Chuong 3 hoach dinh du an option 2

CHƯƠNG 03

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN


MỤC TIÊU


NỘI DUNG
1. Hoạch định dự án

2. Lập kế hoạch tiến độ dự án
3. Điều chỉnh tiến độ dự án
4. Lập ngân sách dự án
5. Điều hòa nguồn lực dự án
3


HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
1.
2.
3.

Khái niệm hoạch định dự án
Khung hoạch định dự án cơ bản
Các tiêu chuẩn đánh giá việc hoạch định
dự án thành công

4

1. HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
◼

Hoạch định dự án là một quá trình mà nhà quản lý
lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu của
dự án trong tương lai.

◼

Hoạch định dự án nhằm giải quyết các vấn đề: Sắp
xếp các công việc, lập thời gian biểu cho công việc
và phân phối nguồn lực để thực hiện dự án.

◼

Hoạch định là cơ sở để kiểm sốt và đánh giá q
trình thực hiện dự án.

5


LẬP KẾ HOẠCH
◼

Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các công việc
của dự án theo một trình tự logic, qui định rõ các cơng việc cụ
thể cần thực hiện, nguồn lực và thời gian cần thiết để hoàn
thành các mục tiêu đã xác định của dự án
❑
❑

❑

❑

❑
❑

❑
❑

Mục tiêu của dự án là gì?
Phải thực hiện việc gì?
Ai sẽ thực hiện phần cơng việc nào?
Cơng việc được thực hiện như thế nào? CV nào găng? CV nào
có thể đẩy lùi và đẩy lùi bao lâu? Có thể tăng cường chi phí để
rút ngắn thời gian của một số CV hay không?
Ngân sách cho từng giai đọan, tồn bộ dự án là bao nhiêu?
Khi nào cơng việc bắt đầu và hồn thành?
Cơng việc được thực hiện ở đâu?
Khi nào hoàn thành dự án?


Tại sao phải lập kế hoạch?
◼
◼
◼
◼
◼

Hầu hết các khó khăn

của dự án gặp phải là do
thiếu kế hoạch hoặc lập
kế hoạch khơng đúng.

Góp phần đạt được mục tiêu
Đảm bảo trình tự cơng việc
Xác định thời gian, chi phí, u cầu chất lượng
Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực
Giúp việc kiểm soát và theo dõi
◼ Tăng cường giao tiếp, phối hợp
◼ Khuyến khích/động viên
◼ Huy động vốn
◼ Cung cấp dữ liệu
7


2. KHUNG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
Xác định
mục tiêu
Xác định
công việc

Tổ chức
Hoạch định
nguồn lực
Hoạch định
tiến độ

Hoạch định
kiểm soát

2. CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
Trình bày chi
tiết thiết kế
dự án

Gantt, CPM/PERT


2.1 Xác định mục tiêu
Thu thập yêu cầu

10


Thu thập yêu cầu
Các vấn đề thường gặp trong thu thập u cầu:

- Khơng có tiêu chí nghiệm thu
- Khơng nhận được sự cộng tác
- Bỏ sót các bên liên quan
- Lấy sót u cầu
- Chỉ là “WANT” chứ khơng phải “NEED”


Xác định mục tiêu dự án

12

Xác định mục tiêu dự án
◼

Xác định đích đến của dự án
là gì?
➢

◼

Cụ thể: Giải quyết vấn đề gì?
Kết quả phải đạt được là gì?

Làm sao cho tất cả mọi người tham gia ở các
bộ phận QLDA đều hiểu và nhất trí về mục
tiêu dự án

13


Xác định mục tiêu dự án
Các câu hỏi đặt ra:
◼

◼
◼

◼

Mục đích của các cơng việc phải

thực hiện là gì?
Ai sẽ hưởng lợi từ kết quả này?
Mục tiêu của các thành viên liên
quan sẽ khác nhau như thế nào?
Tiêu chuẩn nào các thành viên có
liên quan sử dụng để đánh giá sự
thành công của dự án?

14


Yêu cầu mục tiêu dự án
◼

◼

Within Time, Within Cost, Desire
Performance
Thường dùng tiêu chuẩn SMART
❑
❑
❑
❑
❑

Cụ thể, rõ ràng (Specific)
Có thể đo lường được (Measurable)
Có thể thỏa thuận được (Agreed upon)
Có thể thực hiện được (Realistic)
Có giới hạn thời gian (Time-Bound)

15


Các cấp độ mục tiêu dự án

16


Đánh giá những hạn chế, tận dụng nguồn
sẵn có, kiểm tra lại tồn bộ nguồn lực
◼

◼

Nếu thành cơng của dự án phụ thuộc vào những
nguồn lực mà sắp tới không thể có được thì hãy
suy nghĩ lại và thay đổi mục tiêu.
Tận dụng tối đa những thứ đã có sẵn để giảm thời
gian và chi phí

17


2.2 Xác định cơng việc
◼

Tiến trình soạn thảo một bản mô tả chi tiết công việc nào sẽ
được làm để đạt mục tiêu dự án

◼

Phương pháp và công cụ
◼
◼

Brainstorming – Cho các dự án nhỏ, đơn giản
WBS (Work Breakdown Structure) - Cấu trúc phân tách
công việc – Cho các dự án vừa và lớn


CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC
(WBS – Work Breakdown Structure)
◼

◼

WBS là công cụ QLDA quan trọng nhất và là cơ sở cho
các bước lập kế hoạch và kiểm soát
WBS là phương pháp xác định có hệ thống các cơng
việc của dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các cơng
việc nhỏ dần với mục đích:
❑
❑
❑

❑

Tách dự án thành các công việc với mức độ chi tiết, cụ thể hơn
Xác định tất cả các cơng việc

Ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí và các yêu cầu kỹ thuật
khác 1 cách hệ thống
Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý


CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CƠNG VIỆC
(WBS – Work Breakdown Structure)
◼

Hình thức WBS
❑

WBS được thể hiện dưới hình thức “Cây đa hệ” phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của
dự án.
◼
◼

◼

❑

Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện.
Các cấp bậc thấp dần thể hiện ở mức độ chi tiết của mục tiêu.
Cấp độ thấp nhất là những CV cụ thể tương ứng với đơn vị
thời gian của DA

Số lượng các cấp bậc của WBS phụ thuộc quy mô và
độ phức tạp của dự án