên là ĐTQLCT vì theo u cầu quản lý
+ Nhóm hàng được theo dõi gián tiếp qua ĐTQLCT là mặt hàng;
+ Khi hạch toán sự kiện bán hàng chúng ta hạch toán kép, chúng ta ghi nhận nợ phải thu khách hàng,
đối tượng kế toán nợ phải thu bản chất theo dõi chi tiết theo từng KH vì vậy KH được ghi nhận gián

tiếp qua màn hình nhập liệu doanh thu
+ Khi hạch toán ghi nhận giá vốn, chúng ta hạch tốn kép, chúng ta ghi nhận có giá mua hàng hóa, đối
tượng kế tốn giá mua hàng hóa theo dõi chi tiết theo kho mà mỗi kho tương ứng với một khu vực bán
hàng vì vậy khu vực bán hàng được ghi nhận gián tiếp qua màn hình nhập liệu giá vốn.
Trang 6


+ Kênh phân phối khơng có sự biến động và số lượng ít nên được mở tài khoản cấp con.
1.2.2 Danh mục đối tượng quản lý chi tiết:
ST
T
1.

Tên
Tài khoản
ngân hàng

2.

Khách hàng

3.

Hóa đơn

4.

Vật tư

5.

Hàng hóa

6.

Kho

7.

Nhân viên

8.

Dịch vụ

Nội dung mơ tả

Nội dung quản lý

Số tài khoản, tên
ngân hàng, loại tài
khoản, loại tiền
tệ…

Phương pháp mã hóa

Quản lý chi tiết theo từng tài
khoản, từng đơn vị tiền tệ,
theo dõi chi tiết số dư, số phát
sinh hàng ngày, định kỳ đối

chiếu
Mã KH, tên KH,
Chi tiết theo từng loại KH,
địa chỉ, MST, số
khu vực, từng kênh phân
điện thoại, ...
phối…
Mẫu số, ký hiệu
Quản lý chi tiết theo từng KH,
từng loại hàng hóa, vật tư…
Mã vật tư, loại vật Chi tiết theo từng loại vật tư,
tư, đơn vị tính,
số lượng nhập, xuất của vật
hãng sản xuất,
tư, số lượng tồn vật tư.
Mã hàng hóa, loại Chi tiết theo từng loại hàng
hàng hóa, màu sắc, hóa, số lượng nhập, xuất của
đơn vị tính, hãng
hàng hóa, số lượng tồn hàng
sản xuất
hóa.
Mã kho, tên kho,
Quản lý chi tiết theo khu vực,
địa chỉ kho, diện
khả năng trữ hàng cịn lại, có
tích,
các loại hàng gì, số lượng
hàng tồn kho, tình hình sử
dụng kho
Mã NV, tên, ngày Quản lý chi tiết theo phòng

tháng năm sinh,
ban, chức vụ, khu vực phụ
giới tính, phịng
trách (đối với NV bán hàng),
ban, số điện thoại, hoa hồng bán hàng (đối với
chức vụ
NV bán hàng)
Mã dịch vụ, tên
Quản lý chi tiết theo từng loại
dịch vụ
dịch vụ

1.3 Danh mục chứng từ.
1.3.1 Hoạt động thương mại:
ST
Tên
Nơi lập
Nơi xét
Nơi nhận
T
chứng từ
duyệt- xác
(số liên)
nhận
Đề nghị
BP bán
Ban giám
BP bán hàng
xét duyệt
hàng (NV đốc

(NV bán hàng)
đơn đặt
bán hàng)
1
hàng
(2 liên)

Mã ngân hàng-số tài
khoản
Ví dụ: ACB-123456
Tài khoản số 123456 ở
ngân hàng ACB
Loại KH-số thứ tự KH
Ví dụ: PP-001
Nhà phân phối A
Khơng mã hóa
Mã vật tư-số thứ tự
Ví dụ: RAM-001
Mã nhóm hàng-mã mặt
hàng-số thứ tự
Ví dụ: MT-HP-001
Máy tính HP
Mã kho-số thứ tự
Ví dụ: K-01
Kho khu vực Hồ Chí
Minh
Mã NV-phịng ban-số
thứ tự
Ví dụ: NV-KT-001
NV phịng tài chính-kế

tốn
Mã dịch vụ
Ví dụ: SC
Sửa chữa

Mục đích sử dụng
- CCTT về KH, đơn hàng, hạn dụng
mức tín dụng.
- Là căn cứ xét duyệt đơn đặt hàng
- Là căn cứ để lập đơn đặt hàng
- Là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với
đơn đặt hàng
Trang 7


Hợp đồng
kinh tế
(4 bản)
2

3

4

5

6

7

BP bán
Ban giám
hàng (NV đốc
bán hàng)

Khách hàng
(2 bản)
BP bán hàng
(1 bản)
BP bán hàng
(NV xử lý hóa
đơn) (1 bản)

- CCTT của bên mua, bên bán, thông
tin đơn hàng, hình thức thanh tốn,
trách nhiệm của bên mua, bên bán,
hạn mức tín dụng, hình thức thanh
tốn, thời hạn thanh tốn, hoa hồng
(nếu có), điều khoản chiết khấu.
- Làm căn cứ để lập hóa đơn.
- Là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu
hóa đơn
Đơn đặt
BP bán
Trưởng BP BP bán hàng
- CCTT về đơn hàng, KH
hàng
hàng (NV bán hàng
(NV bán hàng) - Là căn cứ để lập lệnh bán hàng
(2 liên)

bán hàng)
- Là căn cứ để xét duyệt lệnh bán
hàng
- Là căn cứ kiểm tra, đối chiếu với
lệnh bán hàng.
Lệnh bán
BP bán
BP điều phối- CCTT KH, người nhận hàng, số
hàng
hàng
kho vận BP bán điện thoại, số lệnh, ngày tháng năm,
(3 liên)
hàng (NV xử lý địa chỉ nơi đến nơi đi, đơn hàng.
hóa đơn)
- Làm cơ sở lập, xét duyệt PXK
BP Tài chính- - Là căn cứ kiểm tra, đối chiếu với
kế toán (Kế
hóa đơn
tốn kho)
Phiếu xuất BP Tài
Kế tốn
BP điều phối- CCTT người nhận hàng, đơn hàng,
kho hàng
chính-kế trưởng
kho vận
ngày tháng xuất kho; số PXK, số
hóa
tốn (Kế
BP bán hàng
lượng u cầu, số lượng thực xuất, số

(3 liên)/
tốn kho)
(NV xử lý hóa) lượng thực nhập
Phiếu xuất
(đối với PXK)
(đối với PXKKVCNB)
kho kiêm
BP Tài chính- Theo dõi lượng hàng hóa xuất kho,
vận
kế tốn (kế tốn căn cứ tính giá vốn hàng bán, đối
chuyển nội
kho) và khách
chiếu hóa đơn, lệnh bán hàng
bộ (3 liên)
hàng (đối với
- Là căn cứ lập báo cáo xuất nhập tồn
(dành cho
PXKKVCNB) - Là căn cứ lập phiếu giao hàng (đối
đại lý)
với PXK)
- Là căn cứ ghi sổ kế toán cho đối
tượng kế tốn giá mua hàng hóa và
giá vốn hàng bán (đối với PXK);
hàng gửi đi bán (đối với
PXKKVCNB)
Phiếu giao BP điều
BP điều phối- CCTT KH, đơn hàng, ngày tháng
hàng
phối-kho
kho vận

giao hàng, số lượng, đơn giá, thành
(3 liên)
vận
BP bán hàng
tiền.
(NV xử lý hóa) - Là căn cứ kiểm tra đối chiếu với
Khách hàng
đơn đặt hàng, với PXK
- Làm căn cứ đòi nợ; làm cơ sở lập
hóa đơn
Hóa đơn
BP bán
BP bán hàng
- CCTT KH, hàng hóa, ngày tháng
giá trị gia
hàng
(NV xử lý hóa) lập hóa đơn,
Trang 8


tăng
(3 liên)

(NV xử
lý hóa)

BP tài chính-kế
tốn (kế tốn
cơng nợ)
Khách hàng

Giấy báo
có (1 liên)

Ngân
hàng

BP tài chính-kế
tốn (kế tốn
thanh tốn)

8

9

Biên bản
Khách
trả lại hàng hàng
(2 bản)

BP bán
hàng

Phiếu nhập
kho hàng
bán bị trả
lại (3 liên)

BP điều
phối-kho

vận

BP tài
chính-kế
tốn (kế
tốn kho)

10

11

Hóa đơn
Khách
GTGT
hàng
hàng trả lại

BP tài chính-kế
tốn (kế tốn
kho)
Khách hàng
BP tài chính-kế
tốn (kế tốn
kho)
BP điều phốikho vận
BP tài chính-kế
tốn (kế tốn
cơng nợ)

BP tài chính-kế

tốn (kế tốn
cơng nợ)

- Căn cứ tính thuế, ghi nhận doanh
thu, ghi nhận cơng nợ, ghi nhận thuế;
- Để kiểm tra đối chiếu với phiếu
giao hàng, PXK, lệnh bán hàng, đơn
đặt hàng, hợp đồng.
- CCTT ngày của giấy báo Có, số tài
khoản ngân hàng, số tiền, nội dung
- Là căn cứ ghi sổ đối tượng kế toán
tiền gửi ngân hàng và nợ phải thu
khách hàng.
- CCTT bên trả hàng, bên nhận hàng,
lý do trả hàng, số lượn, số tiền.
- Là căn cứ lập phiếu nhập kho hàng
bị trả lại.
- CCTT hàng nhập, số lượng, ngày
tháng nhập kho, lý do nhập kho, tên
kho
- Là căn cứ kiểm tra đối chiếu hóa
đơn hàng trả lại
- Là căn cứ ghi sổ đối tượng kế tốn
giá vón hàng bán, giá mua hàng hóa,
hàng gửi đi bán.
- Là căn cứ lập báo cáo hàng bị trả
lại.
- CCTT KH, hàng hóa, ngày tháng
lập hóa đơn
- Là căn cứ ghi sổ cho đối tượng kế

toán nợ phải thu KH, các khoản giảm
trừ doanh thu, thuế và các khoản phải
nộp nhà nước.

1.3.2 Hoạt động cung cấp dịch vụ:
ST
T

Tên chứng từ
(số liên)

Nơi lập

Bảng báo giá
dịch vụ (3 liên)

BP dịch
vụ-kỹ thuật

Phiếu xuất kho
vật tư (3 liên)

BP Tài
chính-kế
tốn (Kế
tốn kho)

Nơi xét
duyệt- xác
nhận

Mục đích sử dụng

Khách hàng
BP bán hàng
(NV xử lý hóa
đơn)
BP Tài chínhkế tốn
(Kế tốn kho)

1

2

Nơi nhận

Kế tốn
trưởng

- CCTT của KH, thơng tin NV,
thơng tin dịch vụ, số lượng,
đơn giá, thành tiền, thời gian.
- Là căn cứ lập PXK (trong
trường hợp có phát sinh vật tư)
- Là căn cứ lập hóa đơn.
- Là căn cứ kiểm tra, đối chiếu
với PXK, hóa đơn.
BP điều phối- CCTT người nhận hàng, ngày
kho vận
tháng xuất kho; số PXK, số

BP Tài chínhlượng u cầu, số lượng thực
kế tốn (kế tốn xuất.
Trang 9


kho)
BP dịch vụ-kỹ
thuật

3

Biên bản bàn
giao dịch vụ
sửa chữa, bảo
trì. (2 bản)
Hóa đơn GTGT
(3 liên)

BP dịch
vụ-kỹ thuật

Phiếu thu

BP tài
chính-kế
tốn (kế
tốn tiền)

BP bán
hàng (NV

xử lý hóa)

4

Kế tốn
trưởng

5

- Theo dõi lượng vật tư xuất
kho
- Là căn cứ lập báo cáo xuất
nhập tồn vật tư
- Là căn cứ ghi sổ kế toán cho
đối tượng kế toán nguyên liệu,
vật liệu và giá vốn hàng bán.
- CCTT KH, thơng tin dịch vụ
đã hồn thành, tổng tiền.
- Là căn cứ xét duyệt hóa đơn.

Khách hàng
BP bán hàng
(NV xử lý hóa
đơn)
BP bán hàng
(NV xử lý hóa
đơn)
BP tài chính-kế
tốn (kế tốn
tiền)

Khách hàng
Khách hàng
BP tài chính-kế
tốn (thủ quỹ)
BP tài chính-kế
tốn
(kế tốn tiền)

- CCTT KH, dịch vụ, ngày
tháng lập hóa đơn,
- Căn cứ tính thuế, ghi nhận
doanh thu, ghi nhận thuế;
- Để kiểm tra đối chiếu với
PXK vật tư, báo giá.
- CCTT người nộp tiền, số
phiếu, ngày tháng, lý do, số
tiền
- Là căn cứ lập báo cáo quỹ
tiền mặt
- Là căn cứ kiểm tra đối chiếu
với hóa đơn
- Là căn cứ ghi sổ kế toán cho
đối tượng tiền mặt

2. DANH MỤC CHỨNG TỪ VÀ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ.
 Đề nghị xét duyệt đơn đặt hàng
 Hợp đồng mua bán hàng hóa

 Giấy báo có
 Biên bản trả lại hàng

 Đơn đặt hàng

 Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại

 Lệnh bán hàng

 Bảng báo giá

 Phiếu xuất kho hàng hóa

 Phiếu xuất kho vật tư

 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
 Biên bản bàn giao dịch vụ sửa chữa, bảo trì
 Phiếu giao hàng
 Phiếu thu
 Hóa đơn giá trị gia tăng
Biểu mẫu chứng từ được thể hiện trong Phụ lục.
3. QUY TRÌNH LẬP – LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ.
3.1 Hoạt động bán hàng và thu tiền.
Lưu đồ 1: Hoạt động bán chịu – thu tiền.
Bộ phận bán hàng:
Khách
hàng

Kế toán kho:
Đơn đặt hàng
đã xét duyệt

Lệnh bán hàng

Trang 10


đơn xét
duyệt

Lập phiếu
xuất kho

Đơn xét
duyệt
Phiếu xuất
kho

Kiểm tra
hạn mức
tín dụng

KH
Xét duyệt
Lập đơn
đặt hàng,
hợp đồng

KH

Lệnh bán hàng
Phiếu XK

đã xét duyệt

Đơn đặt
hàng
N

A

Hợp đồng
Đơn xét
duyệt
N

A

Sổ chi
tiết hàng
hóa

Đơn đặt hàng
đã xét duyệt

Ghi nhận giá
vốn hàng bán

Lập lệnh
bán hàng
Đơn đặt hàng
đã xét duyệt

N

N

Bộ phận điều phối- kho vận:

Phiếu XK đã
xét duyệt

Lệnh bán
hàng

A

Nhập liệu
phần mềm

B
hi
t
c
h
è
n

Đơn đặt hàng đã
xét duyệt

B

Phiếu XK đã
duyệt

Lệnh bán hàng

Trang 11
Xuất kho
hàng hóa


Lập phiếu
giao hàng
Đơn đặt hàng đã
xét duyệt
0000000
Phiếu XK đã
duyệt

KH
N

Lệnh bán hàng

Phiếu giao hàng

A

Bộ phận bán hàng- xuất hóa đơn:

Kế tốn công nợ:

Đơn đặt hàng đã
xét duyệt

A
Đơn đặt hàng đã
xét duyệt

Hợp đồng

Lệnh bán hàng

Phiếu XK đã
duyệt

Phiếu giao hàng

Phiếu XK đã
duyệt

Lệnh bán hàng

Phiếu giao hàng

Hóa đơn

Kiểm tra,
đối chiếu

Kiểm tra,
lập hóa

đơn

Nhập liệu
phần mềm

Đơn đặt hàng đã
xét duyệt

Ghi nhận doanh thu
bán hàng, cơng nợ,
thuế

Hóa đơn
Hợp đồng

Đơn đặt hàng đã
xét duyệt
N

Lệnh bán hàng

Hợp đồng

Hợp đồng

Lệnh bán hàng

KH
Phiếu XK đã
duyệt

Phiếu XK đã
duyệt
Phiếu g iao hàng

Phiếu giao hàng

Hóa đơn

N

Kế tốn thanh tốn:
Ngân hàng

Giấy báo có

Trang 12


Xem xét,
hạch toán

Nhập liệu phần
mềm

Sổ chi tiết
tiền gửi

Ghi nhận khách hạch tốn
Dữ liệu KH

thanh tốn
Giấy báo có

A

Quy trình chung:
Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng sẽ đặt qua hệ thống Website thương mại điện tử của Công
ty. NV bán hàng nhận thông tin đơn hàng sẽ lập Đề nghị xét duyệt đơn hàng và gửi Ban giám đốc xét
duyệt dựa trên hạn mức tín dụng của KH. Sau khi Ban giám đốc kiểm tra xét duyệt, nếu đơn hàng
không được xét duyệt thì NV bán hàng sẽ trả lại thông báo từ chối đặt hàng qua hệ thống Website đến
Khách hàng, nếu đơn hàng được xét duyệt NV bán hàng sẽ lập đồng thời Đơn đặt hàng gồm 2 liên và
Hợp đồng kinh tế gồm 4 liên:
 Đơn đặt hàng:
-

Liên 1: Lưu tại Phòng bán hàng theo số thứ tự đính kèm Đề nghị xét duyệt đơn hàng đã được
Ban giám đốc duyệt

-

Liên 2: Dùng để lập lệnh bán hàng và chuyển qua Kế toán kho

 Hợp đồng kinh tế:
-

Bản 1: Chuyển cho BP xử lý hóa đơn

-

Bản 2: Lưu tại Phòng bán hàng theo số thứ tự

-

Bản 3 và 4: Gửi cho Khách hàng

NV bán hàng dựa trên Đơn đặt hàng liên 2 lập Lệnh bán hàng gồm 3 liên:
-

Liên 1: Chuyển cho BP xử lý hóa đơn
Trang 13


-

Liên 2: Chuyển cho BP Điều phối – Kho vận

-

Liên 3: Chuyển cho Kế toán kho kèm theo Đơn đặt hàng Liên 2

Kế toán kho căn cứ vào Đơn dặt hàng Liên 2 và Lệnh bán hàng Liên 3 sẽ lập PXK và chuyển cho
Kế toán trưởng xét duyệt, PXK sau khi xét duyệt gồm có 3 liên:
-

Liên 1: Kế toán Kho nhập liệu vào phần mềm, ghi sổ chi tiết hàng hóa, ghi nhận giá vốn
hàng bán và giá mua hàng hóa sau đó Lưu tại Kế tốn Kho theo số thứ tự

-

Liên 2: Chuyển cho BP xử lý hóa đơn

-

Liên 3: Chuyển cho BP Điều phối – Kho vận kèm theo Đơn đặt hàng Liên 2

 Trường hợp bán hàng cho Đại lý thì Kế tốn kho lập PXKKVCNB và chuyển cho Kế toán
trưởng xét duyệt, PXKKVCNB đã được xét duyệt gồm 3 liên:
-

Liên 1: Lưu tại Kế toán Kho theo số thứ tự

-

Liên 2: Chuyển cho Khách hàng

-

Liên 3: Chuyển cho BP Điều phối – Kho vận kèm theo Đơn đặt hàng Liên 2

BP Điều phối – Kho vận sau khi nhận được Lệnh bán hàng Liên 2 từ NV bán hàng và PXK Liên
3, Đơn đặt hàng Liên 2 từ Kế tốn kho thì sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa sau đó lập Phiếu giao hàng
gồm có 3 liên:
-

Liên 1: Lưu tại Phịng Điều phối - Kho vận theo số thứ tự đính kèm Lệnh bán hàng Liên 2 và
PXK Liên 3

-

Liên 2: Chuyển cho BP xử lý hóa đơn kèm theo Đơn đặt hàng Liên 2

-

Liên 3: Chuyển cho Khách hàng

BP xử lý hóa đơn sau khi nhận được Hợp đồng kinh tế Bản 1, Lệnh bán hàng Liên 1, PXK Liên 2,
Đơn đặt hàng Liên 2 và Phiếu giao hàng Liên 2 thì sẽ kiểm tra và lập hóa đơn. Hóa đơn được lập thành
3 liên:
-

Liên 1: Lưu tại BP xử lý hóa đơn theo số thứ tự

-

Liên 2: Chuyển cho Kế toán công nợ kèm theo Hợp đồng kinh tế Liên 1, Lệnh bán hàng Liên
1, PXK Liên 2, Đơn đặt hàng Liên 2 và Phiếu giao hàng Liên 2

-

Liên 3: Chuyển cho Khách hàng

 Trường hợp bán hàng cho Đại lý thì BP xử lý hóa đơn sẽ căn cứ trên Bảng kê hàng hóa thực
bán của Đại lý trong kỳ để xuất hóa đơn.
Kế tốn cơng nợ căn cứ vào Hợp đồng kinh tế Liên 1, Lệnh bán hàng Liên 1, PXK Liên 2, Đơn
đặt hàng Liên 2, Phiếu giao hàng Liên 2 và Hóa đơn Liên 2 sẽ kiểm tra đối chiếu và nhập liệu vào phần
mềm, ghi nhận Doanh thu bán hàng, cơng nợ, thuế sau đó lưu các chứng từ trên theo số thứ tự.
Trang 14


Kế tốn thanh tốn khi nhận được Giấy báo Có của Ngân hàng gửi sẽ xem xét hạch toán và nhập

liệu vào phần mềm, ghi sổ chi tiết tiền gửi và ghi nhận Tiền gửi ngân hàng, Phải thu khách hàng sau đó
Lưu trữ Giấy báo Có theo tên Khách hàng thanh toán.
3.2 Hoạt động hàng bán bị trả lại.
Lưu đồ 2: Hàng bán bị trả lại.
Bộ phận bán hàng:
Khách hàng

Biên bản trả
hàng

Xét duyện
BB trả
hàng

BB trả hàng đã
xét duyệt

KH

Kế toán kho:

Bộ phận điều phối- Kho vận:
Phiếu nhập kho
HH bị trả lại

BB trả hàng đã xét
duyệt

Kiểm tra hàng
thực tế với

phiếu NK, cho
nhập kho

Lập PXK
hàng trả lại

Phiếu nhập
kho HH bị trả
lại

Nhập liệu
phần mềm

Ghi nhận giảm
giá vốn hàng
bán

BB trả hàng đã xét
duyệt

1

Phiếu nhập kho HH
bị trả lại

N

Sổ chi tiết
hàng hóa

Phiếu nhập kho
HH bị trả lại

N

Kế tốn cơng nợ:
1

BB trả hàng đã xét
duyệt
Phiếu nhập kho
HH bị trả lại

Khách hàng

Hóa đơn
Trang 15


Kiểm tra đối chiếu
hóa đơn với phiếu
NK, biên bản trả
hàng

Ghi nhận giảm trừ
doanh thu, thuế,
cơng nợ

Nhập liệu phần
mềm

Hóa đơn
BB trả hàng đã xét
duyệt
Phiếu nhập kho HH
bị trả lại
D
A

Quy trình chung:
Trường hợp hàng bán bị lỗi kỹ thuật trả lại:
Sau khi hai bên thống nhất về hàng lỗi kỹ thuật và khách hàng lập biên bản trả hàng gửi cho
Trưởng BP bán hàng xét duyệt. Sau khi xét duyệt duyệt xong, 1 liên Biên bản trả lại hàng gửi lại cho
khách hàng, Liên cịn lại sẽ được chuyển cho Kế tốn kho tiếp tục quy trình. Biên bản trả hàng được
lập thành 2 liên:
- Liên 1: Chuyển đến cho Kế toán kho
- Liên 2: Chuyển cho khách hàng.
Căn cứ vào vào Biên bản trả hàng nhận được, Kế toán kho lập Phiếu nhập kho hàng hóa trả lại.
Phiếu nhập kho hàng trả lại được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Được Kế toán kho nhập liệu vào phần mềm kế toán, đến sổ chi tiết, và được lưu trữ
lại theo số thứ tự

Trang 16