Hệ thống thông tin Quản lý xuất nhập hàng hóa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG
----

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT
Đề tài: Hệ thống quản lý nhập xuất hàng hóa

Giảng viên hướng dẫn: Lê Thị Hồng Hà
Sinh viên thực hiện:
Mã sinh viên: 2161030122
Họ và tên: Trần Ngọc Tiến
Lớp: K24B_CNTT

Thanh Hóa, ngày 23 tháng 10 năm 2023


MỤC LỤC
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN..............................................................iii
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................iv
DANH MỤC HÌNH ẢNH.........................................................................v
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT........................................................vii
MỞ ĐẦU....................................................................................................1
Chương 1. Khảo sát hiện trạng hệ thống................................................2
1.1. Giới thiệu về CÔNG TY TNHH TM LONG ANH.....................2
1.1.1. Thông tin chung........................................................................2
1.1.2. Các giai đoạn phát triển............................................................2
1.1.3. Sơ đồ tổ chức công ty................................................................3
1.2. Khảo sát hiện trạng........................................................................5
1.2.1. Yêu cầu của tổ chức..................................................................5
1.2.2. Phương pháp điều tra................................................................7
1.2.3. Phát biểu bài tốn nghiệp vụ.....................................................9

1.2.4. Tiến trình cơng việc................................................................10
1.2.5. Thu thập biểu mẫu...................................................................11
1.2.6. Ưu nhược điểm hệ thống cũ và giải pháp hệ thống mới.........14
Chương 2. Phân tích hệ thống về chức năng........................................16
2.1. Mơ hình nghiệp vụ.......................................................................16
2.1.1. Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ..........16
2.1.2. Biểu đồ phân rã chức năng......................................................17
2.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh......................................17
i


2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu...................................................................18
2.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 0)................................18
2.2.2. Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 1).................19
Chương 3. Phân tích hệ thống về dữ liệu..............................................22
3.1. Các thực thể và thuộc tính..........................................................22
3.2. Mối quan hệ giữa các thực thể....................................................22
3.3. Mơ hình E-R.................................................................................24
3.4. Thiết kế các bảng dữ liệu vật lý..................................................24
3.5. Xây dựng cơ sở dữ liệu................................................................27
Chương 4. Thiết Kế Hệ Thống...............................................................28
4.1. Thiết kế giao diện cập nhập dữ liệu............................................28
4.2. Thiết kế giao diện xử lý dữ liệu...................................................29
4.3. Thiết kế giao diện chính...............................................................30
KẾT LUẬN..............................................................................................31
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................32

ii

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
Thanh Hóa, ngày …tháng…năm 2023
Ký tên

iii


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến cô Lê Thị
Hồng Hà. Trong q trình học tập và khám phá mơn phân tích thiết kế hệ thống
thơng tin, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ, hưỡng dẫn tận tâm
từ phía cơ. Điều này đã giúp em tích lũy một lượng kiến thức về mơn học này để

có thể từng bước hoàn hiện bài tiểu luận mang đề tài: Hệ thống quản lý nhập
xuất hàng hóa.
Trong q trình thực hiện đề tài, em nhận thức rằng không tránh khỏi
những thiếu sót. Do đó, em hi vọng có thể nhận được sự chia sẽ những góp ý
chân thành từ cơ, để bài làm của em có thể ngày càng hồn thiện và chính xác
hơn trong việc phản ánh về đề tài mà em nghiên cứu.
Những nhận xét và phản hồi mà em sẽ nhận được từ cô sẽ là nguồn động
lực quý báu, khuyến khích em tiếp tục nỗ lực và hồn thiện đề tài của mình. Em
tin rằng, nhờ sự hướng dẫn tận tình của cơ, em đã có cơ hội học hỏi và nắm
vững kiến thức cần thiết trong học phần này.
Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC HÌNH ẢN

iv


Hình 1. Sơ đồ tổ chức cơng ty...............................................................................3
Hình 2. Kế hoạch phỏng vấn tổng quan................................................................7
Hình 3. Kế hoạch phỏng vấn chi tiết.....................................................................8
Hình 4. Biểu mẫu đơn đặt hàng khách hàng.......................................................11
Hình 5. Biểu mẫu hóa đơn xuất hàng..................................................................12
Hình 6. Biểu mẫu đơn đặt hàng nhà cung cấp.....................................................12
Hình 7. Biểu mẫu danh mục hàng hóa................................................................13
Hình 8. Biểu mẫu tổng hợp kho hàng..................................................................13
Hình 9. Biểu đồ phân rã chức năng.....................................................................17
Hình 10. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh...................................................18
Hình 11. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh...........................................................19
Hình 12. Biểu đồ luồng tiến trình “Nhập hàng”..................................................19
Hình 13. Biểu đồ luồng tiến trình “Xuất hàng”...................................................20

Hình 14. Biểu đồ luồng tiến trình “Giải quyết sự cố”.........................................21
Hình 15. Biểu đồ luồng tiến trình “Báo cáo”......................................................21
Hình 16. Mối quan hệ thực thể nhân viên, kho hàng, nhà cung cấp, hàng hóa...22
Hình 17. Mối quan hệ thực thể hàng hóa, danh mục hàng..................................23
Hình 18. Mối quan hệ thực thể hàng hóa, kho hàng, khách hàng, nhân viên.....23
Hình 19. Mơ hình E-R.........................................................................................24
Hình 20. Mơ hình dữ liệu quan hệ.......................................................................27
Hình 21. Giao diện cập nhập thơng tin hàng hóa................................................28
Hình 22. Giao diện cập nhập thông tin khách hàng............................................28
v


Hình 23. Giao diện phiếu nhập kho.....................................................................29
Hình 24. Giao diện phiếu chi...............................................................................29
Hình 25. Giao diện chính....................................................................................30

vi


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT
1

Ký hiệu chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

Cty

Công ty

TNHH TM

Trách nhiệm hữu hạn thương
mại

3

KCN

Khu công nghiệp

4

PGĐ

Phó giám đốc

5

DFD

Data Flow Diagram

6

tt

Thơng tin

7

PGS

Phó giáo sư

2

vii


MỞ ĐẦU
Ngày nay, môi trường kinh doanh đang chứng kiến nhiều biến động quan
trọng trong việc tối ưu hóa quy trình cơng việc và quản lý giao nhận. Trong
nhiều doanh nghiệp và lĩnh vực khoa học kỹ thuật, sự cải thiện hiệu suất trở
thành trọng tâm chính của sự phát triển. Điều này đã gây ra một sự chuyển đổi
quan trọng trong cách thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày một cách thông minh
và hiệu quả hơn. Doanh nghiệp hiện đại đang tập trung mạnh mẽ vào việc tối ưu
hóa quy trình và quản lý giao nhận, đồng thời tạo nên những tiến bộ đáng kể cho
nền kinh tế.
Các doanh nghiệp đã linh hoạt khai thác ưu điểm của mình và áp dụng
chúng vào quản lý tối ưu, lưu trữ và xử lý dữ liệu liên quan đến các giao dịch
kinh doanh. Xã hội ngày càng phát triển, và với sự tiến bộ này, yêu cầu về chất
lượng cuộc sống và hiệu suất làm việc ngày càng trở nên quan trọng.
Cơng ty Long Anh đã tích cực tích hợp cơng nghệ thông tin vào hoạt động
kinh doanh, đặc biệt là trong việc tin học hóa cơng việc quản lý giao nhận.
Đề tài "Xây dựng chương trình quản lý việc nhập xuất hàng hóa" được triển
khai nhằm hỗ trợ ban giám đốc cơng ty, phịng kế hoạch tổng hợp và đặc biệt là
nhân viên giao nhận, giúp họ thực hiện công việc một cách chính xác và đạt
được hiệu suất cao nhất trong quản lý nhập xuất.

1


Chương 1. Khảo sát hiện trạng hệ thống
1.1. Giới thiệu về CƠNG TY TNHH TM LONG ANH
1.1.1. Thơng tin chung
- Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH TM LONG ANH
- Địa chỉ trụ sở chính: Lơ CC4 - KCN Tây Bắc Ga - Phường Đơng Thọ TP. Thanh Hóa, Thanh Hóa, Vietnam
- Giám đốc cơng ty: Ơng Nguyễn Thế Quyền
- Hotline: 091 233 4 12
- Ngành kinh doanh chính: Kinh doanh chủ yếu mặt hàng nhu yếu phẩm
như: Gạo, bánh kẹo, ....
- Tổng diện tích hơn 5.000 m2, bao gồm văn phịng, kho hàng và khn
viên. Đây là nơi làm việc hàng ngày của gần 200 người lao động.
- Ngoài ra, cơng ty đã mở thêm 2 văn phịng đại diện ở huyện Tĩnh Gia và
huyện Ngọc Lặc để mở rộng thị trường và nâng cao chất lượng dịch vụ đến các
khách hàng trong tồn tỉnh.
1.1.2. Các giai đoạn phát triển
Cơng ty TNHH TM LONG ANH được thành lập vào ngày 15/08/2008 tại
Thanh Hóa, và đánh dấu 15 năm thành lập vào ngày 15/8/2023. Ban đầu, công
ty tập trung vào xuất khẩu các sản phẩm thực phẩm cơ bản từ nhà sản xuất địa
phương. Với mối quan hệ đối tác vững chắc và sử dụng nguồn nhân lực địa
phương, họ đã phát triển từ một kho lưu trữ nhỏ.
Sau 10 năm phát triển, công ty đã mở rộng quốc gia bằng cách đa dạng
hóa danh mục sản phẩm và tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng vận chuyển.
Điều này đã giúp họ mở rộng thị trường đến các tỉnh và thành phố khác trong cả

2

nước. Hiện tại, công ty đã thúc đẩy tối ưu hóa vận chuyển và quy trình sản xuất,
sử dụng cơng nghệ hiện đại và mở rộng cơ sở hạ tầng.
1.1.3. Sơ đồ tổ chức cơng ty

Hình 1. Sơ đồ tổ chức cơng ty

Để cơng ty có thể phát triển và đứng vững trên thị trường, phải có lãnh
đạo nhiệt tình, sáng tạo, và khả năng nắm bắt thông tin nhanh chóng về mọi vấn
đề liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ.

Nhưng thành công thực sự phụ

thuộc vào sự hăng say và tận tâm của từng bộ phận và nhân viên. Sự nhiệt huyết
trong công việc từ tất cả mọi người sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng, xây
dựng độ tin cậy vững chắc với khách hàng, đóng vai trị quan trọng trong việc
tạo mơi trường làm việc hiệu quả.
*Trách nhiệm, quyền hạn của ban lãnh đạo và các phịng ban của cơng ty
a. Ban lãnh đạo:
- Giám đốc:
+ Chức năng: Giám đốc chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn bộ tổ chức, đặt ra
chiến lược tổng thể và đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty.
+ Nhiệm vụ: Đưa ra quyết định quan trọng, tạo chiến lược kinh doanh,
quản lý lãnh đạo và tạo môi trường làm việc tích cực trong tồn cơng ty.
3


- PGĐ kinh doanh:
+ Chức năng: Quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm
tiếp thị, bán hàng và phát triển thị trường.

+ Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch kinh doanh, chiến lược tiếp thị, quản lý
đội ngũ bán hàng, tạo và duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác kinh
doanh, đảm bảo đạt được mục tiêu doanh số và lợi nhuận.
- PGĐ xuất nhập khẩu:
+ Chức năng: Quản lý và điều hành các hoạt động xuất nhập khẩu của
công ty, bao gồm quản lý cơ cấu thương mại quốc tế và quan hệ với các đối tác
tồn cầu.
+ Nhiệm vụ: Để cơng ty duy trì được các mối quan hệ với đối tác, tuân
thủ các quy định và quy trình nhập xuất hàng hóa.
b. Các phịng ban:
- Phịng kế hoạch tổng hợp:
+ Chức năng: quản lý và điều phối toàn bộ kế hoạch hoạt động của công
ty.
+ Nhiệm vụ: Lập kế hoạch kinh doanh dựa trên chiến lược của công ty.
Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.
- Phịng tài chính kế tốn:
+ Chức năng: Chức năng chính bao gồm quản lý tài chính, lập báo cáo tài
chính, kế tốn, tn thủ thuế, và quản lý rủi ro tài chính.
+ Nhiệm vụ: Quản lý tài chính của cơng ty bằng cách lập kế hoạch ngân
sách, quản lý tiền mặt, tài sản, và nợ.
- Phòng phát triển kinh doanh:
+ Chức năng: Xây dựng chiến lược kinh doanh, phát triển thị trường, và
tối ưu hóa lợi nhuận.
4


+ Nhiệm vụ: Phân tích thị trường để xác định cơ hội mới và xu hướng
ngành. Phát triển mối quan hệ với đối tác và khách hàng, đánh giá hiệu suất kinh
doanh và đề xuất các điều chỉnh chiến lược dựa trên dữ liệu và phản hồi.
- Phòng xuất nhập khẩu:

+ Chức năng: Phòng xuất nhập khẩu quản lý quá trình nhập khẩu và xuất
khẩu hàng hóa của cơng ty trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
+ Nhiệm vụ: Thực hiện các thủ tục hải quan và tuân thủ các quy định liên
quan đến thương mại quốc tế.
- Phòng vận chuyển và quản lý kho:
+ Chức năng: Phòng vận chuyển và quản lý kho quản lý việc vận chuyển
và lưu trữ hàng hóa của cơng ty để đảm bảo sự cung cấp và phân phối hiệu quả.
+ Nhiệm vụ: Quản lý hoạt động vận chuyển đảm bảo chuyển đến đúng địa
điểm một cách an toàn và kịp thời. Lập kế hoạch và quản lý kho để đảm bảo sự
cung cấp hàng hóa.
Các phịng ban trong cơng ty xuất nhập khẩu đóng vai trị quan trọng trong
việc đảm bảo sự thành cơng và sự bền vững của hoạt động kinh doanh.
1.2. Khảo sát hiện trạng
1.2.1. Yêu cầu của tổ chức
- Yêu cầu chính của hệ thống:
+ Hệ thống cần có khả năng tích hợp dữ liệu từ các phịng ban khác nhau,
bao gồm đơn mua hàng, lệnh xuất kho, và thông tin tình trạng kho.
+ Hệ thống phải hỗ trợ tự động hóa các bước trong quy trình, từ tiếp nhận
đơn mua hàng đến việc xuất nhập kho, để giảm thiểu lỗi con người.
+ u cầu khả năng kiểm sốt chính xác tình trạng hàng tồn kho và thơng
báo tự động khi có sự thay đổi.

5


+ Hệ thống cần có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo an toàn
cho dữ liệu khách hàng, thơng tin giao dịch, và quy trình nội bộ.
+ Hệ thống cần hỗ trợ dịch vụ bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật để giải quyết vấn
đề nhanh chóng và hiệu quả.
- Yêu cầu của người dùng:

+ Yêu cầu giao diện người dùng đơn giản, dễ sử dụng và thân thiện với
người dùng.
+ Hệ thống cần cung cấp các tiện ích theo dõi, báo cáo và xuất dữ liệu để
người dùng có thể theo dõi tình hình hàng tồn kho và giao dịch.
+ Yêu cầu hệ thống thông báo tự động về các sự kiện quan trọng như thay
đổi tình trạng đơn hàng hay lỗi trong quy trình.
+ Hệ thống cần hỗ trợ phân quyền truy cập để đảm bảo chỉ những người
được phép có thể truy cập các chức năng cụ thể.
- Yêu cầu kĩ thuật:
+ Hệ thống cần có hiệu suất cao để xử lý lượng dữ liệu lớn và đảm bảo
đáp ứng nhanh chóng.
+ Hệ thống cần có khả năng dự báo và thống kê để hỗ trợ quyết định
chiến lược và lập kế hoạch cho tương lai.
+ Yêu cầu hệ thống cung cấp khả năng dự trữ dữ liệu đầy đủ để đảm bảo
lịch sử giao dịch và thông tin quan trọng được lưu trữ đúng cách.
+ Hệ thống cần hỗ trợ quy trình cập nhật và nâng cấp dễ dàng mà không
làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

6


1.2.2. Phương pháp điều tra
a) Đối tượng phỏng vấn:
- 2 đối tượng cần phỏng vấn:
+ Ban giám đốc.
+ Nhân viên (nhân viên kho, kế toán, nhân viên quản lý xuất nhập
khẩu …).
b) Kế hoạch phỏng vấn:

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan

Hệ thống: Quản lý xuất nhập khẩu Cty TNHH TM Long Anh
Người lập: Trần Ngọc Tiến

Ngày lập: 16/11/2023

STT

Chủ đề

Yêu cầu

1

Tổng quan
về hệ thống

Nắm được cơ cấu tổ
chức, quy mô, chức
năng, nhiệm vụ của tổ
chức

Ngày bắt
đầu

Ngày kết
thúc

20/11/2023 25/11/2023

2

Các quy
trình

Nắm và hiểu rõ các quy
26/11/2023
trình

6/12/2023

3

Các biểu
mẫu

Thu thập được các mẫu
biểu

7/11/2023

10/12/2023

…

…

…

…

…

Hình 2. Kế hoạch phỏng vấn tổng quan

7


Kế hoạch phỏng vấn chi tiết
Người được phỏng vấn:

Phân tích viên:

Nguyễn Thế Quyền

Trần Ngọc Tiến

Vị trí/phương tiện: Cty TNHH TM Thời gian: từ 8h00 đến 10h00 ngày
Long Anh
26/11/2023
Mục tiêu:






Lưu ý: - Ý kiến đánh giá, nhận xét của
Hiểu rõ về yêu cầu chức năng của người được phỏng vấn
hệ thống quản lý xuất nhập khẩu.
Xác định cụ thể lĩnh vực xuất

nhập khẩu cần được hỗ trợ.
Yêu cầu đặc biệt từ doanh
nghiệp.
Hiểu biết về quy trình xuất nhập
khẩu của doanh nghiệp.
Các vấn đề cụ thể cần giải quyết
trong quy trình này.

Chi tiết buổi phỏng vấn

Thời gian ước lượng (? phút)

Giới thiệu: Mục tiêu và ý nghĩa của
buổi phỏng vấn

 5 phút

Chủ đề 1: Chức năng hệ thống

 40 phút
 10 phút

 Hệ thống cần hỗ trợ những chức
năng nào trong quản lý xuất nhập
khẩu?
 Những yêu cầu cụ thể nào do
doanh nghiệp đặt ra cho hệ
thống?

 15 phút

 Quy trình thơng tin và báo cáo là
yếu tố quan trọng trong quản lý
xuất nhập khẩu, hệ thống cần
cung cấp những tính năng nào để
đáp ứng nhu cầu này?

 15 phút

Chủ đề 2: Quy trình xuất nhập khẩu
 Mơ tả quy trình xuất nhập khẩu
hiện tại của doanh nghiệp?

 45 phút
 20 phút

 Các thách thức nào cần được giải
quyết trong quy trình này?

 15 phút

 Các yêu cầu đặc biệt nào do
doanh nghiệp đặt ra để cải thiện
hiệu quả của quy trình xuất nhập
khẩu qua hệ thống?

 10 phút

Tóm tắt các điểm chính
Câu hỏi của người phỏng vấn

Kết thúc

Hình 3. Kế hoạch phỏng vấn chi tiết

8


1.2.3. Phát biểu bài tốn nghiệp vụ
Cơng ty TNHH TM Long Anh là nhà phân phối các sản phẩm thiết yếu
phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng. Công ty chuyên cung cấp những mặt hàng
nhu yếu phẩm như: gạo, bánh kẹo, ... phục vụ tận nơi theo yêu cầu của khách
hàng.
Hàng ngày, công ty sẽ tiếp nhận tất cả các đơn mua hàng của khách hàng
và sau đó kế toán sẽ tập hợp lại thành một đơn mua hàng tổng chuyển xuống cho
thủ kho. Khi nhận được đơn hàng tổng kèm theo lệnh xuất kho thì nhân viên kho
sẽ kiểm tra hàng trong kho xem loại hàng đó có cịn khơng, có đúng số lượng là
chủng loại mà khách hàng u cầu hay khơng.
Nếu trong kho cịn hàng đúng với số lượng và chủng loại trên đơn hàng
tổng thì thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho và vận chuyển hàng hóa lên xe, đồng thời
ghi vào sổ xuất kho. Nhân viên bán hàng phải theo dõi quá trình vận chuyển
hàng, nếu có sự cố về hàng hóa do lỗi của cơng ty thì nhân viên bán hàng phải
báo ngay cho phòng kế hoạch để lập biên bản xử lý. Sau đó kế tốn sẽ viết phiếu
thu cho khách hàng và thu tiền. Nếu trong kho khơng cịn hàng như u cầu thì
thủ kho phải báo ngay lên phịng kinh doanh để có hướng giải quyết và lập kế
hoạch nhập hàng về.
Sau đó thủ kho sẽ chuyển các chứng từ liên quan đến lơ hàng vừa xuất lên
phịng kế hoạch tổng hợp. Phòng kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà
cung cấp để nhập những mặt hàng đã hết về kho.
Khi hàng được vận chuyển về đến kho của doanh nghiệp, nhân viên kho
sẽ kiểm tra đối chiếu hàng với đơn đặt hàng của công ty.

Nếu không có sự cố nào xảy ra thì nhân viên kiểm tra sẽ chuyển tồn bộ
giấy tờ liên quan đến lơ hàng mới về cho thủ kho và thủ kho sẽ viết phiếu nhập
kho và cho vận chuyển hàng vào trong kho, đồng thời ghi vào sổ nhập kho.
Sau đó thủ kho sẽ chuyển tồn bộ giấy tờ lên phịng kế hoạch, kế toán sẽ
viết phiếu chi trả tiền cho nhà cung cấp đúng như số lượng trên phiếu nhập kho.
9


Nếu có sự cố về lơ hàng mới nhập thì nhân viên kiểm tra phải thơng báo
ngay cho phịng kinh doanh để kịp thời xử lý.
Cuối một kỳ kinh doanh, nhân viên phịng kinh doanh phải lập báo cáo về
tình hình hàng nhập về và xuất đi của cơng ty cho ban lãnh đạo cơng ty.
1.2.4. Tiến trình cơng việc
1. Tiếp nhận và xử lý đơn mua hàng từ khách hàng:
+ Mỗi ngày, Công ty Long Anh sẽ nhận các đơn mua hàng từ khách hàng.
+ Bộ phận kế toán tập hợp các đơn mua hàng thành một đơn mua hàng
tổng và chuyển xuống cho thủ kho.
2. Xuất hàng và quản lý vận chuyển:
+ Nhân viên kho kiểm tra tồn kho để xác định có đủ loại hàng và số lượng
theo đơn hàng tổng hay khơng.
+ Nếu có đủ hàng, thủ kho viết phiếu xuất kho, vận chuyển hàng lên xe,
và ghi vào sổ xuất kho.
+ Nhân viên bán hàng theo dõi q trình vận chuyển; nếu có sự cố, báo
ngay cho phịng kế hoạch để xử lý.
+ Kế tốn viết phiếu thu và thu tiền từ khách hàng sau khi hàng được xuất
đi.
3. Quản lý nhập hàng và báo cáo kinh doanh:
+ Nếu trong kho khơng có đủ hàng, thủ kho báo cho phòng kinh doanh để
giải quyết và lập kế hoạch nhập hàng.
+ Thủ kho chuyển các chứng từ liên quan lên phòng kế hoạch tổng hợp.

+ Phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp để nhập
hàng vào kho.

10


+ Khi hàng về đến kho, nhân viên kho kiểm tra hàng và nếu khơng có vấn
đề, thủ kho viết phiếu nhập kho và ghi vào sổ nhập kho.
+ Thủ kho chuyển giấy tờ liên quan lên phòng kế hoạch, và kế toán viết
phiếu chi trả tiền cho nhà cung cấp.
+ Trong trường hợp sự cố với lô hàng mới nhập, nhân viên kiểm tra thơng
báo ngay cho phịng kinh doanh để xử lý.
+ Cuối mỗi kỳ kinh doanh, nhân viên phịng kinh doanh lập báo cáo về
tình hình hàng nhập và xuất để bàn giao cho ban lãnh đạo công ty.
1.2.5. Thu thập biểu mẫu
1. Biểu mẫu đơn hàng khách hàng
- Mục đích: Biểu mẫu này được sử dụng để ghi nhận thông tin về đơn
hàng từ khách hàng. Khi nhận được đơn hàng, nhân viên kiểm tra và xử lý đơn
hàng này.

Hình 4. Biểu mẫu đơn đặt hàng khách hàng

2. Biểu mẫu hóa đơn xuất hàng
11


- Mục đích: Biểu mẫu này được sử dụng để tạo hóa đơn xuất hàng sau khi
kiểm tra và xử lý đơn hàng từ khách hàng. Sau đó, biểu mẫu này cập nhật thơng
tin vào kho dữ liệu hàng xuất.

Hình 5. Biểu mẫu hóa đơn xuất hàng

3. Biểu mẫu đơn đặt hàng nhà cung cấp
- Mục đích: Biểu mẫu này được sử dụng khi số lượng hàng hóa khơng đủ
để xuất. Nó được gửi tới bộ phận xử lý nhập hàng để đặt hàng từ nhà cung cấp.

Hình 6. Biểu mẫu đơn đặt hàng nhà cung cấp

4. Biểu mẫu danh mục hàng hóa
12