Quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh vận tải bách việt
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.47 MB, 68 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ
KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HĨA
XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CƠNG TY TNHH VẬN TẢI BÁCH VIỆT
Giáo viên hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
PGS.TS. DOÃN KẾ BÔN
TRẦN YẾN NHI
Lớp: K55E4
Mã sinh viên: 19D130241
Hà Nội - 2023
LỜI CAM ĐOAN
Em xin được cam đoan: Đề tài Khóa luận Tốt nghiệp: “Quản trị quy trình giao
hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt” được
tiến hành công khai, dựa trên sự cố gắng, nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ khơng nhỏ
từ phía Cơng ty TNHH Vận tải Bách Việt, dưới sự giúp đỡ nhiệt tình của PGS.TS Dỗn
Kế Bơn.
Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong đề tài là trung thực và hồn tồn khơng
sao chép hoặc sử dụng kết quả của đề tài nghiên cứu nào tương tự. Nếu phát hiện có sự
sao chép kết quả nghiên cứu của đề tài khác, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 28 tháng 04 năm 2023
Tác giả đề tài
Trần Yến Nhi
LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành được đề tài khóa luận một cách hoàn chỉnh, em đã nhận được sự
hướng dẫn giúp đỡ của các cá nhân, tập thể. Bằng tất cả lịng kính trọng và biết ơn của
mình, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới:
Các thầy cô trường Đại học Thương Mại nói chung, các thầy cơ khoa Kinh tế và
Kinh doanh quốc tế nói riêng, đặc biệt từ PGS.TS Dỗn Kế Bơn - người trực tiếp hướng
dẫn và chỉ bảo cho em một cách tận tình có thể hồn thành tốt bài khóa luận này.
Và em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Đốc, các anh chị trong công ty
TNHH Vận tải Bách Việt đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp em học được rất nhiều kiến
thức và kinh nghiệm thực tế để có thể hồn thành khóa luận này. Đây là cơ hội để em
được tiếp cận với công tác xuất nhập khẩu của một công ty giao nhận, đặc biệt là nghiệp
vụ xuất khẩu, điều này giúp em có được những kinh nghiệm quý báu và phục vụ đắc lực
trong việc kết hợp giữa lý luận và thực tiễn kiến thức ngành Kinh doanh quốc tế em đã
được tiếp thu ở trường.
Tuy nhiên, do trình độ chun mơn cịn thiếu và là lần đầu được tiếp xúc thực
tế trong việc tìm hiểu tại doanh nghiệp nên khơng thể tránh khỏi những sai sót, hạn chế
trong quá trình tìm hiểu và đánh giá về Công ty TNHH Vận tải Bách Việt. Vậy nên em
rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cơ để bài khóa luận của em được
hồn thiện hơn và giúp em tích lũy thêm nhiều kỹ năng, kiến thức chuyên môn trong
ngành Thương mại quốc tế.
Em xin chân thành cảm ơn!
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ......................................................................................................................................
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................................................
DANH MỤC BẢNG BIỂU .......................................................................................................................
DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ ..............................................................................................................
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT....................................................................................................................
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU ......................................................................... 1
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu.............................................................................................1
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu .........................................................................................................2
1.3. Mục đích nghiên cứu........................................................................................................................4
1.4. Đối tượng nghiên cứu.......................................................................................................................4
1.5. Phạm vi nghiên cứu..........................................................................................................................4
1.5.1. Phạm vi về thời gian.......................................................................................................................4
1.5.2. Phạm vi về không gian ...................................................................................................................5
1.5.3. Phạm vi về nội dung .......................................................................................................................5
1.6.1. Phương pháp thu nhập dữ liệu .....................................................................................................5
1.6.2. Phương pháp xử lý dữ liệu ............................................................................................................5
1.7. Kết cấu khóa luận ............................................................................................................................6
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HĨA XUẤT
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN ............................................................................................................... 8
2.1. Khái quát chung về giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển .................................................. 8
2.1.1. Khái niệm xuất khẩu ......................................................................................................................8
2.1.2. Khái niệm giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển ................................................................8
2.2. Quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận ....9
2.2.1. Khái niệm và vai trò của hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường
biển ...........................................................................................................................................................9
2.2.2. Nội dung quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển ................................ 10
2.3. Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản rị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng
đường biển tại cơng ty.......................................................................................................................... 18
2.3.1. Các nhân tố thuộc doanh nghiệp ............................................................................................... 18
2.3.2. Các nhân tố ngoài doanh nghiệp ............................................................................................... 19
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HĨA XUẤT KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI BÁCH.................................................... 21
3.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Vận tải Bách Việt ........................................................................ 21
3.1.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH Vận tải Bách Việt ............................................................ 21
3.1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt từ năm 2020 - 2022 ... 23
3.1.3. Kết quả hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của cơng ty từ năm 2020 - 2022
................................................................................................................................................................ 26
3.2. Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công
ty TNHH Vận tải Bách Việt ................................................................................................................ 29
3.2.1. Thực trạng lập kế hoạch ............................................................................................................. 29
3.2.2. Thực trạng tổ chức giao hàng .................................................................................................... 32
3.2.3. Thực trạng giám sát và điều hành quá trình giao hàng ............................................................ 39
3.3. Đánh giá hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty
TNHH Vận tải Bách Việt..................................................................................................................... 43
3.3.1. Những kết quả đạt được ............................................................................................................. 43
3.3.2. Những hạn chế còn tồn tại ......................................................................................................... 44
3.3.3. Nguyên nhân ............................................................................................................................... 46
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN
QUY TRÌNH GIAO HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
VẬN TẢI BÁCH VIỆT......................................................................................................................... 48
4.1. Định hướng phát triển của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt ................................................. 48
4.1.1. Triển vọng phát triển của hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển................... 48
4.1.2. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới ............................................................. 48
4.1.3. Định hướng phát triển dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty.......... 50
4.2. Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hồn thiện quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu
bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt ................................................................... 51
4.2.1. Giải pháp đề xuất cho công ty .................................................................................................... 51
4.2.2. Kiến nghị với cơ quan Nhà nước, các ngành các bộ có liên quan ........................................... 54
KẾT LUẬN ............................................................................................................................................ 57
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................................... 58
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng
Trang
Bảng 3.1. Tổng số lao động của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt từ năm 21
2020 - 2022
Bảng 3.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Vận tải Bách 22
Việt từ năm 2020 - 2022
Bảng 3.3. Doanh thu theo thị trường của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt 23
từ năm 2020 - 2022
Bảng 3.4. Doanh thu của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt theo phương 23
thức kinh doanh từ năm 2020 – 2022
Bảng 3.5. Thống kê doanh thu giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 25
từ năm 2020 - 2022
Bảng 3.6. Kế hoạch phân công công việc trong quy trình giao hàng xuất khẩu 28
bằng đường biển của Cơng ty TNHH Vận tải Bách Việt
Bảng 3.7. Tình hình thực hiện kế hoạch giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường
29
biển tạiCông ty TNHH Vận tải Bách Việt từ năm 2020 – 2022
Bảng 3.8. Ảnh hưởng của các căn cứ đến việc lập kế hoạch giao hàng xuất 29
khẩu đường biển của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt từ năm 2020 – 2022
Bảng 3.9. Số lượng hợp đồng sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan giao 34
hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt
DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ
Biểu đồ, sơ đồ
Trang
Sơ đồ 2.1. Mơ hình điều hành q trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 14
Sơ đồ 3.1. Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt
21
Biểu đồ 3.1. Khối lượng hàng hóa giao nhận bằng đường biển của công ty 26
TNHH Vận tải Bách Việt từ năm 2020 – 2022
Biểu đồ 3.2. Tình hình giao nhận theo cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của Công 26
ty TNHH Vận tải Bách Việt từ năm 2020 - 2022
Biểu đồ 3.3. Kết quả phân luồng tờ khai từ năm 2020 - 2022
33
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT
TIẾNG ANH
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
TMQT
Thương mại quốc tế
Invoice
Hóa đơn
Packing list
Phiếu đóng gói hàng hóa
LCL
Hàng lẻ
Less than Container Load
CFS
Kho tập kết hàng lẻ
Container Freight Station
Co-loader
Người đóng ghép hàng lẻ
HB/L
Vận đơn thứ cấp
House Bill of Lading
MB/L
Vận đơn chủ
Master Bill of Lading
FCL
Hàng nguyên container
Full Container Load
B/L
Vận đơn
Bill of Lading
Shipper
Người gửi hàng
Consignee
Người nhận hàng
POL
Cảng xếp hàng
Port of Loading
POD
Cảng dỡ hàng
Port of Discharge
Ops
Bộ phận giao nhận hiện trường
Operation Department
Cus
Bộ phận khai báo hải quan
Customs Clearance Department
Docs
Bộ phận chứng từ
Documentation Department
Pricing
Bộ phận báo giá
Release
Lệnh giao hàng
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong những năm gần đây, q trình hội nhập hàng hóa và thị trường vốn trong
thương mại thế giới ngày càng tăng, cùng với đó là sự giao thương giữa các quốc gia trở
nên thiết yếu. Do đó, việc giao nhận hàng hóa từ quốc gia này sang tới quốc gia khác trở
thành một ngành dịch vụ thiết yếu. Khơng chỉ vậy, nó cịn phát triển ngày càng nhanh
chóng, thu hút cạnh tranh, đầu tư nguồn lực kinh tế của các doanh nghiệp trong và ngoài
nước. Các doanh nghiệp giao nhận cạnh tranh nhau để đạt được vị thế và chỗ đứng nhất
định trên thị trường.
Việt Nam là một quốc gia đang phát triển, từng bước hội nhập vào nền kinh tế thế
giới. Trong những năm gần đây nước ta đã đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu. Vì vậy, ngành
giao hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam hiện nay đang phát triển mạnh cả về số lượng
kim ngạch, quy mô hoạt động và phạm vi thị trường đây cũng chính là cơ hội lớn cho
các doanh nghiệp tham gia kinh doanh lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập
khẩu. Đặc biệt, cuối năm 2019, sự xuất hiện của loài virus mới mang tên Corona đã gây
thiệt hại nặng nề về kinh tế, văn hóa trên tồn thế giới. Đại dịch đã gây áp lực lên khả
năng sản xuất và dây chuyền cung ứng tồn cầu và cũng chính đại dịch cũng mở ra con
đường mới để ngành dịch vụ logistics phát triển. Tuy nhiên, cho đến hiện tại, khi tình
hình kinh tế thế giới đang dần hồi phục sau đại dịch, khiến cho thị trường giao hàng hóa
xuất khẩu trở nên biển động và cạnh tranh gay gắt hơn bao giờ hết.
Ở lĩnh vực giao nhận, giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cũng là phương thức
có nhiều ưu điểm do khối lượng chuyên chở lớn, tuyến đường xa và tiết kiệm chi phí tạo
điều kiện để hoạt động xuất khẩu của các doanh nghiệp hiệu quả hơn. Ở Việt Nam, biển
là một điều kiện tự nhiên rất thuận lợi, vì thế mà giao hàng xuất khẩu bằng được biển
được khai thác mạnh mẽ.
Do đó, các cơng tác quản trị tại cơng ty phải đạt được hiệu quả cao để tăng hiệu
quả kinh doanh và sức cạnh tranh trên thị trường. Xuất phát từ thực tiễn hoạt động chính
1
ở các cơng ty giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, câu hỏi đặt ra là làm sao để quản trị
tốt quy trình giao hàng xuất khẩu đem lại hiệu quả và an tồn nhất? Làm sao để tối ưu
hóa quản lý và tiết kiệm chi phí, xảy ra ít rủi ro nhất trong quá trình giao hàng?
Là một trong những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, Công ty
TNHH Vận tải Bách Việt cũng không tránh khỏi những khó khăn chung. Chính vì vậy,
việc phân tích, nghiên cứu, đánh giá thực trạng quản trị giao hàng xuất khẩu bằng đường
biên tại cơng ty để có thể đưa ra các giải pháp nâng cao hoạt động và hoàn thiện quản trị
quy trình đó là một vấn đề thực tiễn mang tính cấp thiết. Việc tiếp cận quy trình giao
hàng xuất khẩu của cơng ty nhưng ở góc độ quản trị sẽ giúp nhìn nhận được thực trạng
một cách tổng quát, khoa học, từ đó có thể có cách đánh giá, điều chỉnh những sai sót
hiệu quả hơn và mang tính thơng nhất trong cả q trình.
Từ những yếu tố nêu trên, em đã quyết định chọn đề tài: “Quản trị quy trình giao
hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Vận tải Bách Việt” làm đề tài
nghiên cứu khố luận tốt nghiệp của mình.
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Xuất khẩu hàng hóa sang các nước khác có thể đem lại nguồn doanh thu đáng kể cho
các doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình này, các doanh nghiệp này có thể phải đối mặt với
những rủi ro, khó khăn, vì vậy có rất nhiều các nghiên cứu gần đây về mảng hoạt động giao
nhận hàng hóa xuất khẩu được các sinh viên quan tâm và chọn làm đề tài khóa luận tốt
nghiệp. Một vài nghiên cứu, khóa luận có thể kể đến như:
- Trần Thị Hảo (2014) sinh viên khoa Thương mại quốc tế trường Đại học Thương Mại với
đề tài: “Giải pháp tăng cường sức mạnh cạnh tranh dịch vụ giao nhận vận tải biển tại
Công ty TNHH kho vận Danko”. Bài viết này làm rõ được những hạn chế của công ty
trong hoạt động giao nhận vận tải biển qua đó đề xuất ra các biện pháp nhằm nâng cao năng
lực cạnh tranh của công ty trong dịch vụ giao nhận vận tải biển tuy nhiên ở thời điểm hiện
tại thì các giải pháp này khơng cịn phù hợp.
2
- Ngô Thu Hương (2016) sinh viên trường Đại học Thương Mại với đề tài “Hồn thiện quy
trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Yusen Logistics Việt
Nam”. Đề tài phân tích các biện pháp nâng cao khả năng đáp ứng của dịch vụ giao nhận
hàng hóa bằng đường biển, đưa ra những thành cơng và hạn chế của các biện pháp công ty
áp dụng. Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế tuy nhiên các hạn chế
của công ty tác giả đưa ra chưa được thuyết phục, phần giải pháp và kiến nghị đưa ra nhiều
giải pháp nhưng tính ứng dụng chưa cao.
- Hoàng Trần Minh Anh (2019) sinh viên trường Đại học Thương Mại với đề tài: “Quản
trị quy trình giao hàng xuất khẩu tại chi nhánh Cơng ty TNHH Schenker Việt Nam
tại Hà Nội”. Đề tài đã đưa ra được những hạn chế trong hoạt động quản trị quy trình giao
hàng xuất khẩu của cơng ty và đề xuất những giải pháp nhằm hồn thiện quy trình và nâng
cao chất lượng dịch vụ công ty. Tuy nhiên các giải pháp được cập nhật còn khá sơ sài và
chưa sát với tình hình thực tế của cơng ty.
- Lê Nhật Anh (2021) sinh viên khoa Thương mại quốc tế trường Đại học Thương Mại với
đề tài: “Quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển
của Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler”. Đề tài khóa luận này tập trung nghiên
cứu quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ
phần Giao nhận Vận tải Kepler. Bài luận này nhìn chung rất là đầy đủ tuy nhiên cần đi sâu
thêm vào khai thác số liệu của công ty để đưa ra được những dẫn chứng cụ thể hơn.
- Dương Thị Hiền (2021) sinh viên khoa Thương mại quốc tế trường Đại học Thương Mại
với đề tài: “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty
TNHH Thương mại quốc tế MOSIMEX”. Nghiên cứu này tập trung vào hoạt động quản
trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại quốc tế
MOSIMEX. Tuy nhiên đề tài chưa làm rõ được thực trạng tổ chức cũng như giám sát trong
hoạt động quản trị của công ty từ đó chưa đưa ra được những thành cơng cũng như thất bại
mà công ty gặp phải và các giải pháp đề ra còn chung chung, chưa thiết thực với tình hình
của cơng ty.
3
Cùng với một số đề tài liên quan khác, tuy nhiên sau những thay đổi của tình hình
xuất nhập khẩu hiện nay đặc biệt khi dịch Covid xuất hiện và khi kinh tế đang dần hồi phục,
mọi hoạt động đều thay đổi một cách hồn tồn khơng lường trước được, đã khiến hoạt động
xuất nhập khẩu cũng như giao hàng hóa gặp khó khăn, những phân tích khơng cịn phù hợp
với hiện tại của ngành. Hơn nữa, một số nghiên cứu có số liệu từ khá lâu, các đề xuất giải
pháp khơng cịn hồn tồn phù hợp với tình hình hiện nay.
Ngoài ra ở mỗi đề tài nghiên cứu đưa ra những đối tượng khác nhau và mỗi doanh
nghiệp lại mang những đặc điểm và môi trường ảnh hưởng riêng biệt. Do đó, khó có thể áp
dụng những giải pháp từ những nghiên cứu trên vào Công ty TNHH Vận tải Bách Việt để
tối ưu hóa hoạt động quản trị quy trình. Vì vậy việc nghiên cứu đề tài “Quản trị quy trình
giao hàng hóa xuất khẩu tại cơng ty TNHH Vận tải Bách Việt” là sự cần thiết và cấp bách.
Hi vọng với những kiến thức được học và thực tế tại cơng ty, có thể đóng góp đầy đủ những
khía cạnh cịn thiếu của đề tài này.
1.3. Mục đích nghiên cứu
Hệ thống hóa lý luận về quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường
biển
Tìm hiểu thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
của cơng ty
Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị quy
trình giao hàng, giải pháp tối ưu hóa hoạt động quản trị
1.4. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu về Quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng
đường biển tại Cơng ty TNHH Vận tải Bách Việt từ năm 2020 - 2022.
1.5. Phạm vi nghiên cứu
1.5.1. Phạm vi về thời gian
Nghiên cứu trên góc độ quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường
biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt trong giai đoạn từ năm 2020 – 2022.
4
1.5.2. Phạm vi về không gian
Nghiên cứu về quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại
Công ty TNHH Vận tải Bách Việt từ tất cả các thị trường giao hàng xuất khẩu, trong đó
cơng ty đóng vai trị là người gom hàng, đại lý và làm thủ tục hải quan.
1.5.3. Phạm vi về nội dung
Đề tài đi sâu nghiên cứu về quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường
biển tại Cơng ty TNHH Vận tải Bách Việt.
1.6. Phương pháp nghiên cứu
1.6.1. Phương pháp thu nhập dữ liệu
Dữ liệu sơ cấp được thu nhập trong q trình thực tập tại cơng ty, làm việc và
phỏng vấn trực tiếp với các anh chị nhân viên trong phịng kinh doanh, chứng từ,
marketing của Cơng ty TNHH Vận tải Bách Việt. Ngồi ra cịn thơng qua phiếu điều tra,
phỏng vấn trực tiếp cán bộ nhân viên phụ trách hoạt động giao nhận để thu được kết quả
và có đánh giá khách quan về tình hình hoạt động của công ty trong giao hàng xuất khẩu
bằng đường biển.
Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu ở các nguồn sau:
Nguồn dữ liệu tại thư viện trường Đại học Thương Mại gồm: giáo trình và tài liệu từ các
đề tài nghiên cứu cấp trường, các luận văn chuyên đề về giao nhận vận tải quốc tế, …
Nguồn dữ liệu từ nội bộ Công ty TNHH Vận tải Bách Việt: báo cáo tài chính, báo cáo
kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm, các tài liệu liên quan đến hoạt động giao
nhận của công ty.
Nguồn dữ liệu trên Internet: thu nhập thông tin từ website của công ty, các trang web hải
quan cũng như nhà nước về các văn bản pháp luật, …
1.6.2. Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê: Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại
thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng
5
nghiên cứu. Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá
về thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển thông qua các dữ
liệu được thu nhập từ nội bộ của công ty từ năm 2020-2022, và khi thực tế làm việc tại
Cơng ty.
Phương pháp phân tích: Từ những tài liệu nội bộ của công ty, sử dụng phương
pháp phân tích trong q trình tư duy logic để nghiên cứu, so sánh các mối quan hệ đáng
tin cậy giữa các dữ liệu thống kê. Qua đó có thể đánh giá được thực trạng về hoạt động
quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Cơng ty TNHH Vận tải
Bách Việt, đồng thời cũng có thể kết luận được tính hợp lý hoặc khơng hợp lý của các
dữ liệu này.
Phương pháp so sánh: Lập các bảng biểu thống kê, sơ đồ hình vẽ về hoạt động
kinh doanh của cơng ty qua các năm, từ đó so sánh để chỉ ra sự khác nhau, tăng trưởng
doanh thu, lợi nhuận cụ thể qua các năm. Trên cơ sở so sánh, đối chiếu với các chỉ tiêu
đã đặt ra để đánh giá các mặt mạnh, yếu, hiệu quả và không hiệu quả để tìm ra biện pháp
hồn thiện cơng tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty
TNHH Vận tải Bách Việt.
Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những
nhận xét và đánh giá về thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường
biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt. Dựa trên đó, đưa ra các đề xuất, các biện
pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình giao hàng
hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt.
1.7. Kết cấu khóa luận
Gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại
Cơng ty TNHH Vận tải Bách Việt
6
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quản trị quy
trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt
7
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG
HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
2.1. Khái qt chung về giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
2.1.1. Khái niệm xuất khẩu
Theo Luật thương mại 2005 tại Điều 28, khoản 1, khái niệm được nêu cụ thể như
sau:
“Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hố được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa
vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng
theo quy định của pháp luật.”
2.1.2. Khái niệm giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Trong thương mại quốc tế, hàng hóa cần phải được vận chuyển đến nhiều nước
khác nhau, từ nước người bán sang nước người mua. Trong trường hợp đó, người giao
nhận là người tổ chức việc di chuyển hàng và thực hiện các thủ tục liên quan đến việc
vận chuyển.
Theo điều 167, Luật thương mại 1997: “Giao nhận hàng hóa là hành vi thương
mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu
kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho
người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận
khác”.
Giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có
liên quan đến q trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng
(người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác
bằng đường biển. Thường sử dụng phương tiện vận tải là tàu biển.
8
2.2. Quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại doanh
nghiệp giao nhận
2.2.1. Khái niệm và vai trị của hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa
xuất khẩu bằng đường biển
Khái niệm về quy trình giao hàng xuất khẩu
Quy trình giao hàng xuất khẩu là các hoạt động được thực hiện nhằm vận chuyển, giao
hàng hóa giữa hai địa điểm có khu vực địa lý khác nhau.
Tìm hiểu từ tài liệu “Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế” Bộ mơn
Quản trị tác nghiệp TMQT, Trường Đại Học Thương mại: Quy trình giao hàng xuất khẩu
bao gồm các cơng việc như nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải; giao hàng
hóa tại địa điểm quy định, lập và bàn giao chứng từ vận tải; quyết tốn chi phí.
Khái niệm quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu
Theo “Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế - Đại học Thương mại
2017” đưa ra khái niệm như sau: “Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển quốc tế là
việc lập kế hoạch, tố chức và giám sát điều hành q trình giao nhận vận chuyển hàng
hóa giữa hai địa điểm (một địa điểm bốc hàng và một địa điểm dỡ hàng) tại hai quốc gia
khác nhau, có xem xét đến an tồn, hiệu quả và chi phí”.
Vai trị của hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường
biển:
Trong mỗi chuyến giao hàng, lại có thể xảy ra những phát sinh bất ngờ do việc vận
chuyển hàng hóa qua đường biển gặp nhiều rủi ro, địi hỏi cần có hoat động quản trị q
trình này đảm bảo hạn chế xảy ra rủi ro và nếu có vấn đề xảy ra cũng đã có kế hoạch
chuẩn bị tốt.
- Đối với các chủ hàng: thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng
hóa quốc tế giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được
giao đi đúng thời hạn, đảm bảo giao hàng theo quy định của hợp đồng, thu về lợi nhuận
9
- Đối với người chuyên chở: thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển
hàng hóa quốc tế giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín của doanh
nghiệp và thu được lợi nhuận.
- Đối với người nhận hàng: Thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển
hàng hóa giúp nhận được hàng hóa đúng thời hạn và đúng đủ số lượng, chất lượng, đảm
bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh.
2.2.2. Nội dung quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
2.2.2.1. Lập kế hoạch giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Lập kế hoạch là xác định mục tiêu, đề xuất phương pháp tiếp cận và quyết định
cách thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó. Theo đó việc lập kế hoạch có ý nghĩa
định hướng cho các hoạt động trong quá trình giao hàng và giúp các bên xác định rõ nội
dung công việc, các yêu cầu cụ thể để giảm thiểu rủi ro và sai sót trong q trình giao
hàng.
Khi tiến hành lập kế hoạch, doanh nghiệp cần chú ý dựa vào các căn cứ lập kế
hoạch sau:
Thứ nhất, yêu cầu của khách hàng dựa trên hợp đồng: địa điểm lấy hàng, cảng bốc hàng,
cảng dỡ hàng, địa điểm dỡ hàng, thời gian gửi hàng và giao hàng dự kiến, phương thức
giao hàng dự kiến.
Thứ hai, khối lượng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa: Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm
khác nhau, hàng có giá trị cao hay thấp, kiên cố hay dễ hỏng, hàng hóa thơng thường hay
đặc biệt, nhạy cảm nên doanh nghiệp cần nắm bắt để có phương án tổ chức phù hợp
Thứ ba, điều kiện thực tế của doanh nghiệp: Tình hình nhân sự, ngân sách, cơ sở vật
chất, … có đủ đáp ứng những yêu cầu của khách hàng hay khơng. Để từ đó, có các
phương án và kế hoạch phù hợp vừa đáp ứng nhu cầu khách hàng mà vẫn giữ được uy
tín của mình.
Các kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển mà doanh nghiệp có thể lập:
10
Kế hoạch tìm kiếm và lựa chọn người vận chuyển: trong đó bao gồm các cơng việc như
nhận thơng tin từ khách hàng, sắp xếp phương án vận chuyển, xây dựng và gửi báo giá
cho khách hàng.
Kế hoạch tổ chức vận chuyển hàng hóa quốc tế: trong đó bao gồm các công việc nhận
thông tin về nhu cầu vận chuyển của khách hàng, sắp xếp phương án vận chuyển, báo
giá vận chuyển, ký hợp đồng vận chuyển.
Kế hoạch tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển: trong đó bao gồm các công việc
nhận thông tin về nhu cầu vận chuyển của khách hàng; sắp xếp phương án vận chuyển,
báo giá vận chuyển, ký hợp đồng vận chuyển.
2.2.2.2. Tổ chức thực hiện giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Tổ chức thực hiện giao hàng hóa là việc nhà quản trị của doanh nghiệp tiến hành
công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, phân bổ nguồn lực,
các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, việc đưa ra các quyết định được
ở các cấp bậc được tiến hành ra sao, …nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt
được mục tiêu mà doanh nghiệp đó đã đề ra trước đó.
Quá trình người giao nhận theo sự ủy thác của người xuất khẩu lo liệu việc vận
chuyển hàng hóa quốc tế được diễn ra theo các bước:
Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Người giao nhận nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ của người xuất khẩu trong
các vấn đề như: Tiến độ, trạng thái sản xuất hàng, tình trạng đóng gói, tình hình chuẩn
bị các chứng từ cần thiết làm thủ tục hải quan (Invoice, packing list, …)
Người giao nhận nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký
chuyển phương tiện vận tải, … Trường hợp đã có hợp đồng với người chun chở thực
tế thì người giao nhận cần liên hệ với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện
vận chuyển có gì thay đổi hay không để lên phương án giải quyết phù hợp.
Bước 2: Giao hàng hóa tại địa điểm quy định
11
Người giao nhận phối hợp cùng với người xuất khẩu để vận chuyển hàng hóa từ kho của
người bán đến cảng/kho bãi sao cho kịp thời gian yêu cầu.
Nếu gửi hàng lẻ (LCL)
- Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định: người giao nhận sẽ mang lô hàng lẻ
đến Trạm giao nhận hàng lẻ (CFS) để giao hàng cho người gom hàng (Co-loader), sau
đó người gom hàng sẽ phát hành vận đơn thứ cấp (HB/L) cho chủ hàng.
- Khai báo và thơng quan hàng hóa xuất khẩu: Người giao nhận có thể khai báo dưới tên
người xuất khẩu hoặc dưới tên mình. Nếu hàng hóa rơi vào luồng đỏ cần phối hợp với
cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên
bản thích hợp.
- Giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế: Người gom hàng sẽ tập hợp các lơ
hàng lẻ đóng vào container, niêm phong, kẹp chì, đưa ra bãi CY đợi lên tàu đến cảng
đích và sau khi giao container cho hãng tàu, người gom hàng sẽ được hãng tàu ký phát
vận đơn chủ (MB/L)
Nếu gửi hàng nguyên container (FCL)
Sau khi có xác nhận đặt chỗ của hãng tàu, người giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu để đổi
lệnh cấp container rỗng. Sau đó người giao nhận sẽ đến bãi container rỗng để lấy
container mang về địa điểm quy định để đóng hàng. Lưu ý khi lấy container rỗng người
giao nhận cần kiểm tra kỹ số hiệu container, hình thức bên trong và bên ngồi container
để đảm bảo không xảy ra trục trặc trong quá trình chuyên chở.
Mang hàng ra cảng làm thù tục hải quan: Tùy vào loại hàng hóa mà lơ hàng có thể được
miễn hoặc bị hải quan kiểm hóa. Sau khi kiểm hóa container mới được niêm phong kẹp
chì.
12
Vận chuyển container ra bãi và làm thủ tục hạ bãi không muộn hơn 8 giờ trước giờ cắt
máng (closing time-thời hạn cuối cùng nhận chất lên tàu). Khi hải quan xác nhận thì việc
giao hàng coi như đã xong, sau đó cảng sẽ chịu trách nhiệm chuyển container lên tàu.
Người giao nhận liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để lấy B/L.
Đối với hàng rời
Nắm tình hình việc chủ hàng lập bảng kê khai hàng hóa để chuyên chở. Trên cơ sở đó,
khi lưu cước hãng tàu lập S/O và lên sơ đồ xếp hàng trên tàu. Người giao nhận phối hợp
cùng đại diện chủ hàng (nếu có) theo dõi q trình bốc hàng lên tàu. Người kiểm hàng
sẽ lập giấy kiểm nhận hàng với tàu. Sau khi đã hàng đã lên tàu xong, cảng và tàu sẽ lập
biên bản tổng kết giao nhận hàng lập sơ đồ hàng đã xếp lên tàu gửi cho chủ hàng. Đồng
thời thuyền phó cũng cấp cho chủ hàng “biên bản thuyền phó” xác nhận hàng đã nhận
xong.
Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải
- Yêu cầu khách hàng cung cấp chi tiết thông tin làm vận đơn của lô hàng. Thông thường
bao gồm: Shipper, Consignee, Notify (nếu có), Package number, Description of goods,
Mark and No (nếu có), Freight, yêu cầu đặc biệt khác nếu có.
- Sau đó người giao nhận gửi vận đơn HBL nháp để khách hàng kiểm tra và gửi hãng
tàu/colader hướng dẫn gửi hàng (SI) để làm MBL. Hàng hóa gửi bằng container thì người
vận tải sẽ phát hành vận đơn chủ (MBL) và người giao nhận sẽ phát hành vận đơn thứ
cấp (HBL).
- Khi xác nhận phương tiện đã khởi hành, người giao nhận gửi HBL bản chính và hóa
đơn (debit note) cho khách hàng, gửi pre-alert cho đại lý của mình ở nước ngồi. Thơng
tin trên pre-alert gồm Shipper (tên cơng ty gửi hàng), Consignee (tên công ty nhận hàng),
mã cảng đi (POL), mã cảng đến (POD), thời gian đi thực tế, thời gian đến dự kiến, số
vận đơn M/HBL, điều kiện giao hàng, chi tiết về hàng hóa (số container và trọng lượng
với hàng FCL, số GW và Volume của hàng LCL).
13
- Trường hợp gửi hàng rời bằng tàu chuyến, người giao nhận và chủ hàng liên hệ hãng
tàu để đổi Biên lai thuyền phó lấy “Bill of lading” có xác nhận “Clean on board”. Bill of
lading này được xem như hợp đồng vận chuyển.
- Trường hợp vận chuyển hàng hóa bằng container theo hình thức FCL hoặc LCL, người
vận tải sẽ phát hành vận đơn chủ (Master Bill of Lading), và người giao nhận sẽ phát
hành vận đơn thứ cấp (House Bill of Lading).
Bước 4: Quyết tốn chi phí
Người giao nhận quyết tốn chi phí với nhà cung cấp (hãng tàu, agent, coloader, …) gửi
debit note để kiểm tra và xác nhận.
Người giao nhận quyết tốn chi phí với khách hàng: Sau khi giao hàng hóa xuất nhập
khẩu, người giao nhận phát hành Debit note và hóa đơn cho khách hàng và theo dõi thanh
tốn. Chi phí này có thể là khoản trả trực tiếp cho người giao nhận như tiền công thực
hiện các công việc giao nhận, khai báo, thơng quan hàng hóa. Chi phí này có thể là các
khoản mà người giao nhận thay mặt chủ hàng trả trước cho bên thứ ba.
2.2.2.3. Giám sát và điều hành việc giao hàng
Nội dung điều hành
Điều hành quá trình vận chuyển hàng hóa xuất khẩu là tất cả các quyết định cần
phải đề ra để giải quyết những vấn đề khơng tính trước được hoặc khơng giải quyết được
một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng vận chuyển và do vậy không được
chuẩn bị để đưa vào các quy định và điều kiện của hợp đồng vận chuyển.
14
Sơ đồ 2.1. Mơ hình điều hành q trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
- Nhận dạng phát sinh: Bước đầu tiên trong hoạt động điều hành là người giao nhận cần
biết được những vấn đề, rủi ro nào có thể phát sinh trong q trình giao hàng. Càng dự
đóan được nhiều tình huống xảy ra thì càng có kế hoạch xử lí vấn đề.
- Phân tích tình huống: Mỗi tình huống địi hỏi người xử lý nắm vững vấn đề gì đang
xảy ra, ảnh hưởng như thế nào đến quá trình vận chuyển, nguyên nhân, hậu quả, thuận
lợi và khó khăn khi giải quyết tình huống.
- Xác định các phương án giải quyết: Tập hợp tất cả những phương án có thể giải quyết
được tình huống.
15
- Đánh giá các phương án: Giữa các phương án giải quyết, địi hỏi người giao nhận phải
có cái nhìn tổng quát về lợi ích các bên, cân nhắc làm sao để giải quyết tình huống một
cách ít ảnh hưởng xấu nhất tới tất cả các bên.
- Lựa chọn phương án tối ưu: Lựa chọn một phương án tốt nhất để giải quyết vấn đề
Điều hành quá trình giao hàng cần phải tập trung vào các vấn đề sau:
- Chất lượng: Giải quyết sự thay đổi chất lượng hàng hóa so với quy định trong hợp đồng
giao hàng.
- Số lượng: Đề cập đến việc giải quyết việc tăng giảm số lượng hàng hóa quy định trong
hợp đồng và mức giá cước áp dụng đối với số lượng tăng giảm đó.
- Lịch giao hàng: Phải đổi lịch giao hàng do nảy sinh vấn đề không mong muốn trong
việc thuê phương tiện vận tải, hải quan, thanh toán.
- Hợp đồng vận tải: Khi hợp đồng vận tải phải lưu ý những vấn đề phát sinh trong khi
bốc hàng lên phương tiện vận tải, lên tàu và dỡ hàng ra khỏi tàu.
- Hợp đồng bảo hiểm (nếu có): Thơng báo, thực hiện các thủ tục khiếu nại cơng ty bảo
hiểm khi hàng hóa bị tổn thất.
- Khiếu nại và tranh chấp: Vì với vai trò là bên thứ ba giữa người bán và người mua nên
cơng ty có nghĩa vụ tham gia khi khách hàng cần trong việc giải quyết tranh chấp. Khi
đó công ty cần thu nhập thông tin dữ liệu cần thiết cho khách hàng, cùng khách hàng giải
quyết.
Nội dung giám sát
Hoạt động giám sát quá trình giao nhận hàng hóa đề cập đến những cơng việc
mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo mỗi bên thực hiện các nghĩa vụ của mình và biết rõ
các bên cịn lại có đang thực hiện nghĩa vụ của mình theo hợp đồng hay không.
Phạm vi của giám sát là giám sát nội dung và thời điểm tiến hành công việc, giám
sát công việc của bên chủ hàng, người nhận và người giao nhận trong q trình giao nhận
hàng hóa.
16
