Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và phải thu khách hàng tại chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng

Lời mở đầu
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong
hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà
quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình
như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh
trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được
một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên
của doanh nghiệp
Chi nhánh hoá dầu Đà Nẵng cũng không nằm ngoài mục tiêu đó. Là đơn vị
trực thuộc Công ty Hoá dầu Việt Nam, hoạt động chủ yếu của chi nhánh là tiếp nhận
và phân phối hàng hóa trên địa bàn các tỉnh duyên hải miền Trung và các tỉnh Tây
Nguyên. Với thị trường khá rộng lại thêm đặc tính hàng hóa cồng kềnh, đa dạng,
Chi nhánh thường xuyên vận chuyển hàng hóa, ngoài ra chính sách tín dụng của Chi
nhánh chỉ áp dụng đối với khách hàng lớn mà khách hàng của Chi nhánh đa số là
khách hàng thường xuyên. Dẫn đến khoản phải thu tại chi nhánh chiếm đến 50%
tổng tài sản(theo số liệu cuối tháng 9-2009). Tuy nhiên Chi nhánh chưa có bộ phận
kiểm soát riêng biệt, các nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng. Bên cạnh đó hiện
tại ở Chi nhánh đang áp dụng phần mềm kế toán Solomon, đặc điểm của phần mềm
là các sổ độc lập nhau, phù hợp với doanh nghiệp có sự phân chia công việc tách
bạch giữa các kế toán viên, tuy nhiên một kế toán viên lại kiêm nhiệm nhiều công
việc khác nhau, ví dụ kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ, kế toán hàng hóa kiêm kế toán
thanh toán…
Trên cơ sở nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ cùng với trải
qua thời gian thực tập tại chi nhánh, em quyết định chọn đề tài” Kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng và phải thu khách hàng tại chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng” làm đề
tài thực tập tốt nghiệp. Đề tài gồm các nội dung chính sau
Phần 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Phần 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng
Phần 3: Đánh giá thực trạng và một số ý kiền nhằm hoàn thiện công tác
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Hóa dầu Đà

Nẵng.
SVTH : Cao Thị Mai Ngọc – Lớp: 32K6.2 Trang 1
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN
1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm tra, kiểm soát luôn là chức năng quan trọng trong quản lý. Bên cạnh
việc tổ chức hoạt động của đơn vị, vấn đề kiểm soát luôn được các nhà quản lý xây
dựng,coi trọng nhằm giảm thiểu rủi ro và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Vậy
kiểm soát nội bộ (KSNB) là gì?
Theo định nghĩa của COSO Ủy ban các tổ chức tài trợ (Committee of Sponsoring
Organization), kiểm soát nội bộ là quy trình được áp dụng bởi hội đồng quản trị, nhà
quản lý và các cá nhân khác, được thiết lập để đem lại sự bảo đảm tương đối nhằm
thực hiện các mục tiêu sau:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
- Tuân thủ các quy định và quy chế
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là
các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm
cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và
phát hện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý; nhằm bảo vệ,
quản lý và sử dụng tài sản của đơn vị.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ
thống chính sách và thủ tục nhằm thực hiện bốn mục tiêu sau:
1- Bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi lãng phí, gian
lận hoặc sử dụng tài sản không hiệu quả.
2- Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy.
3- Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị
4- Đánh giá việc chấp hành các chính sách quy định tại đơn vị

Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch,
quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm
bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra. KSNB không
chỉ giới hạn ở chức năng tài chính và kế toán mà còn phải kiểm soát các chức năng
khác như hành chính, quản lý sản suất.
Do đó, có thể thấy rằng hai mục tiêu đầu là mục tiêu của KSNB về kế toán,
còn hai mục tiêu sau là mục tiêu KSNB về quản lý.
1.2. Sự cần thiết của KSNB
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công
ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những
công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả
hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin,
kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông,
một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 2
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố
của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối
với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho
những công ty có rủi ro thấp hơn.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền
lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành.
Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì
quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ
chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào
có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học
chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát
mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các
rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ),bảo vệ tài
sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp đảm bảo tính
chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,đảm bảo mọi thành viên tuân
thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp, đảm bảo sử dụng tối
ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ
đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
1.3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp mà hệ
thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau. Nhưng nói chung hệ thống kiểm
soát nội bộ gồm 5 yếu tố chính sau:
- Môi trường kiểm soát:
- Đánh giá rủi ro: xác định các rủi ro xuất phát từ các nhân tố bên trong, bên
ngoài doanh nghiệp
- Hệ thống thông tin kế toán: bao gồm các phương pháp và hệ thống sổ sách
chứng từ kế toán, được thiết lập bởi nhà quản lý để ghi chép và báo cáo về các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh cũng như tài sản và nguồn vốn của đơn vị
- Các thủ tục kiểm soát: là các chính sách và thủ tục được thiết lập bởi nhà
quản lý của đơn vị để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã định.
- Giám sát hệ thống kiểm soát: là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống
kiểm soát nội bộ.
Mỗi một yếu tố trong hệ thống bao gồm các chính sách và các thủ tục được doanh
nghiệp thiết kế và thực hiện nhằm đảm bảo thực hiên các mục tiêu nói trên.
1.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố có tính chất môi trường tác động
đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị.
Các yếu tố này chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức và hành động
của nhà quản lý đơn vị.
- Đặc thù về quản lý: + Quan điểm của nhà quản lý: nếu nhà quản lý có quan
điểm kinh doanh trung thực, lành mạnh, coi trọng tính trung thực của BCTC, đồng

SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 3
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Như vậy, môi trường
kiệm soát sẽ mạnh, và chặt chẽ.
+ Phân bổ quyền lực: nếu quyền lực được phân chia hợp
lý cho nhiều người thì môi trường kiểm soát sẽ tốt hơn
- Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên
trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức tốt là cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, tổ chức
hoạt động trong doanh nghiệp, góp phần tạo nên môi trường kiểm soát mạnh cũng
như đảm bảo việc thực hiện mục tiêu của đơn vị.
- Chính sách nhân sự: bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và
các chế độ khác của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt,
khen thưởng, kỉ luật các nhân viên của mình. Một chính sách nhân sự tốt không chỉ
phát huy trình độ chuyên môn của nhân viên, tăng cường tính đoàn kết trong doanh
nghiệp mà còn đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh.
- Công tác kế hoạch: bao gồm các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hay dự toán
đầu tư, sữa chữa TSCĐ, tài chính. Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách
khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì vậy,
trong thực tế, nhà quản lý thường quan tâm xem xét đến tiến độ kế hoạch, theo dõi
những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch để phát hiện ra những biến động bất thường
và xử lý kịp thời.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ: bộ phận này thực hiện giám sát và đánh giá
thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Vì vậy, đây là nhân tố quan trọng
của môi trường kiểm soát.
- Ủy ban kiểm toán: ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị bao gồm
các ủy viên không phải nhân viên công ty. Có nhiệm vụ và quyền hạn: kiểm tra,
giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát chấp hành luật pháp của
công ty, tiến trình lập BCTC, hòa giải mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập và ban
giám đốc…Do vậy, sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của ủy ban kiểm toán là
nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát.

- Các yếu tố bên ngoài: ngoài các yếu tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn
vị còn chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của cơ
quan Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ… Các nhân tố này tuy không thuộc tầm
kiểm soát của nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến nhà quản lý trong
việc thiết kế và thực hiện hệ thống KSNB.
1.3.2. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp
Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ
công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong
hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.
Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích rủi ro có liên quan đến quá trình
hướng đến mục tiêu của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc xác định các cách thức,
biện pháp xử lý và hạn chế rủi ro.
1.3.3. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB. Hệ thống
kế toán không những cung cấp những thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho những
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 4
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
đối tượng sử dụng thông tin mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của
đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ
với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản
trị. Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng
quá trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt về hình thành và cung cấp
thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau.
Các mục tiêu tổng quát của hệ thống KSNB về phương diện kế tóan bao
gồm:
- Tính có thật: kế toán chỉ ghi chép những nghiệp vụ kinh tế có thật, thực sự
phát sinh, chứ không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.
- Tính đầy đủ: nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Sự đánh giá: không để xảy ra những sai phạm trong việc tính toán hay áp

dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường.
- Sự phân loại: đảm bảo số liệu được ghi chép vào đúng tài khoản, đúng sổ
sách kế toán liên quan.
- Đúng kỳ: việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, niên độ kế toán.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Các nghiệp vụ phải được chuyển sổ và
tổng hợp chính xác.
- Trình bày và khai báo: số liệu phải được trình bày và khai báo trên các BCTC
đúng đắn, phù hợp với các quy định chuẩn mực hiện hành
1.3.4. Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát được người quản lý đơn vị xây dựng để thực hiện các
mục tiêu kiểm soát nội bộ: bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu đáng tin cậy… Các thủ
tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ cụ thể nên rất khác
nhau giữa các đơn vị và nghiệp vụ khác nhau. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát
thường được xây dựng trên các nguyên tắc cơ bản sau:
- Nguyên tắc phê duyệt và ủy quyền: Theo nguyên tắc này, tất cả các nghiệp
vụ phải được phê duyệt của cấp có thẩm quyền hoặc của người được ủy quyền một
cách thích hợp. Theo đó các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số
công việc trong một phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về
công việc đó. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo
nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất đi tính
tập trung của đơn vị.
Vấn đề phê duyệt này có thể được chia thành 2 loại: phê duyệt cụ thể và phê
duyệt chung.
+ Sự phê duyệt cụ thể được áp dụng đối với các nghiệp vụ có tính bất
thường, trọng yếu hoặc đối với các dự án chương trình. Chẳng hạn như: các nghiệp
vụ liên quan đến việc mở rộng nhà máy, mua hoặc bán chi nhánh…
+ Phê duyệt chung được áp dụng khi công ty thiết lập các quy định, chính
sách từ trước cho loại nghiệp vụ đó và thông thường đây là các nghiệp vụ có tính
chất thường xuyên. Chẳng hạn, ban giám đốc công ty đã phê chuẩn hạn mức tín
dụng hoặc chính sách giảm giá thống nhất, các bộ phận như phòng kinh doanh,

SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 5
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
phòng kế toán được thực hiện các loại nghiệp vụ này cho khách hàng mà không cần
có sự phê duyệt cụ thể của BGĐ nữa.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này, công việc và trách
nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong
một tổ chức. Cơ sở của nguyên tắc này là trong một chế độ nhiều người làm việc,
các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công phân
phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa và giúp cho việc kiểm tra và
thúc đẩy lấn nhau trong công việc.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này đòi hỏi phải tách biệt về trách
nhiệm đối với công việc. Nguyên tắc này làm giảm thiểu rủi ro trong việc gian lận,
biển thủ tài sản của đơn vị.
+ Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi
chép sổ sách.
+ Trách nhiệm bảo quản tài sản và ghi chép sổ sách
+ Trách nhiệm xét duyệt và ghi chép sổ sách.
+ Chức năng kế toán và chức năng tài chính
+ Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.
Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên mà
sự kiêm nhiệm sẽ dẫn đến gian lận khó phát hiện.
Ngoài ba nguyên tắc cơ bản khi xây dựng các thủ tục kiểm soát, kiếm soát
nội bộ trong một đơn vị còn bao gồm những quy định cụ thể để kiểm tra, kiểm soát
hoạt động và tài sản của đơn vị
1.3.4.1. Kiểm soát vât chất đối với tài sản và sổ sách
Các hoạt động kiểm soát này chính là giới hạn khả năng tiếp cận về mặt vật
lý đối với tài sản của công ty. Ví dụ: hệ thống kho tàng với hệ thống khóa, camera
quan sát, thiết bị chống trộm, báo cháy… Các thiết bị này sẽ ngăn ngừa hoặc hạn
chế việc những người không có phận sự tiếp xúc trực tiếp đối với tài sản hoặc gián
tiếp thông qua chứng từ sổ sách đơn vị.

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt
buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều
tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục
bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản
có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh
cắp.
Ngoài ra đơn vị cũng cần kiểm soát vật chất thông tin trên máy tính nhằm
bảo đảm cho những thiết bị máy tính và phần mềm tránh được các rủi ro do môi
trường, nguồn cung cấp điện, hỏa hoạn, hay việc sử dụng sai mục đích… Các hoạt
động kiểm soát sẽ rất cần thiết cho việc bảo vệ các thiết bị máy tính hạn chế tối đa
những thiệt hại do môi trường tự nhiên hay do sự phá hoại của con người.
Bên cạnh đó, tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn,
đúng quy định để dễ dàng truy cập khi cần thiết. Cũng nhằm đề phòng các rủi ro có
thể xảy ra, mọi tập tin và chương trình cần được sao chép, lưu trữ và cập nhật
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 6
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
thường xuyên trên các đĩa mềm, đĩa CD hay các phương tiện lưu trữ khác. Các bản
sao cần phải lưu trữ tách biệt với nơi lưu trữ bản gốc.
1.3.4.2 Kiểm soát kế toán
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm
kiểm tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm soát kế toán là một
thành phần quan trọng, đó là việc kiểm tra chặt chẽ các chứng từ sổ sách kế toán từ
việc tính toán các con số, số liệu, xem xét các chữ ký liên quan đã đầy đủ và chính
xác chưa, đến kiểm tra việc luân chuyển chứng từ sổ sách…Kiểm soát kế toán cần
đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể dễ
kiểm soát, tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng
tốt. Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy
định trên mẫu, đủ số liên quy định.

- Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký, do người có thẩm quyền hoặc
người được uỷ quyền ký, người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội
dung của chứng từ.
- Cần thiết kế các chứng từ sổ sách đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử
dụng cho nhiều công dụng khác nhau.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ
chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng
để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi
chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…
1.3.4.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Đây là một quy định kiểm tra một cách độc lập việc thực hiện nhiệm vụ của
các thành viên trong đơn vị hoặc một quy trình nhằm phát hiện những sai phạm có
thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời. Thủ tục kiểm soát này được thiết lập xuất phát từ
hạn chế vốn có của hệ thống KSNB. Ví dụ như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất
kiêm nhiệm nhưng vẫn không loại trừ khả năng có xảy ra sự thông đồng giữa những
nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản.
Để đạt hiệu quả cao, kiểm tra độc lập nên được thực hiện đột xuất bởi những
thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận hoặc hoạt động được kiểm tra. Điều này sẽ
giúp cho hoạt động hoặc bộ phận được kiểm tra phải thực hiện công việc một cách
chính xác hơn
1.3.4.4 Kiếm soát trong môi trường áp dụng máy tính
Kiểm soát trong môi trường áp dụng máy tính bao gồm kiểm soát chung và
kiểm soát ứng dụng
a) Kiểm soát chung trong hệ thống kế tóan bằng máy
Kiểm soát chung lạ các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống
xử lý. Kiểm soát chung được thiết lập nhằm đảm bảo an toàn toàn bộ hệ thống thông
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 7
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
tin trên máy tính được ổn định và được quản trị tốt. Thông thường có các nhóm thủ

tục kiểm soát chung như sau:
- Kiểm soát hoạt động của tổ chức
- Kiểm soát chứng từ
- Kiếm soát việc giải trình tài sản
- Kiểm soát quá trình quản lý
- Kiểm soát hoạt động của dữ liệu trung tâm
- Kiểm soát sự ủy quyền
- Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu
b) Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy tính
Kiểm soát ứng dụng là các chính sách, thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến
một hệ thống ứng dụng cụ thể. Một hệ thống ứng dụng thường được thực hiện qua
3 giai đoạn: nhập liệu, xử lý và kết xuất. Do đó, kiểm soát ứng dụng cũng bao
gồm ba nhóm thủ tục kiểm soát sau:
- Kiểm soát nhập liệu: được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến
khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống.
+ Kiểm soát nguồn dữ liệu
Kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào là hợp lệ.
Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm: kiểm tra việc đánh số trước các chứng từ gốc,
sử dụng các chứng từ luân chuyển, dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống cần được
chuẩn y và phê duyệt một cách đầy đủ và hợp lý, đánh dấu chứng từ đã sử dụng,,
sử dụng các thiết bị kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi nhập liệu, nhập
ngay tại thời điểm bán, tạo số kiểm tra…
Kiểm tra quá trình nhập liệu: kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra tính
tuần tự khi nhập liệu; kiểm tra vùng dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật
của các nghiệp vụ; kiểm tra tính hợp lý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ;
định dạng trước khi nhập liệu; sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động;
thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi,…
- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: nhằm kiểm tra sự chính xác của thông
tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu. Có các thủ tục: kiểm tra ràng buộc toàn
vẹn dữ liệu; kiểm tra dữ liệu hiện hành; kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu; nhận biết

tập tin một cách hữu hình; kiểm tra dữ liệu phù hợp; đối chiếu với dữ liệu ngoài
hệ thống; đối chiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết…
- Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung
thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; đối chiếu
giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số tổng kiểm soát nhằm đảm
bảo tính chính xác của thông tin; chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người
sử dụng; quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy than, trên
các bản in thử, các bản nháp…
1.3.5. Giám sát hệ thống kiểm soát
Bao gồm đánh giá việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát, kể cả viêc
điều chỉnh các thủ tục kiểm soát cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các
hình thức:
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 8
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
- Giám sát thường xuyên toàn bộ hoạt động của đơn vị
- Đánh giá độc lập
- Báo cáo những sai sót
Thông thường quá trình giám sát hệ thống kiểm soát được giao cho bộ phận
kiểm toán nội bộ của đơn vị thực hiện
1.3.6. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong thực tế, không thể có một hệ thống KSNB hoàn hảo.
Bởi lẽ ngay cả
khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn
tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc
và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Một hệ thống tốt cũng chỉ có thể hạn chế
tối đa những sai phạm, các hạn chế vốn có của hệ thống KSNB gồm:
- Phạm vi của KSNB bị giới hạn bởi vấn đề chi phí. Các nhà quản lý
luôn đòi hỏi chi phí cho cuộc kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổn thất do
sai phạm và gian lận gây ra.
- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm thông

thường có thể dự kiến được, vì thế khó có thể phát hiện được các sai phạm đột xuất
hay bất thường.
- Sai phạm của nhân viên xảy ra do thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm
trong xét đoán, hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên.
- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng với
bên ngoài hoặc giữa các nhân viêc trong đơn vị
- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì điều kiện thực tế
đã thay đổi.
2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
2.1.Khái quát chu trình bán hàng và thu tiền
2.1.1. Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền
Bán hàng và thu tiền quá trình chuyển quyền sở hữu của sản phẩm, hàng
hóa hay dịch vụ cho khách hàng. Quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của
khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng… và kết thúc bằng việc
chuyển đổi hàng hóa thành tiền.
Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán
được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán
được giải quyết tức thời. Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng và thu tiền được thể
chế hóa trong từng thời kỳ và cho từng đói tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau.
Ví dụ, phạm vi của hàng hóa có hoặc không bao hàm đất đai, sức lao động… là
tùy thuộc vào quan hệ xã hội trong từng thời kỳ và cho từng đối tượng cũng có
điểm cụ thể khác nhau.
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực
hiện mục đích này rất đa dạng. Chẳng hạn, theo phương trao đổi và thanh toán có
thể bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng, bán
hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng thu tiền sau, bán hàng theo
phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp
nhận. Theo phương thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 9
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn

vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ
hoặc gián tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý… Với mỗi phương
thức này, trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao nhận,
thanh toán cũng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau.
2.1.2. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền
2.1.2.1. Xử lý đặt hàng của người mua
Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua
hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua-bán hàng
hóa dịch vụ… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những
điều kiện xác định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình.
Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua
phiếu tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng.
2.1.2.2. Xét duyệt bán chịu
Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm “tiêu thụ” nên
ngay từ thỏa thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán
chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Tuy nhiên, ở nhiều công ty việc ghi đúng bán
chịu được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng do một
người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể
được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người
mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giám khác nhau theo thời hạn thanh toán. Trên
thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và
thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không
thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu này.
2.1.2.3. Chuyển giao hàng
Đây là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán hàng. Theo nghĩa hẹp của
khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hóa đến người mua là điểm bắt đầu chu
trình nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng
chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hóa đơn vận
chuyển hay vận đơn. Các công ty có quy mô lớn, có diễn biến thường xuyên về
nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chững từ vận

chuyển
2.1.2.4. Lập và kiểm tra hóa đơn
Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả
hàng hóa gồm cả giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bao rhiểm và các yếu tố
khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn được lập thành 3 liên: liên 1 được lưu
tại nơi lập, liên 2 giao khách hàng, liên 3 ghi sổ và theo dõi thu tiền. Như vậy hóa
đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán
của từng nghiệp vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản
phải thu.
2.1.2.5. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền
Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các
nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình
thường và không bình thường. Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 10
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
khoản thông thường về thu tiền bán hàng. Trong việc xử lý này, cần đặc biệt chú ý
khả năng bỏ xót hoặc dấu diếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực tiếp.
2.1.2.6. Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá
Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn về
hàng hóa. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá. Trường hợp này
phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi
giảm các khoản phải thu.
Đối với các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán, phải dựa trên các chính sách
bán hàng đã được chấp thuận và phê chuẩn. Trên cơ sở đó định khoản các khoản
giảm trừ đối với mỗi khách hàng.
2.1.2.7. Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xóa sổ các khoản phải thu
không thu hồi được
Có những trường hợp khách hàng không chịu thanh toán hoặc không còn
khả năng thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này không có
khả năng thu hồi thì cần xem xét xóa sổ khoản phải thu đó.

Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được lập nhằm mục đích:
- Đề phòng nợ phải thu không thu được khi khách hàng không có khả
năng trả nợ
- Xác định giá trị thực của các khoản nợ phải thu khi lập BCTC
2.1.3. Các gian lận và sai sót thường gặp ở chu trình bán hàng và thu tiền
Gian lận và sai sót Tình trạng
1. Bán hàng nhưng không thu được
tiền
Thất thoát tài sản
2. Bán hàng không đúng giá Doanh thu cao hơn hoặc thấp hơn so
với thực tế
3. Giao hàng trễ Không thực hiện đúng điều kiện hợp
đồng, mất uy tín với khách hàng
4. Giao hàng sai quy cách, phẩm chất,
số lượng
Mất uy tín với khách hàng
5. Phát hành hóa đơn sai Ghi nhận nghiệp vụ sai
6. Chiếm khoản thu tiền mặt Thất thoát tiền mặt
7. Vận chuyển cho người mua không
có thật vẫn được ghi như khoản bán
hàng
Thất thoát tài sản
8. Ghi chép nghiệp vụ sai Số liệu trên sổ sách bị sai lệch
9. Nhân viên bán hàng cấp quá nhiều
hạn mức bán chịu cho khách hàng
Có khả năng dẫn đến nợ khó đòi
10. Tính toán sai chiết khấu Ghi nhận nghiệp vụ sai
11. Tiền thu nợ khách hàng của niên
độ sau được ghi vào niên độ hiện hành
Ghi nhận báo cáo tài chính không

chính xác
12. Mức dự phòng được lập thấp hơn
thực tế
Giá trị thực của khoản nợ phải thu trên
BCTC không chính xác
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 11
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
13. Nhiều khoản nợ phải thu trên sổ
sách có chênh lệch với số liệu khách
hàng do công ty không đối chiếu công
nợ thường xuyên
Số liệu trên sổ sách không khớp
14. Hàng hóa hư hỏng trong quá trình
vận chuyển
Mất uy tín với khách hàng, gia tăng chi
phí
15. Nhân viên có thể quên lập hóa đơn
cho hàng đã giao, hoặc lập một hóa
đơn hai lần
Giá vốn hàng cao hơn hoặc thấp hơn so
với thực tế
16. Lập hóa đơn khống trong khi thực
tế không giao hàng
Thất thoát hàng hóa
17. Xóa sổ những khoản phải thu mà
thực tế đã thu
Thất thoát tiền
18. Không công bố thông tin về các
khoản nợ phải thu đem thế chấp vay
ngân hàng

Sai phạm khi lập BCTC
19. Nhân viên bán hàng làm cho công
ty cam kết một lịch giao hàng mà nhà
máy không thể đáp ứng
Công ty không thực hiện được hợp
đồng, mất uy tín với khách hàng
20.
Đơn đặt hàng có thể được chấp
nhận mà có những điều khoản hoặc điều
kiện không chính xác hoặc từ khách
hàng không được phê duyệt.
Dẫn đến nợ khó đòi, hoặc gây thiệt hại
cho công ty khi chấp nhận các điều
khoản không chính xác
21. Thực hiện ghi nhận hàng bị trả lại
không có thật (hàng không về nhập
kho)
Giảm doanh thu
2.1.4. Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình
2.1.4.1. Hệ thống chứng từ
- Đơn đặt hàng của khách hàng: Đây là chứng từ do khách hàng
phát hành khi có nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ của công ty. Trên đơn đặt hàng
bao gồm đầy đủ các thông tin, tên hàng, số lượng, mã khách hàng, quy cách, chất
lượng hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng… Đơn đặt hàng sau khi được kiểm tra
và xét duyệt bán chịu sẽ được chuyển qua bộ phận bán hàng để tổ chức thực hiện
đơn hàng.
- Lệnh bán hàng: là chứng từ được ban hành sau khi đơn đặt hàng
của khách hàng được chấp nhận, cho phép bán các mặt hàng trên đơn đặt hàng.
- Phiếu xuất kho: chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã xuất khỏi kho
của công ty giao cho khách hàng. Trên phiếu xuất kho có ghi rõ tên hàng, số

lượng, quy cách, được kiểm tra xác nhận bởi thủ kho. Một bản sao của phiếu xuất
kho, được kí tên bởi người mua hoặc người nhận hàng, quay trở lại người bán như
một bằng chứng đã giao hàng.
-
Chứng từ vận chuyển:
là vận đơn, giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận
chuyển hàng hóa tương đương khác, nhằm xác nhận việc đã chuyển hàng hóa.
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 12
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
-
Hóa đơn bán hàng:
Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng
được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người
bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giá
gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày tính Hóa
đơn
- Các chứng từ phê chuẩn các khoản giảm trừ doanh thu
- Hóa đơn trả lại hàng của bên mua, hóa đơn điều chỉnh, biên bản
trả lại hàng: theo quy định của TT 32, mục hóa đơn chứng từ
Cơ sở kinh doanh mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã
nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất
lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá, khi xuất hàng trả lại cho người
bán, cơ sở phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại người bán do không
đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT. Hoá đơn này là căn cứ để bên bán, bên
mua điều chỉnh doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai.
Trường hợp người mua là đối tượng không có hoá đơn, khi trả lại hàng hoá,
bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng
hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT
theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng kèm
theo hoá đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hoá đơn bán

hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, thuế GTGT của bên bán.
Trường hợp người bán đã xuất hàng và lập hoá đơn, người mua chưa nhận
hàng nhưng phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải hoàn trả lại
toàn bộ hàng hoá, hoặc một phần hàng hóa, khi trả lại hàng bên mua và bên bán phải
lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiền thuế
GTGT lý do trả hàng theo hoá đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn)
đồng thời kèm theo hoá đơn để gửi trả bên bán để bên bán lập lại hóa đơn GTGT
cho số lượng hàng hóa đã nhận và làm căn cứ bên bán điều chỉnh doanh số và thuế
GTGT đầu ra
- Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của NH: là chứng từ làm căn cứ ghi
sổ nghiệp vụ phải thu khách hàng.
2.1.4.2. Hệ thống sổ sách kế toán
Trong điều kiện hạch toán thủ công, sổ sách kế toán là phương tiện để ghi
nhận, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu kế toán. Theo nghĩa rộng sổ kế toán bao
gồm toàn bộ các chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ, bảng tập hợp chi phí, các
sổ chi tiết và sổ tổng hợp.Bao gồm các sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gởi NH;
sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng; sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra…
Tùy theo công ty áp dụng hình thức kế toán nào để có các sổ liên quan, ví
dụ các sổ sách được sử dụng trong hình thức Nhật ký chung: nhật ký bán hàng;
nhật ký thu tiền mặt; tiền gửi NH; nhật ký theo dõi các khỏan CKTM; giảm giá
hàng bán và hàng bán bị trả lại
Trong điều kiện hạch toán tự động hóa, máy vi tính và các phần mềm kế
toán cho phép ghi nhận, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu trên các tập tin cơ sở dữ
liệu. Tuy nhiên, theo định kỳ hoặc kết thúc kỳ hạch toán, phần mềm phải cho
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 13
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
phép in ra toàn bộ sổ sách kế toán để kiểm tra, xác nhận và lưu trữ giống hệt hạch
toán thủ công.
2.1.4.3. Báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị phục vụ

cho nhà quản lý cho việc ra quyết định. Tùy theo yêu cầu quản trị mà báo cáo nào
được sử dụng,
đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần
mềm phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng
tổng hợp được số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin
cần tìm. Các báo cáo thường gặp: Báo cáo tiêu thụ, báo cáo đơn hàng, báo cáo số dư
khách hàng….
Quy trình xử lý dữ liệu để ra báo cáo
Mô hình hoạt động của phần hành kế toán bán hàng
Dữ liệu đầu vào Xử lý dữ liệu Báo cáo đầu ra
2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng
Mục
tiêu
kiểm
soát
Nội dung Thủ tục kiểm soát
Tính
có thật
Doanh thu được
ghi chép vào sổ
sách là có thật,
- Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa vào các
chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn
- Hóa đơn được đánh số thứ tự trước
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 14
Chứng từ:
Hóa đơn GTGT
Hóa đơn bán hàng
thông thường

- ……
Cơ sở dữ liệu
phân hệ bán
hàng
Nhật ký bán hàng
Sổ cái và sổ chi tiết
TK
155,156,131,511,63
2,1331
Sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết thanh toán
người mua
Sổ chi tiết thanh toán
người mua bằng ngoại tệ
Báo cáo quản
trị đầu ra
BCTC
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
thực sự phát sinh và xác định rõ mục đích sử dụng
- Các bảng cân đối bán hàng- thu tiền
hàng tháng gửi cho người mua và việc tiếp nhận ý
kiến người mua được thực hiện độc lập với kế toán
Tính
đầy đủ
Các nghiệp vụ
bán hàng phát
sinh phải được
ghi sổ đầy đủ
Các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng
được đánh số trược và xác định rõ mục đích sử

dụng
Sự phê
chuẩn
Các nghiệp vụ
bán hàng được
phê chuẩn đúng
đắn
Phê chuẩn chung hoặc xét duyệt cụ thể từng
thương vụ phải trải qua các thể thức đúng đắn tên
cả 3 mặt
- Xét duyệt bán chịu trước khi vận
chuyển hàng hóa
- Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán
- Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước
phí vận chuyển và chiết khấu
Sự
phân
loại
Các nghiệp vụ
bán hàng được
phân loại thích
hợp
Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho
các nghiệp vụ
Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào
tài khoản (đặc biệt là các nghiệp vụ bất thường)
Đúng
kỳ
Các nghiệp vụ
bán hàng được

ghi đúng thời
gian phát sinh
- Xây dựng trình tự cần có để lập
chứng từ và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng đúng thời
gian
- Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ về
lập chứng từ và ghi sổ theo thời gian
Sự
đánh
giá
Các khoản bán
hàng đã ghi sổ
đúng số lượng,
chủng loại hàng
hóa, đã vận
chuyển và hóa
đơn bán hàng lập
đúng
- Phân công người độc lập với nghiệp
vụ bán hàng để kiểm tra nội bộ về việc lập hóa đơn
theo giá cả từng loại hàng tài thời điểm bán và ghi
chép vào sổ kế toán
Sự
chính
xác
Các nghiệp vụ
bán hàng được
đưa vào sổ thu
tiền và cộng
chính xác

- Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng
với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu ở người mua
- Lập cân đối thu tiền hàng tháng và
gửi người mua
- Tổ chức đối chiếu nộ bộ các khỏan
bán hàng-thu tiền
2.2.2. Mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền
Mục
tiêu
Nội dung Các thủ tục kiểm soát
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 15
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
kiểm
soát
Tính
có thật
Các khoản thu tiền
đã ghi sổ thực tế đã
nhận
Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và
người giữ sổ
Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng
Sự phê
chuẩn
Khoản tiền chiết
khấu, giảm giá đã
được xét duyệt đúng
đắn; phiếu thu tiền
được đối chiếu và kí
duyệt

Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước
hạn
Duyệt các khoản chiết khấu
Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu
tiền
Sự đầy
đủ
Tiền mặt thu được đã
ghi đầy đủ vào Sổ
quỹ và các nhật ký
thu tiền
Phân cách trách nhiệm giữa người giữ tiền với
người ghi sổ
Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền
mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế
độ báo cáo nhận tiền kịp thời
Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền
Sự
đánh
giá
Các khoản thu tiền
đã ghi sổ và đã nộp
đều đúng với giá
hàng bán
Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ
và đối chiếu với chứng từ bán hàng và thu tiền
Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản
tiền bán hàng
Sự
phân

loại
Các khoản thu tiền
đều được phân loại
đúng
Sử dụng sơ đồ tài khoản quy định các quan hệ
đối ứng cụ thể về thu tiền
Kiểm tra, đối chiếu việc phân loại,
Đúng
kỳ
Các khoản thu tiền
ghi đúng thời gian
Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền
vào quỹ và sổ
Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập
quỹ
Sự
chính
xác
Các khoản thu tiền
ghi vào sổ tổng hợp
và chi tiết chính xác
Phân cách trách nhiệm ghi sổ với theo dõi
thanh toán tiền hàng
Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều
đặn
Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ
2.2.3. Các thủ tục kiểm soát trong môi trường áp dụng máy tính
2.2.3.1. Kiểm soát chung
Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ
Kiểm soát

tổ chức
- Tuân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình đã
được lập trình sẵn về phương pháp nhập, xử lý và in ấn tạo các báo
cáo.
Kiểm soát
dữ liệu
- Kiểm soát việc nhập liệu và hình thành chứng từ từ máy vi tính.
- Kiểm soát các bản sao chứng từ.
- Kiểm soát sơ đồ luân chuyển chứng từ, các báo cáo
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 16
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
Kiểm soát
các khoản
mục về
tài sản
So sánh các số liệu đã được tính toán độc lập, đối chiếu số dư tk
112 với số dư tại NH
Các bảng ghi về hàng tồn kho nên được duy trì và điều chỉnh định kỳ
với số lượng hàng tồn kho thực tế
Kiểm soát
quá trình
quản lý
- Các nhân viên bao gồm những người viết chương trình, các kế toán
viên… nên được đào tào tay nghề và ký kết hợp đồng rõ ràng.
- Sự phát triển hệ thống máy tính và những thay đổi cho hệ thống nên
được phê chuẩn trước, kiểm tra và đóng dấu xác nhận.
- Nhà quản lý nên xem xét các bảng phân tích định kỳ, các báo cáo
liên quan đến công việc kế toán và các giao dịch xử lý bằng máy tính
Kiểm soát

các hoạt
động của
trung tâm
dữ liệu
- Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ bán hàng và công nợ nên được thiết
lập rõ ràng.
- Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán nên được giám sát và xem
xét công việc của họ với sự trợ giúp của máy tính để kiểm tra các báo
cáo và các truy cập
Kiểm soát
sự phân
quyền
Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền này được thực hiện tự động và
không lưu lại sự phê duyệt trên chứng từ. Trong trường hợp này hiểu
rằng người quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi
chấp nhận thiết kế của chương trình.
Kiểm soát
sự truy
cập dữ
liệu
Phân quyền cho người dùng quyền truy cập, lập mật khẩu cho mỗi
nhân viên khi truy cập đến chức năng của mỗi phòng ban
2.2.3.2. Kiểm soát ứng dụng
Nội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nhập
dữ liệu
Chuẩn bị các chứng từ gốc đã được đánh số thứ tự, đã được
phê duyệt, đánh dấu các chứng từ đã được nhập vào hệ thống
Sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu
Chỉnh sửa các lỗi trước và trong quá trình nhập liệu vào các

file liên quan đến Nợ phải thu hay Hàng tồn kho
Kiểm soát quá
trình xử lý dữ
liệu
Các hóa đơn GTGT, phiếu thu, … được lập và in ra từ hệ
thống phải trên cơ sở đã được kiểm tra đầy đủ
Đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết tài khoản
Đối chiếu với biên bản đối chiếu công nợ, sổ phụ ngân hàng
Báo cáo các thông tin bất thường ( hàng tồn kho âm, giá vốn
hàng bán âm,…)
Thiết lập giá vốn hàng bán trong hệ thống, thuế GTGT cho
một số mặt hàng…
Chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình xử lý nếu xảy ra lỗi
Kiểm soát thông
tin đầu ra
Kiểm soát nội dung và hình thức các báo cáo(báo cáo phân
tích tuổi nợ, báo cáo nhập xuất tồn,…) sao cho đơn giản, dễ
hiểu nhưng vẫn đầy đủ thông tin
In báo cáo và4 sổ sách định kỳ để cung cấp cho quá trình
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 17
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
kiểm tra nội bộ…
PHẦN 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG
A – Đặc điểm tình hình chung về Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng
1. Giới thiệu chung về Chi nhánh
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng
1.1.1 Khái quát về Công Ty hoá Dầu Petrolimex
Công ty Dầu nhờn Petrolimex được thành lập ngày 09/6/1994 theo QĐ
số 745TM/TCCB của Bộ Trưởng Bộ Thương Mại với ngành nghề kinh doanh:

Xuất nhập khẩu dầu nhờn, sản phẩm hoá dầu, vật tư thiết bị chuyên dụng, vận tải
phục vụ kinh doanh.Với mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty
trên cơ sở đa dạng hoá sản phẩm nên Công ty đã mở rộng kinh doanh và hình
thành 3 ngành hàng là Dầu mỡ nhờn, Nhựa đường, Hoá chất. Vì vậy, ngày
13/6/1998 Bộ Trưởng Bộ Thương Mại có quyết định số 119/1998/QĐ/BTM đổi
tên Công ty Dầu Nhờn Petrolimex thành Công ty Hoá Dầu Petrolimex để đánh
dấu bước ngoặc phát triển của Công ty.
Để phù hợp với xu thể phát triển của nền kinh tế thế giới và xu hướng phát
triển chung của đất nước, Nhà nước tiến hành cổ phần hóa một số doanh nghiệp
nhà nước để tạo đà cho các doanh nghiệp chủ động phát huy hết năng lực sản
xuất. Đưa nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, trong số các doanh nghiệp
đó có “Công ty Hóa dầu Petrolimex”. Theo quyết định số 1801/2003QĐ–BTM
ngày 23/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Thương mại về việc “Cổ phần hóa doanh
nghiệp Nhà nước”, Công ty Hoá Dầu Petrolimex được cổ phần hóa chuyển thành
“Công ty cổ phần Hóa dầu Petrolimex” và chính thức đi vào hoạt động từ ngày
01/03/2004.
Tên giao dịch : Công ty Cổ phần Hóa dầu Petrolimex
Tên giao dịch Quốc tế : Petrolimex Petrochemical Company
Viết tắt : PLC
Biểu trưng :
Vốn điều lệ : 150 tỷ đồng ( trong đó Nhà nước chiếm 51%)
Công ty cổ phần Hóa dầu Petrolimex là một doanh nghiệp Nhà nước được
cổ phần hóa có đầy đủ tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc
lập có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch.
Công ty có 4 chi nhánh đóng trụ sở ở một số tỉnh thành lớn như :
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 18
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
Chi nhánh Hóa dầu Hải Phòng-địa chỉ : số 01 Hùng vương-TP Hải Phòng,
Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng-địa chỉ : lô 12-13B4, đường Ngô quyền-TP
Đà nẵng

Chi nhánh Hóa dầu Sài gòn-địa chỉ : số 15 Lê Duẩn, TP Hồ Chí Minh,
Chi nhánh Hoá dầu Cần Thơ-địa chỉ : Trà Nóc, TP Cần Thơ.
Và 2 nhà máy :
Nhà máy Dầu nhờn Thượng lý - Hải phòng, công suất 20.000 tấn/năm,
Nhà máy Dầu nhờn Nhà Bè- TP Hồ Chí Minh, công suất 25.000 tấn/năm
1.1.2 Khái quát về chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng
Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng là đơn vị trực thuộc Công ty cổ phần hóa dầu
Petrolimex. (PLC Đà Nẵng)
Ngày 10/08/1994 Tổng Giám đốc Công ty cổ phần hóa dầu Petrolimex đã
ra quyết định số 1062/TM-TCCB thành lập Chi nhánh hóa dầu Đà Nắng.
Tháng 3/2006 Công ty Hóa Dầu Petrolimex chuyển đổi mô hình hoạt động
sang mô hình công ty cổ phần, Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng theo đó cũng chuyển
đổi, hoạt động kinh doanh theo mô hình của Công ty CP Hóa dầu Petrolimex
Hình thức sở hữu vốn : Công ty CP có vốn Nhà nước chi phối,
Tổng số lao động : 30 người,
Trụ sở : đóng tại địa chỉ lô 12-13B4, tầng 3 & tầng 4, toà nhà VITACO,
đường Ngô quyền-TP Đà nẵng.
Tel: 0511.3 911611;3 911619. Fax: 0511.3911612. Email:
Website: www.plc.com.vn
Mã số thuế: 0101463614-003
1.2 Lĩnh vực hoạt động
Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của chi nhánh là kinh doanh dầu mỡ nhờn.
+ Dầu nhờn động cơ-dầu nhờn dùng cho xe máy, xe vận tải công cộng,
xe thương mại, các loại động cơ trên một số thiết bị, máy móc
+ Dầu công nghiệp – dầu nhờn dùng trong công nghiệp, theo mục đích
sử dụng gồm có: Dầu nhờn truyền động, dầu nhờn công nghiệp, dầu thủy lực, dầu
biến thế, mỡ bôi trơn và các loại DMN chuyên dụng khác,…
+ Dầu nhờn hàng hải: dùng cho động cơ, máy móc thiết bị trên các tàu
thuyền
- Công dụng chính của dầu mỡ nhờn: bôi trơn, tẩy rửa, làm kín, làm mát, bảo

quản, truyền nhiệt, cách điện,…
2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại chi nhánh
2.1 Chức năng và nhiệm vụ
2.1.1 Chức năng
Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng là đơn vị trực thuộc Công ty Hóa dầu
Petrolimex (PLC) nên Chi nhánh chịu sự quản lý của công ty, đồng thời Công ty
PLC chính là nguồn cung cấp, phân phối trực tiếp và duy nhất các sản phẩm dầu mỡ
nhờn cho Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng.
2.1.2 Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chính của Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 19
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
- Phân tích dự đoán nhu cầu khách hàng, không ngừng phát triển và mở rộng
thị trường trên địa bàn các tỉnh duyên hải miền Trung từ Quảng Bình đến Ninh
thuận và các tỉnh Bắc, Nam Tây Nguyên
- Tiếp nhận và phân phối hàng hóa (các sản phẩm hóa dầu) trên địa bàn khu
vực được phân công
- Tăng cường đầu tư trang thiết bị, phương tiện cho hoạt động bán hàng, nâng
cao chất lượng đội ngũ bán hàng và các dịch vụ hỗ trợ để phục vụ tốt nhất cho nhu
cầu khách hàng. Thực hiện các nhiệm vụ tài chính (doanh thu, tiêu thụ, lợi nhuận)
đã đặt ra.
- Tuyên truyền quảng cáo đẩy nhanh tiêu thụ, mở rộng mạng lưới kinh doanh
trên địa bàn
- Nghiêm chỉnh chấp hành các chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước,
thực hiện đầy đủ chế độ chính sách, chế độ lương, BHXH đối với cán bộ công
nhân viên chức
2.2 Bộ máy quản lý
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng
- Giám đốc: Giám đốc chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Chi nhánh
trước Công ty và chịu sự chỉ đạo của Công ty. Giám đốc ra quyết định có tính chất

chiến lược quan trọng, làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trực tiếp chỉ đạo công tác
kế toán tài chính và công tác cán bộ của đơn vị. Giám đốc Chi nhánh quản lý hoạt
động của tất cả các phòng ban.
- Các phòng kinh doanh: tham mưu cho Giám đốc.Thường xuyên theo dõi,
nắm bắt tình hình hoạt động của thị trường trong lĩnh vực kinh doanh, phát triển
thị trường. Đề xuất các phương án, chính sách bán hàng, quảng cáo, tiếp thị, ký
kết các hợp đồng bán hàng, các dịch vụ kỹ thuật.
- Phòng tài chính – kế toán: chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác
tổ chức hạch toán Tài chính – Kế toán của Chi nhánh theo đúng chuẩn mực kế
toán của ngành và Nhà nước. Cung cấp thông tin thường xuyên về tài chính cho
Giám đốc và các phòng nghiệp vụ có liên quan.
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 20
Giám đốc
Kho (đội
giao nhận)
Phòng KD-
TĐL2
Phòng KD-
TĐL 1
Phòng ĐB
DMN
Phòng TC-
KT
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
- Phòng đảm bảo dầu mỡ nhờn (ĐB DMN): chức năng chính của phòng là
đảm bảo nguồn hàng tồn dữ trữ trong kho, điều phối hàng hóa, là nơi tiếp nhận
đơn hàng, phòng bán hàng, nơi xuất hóa đơn, điều động hàng hóa.
- Kho (đội giao nhận) thuộc phòng ĐB: kho là nơi chứa và dự trữ hàng
hóa. Đội giao nhận bao gồm các lái xe làm nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa giao
cho khách hàng.

3. Tổ chức công tác kế toán
3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Mô hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty là mô hình phân
tán. Với tư cách là đơn vị trực thuộc Công ty, Chi nhánh có tổ chức bộ máy kế
toán riêng. Tại Chi nhánh, hàng ngày thu thập, xử lý và thông tin về các nghiệp vụ
kinh tế xảy ra; cuối kì Chi nhánh chuyển các báo cáo về văn phòng Công ty để
tiếp tục xử lý.
Trong cơ cấu bộ máy quản lý, phòng Tài chính – Kế toán được sự quản lý
và lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc; nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp thời
về tình hình kinh tế của đơn vị. Bộ máy kế toán của Chi nhánh được xây dựng trên
cơ sở tinh gọn bộ máy, giảm chi phí; do đó, mỗi nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức
năng. Tuy vậy, giữa các nhân viên luôn có sự phối hợp nhằm đảm bảo thông tin
kế toán được đầy đủ, chính xác, và xuyên suốt. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
tại Chi nhánh như sau:
Trưởng phòng TC-KT: Tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính kế
toán tại Chi nhánh. Tổ chức thực hiện công tác kế toán tại đơn vị. Kiểm tra, giám sát
công việc của các kế toán phần hành, phê duyệt các chứng từ, thực hiện các quy
định của pháp luật về kế toán tài chính trong đơn vị
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 21
Trưởng phòng
Phó TP phụ trách
kế toán công nợ,
TSCĐ, CCDC,
thanh toán ngân
sách, thủ quỹ
Kế toán hàng
hóa, thanh
toán, công nợ
nội bộ, chi phí,
ngân hàng

Phó TP phụ
trách quản trị
tổng hợp, văn
thư, hành chính
Lái
xe
con
Tạp
vụ
Bảo
vệ
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
Kế toán công nợ khách hàng, TSCĐ, CCDC, thanh toán ngân sách, thủ
quỹ: có chức năng trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan; lập bảng biểu
báo cáo kiểm kê, quyết oán, phiếu kế toán, sổ sách kế toán theo nhiệm vụ
- Quản lý công nợ: Chủ trì, phối hợp xây dựng và trình duyệt các phương án
triển khai thực hiện chính sách tín dụng của Công ty đối với khách hàng để tổ chức
quản lý công nợ, tham gia đánh giá về khả năng đảm bảo nợ theo hình thức tín chấp,
thế chấp của khách hàng; trực tiếp theo dõi diễn biến công nợ bán hàng; trực tiếp
thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên các tài khoản công nợ khách hàng.
- Quản lý và theo dõi hợp đồng bán hàng, quyết định giá
- Theo dõi quản lý TSCĐ và tình hình biến động của TSCĐ của Chi nhánh.
Thực hiện nghiệp vụ kế toán TSCĐ, mua sắm đầu tư XDCB, nhận điều động nội bộ,
thanh lý, điều chuyển tài sản, trích khấu hao, cân đối nguồn vốn, lập và theo dõi các
thẻ TSCĐ
- Theo dõi nhập xuất CCDC, hàng quảng cáo, hàng khuyến mãi
- Thủ quỹ: Thu chi tiền mặt theo đúng quy định tài chính, chi nộp tiền vào
ngân hàng kịp thời, đảm bảo tồn quỹ ở mức thấp nhất.
- Thực hiện nghiệp vụ kế toán thanh toán với ngân sách
Kế toán hàng hóa, ngân hàng, thanh toán, chi phí, công nợ nội bộ: Trực

tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán hàng hóa, thanh tóan với CBCNV, nhà thầu
phụ, với Công ty, kế toán chi phí
- Theo dõi, giám sát việc thực hiện quy trình luân chuyển hóa đơn, chứng từ
hàng hóa, hàng khuyến mãi, kịp thời phát hiện sai sót để điều chỉnh
- Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên các tài khoản:kho hàng, giá
vốn, doanh thu bán hàng, thanh toán nội bộ, công nợ khách hàng
- Kiểm tra việc thực hiện các chính sách bán hàng, chương trình khuyến mãi.
Quản lý lưu trữ các loại hóa đơn, chứng từ
- Thực hiện nghiệp vụ kế toán với CBCNV: tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ;
nhà thầy phụ, với Công ty
- Kiểm tra, tổng hợp phân bổ, kết chuyển các khoản chi phí vào cuối tháng,
quý, năm. Hàng tháng lập các phiếu kế toán, in các loại sổ sách chứng từ kế toán
theo nhiệm vụ được phân công, trình kí và lưu trữ; lập phiếu thu-chi
- Thường xuyên kiểm tra các chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Quản lý,
lưu trữ các chứng từ TM và TGNH, thanh toán tạm ứng, kiểm tra đối chiếu sổ tồn
quỹ với thủ quỹ.
- Giao dịch với ngân hàng Chi nhánh mở tài khoản, hàng ngày nhận sổ phụ,
cập nhật và hạch toán vào sổ sách kịp thời số tiền khách hàng chuyển trả, kiểm tra
giám sát chứng từ thanh toán qua ngân hàng, quản lý và nắm số dư tiền gởi hàng
ngày.
- Hàng quý đối chiếu xác nhận số dư tiền gởi ngân hàng, lập báo cáo kiểm kê
quỹ tiền mặt. Lưu trữ chứng từ ngân hàng. Cuối quý đối chiếu, xác nhận các khoản
thanh toán với CBCNV, với nhà thầu phụ. Lập biên bản đối chiếu tổng hợp với công
ty. Lập các báo cáo, kiểm kê, quyết toán theo nhiệm vụ công việc được giao.
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 22
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
Cán bộ lao động – tiền lương, thi đua – khen thưởng, văn thư – lưu trữ,
quản trị hành chính: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc xây dựng phương
án tiền lương, tiền thưởng, thực hiện công tác văn thư, quản trị hành chính áp dụng
tại chi nhánh.

Lái xe con: thực hiện nhiệm vụ quản lý, khai thác xe do phòng quản lý điều
hành, phục vụ công tác đưa đón cán bộ công nhân viên đi công tác.
Nhân viên bảo vệ: Thực hiện công tác thường trực, bảo vệ khu vực văn phòng
chi nhánh
Nhân viên tạp vụ: thực hiện công tác vệ sinh môi trường tại văn phòng chi
nhánh
3.2 Hình thức sổ kế toán
Hiện nay tại Chi nhánh đang áp dụng hình thức kế toán máy. Hình thức kế
toán máy là việc vận dụng một chương trình phần mềm kế toán được thiết kế theo
nguyên tắc của một trong các hình thức kế toán qui định. Phần mềm kế toán không
thể hiện đầy đủ qui trình ghi sổ kế toán như kế toán thủ công nhưng lại thực hiện
toàn bộ công tác kế toán và được in đầy đủ sổ kế toán, báo cáo tài chính theo qui
định. Phần mềm đang được chi nhánh sử dụng là phần mềm kế toán Mỹ- Solomon,
được Công ty mua bản quyền, Việt hóa và áp dụng chính thức trên toàn công ty từ
năm 2002.
Sơ đồ hình thức kế toán máy
Hằng ngày, kế toán căn cứ chứng từ kế toán hoặc bảng chứng từ kế toán cùng
loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài
khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn
trên phần mềm kế toán. Cuối tháng hoặc bất kì thời điểm nào cần thiết, kế toán thực
hiện các thao tác khóa sổ cộng sổ và lập các báo cáo tài chính, số liệu cuối kỳ này sẽ
tự động kết chuyển sang số liệu đầu kỳ sau. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với
số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo
thông tin đã được nhập trong kì. Kế toán viên có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa
sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ kế
toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện
các thủ tục pháp lí theo qui định về sổ kế toán ghi bằng tay để lưu trữ theo luật định.
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 23
BẢNG TỔNG
HỢP CHỨNG

TỪ KẾ TOÁN
CÙNG LOẠI
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
NHẬP DỮ LIỆU VÀO
MÁY TÍNH
CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN
SỔ KẾ TOÁN:
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tíêt
BÁO CÁO KẾ TOÁN:
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản
trị
Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
Nhằm đảm bảo công việc kế toán máy được độc lập, có thể kiểm tra, giám sát
lẫn nhau, góp phần nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, hạn chế các rủi ro
xảy ra, chi nhánh tiến hành phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên, kế toán
phần hành nào thì chỉ đảm nhiệm công việc liên quan đến phần hành đó. Mỗi nhân
viên trong phòng được cấp username và passwork riêng, chỉ được truy cập và thực
hiện công việc liên quan đến phần hành của mình. Các nhân viên có thể xem nhưng
không thể chỉnh sửa hay thao tác trên phần hành
B - Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh
Hóa dầu Đà Nẵng
1. Đặc điểm hàng hóa và khách hàng
1.1 Đặc điểm hàng hóa
Hàng hóa dầu mỡ nhờn kinh doanh tại chi nhánh rất đa dạng về chủng loại.
Được phân thành nhiều dòng khác nhau, ví dụ: dòng Moto oil, dòng Racer, dòng
Diesen, Và mỗi dòng lại có mã bao bì khác nhau; hộp 1lít, hộp 0.8 lít, thùng 15

kg, phuy, Do đặc tính hàng hóa cồng kềnh, nên vấn đề sắp xếp hàng hóa lên xe,
cũng như trong quá trình vận chuyển đòi hỏi phải cẩn thận, tránh xảy ra hư hỏng,
mất mát với hàng, gây thiệt hại cho Chi nhánh.
Hàng ngày, tại Chi nhánh xảy ra nhiều nghiệp vụ bán hàng với nhiều chủng
loại, dòng hàng, bao bì đa dạng với số lượng lớn. Do vậy, để kiểm soát hàng hóa tốt
hơn, cũng như để công tác quản lý, kế toán máy thuận lợi hơn, Công ty đã xây dựng
bộ mã hàng tồn kho.
Bộ mã hàng tồn kho gồm 11 kí tự: XXXX-XXX-X-XXX, được phân thành 4
đoạn cho các loại hàng hóa và kiểm soát trong hệ thống, đoạn 1 gồm 4 kí tự bằng số
biểu hiện là dòng sản phẩm, hiện tại ở Chi nhánh chỉ sử dụng 2 bộ mã
- 08xx là DMN
- 10xx là dầu gốc
-
Phân thành các dòng
- 0800 Dòng Moto oil
- 0801 Dòng Racer
- 0802 Dòng Diesel
- 0803 Dòng Komat
-
Đoạn thứ 2 gồm 3 ký tự là thứ tự tăng dần của từng loại hàng hóa trong từng dòng
sản phẩm, đoạn này không cần kiểm soát trong hệ thống
Đoạn thứ 3 gồm 1 ký tự số quy định về phẩm cấp hàng hóa, sản phẩm được quy
định trong hệ thống như sau:
- Chữ số 0: biểu thị hàng hóa nguyên phẩm
- Chữ số 1: biểu thị hàng kém phẩm chất
- Chữ số 2: biểu thị hàng mất phẩm chất
Đoạn 4 quy định về mã bao bì của hàng hóa, sản phẩm, có thể 1,2 hoặc 3 kí tự, ví
dụ: B Bao; CAI; F hàng phuy; H01 Hộp 0.1 lít, kg
Ví dụ: mặt hàng Komat SHD thùng 18 lít sẽ được mã hóa: 0803-030-0-T18.
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 24

Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn
Việc mã hóa các loại hàng hóa giúp chi nhánh không chỉ kiểm soát tất cả các loại
hàng hóa mà còn thuận tiện hơn trong việc theo dõi và nhập liệu trên hệ thống phần
mềm Solomon.
1.2. Đặc điểm khách hàng
Khách hàng của Chi nhánh có thể chia thành 3 nhóm: nhóm khách hàng
Tổng Đại lý, khách hàng trực tiếp, khách vãng lai.
- Khách hàng Tổng Đại lý: là các công ty trong nội bộ ngành như các công ty
xăng dầu, nhựa đường,
- Khách hàng trực tiếp: + KH công nghiệp: mua sản phẩm phục vụ cho
sản xuất công nghiệp, chú trọng đến chất lượng hàng hóa, dịch vụ sau bán hàng
trước tiên sau đó đến giá cả.
+ KH thương mại: mua sản phẩm về bán lại cho
người tiêu dùng cuối cùng, yếu tố giá cả quan trọng nhất.
- Khách vãng lai: là khách hàng nhỏ lẻ, mua hàng không thường xuyên và
nhu cầu thường biến động theo mùa. Đối với nhóm khách hàng này, Chi nhánh
không áp dụng các chính sách bán hàng nào và thường là thu tiền ngay.
Từ đặc điểm của mỗi loại khách hàng, Chi nhánh có những chính sách bán
hàng, hạn mức tín dụng cũng như phương thức bán hàng khách nhau. Mỗi khách
hàng giao dịch với Chi nhánh sẽ được thiết lập một bộ mã khách hàng; với đầy đủ
thông tin liên quan như tên, mã số thuế, thuế suất, địa chỉ,
Hệ thống mã khách hàng bao gồm 9 kí tự và chia làm 2 đoạn như sau: XXX-
XXXXXX
Đoạn thứ nhất gồm 3 kí tự biểu hiện tên nhóm của khách hàng, ví dụ: A00
các CNXN thuộc PLC, C00 các công ty xăng dầu thuộc Petrolimex,
Đoạn thứ 2 gồm 6 kí tự biểu thị số thứ tự của từng khách hàng trong từng
nhóm khách. Ví dụ: mã khách hàng công ty xăng dầu Bình Định: C00-002800.
Nhờ mã hóa tất cả các loại hàng hóa và khách hàng, chi nhánh dễ dàng quản
lý các thông tin về từng khách hàng, từng mặt hàng. Nhờ vậy, việc kiểm soát quy
trình bán hàng và thu tiền thuận lợi hơn, tránh xảy ra sai sót trong việc sai lệch

thông tin.
2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình kiểm soát 5 chức năng
chính của chu trình như sau:
- Tiếp nhận đơn đặt hàng.
- Kiểm tra công nợ khách hàng.
- Xuất hàng.
- Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và theo dõi công nợ khách hàng.
- Thu tiền khách hàng.
Mục đích của việc kiểm soát quá trình này nhằm đảm bảo chu trình diễn ra
đúng trình tự, các bộ phận thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, các công đoạn xảy
ra kịp thời, nhanh chóng. Từ đó mới có thể đảm bảo cho việc bán đúng hàng, đúng
giá, đúng khách hàng, đủ số lượng, kịp thời; thu tiền đúng khách hàng, đúng lô
hàng, đủ tiền, đồng thời hạn chế các gian lận và sai sót có thể xảy ra.
SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 25