Đề tài: “Hoạt động công chứng của nhân dân địa phương, thực trạng và giải pháp” pptx

BÁO CÁO TỐT NGHIỆP


Đề tài:

“Hoạt động công chứng của nhân dân
địa phương, thực trạng và giải pháp”



lời nói đầu
Chí Linh là huyện miền núi nằm ở phía Bắc của tỉnh Hải Dơng, có dân
số 15 vạn ngời, là mảnh đất địa linh nhân kiệt có nhiều di tích lịch sử đợc xếp
hạng Quốc gia. Với diện tích rộng 300 km
2
, có vị trí đặc biệt nằm giữa vùng
tam giác kinh tế Hà Nội Hải Phòng Quảng Ninh, là cửa ngõ của vùng rừng
núi Đông Bắc Bộ và vùng Đồng bằng Sông Hồng, với 3/4 diện tích là núi rừng.
Có hệ thống giao thông đờng bộ và đờng sắt huyết mạch nh quốc lộ 18 kéo
dài từ đông sang tây nối Hà Nội tới Quảng Ninh, đờng 183 nối liền trung tâm
huyện tới thành phố Hải Dơng- tâm điểm của 3 thành phố Hà Nội, Hạ Long và
Hải Dơng. Là vùng đất có nhiều nguồn tài nguyên quý giá phục vụ tốt cho phát
triển ngành công nghiệp, khu vực có nền kinh tế phát triển toàn diện, đây là khu
công nghiệp trọng điểm của địa phơng và của cả Quốc gia với rất nhiều nhà
máy, xí nghiệp đóng trên địa bàn. Dân số đông, nhiều thuận lợi về mặt tiềm
năng kinh tế, nhiều nhà máy, xí nghiệp, ngoài ra trên địa bàn huyện Chí Linh
còn có rất nhiều trờng học, trờng dậy nghề thu hút rất nhiều ngời ở nơi khác
đến kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, xã hội. Cùng với sự phát
triển mạnh của nền kinh tế, xã hội nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân
dân ở địa phơng cũng tăng lên, đặc biệt là trong những năm gần đây nhu cầu

công chứng, chứng thực của nhân dân ngày càng tăng rõ rệt.
Trớc năm 2001 tỉnh Hải Dơng chỉ có một Phòng Công Chứng nằm ở
Thành Phố Hải Dơng, nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân chủ yếu
đợc thực hiện bởi hệ thống các Phòng T Pháp cấp huyện. Do những quy định
về thẩm quyền chứng thực của các Phòng T Pháp còn nhiều hạn hẹp dẫn đến
không đáp ứng đợc nhu cầu công chứng của nhân dân trên địa bàn, Phòng T
Pháp chủ yếu thực hiện chức năng chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng
chỉ còn công chứng các loại hợp đồng, giao dịch khác hầu nh không thực hiện.
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


Đối với địa phơng có nền kinh tế phát triển với nhiều trờng trạm, nhà máy, xí
nghiệp đóng trên địa bàn nh huyện Chí Linh thì Phòng T Pháp cấp huyện
không đáp ứng đợc yêu cầu, đòi hỏi phải có Phòng Công Chứng hoạt động
chuyên nghiệp. Đáp ứng nhu cầu đó thì Phòng Công Chứng số 2 đợc thành lập
và hoạt động tại Thị Trấn Sao Đỏ Huyện Chí Linh với 1 Trởng phòng, 1 Phó
phòng đồng thời là Công Chứng Viên, 1 Công Chứng Viên, 1 Kế toán và 5 cán
bộ chuyên viên giúp việc.
Ngay từ khi đi vào hoạt động, Phòng Công Chứng số 2 đã khẳng định
đợc vị trí, vai trò của mình, không chỉ đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân
dân địa phơng mà còn phục vụ cả các huyện, các tỉnh lân cận. Với đà phát triển
ngày càng cao về các mặt kinh tế, chính trị, xã hội Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng đã, đang và sẽ hoạt động ngày càng có hiệu quả. Tuy nhiên bên cạnh
đó thì Phòng Công Chứng số 2 còn gặp rất nhiều bất cập cần phải khắc phục để
đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của nhân dân.
Xuất phát từ vị trí, vai trò của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng nên vấn
đề Hoạt động công chứng của nhân dân địa phơng, thực trạng và giải
pháp là một vấn đáng quan tâm, vì vậy với cơng vị là một sinh viên về thực
tập tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng em xin nghiên cứu, viết đề tài

này.






Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


Nội dung

A. thực trạng công chứng của nhân dân trong sinh
hoạt cộng đồng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải
Dơng:

I. Công chứng bản sao giấy tờ:
Quy trình công chứng bản sao tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng:

Quy trình công chứng bản sao đợc thực hiện: Ngời yêu cầu công
chứng đa bản gốc văn bản yêu cầu và bản sao cần công chứng vào cho Công
chứng viên, Công chứng viên trực tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, nghiên
cứu và xem xét, nếu đủ điều kiện công chứng thì tiến hành ký. Sau đó Công
chứng viên chuyển cả bản gốc và bản sao giấy tờ đã ký sang cho các cán bộ
chức năng vào sổ, đóng dấu, viết biên lai thu tiền và trả văn bản.
Công chứng bản sao là một chức năng phụ trong trong hoạt động công chứng
tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng, thế nhng nó lại trở thành hoạt động
chính và chủ yếu tại Phòng Công Chứng ở đây, hoạt động công chứng này chiếm

Ngời yêu cầu
công chứng

Công chứng
viên

Nhân viên khác
trong phòng
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


khoảng gần 90% lợng công việc cũng nh là nguồn thu lệ phí công chứng của
Phòng Công Chứng số 2, thể hiện cụ thể nh sau:
- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 3.233 trờng
hợp trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 9.041 trờng
hợp trong tổng số 9.290 lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 28.000 trờng

hợp trong tổng số 28.574 lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 33.000 trờng
hợp trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng.
- Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 3.233
trờng hợp trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng.
Do việc công chứng bản sao giấy tờ chiếm phần lớn công việc của Phòng
Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng, nên xác định đợc điều đó Phòng Công
Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng luôn luôn tập trung, chú trọng cải tiến lề lối làm
việc, rút kinh nghiệm từ chính các buổi làm việc hàng ngày, nâng cao công tác
tiếp dân, trao đổi thông tin hai chiều giữa cán bộ công chứng và ngời yêu cầu
công chứng, từ đó rút ra kinh nghiệm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu công chứng
của nhân dân, đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác, gián tiếp
khuyến khích nhu cầu công chứng của nhân dân.
Thực tế công chứng bản sao giấy tờ, Công chứng viên đã phát hiện đợc rất
nhiều sai sót từ bản gốc các giấy tờ đợc đem đến để yêu cầu công chứng. Các
sai sót đó có thể là còn thiếu, cha đầy đủ, sai về hình thức, nội dung, sai do cơ
quan có thẩm quyền cấp sai, xử lý sai hay cũng có nhiều trờng hợp ngời yêu
cầu công chứng cố tình làm sai nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân của mình.
Trớc những sai sót, vi phạm đó Công chứng viên xem xét: Nếu điểm sai nào có
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


thể khắc phục đợc thì trực tiếp yêu cầu ngời yêu cầu công chứng khắc phục
ngay hoặc hớng dẫn họ khắc phục theo trình tự, thủ tục luật định, chẳng hạn
nh: Sổ hộ khẩu khi ngời dân đem đến yêu cầu công chứng thờng gặp phải
trờng hợp có một khẩu hoặc một số khẩu bị sửa chữa mà không có phần đính
chính ở phần sau về việc sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền cụ thể là Uỷ ban
Nhân dân cấp xã, thị trấn, gặp trờng hợp nh vậy thì Công chứng viên hớng
dẫn, giải thích cho ngời yêu cầu công chứng về Uỷ ban Nhân dân xã, thị trấn

nơi cấp hộ khẩu xin cấp lại hoặc xin xác nhận; Trờng hợp ngời yêu cầu công
chứng mang văn bằng, chứng chỉ đến công chứng, nhng giữa các loại văn bằng
đó lại không khớp nhau có thể là ngày, tháng, năm sinh, có thể là họ tên, gặp
trờng hợp nh vậy Công chứng viên từ chối công chứng, hớng dẫn họ cách
hợp pháp hoá văn bằng, chứng chỉ (yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp lại hoặc
cải chính ) Công chứng viên chỉ công chứng khi các giấy tờ đó đã hợp pháp,
hợp lý. Đối với loại văn bằng, chứng chỉ, đây là loại giấy tờ Phòng Công Chứng
số 2 thực hiện công chứng tơng đối nhiều vì xuất phát từ vị trí có nhiều trờng
trạm đóng trên địa bàn (trờng Cao đẳng Công nghiệp Cơ Điện, trờng Công
nhân Cơ giới 17, trờng Ôtô số 1, Trờng Quân chính Quân khu 3 và nhiều
trờng trung học khác), khi thực hiện hành vi công chứng, các Công chứng viên
phát hiện đợc rất nhiều sai sót, lỗi sai sót phần lớn do ngời yêu cầu công
chứng tạo lên nh tẩy xoá, thay tên, đổi họ hoặc có nhiều trờng hợp không học,
không có bằng nhng mợn bằng của ngời khác rồi tẩy xoá bằng hoá chất sau
đó điền tên tuổi của mình vào. Đối với những trờng hợp này khi công chứng
phát hiện ra thì Công chứng viên trực tiếp xử lý, tạm thu giữ tất cả các văn bằng,
chứng chỉ, giấy tờ giả mạo, ghi vấn là giả mạo bằng một biên bản tạm thu hẹn
ngày đến trả lời. Sau khi tạm thu cử ngời đi xác minh tại các cơ quan chức
năng hoặc yêu cầu các cơ quan xác minh, giám định. Khi nguời yêu cầu công
chứng đến đúng theo giấy hẹn thì, Công chứng viên tiến hành giải thích sau đó
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


tiếp tục công chứng nếu văn bản đó là đúng, thu giữ nếu giấy tờ đó là giả mạo,
tẩy xoá, sai gửi cơ quan chức năng giải quyết, xử lý.

II. Công chứng bản dịch:
Sơ đồ quy trình công chứng bản dịch tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải
Dơng:

Quy trình công chứng bản sao đợc thực hiện: Ngời yêu cầu công
chứng nộp văn bản yêu cầu dịch thuật, công chứng tại bàn Công chứng viên,
Công chứng viên xem xét, nếu thấy đủ điều kiện công chứng thì chuyển cho cán
bộ phụ trách dịch thuật, sau đó rồi cán bộ phụ trách dịch thuật gửi cho cộng tác
viên dịch thuật, sau khi dịch xong Cộng tác viên dịch thuật phải ký xác nhận bản
dịch trớc mặt Công chứng viên, Công chứng viên ký xác nhận chữ ký của cộng
tác viên, sau đó chuyển văn bản sang cho cán bộ phụ trách dịch thuật làm các
thủ tục cần thiết khác nh đóng dấu, ghi biên lai, hoàn thiện bản dịch trả cho
ngời yêu cầu dịch thuật công chứng.
Nhu cầu công chứng bản dịch của nhân dân huyện Chí Lihh đã ngày càng
gia tăng. Năm đầu khi mới thành lập thì đông đảo quần chúng nhân dân hiểu
còn hạn chế về chức năng của Phòng Công Chứng, họ chỉ hiểu đơn thuần Phòng
Công Chứng thay Phòng T Pháp thực hiện công chứng, chứng thực bản sao
Ngời yêu cầu
công chứng
Công chứng viên

Cán bộ phụ trách
dịch thuật

Cộng tác viên dịch
thuật
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


giấy tờ, nhng do sự phát triển của mạng lới thông tin liên lạc, tuyên truyền,
phổ biến Pháp luật cùng với nền kinh tế, xã hội phát triển ngày càng cao nên
nhu cầu công chứng các loại hợp đồng ngày càng tăng lên, ngời dân khi có nhu
cầu thì họ đã tự tìm hiểu và đến với Phòng Công Chứng để công chứng. Nhờ vậy
mà kết quả công chứng bản dịch trong những năm qua đã gia tăng đáng kể:
- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng
đợc 29 bản dịch giấy tờ trong tổng số3.268 số lợng việc công chứng của
phòng.
- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng
đợc 182 bản dịch giấy tờ trong tổng số 9.290 số lợng việc công chứng của
phòng.
- Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng
đợc 455 bản dịch giấy tờ trong tổng số 28.574 số lợng việc công chứng của
phòng.
- Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng
đợc 470 bản dịch giấy tờ trong tổng số 33.784 số lợng việc công chứng của
phòng.
- Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công
chứng đợc 105 bản dịch giấy tờ trong tổng số 6.794 số lợng việc công chứng
của phòng.
Với tinh thần tích cực của cán bộ, nhân viên Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng cùng toàn thể các Cộng tác viên dịch thuật nên số lợng cũng nh
chất lợng của các bản dịch đã ngày càng đợc nâng cao, các bản dịch hầu hết
đều đợc trả trong ngày hôm sau, chỉ có một số trờng hợp do số lợng dịch

nhiều thì thời gian trả có thể từ 3 đến 7 ngày.
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


Để đáp ng đợc ngày càng tốt nhu cầu phát triển của nhân dân thì Phòng
Công Chứng số 2 đã không ngừng ký hợp động dịch thuật với các Cộng tác viên
dịch thuật, các Cộng tác viên đều là ngời có trình độ ngoại ngữ chuyên nghành
đại học.
Với mạng lới Cộng tác viên đông đảo, nhu cầu dịch thuật và công chứng
bản dịch đợc tiến hành nhanh, gọn, đảm bảo đợc tính chính xác, kịp thời, các
văn bản dịch thuật đều đợc trả cho ngời yêu cầu công chứng chậm nhất trong
một tuần.
Trong thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì hoạt động giao lu, hợp
tác, học tập, công tác, lao động ở nớc ta cũng nh nhân dân nớc ngoài đến học
tập, công tác, giao lu, lao động ở nớc ta ngày càng nhiều kéo theo nhu cầu về
công chứng bản dịch ngày càng cao.
Nh Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng thì ngay sau khi hoạt động
đơn vị đã củng cố đợc một mạng lới Cộng tác viên dịch thuật của hầu hết các
thứ tiếng thông dụng nh tiếng Anh, Đức, Trung Quốc các Cộng tác viên
của đơn vị đều là những cử nhân tốt nghiệp đại học có trình độ chuyên môn lâu
năm và đã đợc thi, tuyển chọn, xét duyệt và chấp nhận nên các bản dịch đều
đảm bảo tính chính xác cao.
Trong quá trình hợp tác cùng Cộng tác viên thì đơn vị đã tiến hành công
nhận Cộng tác viên dịch thuật cho nhiều ngời, tạo cơ sở pháp lý cần thiết để
hoạt động dịch thuật đi vào nề nếp, đặc biệt là việc Phòng Công Chứng đã không
ngừng cộng tác thêm Cộng tác viên dịch thuật về các thứ tiếng khác mà hiện
cha có theo nhu cầu của nhân dân.

III. Công chứng hợp đồng, giao dịch:

Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch tại phòng công chứng số 2
Tỉnh Hải Dơng:
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.














Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch đợc thực hiện: Ngời yêu cầu
công chứng trực tiếp nộp hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận, hồ sơ đợc chuyển tiếp cho
trởng phòng xem xét sau đó trởng phòng chuyển hồ sơ cho Công chứng viên
thực hiện. Đúng ngày ghi trong giấy hẹn, ngời yêu cầu công chứng đến trực
tiếp ký hợp đồng với Công chứng viên, sau đó hồ sơ chuyển cho cán bộ tiếp
nhận hồ sơ làm các thủ tục nh đóng dấu, vào sổ, hoàn tất rồi chuyển trả cho
ngời yêu cầu công chứng.
Do Chí Linh là một vùng đất có nhiều tiềm năng,triển vọng, cũng nh tốc
độ phát triển ngày càng lớn mạnh của nền kinh tế, nơi đây đã kéo theo nhu cầu
công chứng hợp đồng và các giao dịch khác ngày càng gia tăng tại Phòng Công
Chứng số 2: Chỉ trong mấy năm mà hoạt động công chứng hợp đồng và các giao
dịch khác đã gia tăng đáng kể :

Số lợng việc công chứng
(hợp đồng, giao dịch)
STT

Việc công chứng
Năm
2001
Năm
2002
Năm
2003

Năm
2004

Quý I
năm
2005
1

Công chứng hợp dồng thế chấp

01

10

45

75

46

2

Công chứng hợp đồng bảo lãnh

02

27

21

16

02

3

Công chứng hợp đồng cầm cố

01

02

12

02

0

4

Công chứng hợp đồng thu
ê nhà

0

0

01

0

0

5

Công chứng hợp đồng mua bán
0

0

0

124

19

6

Công chứng hợp đồng tặng cho
0

01

0

21

14

Ngời yêu cầu
công chứng
Công chứng
viên
Trởng phòng

Cán bộ tiếp
nhận hồ sơ
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


7

Công chứng di chúc

0

0

01

04

01

8

Công chứng chữ ký

01

12

17

41

05

9

Công chứng hợp đồng uỷ quyền

0

09

04

09

0

10

Công chứng g
iấy uỷ quyền

0

09

09

04

0

11

Công chứng văn bản khai nhận di
0

02

01

02

01

12

Công chứng từ chối nhận di sản

0

03

01

0

0

Bảng số liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch khác trong các năm từ 2001
đến năm 2004.
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy hoạt động công chứng hợp đồng và các
tài liệu giao dịch khác ngày càng gia tăng và ngày càng đợc quan tâm, trú
trọng, đặc biệt là Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc những hợp đồng
vay vốn với những thủ tục thông thoáng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý
cũng nh mức độ thu hồi vốn cao nên trong thời gian ngắn phần lớn các hợp
đồng đã đợc các Ngân hàng yêu cầu Phòng Công Chứng số 2 chứng nhận.
Tại đây Phòng Công Chứng số 2 luôn luôn cải cách thủ tục hành chính
trong công chứng hợp đồng. Theo quy định của Nghị định 75/NĐ- CP thì các
loại hợp đồng này đợc thực hiện trong thời gian từ 3 đến 7 ngày, nhng phần
lớn các hợp đồng đều đợc giải quyết ngay trong ngày và có khi chỉ trong một

tiếng đồng hồ (hợp đồng thế chấp vay vốn ít mà ngời yêu cầu công chứng đã
chuẩn bị tốt, đầy đủ các thủ tục giấy tờ).
Trong quá trình công chứng hợp đồng, giao dịch khác thì cán bộ nhân
viên Phòng Công Chứng số 2 làm việc rất nhiệt tình, có tâm huyết và trách
nhiệm cao, đã hớng dẫn ngời yêu cầu công chứng rất chu đáo, không để họ có
phàn nàn gì, đôi khi Công chứng viên còn đến tận nhà làm thủ tục cho ngời yêu
cầu công chứng (nh có nhiều trờng hợp ngời yêu câu công chứng muốn công
chứng di chúc nhng do điều kiện về sức khoẻ họ không ra công chứng đợc tại
trụ sở làm việc của Phòng Công Chứng nên cơ quan đã cử Công chứng viên đến
tận nhà ngời yêu cầu công chứng làm thủ tục công chứng cho họ hay có trờng
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


hợp hai vợ chồng thống nhất lấy quyền sử dụng đất của hai vợ chồng để thế chấp
vay vốn ngân hàng nhng có một bên vợ, chồng bị ốm không thể cùng ra công
chứng hợp đồng thế chấp đợc thì Phòng Công Chứng số 2 cũng đã cử ngời
đến tận nhà hoàn thiện thủ tục).
Tuy nhiên bên cạnh đó thì hoạt động công chứng hợp đồng và các giao
dịch khác tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng vẫn còn nhiều hạn chế,
mặc dù hoạt động này là hoạt động chức năng chủ yếu của Phòng Công Chứng
số 2 thế nhng nó lại chiếm một số lợng cũng nh thời gian rất ít, tại đây chức
năng, nhiệm vụ chính của phòng cha đợc phát huy.
B. những Bất cập tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng

Hoạt động công chứng ở nớc ta cũng nh hoạt động công chứng tại
Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng trong những năm qua tuy có những u
việt là có hệ thống tổ chức đợc quản lý chặt chẽ, đảm bảo đợc các yêu cầu về
tiêu chuẩn trình độ chuyên môn của công chứng viên,đáp ứng tốt nhu cầu công
chứng của ngời yêu cầu công chứng song bên cạnh đó vẫn bộc lộ nhiều tồn

tại cần khắc phục:
- Nh Nghị định 75/NĐ - CP đã quy định rõ hoạt động công chứng bản sao
chỉ là chức năng phụ trong hoạt động công chứng, thế nhng tại Phòng Công
Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng thì hoạt động công chứng bản sao lại là hoạt động
nổi cộm ở đây dẫn đến tình trạng phòng công chứng luôn ở trong tình trạng quá
tải, làm giảm hiệu quả, hạn chế về thời gian, tâm huyết cho hoạt động chức
năng, nhiệm vụ chính của phòng công chứng nh: việc đầu t vào công chứng
bản sao giấy tờ đã khiến Phòng Công Chứng số 2 cha tập trung đúng mức cho
việc tổ chức, triển khai thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch, Công
chứng viên không thể dành thời gian thích đáng và tập trung để nghiên cứu
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


chuyên sâu về công việc đích thực của công chứng, trao đổi kinh nghiệm, phối
kết hợp với các cơ quan hữu quan để thực hiện tốt việc công chứng đích thực.
- Do Phòng Công Chứng số 2 đợc đặt trụ sở làm việc tại một huyện miền
núi với 10 dân tộc anh em sinh sống, trình độ nhận thức của ngời dân ở rất
nhiều cấp bậc khác nhau nên khi đến công chứng mỗi ngời lại có những tình
trạng tâm lý, suy nghĩ khác nhau: Một số ngời có quan niệm đến với cơ quan
công chứng là bớc vào cửa quan bởi vì theo họ đây là một cơ quan chính
quyền, một số ngời lại quan niệm đây là một cơ quan làm dịch vụ nên mọi yêu
cầu đều sẽ đợc giải quyết khi nộp một khoản lệ phí nào đó, tuy nhiên lại có
nhiều ngời sẵn có mặc cảm khi phải đến cơ quan nhà nớc họ sẽ phải gặp phải
thái độ cửa quyền, hách dịch thậm chí nhũng nhiễu. Sự đa dạng về tâm sinh lý
của ngời yêu cầu công chứng cùng với trình độ nhận thức về pháp luật của
ngời yêu cầu công chứng đã gây khó khăn rất lớn tới hoạt động công chứng của
phòng công chứng, họ luôn sẵn sàng phản ứng gay gắt nếu việc yêu cầu công
chứng của họ bị từ chối bởi tâm lý của họ là khi đến yêu cầu công chứng thì họ
hy vọng là sẽ đợc giải quyết hay ít ra là đợc lời phúc đáp chu đáo song không

phải là mọi yêu cầu công chứng đều đợc giải quyết.
Chính vì những điều đó mà khi bị từ chối công chứng thì họ thờng không
hiểu nguyên nhân tại sao, họ không thoải mái chấp nhận sự từ chối, thậm chí
còn thể hiện thái độ không văn minh, lịch sự đối với cán bộ, nhân viên trực tiếp
nghiên cứu gíải quyết yêu cầu của họ. Điều này gây rất nhiều căng thẳng cho
Công chứng viên cũng nh nhân viên cơ quan, làm giảm hiệu qủa giải quyết
công việc.
- Theo quy định tại Nghị định75/2000/NĐ - CP thì đã có sự tách bạch
giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực, tuy nhiên sự tách bạch đó
mới chỉ ở khía cạnh chủ thể thực hiện công chứng, chứng thực có nghĩa là cùng
một việc nếu do phòng công chứng thực hiện thì đợc gọi là công chứng còn nếu
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


do Uỷ ban nhân dân huyện hay Uỷ ban nhân dân xã thực hiện thì đợc gọi là
chứng thực. Đồng thời theo quy định tại điều 21 đến điều 25 Nghị định này thì
có một số loại việc trùng thẩm quyền giữa cấp xã và cấp huyện với phòng công
chứng dẫn đến việc các cơ quan này đùn đẩy giải quyết yêu cầu công chứng.
Qua việc đùn đẩy trách nhiệm này cùng với trình độ nhận thức pháp luật của
nhân dân về công tác công chứng, chứng thực còn nhiều hạn chế nên đôi khi họ
nghĩ chỉ có phòng công chứng mới có thẩm quyền làm một số việc công
chứng.Tổng hợp những lý do trên là một phần nguyên nhân gây ra tình trạng
phòng công chứng quá tải trong khi đó thì công tác chứng thực tại Uỷ ban nhân
dân tạm thời bị lãng quên.
- Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ công chứng thì Phòng Công Chứng
số 2 Tỉnh Hải Dơng thờng có mối quan hệ công tác với rất nhiều cơ quan nh:
Hỏi các giấy tờ liên quan đến nhà, đất thì phải liên hệ với cơ quan địa chính nhà,
đất; hỏi về văn bằng, chứng chỉ thì phải liên hệ với các cơ quan về giáo dục và
đào tạo; hỏi về giấy tờ xuất, nhập cảnh thì phải liên hệ với cơ quan ngoại giao;

hỏi về các giấy tờ liên quan đến t cách pháp nhân của doanh nghiệp phải liên
hệ với các cơ quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh để xác minh, điều tra
tính đứng đắn của văn bản công chứng. Thế nhng không phải mọi yêu cầu,
kiến nghị nào đều đợc phúc đáp nhanh chóng, chính xác, kịp thời mà đôi khi
rất chậm thậm chí còn không có trả lời hay trả lời không đúng trọng tâm. Những
hạn chế này đã gây rất nhiều khó khăn cho công tác công chứng, không đảm
bảo đợc tính cấp thiết của công việc, không đáp ứng đợc nhu cầu của nhân
dân gây mất niềm tin của nhân dân cũng nh mất uy tín của phòng công chứng.
- Theo quy định của pháp luật thì: Công chứng viên biết hoặc phải biết
yêu cầu công chứng hoặc nội dung công chứng trái pháp luật, đạo đức xã hội.
thế nhng đâu phải Công chứng viên nào cũng có khả năng nhận biết đợc
những văn bằng, chứng chỉ là giả mạo hay là thật đặc biệt trong thời đại hội
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


nhập hiện nay với trình độ kỹ thuật ngày càng tiên tiến, hiện đại, những kỹ thuật
giả mạo tinh vi ngày càng phát triển thì vấn đề này càng trở nên khó khăn đối
với các Công chứng viên, đồng thời trong cuộc sống hiện nay thì với nhu cầu
của xã hội thì con dấu đợc xuất hiện rất nhiều mà không phải mẫu con dấu nào
Công chứng viên cũng đợc biết do vậy mà việc nhận biết con dấu trên văn bản
do ngời yêu cầu công chứng xuất trình là thật hay giả là việc rất khó khăn đối
với mỗi Công chứng viên đặc biệt là đối với những Công chứng viên mới vào
nghề.
- Cùng với sự phát triển của các mối quan hệ hợp tác Quốc tế nên những
văn bằng, chứng chỉ mang đến yêu cầu công chứng bằng tiếng nớc ngoài tại
Phòng Công Chứng ngày càng nhiều và đa dạng các thứ tiếng, nhiều thứ tiếng
nh vậy gây khó khăn không nhỏ đối với sự nhận biết về nội dung của văn bản
công chứng, hơn thế càng khó nhận biết văn bằng, chứng chỉ đó có hợp pháp
hay không.

- Do mạng lới Cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng vẫn còn hạn hẹp, chỉ phổ biến ở một vài thứ tiếng nh tiếng Anh,
Pháp, Trung Quốc, Đức,Séc. Do vậy cha đáp ứng đợc nhu cầu dịch thuật đa
dạng của khách hàng, nhiều trờng hợp khách đến yêu cầu dịch thuật từ tiếng
Việt sang tiếng MaLai, Hàn Quốc, Ba Lan Thì Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng đều từ chối không đáp ứng đợc. Điều này đã làm cho công việc của
một số ngời dân bị nhỡ nhàng, họ không hài lòng với việc từ chối đó, đặc biệt
là đối với trờng hợp họ có nhu cầu cần ngay, cần gấp bản dịch.
- Với kinh nghiệm của các Công chứng viên Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng thì trong qúa trình tiếp nhận văn bản công chứng thì họ phát hiện ra
rất nhiều văn bằng, chứng chỉ có dấu hiệu giả mạo, sửa chữa, tẩy xoá tinh vi nên
các Công chứng viên đã lập văn bản tạm giữ văn bản để đa đi giám định, xác
minh mà việc giám định điều tra xác minh này rất tốn kém về chi phí đi lại,
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


mất thời gian, gây khó khăn cho Phòng Công Chứng số 2 bởi vì ở đây lợng
công chứng viên,nhân viên trong phòng rất hạn chế nếu họ đi xác minh, giám
định thì lợng công việc của họ ở phòng lại bị ùn lại( đối với những hôm khách
đến yêu cầu công chứng đông), đồng thời khi họ đi xác minh, điều tra không
phải cơ quan, đơn vị nào cũng tạo điều kiện cho họ hoàn thành tốt nhiệm vụ,
nhiều trờng hợp muốn xác minh đợc cũng phải hết mấy lợt đi đi lại lại.
- Việc xác định cơ quan công chứng là cơ quan nhà nớc, công chứng
viên là công chức nhà nớc đã ảnh hởng không nhỏ đến việc xác định tính
khách quan trong hoạt động công chứng, không giải quyết kịp thời các yêu cầu
chứng nhận các quan hệ phát sinh trong đời sống xã hội vì công chứng viên bị
ràng buộc bởi hoạt động hành chính trong công sở nhà nớc, sự ùn tắc của
Phòng Công Chứng số 2 hiện nay là một minh chứng cho việc xác định không
đúng nhiệm vụ của cơ quan nhà nớc trong việc công chứng, chứng thực (có

ngày Phòng Công Chứng số 2 phải tiếp từ 300 500 lợt khách đến công
chứng).
- Nghị định 75/2000/NĐ - CP quy định Phòng Công Chứng chứng nhận
các hợp đồng giao dịch, trong khi đó cũng tại văn bản pháp luật này lại quy
định Công chứng viên là một chức danh t pháp hoạt động độc lập, chịu trách
nhiệm cá nhân về hành vi công chứng của mình. Thế nhng Phòng công chứng
không trực tiếp thực hiện các hành vi công chứng, không chịu trách nhiệm về
hành vi công chứng của Công chứng viên, không thể chứng nhận các hợp đồng
giao dịch nh đã quy định tại Nghị định 75/2000/NĐ - CP, Công chứng viên là
chủ thể duy nhất có thẩm quyền thực hiện các hành vi công chứng. Việc quy
định nhiều cơ quan, nhiều chức danh khác nhau cùng thực hiện các hành vi công
chứng là một trong những bất cập của ngành công chứng nói chung cũng nh
của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng nói riêng, làm ảnh hởng rất lớn
đến giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


- Hiện nay trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ cấp xã, thị trấn vẫn
còn nhiều hạn chế, yếu kém nên khi làm các thủ tục, giấy tờ cho nhân dân còn
nhiều sai sót, nhầm lẫn, chẳng hạn nh việc cấp giấy khai sinh sai mẫu,sai về
thời hạn ; cấp sổ hộ khẩu có sửa chữa, tẩy xoá nhng không đóng dấu sửa chữa
tẩy xoá hay ghi phần phụ lục đằng sau những hạn chế này làm cho nhân dân
khi đến công chứng bị Công chứng viên từ chối, khi bị từ chối họ không biết là
tại sao mình lại bị từ chối và khi Công chứng viên giải thích thì họ lại cho rằng
Công chứng viên gây khó dễ, không tạo điều kiện, điều này làm cho Công
chứng viên lại phải giải thích lại và hớng dẫn cách thức, trình tự, thủ tục làm lại
văn bản, giấy tờ cho hợp lệ gây rất mất thời gian đồng thời tại đây lợng khách
đến công chứng rất đông,việc giải thích, hớng dẫn cho nhân dân nh vậy làm
cho tâm lý của những ngời đi công chứng rất khó chịu bởi họ phải chờ đợi

lâu

C. biện pháp khắc phục những bất cập


Công chứng là một hoạt động gắn liền với yêu cầu phát triển xã hội, công
việc này càng có ý nghĩa trong điều kiện hiện nay vì vậy để đáp ứng ngày càng
tốt nhu cầu của nhân dân thì vấn đề khắc phục các khó khăn, bất cập là vấn đề
cần đựơc quan tâm, coi trọng:

- Vấn đề nổi cộm của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng là nạn quá
tải vậy làm gì để giải quyết đợc nạn quá tải đó. Vấn đề này đã có rất nhiều ý
kiến, có ý kiến cho rằng nên áp dụng theo mô hình công chứng của Pháp đó là
để cho có sự tồn tại của Phòng Công Chứng t nhân cùng song song, tồn tại với
Phòng Công Chứng nhà nớc, nhà nớc giao cho các Công chứng viên lập văn
phòng riêng, đợc thu lệ phí theo quy định của nhà nớc, tự tổ chức và tuyển
dụng nhân viên và trang trải các chi phí hoạt động của văn phòng công chứng
đều do Công chứng viên ngời tổ chức Văn phòng công chứng đảm nhiệm.
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


Các Văn phòng này phải nộp một khoản lệ phí và thù lao thu đợc vào công quỹ
nhà nớc, hoặc nộp thuế theo chế độ hiện hành. Nhà nớc không phải bỏ kinh
phí lúc thành lập cũng nh kinh phí hoạt động, kinh phí mua sắm trang thiết bị,
dụng cụ văn phòng, không phải trả lơng, biên chế sẽ đợc giảm nhiều lần,giảm
rất nhiều kinh phí cho nhà nớc. Tuy nhiên việc áp dụng mô hình này ở nớc ta
không phải là đơn giản bởi vì điều kiện của nớc ta vẫn còn nhiều khó khăn, vậy
khi áp dụng mô hình công chứng của các nớc khác ta không nhất thiết phải dập
khuôn máy móc, mang tính áp đặt mà làm sao cho phù hợp với điều kiện, khả

năng của ta, chẳng hạn nh là ở Trung ơng có cục quản lý công chứng thuộc
Bộ T Pháp; ở địa phơng có Phòng quản lý công chứng thuộc Sở T Pháp; ở
cấp huyện có các công chứng viên đợc nhà nớc bổ nhiệm nhng hành nghề tự
do (không phải là công chứng nhà nứơc) hoạt động chuyên trách, không cần
thiết thành lập các Phòng Công Chứng khu vực nh hiện nay.
Nhng cũng cùng vấn đề này thì lại có ý kiến khác cho rằng: Với điều kiện kinh
tế xã hội của đất nớc ta nh hiện nay thì việc áp dụng mô hình công chứng của
Pháp hay một số nớc khác tơng tự là không phù hợp mà họ cho rằng để giải
quyết một phần nguyên nhân gây nạn quá tải trong hoạt động công chứng tại
đây thì nên thành lập thêm nhiều Phòng Công chứng và tăng lợng công chứng
viên.
- Do mạng lới Cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Công Chứng số 2 còn
hạn chế, không đáp ứng đủ nhu cầu của nhân dân địa phơng chính vì vậy mà
phải mở rộng thêm mạng lới Cộng tác viên dịch thuật đặc biệt là việc tăng
cờng hệ thống các Cộng tác viên dịch thuật ở gần trụ sở làm việc của Phòng
Công Chứng số 2, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ngời yêu cầu công chứng
bản dịch lấy đợc văn bản trong thời gian gần nhất, tiết kiệm thời gian cũng nh
chi phí đi lại cho Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng.
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


- Phải phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan giải quyết tốt nạn văn
bằng, chứng chỉ giả, cũng nh phải phối kết hợp với các cơ quan chức năng
trong quá trình giải quyết công việc về công chứng đặc biệt là phải phối kết hợp
chặt chẽ với Uỷ ban nhân dân, cơ quan thuế, cơ quan địa chính trong việc
triển khai và thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động
sản vì việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến bất động sản là quy
trình rất phức tạp, có liên quan đến nhiều cơ quan, ban ngành.
- Phòng Công Chứng số 2 kể từ ngày thành lập cho đến nay vẫn cha có trụ

sở riêng mà trụ sở hiện vẫn đang mợn của Uỷ ban nhân dân huyện Chí Linh,
trụ sở làm việc còn nhỏ cũng nh các trang thiết bị, cơ sở vật chất còn nhiều
thiếu thốn, cùng với số lợng Công chứng viên ít (3 ngời) nên ở đây luôn có
tình trạng ùn tắc đặc biệt là trong những ngày thứ 2, thứ 4 và thứ 6. Vì vậy việc
xây dựng một trụ sở làm việc riêng biệt, độc lập cũng nh tăng số lợng Công
chứng viên lên tại Phòng Công Chứng số 2 là một việc làm cần thiết và quan
trọng.
- Phải thờng xuyên phê bình và tự phê bình về tác phong công việc cũng
nh thái độ tiếp dân để tránh sự phàn nàn của nhân dân cũng nh giúp nhân dân
hiểu đợc cách thức, trình tự, thủ tục thực hiện việc công chứng, chứng thực.
- Công chứng viên phải không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp
vụ trong hoạt động công chứng để tạo điều kiện giải quyết nhanh chóng, kịp thời
công việc đồng thời nâng cao khả năng nhận biết các văn bằng, chứng chỉ có đủ
điều kiện công chứng.
- Tách bạch rõ ràng hoạt động công chứng với hoạt động chứng thực để
Phòng Công Chứng có thời gian tập trung vào hoạt động chức năng chính của
mình.
- Mở rộng mạng lới thông tin, liên lạc, tuyên truyền, giáo dục kiến thức
pháp luật tới đông đảo quần chúng nhân dân đặc biệt là kiến thức về hoạt động
công chứng.
- Phải có một quy định cụ thể về sự phối kết hợp giữa các cơ quan trong việc
giải quyết việc công chứng.



Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.


Kết luận

Trong điều kiện chuyển sang nền kinh tế thị trờng, theo định hớng xã hội
chủ nghĩa, công chứng Việt Nam đang chứng tỏ là một công cụ đắc lực phục vụ
quản lý nhà nớc có hiệu qủa góp phần tích cực phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự
an toàn cho các quan hệ pháp lý cho các quan hệ giao dịch trong xã hội. Vì vậy để
đáp ứng đợc nhu cầu ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức
góp phần phục vụ sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nớc đồng thời tăng cờng sự
quản lý của nhà nớc đối với hoạt động công chứng thì nhà nớc ta đã và đang mở
rộng phạm vi hoạt động của các Phòng Công Chứng trong các tỉnh, thành phố,
huyện. Và cũng với việc để đáp ứng nhu cầu của nhân dân trong tỉnh thì tỉnh Hải
Dơng cũng thành lập và đa vào hoạt động hai Phòng Công Chứng, trong đó đặt
một Phòng tại thị trấn Sao Đỏ, huyện Chí Linh, tỉnh Hải Dơng. Kể từ khi thành
lập thì Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã đạt đựơc rất nhiều thành tựu tuy
nhiên không phải là không gặp phải những vớng mắc, bất cập cần phải có những
biện pháp khắc phục.
Trên đây là toàn bộ bài viết của em về đề tài Hoạt động công chứng ở địa
phơng, thực trạng và giải pháp. Trong quá trình viết do thời gian thực tập, tiếp
xúc với thực tế ngắn, cũng nh trình độ nhận thức về hoạt động công chứng còn
hạn chế nên khi viết không tránh khỏi khiếm khuyết, sai sót nên em rất mong đợc
sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo cùng toàn thể các bạn.
Để hoàn thành đợc bài viết này em đã nhận đợc sự giúp đỡ rất tận tình chu
đáo của hai cô phụ trách đoàn thực tập, các chú, các anh, các chị cũng nh các bạn
cùng thực tập tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng . Vậy qua đây cho phép
em đợc gửi lời cảm ơn đến toàn thể hai cô phụ trách đoàn thực tập, các chú, các
anh, các chị, các bạn cùng thực tập tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Duơng.
ngời viết báo cáo
Sinh viên

Ngô thị Xinh
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.



Mục lục


Trang
Lời nói đầu 1
Nội dung 3
A. Thực trạng nhu cầu công chứng của nhân dân địa phơng trong sinh hoạt cộng đồng 3
I. Công chứng bản sao giấy tờ 3
II. Công chứng bản dịch 6
III. Công chứng Hợp dồng, giao dịch 8
B. Những bất cập tại phòng công chứng số 2 tỉnh Hải Dơng 11
C. Biện pháp khắc phục những bất cập 15
Kết luận 19
Generated by Foxit PDF Creator â Foxit Software
For evaluation only.