Thực trạng ứng dụng cntt trong công tác văn phòng tại sơn la

Câu hỏi:
Trình bày thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng
tại cơ quan anh đang làm việc, cho kiến nghị của cá nhân anh về công tác này?
Bài làm: Thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn
phịng tại UBND phường Quyết Tâm, thành phố Sơn La, tỉnh Sơn La.
Trong hoạt động quản lí nhà nước, văn phịng có vai trị, nhiệm vụ
quan trọng trong hỗ trợ cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của mình. Văn
phịng thực hiện hai chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và đáp ứng hậu cần
cho cơ quan tổ chức. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức
cần có văn phịng mạnh, cơng tác văn phịng phải đủ khả năng đáp ứng giải
quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.
Đầu tư cho văn phịng nói chung và cơng tác văn phịng nói riêng là đẩy
nhanh sự thơng suốt trong hoạt động quản lí. Đẩy mạng ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động cơ quan nhà nước
là yêu cầu cấp thiết hiện nay. Trong những năm qua, ứng dụng cơng nghệ thơng
tin vào cơng tác văn phịng cũng như hoạt động của cơ quan nhà nước còn nhiều
bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nguyên nhân chủ yếu
xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ một số cán bộ cơng chức làm cơng
tác văn phịng chưa tương xứng với các yêu cầu thực tiễn.
UBND phường Quyết Tâm là cơ quan hành chính nhà nước có chức năng
quản lí nhà nước chung ở địa bàn phường Quyết Tâm, thành phố Sơn La, tỉnh
Sơn La trên tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, Văn hóa, Xã hội, Quốc phịng - An
ninh, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, các văn bản khác của cấp
trên nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, đường lối, biện pháp để phát triển
Kinh tế - Xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn phường Quyết
Tâm. Trong quá trình hoạt động, UBND phường Quyết Tâm đã quan tâm chú
trọng tới công nghệ thông tin, thông qua việc đầu tư các trang thiết bị, kĩ thuật
tiên tiến, phục vụ cho hoạt động công tác của cán bộ nhân viên, đào tạo bồi


dưỡng các cán bộ về sử dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công tác.

I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CHUNG
1.1. Khái niệm về Văn phòng
“Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử
lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp
nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó”.
1.2. Khái niệm về Cơng nghệ thơng tin
“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương
tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài ngun thơng tin rất
phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.
1.3. Khái niệm về Ứng dụng Công nghệ thông tin
“Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào
các lĩnh vực thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và
các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các
hoạt động này”
1.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phịng
“Ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng là ứng dụng các thiết bị kĩ
thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm ứng dụng vào hoạt động thu thập,
tổng hợp, xử lí và truyền đạt thơng tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt động hành chính
của cơ quan, tổ chức bất kì để đạt được sứ mệnh mục tiêu của tổ chức”.

II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CƠNG TÁC VĂN
PHỊNG TẠI BỘ CỈ HUY QUÂN SỰ TỈNH SƠN LA
2.1. Chức năng nhiệm vụ của UBND phường Quyết Tâm.
Theo Quy chế làm việc của UBND phường Quyết Tâm, UBND phường


thảo luận tập thể, quyết định theo đa số các vấn đề được quy định tại điều 14
Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 và những vấn đề quan trọng khác mà
pháp luận quy định thuộc thẩm quyền của UBND phường .

Các thành viên của UBND phường Quyết Tâm có trách nhiệm tích cực,
chủ động tham gia các cơng việc chung của UBND phường; tham dự đầy đủ các
phiên họp của UBND, cùng tập thể quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ và
quyền hạn của UBND; tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách, pháp
luật của Đảng và Nhà nước; kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, thực hành
tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức
phường, tổ trưởng tổ dân phố hoàn thành các nhiệm vụ, thường xuyên học tập,
nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương,
chính sách đang thi hành tại cơ sở.
Các thành viên UBND phường Quyết Tâm không được nói và làm trái các
Nghị quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND phường và các văn bản chỉ
đạo của cơ quan nhà nước cấp trên. Trường hợp có ý kiến khác vẫn phải chấp hành,
nhưng được trình bày ý kiến với HĐND, UBND, chủ tịch UBND phường .
2.2. Chức năng, nhiêm vụ của Văn phòng
Tham mưu, giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của UBND trong các lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua,
khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và thanh niên trên địa bàn
theo quy định của pháp luật.
Phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp và trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ
tịch UBND phường;
Giúp Thường trực HĐND và UBND phường tổ chức các kỳ họp; chuẩn bị
các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của HĐND và UBND phường;
Quản lý, sử dụng con dấu và đăng ký mẫu dấu của UBND, HĐND, các
ban vận động của phường.


Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tài liệu, quản lý các văn bản đi, đến
của HĐND, UBND; lập và lưu trữ hồ sơ công việc của cơ quan; hướng dẫn các

bộ phận, các cán bộ, công chức chuyên môn lập hồ sơ công việc và nộp lưu trữ
theo quy định;
Theo dõi, đôn đốc các bộ phận, cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện
nhiệm vụ do Chủ tịch UBND phường giao, kịp thời báo cáo tình hình với Lãnh
đạo UBND biết để chỉ đạo.
Thực hiện nhiệm vụ photo, in ấn tài liệu, quản lý văn phòng phẩm theo quy định.
Phục vụ các hoạt động của HĐND trong tổ chức các kỳ họp, hội nghị;
giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, phục vụ cơ sở vật chất các hội nghị,
đảm bảo tốt các hoạt động nội vụ vệ sinh cơ quan.
2.3. Tình hình cơng tác văn phịng tại văn phịng UBND phường
Quyết Tâm.
2.3.1. Tổ chức cơng tác văn phịng tại UBND phường Quyết Tâm.
Cơng tác tham mưu tổng hợp có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản
lí và thực hiện cơng việc của các cơ quan hành chính nhà nước. Chức năng tham mưu,
tổng hợp, giúp việc và hậu cần trong những năm qua luôn đảm bảo kịp thời nhất về cơ
sở vật chất luôn đầy đủ đảm bảo cho quá trình hoạt động của cơ quan.
2.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phịng UBND phường
Quyết Tâm.
2.3.2.1. Trang thiết bị kĩ thuật thơng tin
UBND phường Quyết Tâm là một đơn vị trực thuộc của thành phố Sơn
La, công tác thông tin là một nhu cầu rất quan trọng trong hoạt động chuyên
môn của UBND. Để đảm bảo thông tin được cập nhật thông suốt, đáp ứng kịp
thời cho cơng tác của UBND thì UBND phường Quyết Tâm đã đầu tư cho các
phòng ban đơn vị trực thuộc các trang thiết bị hiện đại, tiên tiến.
Hiện nay tất cả các phòng ban của UBND đều được trang bị máy tính.
Qua q trình khảo sát, tôi đã thống kê được như sau:


- Bộ phận Văn phòng - Thống kê: 01 máy tính, 01 máy in, 01 máy photocopy.
- Bộ phận Quân sự : 01 máy tính, 01 máy in

- Bộ phận Tài chính - Kế tốn: 01 máy tính, 01 máy in
- Bộ phận Văn hoá - Xã Hội: 01 máy tính, 01 máy in
- Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch: 01 máy tính, 01 máy in
- Bộ phận Địa chính - Xây Dựng: 01 máy tính, 01 máy in
UBND phường đầu tư lắp đặt các máy tính có bộ nhớ cao, tốc độ xử lí
nhanh chóng, phục vụ những cơng việc mang tính khẩn trương, có độ chính xác
cao. Về thông tin liên lạc, các bộ phận đều được trang bị điện thoại bàn để tiện
liên lạc. Máy fax là thiết bị không thể thiếu trong việc truyền tải thông tin của
UBND phường cho phép truyền tải thông tin ở dạng kí tự, hình vẽ,…
Một yếu tố quan trọng khơng thể thiếu đó là con người. Đội ngũ cán bộ
nhân viên trong UBND phường đều có chun mơn trong cơng việc, hầu hết cán
bộ đều có thể sử dụng máy tính… nhưng vẫn có một số cán bộ có thâm niên
chưa được đào tạo bài bản về tin học, sử dụng máy tính chưa thành thạo. Việc sử
dụng máy tình gần như chỉ dừng ở mức độ một vài thao tác cơ bản, chủ yếu
dùng để soạn thạo văn bản. Do đó việc khai thác, sử dụng máy tính cịn chưa
triệt để, chưa tạo thành thói quen và phương thức làm việc của mọi người.
2.3.2.2. Tổ chức công tác ứng dụng CNTT trong cơng tác văn phịng.
Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động quản lí ở văn phòng
UBND phường Quyết Tâm được thể hiện chủ yếu qua việc sử dụng máy tính để
soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu, là phương tiện để lưu trữ tài liệu, tra cứu thông
tin khi cần thiết. Tuy nhiên có thể thấy, cơng việc này vẫn cịn mang tính thủ
công, nhất là công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Quyết Tâm. Nó thể
hiện ở một loạt những tủ đựng hồ sơ với nhiều cặp đựng tài liệu trong các phòng
ban. Việc lưu trữ những văn bản tài liệu quan trọng trong máy tính cịn rất hạn
chế. Trong khi khảo sát tại UBND phường Quyết Tâm, một số lượng lớn văn
bản tài liệu của UBND gần như được lưu trữ một các thủ cơng. Bên cạnh đó,


việc quản lí cơng văn giấy tờ cũng chỉ dừng lại ở việc ghi chép vào sổ theo đúng
quy định chứ chưa có sổ cơng văn trên máy tính. Đây là một hạn chế của cơng

tác văn phịng trong việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lí văn bản.
Tại UBND phường Quyết Tâm, mạng nội bộ và mạng diện rộng hiện
đang được đầu tư và được các nhà lãnh đạo chú trọng, do thấy được tầm quan
trọng của mạng nội bộ trong công tác trao đổi, làm việc trong cơ quan. Điều này
giúp cho việc truyền tải thông tin giữa các cá nhân và với lãnh đạo được thực
hiện nhanh chóng, thay vì truyền tải văn bản theo cách thủ cơng như bưu điện,
thì nhờ có mạng nội bộ mà việc truyền tải được thực hiện nhanh gọn và hiệu
quả, giúp cho công việc của UBND phường được thực hiện nhanh chóng, khơng
tốn thời gian, các quyết định được truyền đi nhanh chóng, làm tăng tính hiệu lực
của các văn bản quyết định.
2.4. Hiệu quả của việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác
văn phịng tại UBND phường Quyết Tâm .
2.4.1. Cơ sở hạ tầng phần mềm
Hiện nay, Văn phòng UBND phường Quyết Tâm sử dụng hệ thống phần
mềm soạn thảo văn bản Word và Excel cùng hệ thống quản lí văn bản và điều
hành tác nghiệp.
Việc soạn thảo thảo văn bản của văn phòng UBND phường Quyết
Tâm được tiến hành hồn tồn trên máy tính, sử dụng các chương trình soạn
thảo văn bản Word, Excel,… bởi vì hiện nay tất cả các bộ phận đều đã trang
bị hệ thống máy tính, mạng Internet, các thiết bị khác như máy photo, máy
in. Sau khi cán bộ có trách nhiệm soạn thảo văn bản soạn xong sẽ trình cho
Chủ tịch hoặc lãnh đạo có thẩm quyền để kiểm tra và chỉnh sử đến khâu cuối
cùng, các công việc này đều được tiến hành thông qua mạng nội bộ cơ quan.
Đến khi hoàn chỉnh việc soạn thảo, văn bản đó sẽ được chuyển qua mạng
nội bộ tới người có thẩm quyền duyệt, cán bộ sẽ chỉ phải đến chỗ lãnh đạo
nhận văn bản và thực hiện việc chuyển giao văn bản theo đúng quy định.
Với việc ứng dụng các phần mềm trong việc soạn thảo văn bản đã mang


lại rất nhiều lợi ích, hiệu quả trong cơng việc. Nó giúp cơng việc soạn thảo văn

bản được diễn ra một cách nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác, đúng thể thức,
đảm bảo thẩm mĩ của văn bản. Đồng thời giúp cho việc tìm và lưu trữ văn bản
được thực hiện một cách thuận tiện, tiết kiệm thời gian.
Bên cạnh đó, văn phịng UBND phường Quyết Tâm đang sử dụng phần
mềm hệ thống quản lí văn bản điều hành Ioffice. Phần mềm quản lí văn bản đi
và đến mới là phần mềm quản lí điều hành cơng tác qua mạng, quản lí văn bản
đi, đến và nhiều nội dung cơng tác khác. Chức năng cơ bản của phần mềm
Ioffice là có thể quản lí tồn bộ các văn bản như công văn đi, công văn đến, văn
bản nội bộ, các quyết định, các tài liệu,… Các văn bản đều có thể cập nhật, tìm
kiếm, gửi tài liệu theo các kênh khác nhau, công báo tự động, thiết lập các quyền
hạn sử dụng văn bản, lập báo cáo thống kê. Cung cấp cơng cụ định nghĩa một
cách động các quy trình giải quyết các công việc dưới dạng sơ đồ trực quan.
2.4.2. Công tác soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo văn bản của văn thư sẽ được tiến hành theo sự hướng
dẫn của các văn bản pháp luật quy phạm pháp luật quy định đúng thể thức, quy
trình ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành hồn tồn
trên máy tính, sau đó thơng qua mạng nội bộ chuyển qua cho lãnh đạo xem xét
và chuyền chỉ đạo sửa chữa ln qua hệ thống quản lí văn phịng và tiến hành
việc ban hành văn bản. Cơng tác soạn thảo - ban hành văn bản đựơc giao cho
cán bộ chuyên trách ở văn phòng UBND phường Quyết Tâm.
Văn phòng UBND phường Quyết Tâm thường xuyên quan tâm đến việc
đầu tư thiết bị, bố trí cán bộ phụ trách công nghệ thông tin đạt theo tiêu chuẩn
yêu cầu. Các chuyên viên đều sử dụng thành thạo máy tính, sử dụng thư điện tử
để trao đổi thông tin. Đã thiết lập cơ chế bảo mật khi chia sẻ dữ liệu trong hệ
thống mạng Lan, mạng Internet, một số máy tính được cài đặt phần mềm bản
quyền chống virus, phần mềm quản lí văn bản và hồ sơ cơng việc.
2.4.3. Cơng tác thu thập và xử lí thơng tin
Văn phịng UBND phường có chức năng tham mưu, giúp việc nên thường

xun phải thu thập và xử lí thơng tin để giúp Chủ tịch điều hành cơng việc một
cách có hiệu quả.
Tuy nhiên, cơng tác thu thập thơng tin vẫn cịn chưa phong phú, nhiều hạn
chế, rất thủ công và lạc hậu, Chủ yếu vẫn là hình thức thu thập thơng tin qua các
văn bản, điện thoại hay trực tiếp đến tận nơi để tìm kiếm thơng tin. Cho nên số
lượng thơng tin mà Văn phịng UBND phường Quyết Tâm thu thập được là rất ít
và rất thụ động.
2.4.4. Thực trạng đội ngũ cán bộ
Văn phòng UBND phường Quyết Tâm với chức năng tham mưu giúp việc
cho lãnh đạo UBND trong việc ra quyết định, vì vậy, đội ngũ cán bộ trong văn
phịng UBND phải là những người có chun mơn sâu rộng về nghiệp vụ văn
phịng. Bên cạnh đó, văn phòng UBND phải là bộ phận nắm rõ được các thơng
tin đầu tiên để có thể triển khai, phân tích và xử lí. Xem xét tình hình thực tế tại
Văn phịng UBND phường, có thể thấy rằng đội ngũ cán bộ văn phịng đã thực
hiện tốt cơng việc do cấp trên giao, đạt hiệu quả cao.
2.5. Một số nhận xét
2.5.1. Ưu điểm
Văn phịng UBND phường Quyết Tâm đã có nhiều bước đổi mới, tích cực
trong cơng tác. Cơng tác soạn thảo văn bản được thực hiện chủ yếu trên máy tính.
Hiện có rất nhiều phần mềm phục vụ cho việc soạn thảo văn bản như
Microsoft word, … Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn
phịng nhằm nâng cao chất lượng văn bản, rút ngắn thời gian soạn thảo cũng như
chuyển văn bản. Các văn bản được ban hành đúng thể thức, đúng quy định của
pháp luật. Bên cạnh đó việc truyền tải thơng tin giữa các bộ phận, giữa UBND
phường Quyết Tâm với cơ quan cấp trên hay cũng cấp được diễn ra nhanh
chóng nhờ các phương tiện truyền thông hiện đại như Fax, điện thoại, Email,…
tiết kiệm được công sức, tiền của, thời gian.
2.5.2. Hạn chế

Mặc dù UBND phường Quyết Tâm đã ứng dụng công nghệ thơng tin vào
cơng tác văn phịng có hiệu quả, bên cạnh đó vẫn cịn bộc lộ những hạn chế:
Các trang thiết bị máy tính điện tử chưa được trang bị nhiều, hầu hết việc
sử dụng máy tính của các cán bộ đều chưa sử dụng hết tính năng, hiệu quả của
máy tính, ảnh hưởng tới năng suất làm việc. Cơng tác lưu trữ hồ sơ tài liệu trên
máy tính còn kém, chưa xây dựng được phần mềm riêng sử dụng trong công tác
lưu trữ nên hầu như cán bộ lưu trữ cũng chỉ mới nhập nội dung và danh mục hồ
sơ tài liệu một các thủ công, chưa đảm bảo về mặt khoa học cũng như yêu cầu
của công tác lưu trữ hiện đại. Việc bảo quản lưu trữ tài liệu vẫn còn dùng những
cặp tài lưu được lưu trong tủ đựng hồ sơ. Như vậy, việc tra cứu, truy tìm tại liệu
sẽ mất nhiều thời gian.
Bên cạnh những cán bộ có tuổi đời cịn trẻ, UBND phường Quyết Tâm
cịn có những cán bộ có thâm niên, nên trình độ ngoại ngữ còn hạn chế, các phần
mềm tin học hầu như bằng tiếng anh, vì vậy nên việc khai thác cũng như sử
dụng các phần mềm này còn chưa triệt để.
Cơng tác thu thập và xử lí các nguồn thơng tin cịn thủ cơng qua nhiều
tầng lớp trung gian, phức tạp và tốn khá nhiều thời gian.
2.5.3. Nguyên nhân
Sở dĩ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND
phường Quyết Tâm còn bộc lộ nhiều hạn chế là do một số nguyên nhân sau:
Ban lãnh đạo của UBND phường còn chưa chú trọng, quan tâm đúng mức
về cơng nghệ thơng tin, cịn chưa hiểu hết những giá trị, lợi ích to lớn mà ứng
dụng cơng nghệ thơng tin mang lại.
Bên cạnh đó, vấn đề tài chính cũng là một trong những nguyên nhân khiến
cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phịng tại UBND
phường cịn chưa tồn diện và triệt để. Do vậy, việc xem xét đến ứng dụng công
nghệ thông tin mạnh mẽ hơn hiện nay, đặc biệt là xây dựng hệ thống mạng nội bộ
còn đang được lãnh đạo UBND phường Quyết Tâm bàn bạc và giải quyết.

Thêm vào đó, trình độ cán bộ UBND phường cũng là một nguyên nhân
ảnh hưởng nhiều đến tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin.
Ngồi những ngun nhân chủ yếu trên, cịn có một số ngun nhân khác
như các cấp lãnh đạo, các cấp trên chưa có chủ trương chính sách mạnh mẽ hơn
để khuyến khích tăng cường đầu tư hơn nữa vào công nghệ thông tin. Cán bộ
nhân viên trong UBND chưa mạnh dạn đề xuất về vấn đề này nên việc ứng dụng
cơng nghệ thơng tin cịn chưa sâu rộng, chưa triệt để.
III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
3.1. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ
Trong thời đại mới, thời đại công nghệ thông tin, những người làm cơng
tác văn phịng ngồi kiến thức chun mơn thì cần phải có những kiến thức cơ
bản trong lĩnh vực tin học, đặc biệt là ứng dụng phần mềm quản lí trong cơng
tác văn phịng, trau dồi kiến thức, kĩ năng làm việc với máy tính.
Do vậy, để nâng cao trình độ tin học của cán bộ nhân viên trong UBND
phường Quyết Tâm thì lãnh đạo UBND cần quan tâm hơn nữa tới việc tổ chức
những lớp đào tạo ngắn ngày về tin học cho các cán bộ. UBND cũng có thể mời
các chun viên về cơng nghệ thông tin đến trao đổi một số vấn đề quan trọng
về tin học và ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng của
UBND phường.
3.2. Bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ
Cán bộ làm cơng tác văn phịng cần nắm vững nghiệp vụ của mình để
hồn thành tốt nhiệm vụ được giao. Vì vậy, họ phải luôn tự bồi dưỡng kiến thức
chuyên môn cho mình, nhất là trong cơng tác soạn thảo văn bản, đòi hỏi nắm
chắc kiến thức. Văn phòng UBND phường Quyết Tâm có thể tổ chức lớp đào
tạo ngắn hạn cho đội ngũ cán bộ nhằm nâng cao khả năng phân tích, xử lí thơng
tin để đạt được kết quả cao hơn trong công việc, đặc biệt là trong công tác tham
mưu, giúp việc cho lãnh đạo. Các cán bộ được đào tạo sẽ áp dụng những kiến
thức lí luận vào trong cơng việc, từ đó so sánh và chọn lọc kiến thức nhằm thực

hiện cơng việc trong văn phịng hiệu quả, tiết kiệm nguồn nhân lực cho đơn vị.
3.3. Trang bị các phương tiện kĩ thuật công nghệ thông tin
Việc trang bị các phương tiện kĩ thuật hiện đại là cần thiết, song cũng cần
để tâm tới tính đồng bộ, tính hiệu quả và kinh tế trong việc sử dụng các phương
tiện đó nhằm đem lại hiệu quả cao nhất và chi phí hợp lí nhất.
Tóm lại, bên cạnh việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng là rất cần
thiết nhưng văn phòng UBND phường vẫn cần phải chú trọng tới việc đào tạo
nhân sự. Đây mới là mục tiêu lâu dài mà văn phòng UBND phường cần phải đạt
tới. Trong văn phịng hiện đại, yếu tố con người ln là yếu tố quan trọng, là yếu
tố chung tâm của sự quản lí. Nếu khơng có con người thì các thiết bị dù có hiện
đại tới đâu cũng chỉ là vơ dụng. Chú trọng công tác đào tạo nhân sự sẽ tạo động
lực thúc đẩy con người phát huy hết năng lực, kích thích sự sáng tạo trong cơng
việc, mở ra cơ hội thăng tiến trong con đường sự nghiệp của mình.