Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Lời mở đầu
Kế toán là môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ
hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị và thông qua đó kiểm tra kiểm soát được
toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị đó. Để thông tin kế toán đáp
ứng được nhu cầu của những người quan tâm thì ngay từ quá trình tổ chức,
phân loại, luân chuyển chứng từ phải được thông suốt, hợp lý, hợp pháp. Hay
nói một cách khác, công tác tổ chức chứng từ kế toán luôn được đặt lên hàng
đầu.
Với hệ thống chứng từ ra đời năm 1964 mới chỉ mang tính chất hướng
dẫn, không bắt buộc. Nhưng đến năm 1967 thì chế độ Chứng từ kế toán ra
đời, tạo ra cơ sở pháp lý và yêu cầu bắt buộc đối với mọi đơn vị. Qua đó, việc
trao đổi thông tin giữa bên trong nội bộ và với bên ngoài doanh nghiệp được
dễ dàng và minh bạch. Trải qua nhiều năm cải cách và đổi mới chế độ chứng
từ kế toán đã đạt được những kết quả tốt góp phần làm cho nền kinh tế hoạt
động hiệu quả.
Ngày nay, trong điều kiện của nền kinh tế thị trường, đặc biệt là sự phát
triển của khoa học kỹ thuật thì vai trò của chứng từ kế toán càng trở nên có ý
nghĩa hơn: làm sao để các chứng từ kế toán phản ánh đúng, chính xác các
nghiệp vụ kinh tế thực sự đã phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán để hạch toán
sau này, nên phân loại sắp xếp các chứng từ ra sao, quá trình vận động của
chứng từ qua các khâu như thế nào là hợp lý v.v… là những câu hỏi luôn
được đặt ra. Đòi hỏi chúng ta luôn phải tiến hành hoàn thiện tổ chức chứng từ
để đáp ứng các yêu cầu đòi hỏi cấp thiết trong các đơn vị hoạch toán. Chính
vì những lẽ trên mà em đã quyết định nghiên cứu đề tài: “Tổ chức hệ thống
chứng từ kế toán”.
* Mục đích nghiên cứu: nghiên cứu một cách có hệ thống lý luận về tổ
chức chứng từ kế toán; phân tích, đánh giá thực trạng của tổ chức chứng từ kế
1
toán đối với quá trình ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu
quản lý trong cơ chế thị trường. Trên cơ sở đó đưa ra những nội dung và giải
pháp hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ kế toán trong điều kiện mới.

+ Giúp sinh viên củng cố kiến thức lý luận môn học Kế toán tài chính đã
được trang bị trong nhà trường.
+ Giúp sinh viên hình thành phương pháp tư duy một cách khoa học, có
khả năng độc lập trong nghiên cứu lý luận khoa học về kế toán tài chính.
+ Giúp sinh viên bước đầu tìm hiểu, tiếp cận phương pháp nghiên cứu
khoa học, nắm bắt được những vấn đề lý luận và các quan điểm khác nhau.
Từ đó, sinh viên nắm vững và sâu hơn lý luận chuyên ngành, chuẩn bị cho
giai đoạn thực tập tốt nghiệp.
* Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:
Hệ thống chứng từ kế toán, cách thức tổ chức hệ thống chứng từ theo quy
định trong Chế độ kế toán tài chính Việt Nam.
* Phương pháp nghiên cứu :
Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở vận dụng phương pháp luận của kinh tế
học, phương pháp tổng hợp - phân tích, kết hợp giữa phân tích lý luận và thực
tiễn.
Kết cấu của bài viết bao gồm các chương như sau:
Chương I. Cơ sở lý luận về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.
Chương II. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hiện hành ở Việt
Nam.
Chương III. Kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng
từ kế toán.
Do hạn chế về thời gian cũng như sự hiểu biết, trong bài viết của em
chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Và qua đây em cũng xin chân thành cám ơn
TS. Phan Trọng Phức đã giúp em hoàn thành đề án này.
2
CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ
THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.
Như ta đã biết thì chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và
kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hoạch toán cụ thể, nhằm
phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và là các căn cứ để ghi sổ và phân

loại tổng hợp kế toán.
Còn tổ chức chứng từ kế toán là: việc tổ chức ban hành, ghi chép,
kiểm tra luân chuyển và lưu trữ tất cả những chứng từ kế toán sử dụng trong
đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác khách quan của các thông tin và phục vụ
kịp thời cho việc phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán.
1. Vai trò của tổ chức chứng từ kế toán
Với khái niệm tổ chức chứng từ kế toán như đã nêu trên thì tổ chức
chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trên nhiều phương diện khác nhau:
- Về phương diện quản lý: chứng từ cung cấp thông tin phục vụ
quản lý các đối tượng hoạch toán, thiết kế khối lượng công tác hoạch toán ban
đầu trên hệ thống các bản chứng từ sao cho hợp lý, hợp pháp theo một quy
trình luân chuyển chứng từ nhất định; tổ chức hệ thống thông tin ban đầu cho
quản lý vật tư, tiền vốn, hoạt động thu - chi và ra các quyết định kinh doanh.
- Về phương diện kế toán: tổ chức chứng từ kế toán là giai đoạn
đầu tiên để thực hiện việc ghi sổ kế toán, phân loại thông tin theo yêu cầu
quản trị trong và ngoài doanh nghiệp, kể cả chứng từ trong điều kiện số hoá
thông tin.
- Về phương diện pháp lý: do chứng từ kế toán gắn liền với trách
nhiệm vật chất của cá nhân và đơn vị có liên quan đến nghiệp vụ. Chứng từ
kế toán là căn cứ của nghiệp vụ kế toán, để kiểm tra kế toán, kiểm tra và
thanh tra hoạt động kinh doanh và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh
3
tế. Tổ chức chứng từ kế toán tốt sẽ nâng cao tính pháp lý và kiểm tra của
thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ
tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ thích hợp.
Phải căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình
hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ hợp lý và luân chuyển
giữa các bộ phận có liên quan.

Căn cứ vào nội dung, đặc điểm luân chuyển chứng từ của từng loại
cũng như một số yêu cầu về quản lý khác để xây dựng chương trình chứng từ
cho từng loại cho hợp lý.
Căn cứ vào các chế độ do nhà nước ban hành được áp dụng thống
nhất (như điều luật kế toán nhà nước ….) để tăng cường tình pháp lý của
chứng từ đảm bảo cho các chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ.
3. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán:
3.1. Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ
Tuỳ theo từng doanh nghiệp, mà số lượng và chủng loại có sự lựa
chọn khác nhau. Nhưng về cơ bản phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
Các chứng từ sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải
đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết của các chứng từ và các yếu tố bổ sung đối
với các chứng từ đặc thù.
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau:
1, Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi )
2, Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
3, Số hiệu của chứng từ.
4, Tên gọi và địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.
5, Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.
4
6, Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ.
7, Các chỉ tiêu về lượng và giá trị.
8, Chữ kí của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác
của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân
phải có chữ kí của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ
trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị.
Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch
vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định phải có thêm chỉ tiêu: thuế suất và số
thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán
phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.

Các chứng từ kế toán phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho
việc ghi sổ kế toán sau này.
Các chứng từ kế toán dựa trên các cơ sở biểu mẫu quy định do nhà
nước ban hành. Nếu đơn vị sử dụng chứng từ không theo quy định của nhà
nước thì không được coi là hợp lệ. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thống nhất của
nhà nước về chứng từ, nếu đơn vị sử dụng chứng từ không có trong chế độ thì
phải có văn bản của nhà nước cấp hoặc cấp có thẩm quyền cho phép.
Việc lựa chọn chứng từ kế toán phải phù hợp với yêu cầu ghi chép
bằng tay hay bằng máy.
3.2. Tổ chức lập chứng từ
Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu
quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm cơ sở pháp lý
cho việc ghi sổ kế toán.
Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của
đơn vị nên ảnh hưởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lượng của công tác kế
toán. Chính vì vậy, khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu: đúng chủng
5
loại, ghi đủ chứng từ cần thiết, ghi đủ yếu tố cần thiết trên chứng từ; chứng từ
phải được lập bằng các loại ghi chép có chất lượng tốt, đảm bảo giá trị lưu trữ
theo thời gian quy định.Chứng từ cung cấp phải chính xác và kịp thời, đồng
thời về nội dung phải đảm bảo tính hợp pháp, không được phép tẩy xoá chứng
từ khi có sai sót, nếu có sai sót phải huỷ và lập lại. Đảm bảo các yêu cầu trên
sẽ giúp cho công tác kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi sự
biến động về tài sản và nguồn vốn trong đơn vị, cho phép giám đốc một cách
liên tục và chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế trong và sau khi phát sinh và đã
hoàn thành.
Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý của số liệu khi ghi vào sổ kế toán,
lập chứng từ đúng theo yêu cầu đã nêu còn tác dụng: ngăn ngừa các hiện
tượng vi phạm, thoát ly các chính sách, chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài

chính do nhà nước ban hành, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi
tham ô, lãng phí tài sản của nhà nước, của tập thể, cung cấp những số liệu
phục vụ cho thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh
lệnh, chỉ thị công tác trong đơn vị.
3.3. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ
Kiểm tra lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và việc
tuân thủ quy định do nhà nước ban hành, đặc biệt chú ý đến các yếu tố nội
dung kinh tế của các nghiệp vụ, chữ ký, con dấu nghiệp vụ, các số liệu tính
toán bằng chữ, bằng con số. Nếu là chứng từ tổng hợp thì phải kiểm tra chứng
từ đính kèm, kiểm tra trách nhiệm vật chất của những người có liên quan.
Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
1, Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên
chứng từ.
2, Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
3, Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.
6
4, Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm
tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính
sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện
(xuất quỹ, thanh toán, xuất kho ) đồng thời báo cáo ngay cho thủ trưởng đơn
vị và kế toán trưởng biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và
con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả
lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều
chỉnh sau đó mới làm căn cứ để ghi sổ.
Đây là công việc rất quan trọng trong tổ chức chứng từ kế toán, nó
khẳng định các chứng từ có hợp lý, hợp pháp hay không, muốn vậy phải đối
chiếu với chế độ kế toán, điều lệ hiện hành. Bên cạnh đó, có những chứng từ
có yếu tố bổ sung là các định khoản được ghi trên chứng từ, cần phải xác định

cách định khoản đó có đúng không; điều này là rất quan trọng bởi nó quyết
định đến việc nhập số liệu vào các sổ kế toán để ra các quyết định quan trọng
cũng như lập các báo cáo kế toán sau này. Nên cũng phải đối chiếu với chế độ
kế toán hiện hành để phát hiện sai sót.
3.4. Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ
Như ta đã biết, có 6 cách phân loại chứng từ kế toán, nhưng tùy theo
từng loại nghiệp vụ cụ thể mà có cách phân loại phù hợp với việc quản lý tài
sản của đơn vị . Cách phân loại có hợp lý, rõ ràng thì việc ghi sổ kế toán sau
này sẽ đơn giản, chính xác và nhanh chóng thuận tiện hơn rất nhiều.
Việc ghi sổ kế toán có thể thực hiện bằng tay hoặc bằng máy, nhưng
vẫn phải đảm bảo các yêu cầu sau:
7
Các chứng từ kế toán phải ghi kịp thời chính xác các chứng từ kế
toán đúng với nội dung kinh tế của tài khoản tổng hợp, phân tích nhằm tổng
hợp và phân tích thông tin sau này một cách chính xác.
Trong quá trình ghi sổ phải kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ và sổ
kế toán về nội dung kinh tế và số liệu để loại trừ việc ghi sổ sai, nhằm tăng
tính chính xác, khách quan của các số liệu kế toán.
3.5. Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ
Trong năm tài chính, các chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo
quản, đánh số thứ tự theo thời gian và người đó phải có trách nhiệm bảo quản
trong năm đó. Trong năm, nếu có sự thay đổi nhân sự phải có biên bản bàn
giao chứng từ đó.
Khi báo cáo quyết toán trong năm được duyệt, các chứng từ sổ sách
báo cáo quyết toán trong năm được chuyển vào lưu trữ theo chế độ lưu trữ
chứng từ, tài liệu kế toán nhà nước. Theo QĐ 03_TC/TDT ngày 30/3/1972:
quy định như sau: Các tài liệu kế toán mỗi năm chỉ được lưu giữ lại trong
phòng kế toán lâu nhất là 12 tháng sau khi hết năm. Sau thời hạn đó phải
chuyển cho bộ phận lưu trữ chung của cơ quan đó và lưu ở đó trong thời hạn:
o 10 năm đối với tài liệu kế toán tháng

o 20 năm đối với tài liệu kế toán quý.
o 30 năm đối với tài liệu kế toán năm.
o Riêng đối với sổ kế toán và báo cáo quyết toán năm phải lưu
vĩnh viễn.
Khi chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ khi cần sử dụng lại phải
có sự đồng ý của kế toán trưởng. Nếu muốn đem tài liệu ra ngoài thì phải
được kế toán trưởng đồng ý và thủ trưởng cho phép.
Trong trường hợp mất mát chứng từ gốc phải báo cáo với thủ trưởng
và kế toán trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường
8
hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thuế, ngân
hàng mở tài khoản và cơ quan công an địa phương về số lượng hoá đơn, hoàn
cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật. Sớm có biện pháp
thông báo và vô hiệu hoá đơn chứng từ bị mất.
4.Luân chuyển chứng từ:
4.1.Khái niệm
Chứng từ kế toán thường xuyên vận động. Sự vận động liên tục kế
tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân
chuyển chứng từ. Luân chuyển chứng từ thường được xác định từ khâu lập
(hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài) đến khâu lưu trữ hoặc rộng hơn đến
khâu huỷ chứng từ.
Chứng từ kế toán được lập ở rất nhiều bộ phận khác nhau trong đơn
vị, song cuối cùng các chứng từ kế toán phải được tập trung về bộ phận kế
toán để phản ánh vào sổ sách kế toán. Do vậy, để đảm bảo việc ghi sổ kế toán
được nhanh chóng và chính xác cần phải tổ chức luân chuyển chứng từ một
cách khoa học.
4.2.Các giai đoạn
Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc xác định đường đi cụ thể của
từng loại chứng từ: Chứng từ phải đi qua các bộ phận nào, bộ phận nào có
nhiệm vụ kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ đó,

bộ phận nào được phép lưu trữ chứng từ. Tóm lại, quá trình luân chuyển
chứng từ thường bao gồm các giai đoạn sau:
 Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng
từ từ bên ngoài). Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng
từ thích hợp. Tuỳ theo yêu cầu quản lý từng loại tài sản mà chứng từ có thể
được lập thành một liên hoặc nhiều liên. Nếu chứng từ được lập thành nhiều
9
liên thì đặt giấy than viết một lần, riêng chữ ký của người có liên quan phải
ký từng bản một không ký qua giấy than.
Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo quy định. Ghi chép
chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống.
Không được sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ
không xé rời ra khỏi cuống.
 Kiểm tra chứng từ
Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và
tính pháp lý của chứng từ như: Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của người có
liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đã
được kiểm tra thì mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
 Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán
Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp
vụ. Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi
phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ sách kế toán.
Lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán.
 Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hoạch toán.
Trong kỳ hoạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được
bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán
tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
 Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ.
Chứng từ đã ghi sổ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tài
liệu lịch sử của xí nghiệp. Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hoạch toán

chứng từ được chuyển sang lưu trữ, đảm bảo an toàn, chứng từ không bị mất
mát khi cần có thể tìm được nhanh chóng. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ
được đem huỷ.

10
4.3.Kế hoạch luân chuyển chứng từ
Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có đặc
tính vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch (chương
trình) luân chuyển chứng từ. Kế hoạch luân chuyển chứng từ là con đường
được thiết lập từ trước cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy
đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ.
Trước hết, để xây dựng được chương trình luân chuyển chứng từ
hợp lý cần xuất phát từ những cơ sở nhất định:
 Đặc điểm của đơn vị hoạch toán về quy mô, về tổ chức sản xuất
và quản lý … Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì việc thiết lập quy
trình luân chuyển chứng từ thường đơn giản và có thể giải quyết nhanh chóng,
nhưng đối với các doanh nghiệp quy mô lớn thì việc nghiên cứu xây dựng
chương trình luân chuyển chứng từ là một việc rất đáng quan tâm. Ngoài ra,
tuỳ theo đặc điểm sản xuất của từng đơn vị cũng quy định rất lớn đến việc xây
dựng quy trình luân chuyển chứng từ. Ví dụ như công ty xây dựng, do đặc
điểm của nghành xây dựng là các hoạt động diễn ra trên diện rộng, có nhiều
cấp quản lý trung gian nên việc luân chuyển chứng từ thường khó khăn đòi
hỏi phải có hình thức luân chuyển chứng từ hợp lý.
 Tình hình tổ chức hệ thống thông tin (đặc biệt là thông tin nghiệp
vụ trong đơn vị). Trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán có thể là
một hệ thống thủ công, đơn giản, dựa trên cơ sở của bút và giấy, cũng có thể
là một hệ thống phức tạp, sử dụng máy vi tính hiện đại nhất hoặc ở giữa hai
thái cực này. Tuỳ vào sự chọn lựa của doanh nghiệp để xây dựng những chu
trình luân chuyển chứng từ cho hợp lý và hiệu quả.
 Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ. Mỗi loại

chứng từ tuỳ theo nội dung kinh tế của nó mà phải trải qua các khâu, các giai
đoạn và qua các phần hành kế toán khác nhau. Chính điều đó tạo nên nét đặc
11
trưng trong luân chuyển của loại chứng từ này với loại chứng từ khác trong
doanh nghiệp. Từ đó làm cho việc ghi sổ được thuận tiện nhanh chóng.
Nội dung bắt buộc trong một kế hoạch luân chuyển chứng từ là phải
phản ánh được từng khâu (giai đoạn) vận động của chứng từ như: lập, kiểm
tra, sử dụng, lưu trữ. Trong nhiều trường hợp phải xác định rõ địa chỉ (đối
tượng hay tên người chịu trách nhiệm trong từng khâu). Trong điều kiện cho
phép cần xác định nội dung công việc ở từng khâu và cả thời gian cần thiết
cho từng khâu của quá trình vận động.
Hình thức của kế hoạch luân chuyển chứng từ thường dùng bảng
hoặc sơ đồ. Thông thường có 2 cách lập kế hoạch luân chuyển chứng từ: lập
riêng hoặc lập chung cho tất cả các loại chứng từ. Trong các đơn vị có quy mô
lớn, nhu cầu thông tin cho quản lý nhiều … Thường kết hợp sử dụng cả 2
phương pháp trên.
Kế hoạch luân chuyển riêng cho từng loại chứng từ còn gọi là các
chương trình luân chuyển cá biệt. Chương trình này thường được lập cho
những loại chứng từ có số lượng lớn, phản ánh các loại đối tượng hạch toán
có những biến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ. Với loại chương trình này
có thể biểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc và mở rộng hình thức thường áp
dụng là hình thức biểu kết hợp sơ đồ. Còn kế hoạch luân chuyển chung cho
nhiều loại chứng từ có thể thực hiện dưới dạng bảng.
Dưới đây, chúng ta xem xét sơ đồ luân chuyển chứng từ của Phiếu
thu:
12
Trách nhiệm
luân chuyển
Công việc
Người

nộp tiền
Kế toán
thanh
toán
Kế toán
trưởng
Thủ quỹ
Đề nghị nộp tiền
Lập phiếu thu
Ký duyệt phiếu thu
Thủ quỹ
Ghi sổ nghiệp vụ quỹ
Bảo quản, lưu
1
2
5
6
3
4
*Ghi chú: 1,2… 6: là thứ tự đi của phiếu thu.
Việc xây dựng các sơ đồ như vậy, ngoài việc biểu hiện mối quan hệ
về cung cấp số liệu của bộ phận khác đối với bộ phận kế toán, còn cho phép
xác định được những luồng thông tin kinh tế diễn ra thường xuyên trong đơn
vị, xác định được những nguyên nhân làm cho số liệu kế toán thiếu chính xác
và thiếu kịp thời.
13
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN HIỆN HÀNH Ở VIỆT NAM
1. Giai đoạn từ 1961 trở về trước
Từ tháng 9 năm 1961 trở về chưa có văn bản nào quy định về một hệ

thống chứng từ kế toán . Tháng 10 năm 1961 Hội đồng Chính phủ ban hành
nghị định 175/CP về điều lệ tổ chức kế toán bao gồm những nguyên tắc
chung và những quy định về chứng từ.
Nghị định số 175 – CP ngày 28/10/1961 của Hội đồng chính phủ đã chỉ
rõ : “ Kế toán có tác dụng rất lớn đối với việc kế hoạch hoá và quản lý nền
kinh tế quốc dân; kế toán là công việc rất cần thiết để bảo đảm sự phát triển
không ngừng của nền kinh tế tài chính XHCN ”
Và chứng từ là cơ sở của kế toán… về thực chất việc ghi sổ sách bao
gồm việc xử lý chứng từ theo thời gian và theo hệ thống. Vì rằng cuối cùng
chúng là nguồn gốc lịch sử của kế toán.
2. Giai đoạn từ 1962 đến 1994
Đến 1/9/1967 Nhà nước mới ban hành chế độ ghi chép ban đầu theo
QĐ 583/ LB của Liên bộ Tổng cục thống kê - Bộ tài chính. Sau đó chế độ ghi
chép ban đầu này được sửa đổi nhiều lần nhằm phù hợp với yêu cầu quản lý
các cấp các ngành trong cơ chế kinh tế tập trung bao cấp, lần sửa đổi có tính
chất căn bản nhất là vào năm 1983 theo quyết định số 200 ngày 24/8/1983.
Theo QĐ 03_TC/TDT ngày 30/3/1972: quy định như sau: Các tài
liệu kế toán mỗi năm chỉ được lưu giữ lại trong phòng kế toán lâu nhất là 12
tháng sau khi hết năm. Sau thời hạn đó phải chuyển cho bộ phận lưu trữ
chung của cơ quan đó và lưu ở đó trong thời hạn:
o 10 năm đối với tài liệu kế toán tháng
14
o 20 năm đối với tài liệu kế toán quý.
o 30 năm đối với tài liệu kế toán năm.
o Riêng đối với sổ kế toán và báo cáo quyết toán năm phải lưu
vĩnh viễn.
Nhưng từ 1986 khi nền kinh tế theo cơ chế tập trung bao cấp được
chuyển đổi sang nền kinh tế theo cơ chế thị trường thì chế độ chứng từ cũ
không còn phù hợp nữa. Bộ tài chính đã ban hành một số văn bản sửa đổi một
số chứng từ như Hoá đơn…nhằm tạm thời đáp ứng yêu cầu quản lý mới.

3. Giai đoạn từ 1995đến 2001
Đến đầu 1995 trong lần cải cách triệt để và toàn diện hệ thống kế toán
Việt Nam phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường, phù hợp
với chuẩn mực và thông lệ kế toán thế giới, Bộ tài chính đã ban hành chế độ
chứng từ kế toán tạm thời theo QĐ 186 TC/CĐKT ngày 14/3/1995 và chế độ
chứng từ kế toán chính thức đã được ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp
thuộc mọi thành phần, mọi lĩnh vực kinh tế trong cả nước theo QĐ số 1141
TC/QĐ/CĐKT ngày 11/11/1995.
Căn cứ vào Điều 1 của chế độ chứng từ ban hành theo QĐ số
186 ngày 14/3/1995 của Bộ tài chính thì chứng từ kế toán được định nghĩa
như sau:
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế
toán.
Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số
1141TC/QĐ/CĐKT ngày 11/11/1995 có quy định về chứng từ kế toán doanh
nghiệp, gồm 2 hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống
chứng từ kế toán hướng dẫn.
15
Hệ thống chứng từ thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản
ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc tổ chức có yêu cầu quản lý
chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà
nước tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp
lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử
dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các
nghành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp
cụ thể thích hợp. Các nghành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu
đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và
yêu cầu nội dung phải phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết

của chứng từ.
4. Giai đoạn từ 2002 đến nay
Sự xuất hiện của loại chứng từ mới: Chứng từ điện tử.
Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển như vũ bão thì việc thông tin
liên lạc, trao đổi hàng hoá … từ khắp nơi trên thế giới không còn quá xa lạ và
mới mẻ đối với chúng ta nữa. Sự mở rộng buôn bán trao đổi kéo theo một nhu
cầu bức xúc hiện nay là: loại chứng từ nào sẽ ghi nhận và chứng thực các
nghiệp vụ kinh tế thực sự được diễn ra thông qua máy vi tính được nối mạng?
Để đáp ứng được những yêu cầu như trên, Quyết định của Thủ tướng chính
phủ số 44/2002/QĐ-TTg ngày 21/3/2002 về việc sử dụng chứng từ điện tử
làm chứng từ kế toán để hoạch toán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung
ứng dịch vụ thanh toán đã được ban hành.Và nêu rõ khái niệm về chứng từ
điện tử.
Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán mà các yếu tố của nó được thể
hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hoá mà không có sự thay đổi trong
16
quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng đĩa, dĩa
từ, các loại thẻ thanh toán.
Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển,
quy mô hoạt động của các đơn vị ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế càng
rộng, tính chất hoạt động ngày càng phức tạp, yêu cầu hội nhập, hợp tác quốc
tế càng cao thì việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán ngày càng
khó khăn và phức tạp, không chỉ các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm và
sử dụng thông tin kế toán, mà còn có rất nhiều các đối tượng khác cũng quan
tâm và sử dụng thông tin kế toán. Kế toán của doanh nghiệp phải tổ chức
cung cấp thông tin kế toán, đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin của các đối
tượng khác nhau đó, vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống
thông tin là tất yếu. Và quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán,
nhằm biến đổi những dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính cần cho
quá trình ra các quyết định quản trị gọi là kế toán máy.

Để thấy được vai trò của máy vi tính trong việc quản lý thông tin trên
chứng từ, chúng ta so sánh kế toán máy với kế toán thủ công theo bảng dưới
đây:
Đặc tính Kế toán thủ công Kế toán máy
Khối
lượng
Ghi sổ chứng từ, tính toán các số
liệu trên các sổ, lập các báo cáo
kế toán hoàn toàn được tiến hành
bằng tay. Nên khối lượng công
việc là rất lớn.
Nhập chứng từ vào máy
bằng tay còn tính toán và
thực hiện các công việc
khác đều được tiến hành
bằng máy nên rất nhẹ
nhàng.
Độ chính
xác của
thông tin
Do việc nhập dữ liệu ,tính toán
các con số đều thực hiện thủ
công nên dễ xảy ra sai sót. Số
Thông tin hoàn toàn chính
xác, các phép tính do máy
tính thực hiện nên không
17
liệu trên báo cáo thường dựa trên
sổ kế toán nên thiếu chính xác.
Vì việc thực hiện đều do con

người thực hiện nên rất dễ phụ
thuộc vào trạng thái của con
người, nên số liệu giữa sổ và báo
cáo không khớp nhau.
có sai lệch số liệu giữa báo
cáo và sổ.
Tốc độ
cung cấp
thông tin
Vì việc lấy thông tin ra để cung
cấp tin đều được tiến hành thủ
công, thực hiện bằng tay, mà
thường cuối kỳ mới có được
thông tin trên các sổ và các báo
cáo kế toán và không phải lúc
nào cũng đúng hạn
Máy tính có chương trình
chạy rất chính xác và khoa
học cho phép người sử
dụng có thể lấy thông tin
trên các sổ và các báo cáo
kế toán bất kỳ lúc nào
miễn là các thông tin trên
chứng từ gốc đã nhập đầy
đủ.
Tìm và
sửa
Trong việc tìm ra sai sót để sửa
chữa là rất khó khăn mà khả
năng sai sót lại rất cao. Do: Sai

từ khi ghi chép số liệu từ chứng
từ vào sổ. Sai do tính toán….
Khi phát hiện được lỗi sai, muốn
sửa phải thực hiện trên rất nhiều
sổ kế toán khác nhau. Rất mất
thời gian.
Khi có sai sót chỉ cần kiểm
tra chứng từ gốc, sửa
chứng từ gốc, sau đó cho
in lại báo cáo liên quan
đến chứng từ đó.
Tìm kiếm rất nhanh và
thuận tiện.
Bảo quản
và lưu trữ
Lưu trữ chứng từ trên giấy nên
khối lượng lớn, khó để được lâu,
chi phí cao để bảo quản, thiếu an
Lưu trữ chứng từ, sổ sách,
báo cáo được thực hiện
bằng đĩa từ, đĩa quang nên
18
toàn. dung lượng lớn, kích
thước nhỏ, bảo quản được
lâu với chi phí thấp hơn.
Truyền tin
, báo cáo
Chuyển báo cáo lên cấp trên thực
hiện bằng giấy, sau đó, khi lên
tới cấp trên vẫn phải xử lý bằng

tay.
Truyền qua mạng hoặc gửi
lên bằng đĩa từ, đĩa quang
nhanh chóng, thuận lợi.
Qua bảng so sánh trên cho thấy việc vào ra, phân tích thông tin trên
chứng từ được nhập vào máy vi tính rất thuận lợi không những cho tổ chức
chứng từ kế toán mà còn thuận lợi cho các công tác kế toán tiếp sau này.
5. Thực trạng ở Việt Nam hiện nay
Hiện nay còn tồn tại nhiều vấn đề trong công tác tổ chức chứng từ kế toán
tại doanh nghiệp, thể hiện ở một số điểm như:
Việc lập và luân chuyển chứng từ chưa khoa học và hợp lý. Một số doanh
nghiệp vẫn vi phạm các chứng từ kế toán thống nhất của nhà nước ban hành,
vẫn sử dụng chứng từ cũ. Một số doanh nghiệp áp dụng chứng từ từ máy vi
tính in ra giống chứng từ mẫu nhưng cần có sự chỉ đạo của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền.Việc lập chứng từ chưa đáp ứng yêu cầu quản lý, chưa ghi đầy
đủ nội dung chi tiết của từng yếu tố (một số yếu tố bổ sung chưa thực hiện
đầy đủ), lập chứng từ chưa kịp thời, thậm chí còn vi phạm nguyên tắc lập
chứng từ như: tẩy xoá chứng từ, lập chứng từ kế toán không đầy đủ, thiếu
chứng từ gốc, … gây khó khăn cho việc ghi sổ kế toán (nhất là ghi sổ kế toán
chi tiết).
Trong việc kiểm soát chứng từ chưa được thoả đáng, vì chứng từ trải qua
hai khâu kiểm soát: lần đầu và kiểm soát lại. Kiểm soát lần đầu do kế toán
viên tiến hành và kiểm tra điều kiện thực hiện nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh trên chứng từ. Kiểm soát lại do kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, người
19
được uỷ quyền nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đồng thời
kế toán sự kiểm soát thực hiện nghiệp vụ của kế toán viên. Nhưng quá trình
kiểm tra lại chưa được thực hiện thường xuyên, đầy đủ có nề nếp.
Tổ chức lưu trữ bảo quản chứng từ chưa khoa học, nhiều tài liệu kế toán
đã hết thời gian lưu trữ vẫn còn chưa được xử lý, gây tốn chi phí cho bảo

quản lưu trữ làm ảnh hưởng đến công tác bảo quản các chứng từ, sổ sách vẫn
còn thời gian bảo quản.
Hiện tượng lập chứng từ giả mạo, hoá đơn khống, hoá đơn không đúng
thực tế vẫn còn tồn tại. Lập chứng từ khống, sai tính chất nghiệp vụ, hợp lý
hoá chứng từ kế toán để trốn, lậu thuế, lừa đảo là một tồn tại trong hạch toán
kế toán gây khó khăn cho cơ quan quản lý trong việc kiểm tra giám sát.
20
CHƯƠNG III. KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP
1.Kiến nghị
Thực trạng hiện nay còn nhiều bất cập trong việc tổ chức hệ thống
chứng từ kế toán, nguyên nhân có thể từ phía doanh nghiệp và từ phía nhà
nước.
 Về phía doanh nghiệp: chưa tổ chức tốt hệ thống chứng từ theo quy
định, thậm chí còn cố tình vi phạm chế độ quản lý và sử dụng chứng từ vì lợi
ích riêng.
Ở nhiều doanh nghiệp, trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế, tổ chức
chứng từ kế toán không đầy đủ, thiếu khoa học. Các công tác tổ chức luân
chuyển chứng từ kế toán chưa được quan tâm, hiện tượng thất lạc, chứng từ
luân chuyển chậm, phân loại chứng từ không khoa học còn khá phổ biến.
Hiện nay, kế toán thuế đang chi phối hoạt động kế toán của doanh
nghiệp. Vì mục đích thuế nên nội dung của các chứng từ kế toán đã bị biến
hoá để hợp lý hoá thuế, tính chính xác và trung thực của chứng từ bị vi phạm.
Việc sử dụng hoá đơn trong quan hệ mua, bán hàng hoá và dịch vụ chưa
được xã hội hoá, việc thực hiện chế độ chứng từ chưa đồng bộ giữa cơ quan
sử dụng kinh phí, đơn vị sản xuất kinh doanh và cá nhân người tiêu dùng dẫn
đến tình trạng hoạch toán kế toán thiếu cơ sở pháp lý vững chắc, tạo điều kiện
cho một số doanh nghiệp lợi dụng sơ hở để trốn thuế, lừa đảo … trong kinh
doanh.
Các nguyên tắc cơ bản của kế toán bị bỏ qua, dẫn đến số liệu kế toán ở
nhiều doanh nghiệp không đầy đủ, thiếu chính xác và không trung thực. Đặc

biệt, là những chứng từ trong khâu mua bán vật tư và cung ứng dịch vụ; hiện
tượng nâng giá hàng mua, hạ giá hàng bán thanh toán tiền ngoài hoá đơn xảy
ra khá nhiều ở các doanh nghiệp làm ăn thiếu trung thực, nhằm mục đích trốn
21
thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp. Từ đó, dẫn đến mọi số
liệu, thông tin ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán
không trung thực do chứng từ kế toán không hợp pháp hợp lý; thông tin kế
toán cung cấp sai sự thật gây nên hậu quả trực tiếp cho doanh nghiệp, các nhà
đầu tư và ảnh hưởng đến việc hoạch định chính sách quản lý Nhà nước.
 Về phía nhà nước.
Chưa ban hành đầy đủ hệ thống chứng từ phù hợp. Thực tế cho
thấy, trong hoạt động sản xuất kinh doanh có rất nhiều các khoản phải chi
trong khi không có chứng từ hoặc nếu không có thì không được coi là chi phí
hợp lý, hợp lệ khi xác định thu nhập tính thuế.
Nhà nước chưa xử lý nghiêm đối với những trường hợp vi phạm về
chế độ quản lý và sử dụng hoá đơn chứng từ. Đối với những cán bộ quản lý
nhà nước vẫn còn một bộ phận không nhỏ vì lợi ích cá nhân hoặc do trình độ
còn hạn chế tiếp tay cho các doanh nghiệp tiếp tục vi phạm.
Nhà nước chưa thực sự xây dựng được một hệ thống kiểm tra, đối
chiếu, phát hiện các gian lận về hoá đơn chứng từ một cách có hiệu quả.
Ngày 20/02/2002, bộ trưởng Tài chính có Thông tư 18/2002/TT-
BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 26/2001/NĐ-CP ngày 13/05/2001 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp đã phần
nào tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc vận dụng xác định
chi phí hợp lý, hợp lệ. Tuy nhiên, để hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán, cần
một loạt các giải pháp đồng bộ, từ sự nỗ lực của các cơ quan chức năng Nhà
nước trong việc đề ra các chế độ phù hợp, thực hiện công tác kiểm tra giám
sát hiệu quả, đến sự nhận thức và tính tự giác thực hiện của bản thân doanh
nghiệp, để chứng từ kế toán đáp ứng được vai trò quan trọng của nó, đặc biệt
là vai trò pháp lý.

22
2.Giải pháp
Để nâng cao tính pháp lý của chứng từ, nhằm hoàn thiện công tác tổ chức
chứng từ, các giải pháp cần tập trung là:
 Thứ nhất: đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất trong việc điều hành và
quản lý nền kinh tế quốc dân, Bộ Tài chính đã ban hành chế độ chứng từ kế
toán cùng với các bộ phận cấu thành khác của hệ thống kế toán doanh nghiệp,
nhưng cần giảm bớt chủng loại chứng từ kế toán bắt buộc và tăng cường hệ
thống chứng từ kế toán hướng dẫn, theo đó, cần đơn giản hoá nội dung chứng
từ, tiêu chuẩn hoá, thống nhất quy cách biểu mẫu chứng từ. Giảm bớt số
lượng chứng từ theo hướng sử dụng những chứng từ liên hợp, chứng từ sử
dụng nhiều lần.
Chứng từ kế toán bắt buộc là chứng từ phản ánh mối quan hệ kinh tế đã
được nhà nước tiêu chuẩn hoá quy cách, mẫu biểu, các chỉ tiêu phản ánh và
phương pháp lập thống nhất cho mọi loại hình, thành phần kinh tế. Nhiệm vụ
của doanh nghiệp là tổ chức thực hiện.
Chứng từ kế toán hướng dẫn là các chứng từ mà Nhà nước chỉ hướng dẫn
các chỉ tiêu cơ bản, đặc trưng, để trên cơ sở đó các doanh nghiệp lựa chọn,
vận dụng vào điều kiện cụ thể để sử dụng cho phù hợp với đơn vị mình.
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh
doanh đều phải lập chứng từ. Khi tổ chức vận dụng chứng từ cần phải lưu ý là
chứng từ được dùng là căn cứ để ghi sổ kế toán phải là chứng từ hợp pháp,
hợp lệ và hợp lý.
 Thứ hai: hợp lý hoá thủ tục lập và xử lý chứng từ
Giảm thủ tục xét duyệt chứng từ đến mức tối đa nhằm giảm thời gian luân
chuyển chứng từ.
23
Xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học cho từng
loại chứng từ, nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển, tăng độ nhanh nhạy của
thông tin kế toán.

Xây dựng phương pháp phân loại, tổng hợp chứng từ và cung cấp số liệu
giữa các bộ phận một cách hợp lý, tạo điều kiện dễ dàng cho ghi sổ kế toán và
cung cấp thông tin.
Trang bị phương tiện kỹ thuật hiện đại cho việc ghi chép chứng từ, sổ kế
toán, giảm chi phí xử lý thông tin và hạch toán ban đầu.
 Thứ ba: tăng cường kiểm tra việc tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu
ở tất cả các đơn vị, làm rõ trách nhiệm cá nhân trong từng khâu luân chuyển.
Chứng từ là sự minh chứng các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh và
thực sự hoàn thành một cách hợp pháp, hợp lý, do đó, cần phải tôn trọng các
thủ tục lập chứng từ, lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn
thành tại một thời gian, địa điểm cụ thể. Sau khi lập, chứng từ được luân
chuyển theo trình tự nhất định để thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra.
Các chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra phải được hoàn chỉnh như:
ghi giá tiền, phân loại chứng từ theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế cùng loại,
cùng địa điểm phát sinh, trên cơ sở đó tổng hợp và định khoản kế toán.
Chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn thiện cần phải được chuyển
qua các bộ phận kế toán có liên quan để tạo điều kiện thu nhận kịp thời các
thông tin kinh tế.
Tổ chức luân chuyển trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo cung cấp thông
tin kịp thời, nhanh chóng, tránh chồng chéo là rất cần thiết. Các doanh nghiệp
phải dựa vào đặc điểm, quy mô hoạt động, tổ chức bộ máy kế toán để xây
dựng chương trình luân chuyển chứng từ phù hợp. Trong kế hoạch luân
chuyển chứng từ phải quy định rõ ràng các khâu vận động của chứng từ.
24
 Thứ tư: Chính phủ đã ban hành các quy định về việc sử dụng chứng
từ điện tử, các yếu tố của chứng từ cần được mã hoá và trong điều kiện vi tính
hoá thì việc lập chứng từ kế toán trên máy vi tính cũng cần nghiên cứu để vận
dụng có hiệu quả, giảm bớt công việc cho kế toán. Cần nghiên cứu xây dựng
các mẫu chứng từ có sẵn trong máy cho từng loại nghiệp vụ theo các chỉ tiêu
bắt buộc cho công tác quản lý và cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Căn cứ vào

tính chất từng loại nghiệp vụ kinh tế mà mã hoá cho từng phân hệ chương
trình. Đồng thời với quá trình này, việc bảo vệ chống sửa chữa và lưu trữ
chứng từ trên máy tính cũng được đặt ra để đảm bảo tính pháp lý của loại
chứng từ này.
25