thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi của Uỷ ban nhân dân Huyện Từ Liêm – Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phần I: MỞ ĐẦU.
1- Lí do chọn đề tài 3
2. Ý nghĩa khoa học - thực tiễn 3
3- Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4
5. Phương pháp 4
6. Kết cấu đề tài 4
Phần II: NỘI DUNG CHÍNH
Chương I: Cơ sở lý luận và thực tiễn
I. Cơ sở lý luận 5
1 - Những khái niệm cơ bản về văn bản hành chính 5
1.1. Khái niệm về văn bản 5
1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 5
1.3. Văn bản hành chính Nhà nước 5
1.4. Vai trò của văn bản hành chính nhà nước 7
2. Quy trình quản lý văn bản hành chính đến, đi 9
2.1. Quy trình quản lý văn bản hành chính đến 9
2.2. Quy trình quản lý văn bản hành chính đi 12
II. Tổng quan địa bàn nghiên cứu 14
1. Giới thiệu chung về UBND huyện Từ Liêm 14
1.1. Địa giới hành chính. 15
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.2. Tình hình kinh tế, chính trị, an ninh của huyện 16
1.3. Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện 16
1.3.1. Cơ cấu tổ chức 18
1.3.2. Chức năng 19
1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 19
2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Huyện 21

Chương II. Thực tế công tác quản lý văn bản hành chính đến
đến và đi của UBND huyện Từ Liêm 22
I. Thực tế công tác quản lý văn bản hành chính
đến của UBND 23
II. Thực tế công tác giải quyết văn bản hành chính
đi của UBND huyện Từ Liêm 25
III. Những kết quả đạt được và một số tồn tại 27
1.Những kết quả đạt được 28
2. Những tồn tại và nguyên nhân 29
Phần III – KẾT LUẬN
1. Kết luận 32
2. Một số khuyến nghị 33
Phần I: Mở đầu
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1. Lí do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên trong
nền hành chính nhà nước. Nó là hoạt động tạo nên văn bản – công cụ quan trọng để
thiết lập nên thể chế hành chính nhà nước; Là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin
bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ
chức; Công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công
việc của các cơ quan tổ chức; Ngoài ra công tác văn thư còn là một hoạt động liên
quan đến đại bộ phận cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước. Ngày nay, vai trò
các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đã được quy định cụ thể ở nghị định
110/2003 – CP được ban hành ngày 8-7-2004. Trong đó, khâu nghiệp vụ xây dựng
và quản lý văn bản hành chính đến và đi được xem là khâu quan trọng của công tác
văn thư.
Trước vai trò quan trọng quan trọng của công tác văn thư trong việc quản lý
văn bản hành chính đến và đi và được sự được phân công của học viện em được

thực tập tại phòng văn thư của UBND Huyện Từ Liêm – Hà Nội. Qua hai tháng
thực tập (02/03 đến ngày 02/05 năm 2020) em được tìm hiểu về cơ cấu tổ chức,
chức năng nhiệm vụ của UBND Huyện Từ Liêm nói chung, của văn phòng và của
phòng văn thư nói riêng. Ngoài ra được tiếp cận với cách giải quyết các công việc
sự vụ tại phong văn thư cùng với chuyên nghành học tại học viện em chọn đề tài: “
thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi của Uỷ ban nhân dân
Huyện Từ Liêm – Hà Nội” làm chuyên đề báo cáo thực tập của mình.
2. Ý nghĩa khoa học - thực tiễn.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Thông qua báo cáo này một lần nữa khẳng định những lí luận của hoạt động
quản lý văn bản hành chính. Đồng thời với đề tài liên quan đến khâu nghiệp vụ
quản lý văn bản hành chính đến và đi giúp em hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình
đã học và có kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau này được tốt hơn.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt
động quản lý văn bản hành chính và từ đó đưa ra những giải pháp, khuyến nghị góp
phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi tại đơn vị
thực tập.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành
chính đến và đi của UBND Huyện Từ Liêm
- Phạm vi: UBND Huyện Từ Liêm – Hà Nội.
5. Phương pháp:
+ Phương pháp quan sát thực tế
+ Phương pháp phân tích tài liệu
+ Phương pháp tổng hơp – thống kê
6. Kết cấu đề tài ( gồm: 2 chương)
- Chương I: Cơ sở lý luận và thực tiễn

Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Chương II: Thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi của đơn
vị.
Phần II: Nội dung chính
Chương I: Cơ sở lý luận và thực tiễn
I. Cơ sở lý luận
1. Tổng quan về văn bản.
1.1. Khái niệm về văn bản
Văn bản được hiểu là phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin bằng một ngôn
ngữ hay ký hiệu nhất đinh.
1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước.
Là những thông tin và quyết định quản lý thành văn viết do cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục, quy chế do pháp
luật quy đinh mang tính quyền lực đơn phương và làm phát sinh hậu quả pháp lý cụ
thể
1.3. Văn bản hành chính Nhà nước.
a. Khái niệm.
Văn bản hành chính Nhà nước là bộ phận của văn bản quản lý Nhà nước mà chủ
yếu là do cơ quan hành chính nhà nước dùng để đưa các quyết định và truyền tải
các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành, đó là loại văn bản
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
mang tính thông tin quy phạm nha nước. Nó cụ thể hoá việc thi hành văn bản pháp
quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý , nghĩa là thường được
dùng để quản lý những công việc cụ thể có tính nghiệp vụ, sự vụ trong quản lý
hành chinh như thông tin, liên hệ, trao đổi, hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở báo cáo,
ghi nhớ, chứng thực.

b. Các loại văn bản hành chính.
Văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản sau:
-Công văn - Biên bản - Diễn văn
- Thông báo - Đề án phương án - Công điện
- Báo cáo - Kế hoạch, chương trình - Các loại giấy
- Tờ trình - Diễn văn - Các loại phiếu
+ Công văn: Là loại văn bản hành chính thôgn thường dùng để trao đổi công tác ,
giải quyết công vụ giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa các cơ quan nhà nước
với các tổ chức hay cá nhân công dân.
Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi với các nội dung
chủ yếu sau đây:
- Thông báo một (hoặc một vài) vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên
do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành.
- Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Thông báo một số hoạt động dự kiến xẩy ra.
- Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan.
- Hỏi thăm, cảm ơn, phúc đáp.
+ Thông báo: Thông báo được sử dụng trong tình huống sau:
Dùng để thông tin rộng rãi một tin tức, sự việc hoạt động hay một quyết định
hành chính cá biệt nào đó của cơ quan Nhà nước trong quá trình hoạt động quản lý.
+ Báo cáo: Dùng để thuật lại, kể lại một sự vật, một sự việc, hiện tượng, một quá
trình hay một kết quả trong hoạt động quản lý Nhà nước.
+ Tờ trình: Là để đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt có
thể là một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, một chế độ, một
tiêu chuẩn, một định mức hoặc một đề nghị, bổ sung bãi bỏ một văn bản, hoặc là
những vấn đề thông thường trong điều hành và quản lý ở cơ quan như mở rộng quy
mô, thay đổi chức năng hoạt động, xây dựng trên cơ sở vật chất.

+ Biên bản: Dùng để ghi chép lại những sự việc đã và đang xẩy ra hoặc đang xẩy ra
trong hoạt động của các cơ quan tổ chức do những người chứng kiến thực hiện.
1.4 . Vai trò của văn bản hành chính
a. Vai trò hành chính đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
Hoạt động quản lý Nhà nước phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ thống
văn bản quản lý. Đó là các thông tin như:
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu
phươnghướng hoạt động lâu dài của cơ quan đơn vị.
- Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của từng cơ quan đơn vị.
- Phương hướng hoạt động và quan hệ công tác giữa các cơ quan đơn vị khác với
nhau
- Các kết quả đạt được trong quá trình quản lí.
b. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý.
Truyền đạt các quyết định quản lý là một khâu tất yếu của quá trình quản lý.
Vấn đề đặt ra làm làm sao để quyết định được truyền đạt nhanh chóng, chính xác,
đúng đối tượng và làm sao để đối tượng tiếp nhận hiểu được ý đồ của lãnh đạo và
tự giác thực hiện. Việc truyền đạt quyết định quản lý có vai trò cơ bản trong hệ
thống văn bản.
c. Văn bản là phương tiện kiểm tra theo dõi bộ máy lãnh đạo và quản lý.
- Kiểm tra là một khâu của quá trình quản lý, không có sự kiểm tra thì không thể
biết được kết quả quản lý, hiệu quả quản lý. Ngoài ra kiểm tra còn cho phép đánh
giá tình hình thực tế của đối tượng quản lý.
- Kiểm tra bằng văn bản nếu được xây dựng khoa học sẽ đem lại nhiều lợi ích thiết
thực.
d. Văn bản là công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật.
Hệ thống văn bản hành chính phản ánh sự phân chia quyền hành trong quản
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D

8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
lý Nhà nước. Mặt khác văn bản hành chính là sự cụ thể hoá các luật lệ hiện
hành hướng dẫn thực hiện các luật lệ đó. Đó là công cụ tất yếu xây dựng hệ thống
pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng.
2. Quy trình quản lý văn bản hành chính đến và đi trong cơ quan hành chính
Nhà nước.
2.1. Quy trình quản lý văn bản hành chính đến.
a. Khái niệm.
Văn bản hành chính đến là là tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan
nhận được từ nên ngoài gọi chung là văn bản đến.
b. Quy trình.( Gồm: 8 bước)
- Bước 1: Nhận văn bản đến
Trước tiên xem ngay văn bản đến và kiểm tra xem có đúng địa chỉ không, có
còn nguyên vẹn hay đã bóc trước. Nếu không đúng địa chỉ thì phải trả ngay cho
đơn vị gửi và nếu vị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao
văn bản.
- Bước 2: Sơ bộ phân loại và bao bì văn bản.
Gồm 2 loại:
+ Loại không phải bóc bì: Thư riêng, sách báo, bản tin, phong bì có ghi
rõ tên người nhận, văn bản mật, văn bản của Đảng, đoàn thể. Loại này được chuyển
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
ngay đến cho người nhận.
+ Loại văn bản phải bóc bì: Là các loại văn bản còn lại.
- Bước 3: Bóc bì văn bản.
+ Văn bản có dấu “hoả tốc”, “ thượng khẩn”, “ khẩn” cần được bóc trước.
+ Khi bóc bì không được làm rách văn bản, không được mất địa chỉ nơi gửi và dấu
bưu điện. Cần soát lại bì xem đã lấy hết văn bản chưa, có gì còn sót không.

+ Đối chiếu sổ, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bìa với các thành phần tương
ứng của văn bản lấy trong phong bì đối chiếu với phiếu gửi( trường hợp văn bản
kèm theo phiếu gửi). Nếu có điểm nào không khớp thì gửi lại để hỏi cơ quan gửi.
+ Đối với những văn bản không đúng thể thức, không có ngày tháng, phiếu trích
yếu, không có chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyề, bản chụp photo copy
dấu đen, vượt cấp, chữ mờ, nhàu nát phải trả lại nơi để được thực hiện đúng quy
trình.
+ Trường hợp nhận được những văn bản quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi gửi
văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, phải ký xác nhận, đóng
dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản.
+ Đối với những đơn từ khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc vă bản cần kiểm tra,
xác minh điểm gì đó thì cần giữ lại cả phong bì, đính kèm với văn bản để lưu hồ sơ
giải quyết sau này.
- Bước 4: Đóng dấu đến và ghi sổ đến, ngày đến.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số ký hiệu,
trích yếu( của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản. Số đến
ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến; Ngày đến là
ngày văn thư nhận văn bản. Số đến ghi liên tục từ 001 bắt đầu từ ngày 01-01 đến
hết ngay 30- 12 mỗi năm.
- Bước 5: Vào sổ đăng ký.
+ Đăng ký văn bản là một bước quan trọng trong tổ chức giải quyết và quản lý văn
bản đến. Đó là sự ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu như số, ký
hiệu, tác giả, ngày tháng của văn bản. Mục đúc đăng ký văn bản là để nắm được
số lượng văn bản nội dung, đối tượng giải quyết văn bản đến nhằm cung cấp những
thông tin kịp thời cho yêu cầu.
+ Khi đăng ký phải đảm bảo những nguyên tắc không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi
văn bản đến chỉ đăng ký một lần,

+ Có thể dùng hình thức đăng ký văn bản đến bằng sổ, dùng thẻ, dùng máy vi tính.
+ Thông thường có các loại sổ đăng lý cho: Văn bản thường; văn bản mật; các đơn
từ khiếu nại, tố cáo
- Bước 6: Trình văn bản
Vào sổ xong, tuỳ theo chế độ văn thư của cơ quan, văn thư trình chánh văn
phòng, trưởng phòng hành chính xem toàn bộ văn bản đến hay chỉ trình một số loại
nhất định để xin ý kiến phân phối giải quyết. Sau khi có ý kiến đó, văn bản được
đưa lại văn thư để vào sổ tiếp và chuyển giao cho các đơn vị.
- Bước7: Chuyển giao văn bản.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khi chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Văn bản phải được chuyển giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm
giải quyết và đối tượng đó phảo ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư.
Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay.
+ Văn bản đến ngày ngày phải được chuyển giao ngay trong ngày đó.
+ Trong trường hợp nhiều đơn vị hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết văn
bản thì có thể lần lượt chuyển đến từng đơn vị, cá nhân, hoặc sao gửi cho từng đơn
vị, cá nhân, nhưng bản chính vẫn phải lưu hoặc giao cho đơn vị, cá nhân có trách
nhiệm chính.
- Bước 8: Theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Văn bản đến được lưu lại trong hồ sơ công việc của người thừa hành. Khi
công việc đã giải quyết xong, người thừa hành phải lập hồ sơ hoặc có thông tin
phản hồi về việc giải quyết cho người có trách nhiệm theo dõi.
2.2. Quy trình quản lý văn bản hành chính đi.
a. Khái niệm:
Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ được gửi ra bên ngoài được gọi là văn bản đi.
b. Quy trình.(4 bước)
- Bước 1: Soát lại văn bản.

Kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy đinh pháp luật hay chưa. Nếu
phát hiện sai sót thì báo cáo với người có trách nhiệm để sửa chữa và bổ sung.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi.
+ Trước hết ghi số văn bản: Số của văn bản được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày
01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm. Văn bản quy phạm pháp luật được đánh số,
ghi năm ban hành và ký hiệu của từng loại văn bản ( hoặc có thể đánh số chung cho
tất cả các loại văn bản, nếu số lượng hàng năm của chúng không nhiều ). Các loại
văn bản khác tuỳ theo số lượng văn bản đi của mỗi cơ quan nhiều hay ít mà đánh số
chung theo từng loại.
+ Tiếp theo là ghi ngày tháng của văn bản: Về nguyên tắc, văn bản gửi ngày nào
thì ghi ngày ấy. Ngày tháng được ghi ở trên đầu của mỗi văn bản. Riêng văn bản
quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt được đề ngày tháng là thời điểm ban hành.
+ Đóng dấu: Văn bản đã có chữ ký hợp lệ mới được đóng dấu. Không đóng dấu
sẵn ( không) vào giấy trắng. Dấu đóng phải rõ ràng, đúng mẫu mực quy định, mặt
dấu chờm lên một phần ba chữ ký. Những dự thảo chương trình, kế hoạch gửi cấp
trên xin ý kiến hoặc dự thảo báo cáo đưa hội nghị, v.v muốn
xác nhận tính hợp pháp của văn bản thì đóng dấu vào chỗ tác giả của văn bản
( công văn Cục lưu trữ Phủ thủ tướng số số 20-NV ngày 09-02-1997).
- Bước 3: Chuyển văn bản đi.
+ Văn bản đi phải được chuyển trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng hôm sau ngày
vào sổ và đăng ký phát hành. Riêng văn bản có mức độ khẩn mật thì phải làm thủ
tục phát hành ngay sau khi nhận được từ các đơn vị bộ phận.
+ Văn bản có thể gửi qua đường bưu điện hoặc văn thư đưa đến địa chỉ nơi nhận,
nhưng đều phải vào sổ chuyển văn bản và người nhận văn bản phải ký vào sổ.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp

+ Bìa đựng văn bản có thể dùng nhiều loại khác nhau song không vượt quá kích
thước do bưu điện quy đinh. Giấy làm bìa bền và dai, ngoài nhìn không rõ chữ in
trong văn bản. Ngoài bìa phải ghi rõ đúng tên cơ quan gửi , địa chỉ cơ quan nhận,
số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản ( nếu có ). Đối với văn bản khẩn cần chú ý
: độ khẩn đóng dấu trên bao bì khớp với độ khẩn đóng trên văn bản ( theo quy định
của người ký văn bản ).
+ Những văn bản quan trọng cũng như văn bản mật ( dù chuyển ra ngoài hay trong
nội bộ cơ quan) cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi.
+ Đối với những văn bản gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tên trong mục “
nơi nhận”. Nếu là văn bản quy phạm pháp luật cả cơ quan trung ương thì phải gửi
đăng công báo theo đúng quy định của pháp luật.
+ Sau khi phát hành đi, văn bản cần được chuyển qua bộ phận tin học ( nếu có ) để
đưa lên mạng tin học. Văn bản vào mạng phải đảm bảo đủ các yếu tố thể thức như
nguyên văn của văn bản phát hành : riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối
văn bản được thay bằng chữ “ đã ký ”.
- Bước 4:
Sắp xếp bảo lưu văn bản.Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 02 văn bản :Một văn
bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một văn bản lưu ở văn
thư phải xắp xếp theo từng loại, văn bản của năm nào để riêng năm ấy. Bản lưu
phải là bản chính. Tuỳ theo tính chất và nội dung của công việc mà có thể lưu thêm
một số bản sao nhất định.
II. Tổng quan địa bàn nghiên cứu.
1. Giới thiệu chung về UBND Huyện Từ Liêm.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.1. Địa giới hành chính.
UBND Huyện Từ Liêm nằm ở phía tây thủ đô Hà Nội, Từ Liêm là một trong
5 huyện ngoại thành được thành lập vào ngày 31 tháng 5 năm 1961 theo quyết định
của Thủ tướng Chính phủ với 26 xã thuộc quận V, 8 quận thộc quận VI thành phố

Hà Nội và 3 xã thuộc huyện Hoài Đức, 5 xã thuộc huyện Đan Phượng.
Sau nhiều lần chia tách địa giới hành chính để thành lập các quận mới, hiện
nay Huyện Từ Liêm nằm ở vị trí trung tâm Thành phố Hà Nội mở rộng, có 15 xã
và 01 thị trấn với diện tích đất tự nhiên 75,32 km2 và dân số gần 400.000 người.
Những năm gần đây, Từ Liêm có tốc độ đô thị hóa nhanh, nhiều dự án trọng điểm
của Trung ương và Thành phố được triển khai xây dựng trên địa bàn Huyện đã góp
phần đưa huyện ngày càng đổi mới và phát triển.
1.2. Tình hình kinh tế, chính trị, an ninh của Huyện Từ Liêm.
Bước vào những năm đầu thế kỷ XXI, Huyện Từ Liêm đứng trước những
vấn đề mới đăt ra với những thuận lợi và khó khăn đan xen nhau.Theo quy hoạch
của Thủ đô đến năm 2010, quá nửa huyện Từ Liêm nằm trong vành đai phát triển
đô thị, diện tích đất nông nghiệp ngày càng bị thi hẹp và chia cắt, các khu công
nghiệp, khu đô thị mới được hình thành. Sự biến động này có thuận lợi song nó
cũng đặt ra rất nhiều thách thức lớn vì nó tác động đến tất cả các lĩnh vực kinh tế,
văn hoá xã hội của Huyện.
Thực tế trong những năm qua thành tích cán bộ và nhân dân huyện Từ Liêm
đã đạt được thật đáng khâm phục và trân trọng: Huyện đã được Đảng và Nhà nước
tặng thưởng danh hiệu "Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân", "Anh hùng Lao
động thời kỳ đổi mới" và liên tiếp 8 năm liền được Chính phủ tặng thưởng Cờ luân
lưu đơn vị dẫn đầu khối huyện.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Năm 2008 là năm thứ ba Huyện Từ Liêm thực hiện Nghị quyết Đại hội
Đảng bộ các cấp, mặc dù gặp nhiều khó khăn do thị trường trong nước có nhiều
biến động, giá cả hàng hóa tiếp tục tăng, dịch bệnh ở người và gia súc, gia cầm tái
phát; Bên cạnh đó thời tiết rét đậm, rét hại những tháng năm đầu cùng với đợt mưa
lớn gây úng ngập diện rộng đã tác động và gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động
kinh tế - xã hội và đời sống sinh hoạt của nhân dân trên địa bàn huyện; Song tiếp
tục phát huy những thành tích đã đạt được và với sự chỉ đạo sâu sát, thường xuyên

của Huyện ủy - HĐND - UBND Huyện, sự hỗ trợ khắc phục khó khăn của toàn thể
cán bộ, nhân dân trong toàn huyện, kinh tế - xã hội của huyện vẫn được duy trì và
đạt tốc độ tăng trưởng khá. Công tác thu thuế và thu ngân sách đạt kết quả tốt;
Tiến độ giải phóng mặt bằng để triển khai xây dựng các công trình được đảm bảo;
Công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng, quản lý đô thị và vệ sinh môi trường có
nhiều chuyển biến; Các hoạt động văn hóa văn nghệ và thể dục thể thao diễn ra sôi
nổi; Công tác xã hội được quan tâm chú trọng; An ninh chính trị và trật tự an toàn
xã hội được giữ vững.
Bước sang năm 2009, với mục tiêu là: Tiếp tục phát triển kinh tế với tốc độ
tăng trưởng cao, hiệu quả và bền vững: Chuyển dịch và từng bước nâng cao chất
lượng cơ cấu kinh tế theo hướng đô thị. Từng bước nâng cao chất lượng hoạt động
giáo dục, y tế, phát triển văn hóa và thực hiện tốt cuộc Vận động xây dựng người
Hà Nội thanh lịch, văn minh; Chú trọng giải quyết các vấn đề dân sinh bức xúc và
cải thiện chất lượng môi trường; Tăng cường và nâng cao hiệu quả quản lý đất đai,
trật tự xây dựng đô thị; Bảo đảm giữ vững an ninh - chính trị, ổn định trật tự an
toàn xã hội.
Ngay từ đầu năm, Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Từ Liêm đã thống chính,
nâng cao hiệu quả kinh tế và cải thiện môi trường xã hội trên địa bàn huyện; Triển
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
khai tích cực các biện pháp nhằm chống suy giảm kinh tế, duy trì tăng trưởng kinh
tế, đảm bảo an sinh xã hội; Chính vì vậy, trong 6 tháng đầu năm, kinh tế - xã hội
của huyện tiếp tục được giữ vững và đạt tốc độ tăng trưởng khá so với cùng kỳ năm
2008.
Kinh tế của huyện tiếp tục phát triển đúng hướng, các lĩnh vực Công nghiệp,
Thương mại, Dịch vụ và Nông nghiệp đều tăng trưởng khá so với cùng kỳ năm
2008. Giá trị sản xuất Công nghiệp - Tiểu thủ Công nghiệp tăng 12%, Ngành Xây
dựng tăng 16%, Ngành Thương mại - Dịch vụ tăng 18,7%, Ngành Vận tải tăng
19,3%, thu thuế và thu chi ngân sách đạt kết quả tốt. Cơ cấu kinh tế nông nghiệp,

nông thôn tiếp tục được chuyển dịch đúng theo hướng nuôi, trồng các loại cây con
có giá trị và hiệu quả kinh tế cao.
Bên cạnh việc phát triển kinh tế, công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng
trên địa bàn được Lãnh đạo Huyện ủy, HĐND, UBND huyện đặc biệt chú trọng,
chỉ đạo sâu sát nên đã có chuyển biến tích cực, vệ sinh môi trường được quan tâm
giải quyết; Công tác giải phóng mặt bằng triển khai các dự án được đảm bảo hoàn
thành đúng tiến độ đề ra.
Cùng với việc đẩy mạnh phát triển kinh tế, các lĩnh vực xã hội như: Giáo dục,
y tế, văn hóa thông tin, thể dục thể thao có nhiều tiến bộ và ngày càng phát triển
mạnh mẽ, các vấn đề xã hội như: Tạo việc làm cho người lao động, phòng chống tệ
nạn mại dâm, ma túy được quan tâm giải quyết; Các công tác xã hội, công tác trợ
giúp người nghèo và chăm lo tới các đối tượng chính sách, người có công với Cách
mạng được chú trọng; Các vấn đề an sinh xã hội được quan tâm giải quyế; Công
tác cải cách hành chính, tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công
dân đã có chuyển biến tích cực; An ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội trên địa
bàn huyện được đảm bảo.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Qua đây có thể thấy rằng trong năm những năm qua Huyện Từ Liêm đã phát
triển không ngừng và đạt được những thành tựu rực rỡ. Và sang năm 2010, năm có
ý nghĩa đặc biệt quan trọng và cũng là năm cuối của kế hoạch 5 năm 2006 – 2010,
mục tiêu phấn đấu của huyện Từ liêm là tiếp tục chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo
hướng phát triển đô thị với mức tăng trưởng kinh tế là 16%. Vì vậy đòi hỏi đảng bộ
và nhân dân trong toàn Huyện phải tập trung nỗ lực vươn lên đáp ứng yêu cầu đổi
mới.
1.3. Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Từ Liêm.
1.3.1. Cơ cấu tổ chức.
UBND huyện Từ liêm do HĐND huyện bầu ra, giúp việc chi UBND có các
phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện đồng thời là tổ chức của hệ thống

quản lý ngành từ trung ương xuống tới địa phương. Các phòng, ban chuyên môn
thuộc UBND huyện Từ Liêm gồm:
+ Văn phòng HĐND và UBND
+ Phòng kế hoạch kinh tế và phát triển nông thôn.
+ Phòng tài nguyên môi trường.
+ Phòng thanh tra xây dựng.
+ Phòng quản lý đô thị.
+ Phòng văn hoá thông tin.
+ Phòng y tế.
+ Phòng Kinh tế.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Phòng nội vụ.
+ Phòng tư pháp.
+ Ban đền bù và giải phóng mặt bằng.
+ Bộ phận văn thư - lưu trữ.
1.3.2. Chức năng.
UBND huyện Từ Liêm được tổ chức thực hiện việc thi hành hiến pháp, luật,
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cùng cấp, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ
nghĩa chống quan liêu, cửa quyền, tham nhũng. Phối hợp với cơ quan thường trực
HĐND xét và quyết định. Quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch
điều chỉnh địa giới hành chính.
UBND huyện Từ Liêm tổ chức và chỉ đạo việc thực thi quyền hành pháp và
pháp luật để thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực đời sống
xã hội của huyện.
1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.
UBND huyện Từ Liêm là cơ quan do HĐND bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm chấp

hành Hiến pháp và pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị
quyết của HĐND cấp Huyện. UBND thực hiện quản lý tất cả mọi mặt hoạt động
trên địa bàn huyện.
Căn cứ vào Hiến pháp ,Luật tổ chức HĐND, UBND về việc thành lập huyện
Từ Liêm có nhiệm vụ như sau:
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Quản lý nhà nước trên các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công
nghiêp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, y tế, giáo dục Quản lý nhà nước về đất đai,
các nguồn tài nguyên khác và quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất
lượng sản phẩm hàng hoá.
- Tuyên truyền giáo dục, kiểm tra việc chấp hàn Hiến pháp, luật, các văn bản quản
lý nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND huyện trong cơ quan nhà nước, tổ
chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân ở huyện. Nhất
quan điểm chỉ đạo là "Quyết liệt, tập trung, trọng điểm và có hiệu quả", phấn đấu
hoàn thành toàn diện các chỉ tiêu kinh tế - xã hội đã đề ra, tăng cường cải cách hành
chính.
- Đảm bảo an ninh chính trị , trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng
lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện nghĩa vụ quân sự,
nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, động viên chính sách hậu phương, quản lý hộ tịch địa
phương quân đội và chính sách đối với lực lượng vũ trang nhân dân ở địa phương,
quản lý việc đi lại và cư trú của người nước ngoài tại địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức kinh tế xã hộ bảo
vệ tính mạng, tự do, danh dự nhân phẩm, tính mạng và các quyền lợi hợp pháp cho
người dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và những tệ nạn xã hộ khác.
- Quản lý công tác tổ chức lao động và tiền lương, đào tạo đội ngũ công nhân viên
nhà nước.
- Tổ chức chỉ đạo thi hành án ở địa phương theo quy định của pháp luật và phối
hợp với các cơ quan hữu quan đơn đảm bảo thi đúng, thu đủ và thu kịp thời các loại

thuế và các khoản thu khác của địa phương.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Thực hiện việc quản lý hành chính, xây dựng đề án phân vạch địa giới hành
chính huyện đưa ra HĐND huyện thông qua để trình cấp trên xem xét.
- Ngoài ra UBND huyện còn chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND
huyện và UBND thành phố.
2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Huyện nói chung và bộ phận văn thư
nói riêng.
Căn cứ vào nghị định 110/2004 /NĐ – CP về công tác văn thư.
Căn cứ vào quyết định số 698/ QĐ- UBND về phê duyệt quy chế làm việc của văn
phòng UBND thành phố Hà Nội.
Sau đây là nhiệm vụ của văn phòng Huyện Từ Liêm:
- Tham mưu cho UBND Huyện xây dựng chương trình công tác năm, quý,
tháng, tuần của UBND Huyện. Tổ chức đôn đốc, theo dõi các sở, ban, ngành và
UBND Huyện thực hiện các chương trình công tác trên.
- Chuẩn bị các báo cáo của UBND Huyện, tổ chức soạn thảo và quản lý các hồ sơ,
biên bản các cuộc họp UBND Huyện, các cuộc họp và làm việc của chủ tịch, phó
chủ tịch Huyện.
- Soạn thảo các đề án do UBND Huyện trực tiếp giao.
- Thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin thường xuyên kịp thời, chính xác để phục
vụ cho dự chỉ đạo, điều hành của chủ tịch, phó chủ tịch Huyện thật có hiệu quả.
Thực hiện chế độ thông tinm báo cáo của UBND Huyện lên cấp trên, tổ chức tiếp
nhận giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định của pháp luật.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Tổ chức mối quan hệ công tác giữa UBND Huyện đối với UBND tỉnh, thường
trực thành uỷ, thường trực HĐND Huyện, uỷ ban mặt trận tổ quốc, đoàn thể thuộc

huyện, phối hợp với các cơ quan và đơn vị liên quan chuẩn tổ chức phục vụ, thông
báo kết quả buổi tiếp khách thuộc Huyện, các ngày kễ kỷ niệm, hội nghị khác.
- Tổ chức việc công bố , truyền đạt các quyết địnhm chỉ thị của UBND Huyện đến
các ngành các cấp và theo dõi, đôn đốc kiểm tra thực hiện. Quản lý việc ban hành
các văn bản của UBND đúng chủ trương chính sách quy định, thực hiện chế độ
bảo mật, phát ngôn đưa tin chuyển giao tài liệu theo đúng quy định của pháp luật.
- Tổ chức quản lý công tác nghiệp vụ hành chính, bộ phận văn thư Huyện.
- Quản lý các tài sản của văn phòng theo quy định pháp luật, bảo đảm các điều
kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của UBND, lãnh đạo UBND Huyện.
Chương II . Thực tế công tác quản lý văn bản hành chính đến và đi của
UBND huyện Từ Liêm.
Bộ phận văn thư của Huyện Từ liêm gồm 3 người: Hoàng Thị Thuỷ: chuyên về báo
cáo, tổng hợp; Lê Thu Hường: vào sổ số văn bản đến, đi và quản lý con dấu; Đinh
Thị Cẩm Nhung: Xử lý và quản lý văn bản bằng mạng. Trên thực tế việc giải quyết
các văn bản hành chính đến và đi của Huyện được giải quyết chủ yếu bằng mạng.
I. Thực tế công tác quản lý văn bản hành chính đến của UBND
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Quy trnh qun l v gii quyt văn bn đn ti văn phng UBND Huyện Từ
Liêm
-
1.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Sau khi tiếp nhận văn bản đến cô Lê Thị Hường tiến hành phân loại sơ bộ văn
bản. Và bóc bì văn bản ( Loại bóc bì: là loại gửi cho cơ quan và loại không bóc: là
loại trên bì có ghi dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh cho cá nhân và tổ chức
đoàn thể trong cơ quan).
- Đóng dấu đến và ghi vào sổ đăng ký văn bản đến theo khung quy định sau:
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
23

Tiếp nhận
văn bản
Ki\m tra,
phân loại
văn bản
Loại
không
bóc bì
Loại
bóc bì
Chuy\n
đến
ngư^i
nhận
Đóng
dấu đến
Vào sổ
văn bản
đến
Nhập vào
máy tính
Trình
văn bản
Chuy\n
giao văn
bản
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Số
đến
Ngày

vào sổ
đến
Ngày
văn
bản
Nơi
gửi
Tên
loại
Trích
yếu
nội
dung
Trình
lãnh
đạo
Đơn
vị
nhận
Người
nhận
- Sau đó chuyển cho Chị Đinh Thị Cẩm Nhung Vào đăng ký văn bản bằng mạng.
Việc đăng ký văn bản bằng mạng cũng đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau: Số ký hiệu,
ngày tháng gửi văn bản, lãnh đạo xử lý, nơi gửi văn bản, trích yếu nội dung và thời
hạn giải quyết văn bản.v.v Khi thực hiện đầy đủ các thông tin trên màn hình xử lý
máy tính sẽ tự động hiện số đến và của văn bản vừa tiếp nhận; bộ phận văn thư làm
công tác ghi số đến và ngày đến của văn bản . Sau khi đăng ký xong văn bản, Văn
thư kẹp theo “ phiếu xử lý văn bản” vào mỗi đầu văn bản.“ Phiếu xử lý văn bản” là
căn cứ để xử lý văn bản, trong đó có ghi : số công văn, ngày tháng văn, cơ quan
gửi, ý kiến chỉ đạo của chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, ý kiến đề xuất của

các chuyên viên trực tiếp xử lý. Sau khi scan văn bản thì văn bản được bộ phận văn
thư giữ lại. Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng, văn thư
chuyển văn bản giấy cho các phòng ban chuyên môn được giao chủ trì giải quyết.
Loại văn bản scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan.
1.2. Trình ký văn bản đến.
Sau khi văn bản đến được đăng ký, văn bản được chuyển cho người có trách
nhiệm giải quyết theo từng lĩnh vực cụ thể. Cán bộ, công chức có trách nhiệm giải
quyết sau khi nhận được văn bản tiến hành xem xét, nghiên cứu căn cứ vào chức
năng nhiệm cụ và kế hoạch được giao ghi ý kiến phân phối văn bản theo yêu cầu
của nội dung văn bản.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Ý kiến phân phối, giải quyết được ghi vào phiếu xử lý văn bản sau đó được
chuyển về bộ phận văn thư cập nhập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
trong máy vi tính. Sau khi có ý kiến phân phối, giải quyết của người có thẩm
quyền, văn bản đến được trả về bộ phận văn thư và được đăng ký bổ sung vào cơ
sở dữ liệu quản lý văn bản trong máy tính của bộ phận văn thư Huyện.
1.3. Chuyển văn bản đến:
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải
quyết căn cứ ý kiến của các cán bộ công chức chuyên môn đã ghi trong phiếu xử lý
văn bản.
1.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Sau khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời hạn theo đúng quy định pháp luật. Đặc biệt đối với những văn bản đến có đóng
dấu các độ khẩn sẽ được xử lý riêng nhanh chóng, kịp thời và không chậm trễ.
II- Thực tế công tác giải quyết văn bản hành chính đi của UBND huyện Từ
Liêm.
Quy trình xử lí văn bản hành chính đi của của văn phòng Huyện do bộ
phận văn thư đảm nhiệm. Đây là một công việc rất quan trọng và khó khăn. Vì vậy

đòi hỏi những người làm nhiệm vụ này phải có chuyên môn nghiệp vụ hành chính
và nghiệp vụ về công tác văn thư cao để giải quyết các văn bản hành chính đi một
cách chính xác, kịp thời và nhanh chóng. Và quy trình xử lý văn bản đi của Huyện
được tiến hành như sau:
Quy trnh x% l văn bn đi & văn phng UBND huyện Từ Liêm.
Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D
25