Tăng cường kiểm soát nội bộ tại nhà máy may Hòa Thọ II thuộc Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ

Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay với sự phát triển của đất nước và xu thế hội nhập toàn cầu đã mở ra
nhiều cơ hội, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước lớn mạnh song nó cũng
tạo ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp, buộc các doanh nghiệp phải luôn thay
đổi cho phù hợp với tình hình mới. Trong bối cảnh đó các doanh nghiệp nói chung và
doanh nghiệp dệt may nói riêng phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mới
công nghệ để bắt kịp với sự phát triển của xã hội. Để thực hiện tốt điều này thì việc
thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là một nhiệm vụ cần thiết.
Kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động
kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản
lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người,
tài sản, vốn …., góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản
xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý
vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển của doanh nghiệp.
Qua quá trình thực tập tại nhà máy may Hòa Thọ II nhận thấy rằng nhà máy đã
xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát có
hoàn thiện đến đâu cũng luôn tồn tại những hạn chế nhất định. Để tìm hiểu cụ thể hơn
các thủ tục và các chính sách kiểm soát nội bộ của nhà máy em chọn đề tài:
“Tăng cường kiểm soát nội bộ tại nhà máy may Hòa Thọ II thuộc Tổng công ty cổ
phần dệt may Hòa Thọ” làm luận văn tốt nghiệp.
Luận văn gồm 3 phần:
Phần 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ
Phần 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại nhà máy may Hòa Thọ II
thuộc tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ
Phần 3: Một số ý kiến đánh giá và hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại nhà máy
may Hòa Thọ II
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 1
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIẾM SOÁT NỘI BỘ

I. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ
1. Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ (KSNB). Một số định nghĩa
hiện nay là:
Theo COSO – Ủy ban các tổ chức tài trợ: KSNB là một quá trình, chịu ảnh
hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên khác trong tổ chức, được thiết kế để cung
cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
- Thông tin đáng tin cậy
- Phù hợp với luật pháp và quy định hiện hành
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định
và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm
bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa
và phát hiện gian lận, sai sót; lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ,
quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”
Như vậy KSNB là một loạt những hoạt động liên tục, liên kết với nhau được
thực hiện bởi tất cả các thành viên trong tổ chức nhằm bảo vệ, quản lý, sử dụng có
hiệu quả tài sản của tổ chức. Nó là phương tiện để đạt được mục tiêu chứ không phải
mục tiêu hướng đến của doanh nghiệp.
1.2 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB của doanh nghiệp thực hiện một số chức năng chính sau:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị bao gồm các tài sản hữu hình, tài sản vô hình không
bị mất mát, lãng phí, lạm dụng sử dụng sai mục đích, đặc biệt là các sổ sách kế toán và
các tài liệu quan trọng,… được lưu giữ trên máy tính có thể bị đánh cắp bằng thủ thuật
vi tính của các hacker.
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có
hiệu quả. Từ đó, phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện
pháp giải quyết.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức

và giám sát mức hiệu quả của việc thực thi các chế độ và quyết định đó.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong
mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác với các nghiệp vụ kinh tế xảy ra.
- Đảm bảo việc lập báo cáo kịp thời, chính xác và đảm bảo độ tin cậy của các
thông tin phục vụ quản lý và báo cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài.
2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB của các đơn vị vì
phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi,
thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản sau:
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 2
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
2.1 Môi trường kiểm soát
Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động KSNB được triển khai. Môi
trường kiểm soát thiết lập sắc thái chung của một tổ chức thông qua việc chi phối ý
thức kiểm soát của các thành viên, cung cấp một nền tảng cho tất cả các thành phần
khác của KSNB. Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ, hành động của
người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Nếu
nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu đối
với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị sẽ có nhận thức đúng
đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định, chế độ đề ra. Ngược
lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn
các quy chế về hệ thống KSNB sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các
thành viên của đơn vị.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
Tính chính trực và các giá trị đạo đức: Sự trung thực và các giá trị đạo đức
được tôn trọng thì các sai phạm sẽ được hạn chế. Để đáp ứng được điều này, các nhà
quản lý cấp cao phải xây dựng các chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị, và cư xử đúng
đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm

pháp. Muốn vậy, các nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ
các chuẩn mực và cần phổ biến những quy định này đến mọi thành viên bằng các thể
thức thích hợp.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý thể hiện qua quan điểm,
nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách, và
thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập Báo
cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài
lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiều
lợi nhuận. Một số nhà quản lý lại rất thận trọng với rủi ro. Rõ ràng sự khác biệt về triết
lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và
tác động đến mục tiêu của đơn vị.
Năng lực của đội ngũ nhân viên: Năng lực của nhân viên được phản ánh qua
kỹ năng và hiểu biết cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Một tổ chức chỉ có thể đạt
được mục tiêu của mình nếu nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo kiến thức và kỹ năng
cần thiết. Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của cán bộ
công nhân viên, khi thiếu yếu tố này các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ tới đâu cũng
không được thực thi trong thực tế. Vì thế, khi tuyển dụng nhân viên ngoài trình độ của
họ còn phải xem trọng phẩm chất đạo đức của nhân viên.
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm: Là mức độ giao quyền từ trên xuống
dưới của một tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên
trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm
vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác, các
bộ phận khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó khi mô tả công việc công ty cần
thể chế hóa bằng văn bản bằng những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể cho từng thành
viên và quan hệ giữa họ với nhau.
Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm
soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới
trong việc ban hành, triển khai các quyết định cũng như kiểm tra, giám sát việc thực
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 3
Lớp: 32K06.1

Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
hiện các quyết định đó trong toàn doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị
thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh mối quan hệ về quyền hạn,
trách nhiệm và báo cáo.
Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội
ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như
chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp.
Do đó, các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể, rõ ràng về tuyển dụng, đào
tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề
bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức.
Công tác kế hoạch: Nếu việc lập và thực hiện được tiến hành khoa học và
nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu
hiệu. Vì vậy trong thực tế, các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện
kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện
những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Bộ phận kiểm toán nội bộ: Thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên
về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Đây là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát.
Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán: Tại một số quốc gia như Mỹ, các
công ty cổ phần có quy mô lớn, thường thành lập một ủy ban kiểm toán trực thuộc
HĐQT bao gồm những thành viên là chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy
ban kiểm toán thường có nhiệm vụ và quyền hạn như: giám sát việc chấp hành luật
pháp của công ty, kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiến
trình lập BCTC, dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với các kiểm
toán viên bên ngoài.
Môi trường bên ngoài: Các nhân tố bên ngoài tuy không chịu sự kiểm soát của
nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các
nhà quản lý cũng như sự thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ.
Bao gồm sự kiểm soát của cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ,
môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…
2.2. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp (Risk assessment)

Bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên
trong hoặc bên ngoài tác động.
+ Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức
nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang
thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi,
mở rộng của sản xuất,…
+ Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành.
Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi
thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần.
Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ
chức,
Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác
định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất
hiện và xác định các biện pháp để quản lý, giảm thiểu tác hại của chúng.
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 4
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
2. 3. Hệ thống thông tin và truyền thông (Information and communication)
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì
và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để
cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và
bên ngoài.
Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để
có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong
đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên trên và giữa các bộ phận ngang
cấp) và với bên ngoài. Thông tin cần thiết phải được xác định, nắm bắt, xử lý, truyền
đạt đến đúng người để giúp họ thực hiện trách nhiệm của mình. Thông tin nội bộ, cũng
như các sự kiện, hoạt động bên ngoài phải được truyền thông chính xác, kịp thời, đầy
đủ, dễ nắm bắt và phải đúng thẩm quyền.
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin doanh nghiệp,

một yếu tố quan trọng trong KSNB của đơn vị vì nó không chỉ cung cấp thông tin kinh
tế tài chính cần thiết cho những đối tượng sử dụng thông tin mà còn có tác dụng kiểm
soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị, bằng việc ghi chép nhập xuất tài sản dựa trên
chứng từ hợp lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị không bị thất thoát, gian
lận hoặc sử dụng sai mục đích, lãng phí. Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách
kế toán, cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp về kế toán phải thực hiện đầy đủ
các mục tiêu sau:
- Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ
không có thực vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn đúng đắn.
- Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ đầy đủ.
- Sự đánh giá: Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn. Một cơ cấu
KSNB đầy đủ phải bao gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai số khi tính toán và ghi
sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình ghi sổ.
- Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản
và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
- Tính đúng kỳ: Việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, đúng niên độ kế
toán.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được
tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên BCTC của doanh nghiệp.
- Trình bày và khai báo: số liệu phải được trình bày, khai báo trên BCTC đúng
đắn, phù hợp với các quy định chuẩn mực hiện hành.
2.4. Các thủ tục kiểm soát (control activities)
Những hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằng
các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các hoạt động kiểm soát diễn ra trong khắp
tổ chức, ở tất cả các cấp, trong tất cả các chức năng. Hoạt động kiểm soát thường liên
quan đến hai yếu tố: một là chính sách thiết lập những gì nên được thực hiện và các
thủ tục nhằm đạt hiệu lực của các chính sách đó.
Trong thực tế, các thủ tục kiểm soát được thiết kế cho những mục đích, chính
sách sẽ khác nhau và dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào nét đặc thù cơ cấu

tổ chức và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đây là một số các thủ tục kiểm
soát phổ biến:
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 5
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
• Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyêt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị.
• Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
• Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
• Kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
• Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán.
• Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.
• So sánh, đối chiếu, kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
• Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với tài sản và các tài liệu kế toán.
• Phân tích so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như:
nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất
kiêm nhiệm, nguyên tắc kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách, nguyên tắc kiểm tra
độc lập việc thực hiện.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho
nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng
tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thì thường dễ
phát hiện.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích là để
các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng,
đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có
thể gây ra và giấu diếm sai phạm của mình.
Bất kiêm nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:

- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do là để ngăn chặn
hành vi tham ô tài sản. Nếu không nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho
lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa là
người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì
tạo khả năng thâm lạm tài sản.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận vừa
thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả
để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn không cho thông tin bị
thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện –
thường là bộ phận kế toán.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định
và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được
tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và
quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải
được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung
và phê chuẩn cụ thể.
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 6
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
- Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp
dụng cho toàn đơn vị. Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt
các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép.
- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ
riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho
các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh. Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối
với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của
chính sách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn trên một mức ấn định

nào đó. Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có
chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Thí dụ như quyết
định về mua sắm những tài sản có giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do hội đồng
quản trị phê chuẩn.
- Kiểm soát vật chất đối với tài sản: Một biện pháp quan trọng để bảo vệ tài
sản cũng như chứng từ sổ sách kế toán là việc sử dụng các phương tiện kiểm soát vật
chất như các thiết bị bảo vệ hoặc thiết bị xử lý, ghi chép số liệu tự động. Ví dụ như hệ
thống kho tàng phải có khóa, có camera chống trộm, phần mềm có phân quyền sử
dụng và có password để đăng nhập… Đơn vị phải ban hành các quy chế kiểm soát
như ra các nội quy ra vào kho, quy định về việc phân quyền sử dụng phần mềm,…
nhằm hạn chế sự tiếp cận của nhân viên khi chưa được cho phép của quản lý.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là một quy định về kiểm tra một cách độc
lập việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong đơn vị hoặc một quy trình nhằm
phát hiện các sai phạm có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời. Kiểm tra độc lập nên được
thực hiện đột xuất bởi những thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận được kiểm tra.
2.5. Hệ thống giám sát và thẩm định “Monitoring”
Giám sát là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao
gồm việc đánh giá thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát, kể cả việc điều chỉnh các
thủ tục kiểm soát khi cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như:
• Giám sát thường xuyên toàn bộ hoạt động của đơn vị.
• Đánh giá độc lập, chẳng hạn như theo dõi và đánh giá việc ban lãnh đạo và
nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực về ứng xử của công ty không, hoặc đánh giá việc
thực hiện so với kế hoạch.
• Báo cáo những sai sót như là báo cáo cho lãnh đạo những trường hợp về gian
lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy có khả năng làm giảm uy tín của doanh
nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.
Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ
thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của
phòng kế toán vì các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả phòng kế toán.
Cụ thể, kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra:

• Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm
soát nội bộ của công ty.
• Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính
chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
• Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây
dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 7
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị.
Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ của
công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.
3. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học
Do những đặc điểm khác nhau giữa việc xử lý bằng tay và bằng máy nên việc
kiểm soát kế toán cũng có những đặc điểm khác nhau, do đó nhà quản trị cần phải thiết
lập các thủ tục kiểm soát đặc trưng:
3.1 Kiểm soát nhập liệu
Kiểm soát nhập liệu được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn
tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát
quát trình nhập liệu.
3.1.1 Kiểm soát nguồn dữ liệu
Kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Những
thủ tục kiểm soát cụ thể gồm:
- Kiểm tra việc đánh số trước chứng từ gốc để hạn chế việc ghi trùng hay bỏ sót
nghiệp vụ.
- Chứng từ phải được phê duyệt đầy đủ và hợp lý.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý.
- Đánh dấu chứng từ đã nhập liệu nhằm tránh nhập hai lần.
- Sử dụng các chứng từ luân chuyển và đó là những chứng từ đã được luân
chuyển từ bộ phận này đến bộ phận khác nên đã có sự kiểm tra, đối chiếu số liệu, tính

hợp pháp, hợp lý…
- Tạo số kiểm tra: Cho phép máy tính tự kiểm tra tính chính xác của dữ liệu
nhập vào đặc biệt là các mã quan trọng như mã công nợ, mã tài sản… bằng cách mã
hóa các mã này bằng mã tự kiểm.
3.1.2. Kiểm soát quá trình nhập dữ liệu
Để đảm bảo quá trình nhập dữ liệu vào máy chính xác, đầy đủ cần phải sử dụng
đoạn mã chương trình kiểm tra việc nhập liệu. Các thủ tục kiểm tra trình tự nhập liệu
bao gồm:
- Kiểm soát tính tuần tự: để nhập liệu nhanh chóng và đầy đủ thì dữ liệu phải
được nhập theo đúng trình tự. Phần mềm thiết kế trình tự nhập liệu sao cho tương tự
trình tự trên chứng từ để người dùng dễ nhập, tránh bỏ sót dữ liệu.
- Kiểm soát kiểu dữ liệu: Dữ liệu nhập vào phải đúng với khai báo ban đầu về
kiểu dữ liệu, ví dụ như kiểu memo, text…
- Kiểm soát tính hợp lý của dữ liệu (số, ngày, tháng)
- Kiểm soát tính có thực của đối tượng trong danh mục: ví dụ như một nhà cung
cấp chưa khai báo trong danh mục nhà cung cấp của công ty là nhà cung cấp giả.
- Kiểm soát tính đầy đủ của các dữ liệu quan trọng trong nghiệp vụ, các vùng
này không được bỏ trống, nếu người dùng không nhập liệu vào những ô này thì hiện
thông báo nhắc nhở.
- Định dạng vùng nhập liệu (dấu phân cách hàng ngàn, thập phân, phân cách
ngày tháng).
- Sử dụng giá trị mặc định và tạo số tự động: Việc sử dụng giá trị mặc định hữu
ích trong trường hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế hay cùng thời điểm
nhập liệu, khi đó sẽ tiết kiệm thời gian nhập liệu, ví dụ như các định khoản mặc định
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 8
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
cho các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế. Tạo số tự động áp dụng trong việc tạo số
chứng từ tự động. Hai chức năng này giúp cho việc nhập liệu nhanh và chính xác.
- Sử dụng số tổng kiểm soát, số tổng kiểm soát nhằm kiểm tra tính chính xác

của việc nhập liệu.
- Thông báo lỗi đầy đủ, chính xác, rõ ràng và hướng dẫn sửa lỗi rõ ràng, dễ thực
hiện: Hệ thống phải dự kiến những lỗi mà người dùng hay gặp phải và hướng dẫn sửa
lỗi.
3.2. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin
Kiểm soát xử lý là kiểm tra sự chính xác của các thông tin kế toán trong quá
trình xử lý số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quản lý, xử lý, đảm bảo cho hệ
thống vận hành như thiết kế ban đầu. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và bảo trì tập
tin bao gồm các thủ tục sau:
- Kiểm soát ràng buộc toàn vẹn dữ liệu: Dữ liệu sau khi nhập vào hệ thống cần
đảm bảo các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, có nghĩa là các dữ liệu có liên kết với nhau
qua các mối liên hệ cho nên sẽ không được xóa khi liên kết dữ liệu vẫn đang tồn tại.
- Kiểm tra dữ liệu hiện hành: Trong quá trình hoạt động có những dữ liệu
không sử dụng nữa ví dụ như một nhà cung cấp đã phá sản thì những dữ liệu này sẽ
làm đầy và giảm tốc độ xử lý của hệ thống, do đó cần kiểm tra và xóa các khỏi danh
mục dữ liệu.
- Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu: Hệ thống yêu cầu các mẫu tin trong tập tin dữ
liệu phải nằm theo trình tự. Kiểm soát trình tự sẽ phát hiện ra mẫu tin không nằm đúng
trình tự và báo lỗi cho người sử dụng.
- Báo cáo các thông tin bất thường: Tiền mặt âm, hàng tồn kho âm,…
- Đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống: Bảng đối chiếu công nợ với nhà cung
cấp, khách hàng, đối chiếu với bảng kê tiền gửi ngân hàng.
- Tự động đối chiếu giữa tổng hợp với chi tiết nhằm ngăn chặn việc chỉnh sửa
số liệu bất hợp pháp sau khi chuyển sổ cái.
- Lập trình các kiểm soát: Tự động kiểm tra việc chuyển số liệu vào các tài
khoản liên quan theo nguyên tắc ghi kép, hay chuyển số liệu chi tiết sang tổng hợp thì
cần thiết lập khâu kiểm soát việc có kiểm tra dữ liệu của kế toán tổng hợp hay không
trước khi chuyển sang sổ tổng hợp.
3.3. Kiểm soát thông tin đầu ra
Kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm chính sách và các bước thực hiện nhằm

đảm bảo sự chính xác của số liệu. Việc kiểm soát có thể được thực hiện thông qua các
thủ tục sau:
- Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức
phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin.
- Đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các số tổng kiểm soát nhằm
đảm bảo tính chính xác của thông tin.
- Kiểm soát chuyển giao báo cáo đến người nhận: Chính xác thông tin đến đúng
người sử dụng thông tin.
- Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của đơn vị.
- Quy định người sử dụng thông tin phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác,
đầy đủ và trung thực các thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo.
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 9
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
- Quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo ra báo cáo trên giấy than và các
bản in thử.
- Kiểm soát quá trình truyền thông tin báo cáo trên hệ thống mạng máy tính.
II. Kiểm soát nội bộ các chu trình
Mối quan hệ giữa các chu trình kế toán
Mặc dù rất khác nhau về lĩnh về lĩnh vực sản xuất, quy mô kinh doanh, hoạt
động,… nhưng các doanh nghiệp đều giống nhau ở chỗ các hoạt động cơ bản được lặp
đi lặp lại một cách thường xuyên liên tục theo trình tự:
Chu trình kế toán được hiểu là một hệ thống các sự kiện kinh tế trong một chu
trình nghiệp vụ được kế toán xử lý theo một trình tự nhất định. Tùy theo quan điểm,
người ta có thể chia làm nhiều chu trình và không thống nhất với nhau, phổ biến là
quan điểm chia hệ thống kế toán thành 4 chu trình cơ bản:
(1): Chu trình mua hàng và thanh toán
(2): Chu trình chuyển đổi
(3): Chu trình bán hàng và thu tiền
(4): Chu trình tài chính

Bảng sau mô tả nội dung của các chu trình kế toán:
Hoạt động
kinh doanh
Chu trình kế
toán
Sự kiện kinh tế Hệ thống ứng dụng
Đầu tư Chu trình tài
chính
-Tăng vốn
-Sử dụng vốn
-Báo cáo tài chính cho các
chủ đầu tư
-Hệ thống ghi nhật ký
-Hệ thống tài sản cố
định
-Hệ thống báo cáo tài
chính
Dự trữ thanh
toán tiền
Chi phí -Yêu cầu hàng cần dự trữ
-Nhận các hàng mua
-Xác định nghĩa vụ thanh toán
-Thanh toán
-Mua hàng
-Nhận hàng
-Theo dõi thanh toán
-Chi tiền
Sản xuất
chuyển đổi chi
phí tài sản

thành chi phí
thời kỳ
Chuyển đổi -Sử dụng các yếu tố sản xuất
trong quá trình sản xuất
-Nhập kho thành phẩm
-Sử dụng các chi phí trong
quá trình kinh doanh
-Hàng tồn kho
-Tiền lương
-Kế toán chi phí
Bán hàng thu
tiền
Bán hàng
thu tiền
-Nhận đặt hàng từ khách hàng
-Giao hàng hoặc dịch vụ cho
khách hàng
-Nhận đặt hàng
-Gởi hàng
-Lập hóa đơn
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 10
Lớp: 32K06.1
Đầu tư vốn
Sản xuất
Dự trữ
Bán hàng
Đầu tư vốn
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
-Lập hóa đơn bán hàng yêu
cầu thanh toán

-Nhận tiền thanh toán
-Nhận tiền
Mặc dù đầu vào và đầu ra của mỗi chu trình là khác nhau nhưng đầu ra của chu
trình trước lại là đầu vào của chu trình tiếp theo. Nếu có một chu trình nào đó bị gián
đoạn thì sẽ tạo ra hiệu ứng dây chuyền gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống của doanh
nghiệp.
Chẳng hạn, Chu trình mua hàng và thanh toán sẽ cung cấp đầu vào gồm nguyên
vật liệu, máy móc thiết bị, ….cho chu trình chuyển đổi. Chu trình chuyển đổi sẽ thực
hiện quá trình sản xuất để tạo ra các sản phẩm. Sản phẩm này là đầu vào của chu trình
doanh thu. Chu trình doanh thu sẽ bán sản phẩm và thu tiền. Tiền thu được là đầu vào
của chu trình tài chính để mua máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, đầu tư dự án,… tức
là dùng lượng tiền đó để đầu tư tiếp tạo ra một lượng tiền lớn hơn đảm bảo nhu cầu
mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp, hay nói cách khác là để đáp
ứng cho đầu vào của chu trình mua hàng và thanh toán. Qúa trình cứ thế tiếp tục tuần
hoàn.
1. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
1.1 Chuẩn bị đơn đặt hàng
Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan (phòng kinh doanh, kho) sẽ căn
cứ trên nhu cầu để lập Phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị mua hàng có thể được
lập bằng tay hoặc bằng máy tuy nhiên phải được phê duyệt thích hợp.
Sau khi nhận được Phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận mua
hàng sẽ tiến hành các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp. Khi đã xác định được nhà cung
cấp, bộ phận mua hàng sẽ lập Đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Một bản sao của
Đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận
hàng.
1.2 Nhận hàng hóa dịch vụ
Việc nhận hàng hóa dịch vụ của công ty từ người bán là một điểm quyết định
trong chu trình vì đây là điểm mà tại đó hầu hết công ty thừa nhận khoản nợ liên quan
trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi sự
kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến…

Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra Biên bản nhận hàng như một
bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa. Một bản sao thường được gửi
cho kho và một bản khác gửi cho phòng kế toán để thông báo thông tin cần thiết. Để
ngăn ngừa sự ăn cắp và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hóa phải được sự
kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến lúc chúng được chuyển đi.
Nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán. Cuối
cùng, sổ sách kế toán sẽ chuyển trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được
chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất.
1.3 Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng
Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa dịch vụ nhận được đòi hỏi việc
ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến
các báo cáo tài chính, và đến các khoản chi thực tế, do đó, phải hết sức cẩn thận để ghi
vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng.
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 11
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
Phòng kế toán (kế toán vật tư và kế toán thanh toán) có trách nhiệm kiểm tra
tính đúng mực của các lần mua vào và ghi chúng vào các sổ sách có liên quan. Khi
nhận hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và
chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt hàng, cũng như báo cáo
nhận hàng. Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào TK Hàng tồn kho, Hóa đơn
còn dùng để ghi vào TK Phải trả người bán nếu chưa thanh toán tiền.
1.4 Thanh toán cho nhà cung cấp
Tùy theo phương thức thanh toán chứng từ chi được lập như: Ủy nhiệm chi,
Phiếu chi… Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hóa đơn,
Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng. Các chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh
toán thì cần được đóng dấu “đã thanh toán”. Giấy báo nợ hay Phiếu chi là những
chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán.
2. Chức năng của chu trình chuyển đổi
Chu trình chuyển đổi là chu trình ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kế toán liên

quan đến một sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung
để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ. Việc xử lý này sẽ khác nhau tùy thuộc vào đơn vị
là doanh nghiệp sản xuất, thương mại hay dịch vụ.
2.1 Hệ thống hàng tồn kho
Hệ thống hàng tồn kho có hai chức năng chủ yếu là duy trì các ghi chép kế toán
về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho. Mục đích của việc quản trị hàng tồn kho là
duy trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí đầu tư hàng tồn kho mà vẫn đảm
bảo sản xuất tiến hành bình thường đều đặn cho dù có thể sử dụng nguyên vật liệu
nhiều hơn mức dự tính hoặc thậm chí khi người cung cấp chậm trễ trong việc giao
hàng. Doanh nghiệp sản xuất sử dụng hệ thống hàng tồn kho để kiểm soát mức nguyên
vật liệu, thành phẩm dự trữ và sản xuất.
Báo cáo của hệ thống hàng tồn kho
Báo cáo nhập xuất hàng tồn kho: Báo cáo này trình bày tổng quát tình hình
nhập xuất hàng tồn kho trong kỳ. Nhìn vào báo cáo này người sử dụng biết được tình
hình hiện hành của hàng tồn kho bao gồm số lượng, giá trị và tình hình nhập xuất từng
loại hàng trong kỳ.
Cáo cáo tham vấn hàng tồn kho: Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hệ thống
xử lý ngay theo thời gian thực, người sử dụng có thể tham vấn bất cứ một thông tin
nào mong muốn về hàng tồn kho. Ví dụ người sử dụng muốn biết riêng biệt tình hình
sử dụng mặt hàng nào đó.
2.2 Hệ thống tiền lương
Mục đích của hệ thống tiền lương là theo dõi và tính tiền lương phải trả, các
khoản khấu trừ, các khoản thu nhập và thanh toán lương cho nhân viên.
- Cập nhật thông tin về nhân sự: Phòng nhân sự tuyển dụng nhân viên, cập nhật
mới thông tin liên quan tới nhân viên.
- Thu thập và kiểm tra các dữ liệu về thời gian lao động hay kết quả lao động:
Bộ phận tính lương kiểm tra dữ liệu liên quan tới nhân sự do phòng nhân sự chuyển
tới, thời gian hay kết quả lao động do bộ phận sử dụng lao động chuyển tới và sau đó
tính lương cho từng nhân viên.
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 12

Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
- Lập bảng tính lương: Bộ phận tính lương lập bảng tính lương cho từng nhân
viên bao gồm tiền lương được hưởng, các khoản khấu trừ và tiền lương thực sự của
người lao động được hưởng.
- Thanh toán lương cho nhân viên, nộp các khoản phải nộp liên quan khác: Việc
thanh toán lương cho nhân viên có thể bằng tiền mặt hoặc qua hệ thống thanh toán của
ngân hàng. Ngoài ra đơn vị phải thực hiện các khoản nghĩa vụ liên quan tới lương
hoặc nộp hộ cho người lao động các khoản nghĩa vụ này. Thông thường việc nộp các
khoản liên quan tới lương này được thực hiện qua hệ thống thanh toán với ngân hàng.
- Ghi chép kế toán về tiền lương: Căn cứ váo bảng thanh toán lương, căn cứ các
chứng từ về thời gian hay kết quả lao động và các chứng từ liên quan tới thanh toán
lương kế toán sẽ tiến hành tính toán phân bổ chi phí nhân công và ghi chép sổ kế toán
theo dõi chi phí sản xuất.
2.3 Hệ thống kế toán chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất kinh doanh là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động
vật hóa được biểu hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Có nhiều cách phân loại chi phí: phân loại
theo chức năng hoạt động, theo mối quan hệ giữa chi phí với lợi nhuận xác định trong
kỳ, theo cách ứng xử, các cách phân loại chi phí sử dụng trong kiểm tra và ra quyết
định.
Phân loại và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất theo công dụng của chi phí:
Căn cứ vào công dụng của chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh, toàn bộ
chi phí sản xuất được chia làm 3 khoản mục:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nhân công sản xuất
Chi phí sản xuất chung
Hai mục tiêu của kế toán chi phí sản xuất là:
- Cung cấp thông tin lập kế hoạch và đánh giá hoạt động sản xuất.
- Xác định chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm.

Kế toán tập hợp các chi phí phát sinh liên quan tới quá trình sản xuất, như các
lệnh sản xuất, phiếu xuất kho, bảng tính lương, chi phí khấu hao, hóa đơn,… làm căn
cứ để theo dõi chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
3. Chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiện phát
sinh liên quan tới việc tạo doanh thu và thanh toán. Có 4 sự kiện kinh tế xảy ra trong
quá trình doanh thu:
3.1 Nhận đơn đặt hàng của khách hàng
Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận các yêu cầu từ khách hàng,
kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng
chấp thuận bán chịu và cuối cùng bộ phận này trả lời đặt mua của khách hàng
3.2 Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng. Bộ
phận bán hàng sẽ tiếp tục gởi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định.
3.3 Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền
Sau khi hàng được gởi cho khách hàng, giấy gởi hàng được chuyển cho bộ phận
lập hóa đơn. Bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 13
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. Đây là căn cứ để
ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng.
3.4 Nhận tiền thanh toán
Khi khách hàng gởi séc thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân
loại, lập bảng kê nhận séc thanh toán và chuyển séc cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê
cho kế toán phải thu để ghi sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng thanh toán.
4. Chu trình tài chính
Nguồn vốn của doanh nghiệp gồm vốn vay và vốn chủ sở hữu. Doanh nghiệp
nhận tiền từ nguồn này và đầu tư vào tài sản. Chu trình tài chính theo dõi các nghiệp
vụ kinh tế liên quan tới nguồn vốn này và ghi chép các sự kiện kinh tế:

- Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư và từ đi vay. Hệ thống ghi
nhật ký xử lý những nghiệp vụ này và các nghiệp vụ không thường xuyên khác.
- Doanh nghiệp sử dụng vốn này tạo các tài sản mà việc sử dụng vốn này tạo
các tài sản mà việc sử dụng tài sản này tạo doanh thu. Hệ thống tài sản ghi chép các
nghiệp vụ này.
Chu trình tài chính gồm các thành phần: Vốn vay và vốn chủ sở hữu, hệ thống
TSCĐ.
III. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ
1. Tổ chức chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều
phải lập chứng từ kế toán và chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ
phát sinh. Yêu cầu của các chứng từ kế toán:
- Phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên
mẫu.
- Không được viết tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, không được tẩy
xóa, sữa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ phải liên tục, không ngắt quãng,
chỗ trống phải gạch chéo.
- Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế
toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào
chứng từ kế toán viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập
nhiều liên để phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì nội dung trên các liên phải
giống nhau.
- Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán lập để giao dịch với tổ chức hoặc cá nhân
bên ngoài thì liên gởi cho các đối tượng đó phải có dấu của đơn vị kế toán.
- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán
phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
- Chứng từ điện tử (nếu đơn vị sử dụng) thì cũng phải bảo đảm có đầy đủ các
nội dung chủ yếu của chứng từ. Các dữ liệu điện tử này phải được mã hóa mà không bị
thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ,

đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo
quy định về lưu trữ chứng từ.
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 14
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
1.1 Chu trình mua hàng và thanh toán
Hệ thống chứng từ
- Phiếu yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ: Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận
trong doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về
mục đích yêu cầu, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian
nhận hàng… Yêu cầu mua hàng sau khi được sự xét duyệt, chấp thuận của người quản
lý bộ phận yêu cầu sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng.
- Bảng báo giá: Tài liệu do những nhà cung cấp cạnh tranh đưa ra, giới thiệu
những hàng hóa dịch vụ cần cho doanh nghiệp, về đơn giá, mẫu mã và những điều
kiện khác.
- Đơn đặt hàng: Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập đơn đặt
hàng sẽ lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong
trường hợp đặc biệt. Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin tên hàng, qui
cách, số lượng, đơn giá, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, số của phiếu yêu cầu,
cũng như các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… Nếu đơn đặt hàng
được người bán chấp thuận thì một hợp đồng giữa hai bên sẽ được soạn thảo và ký kết.
- Báo cáo nhận hàng/ Phiếu nhập kho: Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhận
hàng lập, sau khi kiểm đếm độc lập hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng,
chất lượng, quy cách của từng món hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được dùng làm
căn cứ để ghi tăng TK hàng tồn kho.
- Hóa đơn bán hàng của người bán: Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu
hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người
bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giá
gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày tính Hóa
đơn.

- Các hóa đơn vận chuyển: Trường hợp công ty thuê các dịch vụ vận chuyển.
- Chứng từ thanh toán: Bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến một hóa
đơn, một khoản nợ phải trả cho người cung cấp. Chứng từ thanh toán rất hữu ích để
theo dõi thanh toán cho từng hóa đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạch
thanh toán theo mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.
- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc thanh toán: Đây là các chứng từ
làm cơ sở ghi sổ nghiệp vụ đã thanh toán cho người bán.
- Phiếu định khoản: Ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả
người bán trong các nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng
bán. Kế toán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ
sai về khoản nợ phải trả. Chứng từ này ghi thông tin về nhà cung cấp, về hàng hóa, số
lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu giảm giá.
1.2 Chu trình chuyển đổi
- Hệ thống hàng tồn kho: Các nghiệp vụ mua và bán hàng tồn kho được xử lý
trong chu trình chi phí và doanh thu nên các chứng từ liên quan cũng là các chứng từ
đã trình bày trong chu trình mua và bán hàng.
- Yêu cầu mua hàng
- Đặt hàng
- Phiếu nhập kho
- Lệnh bán hàng
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 15
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
- Hệ thống tiền lương
- Bảng chấm công: Xác định thời gian một nhân viên, công nhân bắt đầu và kết
thúc trong một ngày làm việc.
- Bảng theo dõi năng suất hàng ngày: Theo dõi tiến độ làm việc của công nhân,
số lượng sản phẩm mà công nhân làm ra.
- Bảng tính lương: Bảng tính tiền lương nhân viên, công nhân được hưởng, các
khoản khấu trừ lương. Bảng này được lập dựa trên bảng chấm công và bảng theo dõi

năng suất hàng ngày.
- Sec thanh toán lương, phiếu chi lương: Đây là các chứng từ chứng minh cho
nghiệp vụ chi lương đã thực hiện.
- Hệ thống tiền gởi chuyên chi lương: Trong thanh toán lương, doanh nghiệp
mở một tài khoản tại ngân hàng hoặc một quỹ đặc biệt tại đơn vị với mức ấn định
trước đủ để thanh toán toàn bộ lương của nhân viên trong toàn doanh nghiệp. Khi tới
kỳ trả lương, căn cứ vào bảng tính lương, bộ phận tính lương yêu cầu chuyển tổng số
tiền bằng tổng số tiền lương từ quỹ chung doanh nghiệp sang quỹ chuyên chi lương.
Khi trả lương cho nhân viên theo bảng tính lương các séc thanh toán lương hay chi
tiền mặt đều được chi từ quỹ chuyên chi lương này.
- Hệ thống chi phí
- Lệnh sản xuất hay thông báo sản xuất: Do bộ phận lập kế hoạch sản xuất lập
dựa trên kế hoạch sản xuất sản phẩm để ủy quyền cho phân xưởng sản xuất tiến hành
sản xuất theo số lượng, chất lượng và loại sản phẩm xác định.
- Yêu cầu nguyên vật liệu: Chứng từ yêu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho mỗi
lệnh sản xuất.
- Phiếu xuất kho: Đây là chứng từ chứng minh nghiệp vụ xuất kho đã thực hiện
dựa trên yêu cầu về nguyên vật liệu đã được phê chuẩn.
- Các phiếu chi, hóa đơn GTGT, bảng tính và phân bổ khấu hao,…: Các chứng
từ này chứng minh sự phát sinh của các khoản mục chi phí sản xuất.
1.3 Chu trình doanh thu
Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người
mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Chứng từ này bao gồm các thông tin về
hàng bán như chủng loại hàng, số lượng hàng, đơn vị tính, tiền, các điều kiện thanh
toán,…Chứng từ này được lập làm nhiều liên bao gồm gởi hàng chuyển kế toán phải
thu và lưu tại bộ phận lập hóa đơn.
Giấy báo trả tiền, phiếu thu, giấy báo có ngân hàng….
Đơn đặt hàng:
Phiếu xuất kho thành phẩm:
Hoá đơn

Phiếu thu/Báo có ngân hàng
1.4 Chu trình tài chính
Đối với vốn vay và vốn chủ sở hữu:
Sổ chi tiết vay ngân hàng: Gồm các thông tin ngân hàng vay, ngày đáo hạn, tỷ
lệ lãi, số dư ban đầu và số dư hiện hành.
Sổ người giữ trái phiếu: Ghi chép tất cả các cá nhân hoặc tổ chức mua trái
phiếu. Những ghi chép này chỉ ra tên, địa chỉ, số chứng nhận chứng khoán, mệnh giá
chứng khoán mà họ sở hữu.
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 16
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
Đối với hệ thống TSCĐ:
Các chứng từ mua TSCĐ tương tự các chứng từ sử dụng trong chu trình mua
hàng thuộc chu trình tài chính.
- Tăng TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Hóa đơn, Biên bản lắp đặt chạy thử
- Giảm TSCĐ: Bảng tính và phân bổ khấu hao, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên
bản đánh giá lại TSCĐ
2. Tổ chức tài khoản và hệ thống kế toán
2.1 Tổ chức tài khoản
Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả
mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế
toán. Dựa vào hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành, doanh nghiệp căn cứ vào
chức năng nhiệm vụ và tính chất hoạt động cũng như yêu cầu quản lý để nghiên cứu,
lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp. Từ đó hình thành một hệ thống tài khoản kế
toán cho đơn vị mình. Việc cụ thể hóa hệ thống tài khoản kế toán phải đảm bảo phản
ánh đầy đủ các đối tượng kế toán. Đồng thời phải phù hợp với những quy định thống
nhất của nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp
trên, phù hợp với đặc điểm SXKD, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của doanh nghiệp,
đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính và thỏa mãn nhu cầu thông tin cho các
đối tượng sử dụng.

2.2 Sổ sách kế toán
Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán đã được quy định
về thiết kế sổ, ghi chép sổ, sửa chữa sai sót, lưu trữ, bảo quản cũng như xử lý vi phạm.
Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin,
số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với nội dung của chứng từ
kế toán.
Để đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin bên trong và ngoài doanh nghiệp, hệ
thống sổ kế toán được tổ chức thành hai bộ phận là sổ tổng hợp và sổ chi tiết
Sổ tổng hợp dùng để cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho việc lập báo cáo
tài chính và đánh giá tình hình tổng quát của doanh nghiệp.
Sổ chi tiết dùng để đáp ứng yêu cầu quản lý bên trong doanh nghiệp đối với
từng đối tượng cụ thể.
- Hệ thống sổ kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán gồm các sổ chi
tiết và các sổ tổng hợp của các Tài khoản: 331, 133, 152, 153, 111, 112…
- Hệ thống sổ sách kế toán trong chu trình chuyển đổi bao gồm các sổ chi tiết và
tổng hợp các tài khoản: 621, 622, 627, 334, 152, 153…
- Hệ thống sổ sách kế toán trong chu trình doanh thu bao gồm các sổ chi tiết và
tổng hợp các tài khoản: 511, 111, 333…
- Hệ thống sổ sách kế toán trong chu trình tài chính bao gồm các sổ chi tiết và
tổng hợp các tài khoản: 635, 515, 111…
3. Tổ chức báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán trong doanh nghiệp bao gồm:
Các sổ chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng cân đối kế toán
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 17
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
Kết luận phần 1: Phần I của đề tài này đã lý giải thế nào là kiểm soát nội bộ

cũng như sự cần thiết phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp.
Đề tài còn trình bày cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ nói chung, cơ sở lý luận về kiểm
soát nội bộ các chu trình, mối liên kết giữa các chu trình với nhau tạo nên một thể
thống nhất,và những nguyên tắc tuân thủ trong kiểm soát,… Đề tài còn lưu ý đến công
tác kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán đang áp dụng phổ
biến hiện nay.
Trên cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ, đề tài tiếp tục đi vào phần II với
thực trạng kiểm soát nội bộ tại nhà máy may Hòa Thọ II.
PHẦN II: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NHÀ
MÁY MAY HÒA THỌ II THUỘC TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN
DỆT MAY HÒA THỌ
A. ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT
MAY HÒA THỌ
I. Tổng quan về Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ
1. Qúa trình hình thành và phát triển
Trụ sở chính: 36 Ông Ích Đường, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng.
Tên giao dịch: HOATHO TEXTILE GARMENT JOINT STOCK CORPORATION
Tên viết tắt: HOATHO.
Vốn điều lệ: 30 tỷ đồng (vốn điều lệ tại thời điểm cổ phần hoá là 45 tỷ đồng)
Điện thoại: 0511.3846290 – 0511.3670295
Fax: 0511.846216
Tài khoản: 10201.0000.191014 Ngân hàng công thương thành phố Đà Nẵng
Website: www.hoatho.com.vn
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 106906 do Sở Kế hoạch - Đầu tư tỉnh
Quảng Nam – Đà Nẵng cấp ngày 28/01/1995. Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu
số 01-02-075/GP do Bộ thương mại cấp ngày 04/02/1994.
Công ty Cổ Phần Dệt May Hoà Thọ được thành lập năm 1962 là đơn vị thành
viên của tập đoàn Dệt May Việt Nam (VINATEX) và hiệp hội Dệt may Việt Nam
(VITAS) thuộc bộ công nghiệp, có trụ sở chính tại thành phố Đà Nẵng - Việt Nam và
cách cảng Đà Nẵng khoảng 15km. Tổng diện tích: 145.000 m2 , trong đó diện tích nhà

xưởng, kho khoảng 72.000m
2
.
Ngay từ giai đoạn đầu mới thành lập công ty lấy tên là “công ty dệt
SICOVINA” thuộc xã Hòa Thọ, huyện Hòa Vang, tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng là một
trong 4 công ty thuộc công ty kỹ nghệ Bông vải Việt Nam. Sau khi thành lập đã đi vào
sản xuất với các thiết bị của các quốc gia lớn như Mỹ, Nhật, Tây Đức.
Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, năm 1975 công ty được tiếp quản và
thuộc sở công nghiệp tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng quản lý và công ty đã đi vào sản xuất
theo chỉ tiêu pháp lệnh trong suốt thời kỳ bao cấp.
Năm 1993 đổi tên thành doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Dệt Hoà Thọ theo
quyết định số 241/TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ Công nghiệp nhẹ.
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 18
Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
Năm 1997 công ty đổi tên thành “Công ty Dệt May Hòa Thọ” theo quyết định
thành lập số 241-QĐ/TCLĐ của Bộ công nghiệp nhẹ nay là Bộ công nghiệp.
Cuối tháng 10/1999 công ty xây dựng thêm một xí nghiệp gồm 8 chuyền may
với công nghệ và trang thiết bị hiện đại được lấy tên là xí nghiệp may II, đến đầu năm
2000 xí nghiệp được đầu tư thêm một chuyền may và đến ngày 1/4/2001 xí nghiệp
may II được đầu tư mở rộng quy mô sản xuất lớn và tăng thêm 3 chuyền may với trang
thiết bị máy móc hiện đại hơn nhằm đưa xí nghiệp may II ngày càng phát triển mạnh
hơn.
Năm 2005 chuyển thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt May
Hoà Thọ theo quyết định số 200/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
Ngày 15/11/2006 chuyển thành Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ theo
quyết định số 3252/QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp, và chính thức đi vào hoạt động vào
ngày 01 tháng 02 năm 2007.
Hiện nay Tổng Công ty Dệt May Hòa Thọ có 9 đơn vị trực thuộc:
- Nhà máy May Hòa Thọ I

- Nhà máy May Hòa Thọ II
- Nhà máy May Hòa Thọ III
- Công ty Sợi Hòa Thọ
- Công ty May Hòa Thọ Điện Bàn
- Công ty May Hòa Thọ Quảng Nam
- Công ty May Hòa Thọ Hội An
- Công ty May Hòa Thọ Duy Xuyên
- Công ty May Hòa Thọ Đông Hà
Ngoài ra, Tổng Công ty còn có một số Công ty liên kết: Công ty CP Thêu Thiên
Tín, Công ty TNHH May Bình Phương, Công ty TNHH May Tuấn Đạt, Công ty Cổ
phần Bao bì Hoà Thọ.
2. Chức năng và nhiệm vụ
* Chức năng
Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hoà Thọ thực hiện chức năng là chuyên sản
xuất, kinh doanh, xuất khẩu các loại sản phẩm may mặc, các loại sợi, nhập khẩu các
nguyên liệu thiết bị cần thiết dùng để kéo sợi và sản xuất hàng may mặc. Với các sản
phẩm chính là các loại sợi: Sợi cotton chải thô, chải kỹ, sợi pha T/C, sợi polyester ;
và các loại sản phẩm may mặc: Jacket sơ mi, Tshirt, Poloshirt, quần âu Cung cấp cho
các thị trường tiêu thụ chính là Mỹ (50%), EU (20%), Nhật Bản (20%).
* Nhiệm vụ:
Huy động và sử dụng nguồn vốn trong việc sản xuất kinh doanh các sản phẩm
theo ngành nghề ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Xây dựng, phát triển Tổng Công ty thành một doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh đa ngành, có tiềm lực tài chính và trình độ kỹ thuật - công nghệ tiên tiến đáp
ứng yêu cầu phát triển ngành Dệt May hiện đại.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhằm tối đa hoá lợi nhuận có được của Tổng
Công ty cho các cổ đông, nâng cao giá trị Tổng Công ty và không ngừng cải thiện đời
sống, điều kiện làm việc, thu nhập cho người lao động và làm tròn nghĩa vụ với ngân
sách Nhà nước.
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 19

Lớp: 32K06.1
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
Từng bước đưa “HOA THO CORP” trở thành một thương hiệu Dệt May hàng
đầu Việt Nam của Tập đoàn Dệt May Việt Nam.
3. Cơ cấu tổ chức quản lý
Mô hình cơ cấu quản lý của Tổng công ty:
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 20
Lớp: 32K06.1
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
Các phòng ban
chức năng
Văn phòng
đại diện
Các đơn vị
trực thuộc
Các đơn vị hạch toán phụ thuộc
Cty
sợi
Hoà
Thọ
Nhà
máy
may
Hoà
Thọ
1
Nhà
máy

may
Hoà
Thọ
2
Nhà
máy
may
Hoà
Thọ
3
Cty
may
Hoà
Thọ
Điện
Bàn
Cty
may
Hoà
Thọ
Hội
An
Cty
may
Hoà
Thọ
Quảng
Nam
Cty
may

Hoà
Thọ
Duy
Xuyên
Cty
may
Hoà
Thọ
Đông
Hà
CÔNG TY LIÊN KẾT
Cty cổ
phần thêu
Thiên Tín
Cty TNHH
may Tuấn
Đạt
Cty TNHH
may Bình
Phương
Cty cổ phần
Bao Bì Hoà
Thọ
Văn
phòng
P. tài
chính
kế
toán
P. kỹ

thuật
đầu tư
QL
CLSP
P.
quản
lý chất
lượng
may
P. kỹ
thuật
công
nghệ
may
P.
kinh
doanh
sợi
P.
kinh
doan
h
may
P.
đời
sống
Các phòng ban chức năng
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
II. Một số đặc điểm cơ bản của nhà máy may Hòa Thọ II thuộc Tổng công ty cổ
phần dệt may Hòa Thọ

1. Giới thiệu chung về nhà máy may Hòa Thọ II
Nhà máy may Hòa Thọ II được thành lập năm 1999 và chính thức đi vào hoạt
động vào ngày 25/02/2000. Nhà máy II có 12 chuyền sản xuất với 45 công nhân
/chuyền và 60 máy/ chuyền được trang bị các máy móc chuyên dùng hiện đại nhập
khẩu từ Nhật Bản, Chzechoslovakia và Hoa Kỳ. Nhà xưởng được xây dựng phù hợp
với tiêu chuẩn Châu Âu. Hiện nay nhà máy may Hòa Thọ II có tổng diện tích là
5.420m
2
trong đó diện tích nhà xưởng là 3.500m
2
. Nhà máy may II chuyên sản xuất
các mặt hàng dệt kim, áo T-shirt, polo-shirt, quần Âu…Các nhãn hiệu được nhà máy
may tập trung gia công sản xuất là Haggar, Pery Ellis, Nikes. Các sản phẩm may mặc
được xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản Đài Loan.
* Kết quả hoạt động qua các năm
Hoạt động kinh doanh của nhà máy đạt được những kết quả khả quan, thể hiện
qua các chỉ tiêu chính như sau: ĐVT: triệu đồng
Doanh thu và lợi nhuận tăng liên tục qua các năm, có được những kết quả như
vậy là do nhà máy không ngừng hoàn thiện công tác quản lý, đầu tư trang thiết bị đáp
ứng nhu cầu phát triển mạnh mẽ của ngành công nghiệp dệt may nói chung.
2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại nhà máy may Hòa Thọ II
* Tổ chức bộ máy quản lý tại nhà máy
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 21
Lớp: 32K06.1
Chỉ tiêu 2006 2007 2008 2009 Qúi IV-2009
Doanh thu 36.025 38.051 39.200 42.048 9.520
Lợi nhuận trước thuế 1.250 2.015 2.421 2.754 146
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

- Quyền giám đốc nhà máy may II: Là người có quyền lực cao nhất đồng thời
cũng là người có trách nhiệm lớn nhất đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
nhà máy. Điều hành sản xuất, ký duyệt các yêu cầu đề nghị mua nguyên nhiên liệu,
phụ tùng vật tư trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt.
- Phụ trách kế hoạch: Có nhiệm vụ vạch ra kế hoạch sản xuất, đồng thời đưa
ra các biện pháp nhằm đảm bảo các hoạt động sản xuất được tiến hành theo đúng theo
kế hoạch đề ra.
- Phụ trách tổ chức hành chính: Thực hiện việc xây dựng mô hình tổ chức
phân bổ công việc phù hợp với trình độ và năng lực của từng người, giúp cho cán bộ
lao động áp dụng một cách hợp lý về mặt hành chính của nhà máy. Tổ chức lưu trữ
công văn, văn bản chính sách về chế độ của người lao động, hồ sơ cán bộ nhân viên
của nhà máy.
- Phụ trách kế toán: Có nhiệm vụ theo dõi, đánh giá phản ánh ghi chép đầy đủ
các quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy. Quản lý chung toàn bộ tình hình tài
chính của nhà máy như các vấn đề về vốn, thanh toán, thống kê tình hình tiêu thụ sản
phẩm, theo dõi tính toán giá thành và xác định kết quả kinh doanh tại nhà máy.
* Phân tích hoạt động tài chính
* Tham mưu việc thực hiện nghĩa vụ ngân sách cho Nhà nước
* Lập các báo cáo tài chính theo quy định
* Phản ánh và tính toán số liệu của quá trình luân chuyển và sử dụng tài sản,
tiền, vật tư trong quá trình sản xuất kinh doanh.
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 22
Lớp: 32K06.1
Q. Giám đốc
Phụ trách tổ chức
hành chính
Phụ trách kế
hoạch
Phụ trách kế
toán

Phụ
trách
kỹ
thuật
Phụ
trách
cơ điện
Phụ
trách
KCS
Phụ
trách
hoàn
thành
Phụ
trách tổ
1-4
Phụ
trách tổ
5-7
Phụ
trách tổ
8-12
Bộ
phận
cắt
Bộ
phận kỹ
thuật
Tổ

KCS
Tổ ủi,
gấp,
xếp
Tổ
1,2,3,4
Tổ
5,6,7
Tổ
9,10,11
,12
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
* Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, thực hiện
công tác thống kê và thông tin kinh tế.
- Phụ trách kỹ thuật: Trực tiếp theo dõi tình hình hoạt động của từng tổ sản
xuất theo ca máy hoạt động nhằm hỗ trợ kỹ thuật, đảm bảo tiến độ sản xuất ổn định.
- Phụ trách cơ điện: Có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ nguồn điện thường xuyên
trong toàn nhà máy và các kỹ thuật như máy móc trang thiết bị, chịu trách nhiệm bố trí
máy móc thiết bị trong dây chuyền sản xuất và sữa chữa điều chỉnh kịp thời và khắc
phục sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất.
- Phụ trách KCS: Chịu trách nhiệm về việc kiểm tra chất lượng nguyên liệu
nhập, bán thành phẩm và các loại sản phẩm do nhà máy sản xuất.
- Phụ trách hoàn thành: Chịu trách nhiệm trước nhà máy về việc kiểm tra chất
lượng sản phẩm sau khi hoàn thành để đóng gói bao bì chuẩn bị cho công tác tiêu thụ.
- Phụ trách tổ 1-12: Có nhiệm vụ đôn đốc, quản lý các tổ sản xuất do mình phụ
trách hoàn thành công việc nhanh chóng đảm bảo an toàn trong sản xuất và chất lượng
sản phẩm.
III. Tổ chức bộ máy kế toán tại nhà máy may II
1. Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ kế toán tại nhà máy may II

Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán
- Kế toán lao động tiền lương và công tác SA: Có nhiệm vụ tính lương, phụ cấp
các khoản theo lương, cung cấp số liệu về lao động, lập báo cáo tiền lương đồng thời
cũng chịu trách nhiệm về công tác xã hội.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ xác định giá thành hạch toán phân bổ chi phí
sản xuất, xác định kết quả hoạt động sản xuất trong kỳ. Đồng thời kế toán tổng hợp
của nhà máy sẽ làm tất cả các phần hành kế toán trừ phần hành kế toán tiền lương.
- Thủ quỹ: Ghi sổ quỹ, kiểm tra tiền vốn quỹ đối chiếu để lập báo cáo các quỹ.
2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại nhà máy
Nhà máy hiện tổ chức ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ (hình thức này
được áp dụng thống nhất trong Tổng công ty và tất cả các nhà máy, xí nghiệp trực
thuộc) và hiện tại nhà máy đang áp dụng tin học vào trong công tác kế toán của mình,
phần mềm mà nhà máy sử dụng là phần mềm BRAVO.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng trên máy vi tính.
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 23
Lớp: 32K06.1
Kế toán lao
động tiền lương
và công tác SA
Kế toán tổng
hợp
Thủ quỹ
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chú thích: Ghi hằng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng, cuối quý
Quan hệ đối chiếu
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản
ghi Nợ, tài khoản ghi Có, để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được
thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Khi nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán các thông
tin được tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ liên quan.
Phần mềm kế toán có thể đưa ra báo cáo kế toán phục vụ cho công tác quản trị
bất cứ khi nào. Cuối kỳ, sau khi khóa sổ, phần mềm kế toán sẽ tự thực hiện bút toán
kết chuyển, tự lập các báo cáo tài chính. Tất cả các sổ sách ngoài hình thức bảo quản
bằng cách lưu trữ trong máy, đều phải được in ra và lưu trữ.
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 24
Lớp: 32K06.1
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán
Sổ cái
Các sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại
Tập tin nhật ký
Tập tin trung gian
Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán
Phần mềm
kế toán
Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng
Các quy định khác trong công tác kế toán
- Nhà máy áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên,
tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
- Kỳ hạch toán của nhà máy theo tháng, cuối tháng kế toán tổng hợp chi phí sản
xuất và giá thành thực tế của sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, phản ánh vào sổ
cái mở cho tháng đó đồng thời in báo cáo tài chính để nộp cho Tổng công ty.
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được phân bổ cho từng mặt hàng theo định
mức phòng công nghệ đưa xuống, chi phí nhân công và sản xuất chung phân bổ theo
doanh thu tính lương.
- Sản phẩm dở dang cuối kỳ (cuối tháng) là không đáng kể do đó ở nhà máy
không tính và đánh giá sản phẩm dở dang.
B. THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NHÀ MÁY MAY HÒA
THỌ II
I. Quy trình công nghệ và đặc điểm tổ chức sản xuất tại nhà máy
1. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
Sản phẩm của nhà máy chủ yếu là các sản phẩm may mặc sản xuất theo quy
trình công nghệ sau:
Quy trình công nghệ


2. Đặc điểm sản xuất tại nhà máy
Tổng công ty sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng với khách hàng, khách hàng cung
cấp nguyên vật liệu chính (vải) cho Tổng công ty, sau đó Tổng công ty căn cứ vào
từng đơn đặt hàng để lập kế hoạch sản xuất, lập dự toán nguyên vật liệu chính và cấp
xuống cho nhà máy sản xuất. Nhà máy căn cứ vào thông báo sản xuất Tổng công ty
đưa xuống cùng với nguyên vật liệu chính là vải nhập tại nhà máy, phụ trách kế hoạch
sẽ lập kế hoạch sản xuất cho từng chuyền may nhằm đảm bảo từng đơn đặt hàng sẽ
hoàn thành theo đúng kế hoạch. Qua quá trình sản xuất mô tả ở trên, sản phẩm sau khi
hoàn thành sẽ nhập kho thành phẩm, đến đúng thời gian theo thông báo của Tổng công
ty thì nhà máy sẽ tiến hành xuất kho thành phẩm bàn giao cho Tổng công ty.
II. Phân cấp quản lý tại Tổng công ty

Các đơn vị trực thuộc Tổng công ty không có vốn và tài sản riêng. Toàn bộ vốn
và tài sản tại đơn vị phụ thuộc thuộc sở hữu của Tổng công ty. Tổng công ty có thể
phân cấp, ủy quyền cho các đơn vị phụ thuộc thực hiện một số nhiệm vụ trong công
tác quản lý tài chính và hạch toán kế toán. Việc phân cấp ủy quyền thực hiện thông
qua các quy chế về tổ chức, hoạt động được Tổng giám đốc Tổng công ty ban hành
bằng văn bản phổ biến tới từng đơn vị phụ thuộc.
Trường hợp đơn vị trực thuộc góp vốn vào doanh nghiệp khác thì Tổng công ty
là chủ sở hữu và quản lý phần vốn góp này.
Một số đơn vị phụ thuộc cũng có sự huy động nguồn vốn vay ngắn hạn bên
ngoài nhưng dưới sự bảo lãnh của Tổng giám đốc Tổng công ty.
* Qua việc tìm hiểu về đặc điểm tổ chức sản xuất cũng như phân cấp quản lý tại
Tổng công ty, nhận thấy rằng:
SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 25
Lớp: 32K06.1
NVL KCSCẮT MAY KCS ỦI
SẢN
PHẨM