Microsoft project 2010 và ứng dụng trong quản lý dự án xây dựng

| Microsoft

Project 2010

| VAUNG DUNG TRONG QUAN LY
_ DU AN XAY DUNG

Be:

NHA XUAT BAN XAY DUNG


NGUYEN THI HAI NHU

MICROSOFT PROJECT 2010

Vil UNG DUNG TRONG QUAN LY
DY AN KAY DUNG
(Tái bản)

NHÀ XUẤT BẢN XÂY DỰNG
HÀ NỘI - 2014


LOI NOI DAU
Với đặc điềm thời gian kéo dài, khối lượng công việc lớn và
nhiều đâu việc, quan lÿ dự án váy dựng là một công việc phức

tạp. Việc sư dụng một phân mém may tinh dé trợ giúp cho việc
quan lý dự án là một xu hướng tắt vếu. Hiện nay trên thế giới có

khá nhiều phân mêm trợ giúp cho việc quan lì dự án trong đó có
phan mém Microsoft Project.
Microsoft
Office của

Project
hãng

la phan

Microsoft

mém

nam

trong

bộ Microsoft

được sư dụng tương đối phô biến

trong quan ly cac du an o Viét Nam hién nay. Microsoft Project
giúp người dùng quản lý dự án trong suốt giai đoạn từ lập dự
án, theo dõi quan lý quá trình thực hiện dự án và đưa ra các báo
biếu cân thiết cho từng giải đoạn. Từ phiên. ban Microsoft
Project 2010 tro di, phan mém đà được nâng cấp sử dụng giao
diện mới và nhiều tính năng mới, sử dụng thuận tiện và tạo các

báo cáo đẹp mat.

Quản lý dự án sử dụng phần mêm Microsoft Project có thê
tóm

lược theo các bước:

thiết lập ban đâu cho dự án, hoạch

định các công việc, gán tài nguyên, thiết lập được kế hoạch cơ
sở, cập nhật và theo dõi dự án và đưa ra các báo cáo và kết thic
dự án. Dựa theo các bước đó, sách được trình bày gom 7
chuong kèm theo các bài tập ví dụ với hướng dân chỉ tiết. Hy
vọng cuốn sách này có thể giúp các bạn đọc ứng dụng được
phan mém Microsoft Project 2010 đề lập kế hoạch và theo dõi
mot dự dn.

Tuy da co nhiều cố gang trong quá trình biên soạn và được
các bạn đồng nghiệp đóng góp các ÿ kiến quỷ báu, song khơng
thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy tác giả rất mong nhận
được những ý kiến của bạn đọc để lần xuất bản sau cuốn sách

được tốt hơn. Các ý kiến đóng ghóp xin gửi về địa chỉ email:



Tac gia


Chuong 1

BAT DAU LAM VIEC VOI MICROSOFT PROJECT 2010
1.1. GIAO DIEN CHUONG TRINH
Ttr phién ban 2010, Microsoft Project sử dụng giao diện Fluent. Nhitng

người từng sử dụng các ứng dụng khác trong Microsoft Office 2007 sé thay
quen thuộc với loại giao diện này. Hệ Menu và Toolbar trong các phiên bản

Micrsoft

Project

2007

trở về trước

được

thay thế băng

hệ thống

Ribbons.

Các chức năng trong Ribbon được tơ chức theo nhóm

các

(group).

Điều này giúp cho việc tìm kiếm chức năng của người sử dụng để dàng và

thuận lợi hơn. Các Ribbons và các nhóm chức năng hồn tồn có thê tùy

biến được theo ý muốn của người sử dụng. Các chức năng cũng có thê được
tìm kiếm nhanh chóng băng cách click phải chuột vào đồi tượng muốn tác

động.

Việc quan sát các bảng cũng như các biểu đồ trong chương

trình

thuận lợi hơn các phiên bản trước nhờ việc str dung Zoom Slider.

ape at

Tw

aris ia

ee Paleie

Timelin

Hình 1.1: Giao điện Microsoft Project 2010

0%

i <
marth
3

Ki
Na
TimeScale


Hình 1.1 thể hiện giao điện mặc định của Microsoft Project 2010. Ở phía
trên màn hình là các Ribbons được dùng thay thế cho hệ Menu và Toolbar của
chương trình trong các phiên bản 2007 trở về trước. Ở trạng thái mặc định, khi

khởi động chương trình, trên màn hình xuất hiện khung nhìn Gant Chart with
Timeline, bao gồm khung nhìn Gantt Chart và thanh Timeline ở phía dưới các
Ribbon. Tên khung nhìn được hiền thị phía bên góc trái màn hình.

Phía trên cùng bên góc trái màn

hình hiển thị thanh công cụ Quick

Access để giúp người dùng truy cập nhanh các chức năng hay sử dụng.
Phía dưới cùng của màn hình là thanh trạng thái (Status Bar). Trên thanh
trạng thái hiển thị trạng thái hoạch định công việc (Task Mode) ở góc bên trái,

bên phải là các phím tắt để chọn nhanh các khung nhìn (View Shortcut) và

thanh thu phóng (Zoom Slider) dùng đề quan sát phần đồ thị của khung nhìn.
Trên các Ribbons,

các chức năng được

nhóm

lại với nhau

thành các

nhóm- group. Tên nhóm nằm ở phía dưới cùng các Ribbon. Hình 1.2 thẻ
hiện Ribbon Resoure với 5 nhóm chức năng.
'P)

9+ œ-|s

Regs

ma

Task

=

—

`...

Assign Resource Substitute

Team

Resources

Planner*
view

Resource

-

Pool

Resources

¿ý

et

x”

Add

Resources*

Fst

aae Sipe

aa :

Information

}
Rn

see

pt

PTS

OTEs & ee

Notes

_ Assignments

jhe

rom

~

+@

Level

oe

level

Selection Resource

ˆ

st

98.$e Clear Leveling
Level

All fdty Next Overattocation
Level

Hinh 1.2: Ribbon Resource bao gém các nhóm:
View, Assignments, Insert, Properties, Level
Cac Ribbons trong Microf Project 2010 bao gồm:

- Ribbons Task: chứa các chức năng tác động đến cơng việc, hình 1.3.
- Ribbon

Resource:

chứa các chức

năng tác động

đến tài nguyên,

hình 1.2.
- Ribbon Project: chứa các chức năng tác động đến dự án, hình 1.4.

- Ribbon View: chứa các chức năng về hiển thị, hình 1.5.
- Ribbon Team: chứa các chức năng về quản lý nhóm, hình 1.6.
- Ribbon Developer: dùng để tùy biến chương trình, lập trình phát triển
thêm các chức năng khác theo ý muốn, hình 1.7.

- Ribbon Format: chứa các chức năng về định dạng. Các chức năng trên
Ribbon Format cho thẻ thay đôi phụ thuộc vào khung nhìn nào đang được
kich hoạt, hình 1.8.
¡.

wẽ xa...

700)


ina

ch

PO

`

uảm

econ

XZ

>'A-

BER

bom

format

D

_...

Sereove

‘ol

as Notes

—

Joes

an

và

spines

sở...

ð

ew,

e

Spinone -

r=

-

- SỐ Roecd rải

ww

ciel

.a9Qøz
FP san an tao

®®®œ®#

,

.n

Cen

fiw

=

3

..

Toes

.

Me

@

“te

are

sue

,

Propemes

fang

Hinh 1.3: Ribbons Task: chita cac chitc nang tac dong dén công việc
see

lam

7
=change

-

Welsglee

—.

w
T8
mem
3
`
Casciato Sat Bowe

®Ẹ

psa
xưa
sate

mamd Resetes: Propet
somes

-agQen

cào

Hình 1.4: Ribbon Project: chứa các chức năng tác động đến toàn dự án
¡ -.

“TA...

na

3h
Bir
KT
aus ew

—

fond

|:

sei
na
“ha.

PaktAAG sheet

Ro
es

=——_— - l8

ieee

__

-cQaa

rs
ie

Solteiee

`...

Hình 1.5: Ribbon View: chứa các chức năng về hiện thị
HN.
ềẼ
adios
4
noe

~

trào Xoreg

BỊ

4

ằẶ
-

BỊ”.
1

>

se
3t

»

Font
triết

‘

7

ˆ

T1
S
(tem Feunaation new

Ẩ hs

tr Sen

-ean

huin: Gdese

en

—_————Ễ——————————Ễ———————————

Hình 1.6: Ribbon Team: chứa các chức nang vé quan ly nhóm

SD inten
—

Dhecors

tet sine

macro

2

8 3
$

vow

_-

a

=sveraesservseeererreevrre

ms=errrrnncvresnneerrerrrnvr:
tr ng

crn—

<7

m--—-

we

soe

OD

—

Hình 1.7: Ribbon Developer: dung đê tùy biện chương trình
Rd

_
Ay

Mr

8

` S5576
Stow

oe
et

L1

we RR,
ahem Made

ĐacpecL1 + MicsosaM Proyect

=—

ƠN
Sela

&

oe

«ee rem : nee Cung
eet”

Hinh 1.8: Ribbon Format.

Ÿ

=

Ø8

—90°

H

ae

chia cdc chitc nang vé dinh dang

Các nút lệnh trên Ribbon có thể được gọi lên bằng bàn phím. Bằng cách

bam phim Alt, chuong trình sẽ chỉ dẫn cách sử dụng phím tắt đẻ truy cập
fF
[I

|

i

= #lcakenos—
Gantt | Task
Chart+| Usage + 3p Other Views +
Task Views

0

_—

|

[Bp Resource shec Team
Planner > 2g Other Views +
Resource Views

Sort

c

J

+L,

=

Outline

.

Fi),
Tables

+

S rlightignt:

h
(No Highlight)

[NoFilter]
V Fitter
Be Growp by: [NoGroup]

+ Timescale:

+

+

Day

Data

Hình 1.9: Các phím tắt được hiện trên các Ribbon khi ấn phim Alt


Ví dụ đề truy cập các chức năng trên Ribbon Task, người dùng bam Alt,
sau do bam H. Cac phim tat được chỉ dẫn trên các nút lệnh. Trên hình 1.10,

muôn truy cập vào nút Task, người dùng bam TA trén ban phim.
=
=

“

¬.

tế

a

lay

ẻẽ

Đ

7

a5

5

%

i

6

=

BỊ Đ ĐT Bị Qua

cee

@eeee

way

Bia
h

uo

f3.

nh.

ee

NBreper ne

we:

oe
Wie

want

ụ
‹

lau

1

t

“Cree

_—.

rites

4/02e

gen

an

2983

Hinh 1.10: Cac phim tat trén Ribbon Task

1.2. MOT SO TUY BIEN VE HIEN THI
1.2.1. Tùy biến các Ribbons
1.2.1.1. Án và làm xuất hiện lại các Ribbons
Cũng như nhiều ứng dụng khác của Microsoft Office, người dùng có thể
thu nhỏ các Ribbon đề mở rộng màn hình đề giúp cho việc quan sát được dễ
dàng hơn bằng cách bắm vào mũi tên hướng lên phía bên trên góc phải màn

hình. Ngược lại, để làm xuất hiện lại các Ribbon, người dùng bắm vào mũi

tên hướng xuống.

Người dùng cũng có thê sử dụng menu ngữ cảnh dé an hién cac Ribbon.
Cach thuc hién:

- Bam phai chuột vào vi tri bat ki trén ving Ribbon.
~ Trên menu ngữ cảnh như hình 1.11, chọn chức năng Mininize the Ribbon.

Muốn làm xuất hiện lại các Ribbon, người dùng có thể chọn vào tên
Ribbon, làm xuất hiện lại menu ngữ cảnh và bỏ chọn Minimize the Ribbon.
Ene
Project

view

#2

Adddn

Team

TB Resource Usage -

4a ae nets
eet
Planner = —@ Other Views

ean*

Resource Views -

°
4|

Format
s8)

i 3

=
Ê
cca
rat
.

ee

Project2 - Microsoft Project

.

+

_

Z Highlight: [No Highlight]

Fit
wie

cael

P : Group by: [No

Data

Group}

-

+

Timescale

Days

Add Group to Quick Access Toolbar

Customize Quick Access Toolbar.

Show Quick Access Toolbar Below the Rubbon
Customize the Ribbon,
Mipimize the Ribbon

Hình 1.11: Menu ngữ cảnh trên mot Ribbon


1.2.1.2. Tạo thêm các nhóm lệnh, nút lệnh trên Nibbon
mot Ribbon

và tạo mới

Microsoft Project cho phép ngudi ding co thé doi tên các Ribbon đề cho
tiện sử dụng, ví dụ Ribbon *Task” được đổi tên thành "Công việc” bằng
cách thay đôi trong trang Customize Ribbon của Backstage. Cách thực hiện:
- Ribbon
Customize

File

—

Ribbon

Options

(hodc

—

chon

trong

Ribbons

hop
muén

thoai

Project

tùy biến

>

Option
phải

chon

chuột

—>

chọn Customize the Ribbon) —> xuất hiện trang Customize the Ribbon.
Project

View =

Aa ins

Team

Format

see
ean

A

So

Rm

Detants

SẰ

Hinh 1.12: Trang Customize Ribbon Doi tén Ribbon “Resource” thanh “Tai nguyén”
- Trong muc

Customize the Ribbon

>

chon Main tabs trong Main tabs

— chon Ribbon muén thay di > Rename.
- Nhập tên mới vào hộp thoại Display Name-> OK.

Người dùng cũng có thể được thêm các lệnh hoặc các nhóm lệnh trên các
Ribbon săn có của chương trình theo ý mn của mình. Cách thực hiện:
- Làm xuất hiện trang Customize Ribbon, hình 1.12.
- Trên trang Customize Ribbon > chon New Group
lệnh mới, tiêp tục chọn Rename đê đôi tên nhóm.
- Chọn

nhóm

để tạo một nhóm

vừa tạo -> chọn các chức năng trong Choose commands

from —> bám Add đề thêm chức năng vào nhóm.

Người dùng cũng có thể tạo mới một Ribbon để truy cập nhanh các
chức năng thường dùng bằng cách chọn New Tab trên trang Customize
the Ribbon.


Ví dụ: tạo một Ribbon mới như hình 1.13:
mm

HE

Task

Resource

Work

uh

Si

ey

Cumulative Cumulative

Cost

Biểu đồ tại nguyên

2

Overaiiocation

_—___

3%

Project

Hiển thị

Developer

Acrobat

`

Format

te Remaining avastability

Remaining Availability

Peak = Percent

Units

View

Allocation EB unit Availability

Hình 1.13: Ribbon “Biểu đồ tài nguyên ” do người dùng tự tạo
Cách thực hiện:

- Ribbon

File

—

Customize Ribbon

Options

—>

trong

hdp

thoai

Project

Option

chon

— New Tab.

- Chon vao Ribbon “New tab” vira tao trong muc Main tabs >

Rename

— nhap tén mdi “ Biéu dé tai nguyén” vao hộp thoai Rename > OK.

D

T ven

èđ [WJ Ada-ins

ơ

len

[s+ Remove } |i(3) |v)(J] Developer
Acrobat

(J

| {¥) Compare Projects

—

{New Tab
Customizations:

|

Hình 1.14: Chọn vào ribbon “New tab” va bam Rename

- Chọn vào NewGroup (Custom) trong Ribbon “Biéu đồ tài nguyên” >
Rename —> nhập tên mới “ Hiền thị” vào hộp thoai Rename > OK.
Choose commands from:(:)

ea

Vv

Display Change Righlighting

Display

Cost (Form Vi

Display Cumulative Cost (Resou..
Display Cumulative Work (Reso...

Display Overallocation

Display Peak Units

(Resourc...

Display Percent Allocation

Display Remaining Availability

Display Remaining Availability

Display Unit Availability

Display Work Availability

Customize the Ribbon: (>

| |

(Mantas

^

Main Tabs

PResue

=
5 (V] Biểu đề tài nguyễn (Custom|

_ & Hién thi (Custom)

Ð

tal

Project

ro

Developer

Em [BlAaobat

p

BF) Compare Projects

Hình 1.15: Chọn các nút lénh o muc Commands Not in the Ribbon

10


Trong

muc

Choose

commands

from

—

chon

Command

Not

in

the

Ribbon —> chon lan luot cac muc tir Display Cumulative Cost.. dén Display
Work Availbalility

> bam phim Add > OK.

Người dùng cũng có thẻ loại bỏ bớt một chức năng, hoặc một nhóm các
chức năng sử dụng trên một Ribbon bằng cách chọn vào một chức năng
hoặc nhóm chức năng và bám Remove.
Dé lay lai Ribbon
Ribbon —

ban đầu của chương trình, trén trang Customize the

chon vao nut Reset — chon vao Reset all customizations dé lay

lại chế độ mặc định của toàn bộ các ribbon ban dau hoac Reset only selected
Ribbon tab dé lay lại chế độ mặc định của ribbon đang được lựa chọn.

|

Reset only selected Ribbon tab

Reset all customizations

|

ResetY I
1.2.1.3. Tắt và bật lại một Ribbon

Í

Đề

Ribbon

tắt một

Ribbon,

trong

trang

Customize

của

Backstage,

bỏ

chọn vào Rribbon muốn tắt.
Main Tabs

(#
LẺ

ở Task
v Resource

—_ Biểu đồ tài nguyên (Custom)
L5
(8 bHiển thị thị (Custom)
(Cu
aly Nà

œ'.v,View

| @ (Vi Add-ins

Hình 1.16: Bỏ chọn “biểu đồ tài nguyên ” nếu không muốn Ribbon này hiền thị
Nếu muốn hiền thị lại, người dùng chọn lại vào Ribbon.
1.2.2. Tùy biến thanh công cụ Quick Access

Người dùng có thể thêm, bớt các chức năng trên thanh công cụ Quick
Access cho phù hợp với nhu câu sử dụng. Cách thực hiện:

- Ribbon File + Options —> trong hộp thoai Project Option chon Quick
Access

Toolbar

(hoa’c

chon

Ribbons

bat ki >

bam

phai

chudt

>

chon

Quick Access Toolbar) —> cách thêm các chức năng tương tự như thêm các

chức năng vào một Ribbon.
hoặc

- Bấm

vào mũi tên bên phải thanh Quick Access -> Menu Customize

Quick Access Toolbar xuất hiện.

11


+ Chọn hoặc bỏ chọn các chức năng theo ý muốn (New, Open, Save...
a

Pi! rj >

PRE)

Customize quick access Tootbsr

—

£ >

`:

New

==)

_=&

5,

Open

Gantt

Tasb

Chart > Usage

i

).

3‹

vo

v

v

[Ea
ặ
z

Save as

Quick Pint
Print Preview

stort

9

Sue

Undo

Redo
view

Open Recent Fite
Lore Commands
Show Below the Ribbon

Hình 1.17: Menu Customize Quick Access Toolbar

+ Để thêm các chức năng khac ta chon vao More Commands

-> xuất

hiện hộp thoại trang Project Options —> chọn chức năng trong mục Choose
Command From —> bắm Add...
+ Chọn vào Show Below the Ribbon đề làm thanh cơng cụ xuất hiện phía
dưới các Ribbon.
1.2.3. Timeline

Timeline là tính năng mới trong phiên bản Microsoft Project 2010. Timeline
là một thanh ngang có điểm đầu thê hiện ngày bắt đầu dự án (start) và điểm kết
thúc thể hiện ngày kết thúc du an (finish). Timeline cũng được dùng đề trợ giúp

người dùng quan sát các khung nhìn được dễ dàng thuận tiện.
O trang thai mac dinh, Timeline xuat hién cung khung nhin Gantt Chart.

Người dùng có thé ẩn thanh Timeline để mở rộng màn hình. Cách thực hiện:
Ribbons View-~> nhóm Split View.

[¥] Timeline

Timeline

v

Bo

[_] Details

dấu

kiểm

Timeline
Split View

Hinh 1.18:

Muc Timeline- ribbon View

- Bo dau chon Timeline, thanh Timeline được ân đi đồng thời màn hình
mở rộng khung nhìn phía dưới.
Nêu muôn Timeline xuât hiện, người dùng chọn lại vào muc Timeline.
12


Người dùng có thê đưa một cơng việc hoặc nhiều công việc trên Timeline

để biết được thời gian làm việc của các công việc so với thời gian tong thé
của tồn dự án hoặc đề phục vụ các mục dích khác như báo cáo thuyết

trinh.

Cách thực hiện:
- Làm xuất hiện Timeline.
- Chọn các công việc muốn đưa lên Timeline.

- Ribbon Task — nhom Properties > Add to Timeline, hinh 1.19.

s1

»

`, | Notes

Information

= Details

wsaormere

; ;;

Properties

Hình 1.19: Chon chitc nang Add to Timeline dé dita mot cong vie

lên thanh thời gian

"F1 OMNUNNNNGHNNNNETS 7...

Ì

.}”

Hình 1.20: Vi tri cong viéc “Tang 1" trong toan thoi gian cua dự án

Người dùng cũng có thé quan sat so dé ngang với sự trợ giúp của Timeline.

Trên hình 1.21. sơ đồ ngang được hiển thị từ ngày 22/8/2011 đến ngày 24/9/
2011

(ứng với khoang thời gian được tô đậm trên thanh Timeline). Viéc điều

chinh khoảng thời gian hiển thị của khung nhìn phía dưới, ví dụ ở đây là sơ đồ
ngang, được thực hiện bằng cách trỏ chuột vào đường giới hạn của ngày tháng,
giữ trái chuột và kéo đến thời gian mong muốn.
—————————....

Ý .iˆ. — map...

,...............

me

=

aj

“

=

ay

.

»

RactheET bo MZ.

i

em
man
a
HA
xem
lu
5
sg
ar Hơn
une
crest
Đường giới
em
tru
Xi
ơ
i
tam
tees
hạn thời gian
thế tang
cre
ee
not
nan
Smamvemree
HH
mem
TH
Ha an

HH
nen ee
sa
TT
wes
income
se | eee ln
Lhe th boomy ioe

...

oe

en

Men luc sước See meee

..

1439

Te

“

sanlạnt

Đo m-gnkeet

Pera

HH „se my. Me Gieé



đ

ơ

me e

Namen

*

nh

v

S

Comer

ng gii
hn thi gian
Mant

Hỡnh 1.21: Gii han quan sat so do ngang swe dung Timeline

13

1.2.4. Thay đổi định dạng text
Microsoft Project cho phép người dùng có thể thay đổi định dạng chữ cho
tồn bộ hoặc một mục nào đó trong chương trình. Cách thực hiện như sau:
- Trên Ribbon Format —> xuất hiện hộp thoại Text Styles.

- Trong Item to change: chọn các mục muốn đổi font, người dùng có thê
thay đơi định dạng text cho tât cả (chọn All) hay chỉ cho tiêu đê hàng cột
(Row&Column Titles) hay cho công việc găng (Critical Tasks)...

Hình 1.22: Hộp thoại Text Style

- Chọn kiểu chữ trong Font, chọn kiểu trong Font style, cỡ chữ trong
muc Size.
- Chon vao Underline néu muốn gạch chân chữ.

- Chọn vào Strikethrough nêu muốn gạch ngang chữ.
- Chọn màu trong mục Color.
- Chọn mau nén trong Background Color, Background pattern

- OK.
1.3. CAC TRUONG TRONG MICROSOFT PROJECT
1.3.1. Chèn thêm một trường
Khác với cột trong Microsoft Excel, mỗi cột trong Microsoft Project là
một trường dữ liệu. Khi ta chèn vào một cột, Microsoft Project sé hiền thị
một danh sách các trường cho người dùng lựa chọn. Cách thực hiện chèn

thêm một cột (một trường) như sau:
- Chọn vị trí muốn chèn thêm trường.

14


- Trén

Ribbon

Format, chon

trường xuất hiện như hình

vao muc

Insert Column

—

danh sach cac

1.23 người dùng có thể rê chuột đến trường

muon chèn đề chọn hoặc gồ trực tiếp tên trường.
Duration, |

Hed

% Complete

XS

% Work Comple

Start
ầ

o.

Fit
ˆ
=

Actve

Actual Cost
Actual Duration
Actual Finish
Actual Overbme Cost
Actual Overtme Work
Actual Start
Actual Work
ACWP
Assignment
Assignment Delay
Assignment Owner
Assignment Units

Hình 1.23: Danh sách các trường hiện ra cho người dùng lựa chọn

1.3.2. Thay đổi trường và tiêu đề trường

- Chọn trường muốn hay đổi (bang cach bám trái vào tiêu đề của trường).

- Chọn Ribbon Format -> nhóm Columns -> ColumnSettings —> Field
Settings (hoặc bấm phải chuột —> trên menu ngữ cảnh chọn Field Settings
—> xuất hiện hộp thoại Field Settings).

- Trong hộp thoai Field Settings:
+ Nếu muốn thay đôi trường: chọn lại trường mới trong Field Name.
+ Nếu muốn thay tiêu đề của trường: nhập tiêu đề mới vào mục Title.

ứ

*

+ Chọn định dạng tiéu dé trong Align title.
cut

Copy
Paste

|

Paste Special...
Wrap Text

Insert Column

Bide Column
A

Font...

~

Left

Align data:

[¥) Header Text Wrapping

7

Width:

Field Setting

Custom Fields

`

.

.

Chon vao Field settings

Hình 1.24: Chức Field Settings trén menu ngit canh va hép thoai Field Settings

15

- Chon định dạng dữ liệu trong Align data.
- Chọn bè rộng trường trong Width hoac chon Best Fit dé bé rong truong

luôn chứa đủ nội dung.
- OK.

1.3.3. Thay đổi bề rộng cột (trường)
- Thay đôi bề rộng để chứa đủ thơng tin dài nhất: kích đúp chuột vào
đường phân chia.
Double-click
here

BARRE

146

- Thay đôi bề rộng cột bằng cách kéo đường phân chia cột.
Drag here

®—Decrease

- Có thê di chun

lncrease —*>

vị trí của một cột băng cách chọn vào cột, rê chuột

cho đến khi xuât hiện 4 mũi tên và kéo đến vị trí mới.

1.4. CAC KHUNG NHIN (VIEWS) TRONG
PROJECT 2010

MICROSOFT

Microsoft Project xây dựng sẵn 27 khung nhìn trợ giúp người dùng lập
và theo dõi dự án.

- Bar Rollup: khi dự án đã ở xa thời điểm hiện tại, khung nhìn sẽ giúp

người dùng công việc tông bằng cách kéo phần đồ thị bên phải về thời gian
dự án thực hiện.

- Calendar: khung nhìn lịch, thể hiện trong một ngày, một tuần hay một
tháng có những cơng việc gì xảy ra.
- Descriptive Network Diagram: khung nhìn sơ đồ mạng với các thơng
tin chi tiết về quan hệ giữa các công việc, tiền trình thực hiện cơng việc.

- Detail Gantt: khung nhìn sơ đồ ngang với các thông tin chỉ tiết, thẻ hiện
sự trượt thời gian của các công việc so với kế hoạch.
16


- Gantt Chart: khung nhìn sơ đồ ngang, thường được sử dụng nhiều nhất
trong Microsoft Project. Duge ding dé quan sat công việc, tạo liên kết giữa
các công việc và quan sát tiến triên công việc theo thời gian.
- Gantt with Timeline:

khung nhìn sơ đồ ngang (Gantt Chart) có thanh

thời gian ở phía trên.
- Levelling Gantt: sử dụng khi cân băng tài nguyên, là khung nhìn tập

trung thê hiện các cơng việc bị trì hỗn.

- Milestone Date Rollup: tương tự như Bar Rollup, phần đồ thị ở sơ đồ
ngang đang ở thời điểm thực hiện dự án sẽ được đưa về thời điểm hiện tại,

rát hữu ích khi thời điểm thực hiện dự án xa với thời điểm hiện tại.

- Milestone Rollup: khủng nhìn trợ giúp quan sát các cơng việc mốc,
tương tự như khung nhìn Bar Rollup, khung nhìn này rất hữu ích khi thời

điểm thực hiện dự án xa với thời điểm hiện tại.

- Multiple Baselines Gantt: sơ đồ ngang với nhiều Baseline khác nhau
trên cùng một đồ thị với các màu khác nhau.

- Network Diagram: khung nhìn sơ đồ mạng.
- Relationship Diagram: khung nhìn thê hiện quan hệ giữa cong viéc hién
tại với công việc đi trước và cơng việc phụ thuộc, có dạng gần giống sơ đỗ
mạng Network Diagram.

- Resource Allocation: khung nhin thé hién tài nguyên quá tải.
- Resource Form: khung nhin thé hién chỉ tiết một tài nguyên được sử
dụng cho công việc nào, khối lượng bao nhiêu.

- Resource Graph: biéu dé tai nguyên, dạng cột.
- Resource Name Form: mot dang biểu đồ tài ngun.

- Resource Sheet: khung nhìn khai báo thơng tin về tài nguyên cho dự án.
Resource

Usage:

khung

nhin thé hién tai nguyên

công việc nào, khôi lượng với thời gian cụ thê.

được

sử dụng cho

- Task Details Form: khung nhin thé hién chỉ tiết các thơng tin về một
cơng việc.
- Task Entry: khung nhìn kết hợp Gantt Chart và Task Form.
- Task Form: tương tu Task Details Form.
- Task Name Form: tuong tu Task Form.
- Task Sheet: khung nhin thé hiện thông tin công việc” dạng bảng. Với
khung nhìn này người dùng có thê khai báo, hiệu chỉnh liên kêt công việc,
chỉ định tài nguyên.
17


- Task Usage: khung nhin thé hién khối lượng các tài ngun cần có cho
một cơng việc.
- Team Planner: khung nhìn thê hiện tài ngun được sử dụng cho cơng

việc nào, thời gian bao lâu; những công việc nào không sử dụng tài nguyên
dưới dạng lịch.
- Timeline: thanh thời gian.
- Tracking Gantt: khung nhìn Tracking Gantt có dạng tương tự khung
nhìn Gantt, được sử dụng để theo dõi tiến trình thực hiện cơng việc so với
kế hoạch.

Các khung nhìn có thê được gọi đến bằng cách bấm các nút lệnh trên các

Ribbon hoặc bám phải chuột vào tên khung nhìn trên màn hình và chọn
khung nhìn muốn hiển thị. Tuy nhiên, theo các cách này, người dùng có thê
khơng tìm thấy khung nhìn mình mong muốn. Ta có thể thực hiện chọn
khung nhìn theo cách sau:
- Chọn

Ribbon

View

-> chọn

More

Views

—> xuất hiện hộp thoại

More Views.

- Trong hộp thoại More Views, chọn tên vùng nhìn trong mục Views —>

bam Apply dé két thúc quá trình chọn:

Hình 1.25: Hộp thoai More Views

Người dùng cũng có thé tự tạo ra một khung nhìn đề thê hiện các thông
tin chọn lọc theo ý muôn. Cách thực hiện:

- Trên hộp thoại More Views (hình 1.25) chon New
thoại Define New Views —> chọn Single View —> OK.

Hình 1.26: Hộp thoai Define New View

18

~> xuất hiện hộp


- Trong hộp thoại View Definition nhập và lựa chọn cách thê hiện khung

nhìn mới:

:

+ Nhập tên khung nhìn trong ô Name.
+ Chọn các hiển thi man hinh trén 6 Screen.

+ Chon bang trong Table.
+ Chon nhom trong Group.
+ Lua chon théng tin chon loc trong Filter.
+ Mac dinh chuong trinh chon sin vao 6 Show in menu, trén khung nhin chi

hiện thị các thông tin đã được lọc. Nêu muôn hiên thị tât cả các thông tin trong

bảng và đánh dâu vào các thông tin được lọc ta chọn thêm Highlight filter.

Muốn hiền thị đồng thời cả hai khung nhìn ví dụ: hién thị đồng thời sơ đồ

ngang và biêu đô nhân lực, Microsoft ProJect cho phép người dùng tạo ra
khung nhìn tơ hợp Combined View. Cách thực hiện:

- Trên hộp thoại More Views (hình

1.25) chọn New

>

xuất hiện hộp

thoại Define New Views > chon Combined View > OK.

- Chon khung nhin co ban trong Primary View.
- Chon khung nhin chi tiét trong Details Pane.
- OK.

Hinh 1.28: H6p thoai View Definition khi chon Combined View

19


Người dùng cũng có thê hiển thị cùng lúc hai khung nhìn bằng cách chọn
vào mục Details trên nhóm Split Views của Ribbon View.

°

\

Tesh mame

niga
- Phần mơng
Bon

}
§

`.

x

`...

tự

mv

ww

v.v.

mot

+

TT

TT

Cw

—

ea

—

ew3, *

ch

TT
TS
LG TRE] ễ
TT TC
TC ễễ
TL
HT
¬—
cine

Ga

Thự cơn bê tơng tớt món

100

AMC(eLEe18041 =9
Thesde.7 toni C08)

Cor hep mong

Văn khưởn móng,
Th ching bê tơng móng M
Thao van khướn mong

Sea

Odo oh

Am...

1

v

¥

7

Tons i

r

orgies

gi sai: š =9U218)
=
jon

pc

rsh

Tự

—— '

`

NT

Hình 1.29: Ví dụ về quan sát dự án đông thời trên hai khung nhìn

1.5. CÁC BƯỚC LẬP KÉ HOẠCH VÀ CẬP NHẬT, THEO DÕI DỰ
ÁN VỚI MICROSOFT PROJECT
- Tạo một tập tin mới, và lưu các thông tin chung cho dự án.
- Lập kế hoạch cho dự án.

+ Nhập công việc, thời gian, tài nguyên, chi phí cho dự án.
+ Điều chỉnh các thông tin và dữ liệu để đạt được kế hoạch mong muốn

(baseline project).
+ In các báo cáo của quá trình lập kế hoạch nếu muốn.
- Cập nhật và theo dõi dự án:

+ Nhập các thông tin thực tế về cơng việc, thời gian, tài ngun, chỉ phí.
+ Theo dõi dự án dựa vào kế hoạch (baseline project) và các thông tin
thực tê vừa được nhập vào.

- In an các báo biêu, các kết quả phân tích cần thiết.

1.6. TAO MOT TAP TIN (DU AN) MOI VA QUAN
BANG BACKSTAGE - RIBBON

LY TAP TIN

FILE

Các ứng dụng trong Microsoft Office 2010 đều sử dụng Backstage dé
quản lý tập tin cũng như các thiết lập ban đầu. Ngoài các chức năng quen
thuộc như mở tập tin (Open), tạo mới (New) và lưu (Save, Save as),
Ba:kstage còn chứa nhiều chức năng, tùy chọn khác. Dé làm xuất hiện
BackStage, bám chuột vào Ribbon File trên giao diện.
20


1.6.1. Tạo một dự án mới
Cách thực hiện:

- Chon Ribbon file

New —> Backstage hiển thị như hình 1.30.

Hình 1.30: Trang New trên BackStage (Ribbon File)
- Chọn Blank proJect để tạo một dự án hoàn toàn mới.

- Chọn Reccent templates để chọn một dự án mẫu được sử dụng gần nhất.

- Chọn My templates để chọn một trong toàn bộ các dự án mẫu.
- Chon New from existing project đề tạo một dự án từ dự án có sẵn.
- Chọn New from Excel project tạo một dự án từ file excel có sẵn.

- Chọn

New

from

SharePoint

task

list tạo một

dự án từ danh

sách

SharePoint.

l

1.6.2. Lưu và bảo mật dự án
- Để

lưu một dự án, trên Ribbon

file, người dùng chọn nút Save hoặc

bắm vào biểu tượng bỈ trên thanh công cụ Quick Access.
- Để lưu dự án thành một file khác hoặc lưu một dự án chưa được lưu lần

nào.. trên Ribbon File, người dùng chọn nút Save As. Trong hộp thoại Save
As,

nhập tên file trong mục File Name

và chọn định dạng file trong mục

Save As Type. Chương trình cho phép người dùng lưu dự án dưới nhiều
định dạng file khác nhau trong đó có các định dạng file của các phiên bản
Microsoft ProJect cũ hơn.
2i


”
‘Workbook
Excel 91-2003 Workbook

| Test (Tab dưimke4)

|CSV (Comme delienited)
[XML Format

Hình 1.31: Các định dạng file trong mục Save as type

- Đề lưu và bảo mật dự án, trong hộp thoại Save As, chọn Tools —> chọn

General Options...—>

xuất hiện hộp thoai Save Options:

Hình 1.32: Hộp thoại Save Options và hộp thoai Save As

+ Trong mục Protection Password: nhập password dùng để mở file.
+ Trong mục Write Reservation password: nhập password để người dùng
có thể chỉnh sửa file nếu muốn.
+ Chọn vào mục Always create backup nếu người dùng muốn tạo file
backup. File backup có đi là bak sẽ nằm trong cùng thư mục với file được
lưu nhưng không chứa những thay đổi gần nhất.
+ Chọn vào mục Read-only recommended nếu người dùng muốn lưu file
dưới dạng chỉ đọc được.
+ OK

—> xuất hiện hộp thoại Confirm

Password

như hình

1.33 (Nếu

người dùng nhập đầy đủ 2 password gồm Protection password và Write
Reservation password, hộp thoại Confirm Password sé xuất hiện 2 lần đẻ
người dùng nhắc lại 2 password đã nhập).

Hình 1.33: Các hộp thoại Confirm Password

+ Nhập lại password —> OK.
22


1.6.3. Mở file dự án có săn
- Ribbon File > Open — dan dén thu muc chtra file muén mé > chon
mot hay nhiều tệp muốn xem —> Open.
- Hoặc trên Ribbon file —> Recent —> chọn một trong các file trong danh
sách. Đây là danh sách các tệp được tao boi chương trình trong thời gian
gần nhát.

1.6.4. Đóng file dự án
Đê đóng một file dự án đang kích hoạt. người dùng có thê chọn Ribbon
file —> chọn Close hoặc bấm vào biêu tượng dấu `x” bên góc phải màn hình.
Cần chú ý: có thê có 2 biều tượng đóng: biểu tượng có màu đỏ phía trên sẽ
đóng tồn bộ chương trình, biêu tượng phía dưới dùng đê đóng file hiện hành.

POmie}

eo

Hình 1.34: Biêu tượng đóng tệp bên góc phải màn hình

1.7. NHẬP CÁC THƠNG TIN CHUNG CHO TỒN DỰ ÁN
Khi lập tiến độ theo dõi quản lý dự án trong Microsoft Project, chương

trình cho phép người dùng lưu các thông tin quan trọng liên quan đến dự án
như người quản lý, người lập dự án, công ty hay các ghi chú... Dé nhap cac

thông tin này ta thực hiện, trên Back, chọn muc Infor + Project Information

— Advanced Properties, hinh 1.35.

a eee
bed Seve

.

Bien

oo

Information About Vidul

~ Xe kAdete OP

J Comm
dam

mS
An,

THUD: Macrosom project Sack MP2OI0\ Viel sep
D\HAL NMRA TEACHING.

a

Project Server Accounts
hết connorted

to Proet te

————=¬

4

er

¬

Menor

..
Revert

hee
ss

Gre
m__

Organize Gtotal Temptate
res ter och eee rr
ht Dann
co baa # cel ae ned the pe orp a

a

Seve
& Send

4

velo
.——-

Hinh 1.35: Chon Advanced Properties trong muc Infor, Ribbon File

Sau khi chon Advanced Properties,

ngudi ding chon trang Summary va

nhập các thông tin về dự án vào các mục. Ví dụ nhập tiêu đề vào mục Title;

nhập tên dự án vào SubJect; nhập tên người lập tệp chứa dự án vào Author;

23


nhập tên người quản lý vào Manager; nhập tên công ty vào mục Company;
nhập các ghi chú khác vào ô Comment.

Hình 1.36: Trang Summary của hộp thoại Properties

Người dùng cũng có thể xem các thơng tin tóm lược của dự án ở các

trang General, Statistics, Contents, Custom.

1.8. QUAN SAT DONG THOI 2 HAY NHIEU DỰ ÁN
Microsoft Project cũng cho phép người dùng mở cùng lúc nhiều dự án để

quan sát hay quan sát nhiều cửa số khác nhau cho cùng một dự án.
i
i
+ epee

2
,

eden

~ Pabe mong
On dep mm Ding

aon
Jon

Obo muting th, cơng.

‘

T cơng bê tơng lớt móng MICO

*

‹

Cha rep meng

.

Thụ cơng bê tơng móng M290

,

*

rr

Te oe tn

Pde

Say

mtn,

sâm

~ Tang

”

ih
mene

fey
ween |

Tuel/73/13 Te ys

Tw

Ren

MenW/AMI) Men39/2M/12

wed ayeerny The saree

muy

%213/M12

en

te

Net

lim

Men uy

we44l/MIE

Bae = then 1/4/18 Tue 11/28/18

CỔt tháp, văn khn cột tùng

tN
lây — THUỢN

0g
900030
2956606200000000Me
là
®nLƯ/MI te
Tae3/13/18
00 tang die sàn veg ing
lây Wedivnare wee tanirin
Thảo cốp pha cột.đhơm,
sàn, thang — VẢ Sun LIBS Tue 11/28/18

`»

„
”

~ Teng?

”

Beep

(Cốt thep, ván khướn cột tầng

=u

04CO sơng
có ting
theo. vên khn

li

ey

đơn sàn

Save

a

|

hen 10/14/13 Mon 10/7/15

lay Wed 10/2N/13 Wes 6/2/13

son

-mantin

a

li

văn khướn công.

sáp đứt

"

lệ

Mon ayaa Fd Naa

THƯA
wen

:

»
=

'Cổn thép, văn khướa.

a

SH tông đềm san hang

=

|

»

”Á

=

tite

.G cùng lầp đột cửa đi

«`

Tam

Prorsted

0002

‘The chp phe ch dim. +

‘Ky haan thbn cing inh

orormmed

0.008

tầng 2
“đầm sản thang

.—

Pn a/v

KHƯƯNGG

Thư 12/109,

+

ee
Prorwted 1542508
090k 15,

oon

oh ng 3

»

|

|

ee
sen

Prorsted

64.108008

es

ee

ie

ung

-

ey

mm
ở tơng ct ting
Siete
tect nine
t®tơng đìn sa tangtọ
~ pan hake tiện

"Xây hồn thiện cơng tình

.ha cơng láp đt cửa 6:

——————_ that sước nổi hà. điên hàn vUÁ

— “Tâm
lớy
lim
lây
2đ

Map

Điểm
dan

đểmA

2L.

eon

6.400.008

Proveted
294 Miah

“001

4,

¬......

cor

a

999k

313999905

Prormes

...

088k

47901

oan

“Tháo cốp phe cột đồn sản, thang

Wedll/22/11 The wae

weds

a

6

3284006

-

See

woi/2n6)
on iif
Welland Toure
m1Ư2M13 Tue aso
‘Westin 'WRiWVDS

Sun 12/15/13 Tue 12/17/130
we4tVIAII

WAe61/72/146

mum

susp.

wed12013 Thu12/26/1326
Sa12/38/14

Thưl/2/440

Hình 1.37: Quan sát sử dụng 3 cửa số
Dé co thể quan sát cùng lúc 2 hay nhiều cửa số của các dự án trên màn
hình, ta thực hiện:
- Chọn Ribbon View.

24


- Chon New

Window

đề thêm một cửa sô quan sát —> xuất hiện cửa số

New Window. Vi du: ngudi ding dang ở dự án ` văn phòng 242”, muốn mở
thêm một cửa sô đề quan sát biểu đỏ tài nguyên của dự án “văn phòng 243”;
trong mục ProJects của hộp thoại New Window ta chọn tên dự án là “văn

phong 243” va chon Resource Graph trong muc View > OK.

WAN PHONG

US 2 a
TTR
Vì du }baserne
| vous

a)

at

—

New

242

|

111G,

+

P switch Windows +
5

Arrange All

Window — Hide °
e Window

Hinh 1.38: a) Nhom

Window trén Ribbon View; b) Hộp thoại New Window

- Chon Arrange All dé sap xếp tất cả các dự án đang được mở trên
màn hình.

Tuy nhiên tại một thời điểm chỉ có một fđle dự án được kích hoạt. Để
thay đổi cửa số đang được kích hoạt, ta chọn vào Switch Window

và đánh

dấu bằng cách chọn vào tên cửa số mn kích hoạt.

Người dùng có thẻ tắt cửa số đang kích hoạt bằng cách ấn vào nút
Hide/ Unhide.

1.9. BAI TAP Vi DU 1
Tạo mới một dự án đề lập tiến độ thi cóng móng cơng trình trong

Microsoft Project 2010 nhu sau:

- Tên cơng trình: Móng tòa nhà DISNA.

- Người lập: Phạm Văn Chiến.
- Người quản lý: Lê Hà.

- Tên công ty: Công ty Xây dựng số 3.

- Nhập ghi chú: Tiến độ này lập dựa theo tiền độ dự thầu.

- Lưu dy án với tên là “vidu1”. trong thư muc “Duan” trén 6 D.

- Lưu dự án bằng một file khác để có thẻ mở được bằng phiên bản

Microsoft Project 2007 tén la “Vidul2007”.

- Xem đồng thời cả hai file vừa tạo trên màn hình.
25


Cach thuc hién:

- Microsoft Project 2010 ttr Start Menu.
- Ribbon File — Info — Project Information — Advanced properties >
chọn

trang

Summary

->

nhập

các

thông

tin trong

hộp

thoại

ProJect

Information như hinh 1.39 > OK.

+

công ty xây đựng số 3

:_ Mến độ này lập dựa theo bến độ d/ thầu.

Hình 1.39: Nhập các thơng tin chung cho dự án

- Dé lưu dự án: trên Ribbon File —> chọn Save (hoặc bấm tô hợp Ctrl + S)
—> xuất hiện hộp thoại Save As —> chọn 6D

trong Computer, nếu chưa có

thư mục “Duan”, người dùng bam vào mục New Folder dé tao mot thu muc

m0i co tén 1a “Duan” va nhap vao File Name: “Vidul”— OK.
(Ry

SevAs
e

9

26

SS)

2