Quy trình kiểm tra hồ sơ thanh toán và hồ sơ quản lý chất lượng

TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285
PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG
I.

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUY TRÌNH:

1.

Mục đích:
Nhằm hướng dẫn cho các Nhà thầu tham gia dự án nắm được quy trình làm việc,
phương thức phối hợp giữa các bên để giải quyết công việc diễn ra hàng ngày trên công
trường.

2.

Đối tượng và phạm vi áp dụng:
Quy trình này được áp dụng với tất cả các Nhà thầu, đơn vị tham gia dự án Trụ sở điều
hành và Trung tâm thương mại Viettel do Tập đồn Viễn thơng Qn đội làm Chủ đầu
tư.
Quy trình này được áp dụng trong suốt quá trình thực hiện của dự án. Quy trình sẽ được
cập nhật, sửa đổi theo các văn bản pháp luật, các quy định mới do Tập đồn Viễn thơng
Qn đội, Cơng ty Bất động sản Viettel ban hành trong quá trình thực hiện để áp dụng
đúng với từng giai đoạn thi công và trường hợp cụ thể.

3.

Các quy trình liên quan:
- Quy trình phối hợp và quy trình xử lý hồ sơ giữa CĐT, TVGS và các Nhà thầu;
- Quy trình đảm bảo An tồn lao động và Vệ sinh mơi trường trên cơng trường;

- Quy trình nghiệm thu vật liệu đầu vào;
- Quy trình quản lý chất lượng thi cơng;
- Quy trình quản lý tiến độ thi cơng;
- Quy trình quản lý chất lượng M&E;
- Quy trình xử lý các vấn đề kỹ thuật;
- Quy trình thanh tốn vốn đầu tư xây dựng.

4.

Cơ sở pháp lý:
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ban QLDA 285 đã được Giám đốc
Công ty Bất động sản Viettel phê duyệt;
- Căn cứ vào hợp đồng đã được ký giữa Chủ đầu tư với đơn vị TVGS và các Nhà thầu;
- Căn cứ vào các văn bản pháp lý về quản lý chất lượng cơng trình.

II.

GIỚI THIỆU VỀ MƠ HÌNH TỔ CHỨC CỦA BAN QLDA 285:

1.

Sơ đồ tổ chức Ban QLDA 285:

Trang 1


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

2.

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận Ban QLDA 285:

a)

Nhiệm vụ của Trưởng ban QLDA:

-

Quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm toàn bộ về dự án trong giai đoạn thi cơng xây
dựng cơng trình.

-

Chịu trách nhiệm trước Pháp luật, Lãnh đạo Tập đồn và Cơng ty về tính pháp lý của các
hoạt động quản lý dự án.

b)
-

Nhiệm vụ bộ phận kế hoạch tổng hợp:
Lập kế hoạch, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch triển
khai các dự án và kế hoạch công việc Công ty giao hàng tuần, tháng, quý, năm.

-

Theo dõi, báo cáo và đánh giá việc thực hiện kế hoạch cơng tác của tồn bộ các Nhà
thầu.

-

Theo dõi, quản lý tài sản cố định, các trang thiết bị làm việc của Ban QLDA.

-

Thực hiện công tác hành chính, quản lý, lưu trữ tồn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan đến dự
án.

-

Kiểm sốt cơng tác đảm bảo an toàn lao động của các Nhà thầu trên cơng trường.

-

Phối hợp với các phịng ban Cơng ty lập, bổ sung hoàn thiện hồ sơ pháp lý của Dự án.

c)

Nhiệm vụ bộ phận xử lý hồ sơ thiết kế và biện pháp thi công:

-

Phối hợp với Ban thiết kế kiểm tra, phát hành bản vẽ thiết kế cho các Nhà thầu.

-

Tiếp nhận và xử lý các hồ sơ kỹ thuật do các Nhà thầu đệ trình hàng ngày.

-

Chủ trì các cuộc họp kỹ thuật hàng tuần giữa đơn vị Tư vấn thiết kế, Tư vấn giám sát và
các Nhà thầu.

-

Phối hợp với bộ phận kỹ thuật hiện trường theo dõi, đơn đốc, giám sát và kiểm tra tồn
bộ cơng tác thi công của các Nhà thầu.

d)
-

Nhiệm vụ bộ phận kỹ thuật hiện trường:
Thực hiện theo dõi, đôn đốc, giám sát và kiểm tra tồn bộ cơng tác thi cơng cơng trình
của các Nhà thầu và chịu trách nhiệm trước Trưởng ban QLDA về chất lượng giám sát
thi công tại hiện trường.

-

Kiểm sốt điều kiện xây dựng cơng trình, theo dõi q trình thi cơng và giám sát chất
lượng cơng trình của các Nhà thầu. Phát hiện, đề xuất giải quyết kịp thời những vi phạm,
sai sót về chất lượng cơng trình và cơng tác giám sát thi cơng cơng trình xây dựng.

Trang 2


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

-

Trực tiếp kiểm tra sự phù hợp về nhân sự, năng lực cán bộ, trang thiết bị, dụng cụ cần
thiết phục vụ công tác thi công của các Nhà thầu.

-

Phối hợp kiểm tra hồ sơ bản vẽ hồn cơng, hồ sơ quản lý chất lượng hàng tuần các Nhà
thầu thực hiện tại công trường.

e)
-

Nhiệm vụ bộ phận kỹ thuật MEP:
Kiểm tra, phát hành các bản vẽ thiết kế, bản vẽ biện pháp thi công hệ thống kỹ thuật
MEP cho các Nhà thầu.

-

Thực hiện theo dõi, đôn đốc, giám sát và kiểm tra tồn bộ cơng tác thi công hệ thống kỹ
thuật MEP của các Nhà thầu.

-

Tham gia các cuộc họp kỹ thuật giữa đơn vị Tư vấn thiết kế, Tư vấn giám sát và các Nhà
thầu có liên quan đến hệ thống MEP.

f)
-

Nhiệm vụ của bộ phận thanh tốn:
Kiểm tra, hồn thiện hồ sơ thanh quyết tốn hợp đồng xây dựng: kiểm tra khối lượng, hồ
sơ chất lượng, bản vẽ hồn cơng, giá trị thanh tốn, văn bản pháp lý có liên quan.

-

Tổng hợp dự trù kinh phí giải ngân cho cơng trình theo quy định của Cơng ty.

-

Thống kê, theo dõi chi phí thực hiện các hạng mục của gói thầu.

-

Lập báo cáo kết thúc dự án và báo cáo quyết toán dự án trong thời hạn quy định.

-

Kiểm tra các căn cứ để tiến hành nghiệm thu, hồ sơ nghiệm thu; liên kết, điều phối các
đơn vị trong Công ty nghiệm thu theo quy định.

g)

Nhiệm vụ của bộ phận điều phối liên lạc:
Bộ phận điều phối liên lạc trực thuộc Phịng kế hoạch hành chính của Công ty, thực
hiện các nhiệm vụ:

-

Tiếp nhận thông tin, yêu cầu từ Ban QLDA 285 chuyển đến các phòng ban chức năng,

theo dõi và đơn đốc q trình xử lý của các phịng ban chức năng.

-

Bám nắm q trình giải quyết cơng việc của các phịng ban chức năng liên quan trực tiếp
đến dự án 285, chuyển thông tin kịp thời đến Ban QLDA, phục vụ công tác điều hành
tổng thể.

Trang 3


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

PHẦN II: QUY TRÌNH PHỐI HỢP, XỬ LÝ HỒ SƠ GIỮA
CHỦ ĐẦU TƯ VÀ CÁC ĐƠN VỊ THAM GIA DỰ ÁN
I.

QUY TRÌNH PHỐI HỢP:

1.

Sơ đồ phối hợp:

BAN GĐ CTY
BĐS VIETTEL

TRƯỞNG BAN
QLDA 285

BỘ PHẬN KỸ THUẬT
HIỆN TRƯỜNG

BỘ PHẬN
THANH QUYẾT TỐN

CÁC PHỊNG BAN CHỨC
NĂNG CỦA CƠNG TY BĐS

BỘ PHẬN KẾ HOẠCH
TỔNG HỢP

TRƯỞNG ĐOÀN
TƯ VẤN GIÁM SÁT

BỘ PHẬN GIÁM SÁT
HIỆN TRƯỜNG

BỘ PHẬN K.TRA HỒ
SƠ TQT, HỒ SƠ QLCL

CÁC
ĐƠN VỊ
THÍ
NGHIỆM
BỘ PHẬN KẾ
HOẠCH TỔNG HỢP

ĐƠN

VỊ
TVTK
VÀ
CÁC
ĐƠN
VỊ TƯ
VẤN
KHÁC

CHỈ HUY CAO NHẤT
CỦA NHÀ THẦU

BỘ PHẬN KỸ THUẬT

BỘ PHẬN THANH
QUYẾT TOÁN

BỘ PHẬN KẾ
HOẠCH TỔNG HỢP

CÁC BỘ PHẬN
KHÁC

Trang 4


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

Ghi chú:

: Phối hợp làm việc phân cấp
: Phối hợp trao đổi thông tin
: Phối hợp làm việc đồng cấp
Màu nền: Thứ tự làm việc ưu tiên theo
chuyên môn
2.

Mô tả sơ đồ:
Sơ đồ trên thể hiện sự quản lý, phân cấp, phối hợp giữa các đơn vị và cá nhân có liên
quan tại Dự án Trụ sở điều hành và Trung tâm thương mại Viettel, cụ thể như sau:

-

Ban Giám đốc Công ty Bất Động Sản Viettel chỉ đạo trực tiếp Ban QLDA 285 và các
Phòng ban chức năng của Cơng ty trong suốt q trình thi cơng xây dựng cơng trình.

-

Trưởng Ban QLDA 285 phụ trách điều hành tồn bộ cơng việc tại cơng trường, trực tiếp
chỉ đạo các bộ phận chuyên môn của Ban QLDA, đơn vị TVGS và các Nhà thầu tham gia
dự án.

-

Các bộ phận chuyên môn của Ban QLDA chịu sự quản lý trực tiếp của Trưởng ban
QLDA, có nhiệm vụ phối hợp với các Phịng ban chức năng của cơng ty BĐS Viettel,
đơn vị TVTK và các đơn vị khác có liên quan; đồng thời trực tiếp điều hành, giám sát
đơn vị TVGS, đơn vị thí nghiệm và các Nhà thầu thi cơng xây dựng cơng trình.

-

Đơn vị TVGS: Chịu sự điều hành cơng việc của Ban QLDA; có nhiệm vụ giám sát Nhà
thầu thi công thực hiện các công việc trên cơng trường. Trưởng đồn TVGS là người đại
diện đơn vị TVGS để làm việc trực tiếp với Trưởng ban QLDA.

-

Đơn vị thi công: Chịu sự điều hành, giám sát của Ban QLDA và đơn vị TVGS. Chỉ huy
cao nhất của Nhà thầu tại công trường là người đại diện cho Nhà thầu thi công để làm
việc với Trưởng ban QLDA và Trưởng đoàn TVGS.

-

Đơn vị TVTK và các đơn vị Tư vấn khác: Phối hợp và làm việc trực tiếp với Ban QLDA,
các Phịng ban chức năng của Cơng ty BĐS Viettel để giải quyết các vấn đề liên quan đến
dự án.

-

Đơn vị thí nghiệm: Có nhiệm vụ phối hợp cùng Ban QLDA, đơn vị TVGS và Nhà thầu
để kiểm tra đánh giá chất lượng vật tư, vật liệu được sử dụng tại cơng trình.

3.

Quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị:

a) Ban QLDA (đại diện Chủ đầu tư):

Trang 5


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

-

Ban quản lý dự án là đơn vị đại diện của Chủ đầu tư tại công trường, có nhiệm vụ điều
phối hoạt động của các Nhà thầu, đơn vị Tư vấn giám sát đối với các hoạt động liên quan
đến công tác thi công xây dựng công trình của dự án.

-

Ban QLDA có nhiệm vụ phối hợp với các phịng ban chức năng của Cơng ty Bất động
sản Viettel để đảm bảo việc thi công xây dựng cơng trình đạt tiến độ, chất lượng và giải
quyết các vấn đề liên quan khác.

-

Ban QLDA có quyền tạm dừng thi công hoặc đề xuất Giám đốc Công ty Bất động sản
Viettel ra quyết định đình chỉ thi cơng nếu phát hiện ra các sai phạm hoặc thấy có dấu
hiệu có thể dẫn đến các sai phạm ảnh hưởng tới chất lượng cơng trình, an tồn lao động,
tiến độ thi cơng xây dựng cơng trình, mơi trường thi cơng xây dựng,…..

b) Đơn vị Tư vấn thiết kế (giám sát tác giả):
-

Tổ chức giám sát tác giả theo quy định tại Điều 22 Nghị định 209/2004/NĐ-CP. Nội

dung giám sát tác giả của Nhà thầu thiết kế phải tuân thủ theo các văn bản quy định,
hướng dẫn của Bộ Xây dựng. Nhà thầu thiết kế có trách nhiệm lập báo cáo giám sát tác
giả thiết kế, tham gia nghiệm thu công việc xây dựng, bộ phận cơng trình, giai đoạn xây
dựng, hạng mục cơng trình và cơng trình theo u cầu của chủ đầu tư (nếu có).

c)

Đơn vị Tư vấn giám sát:
Đơn vị TVGS có trách nhiệm giám sát tất cả các hạng mục xây dựng của dự án Trụ sở
điều hành và Trung tâm thương mại Viettel theo các quy định của Luật xây dựng, của
Nghị định 209/2004/NĐ-CP về quản lý chất lượng cơng trình xây dựng do chính phủ ban
hành ngày 16/12/2004 và theo nội dung hợp đồng Tư vấn giám sát số
220/TVXD/HĐ/2009 ngày 18/11/2009 giữa Tập đồn Viễn thơng Quân đội và Liên danh
VNCC – CONINCO. Đơn vị TVGS có các nhiệm vụ cụ thể như sau:

-

Tổ chức nhân sự và điều hành thực hiện tồn bộ cơng việc theo hợp đồng đã ký kết;

-

Giữ mối quan hệ mật thiết với Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án, đơn vị thiết kế, các Nhà
thầu thi công và Nhà thầu cung cấp vật tư thiết bị. Hỗ trợ nhân viên của mình khi cần để
giải quyết mối quan hệ giữa các bên liên quan;

-

Báo cáo điều kiện khởi công cơng trình và sự phù hợp về năng lực của Nhà thầu cho Chủ
đầu tư theo điều 72 luật Xây dưng VN;

-

Tham gia nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu bộ phận xây dựng, nghiệm thu
hoàn thành hạng mục xây dựng, chạy thử liên động khơng tải, có tải, nghiêm thu chuyển
giai đoạn thi công; Tài liệu nghiệm thu bao gồm: tùy theo đối tượng nghiệm thu thực hiện
theo hướng dẩn của các nghị định về quản lý chất lượng cơng trình xây dựng:

Trang 6


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

209/2004/NĐ-CP, 49/2008/NĐ-CP, Thông tư 27/2009/TT-BXD, TCXDVN 371:2006 và
các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẩn khác;
-

Tổ chức nghiệm thu cơng tác bảo hành cơng trình;

-

Xác nhận khối lượng thi cơng theo từng đợt và tồn bộ cơng trình;

-

Kiểm tra, đề xuất ý kiến của mình về thiết kế bản vẽ thi công, thiết kế tổ chức thi công,
biện pháp thi công, tiến độ thi công, biện pháp bảo vệ mơi trường, phịng chống cháy nổ
và an toàn lao động… cũng như các đề xuất giải quyết phát sinh kỹ thuật trên công
trường;

-

Kiểm tra danh mục, quy cách, chủng loại, tính năng của vật liệu, thiết bị đưa vào thi cơng
cơng trình;

-

Giám sát thi cơng, u cầu các Nhà thầu xây lắp thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng thi
công;

-

Kiểm tra định vị tọa độ, cao độ cấu kiện, thiết bị theo thiết kế;

-

Xem xét khối lượng thi công công việc xây dựng, lắp đặt thiết bị công trình và thiết bị
cơng nghệ theo từng đợt và tồn bộ khu vực được phân công;

-

Lưu trữ tài liệu giám sát.

d) Các Nhà thầu:
-

Các Nhà thầu tham gia dự án phải thực hiện đầy đủ các điều khoản của hợp đồng đã được
ký với Chủ đầu tư.

-

Các Nhà thầu phải có trách nhiệm thi cơng xây dựng cơng trình theo đúng hồ sơ thiết kế
đã được phê duyệt, tiêu chuẩn xây dựng, đảm bảo chất lượng, tiến độ, an toàn lao động và
vệ sinh môi trường.

-

Các Nhà thầu tham gia dự án phải lập hệ thống quản lý tự giám sát chất lượng xây lắp
của mình, trong đó phải đề cập đầy đủ các biện pháp, điều kiện thi công để đảm bảo theo
đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành, các điều kiện kỹ thuật cụ thể của từng chi tiết, kết
cấu, bộ phận được nêu trong thiết kế kỹ thuật; các biện pháp kiểm tra chất lượng và danh
sách cán bộ kỹ thuật đủ điều kiện thực hiện công tác chỉ đạo thi công, được phân công chỉ
đạo từng hạng mục cơng trình.

II. QUY TRÌNH XỬ LÝ HỒ SƠ:
1.

Quy trình xử lý hồ sơ:

Trang 7


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

Đơn vị TVGS kiểm
tra, đánh giá hồ sơ

BQLDA

Thơng báo

TVGS

Khơng đạt

Nhà thầu

Nhà thầu trình hồ sơ,
biện pháp thi công

MẪU BIỂU, TL
THAM CHIẾU

Không đạt

LƯU ĐỒ

TRÁCH
NHIỆM

Đạt
Ban QLDA kiểm tra,
xử lý hồ sơ

Phịng, Ban chức
năng Cơng ty BĐS

TVTK

Đạt

Đơn vị Tư vấn thiết
kế

BQLDA

Kết quả xử lý hồ sơ,
phê duyệt hồ sơ

Phòng, Ban
chức năng
của Công ty
BĐS

Theo mẫu
biểu quy định
của CĐT

Theo Chức
năng, nhiệm
vụ quy định
của Công ty
BĐS Viettel

BQLDA
TVGS
Nhà thầu

Phát hành và lưu
trữ hồ sơ

Theo quy
định

2.

Mơ tả quy trình xử lý hồ sơ:

-

Tất cả hồ sơ kỹ thuật, biện pháp thi công do Nhà thầu trình đều phải được đơn vị TVGS
kiểm tra, đánh giá trước (thời gian xử lý hồ sơ được quy định tại mục 6 phần này). Với
những hồ sơ đạt yêu cầu sẽ được đơn vị TVGS duyệt và chuyển cho Ban QLDA kiểm tra,
làm thủ tục phê duyệt để đưa ra triển khai thi công. Những hồ sơ Nhà thầu trình mà đơn
vị TVGS kiểm tra khơng đạt u cầu sẽ được TVGS trả lại để Nhà thầu tiếp tục hồn
thiện và trình lại.

-

Những hồ sơ kỹ thuật, biện pháp thi công của Nhà thầu sau khi đã được đơn vị TVGS
kiểm tra sẽ được chuyển cho bộ phận kế hoạch tổng hợp của Ban QLDA tiếp nhận, phân

Trang 8


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL

BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

loại và bàn giao cho các bộ phận chuyên môn phụ trách xử lý. Đối với hồ sơ là thư kỹ
thuật và biện pháp thi công các cấu kiện mà không làm thay đổi kết cấu của cơng trình,
khơng làm phát sinh khối lượng sẽ được các bộ phận chun mơn của Ban QLDA kiểm
tra và trình Trưởng ban QLDA phê duyệt để đưa vào thi công ngay sau khi tiếp nhận hồ
sơ 03 ngày. Trong trường hợp Trưởng ban QLDA khơng có mặt trên cơng trường để trực
tiếp ký hồ sơ thì bộ phận chun mơn của Ban QLDA sẽ báo cáo và xin xác nhận của
Trưởng ban qua email rồi thông báo cho các bên liên quan biết để thực hiện. Đối với các
hồ sơ điều chỉnh thiết kế làm phát sinh khối lượng, thay đổi kết cấu của thiết kế sẽ được
Ban QLDA phối hợp cùng với các phòng ban chức năng liên quan của Công ty BĐS
Viettel, đơn vị TVTK giải quyết và phê duyệt (thời gian xử lý từng loại hồ sơ được quy
định tại mục 6 phần này).
-

Các hồ sơ kỹ thuật, biện pháp thi công sau khi đã được Chủ đầu tư phê duyệt sẽ được bộ
phận kế hoạch tổng hợp của Ban QLDA phát hành cho các Nhà thầu, đơn vị TVGS và
Nhà thầu thực hiện việc lưu trữ hồ sơ theo quy định.

3.

Quy định về công tác bàn giao hồ sơ:

-

Tất cả hồ sơ của các Nhà thầu, đơn vị TVGS trình Ban QLDA đều phải bàn giao cho bộ
phận kế hoạch tổng hợp của Ban QLDA tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết, tuyệt đối
không được bàn giao trực tiếp cho các bộ phận chuyên môn khác của Ban QLDA.

-

Khi các Nhà thầu và đơn vị TVGS bàn giao hồ sơ cho Ban QLDA thì phải lập biên bản
bàn giao hồ sơ hoặc phải ghi vào sổ bàn giao hồ sơ. Khi bàn giao hồ sơ phải ghi rõ: Ngày
bàn giao, ký hiệu hồ sơ, nội dung hồ sơ, số lượng hồ sơ bàn giao, loại hồ sơ (bản gốc, bản
sao hoặc photo) và yêu cầu người nhận hồ sơ phải ký tên xác nhận vào sổ (theo mẫu phụ
lục II - 05).

-

Khi Ban QLDA phát hành hồ sơ, bản vẽ cho các Nhà thầu và đơn vị TVGS thì phải lập
biên bản bàn giao hồ sơ hoặc phải ghi vào sổ bàn giao hồ sơ. Khi bàn giao hồ sơ phải ghi
rõ: Ngày bàn giao, ký hiệu hồ sơ, nội dung hồ sơ, số lượng hồ sơ bàn giao, loại hồ sơ
(bản gốc, bản sao hoặc photo) và yêu cầu người nhận hồ sơ phải ký tên xác nhận vào sổ
(theo mẫu phụ lục II - 05).

4.

Quy định về hình thức hồ sơ:

-

Tất cả các loại hồ sơ Nhà thầu trình Chủ đầu tư đều phải theo đúng phom mẫu, quy cách,
chủng loại hồ sơ theo phụ lục các biểu mẫu hồ sơ do Chủ đầu tư ban hành

-

Hồ sơ hợp lệ là hồ sơ có đầy đủ các thơng tin sau đây:
+ Phải có tên đơn vị phát hành, đơn vị nhận hồ sơ;

Trang 9

TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

+ Phải có số ký hiệu văn bản (theo số ký hiệu từng loại hồ sơ);
+ Phải có thời gian phát hành hồ sơ (ghi rõ ngày, tháng, năm phát hành);
+ Hồ sơ phải có nội dung đề nghị xử lý;
+ Phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị phát hành hồ sơ.
5.

Quy định về số lượng hồ sơ phải trình:
Về số lượng hồ sơ, tài liệu Nhà thầu phải trình được quy định riêng đối với từng loại hồ
sơ, cụ thể như sau:

-

Đối với thư kỹ thuật: Nhà thầu trình 01 bản, sau khi đơn vị TVGS và Ban QLDA kiểm
tra, phê duyệt xong sẽ được photo và phát hành trả lời cho Nhà thầu và đơn vị TVGS mỗi
bên lưu 01 bản.

-

Đối với biên bản hiện trường, biên bản sự cố, biên bản làm việc trên công trường: Phải
xuất bản 03 bản, sau khi Ban QLDA, đơn vị TVGS và Nhà thầu ký biên bản xong thì mỗi
bên lưu 01 bản.

-

Đối với hồ sơ thuyết minh tính tốn và biện pháp thi cơng: Nhà thầu phải trình 03 bộ hồ
sơ, sau khi đơn vị TVGS và Ban QLDA kiểm tra phê duyệt xong sẽ phát hành lại cho mỗi
bên lưu 01 bộ.

-

Đối với hồ sơ thanh toán gồm: Hồ sơ giá trị thanh toán, hồ sơ pháp lý, hồ sơ quản lý chất
lượng(bản vẽ hồn cơng, nhật ký cơng trình) của từng đợt, Nhà thầu sẽ nộp thành 02 đợt:
+ Đợt 01: Nhà thầu nộp 02 bản hồ sơ thanh toán dự thảo trước(Kèm theo biểu mẫu Biên
bản làm việc về hồ sơ thanh quyết tốn: Xem quy trình thanh tốn vốn đầu tư xây dựng,
mục f1: Biên bản làm việc về hồ sơ thanh quyết toán) để Ban QLDA và đơn vị TVGS
cùng kiểm tra. Sau khi có kết quả kiểm tra (Kết quả kiểm tra phải được thể hiện bằng
“Biên bản làm việc về hồ sơ thanh quyết toán”), đơn vị TVGS có kết quả trả lời bằng
“Biên bản làm việc về hồ sơ thanh quyết toán”gửi cho nhà thầu và Ban QLDA, sau đó
BQLDA sẽ làm việc trực tiếp với nhà thầu về những nội dung thống nhất cần chỉnh
sửa và có thơng báo trả lời bằng “Biên bản làm việc về hồ sơ thanh quyết tốn” để
Nhà thầu hồn thiện và xuất bản hồ sơ chính thức.
+ Đợt 02: Nhà thầu phải nộp đủ 10 bộ hồ sơ giá trị thanh tốn(bản gốc), 10 bộ hồ sơ
pháp lý(Trong đó hợp đồng, phụ lục hợp đồng của gói thầu chỉ gửi 02 bộ photo cho lần
thanh toán đầu tiên) và 10 bộ hồ sơ chất lượng(bản gốc), 08 bộ bản vẽ hồn cơng(gốc), 02
bộ(bản sao) nhật ký cơng trình, 03 bộ gốc hồ sơ sự cố cơng trình(nếu có) của đợt thanh
toán cho đơn vị TVGS kiểm tra, phê duyệt. Sau khi đơn vị TVGS phê duyệt xong sẽ
chuyển cho Ban QLDA kiểm tra và làm các thủ tục phê duyệt. Hồ sơ thanh toán sau khi
được Chủ đầu tư phê duyệt xong sẽ phát hành lại cho Nhà thầu và đơn vị TVGS mỗi bên
01 bộ.

Trang 10


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI

CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

6.

Quy định về thời gian xử lý hồ sơ:

-

Đối với các hồ sơ không làm thay đổi thiết kế, không thay đổi đơn giá, không thay đổi
tiến độ thi công:
Đơn vị TVGS phải kiểm tra và phê duyệt hồ sơ trong vòng 02 ngày kể từ khi Nhà thầu

-

trình hồ sơ.
Ban QLDA có 02 ngày để kiểm tra và phê duyệt hồ sơ sau khi nhận hồ sơ từ đơn vị

-

TVGS (hồ sơ đã được đơn vị TVGS phê duyệt).
Đối với các hồ sơ đề xuất có làm thay đổi thiết kế, không thay đổi đơn giá và tiến độ thi

-

công:
Đơn vị TVGS phải kiểm tra và phê duyệt hồ sơ trong vòng 03 ngày kể từ khi Nhà thầu

-

trình hồ sơ.
Ban QLDA có 02 ngày để phối hợp cùng đơn vị TVTK tiến hành kiểm tra, phê duyệt hồ

-

sơ sau khi nhận hồ sơ từ đơn vị TVGS (hồ sơ đã được đơn vị TVGS phê duyệt).
Đối với các hồ sơ đề xuất có làm thay đổi thiết kế, thay đổi đơn giá và thay đổi tiến độ

-

thi công:
Đơn vị TVGS phải kiểm tra và phê duyệt hồ sơ trong vòng 03 ngày kể từ khi Nhà thầu

-

trình hồ sơ.
Ban QLDA có 07 ngày để phối hợp cùng đơn vị TVTK và các phòng ban chức năng của

-

Công ty Bất Động Sản Viettel tiến hành kiểm tra, làm các thủ tục phê duyệt hồ sơ.
Chú ý: Trong trường hợp đặc biệt, thời gian thụ lý hồ sơ vượt quá thời gian quy định như
trên thì Ban QLDA sẽ có thơng báo bằng văn bản gửi tới Nhà thầu và đơn vị TVGS,
trong văn bản có nêu rõ ngày hồn trả hồ sơ, hoặc cung cấp thơng tin cần thiết cho các
bước tiếp theo. Thời gian chậm thụ lý hồ sơ từ phía Ban QLDA sẽ khơng tính vào thời
gian làm chậm tiến độ thi cơng của Nhà thầu.
Đối với hồ sơ thanh quyết toán: Thời gian xem xét hồ sơ pháp lý, hồ sơ quản lý chất

-

lượng, hồ sơ giá trị thanh toán xem “ Phần IX: Quy trình thanh tốn vốn đầu tư xây
dựng”.
Đối với các hồ sơ về nhân sự:

-

Nhà thầu và TVGS nếu bổ cán bộ mới thì ít nhất trước 07 ngày Nhà thầu phải trình hồ
sơ cho Ban QLDA.

-

Nhà thầu và TVGS nếu điều chuyển cán bộ thì ít nhất trước 07 ngày Nhà thầu phải trình
gửi thơng báo cho Ban QLDA.

-

Đối với các hồ sơ là biện pháp thi công:

Trang 11


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

-

Đơn vị TVGS phải kiểm tra và phê duyệt hồ sơ trong vòng 03 ngày kể từ khi Nhà thầu
trình bộ hồ sơ hồn chỉnh.

-

Ban QLDA có 04 ngày để kiểm tra và phê duyệt hồ sơ sau khi nhận bộ hồ sơ hoàn chỉnh
từ đơn vị TVGS (hồ sơ đã được đơn vị TVGS phê duyệt).
Lưu ý: Đối với hồ sơ về biện pháp đổ bê tơng, kể từ khi Ban QLDA chính thức phê
duyệt hồ sơ, ít nhất sau 48h Nhà thầu mới được tiến hành đổ bê tông

7.

Quy định về công tác cho mượn hồ sơ:

-

Khi cá nhân, đơn vị có nhu cầu mượn hồ sơ của Ban QLDA thì phải liên hệ với bộ phận
kế hoạch tổng hợp của Ban QLDA. Sau khi được sự đồng ý của người phụ trách công tác
quản lý hồ sơ của Ban QLDA thì cá nhân, đơn vị mượn hồ sơ phải đăng ký vào “sổ đăng
ký mượn hồ sơ”, phải có trách nhiệm trả hồ sơ đúng hẹn, bảo quản không để mất hoặc
làm rách hồ sơ.

-

Khi trả hồ sơ lại cho bộ phận kế hoạch tổng hợp của Ban QLDA, cá nhân hoặc đơn vị
mượn hồ sơ phải ký tên vào sổ, ghi rõ ngày, tháng trả hồ sơ và tình trạng hồ sơ khi trả.
Lưu ý: Các cá nhân trong Ban QLDA tuyệt đối không được tự ý lấy hồ sơ. Khi cần mượn
hồ sơ phải thông báo với người quản lý hồ sơ và phải đăng ký vào “sổ đăng ký mượn hồ
sơ”.

III. QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC HỌP GIAO BAN VÀ BÁO CÁO CỦA CÁC NHÀ
THẦU:
1.

Quy định về công tác họp giao ban công trường:

a) Quy định thành phần tham gia họp giao ban:
-

Về phía Chủ đầu tư:
+ Trưởng ban QLDA: chủ trì cuộc họp;
+ Trưởng bộ phận kỹ thuật;
+ Trưởng bộ phận kế hoạch – tổng hợp;
+ Trưởng bộ phận thanh quyết tốn.

-

Về phía đơn vị TVGS:
+ Trưởng đồn TVGS;
+ Chun gia của đơn vị TVGS;
+ Cán bộ khác của đơn vị TVGS theo yêu cầu của Ban QLDA (nếu có).

-

Về phía Nhà thầu:
+ Chỉ huy cao nhất của Nhà thầu tại công trường;

Trang 12


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

+ Cán bộ khác của Nhà thầu theo u cầu (nếu có).
-

Về phía đơn vị TVTK (trường hợp họp kỹ thuật):
+ Cán bộ phụ trách giám sát tác giả tại hiện trường;
+ Cán bộ TVTK phụ trách bộ môn chuyên ngành (theo yêu cầu).
Chú ý: Tất cả các cuộc họp tại cơng trường đều phải có biên bản cuộc họp. Biên bản
cuộc họp phải ghi đầy đủ các nội dung được đưa ra để bàn luận, nội dung được các bên
tham gia họp thống nhất ý kiến và kết luận của người chủ trì cuộc họp. Sau khi kết thúc
cuộc họp, các bên tham gia cuộc họp phải kiểm tra nội dung và ký tên vào biên bản cuộc
họp, sau đó mỗi bên lưu 01 bản.
BQLDA có trách nhiệm cử người làm thư ký trong các cuộc họp, ghi chép đầy đủ các nội
dung trong cuộc họp và làm biên bản cuộc họp.

b) Họp giao ban định kỳ:
-

Ban QLDA chủ trì tổ chức họp giao ban cơng trường giữa Chủ đầu tư, đơn vị TVGS và
các Nhà thầu vào ngày thứ 2 hàng tuần tại Văn phòng BQLDA (dự kiến vào 09h00 sáng
thứ 2 hàng tuần).

-

Tùy theo tình hình cụ thể và mức độ triển khai cơng việc của các Nhà thầu, hàng tuần
Ban QLDA sẽ tổ chức họp giao ban bổ sung vào giữa tuần để điều hành các công tác thi
công chung trên công trường (dự kiến vào 09h00 sáng thứ 5 hàng tuần).

-

Bộ phận hồ sơ và xử lý biện pháp thi công của Ban QLDA sẽ chủ trì họp kỹ thuật giữa
Nhà thầu, đơn vị TVGS và đơn vị TVTK (giám sát tác giả) mỗi tuần 01 lần để giải quyết
các vấn đề liên quan đến hồ sơ thiết kế phát sinh trong q trình thi cơng trên cơng trường
(dự kiến vào 14h00 thứ 6 hàng tuần).

-

Bộ phận kỹ thuật của Ban QLDA sẽ chủ trì họp kỹ thuật giữa Nhà thầu, đơn vị TVGS mỗi
tuần 01 lần để giải quyết các vấn đề liên quan đến q trình thi cơng trên cơng trường (dự
kiến vào 14h00 thứ 5 hàng tuần).

c)

Họp bất thường:
Khi có các vấn đề phát sinh đột xuất xảy ra trên công trường, Ban QLDA sẽ yêu cầu các
bên liên quan tham gia họp bất thường để xử lý các vấn đề phát sinh.

2.

Quy định về công tác báo cáo:

a) Đối với đơn vị TVGS:
-

Đơn vị TVGS có trách nhiệm báo cáo khối lượng cơng việc đơn vị mình thực hiện định
kỳ hàng tuần, tháng, quý cho Ban QLDA theo quy định (theo mẫu quy định).

Trang 13

TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

Lưu ý: Trong báo cáo tuần của đơn vị TVGS phải thể hiện rõ những yêu cầu, kiến nghị
trong tuần và tuần tiếp sau đó. Báo cáo phân công cán bộ phụ trách chuyên môn, lịch trực
công trường, bảng theo dõi các công tác nghiệm thu, bảng theo dõi nhập vật tư,vật liệu,
thiết bị Nhà thầu cho Ban QLDA theo dõi.
Các danh mục tổi thiểu trong báo cáo tuần của TVGS gửi cho Ban QLDA như sau:

-

+ Bảng phân công nhiệm vụ, lịch trực ( biều mẫu II-08)
+ Báo cáo tuần (biểu mẫu II-02)
+ Bảng theo dõi cơng tác nghiệm thu TVGS
+ Báo cáo an tồn lao động, vệ sinh môi trường Nhà thầu trong tuần ( biểu mẫu III01)
Khi đi kiểm tra các cơ sở sản xuất ngồi cơng trường , nhà máy… của Nhà thầu phụ hay

-

đơn vị cung cấp vật tư, vật liệu trong vòng chậm nhất 02 ngày TVGS phải nộp báo cáo
đánh giá đơn vị cho Ban QLDA.
Đơn vị TVGS có trách nhiệm báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của Ban QLDA để phục vụ

-

công tác thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng và các báo cáo đột xuất khác.
b) Đối với các Nhà thầu thi công xây lắp:
Các Nhà thầu thi cơng xây lắp có trách nhiệm báo cáo định kỳ kế hoạch và khối lượng

-

công việc đơn vị mình thực hiện theo ngày, tuần, tháng, quý, 06 tháng cho Ban QLDA và
đơn vị TVGS với quy định cụ thể như sau:
-

Báo cáo ngày: Vào 17h00 hàng ngày các Nhà thầu có trách nhiệm gửi báo cáo khối
lượng cơng việc đơn vị mình thực hiện trong ngày và kế hoạch thực hiện công việc trong
ngày tiếp theo cho Ban QLDA và đơn vị TVGS kiểm tra, theo dõi (theo mẫu phụ lục số
II - 01).

-

Báo cáo tuần: Vào 08h00 sáng thứ 2 hàng tuần các Nhà thầu có trách nhiệm báo cáo
khối lượng cơng việc đơn vị mình thực hiện được trong tuần và lập kế hoạch thi công của
tuần tiếp theo cho Ban QLDA và đơn vị TVGS kiểm tra, theo dõi (theo mẫu phụ lục số II
- 02).
Lưu ý: Báo cáo tuần phải thể phải bao gồm:
+ Các công việc và khối lượng thực hiện trong tuần, các công việc và khối lượng công
việc dự tính trong tuần tiếp theo
+ Khối lượng vật tư, vật liệu, thiết bị nhập về công trường nhập về trong tuần và tuần và
tuần kế tiếp
+ Bảng theo dõi cơng tác thí nghiệm vật tư, vật liệu, thiết bị

Trang 14


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

+ Bảng theo dõi nhập vật tư,vật liệu, thiết bị đã thực hiện trong tuần và bảng kế hoạch
cho tuần tiếp theo
+ Bảng tiến độ tuần.
+ Phần đề xuất, kiến nghị với Ban QLDA, TVGS về các vấn đề cần giải quyết, phân biệt
rõ các vấn đề ưu tiên làm trước, nêu ra những tồn tại công việc trong tuần nhà thầu chưa
thực hiện (ví dụ: phê duyệt các thư kỹ thuật, biện pháp thi công...)
-

Báo cáo tháng: Các Nhà thầu thi cơng có trách nhiệm báo cáo khối lượng cơng việc đơn
vị mình thực hiện được trong tháng và lập kế hoạch thi công của tháng tiếp theo cho Ban
QLDA và đơn vị TVGS vào ngày 20 hàng tháng (theo mẫu phụ lục số II - 03).

-

Báo cáo q: Các Nhà thầu thi cơng có trách nhiệm báo cáo khối lượng cơng việc đơn vị
mình thực hiện được trong quý và lập kế hoạch thi công của quý tiếp theo cho Ban
QLDA và đơn vị TVGS vào ngày 20 của tháng cuối cùng trong quý (theo mẫu phụ lục số
II - 03).

-

Báo cáo 6 tháng: Các Nhà thầu thi cơng có trách nhiệm báo cáo khối lượng cơng việc
đơn vị mình thực hiện được trong 6 tháng đầu năm và lập kế hoạch thi công của 6 tháng
cuối năm cho Ban QLDA và đơn vị TVGS vào ngày 20 của tháng 6 trong năm (theo mẫu
phụ lục số II - 03).

-

Các Nhà thầu thi công xây lắp có trách nhiệm báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của Ban

QLDA để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng và các báo cáo
đột xuất khác.
Chú ý: Tất cả các báo cáo công việc của Nhà thầu phải kèm theo bản vẽ mặt bằng thể
hiện các vị trí, khu vực thi cơng trên cơng trường.

IV. QUY ĐỊNH VỀ CƠNG TÁC ĐẢM BẢO AN NINH TRẬT TỰ TRÊN CƠNG
TRƯỜNG:
1.

Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt người và phương tiện hàng hóa ra vào công trường:

a) Đối với cán bộ và công nhân của các Nhà thầu khi ra vào công trường phải đáp ứng
những điều kiện sau:
-

Phải có danh sách để bộ phận bảo vệ kiểm tra và đối chiếu.

-

Phải đeo thẻ do đơn vị quản lý đăng ký theo mẫu quy định (có dán ảnh, họ và tên cá
nhân, tên Nhà thầu, bộ phận công tác, hạn sử dụng của thẻ).

-

Phải được trang bị đầy đủ bảo hộ lao động theo đúng quy định (như giầy bảo hộ, mũ bảo
hộ, quần áo bảo hộ) cho từng đối tượng là công nhân và cán bộ của Nhà thầu.

-

Để thuận tiện cho quá trình theo dõi, kiểm tra giám sát, yêu cầu Nhà thầu phải có quy ước

cụ thể trong trang bị bảo hộ lao động, ví dụ: Cán bộ kỹ thuật đội mũ bảo hộ màu trắng,

Trang 15


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

công nhân vận hành điện đội mũ bảo hộ màu đỏ, công nhân các tổ thép và cốp pha đội
mũ màu xanh.…
-

Nghiêm cấm mang rượu, bia, chất nổ, chất cháy và các loại hung khí như dao, lê, kiếm tự
chế…. vào công trường.

-

Khi ra vào phải tuyệt đối chấp hành sự kiểm tra, kiểm soát của lực lượng bảo vệ. Nếu có
xe gắn máy hoặc ơ tơ phải đậu xe vào đúng nơi quy định.

b) Đối với hàng hóa ra vào:
-

Bộ phận bảo vệ phải kiểm tra chặt chẽ về số lượng hàng hóa và giấy tờ liên quan đến
hàng hóa như hóa đơn chứng từ, phiếu xuất kho theo đúng quy định.

c)

Những khu vực cần tăng cường bảo vệ bảo đảm an toàn tuyệt đối:

Khu vực văn phòng BQLDA, văn phòng TVGS, văn phòng Nhà thầu và các kho chứa vật
tư là những vị trí cần tăng cường cơng tác bảo đảm an tồn vì đây là những khu vực trang
bị nhiều cơ sở vật chất có giá trị cao như máy tính, máy in và các thiết bị quan trọng
khác. Ngồi ra cịn là nơi lưu giữ nhiều công văn, hồ sơ tài liệu mật quan trọng của dự án.
Do đó lực lượng bảo vệ phải đề cao cảnh giác, đề phòng kẻ địch, kẻ gian lợi dụng đột
nhập trộm cắp tài sản và phá hoại.

d) Những trường hợp sau đây bị cấm giải quyết cho vào cơng trường:
-

Khơng có tên trong danh sách do Nhà thầu cung cấp, không được trang bị đầy đủ bảo hộ
lao động và khơng đeo thẻ theo quy định.

-

Có dấu hiệu say rượu bia hoặc đã có sử dụng rượu bia và các chất kích thích khác bị pháp
luật nghiêm cấm.

-

Trong q trình lao động khơng chấp hành nghiêm các quy định về bảo đảm an toàn lao
động trên công trường như:
+ Đùa nghịch khi đang lao động và làm việc trên độ cao nguy hiểm.
+ Tự ý cởi bỏ trang bị bảo hộ lao động ra khỏi người.
+ Khơng đeo dây an tồn ở độ cao nguy hiểm, ở khu vực có yêu cầu bắt buộc.
+ Tự ý ném các vật dụng từ trên cao xuống gây nguy hiểm cho công trường và nhà dân
khu vực lân cận.

2.

Công tác nhận và chuyển cơng văn tài liệu, hàng hóa:

a) Trường hợp nhân viên bưu chính đến giao hồ sơ:
Khi nhân viên bưu chính đến giao hồ sơ, hàng hóa thì bộ phận bảo vệ phải có trách nhiệm
kiểm tra kỹ hồ sơ, hàng hóa được giao. Sau đó tiếp nhận hồ sơ, hàng hóa từ phía nhân
viên bưu chính rồi chuyển ngay cho cá nhân hoặc đơn vị nhận theo địa chỉ ghi trên phiếu

Trang 16


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

giao chuyển hồ sơ, hàng hóa (có ký nhận vào sổ của bộ phận bảo vệ). Nếu người nhận hồ
sơ, hàng hóa vắng mặt tại cơng trường thì phải nhắn tin hoặc điện thoại cho người đó biết
và thực hiện theo ý kiến của người đó.
Chú ý: Nếu hết ca trực mà chưa báo cáo và giao cơng văn tài liệu, hàng hóa được thì phải
ghi chép vào sổ sách và bàn giao tỷ mỷ, cụ thể (số lượng cơng văn, hàng hóa và người
nhận) cho ca trực sau thực hiện tiếp cơng việc đó và báo cáo cho cán bộ phụ trách trực
tiếp biết.
-

Tránh tình trạng không bàn giao, không báo cáo để thất lạc công văn tài liệu hàng hóa
hoặc chuyển tới tay người nhận bị chậm trễ.

-

Đề cao cảnh giác, đề phòng đối với những thùng hàng hóa gửi đến có địa chỉ khơng cụ
thể, rõ ràng thì phải kiểm tra kỹ và báo cáo cho cán bộ các cấp biết để xử lý kịp thời,

tránh để kẻ gian kẻ địch lợi dụng đưa bom thư, chất nổ, chất cháy vào phá hoại an ninh
cơng trường.

b) Trường hợp nhân viên bưu chính đến nhận hồ sơ chuyển đi:
Khi nhân viên bưu chính đến nhận hồ sơ, hàng hóa để chuyển đi thì bộ phận bảo vệ phải
có trách nhiệm hướng dẫn và đi cùng nhân viên bưu chính vào văn phịng của cá nhân,
đơn vị có hồ sơ, hàng hóa cần chuyển đi. Sau khi nhân viên bưu chính đã nhận đủ hồ sơ,
hàng hóa thì bảo vệ đưa nhân viên bưu chính ra khỏi cơng trường.
3.

Cơng tác đón tiếp và hướng dẫn khách, đối tác tới cơng trường:
Khi có khách và đối tác tới liên hệ công tác, nhân viên bảo vệ phải thực hiện như sau:

a) Đối với các trường hợp khách và đối tác tới theo kế hoạch đã được cán bộ các bộ phận
thông báo cụ thể từ trước:
-

Bước 1: Bộ phận bảo vệ phải nắm đầy đủ thông tin, kế hoạch của khách đến làm việc đã
được các bộ phận thông báo trước như: Họ tên khách, thời gian đến, vào làm việc với ai
và bộ phận nào?

-

Bước 2: Khi khách hoặc đối tác đến công trường, nhân viên bảo vệ phải chào hỏi theo
đúng quy định và xác minh nhanh chóng các thơng tin đã được thơng báo trước.

-

Bước 3: Đăng ký vào sổ theo dõi ra vào công trường, cấp thẻ khách và hướng dẫn khách
hoặc đối tác vào đúng nơi quy định.

b) Đối với các trường hợp khách tới đột xuất, khơng có kế hoạch thơng báo từ trước:
-

Trường hợp khách là các đ/c lãnh đạo của Viettel tới đột xuất: Nhân viên bảo vệ cần phải
nhanh chóng mở cổng đón tiếp và thơng báo ngay cho cán bộ Ban QLDA biết để tổ chức
tiếp đón.

Trang 17


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

-

Trường hợp khách là các đ/c lãnh đạo thuộc Nhà thầu và TVGS: Nhân viên bảo vệ
nhanh chóng báo cáo với cán bộ VP của Nhà thầu hoặc TVGS biết để tổ chức tiếp đón
khách.
Cách nhận biết các đối tượng khách: Quan sát biển số xe ôtô, quan sát nhận biết những
người đi cùng (ví dụ các Thủ trưởng Viettel thông thường đi xe biển số đỏ Quân đội có
chữ VT…..).

c)

Các trường hợp khách đột xuất khác nhân viên bảo vệ làm theo các bước như sau:

-

Bước 1: Nhân viên bảo vệ phải chào hỏi, xin phép được biết quý danh của khách, đến gặp
ai?

-

Bước 2: Sau khi đã nắm được các thông tin cần thiết, nhân viên bảo vệ mời khách vào
phòng ngồi chờ và nhanh chóng vào báo cáo với cán bộ nơi có khách cần liên hệ.

-

Bước 3: Thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của cán bộ có khách hoặc đối tác tới liên hệ công
việc.
Chú ý: Bộ phận bảo vệ không được để cho khách hoặc đối tác tự ý vào gặp khi chưa có
sự đồng ý của cán bộ. Nhân viên bảo vệ không được tự ý cung cấp thông tin và số điện
thoại của cán bộ cho khách hoặc đối tác khi chưa có sự đồng ý của cán bộ. Khi giao tiếp
với khách hoặc đối tác tới liên hệ cơng việc nhân viên bảo vệ chú ý nói năng phải lịch sự
văn minh.

4.

Phương pháp xử lý một số tình huống đảm bảo an ninh trên cơng trường:

a) Tình huống 1: Đám đông công nhân tụ tập gây rối trật tự phía bên ngồi trước cổng cơng
trường, do nhà thầu trả lương cho công nhân chậm (hoặc lý do khác).
-

Bước 1: Nhân viên bảo vệ nhanh chóng đóng tất cả các cổng công trường, tạm thời dừng
giải quyết việc ra vào. Tổ chức lực lượng chốt chặn, bảo vệ an tồn tuyệt đối cơng
trường.

-

Bước 2: Nhanh chóng báo cáo với cán bộ phụ trách an ninh chính trị. ATLĐ của chủ đầu
tư và cán bộ chỉ huy của nhà thầu và TVGS biết.

-

Bước 3: Thực hiện theo mệnh lệnh và ý kiến chỉ đạo của cán bộ trực chỉ huy và đ/c đội
trưởng hoặc đội phó đội bảo vệ.

-

Bước 4: Dùng lời lẽ tuyên truyền thuyết phục đám đông tụ tập gây rối giải tán (ví dụ:
Mọi người chú ý đây là khu vực Quân sự, nghiêm cấm các hành động gây rối mất trật tự,
đề nghị mọi người giải tán. Nếu ai vi phạm sẽ bị bắt giữ và xử lý theo pháp luật).

-

Bước 5: Có thể báo cáo với ban chỉ huy nhà thầu và mời đại diện 1- 2 người trong nhóm
cơng nhân tụ tập gây rối vào công trường để giải quyết.

Trang 18


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

Chú ý: Kịp thời ngăn chặn và bắt giữ mọi phần tử q khích có hành vi trèo rào hoặc đẩy
cửa xông vào công trường, bàn giao cho cấp trên xử lý. Nghiêm cấm mọi nhân viên bảo

vệ tự ý manh động (kể cả bằng lời nói và hành động) để việc nhỏ phát sinh thành việc lớn
và làm phức tạp tình hình.
b) Tình huống 2: Cơng nhân xích mích xảy ra đánh nhau trong cơng trường.
-

Bước 1: Kịp thời báo cáo cho cán bộ phụ trách an ninh chính trị,cán bộ ATLĐ của chủ
đầu tư, cán bộ nhà thầu và TVGS biết.

-

Bước 2: Cử lực lượng tới can ngăn và yêu cầu các đối tượng tham gia đánh nhau phải
dừng ngay va yêu cầu về văn phòng của nhà thầu để xử lý.

-

Bước 3: Nếu các đối tượng trên khơng chấp hành thì bằng mọi biện pháp bắt giữ và bàn
giao cho cơ quan công an để xử lý.

-

Bước 4: Kết hợp với cán bộ phụ trách an ninh và ATLĐ lập biên bản sự việc làm cơ sở
pháp lý và xử lý theo quy định.

c) Tình huống 3: Trong q trình thi cơng có đụng chạm với nhà dân xung quanh công
trường.
-

Bước 1: Nắm bắt sự việc và nhanh chóng báo cáo cho cán bộ phụ trách cơng tác An ninh
chính trị và ATLĐ của BQLDA, cán bộ nhà thầu thi công và cán bộ TVSG biết.
Bước 2: Tuyên truyền thuyết phục nhân dân bình tĩnh để giải quyết theo đúng quy định

của pháp luật (đề phịng kẻ xấu lợi dụng xúi giục lơi kéo nhân dân có những hành động
q khích, gây rối làm mất trật tự an ninh)

-

Bước 3: Tổ chức lực lượng bảo vệ hiện trường, bảo vệ tài sản của công trường và của
nhân dân, kết hợp phục vụ công tác điều tra và khắc phục hậu quả.

d) Tình huống 4: Trên cơng trường có người bị tai nạn lao động.
-

Bước 1: Nhanh chóng báo cáo cho y tá cơng trường, cán bộ ATLĐ cán bộ phụ trách an
ninh của chủ đầu tư, cán bộ nhà thầu, cán bộ TVGS biết.

-

Bước 2: Nhắc nhở u cầu những người khơng có trách nhiệm trở về đúng nơi quy định,
nghiêm cấm công nhân tụ tập bàn tán, quay phim chụp hình trong cơng trường.

-

Bước 3: Kết hợp với y tá đưa người bị tai nạn lên phòng y tá để sơ cứu, hoặc đưa đi bệnh
viện theo ý kiến trực tiếp của y tá trực công trường.

-

Bước 4: Kết hợp với cán bộ ATLĐ lập biên bản sự việc để làm cơ sở pháp lý giải quyết
các bước tiếp theo.

Trang 19

TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

Chú ý: Trách nhiệm trong công tác xử lý tai nạn lao động là của cán bộ các cấp và cơ
quan chức năng, nghiêm cấm bảo vệ và những người khơng có trách nhiệm, tự ý gọi điện
thoại thông báo hoặc cung cấp mọi thông tin cho các cơ quan chức năng.

PHỤ LỤC BIỂU MẪU HỒ SƠ

Biểu mẫu II-01: Báo cáo ngày

Trang 20


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

Biểu mẫu II-02: Báo cáo tuần

Trang 21


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

Biểu mẫu II-03: Báo cáo tháng, quý, 06 tháng, năm

Trang 22


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

Trang 23


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

Biểu mẫu II-04: Thư kỹ thuật

Trang 24


TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
CƠNG TY BĐS VIETTEL
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 285

Biểu mẫu II-05: Biên bản bàn giao hồ sơ

Trang 25