Tiểu luận KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CHỨNG MINH Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

ĐỀ TÀI: KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ
CHỨNG MINH Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG
HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Công tác Văn thư - Lưu trữ
Mã phách:………………………………….

Hà Nội – 2021


LỜI CẢM ƠN
Đề tài “Khái quát nội dung công tác văn thư và chứng minh ý nghĩa của công
tác văn thư trong hoạt động quản lý” là kết quả của q trình cố gắng khơng ngừng
học hỏi và tìm tịi của bản thân, cùng với đó là sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cơ.
Trong suốt q trình học môn Công tác Văn thư - Lưu trữ vừa qua, tôi xin gửi lời
cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến thầy - ThS. Lê Thanh Hùng đã chỉ bảo tận
tình giúp tơi có được nền tảng kiến thức để có thể làm nên đề tài này. Mặc dù đã có
nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hồn chỉnh nhất nhưng đề tài sẽ khơng
tránh khỏi những thiếu sót mà bản thân chưa thấy được. Vì vậy, tơi rất mong nhận
được sự góp ý của thầy cơ để đề tài này được hồn chỉnh hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1

NỘI DUNG ........................................................................................................... 2
I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .......................... 2
1.1. Khái niệm công tác văn thư .......................................................................... 2
1.2. Vị trí của cơng tác văn thư ............................................................................ 2
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư ....................................................................... 3
1.3.1. Nhanh chóng ............................................................................................... 3
1.3.2. Chính xác .................................................................................................... 3
1.3.3. Bí mật........................................................................................................... 3
1.3.4. Hiện đại ....................................................................................................... 3
1.4. Cơ sở pháp lý về công tác văn thư ................................................................ 4
II. KHÁT QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CHỨNG MINH Ý
NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ .... 4
2.1. Khái quát nội dung công tác văn thư ........................................................... 4
2.1.1. Soạn thảo, ban hành văn bản ...................................................................... 4
2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản ..................................................................... 7
2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ............................................. 14
2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu ...................................................................... 16
2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư trong hoạt động quản lý ............................. 16
2.2.1. Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết .......................................................... 16
2.2.2. Giải quyết cơng việc nhanh chóng, chính xác, giữ gìn chứng cứ đầy đủ . 17
2.2.3. Tạo điều kiện cải cách thể chế hành chính và thủ tục hành chính .......... 18
2.2.4. Tạo điều kiện cho cơng tác lưu trữ ........................................................... 19
2.3. Thực trạng hoạt động công tác văn thư ở Việt Nam ................................. 20


III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VIỆT
NAM HIỆN NAY ............................................................................................... 23
3.1. Nâng cao nhận thức tầm quan trọng của công tác văn thư ....................... 23
3.2. Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn thư ................................... 24
3.3. Tăng cường đầu tư kinh phí và hạ tầng kĩ thuật ....................................... 25

3.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ............... 25
KẾT LUẬN......................................................................................................... 26
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 27
PHỤ LỤC


1

MỞ ĐẦU
Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học cơng nghệ, mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hóa. Và cơng cuộc cải cách hành chính ln là vấn đề mà Nhà nước
ta chú trọng triển khai thực hiện, nhằm hướng tới xây dựng một nền hành chính có
hiệu lực. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có những cách thức tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt
động riêng cho phù hợp với tiến trình hội nhập. Đặc biệt, trong hệ thống quản lý
hành chính nhà nước, cơng tác văn thư đóng một vai trị hết sức quan trọng. Đó là
một trong những hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức, góp phần khơng nhỏ
trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cơ quan,
tổ chức từ trung ương đến địa phương.
Và trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối
quan trọng giữa các cơ quan với tổ chức, giữa Nhà nước với nhân dân. Bởi mọi văn
bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư để quản lý và sử dụng
có hiệu quả. Cơng tác văn thư đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị.
Đây là cơng tác vừa mang tính chất chính trị, vừa mang tính chất nghiệp vụ nên ảnh
hưởng rất nhiều tới hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, nhiều cơ quan hành chính nhà nước và doanh nghiệp hiện nay vẫn
chưa làm tốt hoạt động này, ảnh hưởng đến nhiều vấn đề trong quá trình làm việc.
Sự chồng chất của các văn bản mà không được xử lý kịp thời, những văn bản chưa
phân loại rõ thời hạn bảo quản, sự sắp xếp thiếu khoa học gây nên tình trạng khó tìm
văn bản, tài liệu,.. Chính vì thế việc tổ chức và quản lý cơng tác văn thư đang trở
thành một vấn đề cấp thiết đóng vai trị khơng nhỏ vào sự phát triển của cơ quan, tổ

chức.
Nhận thức được cơng tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản
lý, tôi quyết định chọn đề tài “Khái quát nội dung công tác văn thư và chứng minh
ý nghĩa của công tác văn thư trong hoạt động quản lý ” làm bài thi kết thúc học
phần.


2

NỘI DUNG
I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Ở Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phố biến trong hoạt
động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và giải thích trong văn
bản quy phạm pháp luật. Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư"
của tác giả Vương Đình Quyền (2007) cho rằng: “Cơng tác văn thư là khái niệm
dùng để chi tồn bộ cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức
quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản
cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức".
Tại Điều 1, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 về công tác văn thư
quy định: “Công tác văn thư bao gồm soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn
bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”. Và cũng căn cứ Nghị định
này, tại Điều 2 quy định đối tượng áp dụng Nghị định là cơ quan, tổ chức nhà nước
và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
“Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp
luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp”. (Khoản 2 Điều 2 Nghị định 30/2020/NĐCP)
Từ những nghiên cứu trên, tác giả đưa ra khái niệm: Công tác văn thư là hoạt
động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý,
điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh

tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là
các cơ quan, tổ chức).
1.2. Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động do văn phòng hay phòng
hành chính của cơ quan quản lý. Chánh văn phịng, trưởng phịng hành chính là
người được thủ trưởng cơ quan giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư. Ở những cơ
quan khơng có văn phịng hoặc phịng hành chính thì có thể thành lập bộ phận văn
thư hoặc cử người chuyên trách hay kiêm nhiệm công tác văn thư.


3

Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như
một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý nhà nước.
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó cần
phải:
1.3.1. Nhanh chóng
Xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời góp phần vào
việc giải quyết nhanh chóng mọi cơng việc của cơ quan.
Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của
văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời,
đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, khơng để sót việc, chậm việc
và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
1.3.2. Chính xác
- Chính xác về nội dung văn bản: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác
về mặt pháp lý; dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hồn tồn chính xác;
số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
- Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành

phần do Nhà nước quy định; mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành;
- Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ: Yêu cầu chính xác phải được
quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản,
đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản... Bên cạnh đó, u cầu chính xác cịn phải
được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước về cơng
tác văn thư.
1.3.3. Bí mật
Trong văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức có nhiều vấn đề thuộc
về phạm vi bí mật của cơ quan Nhà nước. Vì vậy, để đảm bảo yêu này cần phải thực
hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc
sử dụng mạng máy tính, bố trí văn phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng
tiêu chuẩn...
1.3.4. Hiện đại


4

Yêu cầu hiện đại hóa sử dụng phương tiện kỹ thuật vào quá trình làm việc đã
trở thành tiền đề đảm bảo cho công tác văn thư ở các cơ quan có năng suất chất
lượng cao. Hiện nay, nhu cầu hiện đại hóa là nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành
từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như
điều kiện cụ thể của mọi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ lạc hậu, coi thường
việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc
nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
Như vậy, muốn thực hiện tốt công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức thì cơng
tác văn thư phải đảm bảo các u cầu nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
1.4. Cơ sở pháp lý về công tác văn thư
Trong đề tài này, tác giả đã sử dụng Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư làm căn cứ cơ sở pháp lý triển
khai nội dung đề tài.

Nghị định này được xây dựng trên cơ sở kế thừa những quy định của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn
thư và đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh phát triển ứng dụng công nghệ thơng tin, xây dựng
Chính phủ điện tử trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước.
Theo Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, phạm vi điều chỉnh: “Nghị định này
quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn
thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản;
quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý
và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư.”
II. KHÁT QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CHỨNG
MINH Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN
LÝ
2.1. Khái quát nội dung công tác văn thư
Thực hiện theo hướng dẫn của Nghị định 30/2020/NĐ-CP này 05/3/2020 của
Chính phủ về cơng tác văn thư, nội dung cơng tác văn thư bao gồm:
2.1.1. Soạn thảo, ban hành văn bản
Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải
sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình


5

lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng
xảy ra trong hoạt động hằng ngày. Ở khía cạnh nhất định, văn bản là hình thức thể
hiện cơ bản các quyết định của chủ thể quản lý, là cầu nối giữa lãnh đạo và nhân
viên. Bên cạnh đó chất lượng của văn bản cịn thể hiện trình độ, năng lực khơng chỉ
của nhân viên soạn thảo mà cịn của chính lãnh đạo cơ quan. Bởi vậy quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản là vô cùng quan trọng.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Quy trình soạn thảo và ban hành được
thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số

80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 của Quốc hội và Luật sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 63/2020/QH14 ngày
18 tháng 6 năm 2020 của Quốc hội.
Đối với văn bản hành chính thơng thường, quy trình soạn thảo văn bản gồm
4 bước:
- Bước 1: Soạn thảo văn bản
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản
cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công
việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và
kỹ thuật trình bày.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài
việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo
(nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho
ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến
lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm
vụ soạn thảo văn bản.
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người
đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách,
nhiệm vụ được giao.
- Bước 2: Duyệt bản thảo văn bản


6

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp
bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình

người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
- Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm
trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước
pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
- Bước 4: Ký ban hành văn bản
Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể
giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một
số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao
phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp
phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng
đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những
văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền
cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa
ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được
thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được
ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy
quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy
quyền.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ
quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao
lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy
chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

7

Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình
ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp
luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng
các loại mực dễ phai.
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản
2.1.2.1. Quản lý văn bản đi
Căn cứ tại Điều 14 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định trình tự quản lý văn
bản đi gồm:
“1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối
với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.”
- Thứ nhất, Cấp số, thời gian ban hành văn bản
+ Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian
ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào
ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn
bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy
và văn bản điện tử; đảm bảo tính liên tục, khơng trùng, khơng khuyết và phải phản
ánh đúng quy trình giải quyết cơng việc của cơ quan. Ví dụ, nếu ký 2 văn bản cùng
một ngày thì phải ưu tiên văn bản nào cần trước, cấp số trước.
Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng. Cịn văn
bản chun ngành thì việc cấp số do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh
vực quy định. Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức

quy định.


8

+ Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau
khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
+ Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện
bằng chức năng của Hệ thống.
- Thứ hai, Đăng kí văn bản đi
Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của
văn bản đi.
Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
+ Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng
ký văn bản đi. Nội dung đăng ký văn bản đi tối thiểu gồm 10 nội dung: Số, ký hiệu
văn bản; thời gian ban hành văn bản; tên loại, trích yếu nội dung; người ký văn bản;
nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng bản; ngày chuyển; ký nhận;
ghi chú.
+ Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải
được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng
sổ để quản lý.
Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.
- Thứ ba, Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn,
(đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử)
+ Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
đối với văn bản giấy:
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận
của văn bản.

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ
theo quy định.
Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái. Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được
đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.


9

Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người
đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép
phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng
tối đa 05 tờ văn bản.
Dấu chỉ độ mật: Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật
hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được
thực hiện theo quy định hiện hành. Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT
hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo
vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ơ số 10a (xem hình 1 Phụ lục);
dấu tài liệu thu hồi được đóng vào ơ số 11 (xem hình 1 Phụ lục).
Dấu chỉ mức độ khẩn: Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo
các mức sau: hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn. Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn
hình chữ nhật có kích thước 30 mm x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên
đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in
hoa, phơng chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt
cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ơ
số 10b (xem Phụ lục). Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
+ Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của

người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network
Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người
ký.
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế
của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số
của người có thẩm quyền về bên trái.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể
hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư
cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;
văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện


10

ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: Góc trên, bên phải, trang
đầu của văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút
giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phơng chữ
Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 (xem Phụ lục).
- Thứ tư, Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn bản gửi ra ngoài cơ quan, khi phát hành phải được đưa vào bì để tránh
thất lạc, mất mát; bì chứa văn bản phải đảm bảo yêu cầu về kích thước, độ bền. Trên
bì phải có đầy đủ các thơng tin: tên, địa chỉ của cơ quan gửi văn bản; biểu tượng của
cơ quan (nếu có); số ký hiệu văn bản trong bì; tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân nhận văn bản. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát
hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Đối với văn bản khẩn thì trên bì phải đóng dấu chỉ mức độ khẩn. Văn bản

khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
Đối với văn bản mật phải lựa chọn 2 bì, bì trong phải đóng dấu chỉ mức độ
mật, bì ngồi phải đóng dấu chỉ ký hiệu mức độ mật (A: Tuyệt mật, B: Tối mật, C:
Mật). Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi
nhận.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay
thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót
về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng cơng văn
của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Việc thu hồi văn bản, đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản
thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản
điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản
điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.


11

Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn
thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy,
đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan
sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản
giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
- Thứ năm, Lưu văn bản đi
+ Lưu văn bản giấy:
Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay
sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ cơng việc.
+ Lưu văn bản điện tử:

Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản.
Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Nghị định 30/2020/NĐCP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản
điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị
định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản
chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định này để lưu tại Văn
thư cơ quan và hồ sơ công việc.
2.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Căn cứ tại Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định trình tự quản lý văn
bản đến gồm:
“1. Tiếp nhận văn bản đến.
2. Đăng ký văn bản đến.
3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.”
- Thứ nhất, Tiếp nhận văn bản đến


12

+ Đối với văn bản giấy
Văn thư cơ quan tiếp nhận kiểm tra, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến.
Văn thư cơ quan là đầu mối tiếp nhận tất cả văn bản đến từ bưu điện, cơ quan khác,...
Khi tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi
gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường
hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người
có trách nhiệm giải quyết và thơng báo cho nơi gửi văn bản.
Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan,
tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”.
Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đồn thể trong cơ quan, tổ chức

thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì). Những bì văn bản gửi đích
danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì
cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.
+ Đối với văn bản điện tử
Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và tồn vẹn của văn bản điện tử
và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định về nguồn gốc, xuất
xứ, mức độ toàn vẹn hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải
trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai
sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm
giải quyết và thơng báo cho nơi gửi văn bản.
Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thơng báo ngay trong ngày cho
cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.
- Thứ hai, Đăng kí văn bản đến
Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thơng
tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ
liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ
quan thì đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản
đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Số đến của văn bản do cơ quan văn thư tiếp nhận, được lấy liên tiếp theo thứ
tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy
và văn bản điện tử. Nội dung đăng kí văn bản đến tối thiểu gồm 10 nội dung: ngày


13

đến; số đến; tác giả; số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu
nội dung văn bản; đơn vị hoặc người nhận; ngày chuyển; ký nhận; ghi chú.
Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ

đăng ký văn bản đến.
+ Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống: Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và
đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn
bản đến theo quy định hiện hành. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường
thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định của Nghị định
30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy
đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để
quản lý.
Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.
- Thứ ba, Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho
đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân
được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo
quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ
khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn
bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có
thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn
vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải
quyết.
Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục
“Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu quy định
tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung


14

thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao
văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.
Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn
bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống. Người có
thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào
Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn
bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải
quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực
hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá
nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
- Thứ tư, Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời
văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải quyết văn bản
đến.
Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu,
giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ
chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
2.1.3.1. Lập hồ sơ
Các bước lập hồ sơ, gồm:
- Bước 1: Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc lấy tờ bìa hồ sơ và ghi các thơng tin ban đầu của hồ sơ lên
bìa: tên cơ quan, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian mở hồ sơ.
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ
theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
Trường hợp các hồ sơ khơng có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ,
thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

- Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ


15

Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản,
tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc vào hồ sơ đã mở,
bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự tồn vẹn, đầy đủ của hồ sơ,
tránh bị thất lạc.
- Bước 3: Kết thúc hồ sơ
Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong. Người lập hồ sơ có
trách nhiệm: Rà sốt lại tồn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ
bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số
và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời
hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống
các thơng tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng
chức năng của Hệ thống.
2.1.3.2. Nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn
và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:
+ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày
cơng trình được quyết tốn.
+ Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc
kết thúc.
- Thủ tục nộp lưu:
+ Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài

liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu quy định tại
Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ
mỗi loại 01 bản.
+ Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và
lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.


16

Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết
chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ
lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan
quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy
định.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm:
- Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ
chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức;
- Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người
khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
- Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và
bản sao văn bản.
- Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký
của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
Việc sử dụng con dấu tác giả đã trình bày ở mục 2.1.2.1.
Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản
lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư;
việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành

thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ
sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để
thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều
tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công
việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những
người làm văn thư.
2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư trong hoạt động quản lý
Công tác văn thư có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các
cơ quan, tổ chức. Đó là:
2.2.1. Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết


17

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thơng
tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng;
cơng tác quản lý nhà nước địi hỏi phải có thơng tin cần thiết; thơng tin phục vụ quản
lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất,
chính xác, đáng tin cậy nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung cơng việc
có thể xếp cơng tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý
nhà nước, văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thơng
tin mang tính pháp lý, bởi chúng là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao, liên quan chặt chẽ với chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức. Văn bản này sẽ tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền
lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng
về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
Nguồn thông tin văn bản này để đến được lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên
chức trong cơ quan hoặc các cơ quan khác đều phải qua các khâu xử lý của công tác
văn thư như soạn thảo, duyệt.... Điều này chứng tỏ công tác văn thư nhằm đảm bảo
thông tin cho hoạt động quản lý, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều

hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới
việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi
cơ quan, tổ chức.
2.2.2. Giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, giữ gìn chứng cứ đầy
đủ
Làm tốt cơng tác thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác
của cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao,
giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất
lượng... thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động
quản lý của cơ quan. Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác
của cơ quan. Đặc biệt, khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương
pháp thủ cơng truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt.
Nhằm thuận tiện cho việc giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu của công tác
văn thư, bộ phận văn thư cần hiện đại hóa trong các khâu của cơng tác văn thư bằng
việc ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng máy móc thiết bị văn phịng hiện đại
vào việc soạn thảo, quản lý văn bản đến, văn bản đi,.... Nếu làm tốt việc này sẽ có


18

tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ. Làm tốt cơng tác văn thư ở đây có nghĩa
là chuyển giao văn bản, giấy tờ, truyền đạt các thông tin về quản lý đến cơ quan, đến
người có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn
thảo và ban hành các quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực
thi, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Nhà nước. Việc ứng dụng cơng nghệ thơng
tin vào cơng tác hành chính văn phịng, cơng tác văn thư sẽ được hiện đại hóa. Đó
chính là yếu tố quan trọng góp phần quan trọng làm giảm bớt cơng văn, giấy tờ, góp
phần tích cực trong việc ngăn ngừa và hạn chế tệ quan liêu trong các cơ quan.
Bên cạnh đó, làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giữ bí mật nhà nước và bí

mật cơ quan, việc này liên quan chặt chẽ với cơng tác văn thư. Bởi vì phần lớn các
thơng tin thuộc bí mật cơ quan, bí mật nhà nước đều được văn bản hóa, có nghĩa là
đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữu
quan. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quan
được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và
được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của cơng
tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an tồn tài liệu góp phần giữ gìn cho các thơng tin
bí mật nhà nước và bí mật cơ quan khơng bị rị rỉ ra ngồi.
Chính vì thế, công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động
của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các
văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát thực,
có hiệu quả.
2.2.3. Tạo điều kiện cải cách thể chế hành chính và thủ tục hành chính
Hiện nay, Việt Nam và hầu hết các quốc gia trên thế giới việc cải cách hành
chính khơng chỉ cải cách về thể chế mà hướng đến xây dựng một chính phủ điện tử.
Tuy nhiên, hiện nay thủ tục hành chính ở nước ta vẫn cịn rườm rà và chồng chéo
phức tạp, trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hầu hết các cơng việc từ chỉ
đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản,
cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản
nói riêng, với cơng tác văn thư nói chung.
Do vậy, ý nghĩa của cơng tác văn thư là rất quan trọng, đó là hoạt động đảm
bảo thông tin cho công tác quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin
cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội; giúp cho cán bộ, cơng


19

chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng và đáp
ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện

theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể
kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: Năng
suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền
hành chính nhà nước hiện nay.
2.2.4. Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt
công tác lưu trữ.
Nếu như văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể
thức văn bản được thể hiện đầy đủ và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ
có độ chính xác cao. Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói
chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng.
Nếu các hồ sơ, tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan được
lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn sẽ tạo điều
kiện để sớm đưa tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của cơ quan; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng
chứng phục vụ cho hoạt động của các cơ quan. Mặt khác, sẽ giải phóng cho cán bộ
lưu trữ khỏi những việc vốn thuộc chức trách của văn thư để tập trung thực hiện
nhiệm vụ chính của mình, như tổ chức khoa học tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu
khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu. Công tác văn thư có nề nếp sẽ đảm bảo giữ gìn
đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung tài liệu
và lưu trữ quốc gia chủ yếu từ giai đoạn văn thư.
Sau khi nghiên cứu ý nghĩa của công tác văn thư, tác giả có một ví dụ cụ thể:
Giải quyết khiếu nại về tranh chấp đất đai cho dân trên địa bàn xã Hòa Châu, huyện
Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng.
Giải quyết khiếu nại về tranh chấp đất đai trong ví dụ này cần phải có Luật
Đất đai năm 2013, Nghị định 43/2014/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đất đai, Luật Khiếu
nại 2011, Thơng tư 07/2013/TT-TTCP về quy trình giải quyết khiếu nại hành chính,
và các giấy tờ về địa chính của huyện Hòa Vang để làm căn cứ, phục vụ cho việc
giải quyết khiếu nại. Để giải quyết có hiệu quả, người có thẩm quyền giải quyết

20

khiếu nại này cần làm đúng quy trình, thủ tục, đúng pháp luật để vấn đề được giải
quyết nhanh, ổn thỏa cho người dân.
Người khiếu nại nộp đơn khiếu nại đến Ủy ban nhân dân xã Hịa Châu. Người
có thẩm quyền thụ lý giải quyết và thông báo thụ lý vụ án trong thời hạn 10 ngày.
Ủy ban nhân dân có thẩm quyền tiến hành xác minh hoặc giao cho người có trách
nhiệm xác minh nội dung đơn khiếu nại. Trong quá trình giải quyết khiếu nại lần
đầu tổ chức đối thoại, kết quả đối thoại là một trong những căn cứ giải quyết khiếu
nại, và được cụ thể hóa thành văn bản. Ra quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu,
trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định giải quyết khiếu nại, người
giải quyết khiếu nại lần đầu có trách nhiệm gửi quyết định giải quyết khiếu nại cho:
người khiếu nại; người có quyền, nghĩa vụ liên quan; cơ quan, tổ chức, cá nhân đã
chuyển khiếu nại đến và cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp.
Theo nguyên tắc của cơ chế một cửa, mọi văn bản gửi đến cơ quan từ bất cứ
nguồn nào đều phải tập trung vào một đầu mối là văn thư cơ quan. Các giấy tờ, văn
bản liên quan đến vấn đề khiếu nại tranh chấp đất đai được người làm công tác văn
thư bảo mật nội dung các văn bản đến, giải quyết văn bản hay từ công đoạn ban hành
văn bản cho đến việc lưu văn bản, lưu tại Ủy ban nhân dân xã Hòa Châu. Người làm
công tác văn thư sẽ quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu này trong kho lưu
trữ của xã nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ khi trường
hợp người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu có thể
tiếp tục khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện Tịa án theo quy trình tố tụng.
Tóm lại, có thể thấy cơng tác văn thư là một công việc không thể thiếu trong
hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
2.3. Thực trạng hoạt động cơng tác văn thư ở Việt Nam
Có thể khẳng định rằng công tác văn thư rất quan trọng trong tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội. Việc tiếp nhận văn bản đến, và ban hành văn bản đi cũng

như lưu trữ tài liệu, hồ sơ là vấn đề cần thiết, bởi nó liên quan đến chất lượng quản
lý của các tổ chức, cá nhân...
Cùng với việc đẩy mạnh công cuộc đổi mới đất nước và cải cách các chính
sách thì đến nay cơng tác văn thư tại các cơ quan, đơn vị đã có những bước cải tiến
tích cực, cơ sở vật chất được trang bị khá đầy đủ, đặc biệt là các phương tiện phục
vụ cho cơng tác văn thư như: máy vi tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại... Nhờ


21

vậy mà chất lượng công tác văn thư được nâng lên rõ rệt. Số lượng văn bản lưu hành
không đúng thẩm quyền, sai thể thức, chậm tiến độ giảm đi đáng kể. Việc quản lý
văn bản đến và đi, quản lý con dấu ở phần lớn các đơn vị trực thuộc đã đi vào nề
nếp, do các đơn vị đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư.
Trong những năm qua, công tác văn thư của nước ta đã đạt được những kết
quả đáng khích lệ, tăng cả về số lượng và chất lượng hồ sơ tài liệu, từng bước ứng
dụng tin học hố trong cơng tác văn thư. Văn bản đi, đến cơ quan đều được cập nhật,
quản lý bằng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ tạo điều kiện cho việc
xử lý, theo dõi, tra tìm văn bản theo đúng trình tự quy định. Văn bản trước khi ban
hành được kiểm tra chặt chẽ, đảm bảo đúng pháp luật, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Cơng tác tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các Sở, Ban, Ngành, Ủy ban nhân dân các
huyện, thành phố thực hiện chủ trương, chính sách của Nhà nước và chỉ đạo của địa
phương về công tác văn thư được chú trọng và tiến hành thường xuyên.
Về cơng tác quản lí văn bản, tại các cơ quan, tổ chức đã sử dụng sổ đăng kí
bằng giấy tạo thuận lợi cho q trình giải quyết cơng việc. Đa số các cơ quan, tổ
chức đã thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước, khơng có tình trạng đóng dấu
khống chỉ, các văn bản được đóng dấu đều có chữ kí của người có thẩm quyền.
Cơng tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cơ bản thực hiện tốt, hồ
sơ, tài liệu được sắp xếp theo đúng nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.
Việc lưu trữ hồ sơ chủ yếu được thực hiện theo hình thức các bộ phận tự lưu trữ hồ

sơ mình phát hành, đảm bảo được tiến trình giải quyết cơng việc nhanh chóng, thuận
tiện. Đồng thời, các cơ quan, tổ chức đã xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hiện
hành và danh mục thành phần tài liệu của cơ quan; ứng dụng công nghệ thông tin
vào phương tiện phục vụ cho công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu khai thác và
sử dụng văn bản để giải quyết cơng việc hiệu quả.
Nhìn chung, nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về cơng
tác cơng tác văn thư, từ đó cơng tác văn thư của nước ta dần đi vào nề nếp, đáp ứng
được một phần yêu cầu nghiên cứu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ nhiệm
vụ xây dựng phát triển kinh tế, văn hoá - xã hội và an ninh - quốc phòng.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nêu trên, hiện nay công tác văn thư vẫn
còn một số hạn chế: