Ctpat phong chong khung bo ok

CHÍNH SÁCH
AN NINH PHỊNG CHỐNG KHỦNG BỐ
Mã số: FT- C-TPAT - 01
CUSTOMS- TRADE PARTNERSHIP AGAINST
TERRORISM

Ver
Ban
hành

1

01
2023.11.01


Người lập/작작

Phê duyệt 작작

Kiểm soát /작작

Họ tên
Chữ ký

S
tt

Ngày
sửa đổi

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI
Mã biểu
Nội dung sửa đổi

00
01
02
03
04
05

2

Lý do
sửa đổi


MỤC LỤC

4

I. GIỚI THIỆU
1. C-TPAT là gì?

4

2. Tại sao Vina Union phải áp dụng an ninh C-TPAT?

5

II. Mục tiêu của Chính sách

6

III. Phạm vi áp dụng.

6

IV.Các tiêu chí.

6

1. Hệ thống hồ sơ, tài liệu an ninh; Quản lý an ninh.

6

2. An ninh nhà xưởng.

7

3. Kiểm soát tiếp cận nhà máy và các bộ phận trong nhà máy.m soát tiếp cận nhà máy và các bộ phận trong nhà máy.p cận nhà máy và các bộ phận trong nhà máy.n nhà máy và các bộ phận trong nhà máy. phận nhà máy và các bộ phận trong nhà máy.n trong nhà máy.
a. Công nhân viên trong công ty

14

b. Ký túc xá.

15

c. Các thiếp cận nhà máy và các bộ phận trong nhà máy.t bị dùng đề tiếp cận nhà máy. dùng đề tiếp cận nhà máy. tiếp cận nhà máy và các bộ phận trong nhà máy.p cận nhà máy và các bộ phận trong nhà máy.n nhà máy.

15

d. Khách tới nhà máy.i nhà máy.

16

e. Phân phát hàng hóa.

17

f. Người khơng có phận sự hoặc người lạ.i khơng có phận nhà máy và các bộ phận trong nhà máy.n sự hoặc người lạ. hoặc người lạ.c người khơng có phận sự hoặc người lạ.i lạ..

17

4. An ninh chứng từ hàng hóa (An ninh thủ tục).ng từ hàng hóa (An ninh thủ tục). hàng hóa (An ninh thủ tục). tục).c).

5.

13

19

a. Việc xử lý chứng từ.c xử lý chứng từ. lý chứng từ hàng hóa (An ninh thủ tục).ng từ hàng hóa (An ninh thủ tục)..

19

b. Quy trình kê khai hàng hóa.

19

c. Quy đị dùng đề tiếp cận nhà máy.nh kiểm soát tiếp cận nhà máy và các bộ phận trong nhà máy.m soát việc xử lý chứng từ.c in, lưu giữ và dán nhãn mã vạch. và dán nhãn mã vạ.ch.

20

d. Quy đị dùng đề tiếp cận nhà máy.nh về tiếp cận nhà máy. lưu giữ và dán nhãn mã vạch. và sử lý chứng từ. dục).ng băng dính an ninh.

21

e. Lưu tài liệc xử lý chứng từ.u các hoạ.t độ phận trong nhà máy.ng đáng ngời khơng có phận sự hoặc người lạ..

22

f. Văn bản hóa các quy trình an ninh.n hóa các quy trình an ninh.

22

g. Thư từ hàng hóa (An ninh thủ tục)..

22

An ninh container ( Áp dục).ng cho cản hóa các quy trình an ninh. cơng chẵn – FCL và công lẻ LCL)n – FCL và công lẻ LCL) LCL)

23

a. Kiểm soát tiếp cận nhà máy và các bộ phận trong nhà máy.m tra container trưới nhà máy.c khi bốc hàng.c hàng.

23

b. Khu vự hoặc người lạ.c lưu giữ và dán nhãn mã vạch. container.

25

c. Quy trình bốc công (Áp dụng cho cả công lẻ và công chẵn).

25

d. Quy trình niêm phong container lẻ và container chắn (Ði thẳng).

26

e. Quy trình đảm bảo an ninh cho cơng lẻ.

27

3


f. Quy trình dỡ hàng (Khi xe tới giao hàng cho VINA UNION).

28

g. Tiêu chuẩn của niêm phong container

29

h. Theo dõi niêm phong và báo cáo về việc sai thông tin về chì.

29

i. Hợp đồng vận chuyển nội bộ.

29
29

6. An ninh nhân sự.
a. Xác minh nhân thân trước khi tuyển dụng.

29

b. Ðối với nhân viên hiện đang làm việc tại công ty.

30

c. Khi công nhân viên nghỉ việc.

31

d.Ngăn chặn các hoạt động buôn người/ nhập cư bất hợp pháp.

31
31

7. An ninh công nghệ thông tin.
a. Bảo vệ hệ thống công nghệ thông tin.

31

b. Quy định an ninh cho công nghệ thông tin.

32

c. Sao lưu giữ liệu.

33

8. Ðánh giá rủi ro trong chuỗi cung ứng hàng hóa.

33

9. Giáo dục, tập huấn, Kỷ luật, Khen thưởng An ninh.

35

10. An ninh C-TPAT cho các nhà thầu

39

a. Lựa chọn đối tác kinh doanh.

39
40

b. Tiêu chí an ninh cho các đơn vị nhà thầu:

44

11. Các phụ lục:
Phụ lục 1: QUY TRÌNH SỬ DỤNG VÀ KIỂM SỐT KHĨA CỬA

44

Phụ lục 2: NỘI QUY BẢO VỆ

44

Phụ lục 3: PHƯƠNG ÁN BẢO VỆ/MIÊU TẢ CÔNG VIỆC CHO BẢO VỆ

47

Phụ lục 4 DANH SÁCH MÀU THẺ VÀ CÁC BỘ PHẬN 201..

55

XÁC NHẬN/ CONFIRM

56

Phụ lục 5 DANH SÁCH MÀU ÁO CÁC BỘ PHẬN 201…

57

PHỤ LỤC 6: QUY TRÌNH THỰC HIỆN KHI CÔNG NHÂN BỊ QUÊN THẺ, MẤT THẺ NHẬN DẠNG 57
Phụ lục 7 DANH SÁCH NGƯỜI VÀO KHU VỰC SẢN XUẤT SAU GIỜ LÀM VIỆC

58

Phụ lục 8 DANH SÁCH NGƯỜI ĐƯỢC VÀO NHÀ MÁY SAU GIỜ LÀM VIỆC

58

Phụ lục 9 QUY TRÌNH CẤP PHÁT THẺ/ ĐỒNG PHỤC

58

Phụ lục 10 QUY TRÌNH NGHỈ VIỆC VÀ TRẢ THẺ NHÂN VIÊN, TRẢ ĐỒ NGHỈ VIỆC

59

Phụ lục 11 NHẬT KÝ KHÁCH RA VÀO CÔNG TY VINA UNION

60

Phụ lục 12 QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ KHÁCH RA VÀO NHÀ MÁY

62

Phụ lục 13 NHẬT KÝ XE RA VÀO CÔNG TY/ RECORD ON IN AND OUT VEHICLE

62

4


I. GIỚI THIỆU
1. C-TPAT là gì?
C-

Customs

T-

Trade

P-

Partnership
Against

ATerrorism
T
-

Customs – Trade Partnership Against Terrorism/ C-TPAT là chương trình an ninh chuỗi
cung ứng hàng hóa tự nguyện do Hải Quan và Lực lượng Biên phòng Hoa Ky (CBP) là lực
lượng nòng cốt xây dựng nên, triển khai và điều hành nhằm cải thiện an ninh trong chuỗi
cung ứng hàng hóa của các cơng ty và giảm thiểu các rủi ro khủng bố. Hiện tại có rất nhiều
nhãn hàng lớn và các Cơng ty nhập khẩu hàng hố vào Hoa Kỳ tham gia chương trình này và
họ cũng mong muốn các nhà cung cấp của mình cần tuân thủ theo quy định của C-TPAT để
bảo đảm an toàn cho tài sản và con người. Chương trình an ninh này cũng giúp nhà máy bảo
vệ tài sản, an ninh chuỗi cung ứng hàng hóa và nhân viên của mình.
2. Tại sao Vina Union phải áp dụng an ninh C-TPAT?
Tình hình vận chuyển hàng hóa bất hợp pháp (Hàng lậu, ma túy, các sản phẩm làm từ động
vật cần được bảo tồn, bn bán vũ khí, vận chuyển chất nổ, buôn bán phụ nữ & tré em, vận
chuyển tiền giả, buôn bán ngoại tệ trái phép, nhập cư bất hợp pháp…) đã và đang diễn ra rất
phổ biến, sơi động và ngày càng tinh vi trên tồn thế giới và tại Việt Nam. Các tổ chức tội
phạm thường lợi dụng sự lỏng lẻo trong chuỗi cung ứng hàng hóa để qua mặt các cơ quan Hải
quan, Biên phịng và đưa các hàng hóa bất hợp pháp trên tới khắp nơi trên thế giới. Ðể ngăn
chặn và giảm thiểu các hoạt động trái phép này các nhãn hàng đã áp dụng các tiêu chí của CTPAT và đồng thời yêu cầu các nhà cung cấp như VINA UNION áp dụng chương trình này.

5


Việc áp dụng chương trình này cũng là phương pháp tối ưu giúp VINA UNION giảm
thiểu, ngăn chặn việc trộm cắp hàng hóa của mình và hỗ trợ to lớn trong việc thực hiện chính
sách bảo vệ thương hiệu của VINA UNION.
VINA UNION là một mắt xích trong chuỗi vận chuyển và cung ứng hàng hóa, do vậy nó
thực sự cần thiết cho VINA UNION áp dụng các tiêu chuẩn này từ bước đầu sản xuất hàng
hóa. Ðây cũng là một tiêu chuẩn để VINA UNION thực hiện và hợp tác kinh doanh với
khách hàng.
Ðể đảm bảo nội dung chính sách này phù hợp với tình hình của nhà máy, chính sách này
sẽ được ban an ninh Cơng ty xem xét, sửa đổi hàng năm hoặc khi có thay đổi trong tiêu chuẩn
an ninh của khách hàng hoặc của chương trình C-TPAT.
II. Mục tiêu của Chính sách
- Giảm thiểu nguy cơ khủng bố qua chuỗi cung ứng hàng hóa.
- Giảm thiểu và ngăn chặn việc vận chuyển hàng hóa bất hợp pháp qua chuỗi cung ứng
hàng hóa.
- Ngăn chặn việc trộm cắp sản phẩm.
- Bảo vệ Thương hiệu sản phẩm cho các khách hàng của VINA UNION.
- Ngăn chặn các hoạt động buôn bán người; nhập cư bất hợp pháp.
- Minh bạch hóa hoạt động vận chuyển hàng hóa.
III. Phạm vi áp dụng.
Chính sách này được áp dụng cho tồn bộ cán bộ công nhân viên Công ty TNHH VINA
UNION, khách hàng, những người tới VINA UNION liên hệ công tác và các nhà thầu cung
cấp dịch vụ cho Công ty TNHH VINA UNION.
IV.Các tiêu chí.
1. Hệ thống hồ sơ, tài liệu an ninh; Quản lý an ninh.
Mọi chính sách, thủ tục, quy định, quy trình an ninh (Sau đây gọi là Văn bản an ninh)
trong VINA UNION đều phải được văn bản hóa. Các chính sách, thủ tục, quy định, quy trình
được diễn giải bằng lời nói đều khơng có hiệu lực. Các văn bản này cần được xem xét và cập

nhật bởi trưởng ban an ninh công ty định kỳ hàng năm hoặc khi tiêu chí của chương trình CTPAT thay đổi.

6


Văn bản an ninh của VINA UNION cần được Tổng giám đốc cơng ty phê duyệt và sau đó
bộ phận Tuân thủ (Compliance) ban hành, tuyên truyền rộng rãi cho tồn thể cán bộ cơng
nhân viên và các bên liên quan biết và thực hiện. Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm giám
sát và nhắc nhở nhân viên của mình trong việc thực hiện các quy định về an ninh của cơng ty.
Bộ phận Tn thủ có trách nhiệm theo dõi, nhắc nhở việc tuân thủ quy định an ninh đối với
các bộ phận khác trong cơng ty và tồn thể công nhân viên; đề nghị xử lý kỷ luật đối với
những trường hợp, bộ phận vi phạm quy định an ninh của công ty; đề nghị khen thưởng các
bộ phận, cá nhân thực hiện tốt quy định an ninh hoặc có các ý kiến đóng góp vào việc hồn
thiện hệ thống an ninh trong công ty. Mức độ vi phạm và hình thức kỷ luật, mức độ khen
thưởng được thực hi n theo quy định tại phần Giáo dục, Tập huấn, Kỷ luật, Khen thưởng An
ninh tại chính sách này.
VINA UNION có quyết định thành lập ban an ninh nhà máy. Ban an ninh công ty bao gồm
trưởng bộ phận Tuân thủ, trưởng bộ phận công ngh thông tin, trưởng bộ phận xuất khẩu và
nhập khẩu, trưởng bộ phận Nhân sự, đội trưởng đội bảo vệ. Ban an ninh có trách nhiệm xây
dựng kế hoạch an ninh hàng năm, thảo luận về các vấn đề an ninh quan trọng trong công ty,
đề xuất Tổng giám đốc phê duyệt các vấn đề an ninh quan trọng. Trong đó trưởng ban an
ninh là người có trách nhiệm chắp bút, soạn thảo, cập nhật các văn bản an ninh trình Tổng
giám đốc công ty phê duyệt trước khi ban hành; Tổng hợp ý kiến của các ủy viên trong ban
trình tổng giám đốc phê duyệt. Ủy viên của ban an ninh có trách nhiệm thảo luận, đóng góp ý
kiến của mình nhằm giải quyết các vấn đề an ninh.
Bên cạnh ban an ninh cơng ty, cơng ty có nhóm phụ trách an ninh bao gồm trưởng các bộ
phận, trực tiếp chỉ thị nhân viên bộ phận mình thực hiện các quy định an ninh, cụ thể:
-Trưởng bộ phận Nhân sự chịu trách nhiệmvề An ninh Nhân sự.
- Trưởng bộ phận xuất khẩu chịu trách nhiệm an ninh hàng hóa xuất khẩu.
- Trưởng bộ phận nhập khẩu chịu trách nhiệman ninh hàng hóa nhập khẩu.

- Trưởng bộ phận công nghệ thông tin (IT) chịu trách nhiệm an ninh IT.
- Trưởng bộ phận bảo vệ chịu trách nhiệm về an ninh hàng hóa, tài sản nhà máy, kiểm soát
tiếp cận nhà máy, an ninh cơ sở vật chất.
- Trưởng bộ phận Tuân thủ chịu trách nhiệmvề an ninh nhà thầu, đánh giá nội bộ, duy trì
hệ thống an ninh và quản lý chung việc thực hiện quy định an ninh tại các bộ phận trong công
ty.
Hàng năm, bộ phận tuân thủ sẽ đánh giá an ninh nội bộ ít nhất 01 lần/ năm. Sau khi đánh
giá nội bộ, cơng ty sẽ có kế hoạch cải tiến, khắc phục cho những điểm tồn tại.

7


Kế hoạch an ninh/ phương án bảo vệ được ban an ninh xây dựng và cập nhật định kỳ hàng
năm trình Tổng giám đốc phê duyệt và ban hành trong đội ngũ an ninh nhà máy để thực hiện.
Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2023.
2. An ninh nhà xưởng.
a. Lựa chọn địa điểm đặt trụ sở sản xuất kinh doanh.
Khi xây dựng nhà xưởng, trụ sở nhà máy, ban lãnh đạo công ty cần xem xét tình hình an
ninh nơi nhà máy sẽ hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhà máy cần tìm hiểu mật độ tội phạm
(Trong trường hợp cần thiết cần lập một danh sách đen để theo dõi) có thể gây ra các vấn đề
về an ninh trên địa bàn qua các thông tin từ cơ quan an ninh chức năng của địa phương, xem
xét nơi nhà máy sẽ ở có gần các cơ quan an ninh và các nhà máy khác hay không. Trong
trường hợp gặp sự cố về an ninh có thể nhờ giúp đỡ. Tìm hiểu loại hàng hóa sản xuất của các
nhà máy bên cạnh là loại hàng hóa gì, tội phạm có thể lợi dụng q trình sản xuất, khâu trung
chuyển hàng hóa của nhà máy để buôn lậu, đưa những mặt hàng bất hợp pháp vào thị trường
của khách hàng hoặc lấy trộm hàng hố được khơng.
b. Hàng rào bao quanh nhà máy.
Nhà máy và khu vực lưu giữ container của công ty phải có hàng rào bao quanh, hàng rào
phải cao tối thiểu 2.4 m (8 feet). Chân hàng rào phải được xây dựng kiên cố bằng các vật liệu
bền chắc, có móng sâu xuống đất để tránh bị đột nhập bằng cách đào ngạch phía dưới. Phía

trên hàng rào phải được gắn các mũi nhọn có ngạnh, nghiêng 45o hoặc có vịng thép gai phía
trên để tránh bị đột nhập bằng cách trèo qua hàng rào. Ðáy hàng rào không được cao hơn 5.08
cm (2 inches) so với mặt đất. Trên hàng rào phải được gắn hệ thống camera nội bộ và các
cảm biến chống trộm, các biển báo như “Cấm đột nhập”, “Camera đang quan sát” và hệ
thống đèn chiếu sáng phù hợp để phát hiện mọi đột nhập qua hàng rào.
Hàng rào phải thơng thống, khơng có bụi rậm, cây che phủ, hạn chế tầm quan sát của bảo
vệ và máy quay camera. Hệ thống camera trên hàng rào được nhân viên bảo vệ theo dõi 24/7
để đảm bảo phát hiện kịp thời được các hoạt động bất hợp pháp và được định kỳ bảo dưỡng
để đảm bảo theo dõi liên tục. Hệ thống camera này được trang bị hệ thống điện riêng và điện
dự phòng trong trường hợp mất điện hoặc ngắt điện sau giờ làm việc.
Bên trong hàng rào phải có chốt bảo vệ được bố trí tại các vị trí hợp lý có tầm nhìn bao
qt tồn hàng rào. Khu vực bảo vệ của hai chốt liền kề nhau phải gối lên nhau đảm bảo đứng
tại chốt này có thể quan sát chốt khác. Bên trong hàng rào công ty xây dựng đường tuần tra
cho bảo vệ quanh nhà xưởng, chạy song xong với hàng rào.
Bảo vệ phải luôn canh gác hàng rào 24/24 và tuần tra hàng ngày để đảm bảo tính tồn vẹn
của hàng rào và khơng có người đột nhập qua hàng rào.

8


Hàng rào luôn phải được kiểm tra hàng ngày và bảo dưỡng ngay trong ngày gặp sự cố để
đảm bảo tính tồn vẹn. Cơng ty đảm bảo rằng lối duy nhất để tiếp cận nhà máy là cổng vào.
c.Hàng rào bên trong nhà máy.
Nhà máy trang bị các hàng rào nội bộ để tách biệt các bộ phận đòi hỏi an ninh cao như
gấp, đóng gói, đóng thùng, kho thành phẩm, khu vực bốc công, khu vực dỡ công với các bộ
phận khác. Các hàng rào này cần được làm bằng các vật liệu chắc chắn, không thể xê dịch, đủ
cao để người ngồi khơng thể vượt qua bằng cách trèo rào hoặc nhảy qua. Không dùng hàng
rào tạm thời như dây giới hạn khu vực xây dựng trong công trường hoặc dùng dây vải để
căng làm hàng rào.
Hàng rào được làm bằng các vật liệu như nhơm kính hoặc lưới mắt cáo để nhân viên bảo

vệ ho"c quản lý có thể quan sát các hoạt động của các bộ phận bên trong hàng rào từ bên
ngoài.
Trên hàng rào nội bộ được treo các biển tuyên truyền về an ninh và hình ảnh các cơng
nhân viên làm việc trong bộ phận này.
Hàng rào nội bộ cũng cần được lắp đặt để ngăn hàng hóa của các khách hàng khác nhau,
giữa hàng trong nước và hàng xuất đi nước ngoài, giữa hàng nguy hiểm và hàng thơng
thường, giữa hàng có giá trị cao và hàng có giá trị thấp, giữa hàng đạt tiêu chuẩn và hàng
hỏng cần phải bán thanh lý hoặc tiêu hủy.
Bộ phận hoàn thành, kho thành phẩm và các bộ phận khác của công ty cần thông báo cho
đội Compliance của công ty trong trường hợp thay đổi vị trí các bộ phận địi hỏi an ninh cao
để kịp thời tháo dỡ và lắp đặt hàng rào cho phù hợp tiêu chuẩn an ninh này.
Hàng rào này cần được sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ hàng ngày nhằm đảm bảo sự
nguyên vẹn. Mọi thông tin thông báo về việc hỏng hàng rào có thể được phản ánh qua số điện
thoại 0988 500 980
d.Khu vực đóng gói và bốc cơng.
Khu vực gấp, đóng gói, bốc cơng, hàng thành phẩm cần được bố trí ở cuối xưởng sản xuất
theo một quy trình khơng lặp lại nhằm đảm bảo cơng nhân viên của các bộ phận khác không
đi qua bộ phận này.
Khu vực lưu giữ hàng thành phẩm và bốc cơng cần bố trí xa các khu vực đỗ xe cá nhân và
gần văn phịng chính và văn phịng bộ phận xuất hàng để dễ kiểm soát. Trong lúc hoạt động
bốc hàng diễn ra, lái xe và những người không liên quan không được tới gần hàng thành
phẩm. Các xe cá nhân khơng liên quan cần tránh xa ít nhất 10m.

9


Bộ phận này cần có hàng rào nội bộ bao quanh. Riêng kho thành phẩm cần được bố trí
tường kiên cố, chống việc đột nhập bằng việc khoét ngạch, trèo tường. Trên hàng rào được
trang treo các quy định và quy trình an ninh liên quan tới cơng việc gấp, đóng gói, đóng
thùng, bốc cơng, kho thành phẩm; bảng để dán ảnh các nhân viên làm việc trong bộ phận này.

Trong bộ phận này, đặc biệt kho thành phẩm, cần được lắp camera an ninh theo dõi mọi
hoạt động của cơng nhân viên và tình hình hàng hóa. Tại các cửa ra vào bộ phận cần được
trang bị Hệ thốngcảm biến chuyển động chống đột nhập trái phép. Trung tâm của Hệ
thốngđược đặt tại phòng bảo vệ để theo dõi 24/24.
e. Cổng và phòng bảo vệ.
Cổng là nơi duy nhất để mọi người tiếp cận nhà máy hoặc khu vực sản xuất. Lối đi dành
cho xe chở hàng, người đi bộ, xe công nhân viên và lối đi của khách cần được tách riêng biệt
tránh gây ra ùn tắc và mất an ninh hàng hóa.
Cổng cần được trang bị các thiết bị chiếu sáng, máy quay an ninh và khuy khóa. Cổng
khơng được khóa trong thời gian làm việc nhằm phục phụ nhanh chóng cho việc thốt hiểm và
đón các xe ứng cứu khẩn cấp như xe chữa cháy, xe cảnh sát, xe cứu thương. Sau thời gian làm
việc, cổng cần được khóa cẩn thận. Loại khóa trang bị cho cổng phải là loại khóa có an ninh
cao và có uy tín trên thị trường như Việt Tiệp, Huy Hồng và hạn chế được việc đột nhập.
Cổng chính là nơi duy nhất các phương tiện trở hàng, xe của khách đi qua.
Cơng ty có thể mở thêm các cổng phụ để giảm tải ách tắc giao thông trước và sau giờ làm
việc. Tuy nhiên cổng phụ chỉ giành riêng cho cơng nhân viên nhà máy và phải được kiểm sốt
như cổng chính.
Tại các cổng ra vào nhà máy cần được bố trí các chốt bảo vệ để kiểm sốt việc ra vào của
xe và người. Tại cổng chính, cần bố trí phịng bảo vệchính. Các chốt bảo vệ cũng được bố trí
dọc hàng rào, đảm bảo độ quan sát tồn bộ hàng rào nhà máy. Các chốt bảo vệ phải được bảo
vệ canh giữ 24/24.
Tại phịng bảo vệ chính cần trang bị đầy đủ các thiết bị an ninh, dụng cụ hỗ trợ như bộ đàm,
điện thoại bàn gọi ra ngoài, điện thoại nội bộ, điện thoại di động, dùi cui gỗ, dùi cui nhựa, đèn
pin, máy tuần tra, trung tâm báo cháy, trung tâm chống trộm, màn hình quan sát camera, áo
mưa, ủng, sổ theo dõi khách ra vào, sổ theo dõi xe ra vào, sổ theo dõi hàng xuất nhập khẩu,
danh sách theo dõi công nhân ra vào, thẻ khách. Ðể luôn luôn nhắc nhở và tập huấn cho nhân
viên bảo vệ thực hiện đúng yêu cầu của chính sách này, các quy trình an ninh cần được niêm
yết tại phòng bảo vệ.
f. Khu vực đậu xe.

10


Khu vực đậu xe cá nhân cần được bố trí xa khu vực dỡ hàng và bốc hàng thành phẩm ít
nhất 10m. Khu vực đỗ xe cần được bố trí gần chốt bảo vệ để tiện quan sát 24/24. Khu vực đậu
xe con cần tách riêng với xe máy, khu vực đậu xe của khách cần tách riêng với khu vực đậu xe
của công nhân viên nhà máy. Tại khu vực đậu xe này cần có biển cảnh báo “Khu vực đậu xe
cá nhân”. Camera được trang bị tại khu vực này.
g.Cấu trúc tòa nhà.
Nhà xưởng cần được xây dựng bằng các vật liệu kiên cố như xi măng, thép, tránh bị đột
nhập bằng cách khoét ngạch. Cửa ra vào nhà máy, cửa giữa các bộ phận cần được trang bị các
camera quan sát 24/24. Các lối duy nhất để có thể vào bên trong nhà máy là cửa. Các cửa này
phải có Hệ thốngchiếu sáng hợp lý.
Khuy cửa nên lắp phía trong, tránh việc đột nhập từ bên ngồi bằng cách phá khuy cửa. Cửa
nên làm bằng các vật liệu và loại cửa vững chắc hoặc làm cửa 02 lớp. Lớp bên trong được
khóa và kiểm sốt bằng bảo vệ bên trong, lớp bên ngồi được khóa và kiểm sốt bởi bảo vệ
vịng ngồi. Tuy nhiên, các cửa này cần phải được thiết kế phù hợp với tiêu chuẩn PCCC và
thuận tiện cho việc thoát hiểm khẩn cấp.
Cửa sổ cần được lắp đặt các song sắt để tránh việc đột nhập bằng cách đập vỡ kính và chui
qua cửa sổ. Tuy nhiên, các song sắt này vẫn có thể được mở ra từ phía trong để thốt hiểm
trong trường hợp khẩn cấp.
Tồn bộ cơng trình, tịa nhà phải được kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ hàng tháng, tiểu tu hàng
năm, trung tu theo định kỳ 05 năm và đại tu theo định kỳ 10 năm để đảm bảo an toàn nhà
xưởng và an ninh.
h. Hệ thống cống ngầm trong công ty.
Hệ thống cống ngầm là một đường đột nhập cho tội phạm. Ðối với các cống ngầm đi ra
ngoài hàng rào nhà máy, có thể chui lọt người, cơng ty cần trang bị các song sắt chắc chắc để
ngăn cản xâm nhập qua đường này.
i.Thiết bị khóa và việc kiểm sốt chìa khóa.
Thiết bị khóa đảm bảo an ninh cao cần được trang bị cho các cửa ra vào, cửa sổ, khu vực

sản xuất, cổng của nhà máy. Các khóa có uy tín trên thị trường như khóa Việt Tiệp, khóa Huy
Hồng, khóa Con Voi. Cửa ra vào cần được khóa 02 lớp cửa.
Người được cơng ty phân cơng trách nhiệm giữ chìa khóa là quản lý bộ phận cơ khí. Người
nhận chìa khóa để mở và đóng cửa hàng hàng là tổ trưởng bảo vệ nội bộ. Việc giao nhận và sử
dụng chìa khóa hàng ngày phải được ghi chép đầy đủ vào phiếu kiểm tra cửa và quản lý chìa
khóa. Khi quản lý cơ khí và tổ trưởng bảo vệ nghỉ việc, tồn bộ ổ khóa cần phải được thay
mới.

11


Chìa khóa cửa được cất giữ tại tủ cá nhân có khóa riêng trong phịng ở riêng của quản lý bộ
phận cơ khí. Trong trường hợp khẩn cấp như cháy nhà xưởng, chập điện có thể dễ dạng sử
dụng chìa khóa.
Nếu tổ trưởng bảo vệ vắng mặt vì lý do cá nhân, chìa khóa sẽ được giao cho một nhân viên
bảo vệ khác và thực hiện theo quy trình trên.
Việc sử dụng chìa khóa thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 01:
j. Chế độ chiếu sáng.
Chế độ chiếu sáng của nhà máy cần hợp lý để quản lý và bảo vệ có thể quan sát được mọi
khu vực trong nhà máy vào ban đêm. Các khu vực sau cần bắt buộc trang bị các thiết bị chiếu
sáng: Dọc hàng rào bên ngoài, tại các cổng, tại các cửa và cửa sổ đi vào bộ phận sản xuất, khu
vực dỡ container, khu vực bốc hàng thành phẩm, kho nguyên phụ liệu, kho hàng thành phẩm,
khu vực lưu giữ containers, khu vực lán xe cá nhân, khu vực đỗ xe của khách.
Tại một số cửa vào bộ phận quan trọng, Hệ thống đèn cần được lắp cảm biến ánh sáng để
tự động bật sáng khi ánh sáng yếu.
Công tắc điều khiển Hệ thống đèn này được lắp đặt tại phòng bảo vệ hoặc có hộp khóa bảo
vệ để tránh bị đột nhập và tắt dễ dàng. Hệ thốngnày cần được đấu nối nguồn điện riêng bi t và
có nguồn điện dự trữ tránh bị ngắt sau giờ sản xuất, mất điện đột xuất. Hệ thốngchiếu sáng cần
được kiểm tra hàng ngày và bảo dưỡng. Mọi hỏng hóc về Hệ thống chiếu sáng cần được thông
báo kịp thời cho quản lý an ninh theo số 0988 500 980 hoặc 02113584000 để được kịp thời

sửa chữa.
k. Hệ thốngchống xâm nhập.
Toàn bộ khu vực sản xuất và văn phịng của cơng ty cần được trang bị Hệ thống chống xâm
nhập bao gồm camera và chuông cảnh báo đột nhập.
Camera quan sát cần được bố trí trên hàng rào bao quanh nhà máy, các cổng vào nhà máy,
cửa ra vào của bộ phận sản xuất, cửa các văn phòng, bên trong văn phòng, khu vực bốc công,
khu vực dỡ công, kho hàng thành phẩm, kho hàng tồn kho, khu vực đ u xe cá nhân, khu vực đ
u xe của khách, khu vực lưu giữ container. Tại một số điểm quan trọng cần quan sát vào ban
đêm, công ty cần trang bị camera hồng ngoại. Ðộ phân giải của camera cần đạt chuẩn HD để
có thể quan sát rõ đối tượng.
Hệ thống camera cần được lắp đặt, thiết kế để ngăn chặn việc cắt dây làm tê liệt toàn bộ Hệ
thống camera quan sát. Nguồn điện sử dụng cho Hệ thống camera phải được lắp riêng với điện
sản xuất, có điện dự phịng để đảm bảo Hệ thống hoạt động 24/24 khi bộ phận sản xuất bị cúp
điện vào cuối ngày hoặc mất điện do hỏa hoạn.

12


Màn hình quan sát camera vịng ngồi được lắp đặt tại phịng bảo vệ cơng ty do nhân viên
bảo vệ vịng ngồi theo dõi. Màn hình quan sát camera bên trong được lắp đặt tại phịng riêng
trong văn phịng chính công ty do một nhân viên trực camera quan sát. Màn hình theo dõi
camera đều phải được đặt tên và có sẵn sơ đồ camera trong phịng quan sát. Nhân viên quan
sát camera phải có sổ ghi chép các vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc. Trong suốt q trình
cơng nhân viên làm việc trong nhà máy đều phải được nhân viên bảo vệ theo dõi. Mọi hành
động khả nghi sẽ được báo cáo trực tiếp với ban giám đốc nhà máy tại văn phịng chính.
Ðầu ghi hình của Hệ thốngcamera cần được lắp đặt tại nơi đảm bảo PCCC và tránh ẩm ướt
gây chập cháy. Hình ảnh quan sát được từ camera được lưu giữ tại văn phịng chính ít nhất 03
tháng.
Hệ thống camera cần được bảo dưỡng, sửa chữa hàng ngày bằng cơng ty có chun mơn
hoặc nhân viên IT có kinh nghiêkm của cơng ty. Mọi phát hiện hỏng hóc về hệ thống Mọi

phát hiện hỏng hóc về hệ thống camera có thể được phản ánh qua số điệ n thoại:
0989941891 (Anh Nguyễn Văn Tân – Nhân viên IT) hoặc 0988500980 (Chị Đồng Thị
Phương – Quản lý Tuân thủ).
Ðối với hệ thống chuông chống xâm nhập:
Chuông chống xâm nhập được lắp đặt tại cửa vào khu vực gấp, đóng gói, kho thành
phẩm. Trung tâm điều khiển được lắp đặt tại phòng bảo vệ. Khi các cơ quan an ninh có hệ
thống báo hiệ u tựu động, công ty sẽ đấu vào hệ thống thông báo với các cơ quan an ninh
của nhà nước. Hệ thống này được bậ t vào cuối giờ làm việc và tắt trước giờ làm vi c.
Chuông chống xâm nhập được dùng là loại bắt sóng khơng dây đề phịng trường hợp bị
cắt dây và phá hủy hệ thống. Chuông chống trộm được trang bị nguồn điệ n dự trữ đề
phòng trường hợp mất điện.
Hệ thống chống xâm nhập cần được kiểm tra và bảo dưỡng hàng ngày. Nếu dùng pin
thì thay pin định kỳ theo khuyến cáo của nhà sản xuất.
L, Lực lượng an ninh.
Nhà máy thành lậ p đội bảo vệ để bảo vệ tài sản, tính mạng cơng nhân viên, quản lý
24/24. Số lượng nhân viên bảo vệ cần đáp ứng đủ tình hình an ninh, vị trí cần bảo vệ.
Cơng ty duy trì 02 lực lượng bảo vệ. Bảo vệ nội bộ là nhân viên của công ty có trách
nhiệ m bảo vệ phía trong khu vực sản xuất trong ca làm việ c . Bảo vệ vịng ngồi là lực
lượng bảo vệ chun nghiệ p của công ty bảo vệ được công ty thuê theo hợp đồng để bảo
vệ an ninh 24/24.

13


Nhân viên lực lượng bảo vệ vịng ngồi cần được thay thế định kỳ 03 tháng/ lần để
giảm thiểu khả năng mắc ngoặc với đội bảo vệ nội bộ hoặc công nhân làm ảnh hưởng tới
an ninh nhà máy.
Lực lượng bảo vệ bên trong và vịng ngồi được huấn luyệ n nội dung an ninh phù hợp
với yêu cầu của chương trình C-TPAT ít nhất 1 lần/ năm để trau dồi nghiệp vụ bảo vệ .
Lực lượng này cũng phải được điều tra nhân thân kỹ càng trước khi tuyển dụng và điều

tra nhân thân định kỳ 1 lần/ năm.
Trước khi làm việ c tại VINA UNION, nhân viên bảo vệ cần được đào tạo về các
nghiệ p vụ bảo vệ và cấp chứng chỉ.
Nhân viên bảo vệ cần tuân theo nội quy dành cho lực lượng bảo vệ tại phụ lục số 02 và
hướng dẫn nhi m vụ tại phụ lục số 03.
3. Kiểm soát tiếp cận nhà máy và các bộ phận trong nhà máy.
Nhân viên bảo vệ cần kiểm sốt tồn bộ hoạt động ra vào cổng và tiếp cận các bộ phận sản
xuất trong nhà máy. Bất kỳ ai qua cổng hoặc tiếp cận các bộ phận trong nhà máy cần trình thẻ
cho nhân viên bảo vệ để xác nhận danh tính của mình. Trong trường hợp nhân viên mới hoặc
người ngồi cơng ty vào liên hệ cơng việ chưa có thẻ thì nhân viên bảo vệ cần yêu cầu vào
phòng bảo vệ để xác định danh tính, mục đích vào nhà máy.
Mọi hoạt động tiếp cận nhà máy cần được theo dõi và quan sát bằng hệ thống camera an
ninh.
a. Công nhân viên trong công ty
Công ty thiết lập hệ thống nhận diện cá nhân trong công ty bao gồm trang bị thẻ nhận diện
cá nhân đồng thời được sử dụng làm thẻ chấm công. Màu thẻ cần phân biệt rõ các nhóm nhân
sự giữa các bộ phận, cơng nhân chính thức với cơng nhân thời vụ, cơng nhân sản xuất với
nhân viên văn phịng, quản lý, nhân viên khơng cần kiểm sốt…; Cơng ty cũng trang bị đồng
phục cho cơng nhân viên của mình vừa là đồng phục nhận diện nhân viên vừa là quần áo bảo
hộ lao động. Màu của thẻ nhận diện cá nhân và màu của đồng phục được quy định tại phụ lục
số 4 – Bộ phận và màu thẻ nhận diện và phụ lục số 5 – Bộ phận và màu đồng phục nhận diện.
Công nhân viên phải luôn đeo thẻ nhận dạng cá nhân và mặc đồng phục trong suốt q trình
làm việc tại cơng ty.
Thẻ nhận dạng cá nhân phải được bảo quản và sử dụng cẩn thận, không được làm mất hoặc
cho mượn. Nếu bị mất hoặc hỏng thẻ cần thơng báo với phịng Nhân sự của cơng ty để cấp
đổi thẻ mới theo quy trình xử lý mất thẻ, quên thẻ theo phụ lục số 6.

14

Tại các văn phòng trong nhà máy máy, mỗi nhân viên văn phịng đều phải có bảng thơng
tin cá nhân thể hiện đầy đủ họ tên, hình ảnh, chức vụ, cơng việc, số điện thoại cá nhân của
mình. Bảng thơng tin cá nhân này được đặt tại bàn làm việc của từng người.
Tại bộ phận đòi hỏi cao về an ninh như bộ phận gấp, đóng gói, kho thành phẩm, cơng ty
cịn trang bị các phù hiệu nêu rõ “Gấp”, “ Ðóng gói”, “ Kho thành phẩm” “Free metal zone”
đính lên đồng phục để nhận diện.
Các nhân viên chỉ được làm việc và di chuyển trong bộ phận của mình, tránh hoặc hạn chế
vào các khu vực gấp, đóng gói, kho thành phẩm, kho nguyên phụ liệu, khu vực bốc cơng, khu
vực dỡ cơng nếu khơng có nhiệm vụ phải vào.
Bộ phận gấp, đóng gói, kho thành phẩm, khu vực bốc công cần được hạn chế tối đa người
qua lại và treo biển “Khu vực hạn chế”. Những người không có nhiệm vụ thì tuyệt đối khơng
vào khu vực này. Nhân viên bảo vệ được bố trí ngồi tại cửa ra vào của bộ phận này để kiểm
soát việc tiếp cận và ra vào bộ phận.
Trước khi công nhân viên đi vào bộ phận này làm việc, nhân viên bảo vệ phải dùng máy
qt kim loại lục sốt tồn thân, đối chiếu mặt của công nhân với bảng ảnh để ngăn cấm các
công nhân viên mang các dụng cụ, hàng hóa bất hợp pháp vào trà trộn với hàng hóa gây mất
an ninh chuỗi cung ứng. Các vật dụng thường ngày bị cấm mang vào khu vực này gồm: kéo,
kim, máy, dao lam, kéo bấm, đinh, gim dập, kẹp bướm, kim khâu và các vật dụng kim loại
sắc nhọn khác.
Các nhân viên trước khi vào làm việc tại bộ phận này cần đưa thẻ cho nhân viên bảo vệ
kiểm tra. Các nhân viên bộ phận khác khi vào bộ phận này làm việc cần được kiểm tra, đăng
ký vào sổ theo dõi và phát thẻ đi vào khu vực.
Nhà máy cần duy trì một danh sách những cơng nhân trong bộ phận an ninh cao có hình
ảnh của những cơng nhân đó. Danh sách này được cập nhật định kỳ hàng quý.
Mọi hoạt động tiếp cận nhà máy, khu vực sản xuất sau giờ làm việc cần được hạn chế.
Hoạt động tiếp cận khu vực sản xuất ngoài giờ làm việc cần được kiểm soát chặt chẽ. Chỉ
những quản lý có việc đột xuất cần vào bên trong nhà máy mới được phép tiếp cận nhà máy
và trước khi vào cần báo cáo với phịng bảo vệ tại cổng chính hoặc quản lý an ninh tại số
02113.584.000. Nhân viên bảo vệ có trách nhiệm ghi chép lại việc tiếp cận nhà máy sau giờ
làm việc vào phiếu theo dõi tại phụ lục số 07 và báo cáo với quản lý an ninh của nhà máy vào

mỗi buối sáng hàng ngày.

15


b. Ký túc xá.
Trong tương lai, cơng ty có thể xây dựng ký túc xá cho người lao động ở phía trong khn
viên cơng ty. Trong trường hợp đó, ký túc xá cần phải được ngăn cách với khu vực sản xuất
bằng rào kiên cố để ngăn công nhân viên tiếp cận khu vực xưởng sản xuất sau giờ làm việc.
Việc tiếp cận xưởng sản xuất sau giờ làm việc cần được giới hạn. Những người cần tiếp
cận xưởng sản xuất sau giờ làm việc cần được cho vào danh sách theo dõi theo phụ lục 08.
Việc tiếp cận xưởng sản xuất sau giờ làm việc cần được ghi chép đầy đủ. Báo cáo tiếp cận
này cần được lưu ít nhất 06 tháng.
c. Các thiết bị dùng đề tiếp cận nhà máy.
Thiết bị dùng để tiếp cận nhà máy bao gồm thẻ nhận dạng cá nhân có ảnh của người lao
động, áo đồng phục, chìa khóa vào các bộ phận.
Các nhân viên mới trước khi bắt đầu làm việc tại công ty sẽ được công ty cấp cho thẻ nhận
dạng cá nhân đồng thời là thẻ chấm công, áo đồng phục của cơng ty theo quy trình số 09. Ðối
với các vị trí cần bàn giao chìa khóa thì cơng ty sẽ bàn giao chìa khóa. Khi chấm dứt hợp
đồng hoặc vì lý do gì đó mà cơng nhân viên nghỉ việc thì người đó phải trả lại thẻ nhận dạng
cá nhân, áo đồng phục, chìa khóa trước khi nghỉ việc. Việc trả thẻ nhận dạng, đồng phục, chìa
khóa thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 10.
Khi bị mất, quên thẻ nhận dạng cá nhân, người bị mất không được phép vào bên trong nhà
máy mà phải đăng ký thơng tin cá nhân với phịng bảo vệ để được phát thẻ khách trước khi
vào trong nhà máy.
Nếu thẻ nhận dạng cá nhân bị mất, khơng tìm thấy được, người bị mất cần trình báo với tổ
trưởng của mình để được viết giấy yêu cầu nhân sự cấp thẻ mới và gửi lên phịng Nhân sự.
Phịng Nhân sự có trách nhiệm cấp lại thẻ nhận dạng cá nhân mới cho người bị mất.
Nếu người lao động sau khi nghỉ việc, không trả lại thẻ nhận dạng cá nhân và đồng phục,
chìa khóa, cơng ty sẽ giữ lại một khoản tiền tương ứng với giá trị các đồ vật đó để ép buộc

người lao động hoàn trả và tránh bị lợi dụng các vật dụng đó để xâm nhập trái phép cơng ty.
Trong trường hợp người lao động khơng hồn trả thẻ nhận dạng, đồng phục, chìa khóa
cơng ty (Nếu có) sau khi nghỉ việc cơng ty sẽ thay ổ khóa mới đồng thời hàng tuần niêm yết
danh sách các cơng nhân này tại phịng bảo vệ cổng chính để ngăn chặn việc tiếp cận nhà máy
trái phép.
d. Khách tới nhà máy.
Toàn bộ khách hàng, nhân viên nhà nước, nhân viên nhà thầu… (Gọi chung là khách) vào
nhà máy cần phải được kiểm tra phương tiện giao thông, túi sách mang theo, đồ sách tay, các

16


thiết bị điện tử như máy ảnh, điện thoại thông minh, bút ghi âm ghi hình, máy ghi âm, máy
tính xách tay, máy tính bảng…kỹ lưỡng. Nếu khách đã có lịch hẹn trước, nhà máy cần yêu
cầu khách cung cấp các thông tin cho chuyến thăm như tên của khách, công ty đại diện, ngày
dự kiến thăm, người cần gặp và mục đích chuyến thăm. Khi khách tới nhà máy, họ phải trình
diện giấy tờ tùy thân với nhân viên bảo vệ. Giấy tờ tùy thân cần có thơng tin rõ ràng để bảo
vệ có thể xác nhận thơng tin với cơ quan chủ quản của khách. Phòng bảo vệ cần đăng ký
thông tin của khách vào sổ theo dõi khách và yêu cầu khách ký tên vào sổ đăng ký – tại phụ
lục số 11, gọi điện liên hệ, phát thẻ trước khi cho khách vào trong nhà máy. Sổ đắng ký khách
cần thể hiện các nội dung sau: Số thứ tự, ngày tháng, họ tên khách, số giấy tờ tùy nhân/
CMTND, nơi đến, số thẻ khách, số/loại/màu xe, nội dung công việc, liên hệ với bộ phận, giờ
vào, giờ ra, tên bảo vệ, khách ký. Khách hàng cần phải được nhân viên bảo vệ hộ tống và đeo
thẻ khách trong suốt quá trình trong nhà máy.
Trong trường hợp khách không được hộ tống trong thời gian trong nhà máy, phịng bảo vệ
cần thơng báo với nhân viên theo dõi camera an ninh để người này để ý tới hoạt động của
khách trong nhà máy.
Những khách tha thiết phải vào tiếp cận nhà máy vì mục đích nào đó cần phải trình diện
các chứng từ liên quan mang tính bắt buộc nhà máy phải cho phép tiếp cận.
Ðối với một số khách thường xuyên tới nhà máy làm việc như nhân viên QC của khách

hàng, quản lý từ công ty mẹ, quản lý từ công ty trong cùng tập đồn, cán bộ từ một số sở ban
ngành thì có thể được miễn giảm một số thủ tục đăng ký.
Danh sách những người được miễn đăng ký phải có hình ảnh, tên tuổi, số chứng minh nhân
dân của những người đó. Danh sách này được cập nhật định kỳ hàng quý.
Xe cá nhân, xe của khách khi vào nhà máy và khi ra nhà máy cần được kiểm tra để xem
khách có mang những thứ mà nhà máy cấm mang vào và cấm mang ra không. Khi khách
hàng mang tài sản của nhà máy ra ngồi, khách cần xuất trình hóa đơn, chứng từ đầy đủ.
Ðể nhắc nhở khách tuân thủ theo quy định của công ty, các thông báo như “Xuống xe!
Xuất trình giấy tờ!”, “Ký vào sổ đăng ký!” “Cho chúng tôi kiểm tra hành lý” cần được niêm
yết tại cổng ra vào.
Thẻ khách cần được làm đặc biệt, khó bị làm giả. Trên thẻ khách phải được đánh số, in quy
định vắn tắt khi vào nhà máy. Màu thẻ khách cần được phân biệt rõ ràng cho các nhóm cán bộ
nhà nước, khách hàng, nhân viên nhà thầu, người vào xin việc trong nhà máy, khách cần giám
sát đặc biệt.

17


Công ty trang bị vé xe riêng cho khách tới thăm. Xe của khách cần được phát vé riêng biệt,
khác với vé xe thường dùng cho nhân viên của nhà máy. Vé xe được làm tinh vi để tránh bị
làm giả. Vé được thay đổi khi có vé bị mất.
Nhân viên bảo vệ thực hiện kiểm soát và đăng ký khách vào nhà máy theo quy trình tại
phụ lục số 12.
e. Phân phát hàng hóa.
Khi nhân viên phân phát hàng hóa tới giao hàng tại VINA UNION, họ phải trình diện giấy
tờ tùy thân giống như áp dụng với khách của VINA UNION và phải có giấy tờ chứng minh
được việc cận VINA UNION vì mục đích hợp tác kinh doanh. Mọi hàng hóa, bưu phẩm, thư
từ cần được kiểm tra trước khi phân phát tới các bộ phận trong nhà máy.
Xe tải vào giao hàng cần được đăng ký vào sổ - Phụ lục số 13. Nhân viên bảo vệ cần dừng
xe tại cổng để xác minh xem xe có vào nhà máy vì mục đích cơng việc hay khơng.

Những người khơng có phận sự giao hàng khơng được phép vào nhà máy và phải ở lại
phòng bảo vệ trong suốt quá trình xe trả hàng.
Việc dỡ hàng thực hiện theo quy trình tại phụ lục số 14
f. Người khơng có phận sự hoặc người lạ.
Trong trưởng hợp phát hiện có người lạ trong nhà máy. Người lạ thường có các đặc điểm
nhận dạng như sau: Khơng có thẻ nhân viên cơng ty, khơng có đồng phục cơng ty, khơng có
nhân viên cơng ty hoặc bảo vệ đi cùng hộ tổng, khơng đeo thẻ khách, có các hành vi lén lút đề
phịng người xung quanh, khi hỏi mục đích vào nhà máy thì khơng trả lời được hoặc trả lời
sai tên người cần gặp. Người phát hiện ra người lạ cần thông báo khẩn cấp cho quản lý an
ninh theo số 02113.584.000, đội trưởng bảo vệ nội bộ theo số 02113.584.000, đội trưởng bảo
vệ vịng ngồi theo số 0349.0620 888, đồng thời báo cho nhân viên bảo vệ và quản lý bộ phận
nơi gần nhất.
Nhân viên bảo vệ tiếp cận người lạ và thẩm vấn mục đích đi vào công ty, người cần gặp,
bộ phận cần tới và đồng thời hỏi xem người đó có được phát thẻ khách hay không. Nhân viên
bảo vệ cần kiểm tra các túi xách, hành lý mà người đó mang theo. Nếu người lạ đã được đăng
ký thì yêu cầu đeo thẻ vào. Nếu người lạ chưa được đăng ký thì yêu cầu tới phịng bảo vệ
đăng ký hoặc u cầu ra ngồi nhà máy.
Nếu người lạ có phản ứng bằng vũ lực thì lập tức thơng báo bằng bộ đàm về phịng bảo vệ
để xin hỗ trợ và áp giải người lạ tới phòng bảo vệ.
Ðể đảm bảo an ninh, ban an ninh nhà máy có thể kiểm tra an ninh đột xuất như sau:

18


Khi nhận được tin có người đột nhập vào bộ phận nhà máy hoặc có vấn đề gì xảy ra, quản
lý an ninh của nhà máy và lực lượng bảo vệ có quyền kiểm tra an ninh đột xuất khơng cần
thông báo với quản lý bộ phận trực thuộc. Nếu tình hình an ninh phức tạp, vượt quá khả năng
của lực lượng an ninh cơng ty, cơng ty hồn tồn có thể u cầu sự hỗ trợ.
Các bộ phận địi hỏi an ninh cao của nhà máy như nhân viên làm việc nơi lưu container và
nhân viên trực tiếp làm chứng từ cho việc vận chuyển hàng phải có thẻ nhận dạng đặc biệt.

Những người khơng có đồng phục hoặc thẻ nhận dạng, thẻ khách thì tuyệt đối khơng được
vào công ty, nhà máy.
Khi các loại đồng phục hoặc thẻ nhận dạng bị mất, công ty phải thông báo tới bộ phận bảo
vệ để đề phịng những người khác ngồi nhà máy có thể lợi dụng thẻ nhận dạng hoặc đồng
phục đó để đi vào nhà máy.
Khi có khách, xe tải, container ngoài nhà máy vào bên trong nhà máy bộ phận bảo vệ phải
kiểm tra người và xe tới nhà máy để đảm bảo an ninh trước khi vào bên trong, đăng ký thông
tin cá nhân của khách và phương tiện vào sổ theo dõi như tên khách, số chứng minh thư hoặc,
hộ chiếu, địa chỉ cơ quan, mục đích vào làm việc, nơi cần đến, người cần gặp, phương tiện đi
theo, số phương tiện, màu phương tiện. Khi khách tới các bộ phận trong nhà máy bộ phận bảo
vệ phải xác nhận thông tin với nơi khách cần đến và hộ tống khách tới nơi cần đến.
Khi phát hiện thấy những người khả nghi, những người khơng có bổn phận phải vào các
khu vực địi hỏi tính an ninh cao như khu vực hàng thành phẩm và máy tính làm tài liệu vận
chuyển hàng, thì nhân viên cơng ty và bảo vệ phải thẩm vấn ngay người tình nghi để biết lý
do tiếp cận các khu vực đó và báo cho bộ phận lãnh đạo công ty xử lý. Trong trường hợp cần
thiết phải báo cho các cơ quan an ninh để được hỗ trợ.
Nhà máy phải thường xuyên kiểm tra tình hình an ninh tại nhà xưởng, nơi đậu container
của mình. Nếu có vấn đề nghi vấn về an ninh thì những người chịu trách nhiệm về an ninh
của nhà máy có quyền kiểm tra an ninh đột xuất khơng báo trước, có quyền kiểm tra người và
vật dụng mang theo của những người tình nghi, được phép trục xuất kẻ tình nghi ra khỏi nhà
máy và nhờ hỗ trợ của những người khác để trấn áp kẻ tình nghi.
Sự việc cần được ghi biên bản cụ thể đầy đủ và lưu giữ hồ sơ trong ít nhất 02 năm. Kẽ hở
an ninh dẫn tới việc không kiểm soát được người lạ cần được khắc phục.
4. An ninh chứng từ hàng hóa (An ninh thủ tục).ng từ hàng hóa (An ninh thủ tục). hàng hóa (An ninh thủ tục). tục).c).
Nhà máy cam kết duy trì một hệ thống chứng từ đúng quy cách, rõ ràng, chính xác, đầy đủ
để đảm bảo sự toàn vẹn an ninh hàng hóa và minh bạch tại các bước tương ứng từ hoạt động
nhập nguyên phụ liệu, cắt, may, in, thêu, giặt, hồn thiện sản phẩm, nhập kho thành phẩm,
bốc cơng, vận chuyển hàng thành phẩm tới cảng và chuyển tới tay khách hàng.

19

a. Việc xử lý chứng từ.
Báo cáo sản xuất, hóa đơn, phiếu xuất kho, chứng từ kê khai xuất nhập khẩu cần phải hợp
pháp, hồn thiện, chính xác và phải được bảo vệ để chống bị thay đổi, mất hoặc bị làm hỏng
thơng tin. Việc kiểm sốt chứng từ bao gồm cả việc bảo vệ truy cập máy tính và thơng tin
trong đó.
Người ký chứng từ để hồn thiện chứng từ cho việc xuất khẩu là phó Tổng giám đốc Han
Sang Heon. Người được phép thay đổi các thông tin xuất khẩu là Phó Tổng giám đốc Han
Sang Heon. Việc sai lệch thông tin xuất khẩu dù là nhỏ nhất cũng phải được lập biên bản,
điều tra và lưu hồ sơ. Việc xử lý thông tin xuất khẩu sai lệch được thực hiện theo quy trình tại
phụ lục số 15.
Ðể đảm bảo tính chính xác của chứng từ xuất nhập khẩu và tuân thủ các quy định của
chính sách này, định kỳ hàng quý, bộ phận Tuân thủ sẽ kiểm tra xác xuất các thông tin về
hoạt động xuất nhậph khẩu, hồ sơ xuất nhạp khẩu khi tiến hành đánh giá an ninh nội bộ.
b. Quy trình kê khai hàng hóa.
Thơng tin trong việc kê khai hàng hóa cần hợp pháp, hồn chỉnh, chính xác và được bảo vệ
khỏi sự thay đổi, mất hoặc hỏng. Việc bảo vệ thông tin xuất khẩu bao gồm cả việc bảo vệ
máy tính có chứa thơng tin.
Thơng tin kê khai hàng hóa cần thể hiện các thông tin về trọng lượng, nhãn, mác, số lượng
sản phẩm và các thông tin khác theo yêu cầu của luật Hải Quan Việt Nam và yêu cầu khác
của khách hàng (Nếu có) – Theo quy trình đóng gói tại phụ lục số 16
Trước khi xuất hàng, bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận bốc công cần kiểm tra lại kỹ bản kê
khai hàng hóa để tránh sự nhầm lẫn hoặc sai lệch thông tin giữa bản kê khai và thực tế hàng
được bốc lên công.
Ðể đảm bảo hàng hóa được bốc theo đúng bảng kê khai, nhà máy cần cử 03 người đếm
hàng hóa (01 Nhân viên bảo vệ, 01 thủ kho, 01 nhân viên tổ bốc công). Khi bốc cơng sử dụng
bảng kê khai hàng hóa (Checklist). Người theo dõi công việc bốc công cần ghi số sản phẩm
đếm được bên cạnh chữ ký của mình. Quy trình bốc cơng thực hiện theo quy trình tại phụ lục
số 17

Trong q trình đóng cơng, nếu cần thiết, ban an ninh nhà máy có quyền yêu cẩu mở thùng
hàng hoặc kiểm tra hàng đã bốc trên công và đối chiếu với bảng kê khai hàng hóa để tránh
việc gian lận trong khâu xuất hàng, kê khai hàng hóa và để ngăn chặn các nguy cơ an ninh
khác trong chuỗi cung ứng hàng hóa.

20