Quy trinh tiep nhan soan thao va review hop dong phap che doanh nghiep 2023

CƠNG TY CỔ PHẦN – TẬP ĐỒN UBG

QUY TRÌNH
TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG
VÀ
TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG
Số:………./2022/QT/UBG

NĂM 2022


TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ
TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG

I.

MỤC ĐÍCH
-

Hướng dẫn các Phịng, Ban, Cá nhân trong cơng ty nắm kỹ về các quy trình
sau:
1. Quy trình gửi, tiếp nhận thông tin để soạn thẢO hợp đồng theo yêu cầu
từ Chủ tịch Công ty, Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc, Trưởng các
Phịng, Ban và nhân viên cơng ty.
2. Quy trình gửi, tiếp nhận thơng tin để review hợp đồng theo yêu cầu từ
Chủ tịch Công ty, Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc, Trưởng các Phịng,
Ban cơng ty và nhân viên công ty.

II.

PHẠM VI ÁP DỤNG

-

Áp dụng cho Chủ tịch Công ty, Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc, Trưởng các
Phịng, Ban cơng ty và nhân viên cơng ty.

III.

GIẢI THÍCH VÀ QUY ĐỊNH
1. Giải thích:
“Cty” được xem là Chủ tịch Cơng ty, Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc,
Trưởng các Phịng, Ban cơng ty và nhân viên cơng ty có nhu cầu Soạn thảo/
Review hợp đồng
“RE” là viết tắc của từ REVIEW (xem lại)
“DR” là viết tắc của từ DRAFT (Soạn thảo)
2. Quy định:
2.1.

Những yêu cầu Soạn thảo/Review Hợp đồng được xem là khơng hợp
lệ và Pháp chế có quyền từ chối soạn thảo/review nếu:
2.1.1. Nội dung hợp đồng trái đạo đức, thuần phong mỹ tục, quy
định của pháp luật
2.1.2. Nội dung hợp đồng trái với quy định công ty, ảnh hưởng đến
quyền và lợi ích hợp pháp cơng ty, gây tổn hại đến doanh thu
công ty

2
LƯU HÀNH NỘI BỘ


TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ

TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG

2.1.3. Khơng tn thủ quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, form được
quy định trong bản quy trình này
2.2.

Kể từ thời điểm áp dụng Quy trình này, mọi u cầu khơng tuân
thủ sẽ bị xem xét không được review/soạn thảo trừ trường hợp
(1)Khẩn và (2) Theo yêu cầu từ Chủ tịch, Tổng Giám đốc, Ban
Giám đốc công ty.
“Khẩn” là hợp đồng nếu khơng được soạn thảo/review ngay lập
tức thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích hợp pháp của
cơng ty.
Những hợp đồng yêu cầu review/soạn thảo theo luồng “khẩn” thì
phải ghi từ “KHẨN” kèm theo tin nhắn.

2.3.
STT

Thời gian:

Tiêu chí

Thời gian trả kết quả
Bình thường

Khẩn
Tron
g
ngày

Tron
g
ngày

1

Soạn thảo

2 ngày kể từ
ngày nhận

2

Review

1 ngày kể từ
ngày nhận

IV.

Theo yêu cầu từ Chủ tịch, Tổng
Giám đốc, Ban Giám đốc công ty.
Trong ngày
Trong ngày

NỘI DUNG
1. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC PHỊNG, BAN CHỨC NĂNG
-

Phịng Pháp chế: Là đơn vị nắm chính việc tư vấn, soạn thảo, review Hợp

đồng.

-

Chủ tịch Công ty, Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc, Trưởng các Phịng,
Ban cơng ty và nhân viên cơng ty: Có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông
tin căn cứ theo yêu cầu xây dựng hợp đồng của mình cho Pháp chế.

3
LƯU HÀNH NỘI BỘ


TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ
TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG

2. QUY TRÌNH PHỐI HỢP GIỮA CÁC PHỊNG, BAN CHỨC NĂNG
Trách
nhiệm

Quy trình
Cty gửi “Đề nghị
soạn thảo/review
Hợp đồng” cho PC

PC, Cty

Bước 1: Cty gửi thông tin

PC, Cty

Bước 2: PC tiến hành tiếp
nhận thơng tin soạn
thảo/review Hợp đồng

Cty hồn thiện nội
dung u cầu và gửi
cho PC

PC, Cty

Bước 3: PC tiến hành soạn
thảo/ review Hợp đồng và gửi
phản hồi lại cho Cty

Nếu chưa đủ thông tin,
PC yêu cầu Cty bổ
sung

PC, Cty

Bước 4: PC gửi lại Hợp đồng
cho Cty

Nếu Hợp đồng cần sửa
đổi, bổ sung thì gửi lại
PC

PC, Cty

Bước 5: PC gửi Hợp đồng

chính thức cho Cty

PC, Cty

Bước 6: PC lưu file word
Hợp đồng và Cty ký Sổ giao
nhận Hợp đồng (nếu có)

4
LƯU HÀNH NỘI BỘ


TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ
TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG

3. HƯỚNG DẪN GỬI “ĐỀ NGHỊ SOẠN THẢO/REVIEW HỢP ĐỒNG”
a. CÁCH 1: GỬI ĐỀ NGHỊ QUA ZALO
i.
Bước 1: Cty gửi PC tin nhắn theo cú pháp (copy paste)
Kính gửi Anh/Chị phịng Pháp chế,
<Họ và Tên> - <chức vụ/vị trí việc làm> - <Phịng/Ban> kính
nhờ anh/chị Phịng Pháp chế thảo hoặc Review> Hợp đồng theo những yêu cầu dưới đây:
<tóm tắt nội dung yêu cầu>
Mong Anh/chị hồn thành trước <deadline>
Trân trọng.
Ví dụ:
“Kính gửi Anh/Chị phịng Pháp chế,
Nguyễn Văn A – nhân viên – Phòng Kinh Doanh kính nhờ
anh/chị Phịng Pháp chế soạn thảo Hợp đồng theo những yêu cầu

dưới đây:
-Chuyển nhượng cổ phần từ ông A sang bà B 3000 cổ phần trị
giá 30.000.000 đồng
Mong Anh/chị hồn thành trước 15/09/2022
Trân trọng.”
ii.

Bước 2: Cty đính kèm theo tin nhắn
- File .word Hợp đồng trong trường hợp yêu cầu review
- File .word Đề nghị Soạn thảo hợp đồng trong trường hợp yêu cầu
Soạn thảo (sẽ được đính kèm theo quy trình này)
iii.
Bước 3: PC gửi lại Hợp đồng đã soạn thảo/review cho Cty.
Trong trường hợp Cty có yêu cầu soạn thảo/review lại thì soạn
tin nhắn theo cú pháp, đính kèm file và gửi qua zalo:
Kính đề nghị Anh/chị Pháp chế:
1) Sửa lại: Điều … (khoản …) với nội dung như sau:…
2) Bổ sung: …… vào Điều … (Khoản …)
3) Bỏ: Điều … (Khoản …)
Mong Anh/chị hoàn thành trước <deadline>
iv.

Bước 4: Sau khi Cty và PC đã đồng ý về Hợp đồng, pháp chế
sửa lại tên file .word Hợp đồng và gửi lại cho Cty (xác nhận đã
hoàn thành)
1. Trường hợp Review: “(<tên PC>RE) <tên hợp đồng>công ty><Tên chủ thể/Địa điểm><Thời gian review xong>” ,
ví dụ: “(Khoa RE) Hợp đồng thuê nhà UBG Mart4.0 Đà Nẵng
15.09.2022
5

LƯU HÀNH NỘI BỘ


TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ
TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG

2. Trường hợp Soạn thảo: “(<tên PC>DR) đồng><Tên công ty><Tên chủ thể/Địa điểm>soạn thảo xong>” , ví dụ: “(Khoa DR) Hợp đồng thuê nhà
UBG Mart4.0 Đà Nẵng 15.09.2022
b. CÁCH 2: GỬI ĐỀ NGHỊ QUA EMAIL
i.
Bước 1: Cty gửi PC email theo form (copy paste)
To: ; ;

Cc: <email của người quản lý trực tiếp gần nhất>
Subject: ĐỀ NGHỊ SOẠN THẢO/REVIEW HỢP ĐỒNG
Dear Anh/Chị,
<Họ và Tên> - <chức vụ/vị trí việc làm> - <Phịng/Ban> kính
nhờ anh/chị Phịng Pháp chế thảo hoặc Review> Hợp đồng theo những yêu cầu dưới đây:
<tóm tắt nội dung yêu cầu>
Mong Anh/chị hồn thành trước <deadline>
Trân trọng.
Ví dụ:
To: ; ;

Cc:
Subject: ĐỀ NGHỊ SOẠN THẢO/REVIEW HỢP ĐỒNG

Dear Anh/Chị,
Nguyễn Văn A – nhân viên – Phịng Kinh Doanh kính nhờ
anh/chị Phịng Pháp chế soạn thảo Hợp đồng theo những yêu cầu
dưới đây:
-Chuyển nhượng cổ phần từ ông A sang bà B 3000 cổ phần trị
giá 30.000.000 đồng
Mong Anh/chị hoàn thành trước 15/09/2022
Trân trọng.
v.

Bước 2: Cty đính kèm theo tin nhắn
- File .word Hợp đồng trong trường hợp yêu cầu review
- File .word Đề nghị Soạn thảo hợp đồng trong trường hợp u cầu
Soạn thảo (sẽ được đính kèm theo quy trình này)

6
LƯU HÀNH NỘI BỘ


TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ
TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG

vi.

Bước 3: PC gửi lại Hợp đồng đã soạn thảo/review cho Cty.
Trong trường hợp Cty có yêu cầu soạn thảo/review lại thì soạn
tin nhắn theo cú pháp, đính kèm file và gửi qua email:
Subject: ĐỀ NGHỊ SOẠN THẢO/REVIEW LẠI HỢP ĐỒNG
Kính đề nghị Anh/chị Pháp chế:
4) Sửa lại: Điều … (khoản …) với nội dung như sau:…

5) Bổ sung: …… vào Điều … (Khoản …)
6) Bỏ: Điều … (Khoản …)
Mong Anh/chị hoàn thành trước <deadline>
Trân trọng.

vii.

Bước 4: Sau khi Cty và PC đã đồng ý về Hợp đồng, pháp chế
sửa lại tên file .word Hợp đồng và gửi lại cho Cty (xác nhận đã
hoàn thành)
1. Trường hợp Review: “(<tên PC>RE) đồng><Tên công ty><Tên chủ thể/Địa điểm>review xong>” , ví dụ: “(Khoa RE) Hợp đồng thuê nhà
UBG Mart4.0 Đà Nẵng 15.09.2022
2. Trường hợp Soạn thảo: “(<tên PC>DR) đồng><Tên cơng ty><Tên chủ thể/Địa điểm>soạn thảo xong>” , ví dụ: “(Khoa DR) Hợp đồng thuê nhà
UBG Mart4.0 Đà Nẵng 15.09.2022

c. CÁCH 3: GỬI ĐỀ NGHỊ TRỰC TIẾP
i.
Bước 1: Cty liên hệ Phòng Pháp chế để:
- Gửi Hợp đồng (bản giấy)
- Nhận và hoàn thiện Đề nghị soạn thảo hợp đồng (bản giấy)
ii.
Bước 2: Cty hoàn thiện Đề xuất soạn thảo hợp đồng và gửi lại
cho pháp chế
iii.
Bước 3: Pháp chế tiến hành thực hiện Soạn thảo/Review Hợp
đồng

iv.
Bước 4: Pháp chế gửi lại cho Cty. Nếu có yêu cầu sửa đổi, bổ
sung thì PC yêu cầu Cty gửi lại đề nghị và tiến hành thực hiện lại
v.
Bước 5: Pháp chế gửi Cty Hợp đồng (hoàn thành)
vi.
Bước 6: Cty ký xác nhận vào Sổ xác nhận Soạn thảo/Review
Hợp đồng.

7
LƯU HÀNH NỘI BỘ


TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ
TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG

Biểu mẫu 1
BIỂU MẪU ĐỀ XUẤT SOẠN THẢO/REVIEW HỢP ĐỒNG
Phòng/Ban:………………………………………………………………………………..
Họ và tên:………………………………………………………………………………...
Chức vụ:………………………………………………………………………………….
Thời gian yêu cầu:………………………………………………………………………..
Deadline:………………………………………………………………………………….

PHÒNG PHÁP CHẾ

BÊN YÊU CẦU

Ghi chú:
- Yêu cầu Soạn thỏa thì gửi Biểu mẫu 1 và Biểu mẫu 2

-Yêu cầu Review chỉ cần gửi Biểu mẫu 1
STT
1

2

3

4

UBG

ĐỐI TÁC

Nội dung công việc/hợp tác của hai bên là gì? (cái gì, ở đâu, thời gian
nào…)
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
Cơng việc của UBG là gì trong việc hợp tác này? (cung cấp gì, thuê
gì, bán gì, nhận gì, chuyển nhượng cái gì, làm cái gì, góp cái gì…)
chi tiết:
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Nội dung cơng việc/hợp tác của hai bên là gì? (cái gì, ở đâu, thời gian
nào…)
………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
Cơng việc của UBG là gì trong việc hợp tác này? (cung cấp gì, thuê
gì, bán gì, nhận gì, chuyển nhượng cái gì, làm cái gì, góp cái gì…)
chi tiết:
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Từ việc cung cấp/mua bán/góp (tại câu hỏi 2) thì phạm vi cơng việc
của UBG là gì?
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Từ việc cung cấp/mua bán/góp (tại câu hỏi 2) thì phạm vi cơng việc
của Đối tác là gì?
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Quyền lợi của UBG là gì?
………………………………………………………………………...

Quyền lợi của Đối tác là gì?
………………………………………………………………………...

8
LƯU HÀNH NỘI BỘ


TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ
TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG

5

6

7

8

9

………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Trách nhiệm của UBG là gì?

………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Trách nhiệm của Đối tác là gì?
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Nếu sai phạm UBG chịu phạt bao nhiêu/khách hàng chịu phạt bao
nhiêu (nếu có)?
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Nếu sai phạm Đối tác chịu phạt bao nhiêu/khách hàng chịu phạt bao
nhiêu (nếu có)?
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Điều kiện/thỏa thuận khác của Hợp đồng là gì? (Điều kiện đặc biệt:
Ví dụ điều kiện về thanh tốn, khi nào thanh tốn, thanh tốn bao
nhiêu %, hồn trả bao nhiêu %, các văn bản giấy tờ quan trọng phải
có khi thanh toán, phương thức thanh toán…)
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Điều kiện/thỏa thuận khác của Hợp đồng là gì? (Điều kiện đặc biệt:
Ví dụ điều kiện về thanh toán, khi nào thanh toán, thanh toán bao
nhiêu %, hoàn trả bao nhiêu %, các văn bản giấy tờ quan trọng phải
có khi thanh tốn, phương thức thanh tốn…)
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Lưu ý: Điều kiện Hợp đồng có hiệu lực tại thời điểm thanh toán hay
ký Hợp đồng phụ thuộc vào vị trí/vai trị của UBG.
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
Khác bổ sung thêm:
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Khác bổ sung thêm:
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………...

Biểu mẫu 2
CƠNG TY CỔ PHẦN
TẬP ĐỒN UBG
Số:……../2022/QĐ/UBG

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TP . Hồ Chí Minh, ngày …. tháng ….. năm 2022

QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy trình về tiếp nhận soạn thảo hợp đồng và
tiếp nhận review hợp đồng; và
Quy trình thành lập cơng ty, chi nhánh, địa điểm kinh doanh và văn phòng đại diện và
thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY CỔ PHẦN-TẬP ĐOÀN UBG
9
LƯU HÀNH NỘI BỘ


TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ
TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG
-

Căn cứ Bộ Luật dân sự 2015 số 91/2015/QH13;
Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan;
Căn cứ Điều lệ Công ty Cổ phần - Tập đoàn UBG.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này là:
i.
ii.

Quy trình về tiếp nhận soạn thảo hợp đồng và tiếp nhận review hợp đồng;
Quy trình thành lập công ty, chi nhánh, địa điểm kinh doanh và văn phòng đại
diện và thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký.
Điều 3: Chủ tịch công ty; Tổng Giám đốc; Ban Giám đốc; người đứng đầu các Phịng,
Ban trực thuộc cơng ty, các tập thể và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành
Quyết định này./.

Nơi nhận:
-

KT.CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Như Điều 3;
HĐQT công ty (b/c);
Các đơn vị trực thuộc Cơng ty;
Lưu: VT, PC, KT.

HUỲNH MINH KHƠI

CƠNG TY CỔ PHẦN
TẬP ĐỒN UBG
Số:……../2022/TB/UBG

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TP . Hồ Chí Minh, ngày …. tháng ….. năm 2022

THƠNG BÁO
Về việc ban hành Quy trình về tiếp nhận soạn thảo hợp đồng và
tiếp nhận review hợp đồng; và
Quy trình thành lập công ty, chi nhánh, địa điểm kinh doanh và văn phòng đại diện

và
thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
10
LƯU HÀNH NỘI BỘ


TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ
TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG

Kính gửi: Tồn thể Phịng, Ban và nhân viên cơng ty
Nhằm chuẩn hóa và tạo thuận lợi cho cơng tác soạn thảo và review hợp đồng, đăng ký
kinh doanh
Căn cứ vào Quyết định số ………./2022/QĐ/UBG của Chủ tịch Hội đồng quản trị công
ty ký ngày …………/2022 Về việc ban hành Quy trình về tiếp nhận soạn thảo hợp đồng và
tiếp nhận review hợp đồng; và Quy trình thành lập cơng ty, chi nhánh, địa điểm kinh doanh
và văn phòng đại diện và thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.
Nay Cơng ty xin thơng báo đến tồn thể Phịng, Ban và nhân viên cơng ty Quy trình về
Hợp đồng điện tử được biết và thực hiện./.
Trân trọng.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- HĐQT công ty (b/c);
- Các đơn vị trực thuộc Công ty;
- Lưu: VT, PC, KT.

KT.CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

HUỲNH MINH KHÔI

11

LƯU HÀNH NỘI BỘ