Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng trong công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA
VIẾT NAM
GVHD: Trần Thị Giang Tân
Mai Đức Nghĩa
SVTH: Bùi Thị Hồng Quyên
Trần Việt Tân
Lớp: KI4
Năm 2010
MỤC LỤC
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM
(VINAMILK) 2
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 2
1.2 Đặc điểm kinh doanh của công 3
1.2.1 Gíới thiệu về công ty 3
1.2.2 Ngành nghề kinh doanh 4
1.3 Cơ cấu tổ chức 4
1.4 Các phòng ban trong công ty 6
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU
TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM 10
1.1 NGUYÊN VẬT LIỆU 10
1.2 Quy trình mua hàng tại công ty sữa Việt Nam 11
1.3 Thực trạng về môi trường kiểm soát nội bộ của công ty 15
CHƯƠNG III. NHẬN XÉT –KIẾN NGHỊ 20
1.1 Nhận xét 20
1.1.1 Những mặt tích cực của hệ thống KSNB 20
1.1.2 Những mặt còn hạn chế 22
1.2 Kiến nghị 22
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT

NAM ( VINAMILK )
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Năm 1976, lúc mới thành lập, Công ty Sữa Việt Nam (VINAMILK) có tên là Công ty
Sữa - Cà Phê Miền Nam, trực thuộc Tổng Cục thực phẩm, bao gồm 4 nhà máy thuộc ngành chế
biến thực phẩm:
 Nhà máy Sữa Thống Nhất;
 Nhà máy Sữa Trường Thọ;
 Nhà máy Sữa Dielac;
 Nhà máy Cà Phê Biên Hoà.
Năm 1982, Công ty Sữa - Cà phê Miền Nam được chuyển giao về Bộ Công nghiệp thực
phẩm và đổi tên thành Xí nghiệp Liên hiệp Sữa - Cà phê - Bánh kẹo I.
Năm 1989 xí nghiệp Liên hiệp sữa – cà phê – bánh kẹo I chỉ còn 3 nhà máy trực thuộc:
 Nhà máy Sữa Thống Nhất.
 Nhà máy Sữa Trường Thọ.
 Nhà máy Sữa Dielac.
Tháng 3/1992, Xí Nghiệp Liên Hiệp Sữa - Cà phê - Bánh kẹo I chính thức đổi tên
thành
Công ty Sữa Việt Nam (Vinamilk) - trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ, chuyên sản xuất, chế
biến sữa và các sản phẩm từ sữa.
Năm 1994, công ty sữa Việt Nam ( Vinamilk ) đã xây dựng thêm một nhà máy sữa ở Hà
Nội để phát triển thị trường tại miền Bắc, nâng tổng số nhà máy trực thuộc lên 4 nhà máy:
 Nhà máy Sữa Thống Nhất
 Nhà máy Sữa Trường Thọ
 Nhà máy Sữa Dielac
 Nhà máy Sữa Hà Nội

Năm 1996, Xí nghiệp Liên doanh Sữa Bình Định tại Quy Nhơn ra đời, góp phần
thuận lợi đưa sản phẩm Vinamilk phục vụ rộng khắp đến người tiêu dùng khu vực miền
Trung.
Năm 2000, Công ty đã tiến hành xây dựng thêm:

 Nhà máy sữa Cần Thơ
 Xí nghiệp Kho vận;
Tháng 12/2003, Công ty chuyển sang hình thức Công ty cổ phần, chính thức đổi tên là
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.
Tháng 04/2004: Công ty sáp nhập nhà máy sữa Sài Gòn (SAIGONMILK), nâng tổng vốn
điều lệ của Công ty lên 1.590 tỷ đồng
Tháng 06/2005: Công ty mua lại phần vốn góp của đối tác trong Công ty Sữa Bình Định
và sáp nhập vào Vinamilk .
Ngày 30/06/2005: công ty khánh thành nhà máy sữa Nghệ An.
Những thành tích đã đạt được:
Trải qua quá trình hoạt động và phát triển gần 30 năm qua, Vinamilk đã trở
thành một doanh nghiệp dẫn đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa tại Việt
Nam. Những danh hiệu Vinamilk đã được nhận là:
 Danh hiệu Anh Hùng Lao Động.
 Huân chương Lao động hạng nhất, nhì, ba.
 Liên tiếp đứng đầu “Topten hàng Việt Nam chất lượng cao“ từ 1995 - 2004 (do bạn
đọc báo Sài Gòn Tiếp Thị bình chọn).
 Giải thưởng sáng tạo khoa học công nghệ của Tổ chức sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO
World Intellectual Property Organization) năm 2000 và năm 2004.
 Tháng 9/2005: Huân chương Độc lập hạng ba do chủ tịch nước Trần
Đức Lương trao tặng vì đã có thành tích xuất sắc trong sản xuất kinh
doanh 5 năm liền từ năm 2000 - 2004.
1.2 Đặc điểm kinh doanh của công ty
1.2.1 Gíới thiệu về công ty
Công ty cổ phần sữa Việt Nam được thành lập trên cơ sở quyết định số 155/2003 QĐ-
BCN ngày 01 tháng 10 năm 2003 của bộ Công nghiệp về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước
công ty sữa Việt Nam thành công ty cổ phần sữa Việt Nam.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty số 4103001932 do sở Kế hoạch và Đầu
tư TP. Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003. Trước ngày 1 tháng 12 năm 2003 công ty là doanh
nghiệp nhà nước trực thuộc bộ Công Nghiệp.

Vốn Điều lệ của Công ty Sữa Việt Nam hiện nay: 1.590.000.000.000 VND .
1.2.2 Ngành nghề kinh doanh
• Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa
đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác;
• Kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hoá chất và nguyên
liệu.
• Kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; Kinh doanh kho bãi, bến bãi;
Kinh doanh vận tải hàng bằng ô tô; Bốc xếp hàng hoá;
• Sản xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, café rang-
xay- phin - hoà tan;
• Sản xuất và mua bán bao bì, in trên bao bì;
• Sản xuất, mua bán sản phẩm nhựa.
• Phòng khám đa khoa.
1.3 Cơ cấu tổ chức
Ban kế toán tổng hợp; ban kế toán công
nợ phải thu, ban kế toán công nợ phải trả,
ban kế toán hàng tồn kho; ban kế toán
thuế; ban kế toán giá thành
Ban quản lý nhãn hiệu, ban quản lý kinh
doanh; ban quản lý hoạt động
Ban đầu tư dự án; ban đầu tư tài chính
Ban nghiệp vụ; ban hỗ trợ; ban lập trình;
ban network + BDA
Ban HTTM; ban PTNLKD; ban TNKD;
bán hàng cà phê, kênh hiện đại; kênh Ka;
ban CSKH; kinh doanh miền Bắc, Trung
Tây; bán hàng miền HCM, miền Đông
Ngành hàng; tác nghiệp MKT; đối ngoại;
nghiên cứu thông tin thị trường
Ban phát triển vùng nguyên liệu công ty;

các nhà máy
Ban tài chính kế toán;
ban xây dựng cơ bản
Ban cơ khí; ban điện
Ban công nghệ
Ban tài chính kế toán; ban điều phối DA;
ban quản lý DA
Ban hoạch định sản xuất; ban thống kê
Ban xuất khẩu; ban NVL-bao bì; ban
MMTB; ban khai báo hải quan
Ban quản lý hệ thống chất lượng; ban
nghiên cứu sản phẩm mới
Ban QHNS; ban TL&PL; ban TD; ban
ĐT&PT
Ban NC-TH; ban HC-QT; ban VT-LT;
ban thông tin
Kinh doanh; kế toán; hành chính; Public
Relation:phòng khám chuyên khoa
Phân xưởng; ban; tổ; nhóm
Ban kế toán; ban HC-NS; ban kho; ban
diều phối, đội xe; ban kỹ thuật
P.KT
P.HĐKS
P.ĐT
P.IT
P.KD
P.MKT
P.PTNL
(Phòng phát triển khách hàng)
P.PTKH

CT TNHH MTV BSVN
P.KTCĐ
P.XDCB
CT TNHH MTV ĐBSQT
P.KTCN
P.KH
TTNCPT
P.XNK
Phó Tổng
Giám đốc
Phó Tổng
Giám đốc
Phó Tổng
Giám đốc
Phó Tổng
Giám đốc
Phó Tổng
Giám đốc
kiêm
kiêm
kiêm
Tổng
Giám đốc
P.KSNB
P.HCTH
P.NS
P.KĐK
XNKV
NM (*)
(*): N/m Thống Nhất, Trường Thọ, Dielac, Sài Gòn, Hà Nội, Cần Thơ, Bình Định, Nghệ An,

Cà phê Sài Gòn, Tiên Sơn

1.4 Các phòng ban trong công ty
Phòng Kinh doanh:
 Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh, theo dõi
và thực hiện các kế hoạch kinh doanh;
 Nghiên cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phân
phối, chính sách giá cả;
 Đề xuất các biện pháp về chiến lược sản phẩm;
 Phối hợp với phòng Kế hoạch để đưa ra các số liệu, dự đoán về nhu cầu của thị
trường.
Phòng Marketing:
 Hoạch định chiến lược xây dựng nhãn hiệu cho các sản phẩm và nhóm sản phẩm,
xây dựng chiến lược giá cả, sản phẩm, phân phối, khuyến mãi
 Xây dựng và thực hiện các hoạt động marketing hỗ trợ nhằm phát triển thương hiệu;
 Phân tích và xác định nhu cầu thị trường để cải tiến và phát triển sản phẩm mới phù
hợp với nhu cầu của thị trường;
 Thực hiện thu thập thông tin, nghiên cứu, phân tích dữ liệu liên quan đến thị trường và
các đối thủ cạnh tranh;
Phòng Nhân sự:
 Điều hành và quản lý các hoạt động Hành chính và Nhân sự của toàn Công ty;
 Thiết lập và đề ra các kế hoạch và chiến lược để phát triển nguồn nhân lực;
 Tư vấn cho Ban Giám đốc điều hành các hoạt động hành chính nhân sự
 Làm việc chặt chẽ với bộ phận Hành chính và Nhân sự của các Chi nhánh, Nhà máy
nhằm hỗ trợ họ về các vấn đề về hành chính nhân sự một cách tốt nhất;
 Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính và nhân sự cho toàn Công ty;
 Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chính,
nhân sự phù hợp với thực tế của Công ty và với quy định, chế độ hiện hành của Nhà
nước;
 Tư vấn cho nhân viên trong Công ty về các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ

của nhân viên trong Công ty.
Phòng Dự án:
 Lập, triển khai, giám sát dự án đầu tư mới và mở rộng sản xuất cho các nhà máy;
 Quản lý và giám sát tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tài sản cố định;
 Quản lý và giám sát công tác xây dựng cơ bản toàn Công ty;
 Xây dựng, ban hành và giám sát định mức kinh tế kỹ thuật;
 Nghiên cứu, đề xuất các phương án thiết kế xây dựng dự án, giám sát chất lượng
xây dựng công trình và theo dõi tiến độ xây dựng Nhà máy;
 Theo dõi công tác quản lý kỹ thuật;
 Lập kế hoạch và tổ chức đấu thầu để chọn lựa nhà cung cấp phù hợp, có chất lượng
đáp ứng được tiêu chuẩn Công ty đề ra cho từng dự án.
Phòng Cung ứng điều vận
 Xây dựng chiến lược, phát triển các chính sách, quy trình cung ứng và điều vận;
 Thực hiện mua sắm, cung cấp toàn bộ nguyên nhiên liệu, vật tư kỹ thuật;
 Thực hiện các công tác xuất nhập khẩu cho toàn Công ty, cập nhật và vận dụng chính
xác, kịp thời các quy định, chính sách liên quan do Nhà nước ban hành;
 Dự báo về nhu cầu thị trường giúp xây dựng kế hoạch sản xuất hàng nội địa và xuất
khẩu hiệu quả;
 Nhận đơn đặt hàng của khách hàng, phối hợp chuyển cho Xí nghiệp Kho vận. Phối
hợp với nhân viên Xí nghiệp Kho vận theo dõi công nợ của khách hàng;
Trung tâm Nghiên cứu Dinh dưỡng và Phát triển Sản phẩm:

Nghiên cứu, quản lý, điều hành các nghiệp vụ liên quan đến sản phẩm mới, sản
phẩm gia công, xuất khẩu và cải tiến chất lượng sản phẩm;
 Chịu trách nhiệm về công tác đăng ký công bố các sản phẩm, công tác đăng ký bảo hộ
các quyền sở hữu trí tuệ trong và ngoài nước;
 Xây dựng và giám sát hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế và trong
nước (ISO, HACCP);
 Thiết lập, quản lý, giám sát thực hiện quy trình công nghệ, quy trình sản xuất và quy
trình đảm bảo chất lượng;

 Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, nhu cầu và thị hiếu người tiêu dùng để phát triển
những sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng.
Phòng khám Đa khoa
 Khám, tư vấn dinh dưỡng và sức khỏe cho người bệnh (khách hàng), tư vấn các sản
phẩm của Công ty cho khách hàng;
 Tư vấn dinh dưỡng gián tiếp cho người bệnh (khách hàng) qua điện thoại hoặc cho
thân nhân;
 Phối hợp với Trung tâm nghiên cứu dinh dưỡng và phát triển sản phẩm mới trong
việc đưa ra các sản phẩm có thành phần dinh dưỡng phù hợp với các nhu cầu cần
thiết của khách hàng.
Các nhà máy:
 Quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, HACCP;
 Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, quản lý về vấn đề an toàn lao
động, phòng cháy chữa cháy tại Nhà máy;
 Thực hiện các kế hoạch sản xuất đảm bảo về số lượng và chất lượng.
Xí nghiệp Kho vận:
 Thực hiện việc giao hàng và thu tiền hàng theo các Hóa đơn bán hàng;
 Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, nguyên vật liệu, thành phẩm đảm bảo an toàn;
 Tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản vật tư nguyên liệu nhập khẩu và nội địa, các sản phẩm
do Công ty sản xuất;
 Kinh doanh kho, bến bãi, vận tải;
 Thực hiện công tác thu hồi công nợ, hỗ trợ theo dõi công nợ còn tồn đọng.
Các chi nhánh:
 Đề xuất, cải tiến sản phẩm về chất lượng, mẫu mã và đa dạng hóa sản phẩm;
 Xây dựng phương hướng hoạt động và phát triển của Chi nhánh;
 Giám sát việc thực hiện các quyết định, chủ trương, chính sách Công ty đề ra; Đảm bảo
các hoạt động của Chi nhánh tuân thủ luật pháp và các quy định của Nhà nước;
 Chỉ đạo và giám sát hoạt động của Phòng khám Tư vấn Dinh dưỡng tại Chi nhánh;
 Chỉ đạo và giám sát hoạt động của Ban Kế toán, Ban Cung ứng và điều vận;
 Quản lý tiền-hàng và cung ứng vận chuyển cho việc kinh doanh ngành hàng.

Phòng Kiểm soát Nội bộ
 Kiểm sóat việc thực hiện quy chế, chính sách, thủ tục của Công ty đề ra tại các bộ
phận trong Công ty nhằm phát hiện, ngăn chặn và khắc phụ, giảm thiểu các rủi ro, cải
tiến và nâng cao hiệu quả họat động của Công ty;
 Kiểm tra, giám sát các họat động của các bộ phận chức năng trong Công ty (Phòng
kinh doanh ngành hàng, Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Cung ứng điều vận,
Phòng Tài chính kế toán, Xí nghiệp kho vận, các Nhà máy, Chi nhánh);
 Tham khảo và đề ra các chính sách xây dựng chương trình kiểm sóat và lựa chọn
phương pháp kiểm soát;
 Tổng hợp và báo cáo kết quả kiểm tra định kỳ và đột xuất cho Ban Giám đốc;
 Tư vấn cho Ban Giám đốc điều hành những phương án giải quyết các khó khăn của
các Phòng ban nhằm nâng cao hiệu quả họat động của các phòng ban.
Phòng Tài chính Kế toán:
 Quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động Tài chính kế toán;
 Tư vấn cho Ban Giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược về tài chính;
 Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán;
 Lập dự toán ngân sách, phân bổ và kiểm sóat ngân sách cho tòan bộ họat động sản
xuất kinh doanh của Công ty;
 Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế toán;
 Quản lý vốn nhằm đảm bảo cho các họat động sản xuất kinh doanh và việc đầu tư của
Công ty có hiệu quả.
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
CHU TRÌNH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA
VIỆT NAM
1.1 Nguyên vật liệu
Khi nói đến mua hàng trong các công ty sản xuất như công ty cổ phần sữa Việt Nam
là phải nói tới nguyên vật liệu vì nó chiếm phần lớn trong quá trình sản xuất.
Các nguyên vật liệu sử dụng trong nước như sữa bò tươi, đường tinh luyện, dầu thực
vật, đậu nành hạt, café hạt…
Nguyên liệu nhập khẩu: sữa bột, dầu bơ…

Danh sách một số nhà cung cấp nguyên vật liệu chính cho Công ty:
STT NGUYÊN LIỆU NHÀ CUNG CẤP
1 Sữa bột các loại Hoogwert
Newzealand Milk Products
Olam International Ltd
Trung tâm bò giống Tuyên Quang
Hộ nông dân
Công ty thực phẩm công nghệ TP.HCM
Công ty đường Biên Hòa
Công ty Ld mía đường Nghệ An
Công ty mía đường Bourbon Tây Ninh
Olam international Ltd
Itochu corporation
Titan Steel Co.
Công ty Perstima Bình Dương
1.2 Quy trình mua hàng tại công ty sữa Việt Nam
Việc kiểm soát qúa trình thu mua hàng hoá, dịch vụ gắn liền với việc quản lý một
phần lớn chi phí của doanh nghiệp. Hàng hoá, dịch vụ mua vào liên quan trực tiếp đến hiệu
quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, khối lượng hàng hoá, dịch vụ mua về là một
nhân tố quyết định của các mức dự trữ hàng tồn trong kho. Mặt khác,việc đầu tư vào hàng
trong kho là một nhân tố chủ yếu đánh giá được lợi tức trên vốn đầu tư. Ngoài ra, chức năng
thu mua còn có mối quan hệ trực tiếp với các hoạt động như nhận hàng, lưu kho, bán phế
liệu và thanh toán Do đó, kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tiền hàng cần các
doanh nghiệp quan tâm thích đáng.
Quá trình mua hàng của công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:
Phiếu xin mua hàng
Kiểm tra
Liên hệ nhà cung cấp
Xét chọn nhà cung cấp
Kiểm tra,

ký duyệt
Mua hàng, đặt hàng
hoặc ký kết hợp đồng
Hàng nhập kho
Duyệt
Không đồng ý
Đồng ý
Không đồng ý
Đồng ý
Khiếu nại nhà
cung ứng
Không đạt
Đạt

Khi có nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ, vật tư kỹ thuật thì bộ phận có nhu cầu sẽ tiến
hành lập phiếu xin mua hàng hoặc phiếu xin mua hàng khẩn ( được áp dụng trong trường
hợp các mặt hàng, dịch vụ phải cung cấp ngày trong ngày hoặc ngày hôm sau của ngày đề
nghị). Phiếu xin mua hàng sẽ phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận: bộ phận đề nghị, phụ
trách bộ phận đề nghị duyệt, thủ kho ký xác nhận là vật tư, hàng hoá, hay dịch vụ không còn
tồn hoặc tồn ít không đáp ứng đủ nhu cầu, để tránh trường hợp hàng hoá ở trong kho tồn
song vẫn thực hiện mua về và chữ ký của thủ trưởng đơn vị duyệt. Phiếu xin mua hàng đã
đầy đủ chữ ký và được phê duyệt sẽ được chuyển tới bộ phận hành chính, sau đó bộ phận
hành chính sẽ có trách nhiệm chuyển cho bộ phận vật tư.
Bộ phận phụ trách vật tư tiếp nhận được phiếu xin mua hàng từ các bộ phận có nhu
cầu, tiến hành liên hệ với nhà cung cấp đối với hàng hoá và dịch vụ đáp ứng yêu cầu sau đó
xem xét, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp. Tất cả các giao dịch hàng hóa, dịch vụ mua vào
trong toàn Công ty đều phải tuân thủ “Quy trình chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh
tế” cụ thể như sau:
Kiểm tra mẫu hàng hóa và giới thiệu dịch vụ :
Khi phát sinh hàng hóa mới, hoặc thêm nhà cung cấp mới cho hàng hóa đang sử dụng

thì phải thực hiện qui định về kiểm tra mẫu như sau: Hàng hóa đã ban hành yêu cầu kỹ
thuật: nhà cung cấp sẽ gửi mẫu cho phòng xuất nhập khẩu công ty. Phòng xuất nhập khẩu
công ty lập phiếu đề nghị kiểm tra mẫu nguyên vật liệu /bao bì để chuyển nhà máy kiểm tra
và thông báo kết quả.
Chào giá/ mời thầu :
Khi có nhu cầu về mua hàng, tùy theo tính chất mua hàng của từng hàng hóa, dịch vụ,
nhân viên nghiệp vụ sẽ đề xuất cho người có thẩm quyền (Giám đốc đơn vị, Phó Tổng Giám
đốc phụ trách KHXNK hoặc Tổng Giám đốc) quyết định hình thức chào giá cạnh tranh cho
từng lần mua hàng hoặc mời thầu cung ứng các mặt hàng chính yếu, giá trị lớn, có yêu cầu
ổn định về giá cả, chất lượng, cung cấp trong thời gian dài.
Duyệt chọn nhà cung cấp:
 Đối với trường hợp mời thầu: Sau khi nhận được Hồ sơ dự thầu của các Nhà cung
cấp, Tổ xét thầu (Bao gồm người có thẩm quyền của Ban có nhu cầu đấu thầu,
P.KT) sẽ tiến hành xét thầu và lập Danh sách Nhà cung cấp trúng thầu, trình Tổng
Giám đốc phê duyệt.
 Đối với trường hợp chào giá cạnh tranh: Căn cứ bảng chào giá và khả năng của các
Nhà cung cấp, các đơn vị chức năng lập Tờ trình xét duyệt giá và chọn nhà cung
cấp, trình người có thẩm quyền phê duyệt.
Thẩm quyền duyệt chọn nhà cung cấp sẽ do Tổng Giám đốc qui định theo sự ủy
quyền/ phân cấp quản lý hiện hành của Công ty. Người ra quyết định chọn nhà cung cấp sẽ
chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng Giám đốc về quyết định của mình.
Trong một số trường hợp, (ví dụ: không chọn đơn vị có giá thấp nhất, không đủ số
lượng chào giá của các nhà cung cấp theo qui định,…) thì phải nêu rõ lý do/nguyên nhân trên
Tờ trình xét duyệt giá và chọn nhà cung cấp
Tất cả bảng chào giá của các nhà cung cấp, biên bản xét giá/mở thầu phải được đơn vị
phụ trách mua hàng hoá, dịch vụ lưu giữ đầy đủ và khoa học cho việc kiểm tra, kiểm tóan
nội bộ hoặc của các cơ quan bên ngoài theo qui định của pháp luật.
Ký kết hợp đồng kinh tế:
Căn cứ vào kết quả duyệt chọn nhà cung cấp của người có thẩm quyền trên biểu Danh
sách Nhà cung cấp trúng thầu (nếu có) và Tờ trình xét duyệt giá và chọn nhà cung cấp, đơn

vị mua hàng hoá dịch vụ tiến hành sọan thảo và ký kết hợp đồng kinh tế.
Đơn vị thực hiện mua hàng hoá, dịch vụ phải đảm bảo rằng các điều khoản hợp đồng
ký kết phải chặt chẽ và đảm bảo quyền lợi cho Công ty khi phát sinh các tranh chấp. Nếu
Công ty đã có ban hành hợp đồng chuẩn đã được tư vấn của luật sư hoặc của phòng kiểm
soát nội bộ thì áp dụng theo mẫu hợp đồng chuẩn này của Công ty. Còn nếu hợp đồng do nhà
cung cấp sọan thảo thì nhân viên nghiệp vụ và người có thẩm quyền có trách nhiệm xem xét
các điều khỏan của hợp đồng hợp lý và chặt chẽ và tuân thủ Luật thương mại hiện hành.
Tất cả các hợp đồng của Công ty giao dịch với bên ngòai phải được Trưởng ban kế
tóan/Kế tóan trưởng hoặc Giám đốc Tài chính Kế tóan xem xét và ký nháy trên hợp đồng
trước khi trình người có thẩm quyền ký và đóng dấu.
Nhận hàng / Nghiệm thu :
Đối với hàng hóa : Có kiểm tra chất lượng hàng hoá của bộ phận QA.
Đối với dịch vụ (thiết kế, thi công công trình, lắp đặt máy móc thiết bị, tư vấn, đào
tạo, đánh giá, các dịch vụ khác, …) : phải có biên bản nghiệm thu chi tiết hoặc chứng từ
chứng minh dịch vụ đã được cung cấp đạt yêu cầu. Trên biên bản, chứng từ phải có kết luận
rõ ràng về chất lượng công việc thực hiện. Biên bản nghiệm thu phải được Giám đốc đơn vị,
Phòng ban phê duyệt
Đối với hàng hóa không tổ chức nhập kho (do nhu cầu cần phục vụ cho chương trình,
công việc cụ thể) phải có tờ trình nêu rõ phương thức giao nhận, trình lãnh đạo duyệt. Việc
tổ chức giao nhận tay ba cần phải lập chứng từ giao nhận giữa NCC-Phòng chủ trì-Đơn vị
triển khai.
1.3 Thực trạng về môi trường kiểm soát nội bộ của công ty
1.3.1 Sự trung thực và các giá trị đạo đức
Nói đến sự trung thực và các giá trị đạo đức trong Vinamilk có lẽ là đó là một vấn đề rất
quan trọng vì sản phẩm mà công ty cung cấp liên quan trực tiếp đến sức khỏe của người tiêu
dùng. Do đó việc sản xuất ra các sản phẩm đúng tiêu chuẩn chất lượng là một vấn đề cần
quan tâm tại công ty. Vì vậy mà công ty đã xây dựng nhiều quy định về giá trị đạo đức yêu
cầu nhân viên thực hiện. Như nhân viên mua hàng không được nhận tiền hoa hồng của nhà
cung cấp để từ đó chọn những nhà cung cấp không đạt tiêu chuẩn. Những quy định này
không chỉ áp dụng cho nhân viên mà cả các cấp quản lý trong công ty. Họ là những người

lập và tiên phong trong việc thực hiện.
Ngoài ra công ty còn có nhiều chính sách cho người lao động để không tạo áp lực quá
mức cho họ trong công làm họ phải gian lận như:
• Đảm bảo công việc đầy đủ cho người lao động, thu nhập của người lao động ngày một
được cải thiện. Ngoài thu nhập từ lương, người lao động còn có thêm thu nhập từ lợi
nhuận được chia theo tỷ lệ sở hữu của họ trong Công ty nếu Công ty làm ăn có lãi.
• Thực hiện đầy đủ, quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng với quy
định của pháp luật.
• Có chính sách khen thưởng kịp thời đối với cá nhân và tập thể có công lao đóng góp cho
Công ty, có biện pháp kỷ luật đối với những cá nhân có hành động ảnh hưởng xấu đến
quyền lợi và uy tín Công ty.
• Hỗ trợ và tạo mọi điều kiện thuận lợi để người lao động tham gia các khóa đào tạo
trong và ngoài nước nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ;
• Đào tạo và sắp xếp nguồn nhân lực phù hợp với tình hình phát triển Công ty nhằm gia
tăng về chất.
1.3.2 Yêu cầu về năng lực
Hầu như toàn bộ nhân viên quản lý của công ty đều có trình độ cao đẳng đại học trở lên,
nhân viên các phòng ban trong công ty hầu như có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực mà
phòng ban đó thực hiện. Ngoài ra công ty đặt mục tiêu đầu tư đào tạo nguồn nhân lực tri thức
cao. Một số hoạt động đào tạo Công ty đã và đang thực hiện:
• Công ty đã và đang chuẩn bị cho nguồn nhân lực trình độ cao trong tương lai bằng
cách gửi con em cán bộ, công nhân viên sang học ở các ngành: công nghệ sữa và các
sản phẩm từ sữa; tự động hóa quy trình công nghệ và sản xuất; máy móc thiết bị sản
xuất thực phẩm; quản lý trong ngành sữa. Đến nay, Công ty đã hỗ trợ cho hơn 50 con
em của cán bộ công nhân viên đi học theo diện này.
• Công ty tuyển sinh viên tốt nghiệp loại giỏi ở các trường đại học tại thành phố Hồ Chí
Minh và đưa đi du học chuyên ngành ở nước ngoài.
• Những cán bộ công nhân viên có yêu cầu học tập cũng được Công ty hỗ trợ 50% học
phí cho các khóa nâng cao trình độ và nghiệp vụ.
1.3.3 Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán

Nói đến kiểm soát nội bộ là phải nói về kiểm toán nội bộ vì kiểm toán nội bộ là công cụ
giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Thông
qua công cụ này, ban giám đốc và hội đồng quản trị có thể kiểm soát hoạt động tốt hơn, quản
lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được mục tiêu kinh doanh. Các thống kê trên thế giới cho
thấy các công ty có phòng kiểm toán nội bộ thường có báo cáo đúng hạn, báo cáo tài chính
có mức độ minh bạch và chính xác cao, khả năng gian lận thấp và hiệu quả sản xuất kinh
doanh cao hơn so với các công ty không có phòng kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên, có một thực
tế tại Việt Nam không phải doanh nghiệp nào cũng thấy được hết các lợi ích trên hoặc do các
nguyên nhân chủ quan và khách quan mà rất nhiều công ty cổ phần hiện nay không có phòng
kiểm toán nội bộ như công ty RTD hiện tại vẫn chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ
Tại Vinamilk có phòng kiểm soát nội bộ riêng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:
Tư vấn kiểm soát và kiểm toán hoạt động :
- Tư vấn kiểm soát cho Tổng Giám đốc điều hành và các Phó tổng giám đốc chức
năng trong công ty.
- Giám sát tiến trình vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (Công ty và các đơn vị) và
nhận dạng mọi cơ hội cải tiến hệ thống này. Đánh giá nguồn lực Công ty để sử dụng moat
cách phù hợp , hiệu quả, tránh lãng phí, thất thoát.
- Làm việc với kiểm toán độc lập của Công ty về những vấn đề liên quan khi có yêu
cầu
- Đề xuất các chính sách bảo vệ tài sản, nguồn lực của công ty và chính sách quản lý
rủi ro
Kiểm toán tuân thủ pháp luật, nội quy và Chính sách Điều hành:
- Đảm bảo hoạt động của Công ty tuân thủ quy định pháp luật. Đảm bảo các phòng
ban và các đơn vị tuận thủ các quy định pháp luật có liên quan .
- Đảm bảo công ty kinh doanh phù hợp với đạo đức kinh doanh.
- Đảm bảo các chức năng của công ty được thực hiện nghiêm chỉnh, vận hành hợp lý,
hiệu quả.
Kiểm tra kế toán và tài chính:
- Thực hiện một phần chức năng kiểm soát tài chính.
- Kiểm tra chất lượng thông tin tài chính, báo cáo kế tóan .

- Soát xét tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính theo yêu cầu của Tổng Giám
đốc.
Quyền hạn của kiểm toán nội bộ:
- Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ trong quá trình thực hiện kiểm toán và trình
bày ý kiến của kiểm toán viên trong báo cáo kiểm toán.
- Có quyền yêu cầu các đối tượng được kiểm toán cung cấp thông tin, tài liệu (không
giới hạn) phục vụ cho công tác kiểm toán.
- Được ký xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do kiểm toán viên lập và chịu trách
nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán được giao.
- Nêu các kiến nghị và đề xuất các ý kiến tư vấn cho công việc cải tiến, hoàn thiện
công tác quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, ngăn ngừa các sai sót, vi phạm trong Công
ty .
- Được bảo lưu ý kiến đã trình bày trong báo cáo kiểm toán nội bộ .
- Giám sát việc thực hiện qui trình kiểm tóan nội bộ
1.3.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Công ty có triết lý kinh doanh là mong muốn trở thành sản phẩm được yêu thích nhất ở mọi
khu vực, lãnh thổ. Vì thế công ty tâm niệm rằng chất lượng và sáng tạo là người bạn
đồng hành của Vinamilk. Vinamilk xem khách hàng là trung tâm và cam kết đáp ứng
mọi nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó công ty áp dụng phong cách quản lý dân
chủ để tạo sự công bằng và thoải mái cho nhân viên trong công ty,dân chủ trong tính
lương trong quy định tạo môi trường làm việc lành mạnh trong công ty.Trọng tâm của
phong cách quản lý này là sự đóng góp ngày càng nhiều hơn từ phía nhân viên để
công việc luôn được tiến triển. Các nhà quản lý dân chủ luôn cảm thấy rằng sự đóng
góp nhiều hơn của nhân viên là vì môi trường làm việc của họ, nhân viên sẽ thấy họ
có nhiều quyền sở hữu và do đó, làm tăng năng suất và sự hài lòng của họ. Một người
quản lý dân chủ sẽ tập trung vào xây dựng đội ngũ, tình đồng nghiệp chan hòa và sự
đồng lòng nhất trí khi nhận nhiệm vụ.
1.3.5 Cơ cấu tổ chức
Đại hội đồng cổ đông:
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của Công ty theo

Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty. Đại hội đồng cổ đông là cơ quan thông qua chủ
trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển Công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra
cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty.
Hội đồng quản trị:
Là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên
quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc Đại hội đồng cổ đông quyết
định.
Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội
đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời
điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ban kiểm soát:
Do
đại hội đồng cổ đông
bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh
doanh,
quản trị và điều hành của Công ty
Tổng Giám đốc:
Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, bãi nhiệm, là người đại diện theo pháp luật của Công
ty,
chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt
động
hàng ngày của Công ty
1.3.6 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Tất cả hàng hóa và dịch vụ mua vào có giá trị trên 50 triệu đồng phải có công văn
duyệt chủ trương do cấp có thẩm quyền theo phân cấp hiện hành phê duyệt.
Tất cả hàng hóa dịch vụ mua vào có ký kết hợp đồng kinh tế đều phải lập Tờ trình
duyệt giá và chọn nhà cung cấp theo mẫu quy định ngoại trừ việc chọn nhà cung cấp phải
thông qua đấu thầu.
Trong trường hợp không ký hợp đồng kinh tế, Giám đốc đơn vị tổ chức mua phải ghi
rõ trên Tờ trình duyệt giá và chọn nhà cung cấp và chỉ thanh toán sau khi nhận được hàng

hóa dịch vụ đảm bảo chất lượng.
Riêng đối với những hàng hóa và dịch vụ mua vào có giá trị nhỏ hơn 10 triệu đồng,
hình thức mua sắm và thanh toán đơn giản (nhận hàng trước, trả tiền sau khi nhà cung cấp
xuất hóa đơn đầy đủ), thì không bắt buộc ký hợp đồng kinh tế nhưng vẫn phải đảm bảo tối
thiểu 3 bảng chào giá và được người có thẩm quyền ký duyệt trên bảng chào giá.
1.3.7 Chính sách nhân sự
Công ty quan niệm đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là chiến lược đầu tư cho sự
thành công trong tương lai của công ty. Vì thế, là nhân viên của Vinamilk bạn sẽ có cơ hội
được đào tạo nhằm hòan thiện các kỹ năng, kiến thức đáp ứng được yêu cầu và thách thức
trong công việc. Các khóa đào tạo về chuyên môn và kỹ năng cũng như các buổi tham gia
huấn luyện thực tế được chúng tôi tổ chức thường xuyên trong và ngoài nước.
Tại Vinamilk, công ty vạch ra con đường phát triển nghề nghiệp cụ thể cho nhân viên
và công ty mang đến các chương trình đào tạo phù hợp nhất giúp nhân viên nâng cao hiệu
quả làm việc. Một khi hiệu quả làm việc của nhân viên được nâng cao, nhân viên sẽ được
giao phó những công việc thử thách hơn và cùng với sự hỗ trợ tích cực từ đồng nghiệp và
cấp trên, mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên chắn chắn sẽ thành hiện thực.
CHƯƠNG III. NHẬN XÉT –KIẾN NGHỊ
1.1 Nhận xét
Vai trò, vị trí của Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý doanh nghiệp
đang dần được khẳng định nhất là khi nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, yêu cầu
quản lý ngày càng phức tạp, xu thế hội nhập mở cửa đang diễn ra hết sức mạnh mẽ. Qua quá
trình nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại hai Công ty cổ phần có thể rút ra
một số nhận xét sau:
1.1.1 Những mặt tích cực của hệ thống KSNB
Quy trình kiểm soát chi phí được tiến hành ngay từ khâu thu mua nguyên vật liệu đến khâu
bán hàng. Đặc biệt, trong quá trình sản xuất, để giảm mức tiêu hao nguyên liệu, Công ty thiết
lập các định mức kỹ thuật đối với từng sản phẩm. Hàng tháng, bộ phận kế toán quản trị theo
dõi được chi phí sản xuất thông qua các báo cáo định kỳ về chi phí sản xuất của từng đơn vị,
báo cáo phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu… Dựa trên các báo cáo này, giúp Công
ty kiểm soát chi phí tốt hơn trong các tháng sản xuất tiếp theo. Các báo cáo đều được các cấp

quản lý của Công ty xem xét thường xuyên.
Do quản lý chi phí khá tốt nên chi phí sản xuất của Công ty có tính cạnh tranh cao so với
các doanh nghiệp cùng ngành.
 Về môi trường kiểm soát
Ban lãnh đạo của các công ty đã nhận thức rõ ràng về vai trò của hệ thống kiểm soát
nội bộ, những lợi ích mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại nếu công ty duy trì và đảm bảo
hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả. Lãnh đạo công ty đã chú trọng đến việc ban
hành các quy chế, quy định về kinh tế tài chính, kỹ thuật, lao động, tiền lương và phổ biến
rộng rãi các quy chế đó đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Công tác lập
kế hoạch, dự toán luôn được chú trọng và thường xuyên giám sát việc chấp hành kế hoạch
sản xuất kinh doanh. Công tác quy hoạch cán bộ lãnh đạo trong từng giai đoạn, chính sách
tiền lương ngày càng được cải thiện theo hướng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho
cán bộ công nhân viên.
 Về hệ thống kế toán
Với đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán có năng lực, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ
và có trách nhiệm giúp cho công tác quản lý tài chính, kế toán tại công ty không ngừng được
hoàn thiện. Hệ thống chứng từ kế toán được lập đầy đủ, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ để
làm căn cứ ghi sổ theo quy định tài chính. Hệ thống tài khoản kế toán luôn cập nhật thường
xuyên đảm bảo phản ánh chính xác các đối tượng kế toán theo quy định của Bộ tài chính. Hệ
thống sổ sách kế toán được cập nhật theo đúng trình tự, đảm bảo yêu cầu quản lý tổng hợp
và chi tiết các đối tượng kế toán. Công tác lập báo cáo tài chính luôn được chú trọng đảm
bảo kịp thời, trung thực, hợp lý. Mặt khác, việc cử nhân viên kế toán đi học tập nghiệp vụ
chuyên môn, nâng cao trình độ luôn được lãnh đạo công ty quan tâm.
Tại Vinamilk sử dụng hệ quản trị tích hợp ERP là bộ giải pháp công nghệ thông tin có
khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất,
có thể tự động hoá các quy trình quản lý. Mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn
nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính, bán hàng, kiểm
tra chất lượng sản phẩm đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Sử dụng phần mềm
này các bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá
trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra. Với ý nghĩa là một

hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh, hệ thống ERP không cho
phép người dùng xoá bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà
người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có
thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Do đó, cũng nhờ đặc điểm này, số
liệu kế toán do hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao.
Về thủ tục kiểm soát
Công ty Vinamilk đã thiết lập hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn
ISO 9001:2000 , HACCP, ISO/IEC 17025:2005, ISO 14001:2004. Hệ thống này được áp
dụng cho tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ của toàn bộ hệ thống tổ chức
của Công ty . Công ty cam kết xây dựng và thiết lập các văn bản thực hiện, duy trì hệ thống
quản lý chất lượng và thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của
tiêu chuẩn ISO 9001:2000 , HACCP, ISO/IEC 17025:2005, ISO 14001:2004.
Bên cạnh những mặt tích cực nêu trên, hệ thống KSNB tại Công ty còn bộc lộ một số
mặt hạn chế do đó hệ thống KSNB chưa thực sự phát huy được vai trò của nó trong công tác
quản lý tài chính.
1.1.2 Những mặt còn hạn chế
Về môi trường kiểm soát
Vai trò, chức năng của ban kiểm soát tại Công ty chưa được thực hiện một cách hiệu
quả; hoạt động của Ban kiểm soát mang nặng tính hình thức. Nguyên nhân là do thiếu sự độc
lập, thêm vào đó các thành viên của ban kiểm soát chỉ kiêm nhiệm chứ không phải chuyên
trách. Vì vậy, các biện pháp, thủ tục kiểm soát độc lập chưa đem lại hiệu quả thiết thực cho
Công ty.
Do đó vẫn có một số rủi ro thường gặp là:
 Yêu cầu hàng không đúng thực tế
 Mua hàng không đúng phẩm chất, quy cách
 Có thể do nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá dịch vụ
phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng
không được phép từ nhà cung cấp.
 Mua hàng giá cao và trả hàng trước khi được chấp nhận.
 Trả tiền hàng không đúng hạn.

 Sai sót trong ghi chép và báo cáo
 Có một số trường hợp người không có thẩm quyền vẫn lập phiếu đề nghị mua hàng.
 Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng.
1.3 KIẾN NGHỊ
Nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ cụ thể tương ứng với các rủi ro trên:
 Đối với yêu cầu hàng không đúng thực tế ta cần: đầu tiên phải duyệt kế hoạch mua
hàng chi tiết như mua hàng gì? Mua ở nhà cung cấp nào? Khi nào mua? Tại sao mua?
Mua số lượng bao nhiêu? Rồi bao nhiêu tiền? còn nếu là mua hàng ngoài kế hoạch
thì phải giải trình lý do mua ngoài kế hoạch.
 Đối với mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất mô tả thì: Nên tách biệt chức
năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng, khi có thể được, và chức năng đặt
hàng. Nhân viên nhận hàng, thường là thủ kho ở một số công ty, chỉ nên nhận hàng
khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến. Những biên bản
nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp.
Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá
nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một
nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá
phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được. Biên bản nhận
hàng nên có một mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp. Một liên của
biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên được gửi cho phòng kế
toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm bằng
chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành.
 Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập
đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó. Công ty
nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ
với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, công ty nên áp
dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng
không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này.Công ty cũng nên áp
dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạt
động của phòng thu mua.

 Đối với trả tiền trước khi nhận hàng thì: chỉ trả tiền khi có đủ chứng từ nhận hàng.
 Đối với trả tiền hàng không đúng hạn: phải phê duyệt cam kết trả tiền theo dõi kế
hoạch tiền mặt. Định kỳ báo cáo công nợ phải trả. Phê duyệt thời điểm trả tiền và số
tiền trả…
 Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ
phận mua hàng. Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với thủ kho. Đối chiếu giữa bộ phận
kế toán với nhà cung cấp. Luân chuyển chứng từ giữa các BP trong công ty
 Đối với trường hợp người không có thẩm quyền vẫn lập phiếu đề nghị mua hàng thì
công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng
ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng
hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chính
xác. Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến
tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi.Việc
mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền.
 Khi nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng: Nên tách biệt chức năng đề
nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do
phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác. Phòng
thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu
chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước
và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan
đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, Các liên của đơn đặt hàng này nên
được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để