Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại trường bồi dưỡng cán bộ tài chính

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

------------

TRƢƠNG QUANG ẢNH

CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG
TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

Hà Nội - 2019


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-----------

TRƢƠNG QUANG ẢNH

CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG
TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH
Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
Mã số: 60.34.04.06

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO XUÂN CHÖC

Hà Nội - 2019


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến PGS.TS. Đào Xuân Chúc người thầy đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn tôi trong suốt thời gian nghiên cứu và
thực hiện đề tài.
Tôi xin được tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các giảng viên và
cán bộ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Phòng đào tạo Sau đại học
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt
thời gian học tập và nghiên cứu tại trường.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới tập thể công chức viên chức Trường Bồi dưỡng
cán bộ tài chính đã tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu.
Cuối cùng tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn đối với những người thân trong
gia đình và bạn bè, đồng nghiệp đã luôn khuyến khích động viên và giúp đỡ tôi
trong suốt thời gian qua để tôi hoàn thành được luận văn này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, tuy nhiên luận văn không tránh khỏi những
thiếu sót và hạn chế, tác giả rất mong nhận được sự đóng góp chân thành của
các thầy giáo, cô giáo, các bạn đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày …… tháng …… năm 2019

Tác giả

Trƣơng Quang Ảnh


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ với đề tài “Chuẩn hóa hoạt động
văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính” là công trình nghiên cứu
của tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kết

quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định.
Công trình này chƣa từng đƣợc công bố trên bất cứ phƣơng tiện nào.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng khoa học về nội
dung nghiên cứu của đề tài này.
Hà Nội, ngày …. tháng … năm 2019
Học viên

Trƣơng Quang Ảnh


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 2
3. Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ................................................ 5
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.............................................................. 6
5. Phƣơng pháp nghiên cứu............................................................................ 6
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ...................................................... 7
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN
PHÕNG ............................................................................................................ 8
1.1. Một số khái niệm cơ bản ...................................................................... 8
1.1.1. Khái niệm văn phòng ......................................................................... 8
1.1.2. Khái niệm hoạt động văn phòng ....................................................... 9
1.1.3. Khái niệm về chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòng ...... 11
1.2. Cơ sở lý thuyết của chuẩn hóa hoạt động văn phòng ...................... 13
1.3. Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng.................................... 14
1.4. Ý nghĩa của chuẩn hóa hoạt động văn phòng .................................. 15
1.5. Nội dung của chuẩn hóa hoạt động văn phòng .................................... 16
1.5.1. Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động văn phòng ................... 16
1.5.2. Thực hiện phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định ................. 18

1.5.3. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm ................................. 19
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI
TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH ....................................... 21
2.1. Khái quát về Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính ........................... 21
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trường ............................ 21
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính ... 22
2.1.3. Đặc điểm hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài
chính hiện nay ................................................................................................ 24
2.2. Thực trạng một số hoạt động văn phòng tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán


bộ tài chính hiện nay ..................................................................................... 27
2.2.1. Công tác tham mưu xây dựng kế hoạch công tác .......................... 27
2.2.2. Hoạt động xây dựng thể chế, quy chế nội bộ.................................. 28
2.2.3. Hoạt động văn thư............................................................................ 30
2.2. 4. Hoạt động lưu trữ ........................................................................... 35
2.2.5. Hoạt động tổ chức hội nghị, sự kiện ............................................... 36
2.2.6. Mua sắm tài sản, văn phòng phẩm ................................................. 38
2.3. Đánh giá về hoạt động văn phòng tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài
chính ............................................................................................................... 41
2.3.1. Những thành công ........................................................................... 41
2.3.2. Một số hạn chế ................................................................................. 42
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế ................................................... 43
2.4. Sự cần thiết phải chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng Bồi
dƣỡng cán bộ tài chính ................................................................................. 45
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI
TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH ........................................... 48
3.1. Một số giải pháp chung nhằm chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại
Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính ............................................................ 48
3.1.1. Rà soát, hoàn thiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng

tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính ........................................................ 48
3.1.2. Đẩy mạnh công tác truyền thông, phổ biến và giám sát, kiểm tra 51
3.1.3. Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý .............................................. 53
3.1.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin ................................... 58
3.2. Giải pháp chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng cụ thể .............. 60
3.2.1. Chuẩn hóa công tác tham mưu ....................................................... 60
3.2.2. Chuẩn hóa công tác xây dựng kế hoạch công tác.......................... 61
3.2.3. Chuẩn hóa công tác văn thư ........................................................... 63
3.2.4. Chuẩn hóa công tác lưu trữ ............................................................ 67


3.2.5. Chuẩn hóa công tác tổ chức sự kiện, hội họp ................................ 69
3.2.6. Chuẩn hóa công tác quản lý tài sản, văn phòng phẩm .................. 72
KẾT LUẬN .................................................................................................... 74
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 76
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 80


DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Từ viết tắt

STT

Nội dung từ viết tắt

1

BDCB TC

Bồi dƣỡng cán bộ tài chính

2

CCVC

Công chức viên chức

3

ĐTBD

Đào tạo bồi dƣỡng

4

EDocTC

Chƣơng trình quản lý văn bản và điều hành
ngành tài chính

5

ISO

International Organization for
Standardization
Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế

6

KPI

Chỉ số đo lƣờng và đánh giá hiệu quả

7

TC-HC

Tổ chức – Hành chính

8

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam


DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ
Bảng 2.1. Quy mô đào tạo bồi dƣỡng do Trƣờng BDCB tài chính thực hiện....22
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức Trƣờng BDCB tài chính ......................................23
Sơ đồ 2.2. Mô hình tập trung theo chức năng.................................................26
Sơ đồ 2.3. Phòng TCHC và Phòng Tổng hợp thuộc Trung tâm.....................27
Biểu đồ 2.1: Cơ cấu, số lƣợng văn bản đến năm 2018...................................32
Bảng 2.2: Chi phí đầu tƣ mua sắm, trang bị cơ sở vật chất, văn phòng phẩm.
.........................................................................................................................39
Bảng 2.3. Công văn đi, đến giai đoạn 2014-2018...........................................46
Sơ đồ 3.1. Các bƣớc xây dựng quy chế tại Trƣờng........................................49
Bảng 3.1: Xây dựng kế hoạch kiểm tra hoạt động chuẩn hóa.......................53
Sơ đồ 3.2: Mô hình tổ chức hoạt động văn phòng theo mô hình quản lý phân

tán của Trƣờng BDCB tài chính.....................................................................54
Sơ đồ 3.3: Quy trình xử lý thƣ điện tử, văn bản điện tử.................................65
Sơ đồ 3.4: Thứ tự sắp xếp hồ sơ lƣu trữ tại phòng lƣu trữ ............................69


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Chủ tịch Hồ Chí Minh lúc sinh thời khi đến thăm Văn phòng Trung
ƣơng Đảng tại chiến khu Việt Bắc đã từng dạy: “Công tác Văn phòng có tầm
quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm đƣợc tình hình. Cán bộ
Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không
đúng....”[1, tr 1]. Nhƣ vậy, văn phòng có vai trò tƣơng đối quan trọng trong
hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng dù đƣợc hiểu theo nghĩa
rộng hoặc nghĩa hẹp cũng có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình quản
lý, phục vụ hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp. Dù ở thời kỳ nào hay
với quy mô lớn, nhỏ khác nhau, hoạt động văn phòng cũng đóng vai trò quan
trọng hàng đầu bên cạnh hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơ quan; đảm
bảo hoạt động thông suốt, bình thƣờng và góp phần định hƣớng xây dựng,
phát triển của cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên ngay tại từng cơ quan, doanh
nghiệp thì hoạt động văn phòng đang bị chính những ngƣời làm văn phòng và
các bộ phận khác có nhận thức chƣa đầy đủ. Ngƣời ta vẫn thƣờng coi hoạt
động văn phòng nói chung, bộ phận văn phòng nói riêng chẳng qua là hoạt
động “bƣng, bê, kê, đặt”, những ngƣời làm văn phòng thì tự coi mình là kẻ
“làm dâu trăm họ”. Chính vì quan niệm đó khiến cho hoạt động văn phòng
thiếu đƣợc sự quan tâm. Một hệ lụy khác là nhiều hoạt động hành chính văn
phòng đã không đƣợc đầu tƣ nguồn lực về con ngƣời, vật chất, tài chính và
quan trọng hơn là đã hầu nhƣ không đƣợc quan tâm về quy trình thực hiện,
chuẩn hóa; thông qua đó giảm nhẹ áp lực cho cán bộ văn phòng trực tiếp thực
hiện, đơn giản hóa thủ tục hành chính đối với các đối tƣợng cần tiếp cận hoạt
động đó và tạo nên một môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, phân công, phân

nhiệm rõ ràng, hiệu quả.
Tại Hội nghị lần thứ 6 Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng khóa XII đã ban
hành Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày ngày 25 tháng 10 năm 2017 về tiếp tục

1


đổi mới hệ thống tổ chức và quản lý, nâng cao chất lƣợng và hiệu quả hoạt
động của các đơn vị sự nghiệp công lập. Theo Nghị quyết nêu trên, mục tiêu
quan trọng đƣợc xác định đó là không ngừng đổi mới hệ thống tổ chức, nâng
cao chất lƣợng, hiệu quả hoạt động…; gắn với việc nâng cao năng lực tự chủ,
đảm bảo tinh gọn và có quản trị tiên tiến. Việc xây dựng các tiêu chuẩn, áp
dụng các chuẩn mực vào hoạt động văn phòng của các đơn vị sự nghiệp công
lập nhằm đáp ứng nhu cầu về cung ứng các dịch vụ công theo mục tiêu của
Nghị quyết số 19-NQ/TW tiến tới một nền quản trị tiên tiến đang trở thành
nhu cầu thực tiễn, bức thiết trong hoạt động văn phòng các đơn vị sự nghiệp
công lập nói riêng. Việc xây dựng các quy định, quy chế hay thiết lập chuẩn
mực nhất định đối với từng loại công tác văn phòng đang đƣợc thực hiện một
cách manh mún, tự phát và có tính chủ quan, áp đặt nhiều hơn là xây dựng và
áp dụng chuẩn dựa trên cơ sở khoa học, hiệu quả và hiệu lực khi thực thi.
Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính là đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính, hàng
năm diễn ra các hoạt động hành chính văn phòng đa dạng, tuy nhiên thực
trạng chung còn rất lộn xộn, chƣa có chuẩn mực nào trong thực hiện, đánh
giá. Hậu quả dẫn đến là nhiều vấn đề phát sinh, gây khó khăn trong công tác,
dẫn đến một số hậu quả pháp lý nhất định.
Chính vì vậy, chúng tôi lựa chọn đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn
phòng tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính” làm đề tài luận văn thạc sĩ.
Thông qua đề tài sẽ góp phần làm rõ thực trạng hoạt động văn phòng, quá
trình bƣớc đầu thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng Bồi
dƣỡng cán bộ tài chính. Thông qua đó, tác giả đề xuất tổ chức chuẩn hóa một

số hoạt động văn phòng điển hình tại cơ quan nghiên cứu làm mẫu; đề xuất
một số giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng có hiệu quả,
phù hợp với thực tế mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Về vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở Việt Nam hiện nay chƣa có

2


nhiều đề tài nghiên cứu sâu và cụ thể. Tuy vậy, thông qua quá trình nghiên
cứu, tìm hiểu tác giả nhận thấy các tài liệu có liên quan cụ thể nhƣ sau:
Nhóm thứ nhất: Một số đề tài nghiên cứu khoa học
- PGS.TS Văn Tất Thu: Tổ chức khoa học lao động trong các cơ quan hành
chính nhà nƣớc (Đề tài cấp Bộ - Bộ Nội vụ, đã nghiệm thu năm 2000).
- PGS.TS Đào Xuân Chúc: Quản trị hành chính văn phòng – vấn đề lý
luận và thực tiễn (Đề tài cấp Bộ - Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, đã
nghiệm thu năm 2004).
- Th.s Trịnh Thị Hà: Nghiên cứu chuẩn hóa một số nghiệp vụ lƣu trữ cơ
bản tại các Trung tâm Lƣu trữ quốc gia (Đề tài cấp Bộ - Cục Văn thƣ và Lƣu
trữ nhà nƣớc, đã nghiệm thu năm 2014).
- Th.s Nguyễn Mạnh Cƣờng: Chuẩn hoá một số quy trình, thủ tục để giải
quyết công việc của các đơn vị thuộc Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (Đề tài
cấp cơ sở - Trƣờng Đại học Nội vụ, đã nghiệm thu năm 2014).
Nhóm thứ hai: Một số đề tài, luận án, luận văn và nghiên cứu khác
- Hữu Đạt: Vấn đề chuẩn hóa ngôn ngữ trong phong cách hành chính
công vụ, (Tạp chí khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, số 2, 1996).
- PGS.TS Nguyễn Văn Hàm (chủ trì biên tập): Tổ chức lao động khoa
học công tác văn phòng – Một nội dung của quản trị văn phòng, Kỷ yếu hội
thảo khoa học Quản trị văn phòng: Lý luận và thực tiễn do Đại học Khoa học
xã hội và nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội tổ chức năm 2005.

- Hồ Anh Tú: Ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thƣ tại một số cơ
quan nhà nƣớc, Khóa luận tốt nghiệp đại học lƣu trữ học, 2005.
- Nguyễn Thị Chinh: Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào
công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các Trung tâm lƣu trữ Quốc gia, Luận
văn thạc sỹ lƣu trữ học, 2006.
- Th.s Trịnh Thị Hà, Th.s Dƣơng Thị Thanh Huyền: Hoạt động tiêu
chuẩn hóa trong công tác văn thƣ lƣu trữ giai đoạn 1962-2012, Kỷ yếu Tổng

3


kết hoạt động khoa học, công nghệ về văn thƣ, lƣu trữ từ năm 1962 đến năm
2012 và định hƣớng hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020, 2012 do
Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức.
- Nguyễn Văn Quang: Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp
vào lƣu trữ hiện hành ở cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng cộng sản Việt
Nam, Luận văn thạc sỹ lƣu trữ học, 2015.
- Ninh Viết Thành: Nghiên cứu chuẩn hóa nguồn nhân lực làm công tác
văn thƣ, lƣu trữ trong Bộ Quốc phòng, Luận văn thạc sỹ lƣu trữ học, 2015.
- Th.s Liêng Bích Ngọc: Thực trạng và giải pháp áp dụng tiêu chuẩn hóa
văn bản quản lý nhà nƣớc trong các cơ quan cấp sở tại Tp Hồ Chí Minh,
Trƣờng cán bộ Tp Hồ Chí Minh, truy cập website ngày 18/02/2019.
- Phùng Thị Phƣơng Liên: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở
ngân hàng thƣơng mại cổ phần kỹ thƣơng Việt Nam, Luận văn thạc sỹ quản
trị văn phòng, 2019.
- Và một số khóa luận, niên luận và nghiên cứu của các sinh viên, học
viên khác có liên quan về tổ chức hoạt động văn phòng, chuẩn hóa một số
công tác nghiệp vụ văn phòng…
Bên cạnh đó, còn nhiều văn bản, công trình nghiên cứu có liên quan
chuẩn hóa, hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng hoạt động văn phòng; tuy nhiên

do thời gian nghiên cứu và khả năng tiếp cận các tài liệu có hạn nên ngƣời
viết mới chỉ nêu một số tài liệu. Qua đó khái quát thực trạng nghiên cứu nội
dung liên quan đến đề tài luận văn mà ngƣời viết đang thực hiện.
Trên cơ sở đó, các tài liệu và nghiên cứu về hành chính, văn phòng hầu
nhƣ mới đề cập đến một số vấn đề sau:
- Thông qua các nghiên cứu đã làm rõ phần nào về quản trị văn phòng
nói chung và thực trạng, giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức thực
hiện một số hoạt động văn phòng cụ thể nói riêng nhƣ văn thƣ, lƣu trữ...
- Các công trình nghiên cứu bƣớc đầu khái quát và định nghĩa rõ thế nào

4


là chuẩn hóa, mối quan hệ giữa khái niệm này với các khái niệm khác nhƣ tổ
chức lao động khoa học văn phòng, định mức, tiêu chuẩn...
- Các nghiên cứu, bài viết tập trung đến việc áp dụng một số công cụ và
chuẩn hóa một hoặc một nhóm hoạt động văn phòng cụ thể, việc khái quát về
chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp chƣa đƣợc đề cập
nhiều, thƣờng xuyên.
- Một số luận văn thạc sĩ đã bƣớc đầu nghiên cứu về công tác chuẩn hóa
hoạt động văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp.
Nhƣ vậy đã có một số ít văn bản, tài liệu đặt vấn đề nghiên cứu cụ thể,
toàn diện chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Những vấn đề mới cần làm rõ để
tiếp tục đƣợc nghiên cứu, đề xuất nhƣ thế nào là chuẩn hóa? Chuẩn hóa hoạt
động văn phòng bao gồm những đối tƣợng nào? Giải pháp, cách thức nhằm
giúp các hoạt động văn phòng đƣợc chuẩn hóa hơn so với hiện nay... Với
những nghiên cứu trong luận văn này sẽ góp phần làm rõ hơn chuẩn hóa trong
hoạt động văn phòng; giúp nhận thức cách thực hiện, quá trình áp dụng các
phƣơng pháp để chuẩn hóa hoạt động văn phòng, cụ thể ở đây là tại Trƣờng
Bồi dƣỡng cán bộ tài chính (sau đây viết tắt là Trƣờng BDCB tài chính).

3. Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích:
Thông qua tìm hiểu lý luận và khảo sát, đánh giá thực tiễn tại Trƣờng
BDCB tài chính về tổ chức công tác văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn
phòng; từ đó làm rõ sự cần thiết phải thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn
phòng và đề xuất giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng;
áp dụng thực hiện chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB
tài chính.
- Mục tiêu:
Đánh giá đúng thực trạng hoạt động văn phòng và những biểu hiện ban
đầu về chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính để

5


xây dựng giải pháp giúp công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng
tốt hơn, đáp ứng quá trình phát triển.
- Nhiệm vụ:
* Hệ thống hóa những vấn đề về mặt lý luận và thực tiễn về văn phòng,
chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong các cơ quan, tổ chức.
* Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại Trƣờng BDCB
tài chính. Thông qua đó cho thấy yêu cầu thực tế trong việc áp dụng chuẩn
hóa hoạt động văn phòng tại đơn vị.
* Luận văn đề xuất một số giải pháp và tổ chức chuẩn hóa một số hoạt
động văn phòng giúp nâng cao chất lƣợng, hiệu quả hoạt động này tại Trƣờng
BDCB tài chính.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: các hoạt động văn phòng cụ thể và vấn đề chuẩn
hóa các hoạt động đó. Luận văn đặc biệt quan tâm đến yêu cầu chuẩn hóa các
hoạt động văn phòng điển hình, cụ thể có tính phổ biến, thực hiện rộng rãi.

- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu toàn bộ các hoạt động văn
phòng, công tác quản trị, quản lý và tổ chức chuẩn hóa hoạt động văn phòng
tại Trƣờng hiện nay. Từ phân tích thực trạng, nguyên nhân hạn chế đến đề
xuất giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Các phƣơng pháp nghiên cứu duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
- Phƣơng pháp tổng hợp tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu hoặc có
nội dung tƣơng tự nhằm tìm hiểu lý luận và thực tiễn, tránh việc trùng lặp nội
dung, ý tƣởng và góp phần phục vụ cho việc khảo sát thực tế.
- Phƣơng pháp khảo sát thực tế. Phƣơng pháp này đƣợc tiến hành thông
qua các quá trình làm việc trực tiếp, quan sát, tổng hợp các thông tin về đối
tƣợng nghiên cứu trong phạm vi Trƣờng BDCB tài chính.
- Phƣơng pháp so sánh là phƣơng pháp có tính bắt buộc khi tác giả khảo

6


sát tình hình thực tế, đánh giá thực trạng và xây dựng các giải pháp, chuẩn
hóa hoạt động văn phòng.
- Ngoài ra, tác giả sử dụng thêm các phƣơng pháp phân tích chức năng
nhằm tiếp cận, đánh giá từng mặt, từng hoạt động văn phòng; Phƣơng pháp
phân tích hệ thống để đánh giá chung về hoạt động văn phòng tại Trƣờng
BDCB tài chính, xây dựng hệ thống các giải pháp.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa về mặt lý luận: Luận văn góp phần tìm hiểu một số lý luận về
hoạt động văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
- Ý nghĩa về mặt thực tiễn:
* Luận văn góp phần phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại
Trƣờng BDCB tài chính hiện nay từ đó nêu những khó khăn, bất cập và hạn

chế trong tổ chức thực hiện hoạt động văn phòng tại Trƣờng.
* Đề xuất kiến nghị, giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn
phòng tại Trƣờng BDCB tài chính. Đây là đòi hỏi cấp bách, có tính chiến lƣợc
của đơn vị trong định hƣớng phát triển tầm nhìn đến năm 2030.
* Luận văn góp phần vào việc xây dựng lộ trình thực hiện chuẩn hóa
hoạt động văn phòng, nâng cao năng suất lao động và chuẩn bị cho Trƣờng
BDCB tài chính nâng cấp lên trở thành Học viện quản lý cán bộ tài chính
trong tƣơng lai giai đoạn 2025-2030.
* Trên cơ sở nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần làm nền tảng trong
phát triển các nghiên cứu khác về tổng kết, đánh giá hoạt động của Trƣờng
BDCB tài chính nói chung và hoạt động văn phòng tại đơn vị nói riêng.

7


CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CHUẨN HÓA
HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Trong bất kỳ một cơ quan tổ chức nào, dù đó là một đơn vị quản lý hành
chính nhà nƣớc, tổ chức phi chính phủ hay một doanh nghiệp nào thì luôn tồn
tại mọi công việc mang tính chất hành chính, văn phòng. Điều đó dẫn tới lẽ
tất nhiên là việc xuất hiện, tồn tại và phát triển của văn phòng hay bộ phận
văn phòng. Tuy nhiên đó chỉ đƣợc hiểu là một nghĩa hẹp của việc giải thích
văn phòng là gì. Trong hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp hoặc tổ
chức, văn phòng đƣợc coi nhƣ vị trí trung tâm có vai trò kết nối các hoạt động
quản lý điều hành giữa các cấp lãnh đạo, quản lý và các bộ phận trong đơn vị.
Văn phòng đƣợc hình thành nhằm phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý,
hoạt động bình thƣờng của các cơ quan, đơn vị. Tại nhiều cơ quan, hoạt động
văn phòng thƣờng chỉ đƣợc hiểu là việc gắn liền với công tác văn thƣ, lƣu trữ,

sổ sách, hậu cần…
Văn phòng là một thực thể tồn tại tất yếu khách quan phục vụ cho quá
trình quản trị và đƣợc hình thành trên cơ sở quy mô, cơ cấu và hoạt động của
cơ quan, đơn vị. Trong giáo trình Quản trị văn phòng đƣợc xuất bản năm
2005 của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, văn phòng đƣợc hiểu theo hai nghĩa rộng
và nghĩa hẹp nhƣ sau:
Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn
vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản
lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trƣờng phục
vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn
phòng có đầy đủ tƣ cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực
hiện mục tiêu chung của tổ chức [35, tr 10].

8


Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị công việc
trong chức năng đƣợc giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu
sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là
một pháp nhân độc lập trong các hoạt động đối ngoại [35, tr 10].
Tuy nhiên, hiện nay cũng có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng
cũng với nghĩa rộng và nghĩa hẹp nhƣ sau:
Theo nghĩa rộng: Văn phòng là một bộ máy làm các công tác về tổng
hợp và thực hiện chức năng nhiệm vụ trợ giúp cho nhà quản trị trong quản lý,
điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nhƣ vậy, theo nghĩa nêu trên văn
phòng là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ quan chịu trách nhiệm
trong các hoạt động hành chính, tổng hợp, đối ngoại, đối nội và tùy thuộc vào
quy mô mà đƣợc định nghĩa bằng tên gọi khác nhau. Trong luận văn, tác giả
dựa trên cơ sở định nghĩa này để nghiên cứu, phân tích và làm rõ những vấn
đề có liên quan.

Theo nghĩa hẹp có thể hiểu văn phòng là cơ sở vật chất, nơi làm việc của
cơ quan, tổ chức, là địa điểm để cơ quan thực hiện các hoạt động thƣờng
xuyên, tổ chức đối nội và đối ngoại [20, tr 1].
Tuy nhiên dù đƣợc hiểu theo cách nào, văn phòng cũng là thực thể tồn
tại tất yếu của mỗi tổ chức dù lớn hoặc nhỏ; sự tổ chức của văn phòng tùy
thuộc vào đặc điểm tình hình của tổ chức và thực hiện các chức năng quan
trọng của văn phòng nhƣ chức năng xử lý thông tin, tham mƣu tổng hợp, giúp
việc điều hành, hậu cần. Hiểu rõ về văn phòng giúp cho thực hiện quá trình
xây dựng các tiêu chuẩn và áp dụng chuẩn đƣợc thuận lợi.
1.1.2. Khái niệm hoạt động văn phòng
Hoạt động văn phòng xét theo một khía cạnh nào đó có thể hiểu là công
việc văn phòng. Trong một tổ chức, công việc văn phòng có rất nhiều và liên
quan đến nhiều bộ phận khác nhau không riêng gì bộ phận hành chính, văn
phòng. Chính vì vậy để nhận biết thế nào là hoạt động văn phòng cần hiểu

9


hoạt động văn phòng đƣợc thực hiện tại đâu và điều hành nhƣ thế nào. Theo
PGS.TS Nguyễn Hữu Tri trong giáo trình Quản trị văn phòng xuất bản năm
2005, “Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm một tổ chức, quản lý và sử
dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm
đạt đƣợc kết quả mong muốn” [35, tr 12]. Hoạt động văn phòng là một chỉnh
thể thống nhất, tác động qua lại với nhau, mỗi nhiệm vụ có vai trò của mình.
Mỗi công việc văn phòng đƣợc tổ chức, phân công thực hiện bởi các
nhân viên, bộ phận khác nhau và đƣợc đánh giá bởi các yếu tố nhƣ kết quả,
quá trình, quy trình thực hiện. Các công việc văn phòng phục vụ cho hoạt
động của tổ chức, phục vụ hoạt động của mỗi bộ phận trong tổ chức và có tác
động trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mặt hoạt động khác nhau của toàn bộ tổ
chức đó. Việc thực hiện các công việc văn phòng có liên quan mật thiết đến

thực hiện các chức năng của văn phòng nhƣ tham mƣu tổng hợp, phục vụ hậu
cần, phục vụ điều hành chỉ đạo…
Theo tác giả, ngoài cách hiểu là các công việc văn phòng, hoạt động văn
phòng nên đƣợc hiểu rộng hơn là toàn bộ các chức năng văn phòng đƣợc mỗi
đơn vị, bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức khác nhau trong cùng tổ
chức thực hiện. Thực hiện hoạt động văn phòng của các bộ phận khác nhau có
sự giống nhau và khác nhau cơ bản đối với hoạt động văn phòng của bộ phận
văn phòng trong tổ chức.
Nhƣ vậy, hoạt động văn phòng gồm các hoạt động nhằm tổ chức thực
hiện các chức năng trọng tâm của văn phòng nhƣ chức năng xử lý thông tin,
tham mƣu tổng hợp, chức năng giúp việc điều hành, chức năng hậu cần. Các
hoạt động văn phòng thƣờng thấy tại các tổ chức nhƣ: Tổng hợp, xây dựng và
triển khai kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông tin; công tác văn thƣ, lƣu
trữ; tổ chức hội nghị; công tác lễ tân khánh tiết; giao tiếp hành chính, đối nội,
đối ngoại… Đây là cách hiểu quan trọng để luận văn phân biệt giữa hoạt động
hành chính văn phòng với các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ khác.

10


1.1.3. Khái niệm về chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Do tính chất của các hoạt động văn phòng tƣơng đối phong phú về số
lƣợng, đƣợc thực hiện không chỉ tại bộ phận văn phòng mà còn đƣợc thực
hiện và liên quan đến nhiều bộ phận chức năng chuyên môn khác nhau nên rất
cần đƣợc chuẩn hóa; đồng thời mỗi hoạt động văn phòng lại bao gồm các quy
trình, sử dụng các biểu mẫu, công cụ thực hiện khác nhau. Tiêu chuẩn hóa
hay chuẩn hóa hoạt động văn phòng đƣợc thực hiện đồng bộ, thống nhất và
hợp lý hóa giúp tạo ra lợi ích lớn cho thực hiện các hoạt động văn phòng.
Quan niệm về chuẩn hóa đƣợc các từ điển và một số tài liệu nghiên cứu,
bài viết với các tác giả khác nhau bàn đến và định nghĩa. Chuẩn hóa đƣợc sử

dụng trong hầu hết các ngành, lĩnh vực nhƣ kỹ thuật, dịch vụ, du lịch, môi
trƣờng… Chuẩn hóa, tiêu chuẩn hóa đƣợc hiểu ngắn gọn là các quy tắc, quy
trình hoặc tập hợp các quy tắc, quy trình đƣợc áp dụng trong một lĩnh vực để
kiểm soát quá trình thực hiện, kiểm soát và đánh giá chất lƣợng trong lĩnh
vực, hoạt động đó.
Hiện nay có nhiều định nghĩa khác nhau phản ánh các quan điểm khác
nhau và thay đổi theo thời gian về tiêu chuẩn. Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế
(ISO) tại Thụy Sỹ đƣa ra định nghĩa về tiêu chuẩn đƣợc nhiều quốc gia, tổ
chức công nhận: “Tiêu chuẩn là hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng
chunng và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn nhằm đạt
đƣợc mức độ trật tự tối ƣu trong một khung cảnh nhất định” [37, tr 1].
Tại Điều 3, Chƣơng I, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số
68/2006/QH11 đƣợc Quốc hội thông qua đã định nghĩa tiêu chuẩn cụ thể nhƣ
sau: “Tiêu chuẩn là quy định đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm
chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi
trƣờng và các đối tƣợng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao
chất lƣợng và hiệu quả của các đối tƣợng này” [37, tr 2].
Có 02 dạng tiêu chuẩn bao gồm: Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố

11


dƣới dạng văn bản để tự nguyện áp dụng và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng một
phần hoặc toàn bộ khi đƣợc viện dẫn trong văn bản quy phạm pháp luật.
Đồng thời theo lý thuyết về chuẩn hóa gồm 02 mức độ là: tiêu chuẩn và quy
chuẩn. Trong hoạt động hành chính văn phòng, việc phân định rạch ròi giữa
tiêu chuẩn và quy chuẩn không lớn, chủ yếu liên quan đến việc áp dụng các
quy chế, quy định trong hoạt động văn phòng do cơ quan, đơn vị xây dựng.
Nội hàm chuẩn hóa khi áp dụng trong thực tế bao gồm các nội dung sau:
Xây dựng các chuẩn mực, tiêu chuẩn; Phổ biến, hƣớng dẫn các chuẩn mực

đến các đối tƣợng và hoạt động; Tổ chức kiểm tra, giám sát và xử lý kết quả
thực hiện theo các tiêu chuẩn, chuẩn mực đó. Cụ thể nhƣ sau:
- Chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm các tiêu chuẩn, định mức,
quy trình, quy tắc… đƣợc áp dụng trong lĩnh vực văn phòng nhằm phục vụ
cho tổ chức, thực hiện hoạt động văn phòng;
- Mỗi hoạt động văn phòng lại có tiêu chuẩn riêng và đƣợc thực hiện
chuẩn hóa khác nhau;
- Thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải đƣợc thực hiện trong
từng tổ chức và có thể đƣợc ban hành thành các quy tắc thông qua các văn
bản quy định cụ thể;
- Xây dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn phải dựa trên tinh thần
thỏa thuận tự nguyện nếu đó là cấp tiêu chuẩn của tổ chức; bắt buộc phải thực
hiện nếu đó là cấp tiêu chuẩn quốc gia đƣợc quy định trong các văn bản quy
phạm pháp luật; đồng thời đƣợc quan tâm, phổ biến thực hiện rộng rãi;
- Kết quả của mỗi hoạt động văn phòng đạt đƣợc khi áp dụng các tiêu
chuẩn phải đạt kết quả tốt và có thể đánh giá, so sánh đƣợc.
Như vậy, chuẩn hóa hoạt động văn phòng là hoạt động xây dựng, ban
hành, phổ biến, hướng dẫn thực hiện và tiến hành công tác kiểm tra, đánh
giá hiệu quả thực hiện các tiêu chuẩn, định mức trong hoạt động hành chính
văn phòng của cơ quan, tổ chức.

12


Nhƣ vậy, hiểu cụ thể về nội dung chuẩn hóa hoạt động văn phòng và
phân biệt chuẩn hóa trong các lĩnh vực khác nhau của kinh tế - xã hội sẽ góp
phần nhằm đánh giá thực trạng hoạt động văn phòng tại Trƣờng Bồi dƣỡng
cán bộ tài chính; xây dựng các giải pháp, đề xuất việc thực hiện chuẩn hóa
một số hoạt động văn phòng tại Trƣờng hiện nay.
1.2. Cơ sở lý thuyết của chuẩn hóa hoạt động văn phòng

Chuẩn hóa hoạt động văn phòng mặc dù là một trong những khái niệm
còn khá mới mẻ tại Việt Nam và cũng đƣợc áp dụng thời gian chƣa dài trên
thế giới, tuy nhiên quá trình nghiên cứu về chuẩn hóa hoạt động văn phòng có
liên quan đến nhiều ngành, môn khoa học khác nhau. Thông qua các ngành,
môn khoa học, kinh nghiệm thực tiễn có thể liệt kê một số khoa học có liên
quan nhƣ: Quản trị học, quản trị văn phòng, quản trị nhân lực, tổ chức lao
động khoa học, tâm lý học, xã hội học, luật học….
Từ nhu cầu thực tế là sự chuyên môn hóa, chuyên nghiệp hóa và áp dụng
ngày càng tăng các tiêu chuẩn, định mức; đồng thời yêu cầu của nghiên cứu
khoa học quản trị văn phòng đã thúc đẩy sự ra đời và phát triển của việc
nghiên cứu chuẩn hóa, áp dụng các tiêu chuẩn để tổ chức hoạt động văn
phòng nền nếp, hiệu quả. Do đó nghiên cứu chuẩn hóa hoạt động văn phòng
hiệu quả giúp làm tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức. Đây là vấn đề cơ bản
đƣợc lý thuyết quản trị khoa học và hành chính hình thành từ cuối thế kỷ
XIX, đầu thế kỷ XX với các đại biểu nhƣ F.W.Taylor, Henri Fayol…
Chuẩn hóa hoạt động văn phòng có liên quan mật thiết đến việc xây
dựng thể chế chính sách, quy chế và quy định. Chuẩn hóa phải đƣợc dựa trên
các quy định chung, đƣợc thỏa thuận công nhận và thực hiện, hoặc đƣợc xây
dựng và ban hành trên cơ sở các khung pháp lý. Chuẩn hóa hoạt động văn
phòng cũng có liên quan đến ngành hành chính học. Chuẩn hóa trong văn
phòng cũng có thể đƣợc tìm hiểu nhƣ một phân hệ trong hành chính học và tổ
chức lao động khoa học hoạt động văn phòng.

13


Chuẩn hóa hoạt động văn phòng nghiên cứu đến nhiều yếu tố nhƣ thuộc
tính tâm lý của ngƣời lao động, tính thỏa thuận hoặc bắt buộc trong việc áp
dụng các quy trình, vị trí, chức năng của ngƣời lao động. Bên cạnh đó còn
nghiên cứu về kỹ năng quản trị, lãnh đạo của nhà quản lý đối với nhân viên và

hoạt động quản trị văn phòng.
Nghiên cứu cơ sở lý thuyết của chuẩn hóa hoạt động văn phòng có ý
nghĩa lớn trong áp dụng vào thực tiễn hoạt động văn phòng. Trong đó lý
thuyết về quản trị học, hành chính học có ý nghĩa lớn giúp luận văn này tiếp
cận, nghiên cứu tốt hơn vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng.
1.3. Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Khi thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng dù áp dụng phƣơng pháp
chuẩn hóa nào thì cũng cần tuân thủ các nguyên tắc. Mỗi nguyên tắc đƣợc
tuân thủ góp phần giúp quá trình chuẩn hóa diễn ra thuận lợi, thống nhất và
hiệu quả. Tác giả đề xuất rõ hơn các nguyên tắc nên đƣợc tuân thủ nhƣ sau:
Nguyên tắc 1. Đơn giản hóa, dễ thực hiện
Chuẩn hóa đƣợc thực hiện nhằm đơn giản hóa công đoạn, quy trình, thủ
tục, tránh sự rƣờm rà, lộn xộn. Do đó nên mỗi công việc văn phòng có thể
đƣợc thực hiện tinh gọn hơn, một ngƣời có thể làm nhiều việc, giảm thiểu
đƣợc nhiều khâu, giảm thiểu sử dụng sức lao động, trí não cho một việc.
Nguyên tắc 2. Nguyên tắc thống nhất
Sự đồng thuận thống nhất trong cơ quan để tổ chức thực hiện chuẩn hóa
và áp dụng các tiêu chuẩn vào hoạt động văn phòng rất quan trọng. Đồng thời,
trong toàn bộ cơ quan, việc áp dụng các tiêu chuẩn để thực hiện cũng phải
thống nhất, tránh sự chồng chéo.
Nguyên tắc 3. Nguyên tắc phù hợp
Mỗi hoạt động chuẩn hóa phải tuân thủ các quy định của nhà nƣớc, tham
khảo để thống nhất với các tiêu chuẩn đƣợc công nhận rộng rãi.
Chuẩn hóa hoạt động văn phòng phải ngày càng hƣớng đến ứng dụng

14


mạnh mẽ công nghệ vào nhằm giảm thiểu các quy trình, sai sót, tiết kiệm thời
gian, sức lao động và tận dụng mọi không gian.

Vấn đề chuẩn hóa phải phù hợp với tình hình, yêu cầu thực tế hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức.
Nguyên tắc 4. Kiểm tra, giám sát
Kiểm tra là khâu quan trọng trong bất kỳ chu trình quản lý nào, trong
hoạt động chuẩn hóa cũng vậy. Mục tiêu của chuẩn hóa là sự đơn giản và
hoàn thiện. Thông qua kiểm tra sẽ làm rõ những sai sót, bất cập, tìm biện
pháp khắc phục và phát huy những điểm đã làm tốt.
Nguyên tắc 5 . Lựa chọn ưu tiên
Chuẩn hóa hoạt động văn phòng không nền đƣợc thực hiện ồ ạt, tràn lan.
Phải tổ chức thực hiện có kế hoạch, lộ trình. Dựa trên cơ sở tình hình cụ thể,
nên lựa chọn ƣu tiên các hoạt động văn phòng cần thiết đƣợc chuẩn hóa sớm,
mặc dù cần thực hiện đồng bộ nhƣng không thể nào thực hiện ngay cùng lúc
nhiều hoạt động chuẩn hóa.
1.4. Ý nghĩa của chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Trong những năm gần đây, tại Việt Nam việc áp dụng các định mức, tiêu
chuẩn đã trở nên hết sức phổ biến và đƣợc tổ chức áp dụng rộng rãi trong
nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và hoạt động khác nhau trong đời sống kinh tế xã hội. Không phải nghiễm nhiên mà việc áp dụng các định mức, tiêu chuẩn,
tổ chức chuẩn hóa lại đƣợc quan tâm và thực hiện ngày càng nhiều. Trong
hoạt động văn phòng, chuẩn hóa đƣợc nhìn nhận nhƣ một công cụ, yếu tố
quan trọng nhằm thiết lập các quy phạm thực hiện các hoạt động văn phòng
nói riêng và thúc đẩy hoạt động của mỗi tổ chức ngày càng tốt hơn, hiệu quả
hơn, đồng thời tiến gần đến việc hội nhập quốc tế. Mục đích của chuẩn hóa
hoạt động văn phòng là việc xây dựng các hoạt động này trong mỗi cơ quan
đƣợc thực hiện thống nhất, đảm bảo hiệu quả, góp phần tăng năng suất lao
động, giảm các chi phí cho chính cơ quan và ngƣời lao động. Chuẩn hóa hoạt

15


động văn phòng vì vậy có ý nghĩa tƣơng đối quan trọng:

- Chuẩn hóa hoạt động văn phòng giúp đơn giản hóa, thống nhất hóa và
tạo thuận lợi trong phân công, hợp tác lao động, tăng năng suất lao động, tiết
kiệm thời gian và sức lao động. Xây dựng phong cách làm việc khoa học,
chuyên nghiệp. Có nhận thức rõ ràng hơn về chất lƣợng công việc, tuân thủ
các quy định, ý thức tự giác ngày càng tăng và ý thức kỷ luật. Động viên,
khuyến khích tinh thần làm việc, sự đóng góp của ngƣời lao động.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giám sát, kiểm tra. Từ việc thuận
lợi trong kiểm tra, thủ trƣởng cơ quan sẽ kiểm soát đƣợc quá trình giải quyết
công việc trong nội bộ tổ chức để có điều chỉnh kịp thời, hợp lý.
- Góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, quản lý và
cung cấp các dịch vụ, sản phẩm hoạt động văn phòng đáp ứng chuẩn. Đồng
thời giúp tổ chức ngày càng hoàn thiện cơ cấu tổ chức, thể chế, xây dựng
hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, điều hành.
- Tạo thuận lợi cho giao dịch, trao đổi thông tin. Thông qua việc các tổ
chức không ngừng chuẩn hóa hoạt động văn phòng của mình, quá trình trao
đổi, giao dịch với nhau giữa các tổ chức trở nên thuận lợi hơn nhờ những
thống nhất về tiêu chuẩn, định mức, phƣơng pháp làm việc.
1.5. Nội dung của chuẩn hóa hoạt động văn phòng
1.5.1. Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động văn phòng
Theo Nguyễn Hữu Tri trong giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa
học kỹ thuật năm 2005, mỗi tổ chức đều có cơ chế hoạt động đƣợc hình thành
và là tổng thể nhiều yếu tố, nhiều biện pháp có liên quan chặt chẽ, hỗ trợ cho
nhau. Có thể nói cơ chế hoạt động bao gồm các thể lệ, quy tắc, nguyên tắc,
quy chế hoạt động, lề lối làm việc [35, tr 45]. Mỗi tổ chức cần xây dựng cho
riêng mình các quy định, quy tắc chung dựa trên sự đồng thuận trong tổ chức
và có tính chất bắt buộc. Việc thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng cũng
nên đƣợc thực hiện theo biện pháp đó. Thông qua sự đồng thuận và ban hành

16