(LUẬN văn THẠC sĩ) xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân ( khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố hà nội)
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (6.9 MB, 169 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
ĐINH THỊ HẢI YẾN
XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CƠNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN
(Khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp trên địa bàn
Thành phố Hà Nội)
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học
HÀ NỘI – 2014
TIEU LUAN MOI download :
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
ĐINH THỊ HẢI YẾN
XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CƠNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN
(Khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp trên địa bàn
Thành phố Hà Nội)
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học
Mã số: 60 32 03 01
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Dương Văn Khảm
HÀ NỘI - 2014
TIEU LUAN MOI download :
LỜI CẢM ƠN
Luận văn thạc sĩ với đề tài “Xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý hoạt động
lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân” đã được hoàn thành với nỗ lực của bản
thân tác giả và sự quan tâm giúp đỡ từ nhiều phía.
Trước hết, tơi xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn – PGS.TS
Dương Văn Khảm, người đã nhiệt tình chỉ dẫn, giúp đỡ và góp ý kiến cho tơi rất
nhiều trong suốt q trình thực hiện đề tài.
Xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo thuộc Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – những
người đã luôn giúp đỡ và chia sẻ rất nhiều thông tin quý báu giúp tơi hồn hành
đề tài nghiên cứu của mình.
Ngồi ra, chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các vị lãnh đạo, các cán bộ
chuyên môn, cán bộ trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ tại các doanh nghiệp
mà chúng tôi đã đến khảo sát. Nhờ họ mà đề tài nghiên cứu này mới có những
thơng tin khách quan, những số liệu thực tế góp phần định hướng cho các nội
dung nghiên cứu của đề tài.
Luận văn khó tránh khỏi những thiếu sót, tác giả rất mong nhận được
những ý kiến phản hồi và góp ý.
Xin chân thành cảm ơn!
HỌC VIÊN
Đinh Thị Hải Yến
TIEU LUAN MOI download :
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu
và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và không trùng lặp với
các đề tài khác. Mọi sai lệch về các nội dung thơng tin trong luận văn (nếu có)
tơi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
HỌC VIÊN
Đinh Thị Hải Yến
TIEU LUAN MOI download :
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG MƠ HÌNH
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TƯ
NHÂN ............................................................................................................................10
1.1. Tổng quan về doanh nghiệp và đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp tư
nhân hiện nay. ................................................................................................................. 10
1.2. Cơ sở lý luận để xây dựng mô hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ các
doanh nghiệp tư nhân .................................................................................................... 12
1.2.1. Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động cuả các doanh nghiệp
tư nhân ....................................................................................................................13
1.2.2. Đặc điểm và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các doanh
nghiệp tư nhân ........................................................................................................14
1.2.3. Ý nghĩa, giá trị của tài liệu ...........................................................................22
1.2.4. Sự cần thiết của việc xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu
trữ các doanh nghiệp tư nhân ..............................................................................29
1.3. Cơ sở pháp lý để xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong
các doanh nghiệp tư nhân .............................................................................................. 34
1.3.1. Quy định của nhà nước đối với vấn để quản lý công tác lưu trữ các doanh
nghiệp tư nhân hiện nay .........................................................................................34
1.3.2. Quyền của doanh nghiệp đối với việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ ......37
1.4. Các yêu cầu đặt ra với công tác quản lý tài liệu hình thành trong các doanh
nghiệp tư nhân ................................................................................................................ 42
Tiểu kết chương 1 ........................................................................................................... 45
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÁC
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ DOANH
NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀNTHÀNH PHỒ HÀ NỘI) ....................................................46
2.1 Sự chỉ đạo của lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác lưu trữ ........................ 46
2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ........................................... 50
2.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu .........................................................................50
2.2.2. Phân loại tài liệu ..........................................................................................53
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu .................................................................................55
2.2.4. Thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu .........................................................58
2.2.5. Bảo quản tài liệu ..........................................................................................59
2.2.6. Ứng dụng CNTT vào lưu trữ tài liệu và khai thác sử dụng tài liệu ..............61
2.2.7. Hiệu quả của việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các doanh
nghiệp tư nhân ........................................................................................................63
Tiểu kết chương 2 ........................................................................................................... 64
TIEU LUAN MOI download :
CHƯƠNG 3: MƠ HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÁC
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN ......................................................................................66
3.1. Nguyên tắc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ ...................................................... 66
3.2. Mơ hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ của các doanh nghiệp tư nhân...... 67
3.2.1. Tư duy về vai trị và tầm quan trọng của cơng tác lưu trữ đối với hoạt động
của các doanh nghiệp tư nhân ................................................................................67
3.1.2. Tổ chức bộ máy thực hiện công tác lưu trữ ..................................................69
3.1.3 Nhận sự đảm nhận công tác lưu trữ ..............................................................71
3.1.4. Ban hành quy chế văn thư lưu trữ ................................................................73
3.1.5. Hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về công tác lưu trữ đã ban hành
trong các doanh nghiệp tư nhân .............................................................................75
3.1.6. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
tư nhân. ...................................................................................................................77
3.1.7. Kinh phí phục vụ cho cơng tác lưu trữ của các doanh nghiệp tư nhân........79
3.3. Tính khả thi trong thực hiện mơ hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ trong
các doanh nghiệp tư nhân .............................................................................................. 81
3.3.1. Những thuận lợi khi áp dụng mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
trong các doanh nghiệp tư nhân .............................................................................81
3.3.2. Những khó khăn, thách thức khi áp dụng mơ hình tổ chức, quản lý công tác
lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân. ................................................................84
3.4. Các giải pháp để triển khai mơ hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ các
doanh nghiệp tư nhân trong thực tiễn. ........................................................................ 86
3.4.1. Nhóm giải pháp đối với sự quản lý Nhà nước .............................................86
3.4.2. Nhóm giải pháp đối với các doanh nghiệp tư nhân......................................92
3.4.3. Nhóm giải pháp đối với các cơ sở đào tạo. ..................................................98
KẾT LUẬN .................................................................................................................101
TIEU LUAN MOI download :
DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN
Số lượng từ/ cụm từ
Viết tắt
Viết đầy đủ
TLLT
Tài liệu lưu trữ
77
CTLT
Công tác lưu trữ
54
CTCP
Công ty cổ phần
03
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
04
DNTN
Doanh nghiệp tư nhân
319
viết tắt trong luận văn
1
TIEU LUAN MOI download :
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Lý luận và thực tiễn của lưu trữ học cho thấy với bất kỳ cơ quan nào dù
lớn hay nhỏ nếu làm tốt công tác lưu trữ sẽ giúp cơ quan đơn vị quản lý chặt
chẽ tài liệu, bảo vệ được bí mật thông tin tài liệu và tạo thuận lợi lớn cho hoạt
động quản lý của cơ quan. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp
tư nhân hình thành ngày càng nhiều và đang ngày càng có những đóng góp
khơng nhỏ cho nến kinh tế đất nước.
Nói đến thành tựu phát triển kinh tế Việt Nam trong thời gian qua, chúng
ta khơng thể phủ nhận những đóng góp to lớn của các doanh nghiệp – những tế
bào quan trọng nhất của kinh tế Việt Nam. Theo kết quả rà soát của Bộ kế
hoạch và Đầu tư tính đến 01/01/2012 Việt Nam chúng ta có 541.000 doanh
nghiệp tồn tại về mặt pháp lý, có 375.000 doanh nghiệp thực tế đang hoạt động
sản xuất kinh doanh [24; 08]. Cũng theo Phòng Thương mại và Công nghiệp
Việt Nam (VCCI), trong số các doanh nghiệp đang hoạt động ở Việt Nam,
96.5% là doanh nghiệp vừa và nhỏ, hàng năm đóng góp khoảng 40% GDP của
cả nước, thu hút khoảng 50% tổng số lao động. Năm 2008, tỷ lệ đóng góp GDP
đóng của doanh nghiệp ngoài quốc doanh chiếm tới 46.97%. Bên cạnh con số
được cơng bố hàng năm, các doanh nghiệp Việt Nam cịn góp phần quan trọng
vào sự phát triển khoa học – kỹ thuật – công nghệ của đất nước. Và đằng sau
những thành tựu đó, tài liệu lưu trữ được hình thành trong hoạt động của chính
các doanh nghiệp đóng một vai trị khơng nhỏ. Vì vậy, tổ chức, quản lý tốt cơng
tác lưu trữ của các doanh nghiệp nhằm hồn thiện không ngừng thành phần tài
liệu của các lưu trữ hiện hành nói riêng và thành phần tài liệu Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia nói chung cũng là địi hỏi đặt ra với các doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, sự phát triển của đời sống dẫn đến nhu cầu trao đổi thơng tin
ngày càng cao. Trong đó khơng thể khơng kể đến vai trò của văn bản trong hoạt
động của đời sống con người hay trong hoạt động sản xuất kinh doanh, giao
dịch giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, doanh nghiệp với cơ quan
Nhà nước, tổ chức xã hội trong và ngoài nước. Như một hệ quả tất yếu, các
doanh nghiệp nói chung trong q trình hoạt động đã sản sinh ra một hệ thống
văn bản rất đa dạng về mặt hình thức, phong phú về mặt nội dung phục vụ cho
hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Những tài liệu đó có ý nghĩa to lớn
khơng chỉ đối với bản thân doanh nghiệp mà cịn có ý nghĩa đối với quốc gia.
2
TIEU LUAN MOI download :
Đối với các doanh nghiệp tư nhân (dưới đây viết tắt là DNTN), tài liệu lưu trữ
phục vụ cho hoạt động quản lý, phát triển doanh nghiệp là kho kinh nghiệm
quý giá để doanh nghiệp rút ra những kinh nghiệm quý báu cho hoạt động
sản xuất kinh doanh. Tài liệu lưu trữ còn mang giá trị pháp lý để chứng minh
cho những hoạt động lành mạnh của các doanh nghiệp trước pháp luật... Còn
đối với quốc gia, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các
DNTN là “tấm gương” phản ánh chủ trương, đường lối phát triển kinh tế của
Đảng và Nhà nước ta cũng như những bước tiến của nền kinh tế đất nước
trong thời kỳ mới… Những ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ hình thành
trong các DNTN đã đặt ra yêu cầu phải được tổ chức, quản lý, bảo quản tốt
khối tài liệu này.
Song thực tế cho thấy việc tổ chức, quản lý tài liệu tại các DNTN hiện nay
chưa thực sự được quan tâm đúng mức. Về phía các DNTN, sau khi công việc
được giải quyết xong, tài liệu đều chưa được tổ chức lưu trữ, bảo quản thống
nhất. Hiện các DNTN mới chỉ chú trọng trong kinh doanh, sản xuất nhằm mục
đích cao nhất là lợi nhuận mà coi nhẹ tới việc bảo quản và tổ chức tài liệu lưu
trữ. Do đó, tài liệu cần được lưu trữ thì không được lưu cất cẩn thận, việc tổ
chức, quản lý thiếu sự thống nhất, khoa học. Về phía Nhà nước, cịn chưa có
chế tài quản lý chặt chẽ cũng như thiếu những quy định, hướng dẫn cụ thể về
mặt quản lý cũng như tổ chức nghiệp vụ lưu trữ cho các DNTN. Về cơ bản,
việc tổ chức công tác lưu trữ của các DNTN hiện nay đều dựa trên những lý
luận chung của lưu trữ học, trong khi thực tế công tác lưu trữ các DNTN và tài
liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp lại có những nét
rất khác biệt so với lý luận. Do vậy, việc đi sâu nghiên cứu để quản lý, tổ chức
tài liệu lưu trữ các DNTN nói riêng và cơng tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung
là vấn đề mang tính cấp thiết tại Việt Nam, mà trước nhất là đi vào xây dựng
mơ hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ cho các DNTN là một bước hết sức
quan trọng và chính yếu.
Trước thực trạng đó, để góp phần hồn thiện vào hệ thống lý luận cơng tác
lưu trữ DNTN chúng tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài “Xây dựng mơ hình tổ chức,
quản lý cơng tác lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân” để làm luận văn tốt
nghiệp của mình với mong muốn những ý kiến nhỏ của mình sẽ là một đóng
góp trong việc làm sáng rõ hơn những cơ sở lý luận và thực tiễn cơng tác lưu
trữ trong chính các DNTN.
3
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
2. Mục đích và mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Mục đích nghiên cứu của đề tài:
- Trên cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý và khái quát về tình hình thực tiễn tổ
chức, quản lý cơng tác lưu trữ tại các DNTN hiện nay, nghiên cứu xây dựng mơ
hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ cho các doanh nghiệp tương đối phù hợp
với quy mô, lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp. Đồng thời, tác giả mong
muốn đóng góp ý kiến nhỏ vào việc hồn thiện hệ thống lý luận cho công tác
lưu trữ của DNTN trong giai đoạn hiện nay.
- Thông qua đề tài, tác giả mong muốn đó sẽ là cầu nối đưa tài liệu lưu
trữ các DNTN đến gần hơn với các nhà nghiên cứu thông qua việc tiếp cận các
khái niệm, đặc điểm tài liệu và tìm hiểu các giá trị mà tài liệu mang lại… từ đó
nâng cao vị trí của việc lưu trữ tài liệu này trong nhận thức của các cơ quan,
doanh nghiệp và người dân.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:
- Phân tích được các cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và cơ sở pháp lý đối
với việc xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cho doanh nghiệp
- Đề xuất mơ hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ (dưới đây viết tắt là
CTLT) tương đối phù hợp với các DNTN nhằm giúp CTLT của các DNTN
được quản lý chặt chẽ, có tác động tích cực đến q trình hoạt động của các
doanh nghiệp.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài.
Để đạt được các mục tiêu trên đây, đề tài đặt ra cho tác giả phải giải
quyết một số nhiệm vụ sau đây:
-Tìm hiểu các văn bản quy định của Nhà nước về tổ chức, quản lý công
tác lưu trữ cơ quan;
- Thấy được vai trò to lớn của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt
động của các DNTN đối với việc quản lý các doanh nghiệp của Nhà nước;
- Thông qua tài liệu lưu trữ của các DNTN có thể so sánh đánh giá với tài
liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp
nhà nước để xây dựng và hoàn thiện mơ hình tổ chức lưu trữ của các DNTN;
- Khảo sát, nghiên cứu, phân tích thực trạng về tình hình lưu trữ tài liệu
tại các doanh nghiệp, sự hình thành tài liệu, đặc điểm, nội dung tài liệu, phương
pháp lưu giữ, bảo quản… nhằm đưa ra mơ hình tổ chức, quản lý cơng tác lưu
trữ mang tính tồn diện, khả thi đối với các DNTN.
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
4
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu:
Nghiên cứu các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các
DNTN trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Phạm vi nghiên cứu:
Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu của mình, tác giả đã lựa chọn một số
DNTN đang hoạt động trên địa bàn thành phố Hà Nội để tiến hành khảo sát
thực tế tình hình cơng tác lưu trữ. Sở dĩ tác giả có sự lựa chọn này là để thuận
tiện trong khảo sát thực tiễn và đảm bảo tiến độ hoàn thành đề tài. Bên cạnh đó,
trong phạm vi đề tài tác giả chỉ đi sâu vào khảo sát, đánh giá công tác tổ chức,
quản lý tài liệu lưu trữ hiện nay của các DNTN chứ khơng đi sâu vào tìm hiểu
từng nghiệp vụ cơng tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung vốn không thuộc phạm
vi nghiên cứu của đề tài này.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Do công tác lưu trữ doanh nghiệp cũng được điểm tên trong chương trình
học của sinh viên Lưu trữ nên trong quá trình nghiên cứu chúng tơi cũng có
những thuận lợi nhất định về nguồn tài liệu tham khảo. Ngồi ra, do cơng tác
lưu trữ ngày càng phát triển trên thế giới nên qua quá trình nghiên cứu và tìm
hiểu tác giả cũng ghi lại những thành công trong nghiên cứu về công tác lưu trữ
doanh nghiệp tại một số nước trên thế giới như: Nga, Anh, Mỹ, Trung Quốc… nơi mà có cơng tác lưu trữ khá phát triển. Dưới đây, tác giả xin điểm qua những
cơng trình khoa học của một số tác giả đi trước đã nghiên cứu, có liên quan đến
đề tài. Cụ thể như sau:
- Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, Nxb Đại học và giáo dục chuyên
nghiệp, 1990. Đây được coi là cuốn sách “kinh điển” của ngành lưu trữ. Bất cứ
một cơng trình nghiên cứu, đề tài khoa học nào cũng đều phải dựa trên những lý
luận cơ bản trong cuốn sách này. Nội dung chính của nó là trình bày một cách
hệ thống những vấn đề cơ bản của lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, bao
gồm các vấn đề về phương pháp luận, lý luận và phương pháp tổ chức khoa
học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu cùng nhiều vấn đề khác.Trong cuốn
giáo trình này, chưa đề cập đến công tác lưu trữ của doanh nghiệp và các khâu
nghiệp vụ của nó. Tuy nhiên, đây lại chính là nền tảng, là cơ sở khoa học để
chúng tôi nghiên cứu những vấn đề xung quanh công tác lưu trữ doanh nghiệp.
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
5
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
- Bên cạnh đó, liên quan đến đề tài chúng tôi muốn đề cập đến tập bài
giảng “Công tác văn thư lưu trữ trong các doanh nghiệp” của Ths Nguyễn Thị
Kim Bình hiện đang được lưu trữ tại Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng. Tập bài giảng này tuy chỉ khái quát những nét đặc trưng cơ bản nhất về
công tác văn thư lưu trữ trong các loại hình doanh nghiệp nhưng cũng góp phần
định hướng nghiên cứu cho chúng tơi trong q trình nghiên cứu đề tài.
- Ngồi ra, đóng góp khơng nhỏ về mặt lý luận cũng như thực tiễn cho
thành công của đề tài, chúng tôi cũng muốn nhắc đến một số đề tài nghiên cứu
của các thế hệ học viên, sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng hiện
đang được lưu trữ tại Tư liệu khoa:
+ Phạm Thị Hồng Thúy, Quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp
nhà nước khi chuyển đổi hình thức sở hữu tại tỉnh Phú Thọ, Khóa luận tốt
nghiệp 2003 – 2007 ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, 2007;
+ Trần Thị Thúy, Xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu
trữ cơ EVN, Khóa luận tốt nghiệp 2004 – 2008 ngành Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng, 2008;
+ Nguyễn Thị Hiệp, Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần
tài liệu nộp lưu vào lưu trữ tổng cơng ty bưu chính Việt Nam, Khóa luận tốt
nghiệp khóa 2005 – 2009 ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, 2009...
Những đề tài nghiên cứu này đã khẳng định tầm quan trọng của công tác
lưu trữ doanh nghiệp nói chung và đồng thời cũng đặt ra u cầu hồn thiện
cơng tác lưu trữ của các DNTN hiện nay nói riêng. Tuy nhiên, hầu hết các đề tài
trên cũng chỉ mới chú trọng vào việc làm rõ các cơ sở lý luận của công tác thu
thập, bổ sung tài liệu, xác định các nguồn nộp lưu vào lưu trữ tại các doanh
nghiệp Nhà nước mà không đi sâu vào lý giải chi tiết các nghiệp vụ lưu trữ và
sự khác biệt giữa công tác lưu trữ DNTN với các loại hình doanh nghiệp, cơ
quan, tổ chức nhà nước khác. Mặt khác các đề tài này chủ yếu được nghiên cứu
tại các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước khi công tác lưu trữ đã được tổ chức
một cách tương đối ổn định và đi vào nề nếp.
Ngoài ra, chúng tôi được tiếp cận và kế thừa kết quả nghiên cứu của tác giả
Trần Vũ Thành với đề tài: Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh
nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, Luận văn Thạc sỹ khoa học ngành Lưu
trữ học, 2013. Đề tài này đã đề cập nhiều đến công tác lưu trữ của các doanh
nghiệp ngoài quốc doanh, cụ thể là các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước
ngoài đã giúp chúng tơi có thêm tư liệu nghiên cứu. Đồng thời, qua kết quả
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
6
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
nghiên cứu của đề tài này đã phần nào cũng giúp chúng tơi có cái nhìn mới về
tổ chức cơng tác lưu trữ của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngồi...
- Ngồi các cơng trình nghiên cứu đã kể tên ở trên, chúng tôi cần phải
nhắc đến là hệ thống các văn bản quy định của Nhà nước và các cơ quan, doanh
nghiệp về lưu trữ tài liệu. Cho đến nay ở Việt Nam đã có khơng ít các văn bản
quy định về công tác lưu trữ và các nghiệp vụ lưu trữ, điều này thể hiện sự quan
tâm của Đảng và Nhà nước đối với công tác lưu trữ cơ quan, doanh nghiệp.
Đồng thời, tạo cơ sở cho nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân tiến hành nghiên cứu
về công tác lưu trữ, đặc biệt là nghiên cứu để hồn hiện, xây dựng các mơ hình
để tổ chức, quản lý công tác lưu trữ đáp ứng các phương diện lý luận và thực
tiễn. Ví dụ: Luật Lưu trữ năm 2011, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, Luật
Kế toán năm 2003, Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2005...
Như vậy, qua những liệt kê trên, chúng ta có thể thấy cơng tác nghiên cứu về
tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ doanh nghiệp cũng đã được quan tâm từ rất sớm
và có nhiều cơng trình nghiên cứu rất chun sâu và cơng phu. Do đó, có thể
nói trong thời gian qua, số lượng cơng trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề
này tăng lên khá nhiều cả về lượng và chất. Mặc dù tư liệu dùng cho đề tài
nghiên cứu của tác giả là khá phong phú và đầy đủ nhưng cho đến nay những
công trình nghiên cứu chun sâu về cơng tác lưu trữ DNTN lại chưa được
nghiên cứu một cách bài bản và chun sâu. Tuy nhiên, về cơ bản những cơng
trình nghiên cứu ở trên đã đóng vai trị là cơ sở lý luận và thực tiễn để tác giả có
thể tham khảo và kế thừa cho đề tài nghiên cứu của mình.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo.
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu sau:
- Các giáo trình lý luận lưu trữ của các học giả nghiên cứu trong nước;
- Các văn bản quy định của Đảng và Nhà nước, của doanh nghiệp về tổ
chức, quản lý công tác lưu trữ;
- Các công trình nghiên cứu của các học giả, các đề tài luận án, luận văn,
khóa luận tốt nghiệp hay báo cáo khoa học của các sinh viên, học viên hiện
đang được lưu trữ tại Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;
- Các sách chuyên khảo, quy định của các nước trên thế giới về tổ chức,
quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp;
- Các bản tham luận tại các Hội thảo khoa học, các bài viết đăng tải trên tạp
chí chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ;
- Các website chuyên ngành có liên quan.
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
7
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
7. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng các phương pháp
nghiên cứu đó là:
- Phương pháp nghiên cứu của Lưu trữ học. Lưu trữ học là bộ môn khoa
học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Nó địi hỏi phải được xây dựng dựa
trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, nghĩa là phải biết vận
dụng đúng đắn các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa
duy vật lịch sử trong nghiên cứu lý luận cũng như khi giải quyết các vấn đề
thực tiễn của công tác lưu trữ Việt Nam. Các nguyên tắc bao gồm: nguyên tắc
tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Những nguyên
tắc này là kim chỉ nam chỉ rõ phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình
nghiên cứu, giải quyết các vấn đề về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của
nước ta. Phương pháp này đã định hướng cho đề tài về mặt lý luận.
- Phương pháp khảo sát thực tế. Sử dụng phương pháp này, tác giả có
thể nghiên cứu trực tiếp với tài liệu, tiếp cận trực tiếp với người có nhiệm vụ
lưu trữ tài liệu của DNTN thơng qua khảo sát tình hình thực tế tại doanh
nghiệp, qua đó đưa ra được những kết quả thực tế đúng đắn và đầy đủ, khái
quát nhất.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu. Nhờ phương pháp này, tác giả có thể
có cái nhìn khách quan hơn, tồn diện hơn về cơng tác lưu trữ các DNTN thông
qua việc so sánh giữa cách tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại các doanh
nghiệp khác nhau (ví dụ doanh nghiệp quy mơ lớn với quy mô vừa, quy mô nhỏ
hoặc siêu nhỏ), hoặc so sánh với các cơ quan hành chính nhà nước, để thấy
được những nét chung và riêng, những điều đã đạt được và chưa đạt được,
những điều các DNTN cần phải làm để bảo vệ các giá trị trong lưu trữ của
mình.
- Phương pháp phân tích tổng hợp. Sau khi sử dụng tất cả các phương
pháp trên, thì phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả phải
sử dụng triệt để, để xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tương
đối phù hợp cho các DNTN. Đồng thời, sử dụng phương pháp này giúp tác giả
lựa chọn được các thông tin bổ trợ hữu ích từ thực tiễn cũng như trong lý luận
và các nghiên cứu trước đó để tổng hợp, phân loại, đánh giá thơng tin. Từ đó có
thể đưa ra những lý luận xác đáng làm cơ sở cho việc xây dựng mơ hình này.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp. Đây là một phương pháp rất cần thiết
và quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài. Song song với việc phát bảng hỏi
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
8
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
để khảo sát thực tế, tác giả còn tiến hành phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, nhân
viên về công tác lưu trữ của chính doanh nghiệp mà họ đang làm việc. Nhờ
phương pháp này mà tác giả có được những nhận định, đánh giá khách quan
cho nghiên cứu của mình.
8. Bố cục đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý để xây dựng mơ hình tổ chức,
quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân.
Chương 2: Cơ sở thực tiễn trong tổ chức, quản lý hoạt động (gì?)các doanh
nghiệp tư nhân qua khảo sát thực tế một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố
Hà Nội
Chương 3: Mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của các doanh nghiệp
tư nhân.
Kết luận
Hà Nội, ngày tháng
Học viên
năm 2014
Đinh Thị Hải Yến
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
9
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG MƠ HÌNH TỔ
CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN
1.1. Tổng quan về doanh nghiệp và đặc điểm hoạt động của các doanh
nghiệp tư nhân hiện nay.
Điều 4, Luật doanh nghiệp năm 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2009 định
nghĩa doanh nghiệp như sau:
“Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao
dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục
đích thực hiện các hoạt động kinh doanh”[33; 13]
Như vậy, doanh nghiệp là khái niệm chung, bao quát cho tất cả các tổ chức
kinh doanh nhằm mục đích kiếm lời hoặc cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu
của Nhà nước hoặc theo nhu cầu của xã hội. Hoạt động kinh doanh của các
doanh nghiệp có thể là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn từ
sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng các dịch vụ cho khách hàng
nhằm mục đích sinh lời, thu được lợi nhuận.
Trên cơ sở khái niệm doanh nghiệp chúng ta có thể rút ra một số đặc điểm
của doanh nghiệp:
Thứ nhất, doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế được hình thành trên cơ sở
sự liên kết giữa các thành viên trong tổ chức. Sự liên kết đó được biểu hiện dưới
nhiều hình thức văn bản: Điều lệ, nội quy, quy chế, thỏa thuận... để thực hiện
các mục tiêu nhất định nhất là mục đích kinh doanh để có lợi nhuận.
Thứ hai, doanh nghiệp có tên riêng, có tài sản và trụ sở giao dịch ổn định
Thứ ba, doanh nghiệp được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật
Trên cơ sở những đặc điểm của doanh nghiệp, chúng ta có rất nhiều cách
phân loại doanh nghiệp. Hiện nay, ở nước ta đang tồn tại nhiều loại hình doanh
nghiệp khác nhau, được phân loại theo một số tiêu chí như:
Phân loại theo tính chịu trách nhiệm thì có 2 loại hình doanh nghiệp là:
doanh nghiệp chịu trách nhiệm hữu hạn và doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô
hạn.
Phân loại theo tư cách pháp lý của doanh nghiệp chúng ta có doanh nghiệp
có tư cách pháp nhân và doanh nghiệp khơng có tư cách pháp nhân.
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
10
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
Phân loại theo quy mô vốn điều lệ, số lao động hàng năm của DN có thể
chia thành doanh nghiệp quy mô lớn, doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, doanh
nghiệp siêu nhỏ
Phân loại theo hình thức tổ chức doanh nghiệp thì có các doanh nghiệp
với các tên gọi: Cơng ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty cổ phần
(CTCP), công ty hợp doanh, doanh nghiệp tư nhân (DNTN) và các tập đoàn
kinh tế [24; 09].
Về cơ bản các DNTN hay các loại hình doanh nghiệp khác đang tồn tại ở
Việt Nam tuy có cùng một mục đích là sản xuất, kinh doanh và tối ưu hóa lợi
nhuận nhưng vẫn có những nét khác biệt nhay về đặc điểm tổ chức, hoạt động
và quy mơ. Do đó, trong phạm vi đề tài này chúng tơi cũng trình bày các đặc
điểm cơ bản của các loại hình DNTN để bước đầu có cái nhìn khái qt về tài
liệu lưu trữ hình thành trong từng loại doanh nghiệp. Từ đó đưa ra các cơ sở để
xây dựng mơ hình tổ chức cơng tác lưu trữ cho phù hợp với quy mô và loại hình
doanh nghiệp.
Theo Điều 141 của Luật Doanh nghiệp năm 2005 thì: “DNTN là doanh
nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của
mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp”[33;189]. Như vậy doanh nghiệp tư
nhân (DNTN) được nhà nước bảo hộ quyền sở hữu và tư liệu sản xuất, quyền
thừa kế vốn, tài sản và các quyền, lợi ích hợp pháp khác của chủ doanh nghiệp.
Bên cạnh những dấu hiệu chung để nhận biết một doanh nghiệp (là một loại
hình doanh nghiệp cho nên nó hội tụ được đầy đủ các đặc điểm của doanh
nghiệp nói chung (có tài sản riêng, có tên gọi riêng, có trụ sở, giấy chứng nhận
đăng ký kinh doanh) và về nguyên tắc DNTN cũng bình đẳng với các loại hình
doanh nghiệp khác về các quyền và nghĩa vụ trong kinh doanh) thì DNTN cũng
có những nét đặc thù mà thơng qua đó có thể phân biệt được DNTN với các loại
hình doanh nghiệp khác. Đó là:
+ DNTN là doanh nghiệp do 1 cá nhân làm chủ;
+ Chủ DNTN chịu trách nhiệm về mọi hoạt động cơng nợ của doanh nghiệp
bằng tồn bộ tài sản thuộc sở hữu của mình, có nghĩa DNTN chịu trách nhiệm
vơ hạn;
+ DNTN khơng có tư cách pháp nhân.
Thực tế hiện nay, DNTN là loại hình doanh nghiệp có xu thế hạn chế thành
lập do chủ doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm vơ hạn về các khoản nợ bằng
tồn bộ tài sản của mình. Do đó, trong q trình khảo sát chúng tôi nhận thấy
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
11
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
đại đa số các DNTN hiện nay chủ yếu là các doanh nghiệp hoạt động trong các
lĩnh vực dịch vụ buôn bán, xuất nhập khẩu hoặc sản xuất hàng gia dụng, mỹ
nghệ, thiết bị máy móc... quy mơ nhỏ. Trong phạm vi đề tài này, chúng tôi tiến
hành khảo sát một số DNTN, có thể nhắc đến những cái tên điển hình như:
DNTN thương mại và sản xuất Hà An, DNTN Hùng Cường, Công ty Bách
Khoa, DNTN Nam Phương, Công ty Ống đồng Tồn Phát, DNTN Hồng Bách,
Cơng ty Kỹ thuật và Môi trường Việt Nam, Công ty Thương mại và Truyền
thông Việt Mỹ, DNTN Sản xuất bánh kẹo Hưng Thịnh, DNTN Mỹ Đoàn, DN
sản xuất tranh thêu Link Cross Stitch... Mặc dù quy mô hoạt động của các
doanh nghiệp này khác nhau, nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều có những nét
khá tương đồng về cách tổ chức bộ máy thường rất gọn nhẹ. Bên cạnh đó, do
tính chất và quy mô hoạt động không lớn nên tài liệu hình thành trong các
doanh nghiệp này cũng khơng q nhiều, chủ doanh nghiệp cũng chỉ chú trọng
sản xuất kinh doanh mà chưa có nhiều nỗ lực đầu tư cho cơng tác văn thư lưu
trữ doanh nghiệp mình. Vì vậy, cơng tác lưu trữ ở các doanh nghiệp này hiện
nay cũng gặp nhiều hạn chế và khó khăn.
Tất cả các loại hình doanh nghiệp trên dù quy mơ, tính chất, phạm vi và lĩnh
vực hoạt động khác nhau nhưng trong quá tronh hoạt động đều sản sinh một số
loại tài liệu phổ biến như: Nhóm tài liệu pháp lý là những tài liệu liên quan đến
việc thành lập và cấp phép hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; Nhóm tài
liệu về tổ chức hoạt động; tài liệu về hoạt động lãnh đạo, điều hành của ban
lãnh đạo doanh nghiệp; tài liệu liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; tài
liệu tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh; tài liệu kế toán, xây dựng cơ bản; tài
liệu về nhân sự... Tất cả những văn bản, tài liệu này đều có giá trị to lớn đối với
quá trình hoạt động, ổn định và phát triển của chính doanh nghiệp đó. Tuy
nhiên, công tác lưu trữ tài liệu tại các DNTN hiện nay cũng cịn có rất nhiều
những tồn đọng cần nghiên cứu và hồn thiện. Do đó đề tài này cũng mong
muốn đi sâu vào tìm hiểu tình hình thực hiện cơng tác lưu trữ các DNTN trong
đó chủ yếu tập trung vào các cơng ty TNHH, CTCP, DNTN, Tập đồn kinh tế
tư nhân để phần nào đó giải quyết bài tốn khó mà các doanh nghiệp đang mắc
phải.
1.2. Cơ sở lý luận để xây dựng mơ hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
các doanh nghiệp tư nhân
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
12
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
1.2.1 Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động cuả các doanh
nghiệp tư nhân
Trong pháp lệnh lưu trữ quốc gia (2001) Điều 1 có viết “tài liệu lưu trữ là
tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn
hố, giáo dục, khoa học và cơng nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử
của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính
trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ
chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)
và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và
hoạt động thực tiễn…”[41; 02]
Còn trong Luật lưu trữ (2011) tại Điều 2 lại quy định: “Tài liệu lưu trữ là
tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn
bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”[34; 04]
Như vậy, theo tinh thần của bản Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 và Luật
Lưu trữ 2011 thì cứ những tài liệu nào là bản chính, bản gốc có giá trị hình
thành trong các cơ quan, tổ chức hay hoạt động của cá nhân trên các lĩnh vực xã
hội thì được coi là tài liệu lưu trữ (TLLT). Từ đó có thể rút ra cách hiểu về
TLLT hình thành trong q trình hoạt động của doanh nghiệp nói chung là tài
liệu có giá trị thực tiễn, giá trị kinh tế, chính trị, khoa học, lịch sử, an ninh…
được sản sinh trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp thuộc các thành
phần kinh tế khác nhau và được bảo quản trong các kho lưu trữ quốc gia, các
kho lưu trữ hiện hành của doanh nghiệp, không phụ thuộc vào chất liệu mang
tin.
Theo đó, tài liệu lưu trữ hình thành trong các DNTN là những tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như: hoạt động sản xuất, kinh
doanh, marketing, dịch vụ, pháp lý… Những tài liệu này đều là những tài liệu
có giá trị đối với hoạt động của các doanh nghiệp cũng như giá trị khai thác sử
dụng lâu dài phục vụ các mục đích khác nhau của doanh nghiệp và xã hội.
Tại Điều 12, Luật Doanh nghiệp 2005 số 60/2005/QH11 ban hành ngày
29/11/2005 có quy định về Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp, trong đó
quy định rõ các loại tài liệu mà doanh nghiệp cần phải lưu giữ đó là:
- Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ
của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
13
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công
nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; các giấy phép và giấy
chứng nhận khác;
- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
- Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản
trị; các quyết định của doanh nghiệp;
- Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;
- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ
chức kiểm toán độc lập;
- Sổ kế toán, chứng từ kế tốn, báo cáo tài chính hàng năm;
- Các tài liệu khác theo quy định của pháp luật
Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu này tại trụ sở chính, thời hạn lưu giữ
thực hiện theo quy định của pháp luật [33; 24]
Bản thân các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các DNTN
đều mang những giá trị nhất định đối với chính doanh nghiệp và với quốc gia
trên lộ trình phát triển theo hướng hội nhập. Thực tế, mỗi loại hình DNTN với
quy mơ và lĩnh vực hoạt động khác nhau lại có cách tổ chức, quản lý tài liệu
khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung các tài liệu này không được tập trung lưu trữ,
bảo quản tại văn phịng hay phịng hành chính của các doanh nghiệp mà thường
do các cá nhân hoặc đơn vị chuyên môn phụ trách giải quyết công việc tự quản
lý.
1.2.2. Đặc điểm và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các
doanh nghiệp tư nhân
1.2.2.1. Các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp
tư nhân
Ở phần nội dung phía trên, chúng tơi đã nhắc đến những nhóm tài liệu mà
doanh nghiệp hình thành ra để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành sản
xuất kinh doanh nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và xã hội. Nhìn chung
những tài liệu này nhìn dưới góc độ của khoa học lưu trữ đều có rất nhiều giá trị
không chỉ phục vụ cho công việc trước mắt của doanh nghiệp mà cịn có ý
nghĩa sử dụng lâu dài. Qua quá trình khảo sát tại các doanh nghiệp chúng tôi
nhận thấy các loại tài liệu lưu trữ hình thành trong các DNTN có thể chia làm
loại sau:
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
14
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
- Tài liệu giấy: Trong thực tế hoạt động của các doanh nghiệp hình thành
các loại văn bản sau:
+ Văn bản quy phạm áp dụng: Bao gồm các quyết định ban hành nội quy,
quy chế, quy định các lĩnh vực công tác trong nội bộ doanh nhiệp; quyết định
thành lập, giải thể các đơn vị trong doanh nghiệp, quy định chức năng, nhiệm
vụ của các đơn vị, quyết định ban hành quy trình sản xuất, tiêu chuẩn sản phẩm,
tiêu chuẩn thi đua…
Số lượng các văn bản này ở các doanh nghiệp có khoảng 50 – 100 văn bản
trong một năm. Tuy số lượng không nhiều nhưng những văn bản này lại
đóng vai trị rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, quyết định
đường lối, phương hướng, mục tiêu, kết quả, quy trình và chất lượng sản
phẩm của doanh nghiệp
+ Văn bản quy phạm cá biệt: Quyết định về tiếp nhận, thuyên chuyển, bổ
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, lương, thưởng… Số lượng văn bản này có sự khác
nhau tùy quy mơ hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Qua q trình khảo sát ở các
DNTN trên địa bàn thành phố Hà Nội chúng tôi nhận thấy hàng năm ở các
doanh nghiệp có khoảng 100 – 300 văn bản quy phạm cá biệt. Các văn bản này
thường có giá trị tra cứu lâu dài do thể hiện khá rõ mối quan hệ chặt chẽ giữa
doanh nghiệp với cá nhân người lao động.
- Văn bản hành chính thơng thường:
+ Kế hoạch, báo cáo thường kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề
+ Tờ trình các dự án, đề án
+ Cơng văn trao đổi, xin ý kiến, trả lời, hướng dẫn chỉ đạo, đôn đốc, nhắc
nhở, yêu cầu, kiến nghị… Hầu hết các văn bản này khá phong phú về nội dung
và có số lượng tương đối lớn.
+ Thông báo các kết quả hoạt động của doanh nghiệp hoặc các kết quả thi
đua, cuộc họp…
+ Thư từ trao đổi với các đối tác
+ Giấy mời
+ Biên bản các vụ việc xảy ra trong q trình hoạt động của doanh nghiệp
+ Chứng từ, hóa đơn
- Các loại hợp đồng:
+ Hợp đồng kinh tế: là nhóm tài liệu chiếm số lượng nhiều nhất trong hệ
thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Pháp
lệnh hợp đồng kinh tế ban hành ngày 25/09/1998 giải thích “Hợp đồng kinh tế
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
15
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc
thực hiện công việc, sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ… với sự quy định rõ
ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện hế hoạch của
mình”. Tùy theo đối tượng và tính chất, hợp đồng kinh tế có thể có các loại:
Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu, hợp đồng vận
chuyển hàng hóa, hợp đồng gia cơng đặt hàng, hợp đồng giao nhận thầu xây
dựng cơ bản, hợp đồng kinh tế dịch vụ… Ví dụ: Hợp đồng kinh tế số 03HBCNQG ngày 28/02/2012 của Cơng ty Cơ điện lạnh Hồng Bách với Công ty CP
Công nghệ quốc gia về cung cấp các vật tư, sản phẩm điện lạnh cho công trình
tịa nhà Điện Lực tại Quận Thanh Xn – Hà Nội; Hợp đồng lao động số
28/HĐLĐ-OĐTP ngày 10/04/2012 của Công ty Ống đồng Tồn Phát với ơng
Dương Mạnh Dũng vào vị trí kỹ sư làm việc tại Nhà máy Ống đồng tại Văn
Lâm – Hưng Yên...
+ Hợp đồng dân sự: “Là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay
đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong mua bán, thuê, vay,
mượn, tặng, cho tài sản, làm hoặc không làm một việc, một dịch vụ hoặc các
thỏa thuận khác mà trong đó một hoặc các bên nhằm đáp ứng nhu cầu về sinh
hoạt, tiêu dùng”. Các loại hợp đồng dân sự như: Hợp đồng mua bán, cho thuê
nhà ở, trụ sở doanh nghiệp; hợp đồng cho vay; hợp đồng khoán việc, hợp đồng
bảo hiểm… Tùy theo tính chất hoạt động của từng doanh nghiệp mà có loại
hình hợp đồng dân sự với số lượng nhiều ít khác nhau. Ví dụ: Hợp đồng số
178/HĐ-BK ngày 22/10/2012 của Cơng ty Bách Khoa với Xí nghiệp Hà Thành
để thuê 380m2 nhà xưởng bỏ trống để làm kho lưu trữ hàng hóa.
Ngồi các văn bản kể tên trên, các doanh nghiệp cịn có hệ thống sổ sách
nội bộ như:
+ Biên bản ghi cuộc họp của ban lãnh đạo doanh nghiệp
+ Sổ ghi biên bản các hội nghị nhân viên
+ Sổ theo dõi thu chi tài chính, số liệu sản xuất kinh doanh, sổ ký nhận
lương, phân loại công nhân viên chức
+ Hồ sơ nhân sự của công nhân viên chức trong doanh nghiệp
Về nội dung tài liệu, qua khảo sát tại các DNTN cho thấy rằng: thành phần
nội dung tài liệu tại các doanh nghiệp này thường có nhóm nội dung thông tin
phổ biến như: thác thông tin tổng hợp, tổ chức – cán bộ, kế hoạch – tài chính,
quản lý xây dựng cơ bản, hợp tác đầu tư… Đồng thời chiếm số lượng lớn, chủ
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
16
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
yếu là tài liệu về các chức năng chuyên môn, sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Tài liệu điện tử: Tài liệu điện tử được lưu trong các máy tính của lãnh
đạo, các cán bộ, nhân viên, đặc biệt là các cán bộ chuyên môn. Qua khảo sát,
chúng tôi nhận thấy các DNTN đều phổ biến loại hình tài liệu này, nhất là các
doanh nghiệp thương mại có liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa,
máy móc... Hầu hết các doanh nghiệp đều hình thành một khối lượng tài liệu
điện tử khá lớn khi thực hiện khai báo hải quan và khai báo thuế của doanh
nghiệp mình.
Ví dụ: Tờ khai hải quan điện tử số 19748 ngày 10/02/2013 của Công ty
Bách Khoa về việc nhập 50 máy nén khí Emerson Climate technologies
CO.,LTD từ Thái Lan nhập Cảng Hải Phịng... Ngồi ra, nhiều doanh nghiệp đã
sử dụng văn bản điện tử phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp
mình.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp trong quá trình hoạt động còn dùng chứng
thư điện tử để giao dịch, liên hệ với các đối tác nước ngoài, đặc biệt là với các
ngân hàng thế giới. Đây cũng là loại tài liệu điện tử khá đặc thù của nhiều
DNTN cũng như các cơng ty cổ phần, tập đồn kinh tế tư nhân hiện nay. Hoặc
nhiều doanh nghiệp đã tiến hành số hóa nhiều tài liệu quan trọng đi đến trong
tồn doanh nghiệp để phục vụ việc khai thác sử dụng thông tin cũng như tiết
kiệm cơ sở vật chất cho việc bảo quản, lưu trữ. Tuy nhiên, dù dưới dạng thức
nào thì cơ bản nội dung chủ yếu của những tài liệu này đều liên quan đến hoạt
động quản lý, sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tài liệu nghe nhìn
Hiện nay tài liệu lưu trữ của các DNTN chủ yếu đang được bảo quản phân
tán tại các phòng, ban, bộ phận. Nhìn chung các file tài liệu này được sắp xếp
khoa học trong tủ đựng tài liệu của bộ phận và có danh mục file được lưu trên
máy tính, khi cần dùng đến có thể tra cứu trên máy và tìm được dễ dàng. Ví dụ:
Hồ sơ về Chương trình Lễ tổng kết và trao giải Cuộc vận động quốc gia vẽ
tranh cổ động về môi trường năm 2012 của Công ty Kỹ thuật và Môi trường
Việt Nam. Hoặc có một số doanh nghiệp đã lưu tài liệu vào trong các cặp, hộp
dán nhãn và sắp xếp ngay ngắn gọn gàng trên giá tủ bảo quản trong kho.
1.2.2.2. Đặc điểm và nội dung của tài liệu
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi tiến hành khảo sát khá nhiều doanh
nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội. Có thể kể đến các DNTN như: Công ty
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
17
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
Bách Khoa, DNTN Hùng Cường, DNTN thương mại và sản xuất Hà An,
DNTN Mỹ Đoàn, DNTN Bánh kẹo Hưng Thịnh, Cơng ty Ống đồng Tồn Phát,
Cơng ty Kỹ thuật và Mơi trường Việt Nam... Ngồi ra chúng tơi cũng tiến hành
khảo sát thêm các loại hình doanh nghiệp khác như: Tập đoàn vàng bạc đá quý
Doji, Tập đoàn EuroHollding, Tập đồn Bất động sản Thành Đơng, Tập đồn
Tinh Vân, CTCP Jpower... để có thêm cơ sở để đánh giá, so sánh sự khác nhau
giữa tài liệu hình thành của các doanh nghiệp và sự khác nhau trong quản lý
công tác văn thư lưu trữ đối với mỗi doanh nghiệp. Qua q trình khảo sát các
DNTN này, chúng tơi nhận thấy tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các doanh nghiệp này mang những đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ như:
- Là tài liệu có giá trị trên nhiều mặt, và phản ánh chân thực về xã hội sản
sinh ra tài liệu đó.
- Là vật mang tin về các vấn đề, sự việc, chiến lược phát triển hoạt động sản
xuất, kinh doanh trong các doanh nghiệp
- Những thơng tin mà tài liệu đều có giá trị nghiên cứu cao, đáp ứng nhu cầu
thông tin của các cá nhân, phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp
Tuy nhiên, do tính đặc thù của các DNTN nên tài liệu lưu trữ trong các
doanh nghiệp này cũng có những điểm đặc biệt như sau:
+ Về mặt hình thức:
Về cơ bản, hồ sơ lưu trữ của các doanh nghiệp mà chúng tôi đã tiến hành
khảo sát đã đảm bảo tương đối đầy đủ các yếu tố thể thức bên ngoài hồ sơ: tiêu
đề hồ sơ, số ký hiệu của hồ sơ, người lập, thời gian bảo quản của hồ sơ; chứng
từ kết thúc, biên mục...
Về hình thức tài liệu bên trong hồ sơ: Các văn bản được thu thập lưu trữ
trong hồ sơ vẫn còn nhiều tồn tại về yếu tố thể thức nghĩa là chưa hoàn toàn
được đảm bảo theo đúng quy định của nhà nước về kỹ thuật soạn thảo. Chúng
tôi nhận thấy rằng nếu như đối với các tài liệu hình thành trong các cơ quan, tổ
chức, cá nhân thông thường phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức như: Sốký hiệu, tên loại văn bản, quốc hiệu, ngày tháng ban hành văn bản… thì tài liệu
lưu trữ trong các doanh nghiệp thường xuyên gặp các lỗi về mặt hình thức văn
bản. Bình thường trên các văn bản được ban hành trên các cơ quan nhà nước thì
phía trên cùng bên trái là tên cơ quan ban hành văn bản, nhưng đối với một số
doanh nghiệp lại thay vào đó bằng logo của doanh nghiệp mình. Hoặc nếu như
các văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước, các doanh nghiệp nhà nước
đều thống nhất lấy số văn bản theo số thứ tự từ 01, 02, 03 .... cho đến văn bản
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
18
TIEU LUAN MOI download :
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
cuối cùng được soạn thảo và ban hành ra. Khác biệt với quy định chung của
Nhà nước, văn bản của nhiều doanh nghiệp khi ban hành lại không lấy số thứ tự
như trên mà lại lấy ngày tháng ban hành văn bản. Nếu trong một ngày có quá
nhiều văn bản được hình thành thì các doanh nghiệp này lại dùng đến các ký tự
a, b, c... đằng sau số của văn bản.
Ví dụ: Tại Cơng ty Bách Khoa người ta lấy số của Hợp đồng cung cấp
thiết bị vật tư điện lạnh cho Công ty điện máy Trần Anh ngày 28/10/2012 như
sau: 28102012b/HĐ-CĐLBK.
Nguyên nhân khiến cho nhiều doanh nghiệp sử dụng cách đánh số văn bản
như vậy là do liên quan đến số hóa tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác tra tìm
thơng tin của các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời, họ cho rằng
việc đánh số theo ngày tháng ban hành văn bản sẽ thuận lợi cho công tác quản
lý theo file, thư mục tài liệu được lưu trên hệ thống dữ liệu.
Điều đặc biệt là rất nhiều văn bản đã đủ chữ ký ban hành của lãnh đạo
doanh nghiệp, và đã được lưu trong hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn,
cán bộ văn thư nhưng doanh nghiệp lại không tiến hành đóng dấu. Thậm chí
nhiều doanh nghiệp khơng tiến hành đóng dấu trên tất cả các bản gốc của văn
bản đi, mà sau khi có đầy đủ chữ ký phê duyệt của lãnh đạo, văn thư làm nhiệm
vụ in sao đủ số lượng bản cần phát hành và chỉ đóng dấu trên những bản photo
này (gọi là bản chính). Khi được phỏng vấn, thì đại đa số người được hỏi đều
trả lời là để thuận tiện cho việc sử dụng văn bản làm minh chứng cho quá trình
làm việc của lãnh đạo, cán bộ các phịng ban chun mơn khi cần thiết. Vì thế,
chúng tơi nhận thấy nhiều doanh nghiệp giữ nguyên tất cả các bản chính của
văn bản đã ký ban hành, thậm chí các hóa đơn giá trị gia tăng cũng đợi đến khi
chuẩn bị kết thúc năm làm việc mới dành ra một thời gian để đóng dấu các bản
gốc của văn bản. Thực chất, nếu để toàn bộ giấy tờ dồn lại vào cuối năm làm
việc để đóng dấu thì tình trạng mất mát tài liệu là điều hồn tồn có thể. Hơn
nữa cuối năm là dịp cơ quan, doanh nghiệp nào cũng bận rộn với việc quyết
tốn và tổng kết, việc đóng dấu trên các văn bản, giấy tờ còn tồn đọng nhiều khi
phải đẩy lùi sang năm sau mới thực hiện được.
+ Về mặt nội dung:
Văn bản là công cụ, phương tiện giao dịch chủ yếu của các cơ quan, tổ
chức, trong đó có các doanh nghiệp. Do hình thành trong hoạt động của chính
các doanh nghiệp nên tài liệu lưu trữ có thể phục vụ cho nhiều đối tượng có nhu
cầu khai thác thơng tin trong doanh nghiệp đó. Điều này hồn tồn khác biệt với
(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)(LUAN.van.THAC.si).xay.dung.mo.hinh.to.chuc.quan.ly.hoat.dong.luu.tru.trong.cac.doanh.nghiep.tu.nhan.(.khao.sat.thuc.te.tai.mot.so.doanh.nghiep.tren.dia.ban.thanh.pho.ha.noi)
19
TIEU LUAN MOI download :
