Quy Trình Mua Hàng Trong Công Ty ( Tài Liệu Môn Kiểm Soát Nội Bộ )

CƠNG TY CỔ PHẦN TM, DV ABC

QUY TRÌNH MUA HÀNG

I. MỤC ĐÍCH
 Đảm bảo hàng hóa mua về đúng theo yêu cầu của các đơn vị.
 Đảm bảo qui trình mua hàng được kiểm soát hiệu quả và vận
hành trơn tru.
 Đảm bảo việc mua hàng được ghi nhận kịp thời, đầy đủ và chính
xác
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Qui trình này được áp dụng trong phạm vi tồn cơng ty.

III. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Viết tắt

Viết đầy đủ

NCC

Nhà cung cấp

GĐ

Giám đốc

VPP

Văn phòng phẩm

TP

Trưởng phòng

Trang 1/16


CÔNG TY CỔ PHẦN TM, DV ABC

IV.Ý NGHĨA CÁC KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG LƯU ĐỒ
Ký hiệu

Ý nghĩa
Bắt đầu và kết thúc một qui trình
Hoạt động/Cơng việc được thực hiện
Tài liệu/Sản phẩm đầu ra được đính kèm cùng hoạt động/
cơng việc cụ thể
Điểm ra quyết định: Tại điểm này sẽ cần thành viên đưa
ra quyết định và có vài lựa chọn, ví dụ như Đúng/Sai, Có/
Khơng, để từ đó có giải pháp tiếp tục thực hiện qui trình
tương ứng cho từng lựa chọn
Hiển thị mối liên kết qui trình khi được trình bày dàn trải
sang hơn 01 trang
Qui trình khác có liên kết đến qui trình này
Hệ thống dữ liệu
Đánh dấu điểm kiểm sốt trong qui trình

--------

Liên kết các hành động diễn ra đồng thời
Liên kết từ một bước đến một bước khác trong qui trình

Trang 2/16


CÔNG TY CỔ PHẦN TM, DV ABC

Trang 3/16


CƠNG TY CP TMDV ABC

V. LƯU ĐỒ
QUY TRÌNH MUA HÀNG HĨA
Trang 1/3
Cấp có
thẩm quyền

2
Duyệt Bảng dự
trù/Đơn đặt
hàng
Bảng dự trù/Đơn
đặt hàng

Từ 10 triệu đồng trở lên

Nhân viên đơn vị
có nhu cầu

Nhân viên phòng mua hàng

3
Nhận Bảng dự
trù/Đơn đặt
hàng
Bảng dự trù/Đơn
đặt hàng

Xem xét tính
hợp lý của Bảng
dự trù/Đơn đặt
hàng
Bảng dự trù/Đơn
đặt hàng

Hợp lệ hay
khơng?

Hợp lệ

Đối chiếu danh
sách NCC để
chọn NCC phù
hợp

Có trong danh
sách NCC?

Có

Xem xét giá trị
hàng hóa mua

Trên 100 triệu đồng

7

6

5

4

Giá trị hàng
mua?

Không

Yêu cầu NCC
gửi Bảng báo
giá

8
Giá trị hàng
mua?

Bảng báo giá

Tờ trình

Dưới 10 triệu đồng
Đến 100 triệu đồng
Giá trị dưới 10 triệu đồng

Chuyển
đến
bước 14

1
Bắt đầu

Lập Bảng dự
trù/Đơn đặt
hàng
Bảng dự trù/Đơn
đặt hàng

Không

Giá trị từ 10 triệu đồng trở lên

Quy trình chọn
NCC mới

Chuyển
đến
bước 14

Lập Tờ trình
chọn NCC

Chuyển
đến
bước 11

1


CƠNG TY CP TMDV abc
Quy trình Mua hàng hóa
Trang 2/3

Ban GĐ

10

Duyệt Tờ trình

13
Đồng ý hay
khơng?

Khơng đồng ý

Quay lại
bước 5

Ký duyệt hợp
đồng
Hợp đồng

Đồng ý

Nhân viên phịng mua
hàng

Trưởng Phịng
mua hàng

9
1

12

Kiểm tra Tờ
trình
Tờ trình

Đồng ý hay
khơng?

Đồng ý

Khơng đồng ý

Kiểm tra nội
dung hợp đồng
Hợp đồng

Quay lại

bước 5

11

14

Yêu cầu NCC
gửi hợp đồng

Thực hiện mua
hàng

15

17
Hàng đạt
yêu cầu?

Nhận hàng
Chứng từ liên
quan

Nhân viên
Phịng kế
tốn

2

Lập và in Phiếu
nhập, xuất kho

trên BFO
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho

Hố đơn

Misa
Khơng

Nhà cung cấp

Có

Quy trình thanh
tốn

15

16

Giao hàng

Xử lý hàng hóa
khơng đúng u
cầu

Chứng từ liên
quan
Hố đơn

Quay lại
bước 15

Trang 5/16


CƠNG TY CP TMDV abc

Quy trình Mua hàng hóa
Trang 3/3

Nhân viên Phịng
kế tốn

Nhân viên đơn vị có
u cầu/Thủ kho

Nhân viên phòng
mua hàng

Trưởng Phòng
mua hàng

21
Ký duyệt chứng
từ
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Giấy đề nghị
thanh toán

18

20

22

24

Giao hàng

Lập Giấy đề
nghi thanh toán

Chuyển hồ sơ
mua hàng cho
Phịng kế tốn

Cung cấp bổ
sung chứng từ
đầy đủ, phù hợp

2

Quay lại
bước 23

Giấy đề nghị
thanh tốn

18

Nhận hàng

19
Hàng đạt
u cầu?
Khơng

Quay lại
bước 16

Có

Ký nhận hàng
Phiếu nhập kho
Chứng từ khơng đầy đủ, hợp lệ

Phiếu xuất kho

23
Kiểm tra chứng
từ

25
Kết quả

Nhận chứng từ

Chứng từ đầy dủ, hợp lệ

Trang 6/16

Kết thúc


CƠNG TY CP TMDV abc

VI.MƠ TẢ CHI TIẾT
ST
T

Mơ tả chi tiết

Thực hiện

Chứng từ

1

Lập Bảng dự trù/Đơn đặt hàng
Khi các đơn vị có nhu cầu sử dụng hàng
hóa, nhân viên tiến hành lập Bảng dự trù
hoặc Đơn đặt hàng.
Sau đó, trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt.

 Nhân viên
đơn vị có
yêu cầu

 Bảng dự
trù/Đơn đặt hàng

2

Duyệt Bảng dự trù/Đơn đặt hàng
Sau khi nhận được Bảng dự trù/Đơn đặt
hàng thì Cấp có thẩm quyền kiểm tra
hàng hóa yêu cầu có phù hợp với nhu cầu
thực tế của đơn vị hay không, giá trị hàng
hóa mua trình ký có đúng thẩm quyền
phê duyệt theo qui định hiện hành hay
khơng.

 Cấp có thẩm
quyền

 Bảng dự
trù/Đơn đặt
hàng

3

Nhận Bảng dự trù mua sắm/Đơn đặt
hàng
Nhân viên Phòng mua hàng nhận Bảng
dự trù/Đơn đặt hàng mua sắm được ký
duyệt của cấp có thẩm quyền từ các đơn
vị có nhu cầu gửi đến.

 Nhân viên
Phòng mua
hàng

 Bảng dự
trù/Đơn đặt
hàng

4

Xem xét tính hợp lệ của Bảng dự
trù/Đơn đặt hàng
Nhân viên Phịng mua thực hiện xem xét
tính hợp lệ của Bảng dự trù/Đơn đặt hàng
như về thẩm quyền ký duyệt có tuân thủ
theo qui định hiện hành hay không; biểu
mẫu được lập có theo biểu mẫu qui định
của cơng ti hay khơng.

 Nhân viên
Phòng mua
hàng

 Bảng dự
trù/Đơn đặt
hàng

Trang 7/16

CƠNG TY CP TMDV abc

ST
T

Mơ tả chi tiết

Thực hiện

Chứng từ

 Nếu chứng từ không hợp lệ: Quay
lại bước 1
 Nếu chứng từ hợp lệ: Chuyển sang
bước 5.
5

Đối chiếu danh sách NCC để chọn NCC
phù hợp
Nhân viên Phòng mua hàng thực hiện lựa
chọn NCC để cung cấp mặt hàng phù hợp
với u cầu.
 Trường hợp NCC khơng có tên
trong danh sách NCC đã được
duyệt: Nếu tổng giá trị hàng mua
dưới 20 triệu đồng thì chuyển đến
bước 14. Nếu tổng giá trị hàng mua từ
20 triệu trở lên thì thực hiện qui trình
chọn NCC mới.

 Trường hợp NCC có tên trong
danh sách NCC đã duyệt: Chuyển
sang bước 6.

 Nhân viên
Phòng mua
hàng

6

Xem xét giá trị hàng hóa mua
Khi chọn được NCC phù hợp, nhân viên
Phịng mua hàng thực hiện xem giá trị
hàng hóa mua có từ 10 triệu đồng trở lên
hay khơng.

Nếu giá trị hàng hóa mua nhỏ
hơn 10 triệu đồng: Chuyển đến
bước 14

Nếu giá trị hàng hóa mua từ 10
triệu đồng trở lên: Chuyển sang
bước 7.

 Nhân viên
Phòng mua
hàng

Trang 8/16

CƠNG TY CP TMDV abc

ST
T

Mơ tả chi tiết

Thực hiện

Chứng từ

7

u cầu NCC gửi Bảng báo giá
Nhân viên Phòng mua hàng liên hệ với ba
(03) NCC được chọn, yêu cầu các NCC gửi
Bảng báo giá để làm cơ sở lựa chọn giá
mua phù hợp.

Nếu giá trị hàng hóa mua đến
100 triệu đồng: Chuyển đến bước
11

Nếu giá trị hàng hóa mua trên
100 triệu đồng: Chuyển sang bước
8

 Nhân viên
Phòng mua

hàng

 Bảng báo giá

8

Lập Tờ trình chọn NCC
Khi thu thập đầy đủ các báo giá, nhân
viên Phịng mua hàng lập Tờ trình về việc
lựa chọn NCC phù hợp.
Nội dung Tờ trình thể hiện tên hàng hóa
cần mua, giá bán của từng NCC, các đặc
điểm của từng NCC như thời gian giao
hàng, thời hạn thanh tốn, chính sách
hậu mãi, chất lượng của hàng hóa.
Qua phân tích từng NCC, nhân viên
Phịng mua hàng đề xuất NCC được chọn
và nêu rõ lí do tại sao chọn NCC.
Trình Trưởng Phịng mua hàng và Ban GĐ
xem xét.

 Nhân viên
Phịng mua
hàng

 Tờ trình

9

Kiểm tra Tờ trình

Trưởng phịng mua hàng kiểm tra tính
phù hợp của các thơng tin về NCC, hàng
hóa trong Tờ trình trước khi trình Ban GĐ.

 Trưởng
Phịng mua
hàng

 Tờ trình

Trang 9/16


CƠNG TY CP TMDV abc

ST
T

Mơ tả chi tiết
Nếu khơng đồng ý: Quay lại bước 5
Nếu đồng ý: Chuyển sang bước 10
Duyệt Tờ trình
Ban GĐ xem xét và ký duyệt Tờ trình.

Nếu khơng đồng ý: Quay lại bước 5

Nếu đồng ý: Chuyển sang bước 11
Yêu cầu NCC gửi Hợp đồng
Sau khi Tờ trình được duyệt, nhân viên
Phịng mua hàng u cầu NCC gửi Hợp

đồng mua bán.
Nhân viên Phòng mua hàng nhận Hợp
đồng do NCC gửi đến.
Hợp đồng được gửi đến Phòng pháp chế
để kiểm tra tính pháp lý: Thực hiện Qui
trình soát xét, lập hợp đồng
Kiểm tra nội dung hợp đồng
Trưởng Phòng mua hàng kiểm tra các
nội dung trong hợp đồng trước khi trình
Ban GĐ duyệt.
Ký duyệt hợp đồng
Ban GĐ xét duyệt nội dung, điều khoản
trong hợp đồng.
Sau khi hợp đồng được duyệt, nhân viên
kế toán thực hiện thanh toán ứng trước
theo điều kiện thanh tốn trong hợp
đồng (nếu có): Tham chiếu qui trình thanh
tốn
Thực hiện mua hàng

Thực hiện

Chứng từ

 Ban GĐ

 Tờ trình

 Nhân viên
Phịng mua

hàng

 Hợp đồng

 Trưởng
Phịng mua
hàng

 Hợp đồng

 Ban GĐ

 Hợp đồng




10

11

12

13

14

 Nhân viên
Phịng kế
tốn

 Nhân viên
Trang 10/16


CƠNG TY CP TMDV abc

ST
T

Mơ tả chi tiết

Thực hiện

Sau khi thanh toán ứng trước cho NCC
theo điều khoản qui định thì nhân viên
Phịng mua hàng thực hiện mua hàng.

Phịng mua
hàng

15

Nhận hàng
Nhân viên Phịng mua hàng nhận bàn
giao hàng hóa từ NCC gửi đến kèm theo
Hóa đơn tài chính và chứng từ liên quan
đến việc nhận hàng.
Nhân viên Phòng mua hàng kiểm tra hàng
hóa trước khi nhận để đảm bảo hàng đạt

yêu cầu sử dụng.

Nếu hàng không đạt yêu cầu :
Chuyển sang bước 16

Nếu hàng đạt yêu cầu: Nhân viên
Phòng mua hàng ký nhận vào chứng
từ giao hàng và chuyển sang bước
17.

 Nhân viên
Phịng mua
hàng

16

Xử lí hàng hóa khơng đúng u cầu
Khi hàng hóa khơng đúng u cầu đã
thỏa thuận thì NCC bắt buộc phải giao lại
hàng hóa đáp ứng yêu cầu đã thỏa thuận.

 NCC

17

Lập và in Phiếu nhập kho, xuất kho trên
Misa
Nhân viên Phòng mua hàng lập và in
Phiếu nhập kho, xuất kho trên hệ
thống Misa trước khi bàn giao hàng

hóa.

 Nhân viên
Phịng mua
hàng

18

Giao hàng
Nhân viên Phịng mua hàng thực hiện

 Nhân viên
Phịng mua

Chứng từ

 Hóa đơn
 Chứng từ liên
quan đến việc
nhận hàng

 Phiếu nhập kho
 Phiếu xuất kho

Trang 11/16


CƠNG TY CP TMDV abc

ST

T

Mơ tả chi tiết
giao hàng cho đơn vị có nhu cầu sử dụng/
thủ kho.
Nhân viên đơn vị có yêu cầu/Thủ kho
kiểm tra hàng hóa trước khi nhận.

Nếu hàng không đạt yêu cầu :
Quay lại bước 16

Nếu hàng đạt yêu cầu: Chuyển
sang bước 19

Thực hiện

Chứng từ

hàng
 Nhân viên
đơn vị có
yêu cầu/Thủ
kho

19

Ký nhận hàng
Thủ kho hoặc nhân viên đơn vị sử dụng
ký nhận hàng trên Phiếu nhập, xuất kho.

 Nhân viên
Phòng mua
hàng

 Phiếu nhập kho
 Phiếu xuất kho

20

Lập Giấy đề nghị thanh tốn
Sau khi hồn tất việc bàn giao hàng hóa,
nhân viên Phịng mua hàng tiến lập Giấy
đề nghị thanh tốn.
Trình Phiếu nhập kho, xuất kho và Giấy
đề nghị thanh tốn lên Trưởng phịng
mua hàng ký duyệt.

 Nhân viên
Phịng mua
hàng

 Giấy đề nghị
thanh tốn

21

Ký duyệt chứng từ
Trưởng Phịng mua hàng kiểm tra và ký
duyệt Phiếu nhập kho, xuất kho và Giấy
đề nghị thanh tốn.

 Trưởng
Phịng mua
hàng

 Phiếu nhập kho
 Phiếu xuất kho
 Giấy đề nghị
thanh toán

22

Chuyển hồ sơ mua hàng cho Phịng kế
tốn
Nhân viên Phịng mua hàng thực hiện
giao chứng từ mua hàng và Giấy đề nghị
thanh toán cho Phịng kế tốn.
Lưu hồ sơ photo tại Phịng mua hàng.

 Nhân viên
Phòng mua
hàng

Trang 12/16


CƠNG TY CP TMDV abc

ST
T

Mơ tả chi tiết

Thực hiện

23

Kiểm tra chứng từ
Nhân viên Phịng kế tốn thực hiện kiểm
tra chứng từ:
 Nếu chứng từ không phù hợp:
Chuyển sang bước 24
 Nếu chứng từ phù hợp: Chuyển
sang bước 25

 Nhân viên
Phòng kế
toán

24

Cung cấp, bổ sung chứng từ đầy đủ, phù
hợp
Nhân viên Phòng mua hàng cung cấp, bổ
sung chứng từ đầy đủ, phù hợp.

 Nhân viên
Phòng mua
hàng

25

Nhận chứng từ
Nhân viên Phòng kế tốn nhận chứng từ
từ Phịng mua hàng gửi đến.
Kết thúc qui trình.

 Nhân viên
Phịng kế
tốn

Chứng từ

Trang 13/16


CÔNG TY CP TMDV ABC

VII. MA TRẬN TRÁCH NHIỆM (RACI)
Trách nhiệm thực hiện –
Responsible (R)
Trách nhiệm giải trình –
Accountable (A)
Tham vấn – Consulted (C)

Nhân
viên đơn
vị
có u
cầu/

Thủ kho

Nhân
viên
Phịng
mua
hàng

Nhân
viên
Phịng
kế tốn

NCC

TP mua
hàng

Cấp có
thẩm
quyền

Ban GĐ

Được thông báo – Informed (I)
1

Lập Bảng dự trù/Đơn đặt hàng

R/A

I

2

Duyệt Bảng dự trù/Đơn đặt hàng

I

R/A

3

Nhận Bảng dự trù/Đơn đặt hàng

4

Xem xét tính hợp lí của Bảng dự trù/
Đơn đăt hàng

5

Đối chiếu danh sách NCC để chọn
NCC phù hợp

R/A

6

Xem xét giá trị hàng hóa mua

R/A

7

Yêu cầu NCC gửi Bảng báo giá

R/A

8

Lập Tờ trình chọn NCC

R/A

9

Kiểm tra Tờ trình

I

R/A

10

Duyệt Tờ trình

I

I

11

Yêu cầu NCC gửi Hợp đồng

R/A

12

Kiểm tra nội dung hợp đồng

I

R/A

13

Ký duyệt hợp đồng

I

I

14

Thực hiện mua hàng hóa

R/A
I

R/A

R/A

I

R/A

I
R/A


CÔNG TY CP TMDV ABC

Trách nhiệm thực hiện –
Responsible (R)
Trách nhiệm giải trình –
Accountable (A)
Tham vấn – Consulted (C)

Nhân
viên đơn
vị
có u
cầu/
Thủ kho

Nhân
viên
Phịng

mua
hàng

Nhân
viên
Phịng
kế tốn

NCC

TP mua
hàng

Được thơng báo – Informed (I)
15

Nhận hàng

16

Xử lí hàng hóa khơng đúng u cầu

17

Lập và in Phiếu nhập kho, xuất kho
trên MISA

18

Giao hàng

19

Ký nhận hàng

20

Lập Giấy đề nghị thanh toán

21

Ký duyệt chứng từ

22

Chuyển hồ sơ mua hàng cho Phịng
kế tốn

23

Kiểm tra chứng từ

24

Cung cấp, bổ sung chứng từ đầy
đủ, phù hợp

25

Nhận chứng từ

R/A
R/A
R/A
I

R/A

R/A

I
R/A

I

I

R/A

R/A

I

I

R/A

R/A

I

R/A

Cấp có
thẩm
quyền

Ban GĐ


CƠNG TY CP TMDV ABC

VIII. TÌNH TRẠNG BAN HÀNH/SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Mục được sửa
đổi

Nội dung sửa đổi

Ngày ban
hành

Lần ban hành

Qui trình có hiệu lực kể từ ngày ký. Các trưởng phó phịng ban và các cá nhân liên quan phụ
trách có trách nhiệm tuân thủ theo qui định này.

Huế, ngày xxx tháng xxxx năm xxxx
GIÁM ĐỐC