Hệ thống thông tin kế toán 2 (3) pot

NỘI DUNG TRÌNH BÀY
LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ
2
TÓM TẮT TÌNH HUỐNG
31
YẾU KÉM, RỦI RO, GIẢI PHÁP
33

gửi

gửi
lưu
Liên2:BP nhận hàng
Liên3:

BP mua hàng
Liên1:nhà cung cấp
Trưởng BP sản xuất
phê duyệt, gửi phiếu yêu cầu nguyên vật liệu
Nhân viên giám sát BP mua hàng
Gửi phiếu yêu cầu nguyên vật liệu
Các nhân viên BP mua hàng lập đơn đặt hàng
(3liên)
BP nhận hàng nhận
nguyên vật liệu
chuyển trực tiếp

kho
xuất

các BP sản xuất
theo yêu cầu.
cùng một liên đơn đặt hàng
BP mua hàng
gửi
báo cáo nhận hàng (2liên)
BP kho
BP kế toán
BP thư tín
nhận
hóa đơn mua hàng (2liên)
gửi
BP mua hàng
đối chiếu
hóa đơn với
đơn đặt
Thông tin về
giá và điều
khoản thanh toán
Số lượng
Tiền chiết khấu,
tính toán
lại số tiền
Ký tắt vào hóa đơn
để duyệt thanh toán
BP lập chứng từ (thuộc BP kế toán)
Hạch toán
Ghi vào sổ đăng ký
(lưu theo ngày đáo hạn)
Các bộ phận liên quan:

-
Bộ phận sản xuất
-
Bộ phận mua hàng
-
Bộ phận nhận hàng
-
Bộ phận kho
-
Bộ phận thư tín
-
Bộ phận kế toán
Chứng từ:
Phiếu yêu cầu NVL( ? Liên),Đơn đặt hàng(3 liên),Báo cáo nhận hàng
( ? Liên),Hóa đơn mua hàng( 2 liên)
BPSX BPMH BPNH BP kho BPT/Tín BPKT
PYCNVL
?
PYCNVL
?
Phê chuẩn
A
PYCNVL
?
A
Lập đơn
đặt hàng
Nhà cung cấp
ĐĐH
2

1
3
B
N
B
ĐĐH
2
ĐĐH
2
C
C
D
C
BCNH
?
BCNH
?
HĐMH
1
2
HĐMH
1
2
D
Kiểm tra,
Đối chiếu
1
E
HĐMH
1

2
Hạch toán
Ghi sổ ĐK
Ctừ thanh
toán
HĐMH
1
2
D
C
BPSX BPMH BPNH BP
kho
BPT/tín BPKT
Kiểm tra,
Đối chiếu
1
ĐĐH
2
HĐMH
1
2
HĐMH
1
2
Ký
E
Chú thích: PYCNVL: phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, ĐĐH: đơn đặt hàng,
BCNH: báo cáo nhận hàng, HĐMH: hóa đơn mua hàng, ĐK Ctừ: Đăng ký
chứng từ
Phiếu yều cầu

NVL được lập
và gửi đi không
rõ số liên.Không
Có liên lưu lại.
Yếu
Yếu
Kém
Kém
1
1
Phiếu YCNVL
phải lập 2 liên :
liên 1 lưu lại,
liên 2 gửi cho
nhân viên giám sát
BPMH để sau này
đối chiếu,kiểm tra.
Giải
Giải
pháp
pháp
Khi nhận NVL không
có chứng từ để đối
chiếu sẽ khó khăn
trong việc kiểm tra
,đối chiếu thông tin
về NVL,hàng hóa đã
đặt hàng như:số
lượng chất
lượng,chủng loại,…

Rủi ro
Rủi ro
Lập đơn đặt hàng gồm4
liên :
-liên 1 lưu tại bộ phận
mua hàng
-liên 2 gửi cho nhà
cung cấp
-liên 3 gửi cho
bộ phận nhận hàng
-liên 4 gửi cho
bộ phận kế toán.
Lập đơn đặt hàng gồm4
liên :
-liên 1 lưu tại bộ phận
mua hàng
-liên 2 gửi cho nhà
cung cấp
-liên 3 gửi cho
bộ phận nhận hàng
-liên 4 gửi cho
bộ phận kế toán.
Khi lập chứng từ theo dõi nợ
phải trả, kế toán không
có đơn đặt hàng để đối
chiếu
có thể dẫn đến
sai sót khi tính toán, gây
ra gian
lận khi nhập liệu,…

Khi lập chứng từ theo dõi nợ
phải trả, kế toán không
có đơn đặt hàng để đối
chiếu
có thể dẫn đến
sai sót khi tính toán, gây
ra gian
lận khi nhập liệu,…
Đơn đặt hàng không
lập đủ số liên:không
có liên gửi cho
BPKT.
Trình tự luân chuyển
các chứng từ không
đúng.
Đơn đặt hàng không
lập đủ số liên:không
có liên gửi cho
BPKT.
Trình tự luân chuyển
các chứng từ không
đúng.
Yếu kém 2
Yếu kém 2
Rủi ro
Rủi ro
Giải pháp
Giải pháp
Yếu kém 3:
Liên 2 ĐĐH khi gửi đến

bộ phận nhận hàng đồng
thời được dùng như 1
báo cáo nhận hàng.
Liên 2 ĐĐH khi gửi đến
bộ phận nhận hàng đồng
thời được dùng như 1
báo cáo nhận hàng.
Giải pháp
Bộ phận nhận hàng sau khi nhận hàng phải
lập báo cáo nhận hàng riêng để kiểm tra đối
chiếu 3 liên :1 liên lưu lại,1 liên gửi cho bộ
phận kho,1 liên gửi cho bộ phận kế toán.
Bộ phận nhận hàng sau khi nhận hàng phải
lập báo cáo nhận hàng riêng để kiểm tra đối
chiếu 3 liên :1 liên lưu lại,1 liên gửi cho bộ
phận kho,1 liên gửi cho bộ phận kế toán.
Rủi ro
Không có báo cáo nhận hàng để
đối chiếu với phiếu yêu cầu mua
hàng xem có nhận nguyên vật
liệu đúng yêu cầu đã đặt hàng
không,chất lượng có đúng
không,chủng loại nguyên vật
liệu có đúng không,….
Không có báo cáo nhận hàng để
đối chiếu với phiếu yêu cầu mua
hàng xem có nhận nguyên vật
liệu đúng yêu cầu đã đặt hàng
không,chất lượng có đúng
không,chủng loại nguyên vật

liệu có đúng không,….
1
Yếu kém 4:
Nguyên vật liệu
được nhập trực
tiếp vào kho mà
không qua kiểm
tra,đối chiếu.
Giải pháp:
Khi nhập hàng vào
kho phải kiểm
tra ,đối chiếu với
phiếu yêu cầu NVL
,phải lập một báo
cáo nhập kho để
dễ theo dõi.
2
Rủi ro:
Nguyên vật liệu
nhập kho có thể
không đúng yêu cầu
như: sai số lượng
,chất lượng không
đảm bảo,không
đúng chủng loại,…
3
-NVL được xuất
Theo yêu cầu của
BPSX mà không
được thủ kho ký

duyệt, đồng ý
vi phạm nguyên
tắc ký duyệt.
-Không có chứng
từ để đối chiếu.
NVL có thể xuất ra
không đúng yêu cầu.
Dễ xảy ra mất mát,
thất lạc,hao hụt.
(nhân viên có thể
biển thủ NVL)
Thủ kho phải ký
xét duyệt trước khi
xuất NVL cho BPSX.
BP kho nên lập
phiếu xuất kho NVL
BPSX nên lập phiếu
yêu cầu NVL 2 liên:
1liên gửi cho BP kho,
1liên lưu lại tại BPSX
Yếu
Kém
5
Rủi
ro
Giải
pháp
Yếu
Yếu

kém
kém
6
6
Nhân viên mua hàng đảm nhiệm quá nhiều
công việc (vừa đối chiếu thông tin vừa kiểm
tra,vừa ký duyệt)  vi phạm nguyên tắc bất
kiêm nhiệm.
Rủi ro
Rủi ro
Có thể dẫn đến gian lận: nhân viên này có thể
tự chọn nhà cung cấp nhằm kê giá cao hơn giá
trị thực của hàng hóa để hưởng hoa hồng,ghi
nhận sai giá trị lô hàng.
Giải pháp
Giải pháp
Phân chia công việc ra cho các nhân viên khác
không cho nhân viên này kiêm nhiệm quá nhiều
công việc.Mỗi nhân viên nên đảm nhận một công
việc riêng và độc lập với nhau.
Yếu kém7
Bộ phận kế
toán lưu
chứng từ
theo ngày
đáo hạn.
Khi cần
kiểm
tra,đối

chiếu sẽ
rất khó
tìm lại.
Rủi ro
Lưu hóa
đơn theo
số thứ tự
để dễ
quản lý.
Giải pháp