Kỹ năng giao tiếp của đại biểu dân cử pdf

Kỹ năng giao tiếp của đại biểu dân cử
Là đại biểu HĐND, bạn có trách nhiệm giữ mối liên hệ chặt chẽ với cử tri nơi
bầu ra mình và chịu sự giám sát của cử tri. Theo luật định, bạn phải “thực hiện chế
độ tiếp xúc và báo cáo với cử tri về hoạt động của mình và của HĐND”. Sau mỗi
kỳ họp HĐND, bạn có “trách nhiệm báo cáo với cử tri về kết quả của kỳ họp, phổ
biến và giải thích các nghị quyết của HĐND, vận động và cùng với nhân dân thực
hiện các nghị quyết đó” (Điều 39 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003). Để
hoàn thành tốt những công việc này, đặc biệt là hoạt động tiếp xúc cử tri, bạn cần
có kỹ năng giao tiếp.
Giao tiếp ví như một con đường mà thông qua đó, ý kiến, thông tin, quan điểm
được truyền từ điểm nguồn tới điểm đích. Con đường này có thể đầy chông gai,
nhưng cũng có thể bằng phẳng. Người đại biểu dân cử nếu có khả năng giao tiếp
tốt, biết lắng nghe, chia sẻ ý kiến, thường xuyên tìm kiếm thông tin phản hồi từ
phía cử tri, từ các đại biểu đồng nghiệp và những chuyên viên trong văn phòng, sẽ
có một hành trình dễ dàng hơn. Có nhiều cách giao tiếp, nhưng hình thức giao tiếp
quan trọng nhất là khả năng lắng nghe một cách cảm thông và với sự hiểu biết sâu
sắc của bạn.
Vai trò nhà giao tiếp: Trong vai trò nhà giao tiếp, người đại biểu dân cử đưa
và nhận thông tin, ý tưởng, tình cảm một cách chính xác và có hiểu biết. Dưới đây,
chúng ta sẽ tập trung vào việc giao tiếp bằng lời, và nhấn mạnh các kỹ năng nghe
hơn là kỹ năng nói. Trước hết sẽ là một ví dụ về một cuộc đối thoại với cộng
đồng:
Tốc độ tăng dân số trong huyện của bạn thời gian qua là rất nhanh, số người
sinh con thứ ba trở lên tăng đột biến. Chính quyền địa phương đã áp dụng nhiều
biện pháp tuyên truyền, tuy nhiên, do việc giải thích chính sách chưa đến nơi đến
chốn, công tác dân số thực hiện chưa tốt nên kết quả không cao, thậm chí đã có
những phản ứng khá gay gắt từ phía người dân. Một trong những giải pháp tình
thế được đưa ra là, đại biểu HĐND, qua các cuộc tiếp xúc cử tri sẽ là người tích
cực tuyên truyền, giải thích, vận động bà con thực hiện tốt công tác kế hoạch hóa
gia đình. HĐND cần có thêm thông tin để đối thoại với cử tri một cách hiệu quả
nhất. Có thể, bạn và các đại biểu khác chưa rõ phải bắt đầu từ đâu và câu hỏi

thường trực là: Phải tiến hành như thế nào? Lúc này, bạn bắt đầu vai trò của một
nhà giao tiếp.
Nhận thức và hiện thực khách quan: Nhận thức là vốn liếng về ý nghĩa của
những điều bạn đã trải nghiệm. Nhận thức là nhân tố chính của quá trình diễn giải
hiện thực khách quan. Những gì bạn diễn giải là những cái bạn quan sát được, là
những điều mà bạn định nghĩa hiện thực. Thông thường, có thể nhận thức sự vật
theo nhiều cách khác nhau và sự khác nhau đó làm ảnh hưởng đến nhận thức của
bạn về thực tiễn. Và có khi, nó giống như câu chuyện thầy bói xem voi vậy. Đôi
lúc, chính nhận thức lại gây trở ngại cho quá trình giao tiếp. Do đó, những nỗ lực
để giao tiếp hiệu quả sẽ giúp điều hoà nhận thức của bạn với nhận thức của người
khác về thế giới xung quanh.
Trong ví dụ trên, cái khó mà bạn vấp phải là sự khác nhau trong nhận thức của
bạn và của một số người dân về vấn đề sinh con thứ ba trở lên, như điều kiện nuôi
dạy con cái, áp lực tăng dân số đối với phát triển và tiến bộ xã hội….
Những trở ngại đối với việc giao tiếp có hiệu quả: Khả năng xảy ra các cuộc
giao tiếp không hiệu quả giữa bạn với người dân địa phương là rất lớn. Trên thực
tế, trong những lần tiếp xúc cử tri của bạn, có những người phát biểu quan điểm,
song cũng có người không nói gì cả. Vậy có những trở ngại gì? Dưới đây sẽ chỉ ra
một số trở ngại đối với việc giao tiếp hiệu quả:
- Những người đang giao tiếp với bạn có mục tiêu, giá trị và quan điểm khác
với bạn;
- Kinh nghiệm của bạn khác với họ và bạn không nhận ra những sự khác biệt
này;
- Có thể những người bạn đang giao tiếp bỗng trở nên không thân thiện và
không hài lòng với một đại biểu dân cử ;
- Không gian giao tiếp có thể gây cản trở.
Biện pháp tăng hiệu quả giao tiếp: Để tăng hiệu quả giao tiếp, bạn cần:
- Hạn chế đưa ra những lời phán xét về người mình đang giao tiếp, vì phán xét
sẽ gây ra nghi ngờ về các giá trị đạo đức và hành vi ứng xử của người đó, và vì
thế, bạn sẽ không thể tìm hiểu thêm được gì;

- Nên tiếp cận với một vấn đề theo nhiều cách khác nhau tuỳ theo hoàn cảnh
giao tiếp chứ không nên cố hữu với một cách riêng;
- Có khả năng làm việc tự động, không gian dối, không có động cơ mờ ám là
một công cụ có giá trị cho việc giao tiếp;
- Sự cảm thông là một công cụ lắng nghe hiệu quả. Đó là khả năng hoà đồng
với các vấn đề của người khác, chia sẻ tình cảm và chấp nhận những phản ứng tình
cảm bề ngoài. Đây là một đặc điểm có thể dẫn đến những cuộc giao tiếp có hiệu
quả;
- Truyền tải đến người đối diện một cảm giác công bằng sẽ làm tăng khả năng
thành công trong giao tiếp của bạn (thể hiện sự tin cậy và tôn trọng lẫn nhau, bỏ
qua sự khác biệt về vị trí, cấp bậc, cởi mở với người mình đang giao tiếp để truyền
đạt và tiếp thu kinh nghiệm).
Trong lần đóng vai một “cộng tác viên” tuyên truyền dân số này, sẽ là sai lầm
nếu bạn nghĩ rằng, những người nói ít vì họ đã hài lòng. Để có một cuộc giao tiếp
tốt thì cần phải biết, vì sao họ nói ít đi. Họ càng nói ít đi, bạn càng phải lắng
nghe.
Lắng nghe chủ động và tích cực: Có thể nói, lắng nghe là một kỹ năng quan
trọng nhất giúp bạn thực hiện tốt vai trò một nhà giao tiếp. Biết lắng nghe một
cách chủ động, tích cực là một kỹ năng đòi hỏi phải luyện tập. Khi bạn nghe một
người nào đó nói, bạn rất dễ nghĩ đến một việc khác, tâm trí không tập trung. Lắng
nghe một cách chủ động, tích cực đòi hỏi bạn phải hiểu cả những điều được nói và
những điều không được nói. Đồng thời, nó yêu cầu bạn phải nhận thức được cả ý
nghĩa của các cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt. Lắng nghe chủ động, tích cực có nghĩa là,
bạn luôn đặt ra câu hỏi như: Bạn có hiểu những gì người khác đang nói không?
Người khác có hiểu bạn không? Cảm xúc đi kèm với bức thông điệp là gì? Lời nói
được đưa ra trong ngữ cảnh nào? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn trở thành
những người biết lắng nghe. Tuy nhiên, chỉ lắng nghe thôi chưa đủ, bạn cần tích
cực tham gia các cuộc thảo luận và phải nỗ lực kiểm tra những điều người khác
đang nói để tránh sự hiểu nhầm hay xuyên tạc sự kiện. Với người đang đối thoại,
bạn nên thể hiện thái độ, cử chỉ, lời nói để họ biết rằng, bạn (1) thực sự đang lắng

nghe; (2) quan tâm đến những gì người ta đang nói; và (3) tôn trọng người giao
tiếp.
Trở lại ví dụ đã nêu, khi kết hợp tiếp xúc cử tri với công tác tuyên truyền dân
số, bạn cần có những phương thức giao tiếp cụ thể để nắm bắt được tâm tư,
nguyện vọng của người dân, mà không phải là sự vận động tuyên truyền một chiều
từ phía bạn. Thử nghĩ xem, bạn cứ nói mà không muốn lắng nghe, kết quả là họ
vẫn cứ hành động theo suy nghĩ riêng và mục đích của bạn thì không đạt được. Để
hiểu lý do sinh con thứ ba trở lên, điều cần thiết là bạn phải biết lắng nghe, đồng
thời phải tỏ rõ sự cảm thông, chia sẻ với những lý do của người dân, dù rằng, việc
làm của họ trong thời điểm hiện nay là không được khuyến khích. Chỉ như thế, cơ
hội thuyết phục thành công mới cao nhất.
Ngoài ra, còn phải sử dụng những cách thức khác để hiểu người dân. Chúng tôi
sẽ đưa ra dưới đây phương thức thăm dò quần chúng, một cách làm thường rất
hiệu quả không chỉ riêng cho việc tuyên truyền dân số.
Thăm dò quần chúng là một cách giao tiếp với cử tri: Nhiều chính quyền địa
phương ngại sử dụng các cuộc thăm dò dư luận để lấy ý kiến nhân dân. Trong khi
các cuộc thăm dò rất có giá trị trong việc cung cấp thông tin có chiều sâu về: (a)
chất lượng các dịch vụ mà tỉnh/thành phố/huyện đang cung cấp; (b) lý do tại sao
người dân thích hoặc không thích một số công trình hoặc dịch vụ nhất định, cũng
như không nắm bắt được chính sách của chính quyền địa phương; (c) thông tin
thực tế cần thiết cho việc thiết kế các dự án chính sách mới hoặc thay đổi các dự
án chính sách hiện thời; (d) hỗ trợ người dân nhận thức hơn sâu sắc hơn về các
công trình, dịch vụ và chính sách; (e) nắm bắt, đánh giá nhu cầu, nguyện vọng mới
của người dân.
Không cần tiến hành các cuộc thăm dò một cách phức tạp, nhưng bạn hoặc
HĐND cũng không nên tiến hành một cách cẩu thả. Bạn nên biết rằng, số liệu
hoặc thông tin được thu thập cẩn thận, sẽ tốt hơn là không có chút thông tin liên hệ
nào từ phía cộng đồng và còn tốt hơn những cuộc trao đổi thông tin giữa bạn với
những người bạn thân.
Về chi phí, các cuộc thăm dò dư luận có thể tốn kém nếu tổ chức nghiên cứu

chuyên nghiệp hoặc dành quá nhiều thời gian lập kế hoạch và xây dựng các công
cụ giao tiếp. Có nhiều cách khác để tiến hành thăm dò. Trường đại học hay các
viện nghiên cứu trong khu vực có thể là một nguồn chuyên viên và lao động hoàn
hảo khi tạo cơ hội cho sinh viên làm việc, thực tập. Nếu không có nguồn lực này,
bạn vẫn có thể huy động chuyên viên của văn phòng để tiến hành các cuộc thăm
dò dư luận định kỳ.
Mặc dù có nhiều hình thức tiến hành thăm dò dư luận, nhưng phỏng vấn vẫn là
hình thức có hiệu quả nhất. Hình thức này có thể giúp người điều tra tiếp cận với
cả những vùng khó khăn. Như vậy, thăm dò là một công cụ để giao tiếp với dân
chúng, nhưng bạn cần phải lưu ý một số điều sau đây khi tiến hành các cuộc thăm
dò dư luận:
- Lắng nghe những người trả lời phiếu thăm dò nói, ngay cả khi những thông tin
mà họ đưa ra không làm bạn hài lòng;
- Những người tham gia cuộc thăm dò phải có ý định sử dụng kết quả thăm dò
được, kể cả người tổ chức và người được thăm dò.
- Những câu hỏi quan trọng nhất trong các cuộc thăm dò dư luận cần phải được
trả lời trước khi tiến hành: (a) Bạn muốn đạt được điều gì khi thăm dò cộng đồng?
(b) HĐND có sử dụng kết quả thăm dò vào việc cải thiện chất lượng các chương
trình và dịch vụ phục vụ cộng đồng hay không?
Quay lại với ví dụ tuyên truyền công tác dân số, nếu bạn định thăm dò các bà
mẹ về các dịch vụ kế hoạch hoá gia đình và biện pháp nâng cao tính hiệu quả của
các chính sách giáo dục cộng đồng, thì những người chịu trách nhiệm hay được
điều chỉnh bởi các chính sách này cũng phải tham gia xây dựng và thực hiện cuộc
thăm dò. Điều đó sẽ nâng cao hiểu biết của những người này và ràng buộc họ với
các kết quả thăm dò.
Một số gợi ý khi lắng nghe
1. Bạn lắng nghe cả tình cảm, thái độ, sự nhận thức, các giá trị và cả các sự kiện
từ người nói.
2. Bạn không “giả vờ” mà thực sự chú ý đến người nói.
3. Bạn không để cho tình cảm của bạn với những người liên quan ảnh hưởng tới

cách bạn nghe họ nói.
4. Bạn tránh bị sao nhãng bởi phong cách, văn phong, trang phục, giọng nói của
người nói
5. Bạn luôn bảo đảm địa vị của người nói không ảnh hưởng tới cách bạn nghe
họ nói.
6. Bạn tránh để những điều bạn muốn nghe làm ảnh hưởng tới hành vi nghe của
bạn.
7. Bạn chú ý đến cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt của người nói.
8. Bạn không bị phân tán bởi tiếng ồn, sự chuyển động, khung cảnh bên ngoài
và những can thiệp khác.
9. Bạn không bị sao nhãng bởi cách người nói làm bạn khó theo dõi, như nói
chậm, sắp xếp các ý không rõ ràng hoặc lặp lại ý.
10. Bạn sử dụng cả cách giao tiếp không dùng lời (ánh mắt, nụ cười, gật đầu )
khi bạn muốn nghe nhiều hơn.
11. Bạn nhắc lại hoặc diễn giải câu nói của người nói khi cần thiết, do đó họ sẽ
biết được là bạn đã hiểu vấn đề.