Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản tại Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

Trần đình Khâm -Tin41a
Lời nói đầu
Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản đợc xây
dựng để quản lý xuất khẩu và nhập khẩu các mặt hàng nông sản của
các công ty trực thuộc Bộ NN & PTNT, hệ thống này theo dõi tình
hình xuất nhập khẩu của những công ty trực thuộc bộ và tình hình
xuất nhập khẩu nông sản chung của cả nớc, từ đó đa ra những nhận
xét khi báo cáo lên lãnh đạo bộ, các dữ liệu để quản lý tình hình xuất
nhập khẩu của các công ty trực thuộc bộ đợc các công ty này gửi lên
còn quản lý tình hình xuất nhập khẩu nông sản chung của cả nớc do
Tổng cục hải quan gửi sang. Nhng cho đến nay, những xử lý trong
quản lý còn thực hiện thủ công, nhập báo cáo và lên báo cáo bằng
Excel, điều đó dẫn đến công việc rất vất vả, dễ gây nhầm lẫn nhất là
khi nhập dữ liệu, vì vậy lý do chọn đề tài này vừa là để xây dựng một
hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản có tin học hoá
vừa là để nâng cao kiến thức và khả năng phân tích thực tế đồng thời
đây cũng là đề tài nằm trong lĩnh vực quản lý, gần gũi với những kiến
thức đã học.
Mục đích thực hiện đề tài này là để nâng cao hiệu lực quản lý
xuất nhập khẩu nông sản. nâng cao hiệu suất làm việc cho các nhân
viên phụ trách đồng thời giảm bớt những công việc lặp lại thờng
xuyên, tránh những nhầm lẫn khi nhập báo cáo và nhất là tâm lý của
ngời phụ trách công việc bớt căng thẳng.
Nội dung chủ yếu của đề tài là tin học hoá quá trình quản lý
này, thiết kế một chơng trình phần mềm quản lý quá trình vào/ra của
những dữ liệu báo cáo, phần mềm này sẽ cố gắng tối u quá trình
nhập liệu và lên các báo cáo tổng hợp.
Khoa Tin học Kinh tế
1
Trần đình Khâm -Tin41a
Cấu trúc của chuyên đề thực tập

Chuyên đề thực tập đợc chia làm 3 chơng:
Chơng 1:Tổng quan về Bộ NN & PTNT và nội dung bài toán
quản lý.
Chơng này trình bày về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và
các công việc thờng làm của cơ quan thực tập. Về nội dung bài toán
quản lý trình bày mục đích, chức năng, đầu vào và đầu ra của bài
toán.
Chơng 2: Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống
thông tin quản lý.
Trình bày các phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở cho việc
nghiên cứu đề tài.
Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất
nhập khẩu nông sản tại Bộ NN&PTNT.
Phần này trình bày chi tiết về các sơ đồ chức năng, sơ đồ luồng
thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu, một số thuật toán sử dụng trong chơng
trình và một số giao diện, module chức năng hệ thống.
Phần cảm ơn
Đây là đề tài đầu tiên của tôi khi bắt đầu đi vào thực tế, bởi vậy
không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ khi nghiên cứu, nhng đợc sự hớng
dẫn tận tình của thày Trơng văn Tú và cán bộ thực tế hớng dẫn là cô
Lê thị Yến cùng sự giúp đỡ của bạn bè mà tôi đã hoàn thành đợc đề
tài này.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Khoa Tin học Kinh tế
2
Trần đình Khâm -Tin41a
Chơng I: Tổng quan về Bộ NN & PTNT và
nội dung bài toán quản lý.
I.Tổng quan về Vụ kế hoạch và quy hoạch-Bộ NN & PTNT
1.Cơ cấu tổ chức

Bộ NN &PTNT đợc thành lập theo nghị quyết quốc hội 10/95 với
sự sáp nhập của 3 bộ.
Từ 1995 đến nay hoạt động theo nghị định 73/Cp của chính phủ.
Bộ NN & PTNT gồm có 7 vụ chức năng, 2 bộ phận văn phòng và
9 cục chuyên ngành.
Bảy vụ chức năng:
1. Vụ Tổ chức cán bộ
2. Vụ Kế hoạch và qui hoạch
3. Vụ Khoa học công nghệ và chất lợng sản phẩm
4. Vụ Đầu t và xây dựng cơ bản
5. Vụ Chính sách NN &PTNT
6. Vụ Tài chính kế toán
7. Vụ Công tác quốc tế
Hai bộ phận văn phòng và thanh tra tơng đơng vụ:
1. Thanh tra bộ
2. Văn phòng bộ
Chín cục chuyên ngành:
Cục Bảo vệ thực vật
Khoa Tin học Kinh tế
3
Trần đình Khâm -Tin41a
Cục Chế biến nông lâm sản và ngành nghề nông thôn
Cục Định canh định c và vùng kinh tế mới
Cục Khuyến nông khuyến lâm
Cục Kiểm lâm
Cục Phát triển nông nghiệp
Cục Phòng chống lụt bão và quản lý đê điều
Cục quản lý nớc và công trình thuỷ lợi
Cục thú y
Cơ cấu quản lý

Bộ NN & PTNT quản lý ngành theo 2 hệ thống:
Hệ thống các đơn vị trực thuộc:4 tổng công ty 90, 4 tổng
công ty 91, 46 công ty trực thuộc, 18 viện, 36 trờng trong đó
có 2 trờng Đại học và khoảng 180 đầu mối.
Hệ thống từ trung ơng đến địa phơng:
Có 61 sở NN & PTNT thuộc 61 tỉnh thành, hơn 43 chi cục kiểm
lâm thuộc UBND tỉnh. Tất cả đều chịu sự quản lý của Bộ NN & PTNT.
2.Chức năng, nhiệm vụ của Bộ NN & PTNT
Bộ NN & PTNT có nhiều chức năng và nhiệm vụ, quản lí các vấn
đề về các mặt thuộc nông nghiệp nh:
- Quản lý, tham mu cho chính phủ về công tác NN & PTNT
+Về nông nghiệp
Khoa Tin học Kinh tế
4
Trần đình Khâm -Tin41a
Quản lý trồng trọt, chăn nuôi, các dịch vụ nông nghiệp nh thú y,
bảo vệ thực vật, giống cây con, phát triển giống cây trồng mới.
+Về lâm nghiệp
Quản lý, tham mu cho chính phủ về công tác bảo vệ rừng, phát
triển rừng, chống hoang hoá đồi núi trọc, quản lý khai thác nguồn tài
nguyên rừng.
+Công tác thuỷ lợi
Phòng chống bão lũ: Có kế hoạch phòng chống khi có lũ lụt xảy
ra, bố trí nhân lực, vật lực để cứu giúp nhân dân bị nạn.
Xây dựng đê điều: Từ những nguồn vốn thuỷ lợi, bảo đảm sự an
toàn cho đê điều, nhất là những đoạn đê xung yếu. Có kế hoạch xây
đắp, tu sửa hàng năm, điều phối nhân công lao động chuẩn bị cho mùa
bão lũ.
Dịch vụ quản lý nớc và tới tiêu, xây dựng các công trình thuỷ lợi
đảm bảo tới tiêu cho các vùng thờng xuyên xảy ra hạn hán hay lũ lụt.

Nâng cấp các công trình thuỷ lợi quan trọng mang tầm cỡ quốc gia, chỉ
đạo cho các địa phơng về phơng hớng xây dựng các công trình thuỷ lợi
sao cho đạt hiệu quả cao, giảm thiểu chi phí, có lợi cho ngân sách địa
phơng và ngân sách quốc gia.
-Phát triển nông thôn
Tham mu cho Chính phủ về xây dựng cơ sở hạ tầng nông thôn.
Định canh, định c vùng kinh tế mới: đảm bảo cuộc sống cho
những ngời, những gia đình xung phong đi xây dựng vùng kinh tế mới,
có chính sách khuyến khích nhân dân đi khai khẩn, đồng thời định
Khoa Tin học Kinh tế
5
Trần đình Khâm -Tin41a
canh, định c cho nhân dân sống ổn định, nhất là đồng bào dân tộc có
tập quán du canh, du c, tránh việc phá rừng làm nơng rẫy tràn lan .
Xây dựng chơng trình nớc sạch nông thôn, đảm bảo nguồn nớc
sạch trong sinh hoạt của nhân dân, tiến tới 100% ngời dân có nớc sạch
để dùng.
3.Vụ Kế hoạch và Quy hoạch_Bộ NN & PTNT
Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Vụ kế hoạch và quy
hoạch
a.Cơ cấu tổ chức
Bao gồm 1 vụ trởng và 4 vụ phó
Có 1 phòng (Phòng thống kê) và 6 tổ công tác:
+ Tổ hành chính tổng hợp
+ Tổ kế hoạch sản xuất tổng hợp
+ Tổ đầu t xây dựng cơ bản
+ Tổ kinh tế đối ngoại
+ Tổ công tác phía nam
+ Tổ sự nghiệp
Theo biên chế, Vụ KH & QH có 45 ngời, hiện nay là 47 ngời.

b. Vụ KH & QH có những chức năng và nhiệm vụ sau:
Nghiên cứu tổng hợp xây dựng chiến lợc định hớng phát triển và
các kế hoạch dài hạn(10 năm), trung hạn (5 năm) và hàng năm.
Đề xuất các định hớng thông tin thị trờng
Khoa Tin học Kinh tế
6
Trần đình Khâm -Tin41a
Xây dựng và hớng dẫn các chỉ tiêu chủ yếu về lao động, đầu t, l-
ơng thực.
Xây dựng kế hoạch đầu t cơ bản hàng năm, chuẩn bị đầu t.
Hớng dẫn các địa phơng, đơn vị trực thuộc về kế hoạch xây
dựng.
Xây dựng cơ chế kế hoạch văn hoá trong Nông nghiệp nông
thôn, lập kế hoạch từ ngắn hạn đến dài hạn.
Xây dựng các định mức đầu t.
Xây dựng các thông tin nông nghiệp và phát triển nông thôn bao
gồm các hoạt động sau:
+ Tổ chức thu thập báo cáo thông tin về thống kê
+ Tổng hợp phân tích, xử lý dữ liệu, đánh giá tình hình thực hiện
và báo cáo Chính phủ.
+ Hớng dẫn các địa phơng và đơn vị thực hiện thông tin trong
toàn ngành, xây dựng báo biểu, thời gian báo cáo.
+ Tổ chức điều tra chuyên đề, điều tra chung trong điều tra thống
kê tổng hợp thiên tai.
4.Các vấn đề chuyên môn ở vụ kế hoạch và quy hoạch.
Vụ kế hoạch và quy hoạch phải xử lý các loại báo cáo sau:
Báo cáo tổng hợp xuất nhập khẩu nông lâm thuỷ sản
Báo cáo tình hình sản xuất nông nghiệp ở các địa phơng
Thống kê giá cả các hàng hoá nông sản ở tất cả các tỉnh theo
định kì 10 ngày/1 lần.

Khoa Tin học Kinh tế
7
Trần đình Khâm -Tin41a
1.Báo cáo tổng hợp xuất nhập khẩu nông lâm thuỷ sản
Các loại báo cáo này do các công ty xuất nhập khẩu gửi lên bao
gồm tổng giá trị xuất nhập khẩu, chi tiết các mặt hàng đã đợc xuất
khẩu , nhập khẩu theo từng tháng.
Hình thức gửi có thể là báo cáo trên giấy hoặc trên th điện tử
(chủ yếu là báo cáo trên giấy). Các mục trong báo cáo : lợng xuất khẩu,
nhập khẩu theo từng tháng, lợng tiền. Phụ lục ở dới gồm các mặt hàng
kinh doanh nội địa.
Phòng thống kê nhập các dữ liệu đó vào cơ sở dữ liệu Excel (tốn
rất nhiều thời gian cho việc nhập dữ liệu, không nói đến việc nhầm lẫn
rất nhiều, khi nhập xong muốn chiết xuất các dữ liệu cần thiết để lập
báo cáo rất phức tạp). Sau đó so sánh giữa các tháng với nhau, so với
cùng kì năm ngoái và so với kế hoạch điều chỉnh. Dự kiến kế hoạch
tháng tiếp theo dựa vào các hợp đồng xuất nhập khẩu với các nớc đã đ-
ợc kí kết và dự định kí kết.
Khi đã nhập xong dữ liệu, so sánh với dữ liệu bên Tổng cục hải
quan gửi sang, điều chỉnh cho phù hợp.Tổng hợp và lên báo cáo một
tháng một lần. Báo cáo này đợc gửi cho lãnh đạo phụ trách kiểm duyệt
rồi mới đợc trình lên trên.
Báo cáo có mẫu nh sau:
Bộ Nông nghiệp và Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã
Phát triển nông thôn Độc lập_Tự do_Hạnh phúc
== ---------------------------------------
Công ty XNK Nông sản
Thực phẩm Hà nội
==
Mã số: 1.11.1.046/GP Hà nội, ngày 06 tháng 01 năm 2003

Số: 12/NS-KHTT
Báo cáo tổng hợp XNK 12

tháng năm 2002
Khoa Tin học Kinh tế
8
Trần đình Khâm -Tin41a
T Mặt hàng ĐVT Thực hiện tháng12 Thực hiện 12 tháng % so sánh Dự kiến KH tháng 1/03
Llợng Tiền Llợng Tiền So KH So năm Llợng Tiền
Tổng trị giá XNK
USD 14275.7 95.17 58.98 50000
I
Xuất khẩu
USD 306460 3004.17 60.8 19.95 150000
1 Cao su T/USD 96 58.08 1306.6 768.624
2 Lạc nhân - 23 10.7
3 Hạt điều - 57.23 192.9 200.3 708.1
4 Chè - 169.1 144.2
Hàng kinh doanh nội địa
1.Hạt điều(xí nghiệp Vĩnh hoà) doanh thu 12 tháng là: 15 tỷ và kinh
doanh khác 2 tỷ
2.Dây điện:
a,Đã mua:- Cty TNHH The Sun: 640500m hết 200025056 VNĐ
b,Đã bán: -Cty TNHH Phúc Thanh Long: 640500 đợc 202226714
VNĐ
Ngời lập biểu Ngời duyệt biểuPhó Giám Đốc
(Kí tên) (Kí tên) Phụ trách công ty
(Kí tên,đóng dấu)
Sự cần thiết phải có 1 chơng trình phần mềm để xử lý các nghiệp
vụ này tránh sự nhầm lẫn khi nhập dữ liệu đồng thời trích rút dữ liệu dễ

dàng, hiện nay công việc này vẫn đợc xử lý trên Excel, không có một hệ
thống có trật tự logic, rất vất vả cho ngời nhập, đặc biệt vì lợng các mặt
hàng phong phú, quá trình này luôn phải lặp lại liên tục hàng tháng gây
ra cảm giác nhàm chán cho ngời phụ trách công việc.
2. Báo cáo tình hình sản xuất nông nghiệp ở các địa phơng
Công việc này định kì 3 tháng 1 lần, đầu vào do các UBND huyện
ở các tỉnh gửi báo cáo lên qua máy Fax hoặc gửi qua th điện tử. Các số
liệu này đợc nhập vào máy với 1 phần mềm xử lý đợc viết bằng V.Basic.
Nghiệp vụ xử lý bao gồm: Nhập số liệu hoặc sao chép từ Excel gửi bằng
Khoa Tin học Kinh tế
9
Trần đình Khâm -Tin41a
th điện tử sang, sau đó lên báo cáo định kì 3 tháng 1 lần,các số liệu để
làm báo cáo đã đợc tự động trích rút. Công việc này cũng chỉ vất vả ở
khâu nhập dữ liệu.
Về dự báo sản lợng nông nghiệp ở từng địa phơng do chính địa
phơng đó căn cứ vào tình hình gieo trồng ở địa phơng để dự báo. Các
báo cáo gửi lên đã có mẫu sẵn, cán bộ phụ trách vấn đề đó ở địa phơng
chỉ việc điền vào và gửi lên Bộ NN. Tuy nhiên vấn đề lại nằm ở chính sự
chính xác của các báo cáo này, các con số đa ra không thật sự hoàn toàn
chính xác, vì các cán bộ cấp dới có một số lấy số liệu không qua điều
tra. Sự kiểm chứng không thể thực hiện đợc.
3.Thống kê giá cả của các sản phẩm nông nghiệp ở tất cả các
tỉnh trong vùng.
Đây là công việc do chính các chuyên viên trong dự án của bộ
làm, công việc bao gồm chọn chợ mẫu trong mỗi địa phơng, thống kê
giá bán buôn, giá bán lẻ, các mẫu thống kê đã đợc lập sẵn tuỳ theo ý đồ
của ngời sử dụng. Chẳng hạn, ngời sử dụng muốn thu thập thông tin để
tiện so sánh giá cả giữa các khu vực với nhau thì báo biểu thống kê th-
ờng ở dạng sau:

Biểu báo giá trung bình
từ ngày... đến ngày ...
Chợ
Mặt hàng
Chợ cây số 3
Lạng Sơn
Chợ Mơ_Hà nội
Gạo Tẻ thờng 3300 3500
Thịt lợn hơi 11500 12000
Lạc nhân 9500 11500
...
Khoa Tin học Kinh tế
10
Trần đình Khâm -Tin41a
Ngời lập
Hoặc để tìm hiểu sự dao động giá lên xuống của các khu vực, ng-
ời lập biểu sẽ phải thu thập giá lớn nhất và nhỏ nhất trong một thời kì,
khi đó báo cáo lại phải ở dạng sau:
Biểu báo giá dao động
Từ ngày . . . đến ngày. . .
Chợ
Mặt hàng
Chợ số 3_LS Chợ Mơ_HN Chợ Gạo_HY
Min Max Min Max Min Max
Gạo tẻ thờng 3200 3500 3400 3700 3100 3300
Thịt lợn thăn 27000 28000 34000 35000 26500 28000
....
Ngời lập
Hoặc thông tin trích rút nhằm mục đích so sánh giá cả giữa hai

thời kì để tính sự tăng giảm về giá, tức là sự lạm phát của các mặt hàng
nông sản, dự tính giá cho thời kì tới của các mặt hàng này. Khi đó biểu
thống kê phải có mẫu khác với hai mẫu trên, nghĩa là có thêm trờng thời
gian vào trong bảng báo cáo, đồng thời sắp xếp các mặt hàng theo nhóm
để tiện so sánh.
Về thực tế, công việc này cha có phần mềm hỗ trợ, ngời dùng vẫn
sử dụng Excel để tính toán, điều này dẫn đến 1 số các khiếm khuyết nh:
Khi muốn tra cứu dữ liệu rất khó vì chỉ trong 1 thời gian ngắn thôi dữ
liệu đã rất nhiều (vì cứ 10 ngày lại thu thập báo cáo 1 lần), không những
thế ngời làm báo cáo phải lập lại mẫu báo cáo để thu thập thông tin,
khiến cho công việc lặp lại một cách vô ích, hơn nữa việc nhập để tính
toán và lu dữ liệu vào trong máy rất mất thời gian, không tính đến việc
Khoa Tin học Kinh tế
11
Trần đình Khâm -Tin41a
dữ liệu bị mất, không tạo thành một hệ thống có trật tự logic. Cứ mời
ngày nhân viên phải viết báo cáo gửi lên một lần, vì vậy họ phải trích rút
thông tin từ một đống các tài liệu gây cảm giác khó khăn và lộn xộn.
Giải pháp đa ra là tin học hoá lĩnh vực này, phần mềm phải có những
chức năng cơ bản sau: Tự sinh ra các mẫu biểu thu thập thông tin tuỳ
theo ý muốn sử dụng thông tin của ngời sử dụng, chắt lọc và đa ra những
thông tin cô đọng để ngời sử dụng viết báo cáo, tra cứu thông tin trở về
trớc, tối u hoá trong việc nhập dữ liệu, sắp xếp các báo cáo có cùng dạng
hay cùng 1 mục đích thu thập thông tin, ngoài ra còn tính đến khả năng
cập nhật dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác( từ Excel chẳng hạn), sở dĩ
muốn phần mềm có chức năng này là vì các nhân viên thu thập thông tin
ở 1 số tỉnh xa không thể về kịp có thể gửi qua th điện tử để cập nhật dữ
liệu vào phần mềm tránh tình trạng thông tin đến quá muộn và vất vả
cho ngời nhập.
Ngoài ra còn một số công việc không thờng xuyên mà vụ phải làm

nh: Xây dựng các định mức đầu t, tức là với một dự án đầu t, Vụ phải
xem xét quy mô của công trình đầu t để có kế hoạch hợp lý nh cần bao
nhiêu vốn, xây dựng trong bao lâu, khi đầu t xong công trình đó có
những ích lợi gì?.... Thờng xuyên đi thị sát các vùng nông thôn để kiểm
tra thực trạng của từng địa phơng khi có yêu cầu đầu t từ dới gửi lên
hoặc hớng dẫn các địa phơng, đơn vị trực thuộc xây dựng các công trình
có quy mô tơng đối lớn đồng thời điều tra thống kê mẫu để có kế hoạch
phù hợp với từng đơn vị, địa phơng.
II.Nội dung bài toán quản lý
1.Mục đích
Do hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản vẫn xử lý
bằng thủ công là chính, việc nhập dữ liệu khá vất vả, công việc lặp lại
Khoa Tin học Kinh tế
12
Trần đình Khâm -Tin41a
nhiều lần, nhất là đối với các mặt hàng với nhiều chủng loại khác nhau,
gây ra nhiều nhầm lẫn. Vì vậy cần có một chơng trình phần mềm để tối
thiểu hoá các công việc lặp lại hàng ngày, nh các mặt hàng chỉ cần
nhập một lần, tạo ra các mẫu báo cáo sẵn, ngời sử dụng chỉ việc chọn
lọc rồi lên báo cáo.
2.Chức năng
Chức năng của đề tài này là xây dựng lại hệ thống thông tin quản
lý xuất nhập khẩu nông sản dựa trên nền tảng của hệ thống thông tin cũ
nhng có đa tin học hoá vào xử lý các vấn đề lặp đi lặp lại nhiều lần, tạo
cơ sở lu trữ dữ liệu an toàn và bảo mật hơn. Nh trên đã nói, cái mới của
đề tài này là tạo ra hệ thống thông tin mới với sự trợ giúp của phần
mềm máy tính, phần mềm này với giao diện nhập tác giả đã cố gắng
không thay đổi mấy so với giao diện nhập ban đầu. Phần mềm này chủ
yếu quản lý các báo cáo xuất nhập khẩu và tình hình xuất nhập khẩu
nông sản trong nớc.

3.Các báo cáo đầu vào
Đợc gửi lên từ các đơn vị xuất nhập khẩu trực thuộc Bộ NN, các
dữ liệu tổng quan nh: Tổng giá trị xuất khẩu hoặc nhập khẩu trong kì
(hàng tháng), tổng giá trị nhập khẩu hoặc xuất khẩu tích luỹ đến kì báo
cáo.
Các trờng dữ liệu đầu vào hàng tháng bao gồm: Tên đơn vị nhập
khẩu hoặc xuất khẩu, số báo cáo, kì thực hiện nhập hoặc xuất, tên hàng
hoá nhập hoặc xuất, đơn vị tính, giá trị, nớc nhập hoặc xuất, tổng giá trị
nhập hoặc xuất trong kì, giá trị nhập xuất tích luỹ đến kì.
4.Báo cáo đầu ra
Bao gồm 4 loại báo cáo: Báo cáo hàng tháng, báo cáo quí, báo
cáo sáu tháng, báo cáo năm.
Khoa Tin học Kinh tế
13
Trần đình Khâm -Tin41a
Các trờng dữ liệu cần đa ra ở mỗi loại báo cáo nh sau:
a.Báo cáo tháng
Bao gồm: Tên những đơn vị tham gia xuất nhập khẩu trong
tháng, tên các quốc gia nhập khẩu hoặc xuất khẩu trong tháng, tên
hàng hoá nhập khẩu hoặc xuất khẩu (chỉ cần lấy các hàng hoá tiêu
biểu), đơn vị tính, trị giá, tổng giá trị xuất hoặc nhập khẩu trong kì,
tổng giá trị xuất nhập khẩu tích luỹ đến kì, so sánh với tháng trớc theo
giá trị tơng đối.
b.Báo cáo quí
Thực hiện ba tháng một lần, bao gồm các trờng tơng tự báo cáo
tháng.
c.Báo cáo sáu tháng
Thực hiện sáu tháng một lần, các trờng tơng tự nh báo cáo tháng.
d.Báo cáo năm
Đây là báo cáo tổng kết sau một năm xuất nhập khẩu, báo cáo

này có thêm trờng tốc độ tăng trởng của năm sau so với năm trớc.
Chơng II: Phơng pháp luận về phân tích
thiết kế Hệ thống thông tin quản lý
I.Hệ thống thông tin quản lý
1.Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
a.Định nghĩa
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị
phần cứng, phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử
Khoa Tin học Kinh tế
14
Trần đình Khâm -Tin41a
lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi tr-
ờng.
b. Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Đầu vào (Các báo cáo xuất nhập khẩu) của hệ thống thông tin
đợc lấy từ các nguồn nh đơn vị trực thuộc Bộ NN và của Tổng cục Hải
quan (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ
liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Các báo cáo tổng hợp) đợc
chuyển đến các đích (Lãnh đạo Bộ NN) hoặc đợc cập nhật vào kho lu
trữ dữ liệu (Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩu).
Mô hình hệ thống thông tin
Nh hình minh hoạ trên, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận:
bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý,kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu
ra.
2.Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System)
Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức , các hoạt
động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc
lập kế hoạch chiến lợc. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc
tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ

Khoa Tin học Kinh tế
15
Nguồn
Thu thập
Đích
Phân phátXử lý và
lu giữ
Kho dữ liệu
Trần đình Khâm -Tin41a
chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một
cách định kì hoặc theo yêu cầu. Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập
khẩu nông sản chính là thuộc hệ thống này, hệ thống này tạo ra các
báo cáo một cách định kì.
3.Ba mô hình của hệ thống thông tin
a.Mô hình logic
Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải
thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các
xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời
câu hỏi Cái gì? và Để làm gì?. Nó không quan tâm tới phơng tiện
đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý.
Trong hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản, dữ liệu mà
hệ thống này thu thập chính là các báo cáo và quá trình xử lý các báo
cáo này là chọn lựa mặt hàng tiêu biểu để nhập, tính tốc độ tăng trởng
của quá trình nhập khẩu hay xuất khẩu qua các thời kì. Thông tin mà
hệ thống sản sinh ra chính là những báo cáo tổng hợp theo các chỉ tiêu
khác nhau nh báo cáo theo hàng hoá, báo cáo theo nớc hay báo cáo
Khoa Tin học Kinh tế
16
Trần đình Khâm -Tin41a
theo đơn vị nhập khẩu hoặc xuất khẩu để biết đợc tình hình hiện nay

của đơn vị đó.
b.Mô hình vật lý ngoài
Mô hình này chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ
thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình
thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống,
những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử
lý, các thủ tục thủ công cũng nh những yếu tố về địa điểm thực hiện xử
lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng. Mô hình này
cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm
mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi:
Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Trong hệ thống thông tin quản lý xuất
nhập khẩu nông sản, những giao diện đợc thiết kế để nhập dữ liệu và
lên mẫu báo cáo, ngời sử dụng nhìn hệ thống này theo mô hình vật lý
ngoài, bởi vậy cần phải thiết kế giao diện sao cho không bị rối mắt và
dễ sử dụng là đợc.
c.Mô hình vật lý trong
Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống
tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên
kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết
bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý
của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các
chơng trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Nh thế
nào?.
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình
logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc
nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là góc nhìn của kỹ thuật. Ba mô
Khoa Tin học Kinh tế
17
Trần đình Khâm -Tin41a
hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô

hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. Khi thiết kế chơng trình cần tính
tới trang thiết bị để thực hiện chơng trình. ở Vụ kế hoạch và quy
hoạch-Bộ NN các trang thiết bị phần cứng nh máy tính, máy in đều đạt
tiêu chuẩn nên không cần phải tính tới nữa. Nhng về cấu trúc của ch-
ơng trình cần phải tổ chức sao cho hợp lý nhất tức là có tính cấu trúc
cao nhất, ngôn ngữ thể hiện đã đợc lựa chọn là Visual Basic. Cần tính
đến sự phát sinh của hệ thống nh bây giờ thì nhập dữ liệu hệ thống từ
bàn phím nhng cần phải tính đến khả năng chuyển đổi dữ liệu từ hệ
thống khác sang nh Excel chẳng hạn.
II.Phơng pháp phát triển HTTT quản lý
1.Đặt vấn đề và xác định khả thi
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông
tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý
tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ
thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành
cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và
chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế
là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải
thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình lô gíc và mô hình vật lý
ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới
xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó
sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt
động của tổ chức.
Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới
là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống
thông tin? Nh chúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông
Khoa Tin học Kinh tế
18
Trần đình Khâm -Tin41a
tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những

nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống. Nhng
cũng còn một số nguyên nhân khác nữa nh yêu cầu của nhà quản lý,
công nghệ thay đổi và sự thay đổi sách lợc chính trị.
Tuy nhiên để phát triển một hệ thống thông tin cần tính đến hiệu
quả của hệ thống thông tin đó đem lại với chi phí mà tổ chức phải bỏ ra
để xây dựng hệ thống đó, tính an toàn của hệ thống... Nhìn chung ta
không thể xây dựng một hệ thống thông tin theo con mắt nhà xây dựng
là hoàn hảo nhng chi phí bỏ ra lại quá lớn so với khả năng tài chính của
tổ chức hoặc giả lợi ích nó đem lại không bù đắp đợc chi phí bỏ ra xây
dựng hệ thống đó. Rõ dàng, hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu
nông sản cần phải xây dựng lại, vì những nhợc điểm của hệ thống này
chính là sự sai xót trong khâu nhập dữ liệu và quá trình này quá cồng
kềnh bởi những công việc lặp đi lặp lại hàng tháng, yêu cầu cần phải
thiết kế lại hệ thống này với phần trợ giúp tin học hoá để cắt đi những
công việc lặp, dành thời gian cho những công việc khác đồng thời cũng
giảm sai xót và bảo lu dữ liệu có hệ thống hơn.
2.Các giai đoạn phân tích phát triển hệ thống
a.Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức
hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về
thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Cần
chỉ rõ những nhợc điểm và cụ thể hoá những mong muốn khi đánh giá
yêu cầu thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông
sản.Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi
phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:
1. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
Khoa Tin học Kinh tế
19
Trần đình Khâm -Tin41a
2. Làm rõ yêu cầu

3. Đánh giá khả thi thực thi
4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
b.Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi
về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các
vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân
đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng
buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông
tin mới phải đạt đợc. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ
tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Trong hệ thống
này điểm yếu gây ra sai xót chính là khâu nhập dữ liệu và tính toán để
lên báo cáo tổng hợp. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết
bao gồm các công đoạn sau:
1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2. Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại
3. Nghiên cứu hệ thống thực tại
4. Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
5. Đánh giá lại tính khả thi
6. Thay đổi đề xuất của dự án
7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
c.Giai đoạn 3 : Thiết kế lô gíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của
một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống
thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc. Mô
hình lô gíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sản
sinh ra (Nội dung của Outputs), nội dung của các cơ sở dữ liệu (các tệp,
các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện
Khoa Tin học Kinh tế
20
Trần đình Khâm -Tin41a

(các xử lý) và các dữ liệu sẽ đợc nhập vào (các Inputs). Mô hình lô gíc
sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lô gíc
bao gồm những công đoạn sau:
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
2. Thiết kế xử lý
3. Thiết kế các nguồn dữ liệu vào
4. Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc
5. Hợp thức hoá mô hình lô gíc
d.Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp
Mô hình lô gíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ
làm. Khi mô hình này đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng, thì
phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phơng
tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phơng án khác
nhau để cụ thể hoá mô hình lô gíc. Mỗi một phơng án là sự phác hoạ
mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là một mô tả chi tiết.
Tất nhiên là ngời sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên
những mô hình vật lý ngoài đợc xây dựng chi tiết nhng chi phí cho việc
tạo ra chúng là rất lớn.
Để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn
tốt hơn các mục tiêu đã định ra trớc đây, nhóm phân tích viên phải
đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phơng án
và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ đợc trình lên
những ngời sử dụng và một buổi trình bày sẽ đợc thực hiện. Những ng-
ời sử dụng sẽ chọn lấy một phơng án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu
của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Phơng án đợc lựa
chọn trong phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập
khẩu nông sản chính là tin học hoá quá trình nhập liệu và lên báo cáo
Khoa Tin học Kinh tế
21
Trần đình Khâm -Tin41a

tổng hợp. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án
của giải pháp:
1. Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
2. Xây dựng các phơng án của giải pháp.
3. Đánh giá các phơng án của giải pháp.
4. Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất
các phơng án của giải pháp.
e.Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc
lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớc hết
là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho
việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng và
nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin
học hoá. Trong hệ thống này cần thiết kế giao diện hàng nhập và hàng
xuất hợp lý, báo cáo đa ra cần phải có khả năng chỉnh sửa do dữ liệu
đôi khi không nhất quán giữa các đơn vị trực thuộc Bộ NN và Tổng cục
Hải quan. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:
1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
2. Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
3. Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá.
4. Thiết kế các thủ tục thủ công.
5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
f.Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần
tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. những ngời
chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản
hớng dẫn sử dụng và thao tác cũng nh các tài liệu mô tả hệ thống. Các
hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống nh sau:
Khoa Tin học Kinh tế
22

Trần đình Khâm -Tin41a
1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
2. Thiết kế vật lý trong.
3. Lập trình.
4. Thử nghiệm hệ thống.
5. Chuẩn bị tài liệu.
g.Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang
hệ thống mới đợc thực hiện. Để việc chuyển đổi này đợc thực hiện với
những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai
đoạn này bao gồm các công đoạn:
1. Lập kế hoạch cài đặt.
2. Chuyển đổi.
3. Khai thác và bảo trì.
4. Đánh giá.
III.Phân tích hệ thống thông tin quản lý
1.Các phơng pháp thu thập thông tin
a.Phỏng vấn
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông
tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT.
Phỏng vấn thờng thực hiện theo các bớc sau:
Chuẩn bị phỏng vấn
+Lập danh sách và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lợng và loại cán
bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống.
+Cần biết một số thông tin về ngời đợc phỏng vấn (trách nhiệm,
thái độ, tuổi đời...).
+Lập đề cơng nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu.
Khoa Tin học Kinh tế
23
Trần đình Khâm -Tin41a

+Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc).
+Gửi trớc những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ra, lu trữ, mẫu
biểu, xử lý...).
+Đặt lịch làm việc (tốt nhất vào buổi sáng, thời gian từ 90 phút
đến hai giờ).
+Phơng tiện ghi chép là các kí pháp trên giấy khổ lớn theo mẫu.
Tiến hành phỏng vấn
+Nhóm phỏng vấn gồm hai ngời. Cán bộ phỏng vấn chính dẫn
dắt phỏng vấn, lợc ghi trên giấy mẫu. Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập
thông tin, bổ sung hoặc làm rõ ý.
+Thái độ lịch sự , đúng giờ. Tinh thần khách quan. Không đợc
tạo cảm giác thanh tra.
+Nhẫn lại, chăm chú nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng
máy ghi âm nhng phải đợc phép của ngời đợc phỏng vấn.
+Tổng hợp kết quả phỏng vấn.
Kết quả của phỏng vấn là nguyện vọng của ngời sử dụng, cần
một chơng trình phần mềm giải quyết khâu tính toán của hệ thống.
b.Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức
nh: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các
tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các
thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông tin
trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức.
Đã nghiên cứu kỹ các văn bản sau:
- Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân
của ngời phụ trách công việc.
- Các báo cáo đầu vào của hệ thống.
Khoa Tin học Kinh tế
24
Trần đình Khâm -Tin41a

- Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có
sinh ra (báo cáo đầu ra).
2.Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý
Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:
- Xử lý
Giao tác ngời-máy
- Kho lu trữ dữ liệu
-
Khoa Tin học Kinh tế
Thủ công Tin học hoá
Dòng -Dòng thông tin - Điều - Điều khiển
25
Tài liệu