Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh hoà phát

ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA KẾ TOÁN

MỤC LỤC
Mục Lục..........................................................................................................
Danh Mục Ký Hiệu Viết Tắt........................................................................
Danh Mục Bảng Biểu....................................................................................
Danh Mục Sơ Đồ............................................................................................
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................01
CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUN VẬT
LIỆU TẠI CƠNG TY TNHH HỒ PHÁT.................................................03
1.1. Đặc điểm ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH Hồ Phát..........................03
1.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu......................................................................03
1.1.2. Phân loại NVL.......................................................................................04
1.2. Đặc điểm ln chuyển ngun vật liệu của Cơng ty TNHH Hồ Phát....06
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hồ Phát................11
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI
CƠNG TY TNHH HỒ PHÁT...................................................................13
2.1. Kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại cơng ty TNHH Hồ Phát..................13
2.1.1. Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu.................................................13
2.1.2. Quy trình ghi sổ kế toán........................................................................26
2.1.2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho..............................................26
2.1.2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phịng kế tốn.............................29
2.2. Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH Hồ Phát..............36
2.2.1. Kế tốn tổng hợp nhập nguyên vật liệu.................................................36
2.2.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu..................................................39
2.3. Kế toán kết quả kiểm kê kho nguyên vật liệu..........................................46

SV: Hoàng Thị Mai Lan

Lớp:KT11D


ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA KẾ TỐN

CHƯƠNG III: HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI
CƠNG TRY TNHH HỒ PHÁT.................................................................49
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Cơng ty TNHH
Hồ Phát và phương pháp hồn thiện..............................................................49
3.1.1. Những mặt tích cực...............................................................................49
3.1.2. Những mặt hạn chế................................................................................51
3.2. Các giải pháp hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH Hồ
Phát..................................................................................................................52
KẾT LUẬN....................................................................................................57
Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo..................................................................59
Nhận xét của đơn vị thực tập........................................................................60
Nhận xét của GVHD......................................................................................61
Nhận xét của GVPB......................................................................................62

SV: Hoàng Thị Mai Lan

Lớp:KT11D


ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA KẾ TOÁN

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

STT
1

TÊN
Trách Nhiệm Hữu Hạn

VIẾT TẮT
TNHH

2

Nguyên Vật Liệu

NVL

3

Công Cụ Dụng Cụ

CCDC

4

Hố Đơn

HĐ

5

Biên Bản Kiểm Nghiệm

BBKN

6

Cán Bộ Cơng Nhân Viên

CBCNV

7

Số Hiệu

SH

8

Tài Khoản

TK

Phiếu Xuất Kho

PXK

Phiếu Nhập Kho

PNK

Giá Trị Gia Tăng

GTGT

Giấy Báo Nợ

GBN

13

Tài Khoản Đối Ứng

TKĐƯ

14

Số Thứ Tự

STT

Số Lượng

SL

Đơn Giá

ĐG

Đơn Vị Tính

ĐVT

9
10
11
12

15
16
17

SV: Hồng Thị Mai Lan

Lớp:KT11D


ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA KẾ TOÁN

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng Số

Tên

Bảng số 1

Giấy Đề Nghị Mua Vật Tư

Trang
số
14

Bảng số 2
Bảng số 3

Hợp Đồng Mua Bán Hàng Hoá
Hoá Đơn Giá Trị Gia Tăng (NVL mua về)

15
16

Bảng số 4
Bảng số 5

Biên Bản Kiểm Nghiệm Vật Tư, Sản Phẩm, Hàng Hoá
Phiếu Nhập Kho

18
19

Bảng số 6
Bảng số 7

Hoá Đơn Giá Trị Gia Tăng (NVL mua về)
Phiếu Nhập Kho

21
22

Bảng số 8

Đề Nghị Cung Ứng Vật Tư

23

Bảng số 9

Phiếu Xuất Kho

24

Bảng số 10

Phiếu Xuất Kho

25

Bảng số 11
Bảng số 12

Thẻ Kho
Thẻ Kho

27
28

Bảng số 13

30

Bảng số 14

Sổ Kế Toán Chi Tiết Vật Tư ( vật liệu Xi Măng Xám XM
02)
Sổ Kế Toán Chi Tiết Vật Tư ( vật liệu Cát Vàng CV 09)

Bảng số 15

Bảng Tổng Hợp Nhập Xuất Tồn Vật Tư

32

Bảng số 16

Sổ Chi Tiết Thanh Tốn Với Người Bán (cơng ty xi măng
Nam Sơn)

33

Bảng số 17

Sổ Chi Tiết Thanh Tốn Với Người Bán (cơng ty xây dựng
Tùng Lâm))

34

Bảng số 18

Chứng Từ Ghi Sổ

38

Bảng số 19

Chứng Từ Ghi Sổ

39

Bảng số 20

Tờ Kê Chi Tiết

40

Bảng số 21
Bảng số 22
Bảng số 23

Chứng Từ Ghi Sổ
Chứng Từ Ghi Sổ
Sổ Cái TK 152

41
42
43

Bảng số 24
Bảng số 25

Biên Bản Kiểm Kê Vật Tư, Sản Phẩm, Hàng Hoá
Mẫu Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ

48
56

SV: Hoàng Thị Mai Lan

31

Lớp:KT11D


ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA KẾ TOÁN

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu nhập kho………………………7
Sơ đồ 1.2: Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu xuất kho……………………….9
Sơ đồ 2.1: Trình tự kế tốn theo phương pháp thẻ song
song……………………..35
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hình thức chứng từ ghi sổ……………………………………….45

SV: Hoàng Thị Mai Lan

Lớp:KT11D

LỜI MỞ ĐẦU
Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam ngày càng năng động và Việt Nam đã
gia nhập tổ chức kinh tế thế giới WTO đặt các doanh nghiệp trong môi trường cạnh
tranh không ngừng và ngày càng khắc nghiệt hơn. Do đó, với mục tiêu lợi nhuận,
các doanh nghiệp phải hết sức thận trọng trong từng bước đi của mình, khơng
ngừng nâng cao năng suất, giảm thiểu chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Muốn vậy,
các doanh nghiệp phải tiến hành nghiên cứu sâu thị trường, tổ chức tốt công tác
quản lý sản xuất kinh doanh cũng như cơng tác kế tốn, trong đó đặc biệt là phải
thực hiện tốt cơng tác kế tốn.
Trong cơng tác kế tốn của mọi doanh nghiệp sản xuất, kế toán nguyên vật liệu có
một vị trí đặc biệt. Vì trong hoạt động sản xuất cần ba yếu tố rất quan trọng đó là: Tư
liệu sản xuất, đối tượng sản xuất và người lao động, mà nguyên vật liệu là một trong
ba yếu tố cơ bản đó. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Mục tiêu
cuối cùng của mọi doanh nghiệp là thoả mãn tối đa nhu cầu của người tiêu dùng hay
nói cách khác là tối ưu lợi nhuận. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí
nguyên vật liệu là yếu tố chiếm tỷ trọng khá lớn trong tồn bộ chi phí của doanh
nghiệp. Do vậy, cần phải quản lý tốt mọi vấn đề về nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm,
đầy đủ, kịp thời, mà đảm bảo được chất lượng sản phẩm.
Trong doanh nghiệp thì kế tốn có vai trị như một người phiên dịch, báo cáo lại
thực trạng cũng như trạng thái hoạt động của doanh nghiệp đó. Do đó, cơng tác kế tốn
ngun vật liệu đã trở thành vấn đề không thể thiếu, nhà quản lý luôn phải quan tâm đến
việc quản lý nguyên vật liệu từ khâu mua vào đến khâu sử dụng sao cho phù hợp, tiết
kiệm góp phần hạ giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường và
cuối cùng là góp phần nâng cao mức lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Qua quá trình tìm hiểu tình hình thực tế, em nhận thấy tầm quan trọng của kế tốn
ngun vật liệu tại các doanh nghiệp nói chung và của Cơng ty TNHH Hồ Phát nói
riêng. Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài “Hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty
TNHH Hồ Phát ” làm chun đề thực tập của mình.
SV: Hồng Thị Mai Lan

1

Lớp:KT11D


Đề tài ngồi Phần Mở Đầu và Kết Luận có ba chương cơ bản như sau:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
TNHH Hồ Phát.
Chương 2: Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH Hồ
Phát.
Chương 3: Hồn thiện kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH Hồ
Phát.
Chun đề của em được hoàn thành do sự giúp đỡ của Thạc sĩ. Đồn Trúc
Quỳnh, giảng viên khoa kế tốn trường đại học Kinh tế quốc dân, cùng đơn vị thực
tập và sự nỗ lực của bản thân. Song do trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập chưa
nhiều nên đề tài này khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự
đóng góp ý kiến của các thầy cơ giáo.
Em xin chân thành cảm ơn!

SV: Hồng Thị Mai Lan

2

Lớp:KT11D


CHƯƠNG 1 : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUN
VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY TNHH HỒ PHÁT
1.1 Đặc điểm ngun vật liệu tại cơng ty TNHH HỒ PHÁT
1.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng nhất cho một quá trình sản
xuất. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu là một trong những bộ phận chủ yếu của công
tác tổ chức kế tốn trong doanh nghiệp. Để tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu tốt thì
trước hết phải tìm hiểu rõ về đặc điểm của vật liệu tại doanh nghiệp đó.
Sản phẩm chính của cơng ty TNHH Hồ Phát là gạch Block sử dụng cho các
cơng trình xây dựng và dân dụng. Nguyên liệu chính bao gồm xi măng, cát, và các
nguyên liệu phụ như: chất độn ( sỏi, đá mạt, đá 1x2,..), nước, bột màu, v.v là cơ sở
vật chất để hình thành nên thực thể của sản phẩm, tham gia thường xuyên, trực tiếp
vào quá trình hình thành sản phẩm. Nguyên vật liệu với tính chất chủ yếu là vật liệu
rắn nhưng khi gặp nước sẽ hoá lỏng. Mặt khác quy cách, kích cỡ của sản phẩm cũng
khơng nhiều (nhỏ, trung bình và lớn ), với đặc trưng chủ yếu là độ cứng, độ bảo ôn,
và sự tiện dụng nên việc bảo quản nguyên vật liệu không tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp
đến quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm, tuy nhiên nguyên vật liệu sử dụng
tại cơng ty cũng dễ bảo quản, rất ít bị thay đổi phẩm chất, chất lượng (chỉ cần tránh
nước mưa và tránh ẩm bằng cách xếp các pallet lại và để vật liệu chính (xi măng)
trên các pallet; dùng bạt che phủ vật liệu cát, đá, sỏi…lại và để ở nơi có mái che).
Với đặc điểm như trên, cơng tác hạch tốn kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty cũng
khơng quá phức tạp. Tuy nhiên, mỗi loại nguyên vật liệu có những nhóm khác nhau
(Ví dụ: ngun vật liệu xi măng thì bao gồm xi măng xám, xi măng trắng; nguyên
vật liệu cát thì bao gồm cát vàng, cát trắng), mỗi thứ nguyên vật liệu phải được sử
dụng đúng với màu sắc sản phẩm. nên đặt ra yêu cầu phải quản lý chi tiết tới từng
thứ nguyên vật liệu. Mặt khác, các nghiệp vụ về nhập kho, xuất kho trong kỳ cũng
không nhiều (thường vào những ngày đầu tháng và cuối tháng ). Đặc điểm này cho
phép cơng ty có thể lựa chọn phương pháp đơn giản để hạch toán chi tiết nguyên vật
liệu. Về chi phí nguyên vật liệu chính và các vật liệu khác khoảng 70% trong chi
SV: Hoàng Thị Mai Lan

3

Lớp:KT11D

phí sản xuất và giá thành sản phẩm, do vậy chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí
nguyên vật liệu cũng làm thay đổi giá thành sản phẩm. Đặc biệt trên thị trường cũng
có khá nhiều các doanh nghiệp, nhà máy sản xuất mặt hàng này. Vì thế giá thành là
một yếu tố rất quan trọng nhằm mở rộng thị trường của doanh nghiệp, địi hỏi cơng
ty phải quản lý nguyên vật liệu tốt, trên cơ sở đảm bảo tính hiệu quả, tiết kiệm, hạn
chế hư hỏng thất thốt.

1.1.2. Phân loại:
Trong q trình sản xuất gạch Block, cơng ty không phải sử dụng nhiều thứ
nguyên vật liệu, tuy nhiên mỗi loại nguyên vật liệu lại có những đặc tính vai trị
khác nhau. Chính vì vậy, để nâng cao hiệu quả hạch toán chi tiết vật liệu phải tiến
hành phân loại vật liệu.
+ Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình
sản xuất kinh doanh, chia nguyên vật liệu thành:
- Nguyên vật liệu chính: bao gồm xi măng xám, xi măng trắng, cát vàng, cát
trắng
- Vật liệu phụ: bao gồm đá mạt, đá dăm(có lẫn bột đá), sỏi keramzit, than xỉ,
nước, bột màu(lớp mặt gạch 2 lớp). Những vật liệu phụ này giúp cho việc hoàn
chỉnh sản phẩm.
- Vật liệu khác: bao gồm vật liệu phế thải rắn và các phụ gia.
- Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu, nhớt, điện.
Toàn bộ những thứ nguyên vật liệu trên được đưa vào các kho sau:


Kho nguyên vật liệu chính: Kho 1, kho được xây dựng ngay sau phân

xưởng sản xuất số 2(kho bảo quản xi măng); cịn vật liệu cát được bảo quản
ngồi trời, nằm sau phân xưởng sản xuất số 2



Kho nguyên vật liệu phụ: Kho 2, là 1 bãi đất rộng để bảo quản vật liệu,

nằm ngay sau phân xưởng sản xuất số 2


Kho nguyên vật liệu khác: Kho 3, là 1 bãi đất rộng để bảo quản vật liệu,

nằm ngay sau phân xưởng sản xuất số 2

SV: Hoàng Thị Mai Lan

4

Lớp:KT11D




Kho nhiên liệu: Kho 4, kho được xây dựng ngay sau phân xưởng sản

xuất số 2, cạnh kho số 1
Việc phân loại này giúp cho công ty quản lý vật liệu dễ dàng hơn, trên cơ sở
phân loại đó cơng ty theo dõi số lượng của nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ,
khác…từ đó đưa ra biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản sử dụng tốt hơn.
+ Căn cứ vào nguồn gốc của nguyên vật liệu, toàn bộ nguyên vật liệu của cơng
ty là do mua ngồi.
+ Cách thức mã hố ngun vật liệu:

STT

Mã vật tư

Vật tư

Đơn vị tính

1

XM 02

Xi măng xám

Kg

2

XM 03

Xi măng trắng

Kg

3

CV 09

Cát vàng

M3

4

CT 05

Cát trắng

M3

5

ĐM 10 1

Đá mạt

M3

6

ĐA 1x2

Đá 1x2

M3

7

ĐD 102

Đá dăm

M3

8

BĐ 202

Bột đá

M3

9

TX 005

Than xỉ

Kg

10

S01

Sỏi keramzit

M3

11

BM 001

bột màu

Kg

..............

................

..............................

..............

SV: Hoàng Thị Mai Lan

5

Lớp:KT11D


1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty TNHH HỒ
PHÁT
1.2.1. Các phương thức hình thành Ngun vật liệu:
Tồn bộ ngun vật liệu của cơng ty là do mua ngoài, việc mua bán trao đổi
được dựa trên văn bản hợp đồng ký kết.
Các công ty là bạn hàng uy tín lâu năm của cơng ty:
- Cơng ty xi măng Bỉm Sơn ( Thanh Hố)
- Cơng ty xi măng Nam Sơn (Thanh Sơn - Hà Nam)
- Công ty vật liệu xây dựng Thanh Hố

- Cơng ty Xây dựng Tùng Lâm ( Xuân Trường - Nam Định)
Các nghiệp vụ nhập ngun vật liệu trong kỳ thường khơng nhiều, do đó cơng
việc kế tốn ngun vật liệu ở cơng ty cũng khơng q phức tạp. Tuy nhiên q
trình nhập ngun vật liệu khá chặt chẽ: từ khâu tìm nhà cung ứng, ký kết hợp đồng,
giao nhận hàng, lập chứng từ đến xử lý chứng từ.
Việc mua nguyên vật liệu đều phải dựa vào tình hình thực tế theo nhu cầu sử
dụng nguyên vật liệu tại công ty như sau:
- Dựa vào tình hình sản xuất của các phân xưởng. Giả sử tình hình sản xuất
của phân xưởng 1 hiện nay là đang có 1 đơn đặt hàng sản phẩm gạch Block hình sin
khơng màu (39.5 viên/m2). Quản lý sản xuất sẽ xem xét lượng nguyên vật liệu
chính và các vật liệu phụ khác cần cho quá trình sản xuất là bao nhiêu ( xi măng, cát
,đá). Sau đó Quản lý sản xuất làm 1 biên bản giải trình về tình hình sản xuất hiện tại
chuyển lên cho phòng cung ứng vật tư ( phòng kinh doanh) xem xét. Xét thấy nhu
cầu hợp lý, phòng kinh doanh sẽ lập 1 biên bản yêu cầu mua vật liệu gửi lên Giám
đốc điều hành. Khi được cấp trên phê duyệt, nếu vật liệu trong kho cịn thì thủ kho
xuất cho phân xưởng sản xuất, hết hoặc thiếu phịng kinh doanh sẽ tìm đến nhà
cung cấp để ký kết hợp đồng. Hợp đồng mua nguyên vật liệu được 2 bên lập ra và
ký kết, phải có chữ ký của giám đốc cơng ty. Khi các thủ tục được hoàn thành, nhà
cung cấp xuất hàng theo hợp đồng, qua kiểm nhận của phòng kinh doanh, thủ kho
xem xét nhập kho và chuyển hố đơn cho phịng kế tốn ghi sổ.
SV: Hồng Thị Mai Lan

6

Lớp:KT11D


Những loại vật tư mua về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp đúng kho
quy định đảm bảo yêu cầu bảo quản vật liệu và thuận tiện cho việc theo dõi và xuất
dùng vật liệu.

Trong trường hợp có sai sót về số lượng thì ban kiểm nghiệm của phòng kinh
doanh sẽ lập biên bản báo cáo cho bên bán để xủ lý đúng như hợp đồng quy định.
Nếu có sai sót về chất lượng, hàng giao khơng có đủ quy cách phẩm chất thì sẽ
phải trả lại người bán mà không được làm thủ tục nhập kho (ngoại trừ trường hợp
Công ty chấp nhận với một mức giảm nào đó thì sẽ nhập kho bình thường ).

Sơ đồ 1.1: Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu nhập kho

Nhà cung cấp

Phịng kinh
doanh

Thủ kho

Phịng kế tốn

Giám đốc

Nhu cầu mua

Ký vào hợp

Hợp đồng mua

Ký vào

đồng

NVL( lập, ký)

hợp đồng

Xuất hàng
theo hợp

Kiểm nhận

đồng

Hàng về

Ghi sổ

nhập kho

* Phương pháp tính giá
Các nguyên vật liệu của cơng ty đều do mua ngồi, do đó để đánh giá trị giá
nguyên vật liệu, kế toán sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá.
Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho từ mua ngoài bao gồm: trị giá
mua, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, thuế khơng được hồn lại (nếu có). Nếu
chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật
SV: Hoàng Thị Mai Lan

7

Lớp:KT11D


liệu nhập kho chỉ bao gồm trị giá mua là giá bán ghi trên hố đơn ( giá chưa có

VAT ) cộng (+) thuế khơng được hồn lại (nếu có).
Ví dụ: Ngày 08/03/2010, công ty nhập kho vật liệu xi măng xám loại XM 02,
phiếu nhập kho số 25, ngày 08/03/2010, số lượng 85 tấn, đơn giá mua: 9.506
đồng/kg.. Số vật liệu này mua của công ty xi măng Nam Sơn ( Thanh Sơn-Hà
Nam), hoá đơn GTGT số 02415 ngày 07/03/2010.
Giá bán chưa có thuế

: 80.801.000 đồng

Thuế GTGT (thuế suất 5%)

: 4.4040.050 đồng

Tổng giá thanh toán

: 84.841.050 đồng

Theo thoả thuận ( ghi trong điều 6 của hợp đồng mua bán số VCT0124307K
ngày 06/03/2010), tồn bộ các chi phí vận chuyển, bốc xếp sẽ do bên bán chịu.
Với tài liệu trên, cơng ty tính trị giá vốn thực tế nhập kho của vật liệu xi măng
xám loại XM 02 như sau:
Trị giá vốn thực tế nhập kho = 84.841.050 đồng, tức bằng giá mua chưa VAT.
Trường hợp tồn bộ chi phí vận chuyển do cơng ty chịu thì trị giá vốn thực tế
của nguyên vật liệu nhập kho bao gồm trị giá mua là giá bán ghi trên hoá đơn ( giá
chưa có VAT) cộng (+) chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ cộng (+) thuế khơng
được hồn lại (nếu có).

1.2.2. Các phương thức sử dụng nguyên vật liệu:
Muốn sản xuất sản phẩm cần có nguyên vật liệu, khi đó bộ phận sản xuất phải
có phiếu yêu cầu nguyên vật liệu đưa cho bên thực hiện xuất kho. Với yêu cầu

nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm phải đúng quy cách, phẩm chất, số lượng và phải
dựa trên định mức mà phịng kế hoạch đưa ra.
Khi đã có phiếu u cầu của bộ phận sản xuất và ban vật tư có thể cung ứng
được thì ban vật tư sẽ viết phiếu xuất kho, mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên
Liên 1 : Lưu ở bộ phận lập phiếu
Liên 2 : Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và cuối ngày chuyển cho kế toán
Nguyên vật liệu để ghi vào cột đơn giá, cột thành tiền của phiếu xuất kho rồi ghi
vào sổ kế tốn .

SV: Hồng Thị Mai Lan

8

Lớp:KT11D


Liên 3 : Người nhận nguyên vật liệu giữ để lưu vào sổ kế toán bộ phận sử
dụng .
Đối với loại nguyên vật liệu mà nhu cầu sử dụng trong tháng ít khơng thường
xun, khi phát sinh nhu cầu sử dụng bộ phận lập phiếu xuất kho lập thành 2 bản.
Căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, thủ kho xuất kho và ghi số lượng xuất vào phiếu
người nhận, và thủ kho ký vào 2 liên .
Liên 1: Giao cho người nhận vật tư .
Liên 2: Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán
nguyên vật liệu làm căn cứ để ghi sổ .

Sơ đồ 1.2: Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu xuất kho
Nhu cầu cần vật
tư ở phân xưởng

Lập phiếu xuất
kho

Lập phiếu xin vật tư
cần dùng

Phòng vật tư ký xác
nhận

Quản lý sản xuất
lý

Giám đốc phê
duyệt

* Phương pháp tính giá
Để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, công ty áp dụng phương
pháp “nhập trước xuất trước”. Đây là phương pháp dựa trên giả thiết số hàng nào
nhập trước thì xuất kho trước và lấy đơn giá thực nhập của số hàng đó là đơn giá
xuất.
Ví dụ: trong tháng 03/2010, cơng ty có các tài liệu sau về vật liệu xi măng xám
loại XM 02:
+ Tồn ngày 01/03: SL:4.500kg, ĐG:9.456 đồng/kg. TT:42.552.000 đồng
+ Xuất ngày 05/03: SL:2.000kg
SV: Hoàng Thị Mai Lan

9

Lớp:KT11D

+ Nhập ngày 08/03: SL:8.500 kg, ĐG: 9.506 đồng/kg. TT: 80.801.000 đồng
+ Xuất ngày 10/03: SL: 10.000kg
+ Nhập ngày 25/03: SL:15.000kg, ĐG:9.800 đồng/kg. TT:147.000.000 đồng
Với tài liệu trên, công ty tính trị giá vốn thực tế xuất kho của nguyên liệu xi
măng xám loại XM 02 trong tháng cho từng phiếu xuất như sau:
Phiếu xuất số PX 34 ngày 05/03

2.000x9.456

Phiếu xuất số PX39 ngày 10/03/2010 2.500x9.456+7.500x9.506
Cộng cả tháng

= 18.912.000
= 94.935.000
113.847.000

1.2.3. Hệ thống kho tàng, bến bãi tại công ty TNHH Hoà Phát:
Dựa vào cách phân loại nguyên vật liệu ra thành NVL chính và NVL phụ
Việc quản lý NVL tại cơng ty cũng phân ra thành kho NVL chính và kho NVL
phụ.
- Kho NVL chính: Kho 1
- Kho NVL phụ: Kho 2
- Kho Vật liệu khác: Kho 3
- Kho Nhiên liệu: Kho 4
- Kho Bán thành phẩm: kho 5, kho nằm sau phân xưởng sản xuất số 3
- Kho Thành phẩm: kho 6, kho nằm sau phân xưởng sản xuất số 3,cạnh kho 5
- Kho Công cụ dụng cụ: kho 7, nằm sau khu văn phịng cơng ty
Việc phân kho ra để quản lý NVL - CCDC một cách thật khoa học. không bị
xuất nhầm. Dễ dàng cho việc kiểm kê định kỳ vào cuối tháng hay theo sự bất chợt

của quản lý. Ngồi ra cơng ty cịn có các quy chế chặt chẽ trong quản lý NVL tại
kho thông qua việc quy trách nhiệm vật chất trực tiếp đối với những người có liên
quan
Các kho nguyên vật liệu được để trong nhà xưởng, được che đậy cẩn thận. Và
có sự phân cách của hàng rào bảo vệ. Có chìa khoá giao riêng cho thủ kho nắm giữ.
Việc cung ứng vật tư chỉ có thủ kho mới được phép ra vào mở của. Hàng tháng, vào

SV: Hoàng Thị Mai Lan

10

Lớp:KT11D


các ngày cuối tháng ban giám đốc có văn bản điều hành việc kiểm kê vật tư, thành
phẩm trong kho.

1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH HỒ PHÁT
Để thực hiện tốt cơng tác quản lý nhập xuất vật tư hàng hố tại cơng ty đồng
thời nhằm đảm bảo thơng tin kịp thời cho hạch tốn kế tốn phục vụ cho cơng tác
+ Trong khâu thu mua: quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách,
chủng loại, giá mua, chi phí mua, và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sử
dụng của đơn vị.
+ Trong khâu dự trữ, bảo quản: doanh nghiệp đã tổ chức tốt hệ thống kho tàng,
bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối
đa cho từng loại nguyên vật liệu để giảm bớt hư hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn,
giữ được chất lượng nguyên vật liệu.
+ Ở khâu sử dụng: Doanh nghiệp tuân thủ việc sử dụng hợp lý, đúng mục đích,
tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao, dự tốn chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giá
thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Để đáp ứng được những yêu cầu quản lý kế tốn ngun vật liệu kể trên, các
phịng ban cơng ty đã thực hiện tốt các chức năng sau đây:
- Phòng kinh doanh quản lý về số lượng, chủng loại NVL, tổ chức thu mua
NVL. Kho thì quản lý mặt hiện vật NVL. Cịn phịng kế tốn quản lý NVL cả về số
lượng và giá trị. tổ chức hạch tốn tình hình Nhập - xuất - tồn đầy đủ và kịp thời,
cung cấp thông tin quản lý.
- Dựa trên yêu cầu của sản xuất thì phịng kinh doanh sẽ lập biên bản đề nghị
mua vật liệu gửi lên giám đốc điều hành, sau khi được giám đốc xem xét và ký
duyệt thì phịng kinh doanh sẽ cử 1 đại diện đi liên hệ nhà cung cấp, hợp đồng mua
bán được thực hiện khi có đầy đủ chữ ký của giám đốc cơng ty, đại diện phịng kinh
doanh và nhà cung cấp. Nguyên vật liệu mua vể trước khi nhập vào kho thì được
thủ kho, bộ phận kiểm tra chất lượng hàng xác minh về thông tin tên vật tư, mã số
vật tư, số lượng thực tế. Sau khi được kiểm tra về quy cách sản phẩm mẫu mã nếu
đạt yêu cầu bắt buộc phải nhập kho trước khi đi vào sản xuất và làm thủ tục nhập

SV: Hoàng Thị Mai Lan

11

Lớp:KT11D


kho ngay trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng. Trường hợp hàng về chưa có hố
đơn, cán bộ mua vật tư phải sử dụng mẫu “phiếu đề nghị nhập kho” dùng cho
trường hợp hàng về chưa có hố đơn làm chứng từ nhập kho. Mẫu này phải được sự
ký duyệt của giám đốc, phịng kế tốn, thủ kho. Trường hợp cán bộ vật tư không lập
“phiếu đề nghị nhập kho” cho trường hợp hàng về khơng có hố đơn, thủ kho khơng
được phép cho vật tư hàng hố vào kho. Thủ tục này tuy quản lý được vật liệu nhập
vào chặt chẽ nhưng lại quá nguyên tắc, nếu cán bộ vật tư chưa thể lập phiếu đề nghị
nhập kho hoặc phiếu đề nghị nhập kho chưa có đầy đủ chữ ký phê duyệt thì nguyên

vật liệu sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp cả về quá trình nhập cũng như việc bảo quản chất
lượng nguyên vật liệu.
- Nguyên vật liệu được xuất kho khi có giấy đề nghị xuất kho của quản lý phân
xưởng, thông qua sự xét duyệt của Giám đốc điều hành, dựa trên kế hoạch sản xuất
do phịng kinh doanh lập và dự tốn chi phí sản xuất mà phòng kinh doanh cung
cấp. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho được lập với đầy đủ chữ ký phê duyệt và được
lập thành các liên giao cho các phòng ban có liên quan.
- Việc kiểm kê NVL được kế toán NVL và thủ kho kết hợp tiến hành. Dựa trên
số lượng thực tế trên mặt bằng và các chứng từ kế toán NVL nhận được hằng ngày
để tiến hành đánh giá lại số lượng nguyên vật liệu trong quá sử dụng thực tế có bị
mất mát gì khơng. Khi tiến hành kiểm kê xong kế toán và thủ kho phải có biên bản
báo cáo về tình hình kiểm kê. Việc đánh giá q trình kiểm kê phía có sự đánh giá
từ phụ trách bộ phận và giám đốc điều hành sản xuất.
Với sự biến động thường xuyên liên tục của giá cả thị trường như hiện nay,
công ty chỉ dự trữ NVL đáp ứng như cầu tồn cơng ty, không dự trữ quá nhiều làm
giảm chất lượng NVL do tồn kho lâu, tăng chi phí bảo quản, cơng ty có quy chế cho
phép sử dụng linh hoạt NVL. Cụ thể là NVL của đơn đặt hàng có thể được sử dụng
cho các đơn đặt hàng khác ( nếu cần thiết) và có thể đem bán nếu thấy tồn kho loại
NVL đó là bất lợi cho cơng ty.

SV: Hồng Thị Mai Lan

12

Lớp:KT11D


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU
TẠI CƠNG TY TNHH HỒ PHÁT
2.1. Kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại cơng ty TNHH Hồ Phát

2.1.1. Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu :
* Chứng từ kế toán:
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, các nghiệp vụ kinh tế liên
quan đến việc nhập, xuất kho nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp
thời, đúng chế độ quy định
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 15 năm 2006 của
Bộ tài chính, các chứng từ kế tốn chủ yếu liên quan đến kế toán nguyên vật liệu
gồm:
- Hoá đơn GTGT
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Thẻ kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá
Các chứng từ này luôn được lập kịp thời, đầy đủ, đúng quy định về mẫu biểu,
nội dung, phương pháp lập, tính hợp pháp hợp lệ của các chứng từ về các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh

* Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Đơn đặt hàng sau khi được ký kết, bộ phận sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch
sản xuất, tính tốn số nguyên vật liệu đầu vào cần thiết, quy cách, chủng loại để
trình giám đốc. Căn cứ kế hoạch đó, giám đốc xem xét, chỉ đạo phịng kinh doanh
có nhiệm vụ tìm nhà cung ứng thích hợp thơng qua việc ký kết hợp đồng mua bán.
Dưới đây là ví dụ 1: minh hoạ về quá trình mua nguyên vật liệu xi măng xám
loại XM 02 giữa công ty với nhà cung cấp:

SV: Hoàng Thị Mai Lan

13

Lớp:KT11D


Hóa đơn số 02415 ngày 07/03 năm 2010, cơng ty mua 85 tấn xi măng xám loại
XM 02 nhập kho, đơn giá mua là 9.506 đồng/kg, thuế GTGT 5% của cơng ty xi
măng Nam Sơn chưa thanh tốn tiền, phiếu nhập kho số 25 ngày 08/03 năm 2010,
số lượng 85 tấn.
Theo ví dụ trên, xuất phát từ yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu, ngày
02/03/2010, bộ phận sản xuất đề nghị lĩnh vật tư cho sản xuất sản phẩm, quản lý
phân xưởng làm giấy đề nghị mua vật tư gửi lên phịng kế hoạch.

Bảng Số: 1
Cơng ty TNHH Hồ Phát
Bộ phận: Phân xưởng sản xuất

GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ
Ngày 02 tháng 03 năm 2010
Kính gửi:

Giám đốc Cơng ty TNHH Hồ Phát

Đồng kính gửi: Phịng kinh doanh
Tên tơi là: Nguyễn Hải Hà
Bộ phận: Phân xưởng sản xuất số 1– Tổ trạm trộn

Đề nghị mua các loại vật liệu để tiện cho việc sản xuất sản phẩm.
STT

Tên vật tư

Đơn vị tính

Số lượng

1

Xi măng xám loại XM 02

Tấn

85

Ghi chú

Lý do : Phục vụ cho sản xuất.
BGĐ cơng ty

Trưởng phịng

Quản đốc phân xưởng

Thủ kho

Người đề nghị

( Ký tên)

( Ký tên)

( Ký tên)

( Ký tên)

( Ký tên)

Căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư, phịng kinh doanh tiến hành tìm kiếm nhà
cung cấp và lập hợp đồng mua bán.
Trong quá trình mua nguyên vật liệu, chứng từ quan trọng là hố đơn GTGT.
Hóa đơn GTGT cùng với hợp đồng sẽ được gửi về phịng kế tốn.

SV: Hồng Thị Mai Lan

14

Lớp:KT11D


Bảng Số: 2
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-------o0o------

HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HỐ
Số: BSP0321006D
Ngày: 05/03/2010
….
Xét thấy bên mua có nhu cầu mua hàng hoá của bên bán, được đề cập trong
mục 2 và bên bán sẵn sàng cung cấp cho bên mua theo những điều khoản và điều
kiện được quy định trong hợp đồng sau đây. Do đó, trên cơ sở những thoả thuận và

cam kết sau khi hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá sau:
1. Đơn đặt hàng của bên mua số : BSP0321006D

2. Hàng hoá: Xi măng xám theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 2000, loại
XM.
Stt

Tên hàng

1

Xi măng xám XM 02
Cộng
GTGT 5%
Tổng cộng

Số lượng
(tấn )
8500

Đơn giá
( VNĐ )
9.506

30
30

Thành tiền
(VNĐ)
80.801.000

80.801.000
4.040.050
84.841.050

Tổng giá trị hợp đồng bằng chữ là: Tám tư triệu tám trăm bốn mốt nghìn
khơng trăm năm mươi đồng chẵn.
…

Để làm cơ sở pháp lý, căn cứ vào những điều khoản và điều kiện nêu trên,
đại diện 2 bên tham gia đồng ý ký hợp đồng này
Công ty TNHH Hồ Phát

Cơng ty TNHH Nam Sơn

( Bên mua )

SV: Hoàng Thị Mai Lan

(Bên bán )

15

Lớp:KT11D