Tailieunhanh_Gt_Md23_Quan_Ly_Van_Ban_Trong_Moi_Truong_Mang_Cd_Trang_06 (Pdf.io).Docx

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham
khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý
của cơ quan, tổ chức. Cho nên công tác văn thư luôn gắn với thông tin, thông tin
văn bản luôn là đối tượng mà những người làm công tác cơng văn, giấy tờ phải
xử lý. Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này là một
yêu cầu mang tính chất tất yếu để tiến tới hiện đại hóa cơng tác văn thư trong
văn phịng.
Giáo trình Quản lý văn bản trong mơi trường mạng ra đời sẽ giúp cho học
sinh - sinh viên có thể tìm hiểu quy trình quản lý văn bản đến, đi trong môi
trường mạng diễn ra như thế nào và từ đó có thể ứng dụng kiến thức đã học
được để thực hiện được các thao tác quản lý sau khi học xong.
Bố cục của giáo trình gồm 5 nội dung chính, tìm hiểu những vấn đề chung
trong quản lý văn bản trong môi trường mạng, soạn thảo ban hành văn bản, quản
lý văn bản, lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, và ứng dụng vào thực tiễn.
Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô
đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế,
khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hồn thiện.
Xin trân trọng cảm ơn.
Ngày 27 tháng 04 năm 2019
Tham gia biên soạn
Chủ biên: GV. Trương Thị Trang

1

MỤC LỤC TRANG
LỜI GIỚI THIỆU.............................................................................................................
.............................1
BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI
TRƯỜNG MẠNG..............................................................................................................
...........................6
1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa .................................................................... 6
1.1. Khái niệm ................................................................................................ 6
1.2. Mục đích.................................................................................................. 8
1.3. Ý nghĩa .................................................................................................... 8
2. Yêu cầu.......................................................................................................... 9
2.1. Nhanh chóng............................................................................................ 9
2.2. Chính xác............................................................................................... 10
2.3. Bí mật .................................................................................................... 10
2.4. Hiện đại ................................................................................................ 10
3. Nội dung...................................................................................................... 10
3.1. Xây dựng và ban hành văn bản ............................................................. 10
3.2. Quản lý văn bản..................................................................................... 12
3.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ......................................... 13
BÀI 2:
SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG MƠI TRƯỜNG MẠNG...............................14
1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và yêu cầu ................................................ 14
1.1. Khái niệm văn bản điện tử .................................................................... 14
1.2. Mục đích................................................................................................ 15
1.3. Ý nghĩa .................................................................................................. 15
1.4. Yêu cầu.................................................................................................. 15
2. Nội dung của việc soạn thảo và ban hành văn bản................................. 16
2.1. Tạo thư mục........................................................................................... 16

2.2. Tạo File.................................................................................................. 17
2.3. Soạn thảo văn bản.................................................................................. 19
2.4. Trình ký văn bản.................................................................................... 28
3. Thực hành soạn thảo văn bản................................................................... 33
BÀI
3: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG....................35
1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu................................................................... 35
1.1. Khái niệm .............................................................................................. 35


1.2. Mục đích, yêu cầu ................................................................................. 35
2. Nội dung quản lý văn bản đến.................................................................. 35
2


2.1. Tiếp nhận, Scan văn bản ....................................................................... 39
2.2. Đăng ký văn bản................................................................................... 40
2.3. Chuyển xin ý kiến giải quyết................................................................. 40
2.4. Chuyển văn bản đến đơn vị hoặc cá nhân giải quyết............................ 41
2.5. Theo dõi việc giải quyết văn bản đến.................................................... 41
3. Nội dung quản lý văn bản đi..................................................................... 44
4. Thực hành đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản ......................... 49
BÀI 4: LẬP HỒ SƠ
VÀGIAO NỘP HỒ SƠ TRONG MƠI TRƯỜNG MẠNG......50 1. Khái niệm,
mục đích, u cầu................................................................... 50 1.1. Khái
niệm .............................................................................................. 50
1.2. Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu ................................................................... 50
2. Phương pháp lập hồ sơ trong môi trường mạng .................................... 51
3. Lập hồ sơ..................................................................................................... 52
3.1. Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)................................................ 52

3.2. Hồ sơ số................................................................................................. 52
3.3. Tiêu đề hồ sơ ......................................................................................... 53
3.4. Thời gian bắt đầu................................................................................... 53
3.5. Thời gian kết thúc.................................................................................. 54
3.6. Thời hạn bảo quản ................................................................................. 54
3.7. Số lượng tờ ............................................................................................ 54
3.8. Hạn chế sử dụng (mật/tình trạng vật lý kém/đang xử lý nghiệp vụ/lý do
khác) ............................................................................................................. 54
3.9. Đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ............................................................ 55
3.10. Hồ sơ đã kết thúc................................................................................. 55
3.11. Không nộp lưu vào lưu trữ cơ quan .................................................... 55
4. Thực hành lập hồ sơ qua mạng ................................................................ 56
BÀI 5:
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN 57
1. ECM - Quản lý tài nguyên thông tin doanh nghiệp. .............................. 57
1.1. Mục đích ứng dụng ECM...................................................................... 57
1.2. Lịch sử phát triển ECM trên thế giới .................................................... 58
2. Các tiêu chuẩn về quản lý văn bản .......................................................... 58
2.1. ISO 15489 - Tiêu chuẩn quốc tế về quản lý văn bản ............................ 58
2.2. Moreq - Tiêu chuẩn liên minh............................................................... 59


3. Giải pháp phần mềm 1C: Quản lý văn bản (ECM) ............................... 60
3


3.1. Các tính năng chính............................................................................... 60
3.2. Quản lý văn bản điều hành tác nghiệp .................................................. 61
3.3. Quản lý văn bản, hồ sơ, giáo trình, tài liệu. .......................................... 61
4. Các khái niệm cơ bản 1C: ECM............................................................... 62

4.1. Kiểu dữ liệu ........................................................................................... 62
4.2. Kiểu văn bản.......................................................................................... 62
4.3. Quy trình nghiệp vụ............................................................................... 65
4.4. Bàn làm việc.......................................................................................... 66
4.5. Phân quyền ............................................................................................ 66
4.6. Thực hành trên phần mềm..................................................................... 67
5. Các quy trình xử lý văn bản ..................................................................... 67
5.1. Quy trình xử lý văn bản đến.................................................................. 67
5.2. Quy trình xử lý văn bản đi .................................................................... 69
5.3. Quy trình xử lý văn bản nội bộ ............................................................. 70
5.4. Quy trình xử lý hồ sơ............................................................................. 71
5.5. Thực hành.............................................................................................. 71
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................
......................72


4


GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN
Tên mơ đun: QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MƠI TRƯỜNG MẠNG
Mã mơ đun: MĐ23
Vị trí, tính chất ý nghĩa và vai trị của mơ đun:
- Vị trí: mơ đun được bố trí vào học kỳ 2 năm thứ hai của khố học.
- Tính chất: là mơ đun chun mơn.
- Ý nghĩa và vai trị của mơ đun: Học tốt mô đun sẽ giúp học sinh - sinh viên,
tích cực, năng động trong q trình làm việc và quản lý văn bản trong môi
trường mạng.
Mục tiêu mô đun:
- Về kiến thức:

+ Trình bày đượcvị trí, tác dụng của việc quản lý văn bản trong môi trường
mạng;
+ Vận dụng được các bước trong quy trình soạn thảo văn bản trong môi trường
mạng;
+ Mô tả được các bước thực hiện quản lý văn bản đi, đến trong mơi trường
mạng
+ Trình bày được các bước thực hiện trong quy trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
trong môi trường mạng
- Về kỹ năng :
+ Làm tương đối thành thạo các bước, công việc: soạn thảo, quản lý văn bản đi,
đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Nhận thức đúng vị trí và tầm quan trọng của quản lý văn bản trong mơi trường
mạng,
+ Thái độ đúng đắn, có trách nhiệm với nghề.
Nội dung của mô đun:
Bài 1: Những vấn đề chung về quản lý văn bản trong môi trường mạng
Bài 2: Soạn thỏa văn bản trong môi trường mạng
Bài 3: Quản lý văn bản đi, đến trong môi trường mạng
Bài 4: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ trong môi trường mạng
Bài 5: Ứng dụng công nghệ phần mềm trong quản lú văn bản

5


BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
TRONG MƠI TRƯỜNG MẠNG
Mã bài: MĐ23.01
Mục tiêu:
- Trình bày được vị trí, mục đích, ý nghĩa và nội dung của việc quản lý văn bản

trong môi trường mạng.
- Thành thạo kỹ năng quản lý văn bản
- Thái độ thận trọng, tỉ mỉ, nguyên tắc, bảo mật có trách nhiệm với nghề.
Nội dung chính:
1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa
1.1. Khái niệm
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết trong
mọi hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời khơng chỉ do nhu cầu giao tiếp và
truyền thơng tin, mà cịn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy cơng tác văn thư
đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện khơng thể thiếu được
đối với việc phát triển và hồn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ
có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt,
tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm.
Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong cơng
cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường
định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa
phương, khơng thể khơng nói đến việc hồn thiện và hợp lý hố cơng tác văn
thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà khơng nghiên cứu ứng dụng tin
học trong công tác văn thư.
Thực tế cho thấy, công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước
hiện nay, bên cạnh các kết quả đạt được cịn nhiều tồn tại cần khắc phục như:
Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do
lượng thông tin không ngừng tăng lên;
Phương tiện xử lý thơng tin cịn nghèo nàn thủ công, việc tổ chức công tác
văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng được nhu cầu mới , nhanh chóng ,
chính xác;
Nhiều cơ quan do phương tiện xử lý thơng tin lạc hậu dẫn đến tình trạng chỉ
xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm, mặc
dù văn bản vẫn còn nằm trong tủ hoặc các văn bản pháp quy đã được đăng trên
Công báo, nhưng người ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thông tin

cần thiết trước khi ban hành văn bản mới dẫn đến việc xây dựng ban hành văn
bản còn bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí cịn mâu thuẫn nhau.
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hố đặc biệt của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối
với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Trải qua bề dầy về thời gian, khối
6


lượng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngày một lớn hơn, mà công cụ quản
lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn
chủ yếu là các cơng cụ truyền thống cho nên gặp rất nhiều khó khăn, nhiều khi
không thể thực hiện được.
Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và công
tác lưu trữ là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay.
Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng nghiên
cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và
quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và
lưu trữ theo các nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Với đội ngũ
viên chức trẻ, có trình độ, nhiệt huyết, Trung tâm Tin học khơng ngừng nghiên
cứu các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn của ngành văn thư
và lưu trữ, trong đó đặc biệt phải kể đến là việc nghiên cứu và phát triển phần
mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ. Trong lịch sử hình thành và phát
triển, Trung tâm Tin học đã tổ chức tập huấn và triển khai ứng dụng tin học
trong công tác văn thư, lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị như: Các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Đài Phát thanh và
Truyền hình Hà Nội, Đài Truyền hình Việt Nam, Bộ Cơng Thương, Bộ Giao
thông Vận tải, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Thơng tấn xã Việt Nam
…Văn phịng UBND các tỉnh Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Yên Bái, Thanh Hoá, Hồ
Bình, Lạng Sơn, Bình Định, Quảng Nghãi, Nghệ An, Phú Thọ, Bắc Giang, Đăk
Lắc,...
Môi trường mạng: là môi trường trong đó thơng tin được cung cấp, truyền

đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin;
Cơ sở hạ tầng thông tin: là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản
xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm
mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu;
Cơ sở dữ liệu: là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập,
khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử;
Văn bản điện tử: là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu;
Thông điệp dữ liệu: là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và
được lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
Phương tiện điện tử: là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện,
điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ hoặc công
nghệ tương tự;
Hồ sơ: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một
sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như
tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc
điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm
vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;
7


Khung phân loại hồ sơ: là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực.
1.2. Mục đích
- Phần mềm cho phép tạo nhiều sổ văn bản đi, văn bản đến, số thứ tự văn bản
tự động nhảy theo sổ văn bản.
- Quản lý hồ sơ công việc: cho phép người dùng quản lý danh mục hồ sơ công
việc theo từng năm, quản lý văn bản trong hồ sơ cơng việc đến mức tồn văn
của văn bản.
- Hệ thống cho phép người dùng tự tạo các trường tin cho văn bản đi, văn bản
đến, hồ sơ công việc, văn bản trong hồ sơ công việc trên cơ sở danh mục các

trường tin mẫu và bổ sung các trường tin có tính đặc thù.
- Hệ thống có phân hệ báo cáo, thống kê để phục vụ tổng hợp,báo cáo văn bản
theo yêu cầu, ngoài ra phân hệ quản lý văn bản đến, văn bản đi đều có chức
năng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao.
- Tìm kiếm nhanh: cho phép người dùng tìm kiếm văn bản tại danh mục văn
bản, hồ sơ mà không cần xác định chuỗi ký tự tìm kiếm nằm ở trường thơng tin
nào.
- Tìm kiếm nâng cao: cho phép người dùng có thể kết hợp nhiều điều kiện tìm
kiếm để kết quả tìm kiếm được chính xác.
1.3. Ý nghĩa
- Tiết kiệm thời gian
Trước đây, theo kiểu phát hành văn bản truyền thống, Văn thư sau khi trình
văn bản đến lãnh đạo, nhận được sự chỉ đạo sẽ tiến hành phát hành văn bản theo
kiểu photo văn bản và gửi đến những bộ phận có liên quan. Cách làm này gây
lãng phí về mặt thời gian. Thời gian cho Văn thư photo rồi lên xuống cầu thang
gửi văn bản đến các phịng có liên quan để chuyển phát một văn bản thay bằng
việc sử dụng phẩn mềm thì văn thư cơ quan cùng một lúc sẽ chuyển phát được
số lượng văn bản nhiều hơn, xử lý công việc hiệu quả hơn.
Trong một bài học về quản lý thời gian do Sở Nội vụ tổ chức mà người viết
từng có dịp tham gia, cho rằng: Thời gian lên xuống cầu thang là lãng phí nhất
trong cơng việc văn phịng. Trong khi có thể tận dụng thời gian đó làm những
cơng việc khác hiệu quả hơn. Sử dụng cách phát hành qua mạng nội bộ sẽ tuyệt
nhiên khơng làm lãng phí khoảng thời gian này, Văn thư chỉ cần scan văn bản có
chỉ đạo sử dụng mạng nội bộ gửi đến những trưởng, phó bộ phận có liên quan.
- Tiết kiệm chi phí:
Trong 1 ngày, trung bình Văn thư nhận được ít nhất là 10 văn bản, trong 10
văn bản đó sẽ được photo ra ít nhất là 3 bản. Như vậy, chỉ trong 1 ngày ít nhất
cũng phải sử dụng 30 trang giấy A4, chưa kể đến 1 văn bản có thể có nhiều
trang. Qua đó, cho thấy được việc phát hành văn bản theo kiểu truyền thống sẽ
8

làm tiêu hao lượng lớn giấy, từ đó làm tăng chi phí của cơ quan. Do vậy ứng
dụng phần mềm không những làm cho văn bản chuyển phát nhanh hơn mà bên
cạnh đó cịn giúp các cơ quan tổ chức tiết kiệm được khối lượng lớn giấy tờ, văn
phòng phẩm.
- Tạo điều kiện thuận lợi hiệu quả trong công tác lưu trữ:
Lưu trữ văn thư nhằm phục vụ cho việc tìm kiếm văn bản sau thời gian dài,
trước đây để tìm một văn bản, buộc Văn thư phải rà trên sổ cơng văn xem văn
bản đó thuộc ngày tháng, năm nào, số hiệu lưu trữ là số mấy, sau đó mới đến các
tủ lưu trữ để tìm văn bản đó. Cách làm này kém hiệu quả, do phải tốn nhiều thời
gian để tìm kiếm văn bản. Cịn chưa kể đến việc trích lục văn bản nhiều lần qua
q trình ma sát có thể làm văn bản đó bị hư hỏng.
Đến với cách lưu trữ mới, Văn thư trong quá trình phát hành văn bản đi,
cũng đồng thời đã lưu trữ trên mạng điện tử, khi cần tìm văn bản nào đó, chỉ cần
sử dụng thao tác đơn giản, đánh số văn bản hoặc trích yếu nội dung, văn bản
được tìm kiếm chỉ trong vài phút. Sau đó, nếu cần, Văn thư chỉ cần bấm nút in,
văn bản sẽ được đến tay người tìm một cách nhanh chóng. Khơng những vậy,
nếu trước đây, muốn kiếm văn bản thì bắt buộc phịng ban đó phải tìm đến Văn
thư để nhờ trích lục, thì bây giờ chỉ cần văn bản đó đã từng được gửi đến phịng
ban có liên quan, thì vẫn có thể sử dụng thao tác giống như văn thư để tìm kiếm
và lưu trữ.
2. u cầu
Xuất phát từ vai trị, vị trí, ý nghĩa của cơng tác Văn thư đối với cơ
quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý cơng việc của cơ quan nhanh chóng,
đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy
đủ. Xuất phát từ vai trị, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ
quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng,
đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy
đủ. Từ đó giúp cho Văn phịng làm nhanh chóng cơng việc của mình, giúp

cho q trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn. Do đó,cơng
tác Văn thư địi hỏi những u cầu rất chặt chẽ sau:
2.1. Nhanh chóng
Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì u cầu nhanh chóng có ý nghĩa
quan trọng tron quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức. Nhưng đối với
cơng tác Văn thư thì u cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc trong
hoạt đơng động của cơ quan. Q trình giải quyết công việc của cơ quan phụ
thuộc rất nhiều vào hoạt động của cơng tác Văn thư, nếu q trình này diễn ra
nhanh chóng thì thơng tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và
nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.

9


2.2. Chính xác
Cùng với u cầu nhanh chóng trong q trình hoạt động Văn thư của cơ
quan, tổ chức thì u cầu chính xáccũng khơng kém phần quan trọng. Nội dung
của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc không
trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có
đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định. Về quy trình kỹ thuật, ng
hiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của cơng tác Văn thư phải đảm bảo c
hính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quy
ết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của pháp luật.
2.3. Bí mật
Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên trong ho
ạt động của mình cơng tác Văn thư địi hỏi phải đảm bảo u cầu bí mật để cho
hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước.
Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết văn bả
n, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã q
uy định trong bí mật Nhà nước. Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chứclà sự thàng c

ơng của mỗi cơ quan đó
2.4. Hiện đại
Công tác văn thư liên quan trực tiếp tới hoạt động của cơ quan và hiệu quả
của công tác này sẽ làm tăng hiệu quả hoạt động chung cho toàn bộ cơ quan. Do
đó, áp dụng cơng nghệ hiện đại vào công tác văn thư sẽ làm tăng hiệu quả công
việc và nâng cao hiệu quả chung của cơ quan. Yêu cầu hiện đại một mặt là áp
dụng các trang thiết bị hiện đại vào công việc, mặt khác là phải tiếp thu các
phương pháp công tác văn thư mới để nâng cao hiệu quả hoạt động chung cho
cả cơ quan.
3. Nội dung
3.1. Xây dựng và ban hành văn bản
Việc xây dựng và ban hành văn bản trong môi trượng giúp giải quyết được
một số khâu trong quy trình xây dựng và ban hành chung, nhưng về cơ bản văn
bản được xây dựng và ban hành cần đáp ứng đầy đủ các bước của một quy trình
xây dựng và ban hành văn bản nói chung.
Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
+Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
+Soạn thảo văn bản;
10


Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc
tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan;
nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh bản thảo;
+Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình
người duyệt xem xét, quyết định.
Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc khơng rõ ràng trong bản thảo thì
người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt
bản thảo đó;
Nhân bản đúng số lượng quy định:
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng
thời gian quy định.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy
ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phịng
Hành chính ở những cơ quan, tổ chức khơng có văn phịng (sau đây gọi tắt là
trưởng phịng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ
quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây
gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về
hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Ký văn bản
Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ
quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của
mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể:
Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của
pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết

định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

11


Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn
bản của cơ quan, tổ chức;
Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác
được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản
theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được
phân công phụ trách.
Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền
cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số
văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng
văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không
được uỷ quyền lại cho người khác ký.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng
phịng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại
văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt
động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Khi ký văn bản khơng dùng bút chì; khơng dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ
phai.
Bản sao văn bản
Thể thức bản sao được quy định như sau:
Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ
chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức
vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn
bản; nơi nhận.
Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục khi được thẩm định và cơng

chứng có giá trị pháp lý như bản chính.
Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng
thể thức quy định, chỉ có giá trị thơng tin, tham khảo.
3.2. Quản lý văn bản
a. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây
gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:
+ Tiếp nhận văn bản đến
+ Đóng dấu đến và đăng ký văn bản
đến; + Trình, chuyển giao văn bản đến;
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến. b.Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn
bản đi) được quản lý theo trình tự sau:
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
12


+ Đóng dấu cơ quan và đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu
có); + Đăng ký văn bản đi
+ làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi + Lưu văn bản đi
3.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi
cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước đã
khơng lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ
quan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc
vừa được giải quyết xong. Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa
vấn đề này với vấn đề khác. Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó

khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau :
* Lập hồ sơ:
- Mở hồ sơ
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trog q trình theo dõi, giải
quyết cơng việc vào hồ sơ
- Kết thúc và biên mục hồ sơ
* Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.

13


BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG

Mã bài: MĐ23.02
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm, ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản trong môi
trường mạng;
- Thành thạo các thao tác soạn thảo văn bản trong môi trường mạng.
- Hướng dẫn được công việc soạn thảo văn bản trong môi trường mạng.
- Thái độ đúng đắn, thận trọng, tỷ mỷ, bảo mật và có trách nhiệm với nghề.
Nội dung chính:
1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và yêu cầu
1.1. Khái niệm văn bản điện tử
Về pháp lý văn bản điện tử có giá trị tương đương với VB giấy trong giao
dịch giữa các cơ quan nhà nước và VBĐT gửi đến cơ quan nhà nước không nhất
thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thơng tin về người gửi bảo
đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.
“Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”
(Nghị định số 64/2007/NĐ-CP). Ở đây khái niệm này được định nghĩa thông
qua khái niệm “Thơng điệp dữ liệu” với sự giải thích là “thơng tin được tạo ra,

được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật giao
dịch điện tử năm 2005). Tiếp tục khái niệm này lại được giải thích thơng qua
khái niệm “Phương tiện điện tử” với nghĩa là “phương tiện hoạt động dựa trên
công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học,
điện từ hoặc công nghệ tương tự (Luật giao dịch điện tử năm 2005). Trong khi
đó có hai khái niệm cơ bản có nội hàm rất rộng lại khơng được giải thích cụ thể.
Đó là khái niệm “Thơng điệp” và khái niệm “Thông tin”. Trong khuôn khổ báo
cáo này không thể bàn tới hai khái niệm này. Cũng vì vậy, trong thực tiễn cũng
như trong lý luận chưa có một định nghĩa chuẩn xác nào về khái niệm văn bản
điện tử và TLĐT được nêu ra. Tuy nhiên, định nghĩa này đã qui định rằng điều
kiện để xác định một tài liệu hoặc văn bản nào đó là dạng điện tử phải “được tạo
ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử”. Quan
niệm này được khẳng định trong kết quả nghiên cứu đề tài “Xây dựng các yêu
cầu và giải pháp quản lý hồ sơ tài liệu điện tử”.
Văn bản điện tử là tài liệu điện tử được lập ra đảm bảo đúng thể thức theo
qui định hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các cơng việc hợp pháp của
một người hoặc một tổ chức và được bảo quản – được duy trì bởi người hoặc tổ
chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai.


Các tài liệu văn bản (có định dạng: *.txt, *.doc, *.docx, *.rtf, *.odt).



Các tài liệu bảng tính (có định dạng *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods).



Các tài liệu chỉ đọc (có định dạng *.pdf, *.odf).
14



Các tài liệu dạng ảnh, đồ thị, đồ họa chuyên ngành.

1.2. Mục đích
- Tiết kiệm chi phí giấy tờ, mực in… văn phịng phẩm khi thực hiện cơng tác
văn thư tại cơ quan, tổ chức.
- Tiết kiệm được thời gian. Giảm thời gian luân chuyển hay chuyển phát văn
bản trong và ngoài cơ quan tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hành hoạt động
quản lý văn bản, giấy tờ, thư điện tử.
- Đảm bảo được tính bí mật, an tồn trong q trình phát hành văn bản.

1.3. Ý nghĩa
- Tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan tổ chức trong q trình kiểm sốt
và ban hành văn bản. Giảm được tình trạng lạm phát giấy tờ, tiết kiểm văn
phịng phẩm cho cơ quan, tổ chức.
- Đảm bảo tính xác thực các đối tượng tham gia trực tuyến, dữ liệu mang
tính chính xác và bảo mật cao.
- Cho phép phân cơng nhiều Phịng Ban, đơn vị, cá nhân xử lý đồng thời.
- Người xử lý có thể phân việc tiếp, hỗ trợ phân việc tiếp nhiều cấp.
- Hỗ trợ theo hõi hồi báo (theo dõi việc thực hiện triển khai văn bản đi, theo
dõi các nhiệm vụ hành chính, các quyết định, chỉ thị của cơ quan cấp trên giao
cho các cơ quan cấp dưới, văn bản chỉ đạo của thường trực UBND
1.4. Yêu cầu
- Phông chữ tiếng Việt sử dụng trong văn bản điện tử là bộ mã các ký tự chữ
Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.
- Tất cả các văn bản sau khi được lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký và đóng dấu
theo quy định thì văn bản điện tử tương ứng trao đổi trên mơi trường mạng có

giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.
- Cơ quan nhà nước tham gia trao đổi văn bản điện tử phải thực hiện đúng
quy định của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, viễn thông, văn thư, lưu
trữ.
Các danh mục văn bản trao đổi hồn tồn qua mơi trường mạng bao gồm:
- Lịch làm việc, lịch công tác (tuần, tháng, quý...) của lãnh đạo UBND tỉnh,
UBND cấp huyện, UBND cấp xã, các sở, ban, ngành,...
- Giấy mời hoặc công văn mời dự họp, dự hội nghị và các tài liệu kèm theo.
- Các tài liệu phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị để nghiên cứu trước hoặc
để góp ý.
- Các tài liệu trao đổi phục vụ cơng việc, các văn bản sao y.
- Báo cáo chuyên đề; báo cáo tuần, tháng, quý, năm.
15


- Các văn bản dự thảo để xin ý kiến, văn bản để biết hoặc để báo cáo.
- Các văn bản, tài liệu khác mà cơ quan nhận văn bản khơng u cầu gửi bản
chính thức.
Ngồi danh mục văn bản trên, các văn bản còn lại phải gửi đồng thời qua môi
trường mạng và gửi kèm văn bản giấy qua đường công văn thông thường.(Ngoại
trừ văn bản, tài liệu mang nội dung liên quan đến bí mật nhà nước được thực
hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các văn bản khác có
liên quan; văn bản, tài liệu liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ, khiếu nại, tố
cáo, phòng chống tham nhũng).
2. Nội dung của việc soạn thảo và ban hành văn bản
2.1. Tạo thư mục

Thư mục là một phân vùng hình thức trên đĩa để việc lưu trữ các tập tin có
hệ thống. Người sử dụng có thể phân một đĩa ra thành nhiều vùng riêng biệt,

trong mỗi vùng có thể là lưu trữ một phần mềm nào đó hoặc các tập tin riêng
của từng người sử dụng ... Mỗi vùng gọi là một thư mục.
- Mỗi đĩa trên máy tương ứng với một thư mục và được gọi là thư mục gốc
(Root Directory). Trên thư mục gốc có thể chứa các tập tin hay các thư mục con
(Sub Directory). Trong mỗi thư mục con có thể chứa các tập tin hay thư mục
con khác. Cấu trúc này được gọi là cây thư mục.
16