Đề tài chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại văn phòng tỉnh ủy hải dương

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO TỔNG HỢP
ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƯỜI HỌC

CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI
VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG
Mã số: ĐTSV.2022.124

Chủ nhiệm đề tài: Đoàn Đức Định
Lớp/Khoa: 1905QTVA
Cán bộ hướng dẫn: Th.S Đinh Thị Hải Yến

HÀ NỘI – 4/2023


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan nghiên cứu khoa học với đề tài: “Chuẩn hóa hoạt động
văn phịng tại Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương” là cơng trình nghiên cứu của tôi
trong thời gian qua.
Tôi xin chịu tránh nhiệm về đề tài của mình.
Hà Nội, ngày 27 tháng 04 năm 2023


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành nghiên cứu khoa học với đề tài “Chuẩn hóa hoạt động
văn phịng tại Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương” tôi đã nhận được rất nhiều sự
giúp đỡ từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân:
Tôi xin được gửi lời cảm ơn tới Th.S Đinh Thị Hải Yến, người đã trực tiếp
hướng dẫn, chỉ bảo tận tâm và nhiệt tình trong suốt q trình tơi thực hiện đề

tài nghiên cứu khoa học này.
Trong quá trình học tập tại Học viện Hành chính Quốc gia, tơi đã nhận
được rất nhiều sự giúp đỡ từ quý Ban lãnh đạo, thầy cô Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phịng, thầy cơ đã truyền đạt cho tơi những kiến thức vô cùng quý
báu và cần thiết trong suốt 04 năm học tập trên giảng đường.
Tôi xin cảm ơn tới Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương đã tạo mọi điều kiện tốt
nhất về cơ sở vật chất, tinh thần, đặc biệt đã cung cấp dữ liệu cho tôi trong q
trình thu thập thơng tin và tài liệu phục vụ cho đề tài này.
Tơi rất mong có những ý kiến đóng góp từ phía thầy cơ, để tiếp thu những
kiến thức bổ ích giúp tơi hồn thiện đề tài.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 04 năm 2023
Tác giả

Đoàn Đức Định


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Số TT

Tên hình ảnh

Hình 2.1

Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phịng tỉnh
ủy Hải Dương

Hình 2.2

Bảng tổng hợp kết quả phiếu khảo sát

Nhận thức của lãnh đạo Văn phịng
Tỉnh ủy Hải Dương về chuẩn hóa hoạt
động văn phịng

Hình 2.3

Báo cáo về tổ chức, bộ máy Văn phịng
Tỉnh ủy Hải Dương

Hình 2.4

Hình 2.5

Hệ thống các Quy chế, Quy định đối
với một số hoạt động văn phòng của
Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương
Kế hoạch Giám sát việc chấp hành quy
định của điều lệ Đảng và thực hiện
chức trách, nhiệm vụ được giao


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................ 2
LỜI CẢM ƠN ...................................................................................................... 3
DANH MỤC HÌNH ẢNH ................................................................................... 4
PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài .......................................................................................... 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ................................................................ 2
2.1. Các cơng trình nghiên cứu lý luận về Văn phịng và Chuẩn hóa hoạt động
văn phịng .......................................................................................................... 2

2.2. Các cơng trình nghiên cứu thực tiễn hoạt động chuẩn hóa ........................ 4
2.3. Nhận xét chung .......................................................................................... 5
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................... 6
3.1. Đối tượng nghiên cứu................................................................................. 6
3.2. Phạm vi nghiên cứu .................................................................................... 6
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................. 6
4.1 Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................... 6
4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................. 6
5. Giả thuyết nghiên cứu.................................................................................. 7
6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 7
7. Đóng góp của đề tài ...................................................................................... 8
8. Bố cục đề tài .................................................................................................. 8
PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................ 10
CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ CHUẨN HĨA
HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG ........................................................................... 10
1.1. Một số khái niệm ..................................................................................... 10
1.1.1. Khái niệm văn phòng ............................................................................ 10
1.1.2. Khái niệm hoạt động văn phòng ........................................................... 11
1.1.3. Khái niệm chuẩn hóa............................................................................. 12
1.1.4. Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phịng .......................................... 13
1.2. Mục đích và ý nghĩa của việc chuẩn hóa văn phịng ........................... 13
1.2.1. Tạo sự chuẩn mực, thống nhất, nề nếp cho hoạt động của cơ quan ..... 14
1.2.2. Xây dựng được phong cách làm việc chuyên nghiệp ........................... 14


1.2.3. Hạn chế những xung đột không cần thiết ............................................. 14
1.2.4. Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc ............................................. 15
1.2.5. Tạo dựng uy tín, thương hiệu cho cơ quan ........................................... 15
1.3. Hệ thống các văn bản và quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phịng 15
1.3.1. Hệ thống các văn bản chuẩn hóa trong hoạt động văn phịng .............. 15

1.3.2. Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phịng ........................................... 16
1.4. Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động của văn phòng................................. 19
1.4.1. Nguyên tắc thống nhất .......................................................................... 19
1.4.2. Nguyên tắc hợp lý, phù hợp .................................................................. 19
1.4.3. Nguyên tắc pháp lý................................................................................ 19
1.4.4. Nguyên tắc kiểm tra, giám sát ............................................................... 20
1.5. Trách nhiệm của cá nhân và đơn vị trong việc chuẩn hóa hoạt động
văn phịng ........................................................................................................ 20
1.5.1. Trách nhiệm của người đứng đầu ......................................................... 20
1.5.2 Trách nhiệm của Bộ phận văn phòng .................................................... 20
1.5.3. Trách nhiệm của người thực hiện ......................................................... 20
1.6. Tiêu chí đánh giá kết quả chuẩn hóa hoạt động văn phòng ............... 21
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ................................................................................... 28
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG
TẠI VĂN PHÒNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG ................................................. 29
2.1. Khái quát về Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương ...................................... 29
2.1.1. Giới thiệu chung về Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương ............................. 29
2.1.2.. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng tỉnh ủy Hải Dương................... 29
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan ................................................................... 32
2.2. Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phịng theo các tiêu chí tại Văn
phịng Tỉnh ủy Hải Dương............................................................................. 33
2.2.1. Nhận thức của lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương về chuẩn hóa
hoạt động văn phịng ....................................................................................... 33
2.2.2. Các yếu tố xác định việc thực hiện công tác chuẩn hóa hoạt động văn
phịng của Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương ..................................................... 36
2.2.3. Hệ thống các Quy chế, Quy định của cơ quan đối với hoạt động cụ thể
của văn phòng.................................................................................................. 40


2.2.4. Kết quả xây dựng, áp dụng các quy trình chuẩn hóa trong việc thực hiện

các cơng việc trong hoạt động văn phòng tại cơ quan .................................... 44
2.2.5. Các biện pháp kiểm tra, đánh giá các Quy chế, Quy định, Quy trình đã
ban hành. ......................................................................................................... 44
2.3. Tổng kết đánh giá hoạt động chuẩn hóa tại Văn phịng Tỉnh ủy Hải
Dương theo các tiêu chí ................................................................................. 46
2.3.1. Ưu điểm: ................................................................................................ 47
2.3.2. Hạn chế.................................................................................................. 49
2.3.3. Nguyên nhân ......................................................................................... 49
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ................................................................................... 51
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHUẨN HĨA HOẠT
ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG TỈNH ỦY HẢI DƯƠNG ........... 52
3.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại văn
phịng tỉnh ủy hải dương ............................................................................... 52
3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức người
lao động về chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương
......................................................................................................................... 52
3.1.2. Xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại cơ
quan ................................................................................................................. 53
3.1.3. Tiếp tục xây dựng và hồn thiện cơng tác chuẩn hóa các hoạt động văn
phịng ............................................................................................................... 56
3.1.4. Thường xun kiểm tra, rà sốt, đánh giá việc thực hiện cơng tác chuẩn
hóa các hoạt động văn phịng .......................................................................... 58
3.1.5. Thay đổi các phương pháp phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện các quy
chế, quy định ................................................................................................... 59
3.1.6. Xây dựng, áp dụng cơ chế thi đua, khen thưởng .................................. 59
3.2. Đánh giá tính khả thi của các giải pháp................................................ 60
Tiểu kết chương 3 .............................................................................................. 61
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 62
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 63
PHỤ LỤC ........................................................................................................... 64

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp cả trong khu vực công và tư nhân. Các chức năng như hoạch định, tổ chức,
quản trị nhân sự, giúp việc điều hành, tham mưu tổng hợp, hậu cần cung cấp, quản
lý các trang thiết bị cần thiết cho hoạt động trong cơ quan đều do văn phòng đảm
nhiệm, tổ chức và thực hiện. Bộ máy văn phòng được thành lập nhằm giúp cho
nhà lãnh đạo, quản lý có những quyết định nhanh chóng, chính xác và đúng đắn.
Tại Việt Nam và nhất là các cơ quan hành chính nhà nước, văn phịng khơng chỉ
dừng lại ở việc tham mưu, điều hành và hậu cần mà còn là bộ phận mang tính kết
nối, là đầu mối của nhiều công việc quan trọng giúp đảm bảo một cách toàn diện
các nhiệm vụ của cơ quan. Dựa trên các chức năng và nhiệm vụ quan trọng mà
văn phòng phải đảm nhiệm, việc tổ chức kiểm tra hoàn thiện và cải cách hoạt động
của văn phòng trong cơ quan, đơn vị luôn nhận được sự quan tâm, đặc biệt là cơng
tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng. Theo Văn phịng Chính Phủ (năm 2022)
chuẩn hóa hoạt động văn phịng là vấn đề quan trọng, có ảnh hưởng rất lớn tới
hoạt động của cơ quan, cơng tác chuẩn hóa hoạt động của văn phòng sẽ giúp các
cơ quan, đơn vị đưa ra các tiêu chuẩn và các biện pháp cụ thể giúp cho việc điều
hành cơng việc trong văn phịng được khoa học, tiết kiệm cả về thời gian và công
sức[7]
Nhận thức rõ được tầm quan trọng của văn phòng và cơng tác chuẩn hóa của
hoạt dộng văn phịng. Nhà nước đã ban hành nhiều quy chế hướng dẫn liên quan
đến các quy trình xử lý cơng việc như: Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật số:
68/2006/QH11 do Quốc hội ban hành về quy định về hoạt động xây dựng, công
bố và áp dụng tiêu chuẩn; xây dựng, ban hành và áp dụng quy chuẩn kỹ thuật,
đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 do Quốc hội ban hành quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và
nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng

nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ; Quyết định số
45/2018/QĐ-TTg quy định chế độ hội họp trong hoạt dộng quản lý, Nghị định
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác văn thư. Các văn bản trên
đã quy định rõ một số nội dung trong quá trình thực hiện hoạt động của văn phòng.

1


Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương là cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh uỷ mà
trực tiếp, thường xuyên là Ban Thường vụ và Thường trực Tỉnh uỷ. Trong những
năm gần đây, nhận thức rõ được vai trò và tầm quan trọng của văn phịng và cơng
tác quản trị văn phòng tại đơn vị, lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương đã ln
quan tâm đến cơng tác chuẩn hóa hoạt động của văn phòng thể hiện qua nhiều quy
chế, quy định, quy trình nội bộ về hoạt động văn phòng đã được xây dựng, ban
hành trong cơ quan và đã đã đạt được hiệu quả nhất định.
Mặc dù đã có một số văn bản của nhà nước hướng và các quyết định, hướng
dẫnnội bộ các nghiệp vụ trong công tác văn phòng, nhưng tại Văn phòng Tỉnh ủy
Hải Dương với khối lượng công việc lớn, nhiều nghiệp vụ phát sinh chưa có trong
các hướng dẫn hiện hành, cơ quan chưa có hướng dẫn cụ thể tới việc chuẩn hóa
cùng với việc chuẩn hóa chưa đạt hiệu quả cao.
Xuất phát từ những lý do trên, tác giả quyết định lựa chọn đề tài “Chuẩn
hóa hoạt dộng của Văn phịng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương” để làm đề
tài cho nghiên cứu khoa học của mình.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Qua quá trình tìm hiểu về tình hình nghiên cứu cho thấy có nhiều đề tài,
giáo trình, sách chun khảo, bài viết đăng tạp chí đã đề cập đến vấn đề chuẩn
hóa hoạt động văn phịng. Thơng qua q trình tìm hiểu, nghiên cứu tác giả đã
tổng hợp các tài liệu có liên quan nhiều nhất đến đề tài, cụ thể như sau:
2.1. Các cơng trình nghiên cứu lý luận về Văn phịng và Chuẩn hóa hoạt động
văn phịng

- Giáo trình “Lý luận về quản trị văn phịng” của tác giả PGS.TS Vũ Thị
Phụng, TS Cam Anh Tuấn, TS Nguyễn Hồng Duy, TS Nguyễn Thị Kim bình, TS
Phạm Thị Diệu Linh, Nhà Xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, xuất bản năm 2021.
Bên cạnh những nội dung cơ bản về lý luận như các cuốn sách về quản trị văn
phịng khác thì giáo trình này là cuốn sách đầu tiên giúp người đọc hiểu rõ được
thế nào là cơng tác chuẩn hóa, các lợi ích của việc chuẩn hóa và các biện pháp tổ
chức thực hiện chuẩn hóa trong hoạt động của văn phòng.[10]
- Sách “Quản trị văn phòng” do tác giả Nguyễn Hữu Tri chủ biên, nhà xuất
bản Khoa học và Kỹ thuật, xuất bản năm 2005 đã khái quát được lý luận cơ bản
của văn phòng, cơ cấu tổ chức của văn phòng, các hoạt động chính của văn phịng
2


bên cạnh đó phân tích, đánh giá hoạt động quản trị văn phòng ở thời điểm xuất
bản cuốn sách và dự đốn phương hướng quản trị văn phịng trong tương lai.[16]
- Sách “Quản trị văn phòng” do tác giả Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Thị
Thảo chủ biên, nhà xuất bản Lao động – Xã hội, xuất bản năm 2005. Cuốn sách
đi sâu nghiên cứu về công tác tổ chức văn phòng, chức năng và nhiệm vụ cụ thể
của văn phòng, cách tổ chức và xây dựng quy chế cho văn phịng. Bên cạnh đó
tác giả cịn đi sâu vào các nghiệp vụ, cơng việc cụ thể trong văn phịng.[4]
- Giáo trình “Quản trị văn phịng” của tác giả Văn Tất Thu, nhà xuất bản
Bách khoa Hà Nội, xuất bản năm 2021 cũng đã khái quát được cơ bản các lý luận
của văn phịng như cơng tác tham mưu, tổng hợp; công tác lãnh đạo và kiểm tra;
tổ chức bộ máy; quản trị nguồn nhân lực; tổ chức chương trình; kế hoạch công
tác; công tác tham mưu, tuy nhiên chưa đề cập đến cơng tác chuẩn hóa các nghiệp
vụ trong văn phịng.[14]
- Sách “Cẩm nang tổ chức hành chính văn phịng” của tác giả Hồ Ngọc
Cẩn chủ biên, nhà xuất bản Tài chính, xuất bản băn 2003 cuốn sách đã giới thiệu
về cơng tác văn phịng, nghề thư ký và đặc điểm lao động của nghề thư ký, quản
lý chương trình công tác và các nghiệp vụ liên quan của văn phịng.[2]

- Sách “Quản trị hành chính văn phịng” của tác giả Mike Harvey, bản dịch
của Cao Xuân Đỗ, nhà xuất bản Thống kê, xuất bản năm 2004 cuốn sách đề cập
đến vai trị của cơng việc văn phịng; các ngun tắc và cách thực hiện các nghiệp
vụ trong văn phòng; vai trị của nhân sự trong cơng việc; kiểm sốt các hoạt động
trong văn phịng và cơng nghệ trong văn phịng.[8]
- Giáo trình “Hành chính văn phịng trong cơ quan nhà nước”, Khoa Văn
bản và Cơng nghệ Hành chính (Học viện Hành chính Quốc gia), nhà xuất bản
Giáo dục, xuất bản năm 2006 giáo trình đề cập tới những nội dung tổng quan về
văn phịng và cơng tác văn phịng, công tác văn thư, công tác lưu trữ.[6]
- Sách “Hành chính văn phịng trong cơ quan nhà nước” của tác giả Lưu
Kiếm Thanh ( chủ biên ), nhà xuất bản Đại học Quốc gia, xuất bản năm 2002 đòi
hỏi cán bộ làm cơng tác văn phịng phải đổi mới tư duy chấp hành nghiêm chỉnh
các nội quy và liên tục rèn luyện, trau dồi kiến thức về nghiệp vụ cũng như về
chun mơn hành chính.[13]
3


2.2. Các cơng trình nghiên cứu thực tiễn hoạt động chuẩn hóa
1. Khóa luận tốt nghiệp của Hồng Thị Thúy Hiền – Đại học Nội vụ Hà
Nội năm 2022, đề cập tới việc: “Chuẩn hố hoạt động của Văn phịng tại Cơng
ty TNHH Trek Asia” khóa luận đã trình bày được lý thuyết và cơ sở lý luận chuẩn
hóa hoạt động của văn phòng, đánh giá được thực trạng và trình bày các ngun
nhân, giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại cơng ty TNHH Asia [5]
2. Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Hải My – Đại học Nội vụ Hà Nội năm
2022, đề cập tới việc “Chuẩn hóa hoạt động của văn phịng tại Cơng ty cổ phần
Bellsystem24-Hoasao- Khối dự án miền Bắc” khóa luận đã trình bày được lý
thuyết và cơ sở lý luận chuẩn hóa hoạt động của văn phịng, đánh giá được thực
trạng và trình bày các nguyên nhân, giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại
cơng ty cổ phần Bellsystem24-Hoasao- Khối dự án miền Bắc.[9]
3. Luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại Trung tâm Hỗ trợ sinh

viên – Đại học Quốc gia Hà Nội” của Nguyễn Phương Anh, Trường Đại học
Khoa học Xã hội và nhân văn, nghiên cứu năm 2020, luận văn khái quát cơ sở lý
thuyết về tổ chức khoa học và chuẩn hóa hoạt động văn phịng. Khảo sát, đánh
giá kết quả đồng thời nghiên cứu chỉ ra những vướng mắc, hạn chế của cơng tác
chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm hỗ trợ sinh viên hiện nay. Nghiên
cứu, đề xuất một số giải pháp để tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại Trung
tâm hỗ trợ sinh viên.[1]
4. Luận văn “ Chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại trường Bồi dưỡng cán
bộ tài chính” của Trương Quang Ảnh, Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân
văn, nghiên cứu năm 2019. Tác giả trình bày những vấn đề lý luận và thực tiễn
về văn phịng nhằm chuẩn hóa hoạt động văn phịng trong các cơ quan, tổ chức.
Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn thư ở Trường Cao học Đào tạo cán bộ
tài chính. Cho thấy yêu cầu thực tế trong việc áp dụng chuẩn hóa nghiệp vụ văn
phịng vào đơn vị. Cơng trình này sẽ đề xuất một số giải pháp và tổ chức chuẩn
hóa một số hoạt động văn thư nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các hoạt
động này tại trường đại học.[19]
5. Luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục
Quốc phòng và An ninh” của Lê Thị Hồng, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội,
nghiên cứu năm 2021. Luận văn đã đưa ra và phân tích được thực trạng việc triển
4


khai thực hiện cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trung tâm Giáo dục
Quốc phòng và An ninh, Đại học Quốc gia Hà Nội. Từ đó kiến nghị, đề xuất
những giải pháp có tính khả thi, phù hợp với tính chất và lĩnh vực làm việc của
đơn vị để có thể ngày càng hồn thiện hơn về cơng tác quản trị văn phịng nói
chung và cơng tác chuẩn hóa nói riêng. Bên cạnh đó, luận văn cịn được sử dụng
như tài liệu tham khảo có tính ứng dụng cao đối với Trung tâm trong q trình
thực hiện cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng.[20]
6. Luận văn “Chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại Hội sở Ngân hàng TMCP

Kỹ thương Việt nam” của Phùng Thị Phương Liên, Trường Đại học Quốc gia Hà
Nội, nghiên cứu năm 2019. Luận văn đặt ra và tập trung giải quyết những vấn đề
sau: Thứ nhất, hệ thống và làm rõ cơ sở lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phịng;
Thứ hai, khảo sát, đánh giá kết quả chuẩn hóa nhiều hoạt động quản trị tại Ngân
hàng Kỹ Thương Việt Nam, đồng thời chỉ ra những hạn chế, tồn tại cần tiếp tục
chuẩn hóa; Thứ ba, trên cơ sở đó, đề xuất một số chủ đề cần tiếp tục thực hiện
nhằm chuẩn hóa các nghiệp vụ văn phịng của Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt
Nam.[21]
2.3. Nhận xét chung
Trong những năm gần đây, các cơng trình nghiên cứu về hoạt động chuẩn
hóa đã được các nhà nghiên cứu, nhà khoa học chú ý và tập chung nghiên cứu
nhằm làm rõ khái niệm, quy trình, cách triển khai, đánh giá và áp dụng hiệu quả
trong văn phịng của các cơ quan nói chung, đặc biệt là cơng trình “ Lý luận về
Quản trị văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng. Bên cạnh những nội dung cơ
bản về lý luận như các cuốn sách về quản trị văn phịng khác thì giáo trình này là
cuốn sách đầu tiên giúp người đọc hiểu rõ được thế nào là cơng tác chuẩn hóa,
các lợi ích của việc chuẩn hóa, các tiêu chí đánh giá cơng tác chuẩn hóa của cơ
quan và các biện pháp tổ chức thực hiện chuẩn hóa trong hoạt động của văn phịng.
Hiện nay, các nghiên cứu thực tiễn đã tập chung vào công tác xây dựng quy
trình chuẩn hóa cho các cơ quan doanh nghiệp và đánh giá hoạt động chuẩn hóa
tại các cơ quan chính quyền nhà nước. Tuy nhiên, đối với nghiên cứu hoạt động
chuẩn hóa tại cơ quan Đảng cụ thể là Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương vẫn chưa có
nhiều đề tài nghiên cứu. Tuy đã xây dựng và áp dụng các văn bản chuẩn hóa theo
quy định chung của Đảng và nhà nước xong các nội dung đưa ra vẫn cịn mang
tính cảm quan, duy ý chí và chưa được đánh giá theo các tiêu chuẩn nhất định.
5


Nhằm đánh giá được thực tế cơng tác chuẩn hóa tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải
Dương, tác giả đã áp dụng các tiêu chí đánh giá cơng tác chuẩn hóa trong cuốn

sách giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phịng” PGS.TS Vũ Thị Phụng để thực
hiện khóa luận này.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Chuẩn hóa các hoạt động của văn phịng.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Về khơng gian: Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương
Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu chuẩn hóa hoạt động của Văn phòng
tỉnh ủy Hải Dương trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2022
Về nội dung: Hoạt động chuẩn hóa có các nội dung rộng bao gồm các nội
dung: Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động của Văn phòng; Thực hiện phổ
biến các quy chế, quy định; Đánh giá thực trạng chuẩn hóa các hoạt động văn
phịng tại cơ quan. Trong khóa luận này, tác giả khơng xây dựng quy trình chuẩn
hóa cụ thể mà tập chung xây dựng các tiêu chí đánh giá thực trạng chuẩn hóa hoạt
động văn phịng. Căn cứ vào các tiêu chí để đánh giá tổng thể cơng tác chuẩn hóa
các hoạt động văn phòng của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương.
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
4.1 Mục tiêu nghiên cứu
Nhằm đạt được mục đích chính của việc nghiên cứu và hồn thành tốt bài
khóa luận, tác giả đã đặt ra mục tiêu sau:
Làm rõ cơ sở khoa học của vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phịng, khảo sát
và đề xuất giải pháp hoàn thiện và nâng cao về chuẩn hóa hoạt động của Văn
phịng Tỉnh ủy Hải Dương
4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa lại lý luận về văn phịng, chuẩn hóa hoạt động của văn phịng
nói chung trong các cơ quan, tổ chức
- Khảo sát thực tế cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng của Văn phòng
Tỉnh ủy Hải Dương
6

- Phân tích đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương,
từ đó cho thấy u cầu câp thiết chuẩn hóa hoạt động của văn phịng tại cơ quan.
- Đề xuất một số giải pháp chuẩn hóa hoạt động của văn phịng nâng cao chất
lượng, hiệu quả cơng việc tại Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương.
5. Giả thuyết nghiên cứu
Nếu các hoạt động của Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương được chuẩn hóa sẽ
giúp cho cơ quan ngày càng hoàn thiện, nâng cao hiệu quả quản lý, gắn kết và tạo
nền nếp nâng cao hiệu quả công việc.
6. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Các tác giả sử dụng phương pháp này để
thu thập thông tin về nền tảng lý thuyết của một chủ đề nghiên cứu, kết quả nghiên
cứu đã công bố và kết quả liên quan đến chủ đề.
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Tác giả sử dụng phương pháp này
nhằm thu thập và xử lý các thông tin giúp sử dụng đầy đủ và chsinh xác các thơng
tin cần thiết, từ đó, loại bỏ các thơng tin sai lệch, chưa đầy đủ.
Phương pháp phân tích tổng hợp: Sau khi kiểm tra tài liệu, tác giả sử dụng
phương pháp này để thống kê, phân tích và tổng hợp các dữ liệu cần thiết cho
công việc nghiên cứu của mình.
Phương pháp khảo sát bảng hỏi: Phương pháp được tác giả sử dụng bằng
cách tạo ra bảng hỏi với nhiều nội dung thông tin cần khai thác, được khảo sát
nhiều đối tượng với một bảng hỏi được in sẵn. Người được hỏi trả lời ý kiến của
mình bằng cách cho điểm vào các ô tương ứng.
Phương pháp so sánh đối chiếu: Tác giả sử dụng phương pháp này để so
sánh giữa lý luận và thực tiễn về chuẩn hóa cơng tác văn phòng của Văn phòng
Tỉnh ủy Hải Dương.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phương pháp này được tác giả sử dụng
để tìm hiểu thêm quan điểm, ý kiến của đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức Văn
phịng Tỉnh ủy Hải Dương về việc chuẩn hóa các hoạt động văn phịng. Do số
lượng cán bộ, cơng chức, viên chức trong Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương lớn,

thời gian điều tra có hạn nên khi sử dụng phương pháp này, tác giả lựa chọn năm
đại diện của mỗi phòng để sưu tầm và thu thập.
7


Phương pháp phỏng vấn sâu: Phương pháp này được tác giả sử dụng trong
công tác trao đổi trực tiếp đối với các đồng chí lãnh đạo Văn phịng Tỉnh ủy, các
Trưởng, phó phịng về các vấn đề có liên quan đến hoạt động chuẩn hóa của cơ
quan.
7. Đóng góp của đề tài
Về mặt lý luận: Đề tài bổ sung thêm cho hệ thống cơ sở khoa học, hệ thống
hóa những lý thuyết về cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng và có thể dùng
làm tài liệu tham khảo cho các cơng trình nghiên cứu sau này.
Về mặt thực tiễn: Đề tài nghiên cứu đã chỉ ra thực trạng chuẩn hóa hoạt
động văn phịng tại Văn phịng Tỉnh ủy Hải Dương, làm rõ những ưu điểm, hạn
chế từ đó tìm ra những nguyên nhân của những hạn chế đó. Từ những nguyên
nhân tìm được, đề ra các giải pháp phù hợp, khả thi với tính chất cơng việc của cơ
quan giúp xây dựng và hồn thiện hơn về cơng tác quản trị văn phịng nói chung
và cơng tác chuẩn hóa văn phịng nói riêng. Từ đó đề xuất, tham mưu lãnh đạo
ban hành các văn bản, quy định, quy trình cịn thiếu giúp hoạt động hành chính
văn phịng của cơ quan ngày càng hoàn thiện.
8. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung
chính của cuốn sách này được chia thành ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Chương một tác giả tập chung khái quát các vấn đề lý luận, giải thích các
khái niệm, thể hiện mục tiêu và lợi ích, nội dung và quy trình, tiêu chí và trách
nhiệm trong việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại cơ quan. Dây là cơ sở giúp
tác giả đánh giá, khảo sát thực trạng chuẩn hóa tại Văn phịng Tỉnh ủy Hải
Dương

Chương 2: Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại Văn
phịng Tỉnh ủy Hải Dương
Dựa trên cơ sở lý luận đã trình bày ở trương 1, tác giả tiến hành tìm hiểu
về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của cơ quan. Thơng qua đó tác giả tiến
hành khảo sát thực tế cơng tác chuẩn hóa hoạt động văn phịng tại cơ quan rồi
rút ra những nhận xét, đánh gia về ưu điểm, nhược điểm để tiến hành tìm hiểu
đưa ra những nguyên nhân của những nhược điểm và các biện pháp nâng cao,
phát huy ưu điểm.
8


Chương 3: Đề xuất giải pháp tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phòng
tại Tỉnh ủy Hải Dương
Từ những ưu, nhược điểm và nguyên nhân được tác giả khảo sát và đánh
giá tại chương 2, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của chuẩn
hóa hoạt động văn phòng tại Văn phòng Tỉnh ủy Hải Dương

9


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG
VĂN PHỊNG
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Đối với một cơ quan, tổ chức dù là cơ quan nhà nước, doanh nghiệp hay tổ
chức phi chính phủ thì văn phịng ln là một mắt xích quan trọng, không thể thay
thế trong cơ cấu tổ chức của cơ quan nói chung. Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng
đều cần có bộ phận chun trách cơng tác thu thập, xử lý, cung cấp và truyền đạt

thông tin cả bên trong và bên ngoài nội bộ, tham mưu giúp việc, trợ giúp cho công
tác điều hành của ban lãnh đạo, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt
động của cơ quan. Bộ phận đó chính là “văn phịng”.
Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm văn phòng, được sử
dụng trong phổ biến các văn bản hành chính và thực tế.
Trong cuốn Đại Từ điển tiếng Việt khái niệm văn phòng được giải thích như
sau: “Văn phịng:Bộ phận phụ trách giấy tờ trong cơ quan”. [18]
Trong cuốn Từ điển tiếng Việt do tác giả Văn Tân chủ biên năm 1997 giải
thích: “Văn phịng là bộ phận phụ trách cơng việc văn thư hành chính trong một
cơ quan”. [12]
Ở khái niệm trên, văn phịng được nhìn nhận trên góc độ quy mơ, cơng việc.
Văn phòng là một bộ phận trong cơ quan với vai trị phụ trách cơng việc văn thư,
giấy tờ.
Trong cuốn giáo trình xuất bản năm 2021 của PGS.TS Văn Tất Thu cho rằng
văn phòng giống như một thực thể, ở mỗi góc độ sẽ có cách tiếp cận về văn phòng
khác nhau. Sau khi thống kê và tổng hợp một số cách tiếp cận, ông đã đưa ra khái
niệm như sau: “Văn phòng là một thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức
để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”
Quan điểm này của PGS.TS Văn Tất Thu nhấn mạnh sự tồn tại tất yếu của
văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức cụ thể nhằm thực hiện các chức năng, theo
yêu cầu của cấp trên.
10


Với PGS.TS Nguyễn Hữu Tri “văn phịng” có thể hiểu theo 2 nghĩa:
Văn phòng theo nghĩa rộng nhất (Complete Office): bao gồm từ trên xuống
dưới toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị, đặc biệt là những người đóng vai trị
quản trị hệ thống. Tồn bộ văn phịng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong các hoạt
động bên trong và bên ngoài nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Văn phòng theo nghĩa hẹp hay còn gọi là văn phòng chức năng chỉ bao gồm

các trang thiết bị nhằm hỗ trợ các nhà quản lý trong các nhiệm vụ chức năng được
giao. Nó là một phần khơng thể thiếu trong cơ cấu tổ chức và chịu sự kiểm soát
của quản lý cấp cao.[15]
Trong quan điểm của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri nhìn từ góc độ pháp lý và tư
cách pháp nhân mỗi văn phịng sẽ có nhiệm vụ, chức năng khác nhau tùy theo quy
mơ, tính chất của cơ quan.
Tác giả Mike Harvey đã đề cập trong cuốn sách Office management (Quản
trị văn phòng) một cách gián tiếp về văn phòng như sau: Văn phòng là một địa
điểm, một thực thể được hình thành nhằm giúp các cơ quan, tổ chức thu thập, xử
lý và cung cấp thông tin.
Từ những cách tiếp cận khác nhau về nội dung hoạt động của văn phịng,
dựa trên nhiều góc độ và định nghĩa của văn phịng trên đây, tơi xin sử dụng khái
niệm “văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng trong cuốn Lý luận về Quản trị văn
phòng, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội ( 2021 ) trong bài báo cáo của mình như
sau: “Văn phịng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức
năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc, giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và
kiểm sốt cơng việc thơng qua hoạt động quản lý hành chính”[10,44]. Quan điểm
của PGS.TS Vũ Thị Phụng thể hiện rõ trong khái niệm một cách đầy đủ từ vị trí,
chức năng cơ bản của văn phòng giúp người đọc thấy rõ được nhiệm vụ và hoạt
động của văn phòng trong cơ quan, tổ chức.
1.1.2. Khái niệm hoạt động văn phòng
Khái niệm “hoạt động văn phịng” đã được đề cập tới trong các giáo trình,
tài liệu, tuy nhiên chưa có một khái niệm hồn chỉnh nào về thuật ngữ này.
Trong cuốn Từ điển Tiếng Việt do Viện Ngơn ngữ học xuất bản năm 2003
có đề cập các hoạt động là việc thực hiện các hành động có liên quan chặt chẽ với
nhau để đạt được một mục tiêu cụ thể.[17]
11


Trong cuốn Giáo trình Lý luận chung về Quản trị văn phòng của PGS.TS Vũ

Thị Phụng xuất bản năm 2021 có đề cập đến khái niệm hoạt động văn phịng có
thể hiểu là hiệu quả hoạt động của các thiết bị văn phòng hoặc các nhiệm vụ được
giao của bộ phận. Đây là một chỉnh thể, thống nhất, tác động qua lại với nhau,
mỗi nhiệm vụ có vai trị riêng.
Trong cuốn Giáo trình Quản trị văn phịng của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri xuất
bản năm 2005 có đề cập đến cơng tác văn phòng là một chỉnh thể, bao gồm tổ
chức, quản lý, sử dụng thông tin, dữ liệu và duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức
nhằm đạt kết quả mong muốn.
Từ những khái niệm “hoạt động”, “văn phòng” và “hoạt động văn phịng”
đã được trình bày bên trên, thuật ngữ “hoạt động văn phòng” được tác giả hiểu
như sau: Hoạt động văn phịng là tồn bộ các hoạt động gắn liền với chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng, được thực hiện trên cơ sở pháp luật và các
quy định, quy chế, quy trình do Nhà nước hoặc cơ quan, tổ chức ban hành.
1.1.3. Khái niệm chuẩn hóa
Chuẩn hóa hay tiêu chuẩn hóa là khái niệm được sử dụng trong nhiều ngành
nghề, nhiều lĩnh vực, thực tế hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau phản ánh
niệm về chuẩn hóa trên nhiều góc độ:
Trong cuốn Đại Từ điển Tiếng Việt của Nguyễn Như Ý xuất bản năm 1999
đề cập tới tiêu chuẩn hóa là việc đặt ra các tiêu chuẩn, được hiểu là được chọn
làm cơ sở để so sánh, làm mẫu.
Trong cuốn Từ điển Hán – Việt của Trần Văn Chánh: “Chuẩn là căn cứ,
mẫu mực; Hóa là biến đổi, thay đổi, hướng tới”.[3]
Đối với bài khóa luận này, tác giả tiếp cận khái niệm chuẩn hóa trên cơ sở
kế thừa quan điểm của PGS.TS Vũ Thị Phụng trong giáo trình “Lý luận về quản
trị văn phịng” trong đó “chuẩn hóa” khơng chỉ là xác lập chuẩn mực mà còn nội
hàm các vấn đề như: tạo ra các chuẩn mực; phổ biến,hướng dẫn các chuẩn mực;
kiểm tra giám sát, xử lý kết quả thực hiện các chuẩn mực; điều chỉnh, bổ sung các
chuẩn mực khi cần thiết.
Hiện nay tại các cơ quan, doanh nghiệp tiêu chuẩn hóa được xác định bao
gồm 3 mức độ: các quy chế, quy định, quy trình; tiêu chuẩn và quy chuẩn.

12


Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 được Quốc hội
thông qua tại Điều 3, Chương I đã đề cập đến các khái niệm trên:
Nội quy, quy định, quy trình là các tiêu chuẩn nội bộ do các cơ quan, tổ chức
ban hành làm cơ sở để thực hiện các công việc liên quan.
Tiêu chuẩn là những quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý, dùng
làm tiêu chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, q trình, mơi
trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội.
Quy định là những quy định về giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu
hành chính mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, q trình, mơi trường và các đối
tượng khác phải đáp ứng trong hoạt động kinh tế - xã hội.[11]
Nhìn chung, có nhiều quan điểm khác nhau về chuẩn hóa, tiêu chuẩn hóa
nhưng với mức độ tiêu chuẩn và quy chuẩn thường được sử dụng trong lĩnh vực
hoạt động có tính kỹ thuật, cơng nghệ cần có sự chính xác tuyệt đối. Trong lĩnh
vực hành chính, do đặc thù linh động của công việc, nhiều chuẩn mực khó có thể
xây dựng thành tiêu chuẩn và quy chuẩn. Chính vì vậy trong bài khóa luận này,
tác giả xem xét chuẩn hóa là các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ do các cơ
quan ban hành và áp dụng trong nội bộ văn phòng của các cơ quan, tổ chức.
1.1.4. Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Từ các khái niệm: văn phòng, hoạt động văn phòng, chuẩn hóa đã được tổng
hợp và phân tích bên trên, “chuẩn hóa hoạt động văn phịng là các hoạt động xây
dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn thực hiện và tiến hành kiểm tra, đánh giá
hiệu quả thực hiện các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ trong hoạt động
hành chính văn phịng của cơ quan, tổ chức”.
1.2. Mục đích và ý nghĩa của việc chuẩn hóa văn phịng
Chuẩn hóa hoạt động văn phịng như khái niệm đã nêu bên trên là hoạt động
xây dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn thực hiện và tiến hành kiểm tra đánh
giá hiệu quả việc thực hiện các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ cịn hiệu

lực trong cơ quan. Mục đích nhằm tạo ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý
và điều hành, đảm bảo hiệu quả công việc, giúp tăng năng xuất lao động, tiết kiệm
được thời gian và chi phí cho cơ quan, tổ chức . Chính vì vậy, chuẩn hóa hoạt
động văn phịng có ý nghĩa vô cùng quan trọng:
13


1.2.1. Tạo sự chuẩn mực, thống nhất, nề nếp cho hoạt động của cơ quan
Hoạt động của văn phòng bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như tham
mưu, lưu trữ, tổ chức sự kiện, mua sắm và quản lý trang thiết bị, hậu cần,... Các
hoạt động này gồm nhiều các khâu và quy trình. Trong quá trình triển khai thực
hiện, người lao động có thể thực hiện cơng việc theo nhiều cách khác nhau. Bên
cạnh đó trong mỗi tổ chức phân cấp từ quản lý đến nhân viên, mỗi người đều có
một đặc điểm riêng về ý thức, tác phong, phong cách làm việc riêng, khơng ai
giống ai. Do đó việc chuẩn hóa các hoạt động của văn phịng giúp tạo ra sự thống
nhất trong các khâu thực hiện công việc, các cán bộ nhân viên trong cơ quan hình
thành phịng cách làm việc thống nhất, chun nghiệp từ đó giúp cho công tác
quản lý được ổn định.
1.2.2. Xây dựng được phong cách làm việc chuyên nghiệp
Chuẩn hóa hoạt động của văn phịng sẽ giúp nâng cao tính chun nghiệp
của nhân viên văn phịng. Thơng qua, các quy chế, quy định, quy trình làm việc
cụ thể, nhân viên văn phịng sẽ hiểu rõ cơng việc mình làm là gì giúp nhân viên
chủ động trong công việc, chịu trách nhiệm đối với công việc đã được phân công,
phụ trách mà không cần đốc thúc hay giám sát. Đối với người lãnh đạo, chuẩn hóa
hoạt động giúp hạn chế việc điều hành, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan, nâng cao
hiệu quả trong cơng tác quản lý. Chính vì vậy, chuẩn hóa hoạt động văn phòng
giúp xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp tạo nên một tổ chức hoạt động
hiệu quả và bền vững.
1.2.3. Hạn chế những xung đột không cần thiết
Khơng những trong cơng việc văn phịng mà cả trong cuộc sống hàng ngày,

để thực hiện công việc chung, chúng ta không tránh khỏi những ý kiến trái ngược
nhau về phương pháp, cách thức thực hiện,... tất cả những điều đó rất dễ gây nên
xung đột trong nội bộ. Đặc biệt là trong hoạt động quản lý văn phòng cần có sự
phối hợp, hợp tác giữa nhiều đối tượng.Nếu một cơ quan khơng có chuẩn mực
trong việc thực hiện các nghiệp vụ, mỗi người sẽ làm theo một cách khác nhau và
khơng theo bất kỳ trình tự nào, từ đó xung đột sẽ ngày càng gay gắt. Vấn đề đặt
ra là phải có những quy chuẩn, quy định chung về nghiệp vụ để giúp hạn chế xung
đột hoặc nếu xung đột xảy ra sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng.

14


Khi có những quy chuẩn, quy định chung sẽ được áp dụng cho tất cả cán
bộ, công nhân, viên chức của cả cơ quan và người cần thực hiện tuân thủ nghiêm
ngặt và chính xác nhất chính là lãnh đạo cơ quan. Các quyết định dựa trên quy
chuẩn, quy định chung cần chính xác, khách quan, khơng gây khó khăn cho cấp
dưới khi thực hiện,... điều này cũng loại bỏ xung đột giữa lãnh đạo và nhân viên
trong cơ quan.
1.2.4. Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc
Khi các cơ quan xây dựng được các quy chuẩn, quy định chung thì việc
thực hiện các cơng việc sẽ khơng mất nhiều thời gian để lựa chọn, thống nhất cách
thực hiện cơng việc. Có quy chuẩn rõ ràng việc triển khai các hoạt động khiến
việc triển khai dễ dàng và trơn tru hơn. Các cơ quan, tổ chức lựa chọn các phương
pháp tối ưu nhất làm chuẩn mực giúp triển khai công việc, cá nhân hoặc bộ phận
sẽ căn cứ và các phương án đó để triển khai cơng việc tránh mất nhiều cơng sức
và tiền bạc.
1.2.5. Tạo dựng uy tín, thương hiệu cho cơ quan
Xây dựng thương hiệu là một trong những hoạt động quan trọng mà bất kỳ
cơ quan nào cũng đều cần chú ý, thực hiện. Việc xây dựng thương hiệu của cơ
quan khẳng định mức độ thành cơng, vị trí và uy tín của cơ quan. Việc chuẩn hóa

hoạt động giúp cơ quan có được sự cơng nhận về mức độ chuyên nghiệp trong
các khâu làm việc trong cơ quan từ tất cả những bên liên quan trong q trình làm
việc và xử lý cơng việc. Các cơ quan, tổ chức muốn tạo dựng được uy tín, thương
hiệu cho cơ quan cần chuẩn hóa các hoạt động trong cơ quan nói chung và văn
phịng nói riêng.
1.3. Hệ thống các văn bản và quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phịng
1.3.1. Hệ thống các văn bản chuẩn hóa trong hoạt động văn phịng
Như đã trình bày bên trên, trong công tác xây dựng và ban hành chuẩn mực
về hoạt động văn phòng gồm 3 mức độ nhưng trong hoạt động hành chính văn
phịng chỉ áp dụng mức độ ban hành quy chế, quy định, quy trình, nội quy, định
mức, thể lệ áp dụng cho nội bộ cơ quan.
Trong cơng tác chuẩn hóa văn phịng, dựa theo đặc thù các cơ quan, tổ chức
cần xây dựng và ban hành hệ thống chuẩn mực cho các quy chế, quy định ở các
nội dung sau:
15


1, Quy chế làm việc
2, Quy chế văn hóa cơng sở
3, Quy chế chi tiêu nội bộ
4, Quy chế thi đua khen thưởng
5, Quy chế giữ gìn cảnh quan, mơi trường ( nơi làm việc ) đảm bảo trang
thiết bị làm việc
6, Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản trong
cơ quan
7, Quy định về lưu trữ của cơ quan
8, Quy định tổ chức hoạt động hội họp và sự kiện
9, Quy định về cơng tác giao tiếp hành chính và lễ tân
10, Quy định về quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phịng
1.3.2. Quy trình chuẩn hóa hoạt động văn phịng

Qua tham khảo Giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” của PGS.TS
Vũ Thị Phụng xuất bản năm 2021 cùng việc nghiên cứu các tài liệu, quy trình
chuẩn hóa hoạt động văn phịng gồm các bước sau:[10;211]
1.3.2.1. Xác định những hoạt động văn phịng cần chuẩn hóa
Việc xác định các hoạt động văn phịng cần chuẩn hóa cần đi từ thực tế hoạt
động của cơ quan và từng bộ phận trong cơ quan.
Đối với hoạt động của cả cơ quan thì việc xác định hoạt động chuẩn hóa
cần dựa vào các quy tắc, ứng xử chung của cả cơ quan như: Quy chế làm việc;
Quy chế văn hóa công sở; Quy chế khen thưởng, kỷ luật,... và các hoạt động
chung, thường xuyên của cả cơ quan liên quan đến tất cả các bộ phận.
Đối với hoạt động của từng phòng ban, cần căn cứ vào chức năng, nhiệm
vụ của từng bộ phận để chuẩn hóa hoạt động đặc thù của phòng ban một cách hiệu
quả nhất.
Sau khi xác định được các vấn đề cần chuẩn hóa, cần tham mưu cho lãnh
đạo về vấn đề, lập danh mục các vấn đề và rà sốt cụ thể về tính cấp thiết của
chúng:
16


- Đối với những vấn đề đã được chuẩn hóa và ban hành bởi nhà nước và
các cơ quan cấp trên có thẩm quyền. Nếu các quy định đã được ban hành phù hợp
thì trực tiếp áp dụng vào cơ quan, không cần ban hành các chuẩn mực nội bộ. Đối
với các vấn đề chưa phù hợp, dựa vào thực tế cơ quan sẽ ban hành thêm các văn
bản quy định bổ sung thêm.
- Các văn bản đã được chuẩn hóa trong nội bộ nhưng theo thời gian khơng
cịn phù hợp thì trực tiếp tham mưu lãnh đạo nhằm sửa đổi hoặc hủy bỏ để ban
hành quyết định phù hợp hơn.
- Các vấn đề mới xuất hiện trong cơ quan cần được tham mưu cho lãnh đạo
và lấy ý kiến cụ thể của các phòng ban đẻ tiếp tục chuẩn hóa bằng các quy định,
quy chuẩn, quy chế có liên quan trong nội bộ.

1.3.2.2 Lựa chọn hình thức chuẩn hóa
Sau khi xác định được hoạt động văn phòng cần chuẩn hóa, tiến hành xác
định được hình thức văn bản chuẩn hóa sao cho phù hợp. Ở các khái niệm trên tác
giả đã làm rõ việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng hiện nay được thể hiện chủ yếu
thơng qua các quy chế, quy định, quy trình và các tiêu chuẩn, quy chuẩn được quy
định cụ thể như sau:
- Quy phạm nội bộ là các quy chế, quy định do cơ quan ban hành và chỉ sử
dụng trong nội bộ, không trái với quy định của nhà nước.
- Các tiêu chuẩn, quy chuẩn chung: được xây dựng và ban hành dựa trên
Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn ( 2006 )
Hiện nay nhà nước vẫn chưa có quy định về phạm vi áp dụng cụ thể. Tuy
vậy các “tiêu chuẩn, quy chuẩn chung” thường quy định những vấn đề có tính
ngun tắc chung, yêu cầu chung, còn “quy phạm nội bộ” lại quy định cụ thể, chi
tiết từng nội dung. Dựa vào phạm vi cơ quan việc chuẩn hóa hoạt động sẽ được
ban hành dựa trên “quy phạm nội bộ” hoặc các “tiêu chuẩn, quy chuẩn chung”.
Nếu cơ quan lớn, phạm vi hoạt động rộng thì ngồi việc ban hành các tiêu chuẩn
chung nên có những quy định cụ thể hóa các nguyên tắc và nghiệp vụ tại các
phòng ban. Còn các cơ quan nhỏ thường chỉ ban hành tiêu chuẩn chung cho cơ
quan ( quy chế làm việc ), còn lại là các quy định cụ thể cho từng hoạt động.
1.3.2.3. Xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy chế hoặc quy trình
thực hiện
17


Sau khi xác định hình thức chuẩn hóa, đối với các tiêu chuẩn, quy chuẩn
chung ta chỉ cần công bố cho cơ quan, tổ chức để các nhân cán bộ, cơng nhân viên
chức nắm rõ để thực hiện. Cịn đối với quy phạn nội bộ ban hành những quy định,
quy chuẩn, quy chế ta dựa trên Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Chương 2 và
Chương 3 Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2006 để thực hiện theo các bước
như sau:

Bước 1: Xác định đối tượng và phạm vi điều chỉnh
Trước khi đưa ra quyết định ban hành quy định, quy chế, quy chuẩn nội bộ
trong cơ quan, bộ phận có trách nhiệm cần xác định ban hành quy chế để làm gì,
ban hành cho đối tượng nào và phạm vi áp dụng của văn bản cụ thể ở đâu.
Bước 2: Thu thập văn bản tài liệu có liên quan
Để xây dựng các quy định, quy chế, quy chuẩn nội bộ cần dựa vào các
thông tin pháp lý và các văn bản quy phạm pháp luật cịn giá trị có liên quan để
làm cơ sở cho việc ban hành. Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật để việc
ban hành văn bản đúng quy định của pháp luật mà vẫn đúng trọng tâm, trọng điểm
của vấn đề cần thực hiện.
Bước 3: Xây dựng dự thảo quy chế, quy định
Bộ phận soạn thảo văn bản sẽ dựa vào các nội dung cơ bản của vấn đề cần
chuẩn hóa để xây dựng đề cương và dự thảo các quy định cụ thể.
Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo
Việc chuẩn hóa nhằm để các cá nhân, tổ chức thống nhất làm việc trong
một cơ quan. Chính vì vậy, trước khi ban hành cần lấy ý kiến của các cá nhân, bộ
phận nhằm điều chỉnh các nội dung nếu chưa phù hợp. Các hình thức lấy ý kiến
có thể linh động như qua email, qua các cuộc họp trực tiếp hoặc qua trao đổi giữa
các cá nhân.
Việc tổ chức lấy ý kiến có thể diễn ra nhiều lần cho đến khi không các cá
nhân, tổ chức đồng ý chung với nội dung dự thảo.
1.3.2.4. Phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng
Việc phổ biến, hướng dẫn các chuẩn mực về hoạt động văn phòng nhằm
giúp những cá nhâm, đối tượng có liên quan nắm bắt được trách nhiệm, nhiệm vụ
và các nội dung chuẩn hóa. Việc phổ biến, hướng dẫn các chuaarnmuwjc về hoạt
18