Ứng dụng Google Drive trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BÁO CÁO
Đề nghị công nhận sáng kiến năm 2022
I. SƠ LƯỢC LÝ LỊCH
- Họ tên: Huỳnh Phước Tường.
- Năm sinh: 17/10/1988; Giới tính: Nam
- Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ: Kỹ sư kỹ thuật xây dựng.
- Đơn vị công tác: Quỹ Đầu tư phát triển tỉnh Hậu Giang.
- Chức vụ: Chuyên viên phòng Đầu tư.
- Chức năng, nhiệm vụ được giao: Tham mưu thực hiện các dự án đầu tư
xây dựng.
II. NỘI DUNG
1. Tên sáng kiến: “Ứng dụng Google drive trong việc quản lý và lưu
trữ hồ sơ dự án”.
2. Thời điểm áp dụng: Năm 2022.
3. Cơ quan, đơn vị áp dụng sáng kiến: Quỹ Đầu tư phát triển tỉnh Hậu
Giang.
4. Mô tả sáng kiến:
- Nội dung: Nhằm đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp,
chuyển toàn bộ tài liệu bản cứng này sang dạng tài liệu mềm thuận tiện cho việc
sàng lọc, tìm kiếm, chia sẽ thơng tin dễ dàng, nhanh chóng, kéo dài tuổi thọ và
tiết kiệm không gian lưu trữ. Với nhiệm vụ tham mưu thực hiện và lưu trữ hồ sơ
các dự án đầu tư xây dựng do mình phụ trách, chia sẽ cho các đồng nghiệp
chung phòng, gửi cho lãnh đạo phòng, Ban Giám đốc và các đơn vị khác có liên
quan. Vì vậy để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án, tôi
đã đề ra sáng kiến bằng cách sử dụng Google drive trong việc quản lý và lưu trữ
hồ sơ dự án.
* Các bước thực hiện:
+ Bước 1: Truy cập vào đường dẫn sau đó
chọn tài khoản để đăng nhập và làm theo hướng dẫn để đăng nhập.

+ Bước 2: Chọn vào biểu tượng

để đi đến các ứng dụng của google,

sau đó chọn Drive.

2


+ Bước 3: Chọn biểu tượng dấu cộng thêm mới trên màn hình rồi chọn
thư mục mới và đặt tên thư mục là tên dự án.

+ Bước 4: Tạo thêm các thư mục con để dễ dàng quản lý hồ sơ.

3


+ Bước 5: Cần lưu trữ hồ sơ nào, vào thư mục nào ta chỉ cần chọn thư
mục đó sau đó chọn biểu tượng dấu cộng thêm mới trên màn hình rồi chọn tải
tệp lên.

+ Bước 6: Chọn File hồ sơ đã được Scan.

4


Như vậy tất cả các hồ sơ sẽ được lưu trữ vào Google drive một cách khoa
học, gọn gàng, tiết kiệm thời gian và không gian lưu trữ trên máy tính.

- Tính mới, sáng tạo: Lần đầu áp dụng.
- Tính khả thi: Sáng kiến phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao,
phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan.
- Hiệu quả mang lại: Trước đây lưu trữ hồ sơ bằng bản cứng hoặc bản
Scan lưu trên ổ cứng của máy tính khi cần gửi hồ sơ cho người khác thì phải vào
cơ quan để photo hoặc mở máy tính ở cơ quan lên để tìm kiếm hồ sơ để gửi làm
mất nhiều thời gian và không gian lưu trữ. Qua việc sử dụng ứng dụng Google
drive để lưu trữ hồ sơ sẽ giúp cho chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian và
không gian lưu trữ, khi cần gửi hồ sơ cho người khác chúng ta có thể thực hiện
trên chiếc Smart phone của mình. Mặt khác khi chúng ta khơng có ở cơ quan
vẫn có thể soạn thảo các văn bản gấp, gửi đi các hồ sơ mà không cần tốn thời
gian vào cơ quan.
Hậu Giang, ngày
XÁC NHẬN
HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ
CHỦ TỊCH

tháng

năm 2022

NGƯỜI BÁO CÁO
(Ký, họ tên)

Huỳnh Phước Tường

5