SmartBiz Quy tắc quản lý hàng tồn kho 80 20

Cách quản lý Hàng tồn kho
theo quy tắc 80/20 là gì?
Ngun tắc Pareto
Quy tắc hàng tồn kho 80/20 nói rằng 80% lợi nhuận
của bạn đến từ 20% hàng tồn kho của bạn. Nhưng,
làm thế nào để bạn tận dụng thông tin này?



1
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


2
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Cách quản lý hàng tồn kho theo quy
tắc 80/20 là gì? (Ngun tắc Pareto)
Quy tắc hàng tồn kho 80/20 nói rằng 80% lợi nhuận của bạn đến từ 20% hàng
tồn kho của bạn. Nhưng, làm thế nào để bạn tận dụng thông tin này?
Sản phẩm nào mang lại nhiều lợi nhuận nhất? Các doanh nghiệp áp dụng quy
tắc hàng tồn kho 80/20 có thể tăng vốn lưu động, điều chỉnh sản phẩm tốt hơn
với nhu cầu của khách hàng và tinh chỉnh chiến lược lập kế hoạch hàng tồn kho
để đảm bảo họ không bao giờ cạn kiệt bất kỳ sản phẩm có lợi nhuận cao nào.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét một số mẹo hay. Khi bạn đọc xong bài
viết này, bạn sẽ học được:
Quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20 là gì;
Cách thực hiện quy tắc này; và
Các công cụ tốt nhất để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho.

Quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20
3
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Nội dung
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20 là gì?
Ưu điểm của quy tắc 80/20
Nhược điểm của Quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20
Ví dụ về quy tắc 80/20
Cách thực hiện Quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20
Cách phân loại hàng tồn kho
Cách phân loại danh mục hàng tồn kho
Quy tắc 80/20 có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?
Kết luận

Quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20 là gì?
Quy tắc 80/20 nói rằng 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực, khách hàng hoặc một
đơn vị đo lường khác. Khi áp dụng cho hàng tồn kho, quy tắc này gợi ý rằng các
công ty kiếm được khoảng 80% lợi nhuận từ 20% sản phẩm của họ. Nếu bạn

tiếp tục sắp xếp để ưu tiên các sản phẩm có tỷ suất lợi nhuận cao hơn trong
vịng 20% đó, bạn sẽ tối ưu hóa hàng tồn kho của mình đối với cả khối lượng và
lợi nhuận.
Các doanh nghiệp áp dụng quy tắc hàng tồn kho 80/20 có thể tăng vốn lưu động,
điều chỉnh sản phẩm tốt hơn với nhu cầu của khách hàng và tinh chỉnh chiến
lược lập kế hoạch hàng tồn kho để đảm bảo họ khơng bao giờ cạn kiệt bất kỳ
sản phẩm có lợi nhuận cao nào.
Quy tắc hàng tồn kho 80/20 xuất phát từ một lý thuyết được gọi là nguyên tắc
Pareto.
Nguyên tắc Pareto, được đặt theo tên của nhà kinh tế học Vilfredo Pareto, là một
quan sát (không phải luật) được phát triển bởi Joseph M. Juran, người đã tuyên
bố rằng khi thực hiện bất kỳ hoạt động kiểm soát hoặc cải tiến chất lượng nào,
chỉ 20% nỗ lực đã bỏ ra đóng góp vào 80% sản lượng.
Nguyên tắc Pareto là một quy tắc chung mà bạn có thể áp dụng cho tất cả các
lĩnh vực kinh doanh của mình, chẳng hạn như:
 Sản xuất - 20% quy trình sản xuất của bạn chiếm 80% thành phẩm;
 Quản lý - 20% kế hoạch của bạn chiếm 80% trong lập lịch trình của bạn; và

4
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


 Nhân sự - 20% lực lượng lao động của bạn chiếm 80% cơng việc đã hồn
thành.
Trong bối cảnh quản lý hàng tồn kho, bước đầu tiên là xác định 20% sản phẩm
tạo ra phần lớn doanh số và lợi nhuận của bạn. Với bảng điều khiển hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện đại và các chỉ số và KPI chuỗi cung ứng phù
hợp, thông tin này chỉ là một vài phép tính. Đối với những sản phẩm này, điều
quan trọng là phải chú ý đến dòng hàng tồn kho và ln giữ cho các kệ hàng
ln có hàng.

Ưu điểm của quy tắc 80/20
Lợi ích chính của quy tắc hàng tồn kho 80/20 là khả năng giảm chi phí ghi sổ
hàng tồn kho, các chi phí đi kèm với việc giữ hàng tồn kho cho đến khi nó được
bán. Khi bạn loại bỏ các SKU bán kém, bạn sẽ giảm thiểu lượng hàng tồn đọng
trong kho của mình. Và, chi phí mang theo ràng buộc tiền mặt có giá trị. Giảm
thời gian nắm giữ của bạn và do đó chi phí, có thể giải phóng vốn để đầu tư.
Quy tắc hàng tồn kho 80/20 dựa trên phân tích thống kê, cung cấp cho người ra
quyết định một cách có thể lặp lại, có thể kiểm chứng để quản lý hàng tồn kho.
Thay vì làm theo bản năng của nhóm tiếp thị hoặc phản ứng vội vàng để theo kịp
nhu cầu của khách hàng, quy tắc 80/20 cung cấp một khuôn khổ để lập kế hoạch
trước trong khi củng cố trọng tâm kinh doanh của bạn xung quanh các dòng sản
phẩm sinh lời cao nhất.
Một lần nữa, cách tốt nhất để theo dõi khoản tiết kiệm của bạn là sử dụng hệ
thống ERP hiện đại bao gồm mô-đun quản lý hàng tồn kho. Ngay cả các cơng ty
có hoạt động phức tạp và mơ hình kiểm kê đúng lúc cũng có thể nhận được
thơng tin chi tiết khi sử dụng đúng hệ thống.

Nhược điểm của quy tắc quản lý hàng tồn kho
80/20
Nhược điểm chính của việc quản lý dựa trên quy tắc hàng tồn kho 80/20 là nó
che khuất các sản phẩm sắp ra mắt chưa lọt vào nhóm 20% sản phẩm hoạt
động tốt nhất - nhưng có tiềm năng. Đây là nơi mà các báo cáo xu hướng là vơ
giá: Các cơng ty có hệ thống ERP hiện đại có thể bổ sung bối cảnh để cho thấy
5
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


những sản phẩm hoặc dịch vụ tầm trung nào đang tăng dần mức độ phổ biến
hoặc có tỷ suất lợi nhuận khiến chúng đáng được tiếp tục đầu tư.

Các công ty cũng nên tiếp cận với các đầu mối bán hàng để có thơng tin chi tiết
về các dịch vụ ít phổ biến hơn nhằm truyền cảm hứng cho lòng trung thành của
khách hàng. Có nghĩa là, đừng cho rằng 20% hoặc 30% mặt hàng dưới cùng là
có thể sử dụng được.
Chiến lược 80/20 có thể rất hữu ích trong việc quản lý hàng tồn kho. Nhưng nó
nên được sử dụng một cách cân bằng để đảm bảo cơ sở khách hàng của bạn
ln hài lịng và doanh nghiệp của bạn tiếp tục nuôi dưỡng các sản phẩm và
dịch vụ mới.

Ví dụ về quy tắc 80/20
Một ví dụ đáng chú ý về quy tắc tồn kho 80/20 đến từ Toyota Motor Corp. Xe cộ
là hàng tồn kho tốn kém, vì vậy Toyota không muốn quá nhiều đơn vị ngồi trên
nhiều xe bị bám bụi. Nhưng họ cũng muốn có trong tay những chiếc xe với nhiều
lựa chọn kết hợp phổ biến để khách hàng có thể lái ngay lập tức những chiếc xe
hoàn toàn mới nếu họ muốn.
Hệ thống hàng tồn kho của Toyota tuân theo quy tắc hàng tồn kho 80/20 với mục
tiêu dự trữ 20% kết hợp hàng xây dựng tạo nên 80% doanh số bán hàng cao
nhất cho mỗi thị trường. Nó tiếp tục khuyến khích khách hàng lựa chọn từ danh
sách các phương tiện hoạt động hàng đầu đó bằng cách quảng cáo và quảng bá
các mơ hình có lợi nhuận đó.
Bài học cho tất cả các công ty là thêm bối cảnh địa lý và phối hợp quản lý hàng
tồn kho với các nỗ lực tiếp thị và bán hàng.

Cách thực hiện Quy tắc quản lý hàng tồn kho
80/20
Với quy tắc quản lý hàng tồn kho 80/20, bạn đang giả sử rằng:
80% doanh số của bạn đến từ 20% hàng tồn kho của bạn;
6
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:

80% khách hàng của bạn chỉ muốn 20% sản phẩm của bạn; và
80% dung lượng lưu trữ của bạn là rác thải và 20% dung lượng lưu trữ của bạn
chứa các mặt hàng bán được.

Tập trung vào 20% hàng bán chạy và sinh lời nhất
Để làm được điều này, bạn sẽ cần xác định những sản phẩm nào bán chạy nhất,
đây là một nhiệm vụ tương đối dễ dàng. Nếu bạn là nhà sản xuất áo thun và
những chiếc áo màu xanh lam của bạn đang bán chạy, bạn cần đảm bảo rằng
mình ln có sẵn áo sơ mi màu xanh lam.
Hầu hết các nhà sản xuất đạt được điều này bằng cách xem xét giá vốn hàng
bán (COGS) để xác định chính xác mặt hàng nào bán được nhiều nhất.
Tuy nhiên, có thể các mục của bạn khơng q đơn giản để phân tích.
Bạn có thể có nhiều sản phẩm mà bạn bán được, nhưng tỷ suất lợi nhuận là một
con số thấp nhất. Tập trung vào những mục này có thể khơng phải là chiến lược
tốt nhất.
Một cách khác để xác định 20% của bạn là xếp hạng sản phẩm theo ba danh
mục sau:
 Giá vốn hàng bán;
 Tần suất đặt hàng; và
 Lợi nhuận gộp.
Một sản phẩm có giá vốn hàng bán thấp nhưng xếp hạng tốt trong hai loại cịn lại
có nghĩa là nó dành ít thời gian cho hàng tồn kho và được khách hàng yêu cầu
cao.
Do đó, một sản phẩm như vậy có thể tốt hơn để tập trung vào, trái ngược với
một sản phẩm phổ biến nhưng có ít lợi nhuận.

Làm mới hoạt động tiếp thị của bạn
Giờ đây bạn đã biết các sản phẩm sinh lời nhất của mình, nên bạn có thể cân
nhắc giảm bớt nỗ lực tiếp thị cho các sản phẩm đó. Các sản phẩm bán chạy

nhất có thể không cần tiếp thị thêm, trong khi các sản phẩm rất có lợi nhuận
ngồi 20% có thể phù hợp để đầu tư hơn so với các mặt hàng ít sinh lời hơn.
Hãy nghĩ xem những dịch vụ nào trong 20% thấp nhất có thể bị ngừng mà khơng
ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.

Theo dõi và lặp lại
Quy tắc hàng tồn kho 80/20 không phải là một hệ thống đặt là xong. Liên tục
theo dõi hiệu suất của các sản phẩm hàng đầu và phân tích dữ liệu đã thu thập
đó để cải thiện các phương pháp của bạn theo thời gian. Cân nhắc mời các
7
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


chuyên gia dự báo hàng tồn kho, đặc biệt khi chuỗi cung ứng và nhu cầu của
người tiêu dùng đang thay đổi nhanh chóng. Các chuyên gia này tập trung vào
phân tích dữ liệu thống kê và có thể dự đốn sản phẩm nào có thể tăng lên
thành cấp cao nhất.
Khám phá: 6 cách hay nhất để Quản lý kho thông minh, hiện đại và tối ưu hiệu
suất

Thực hiện Quy tắc 80/20

Cách phân loại hàng tồn kho
Hàng tồn kho của bạn có thể được chia nhỏ theo nhiều cách khác nhau. Các
cơng ty nên đánh giá các mơ hình hàng tồn kho khác nhau và giải quyết trên một
hệ thống phù hợp với họ. Hầu hết các doanh nghiệp có thể chia hàng tồn kho
của họ thành bốn loại chính:
 Nguyên liệu: Danh mục này bao gồm như cát, gỗ hoặc len, hoặc trái cây
sống, rau, ngũ cốc hoặc thịt được sử dụng để chế biến thực phẩm…

8
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


 Sản phẩm đang thực hiện (dở dang): WIP là hàng hóa đang được hồn thiện
nhưng chưa sẵn sàng để bán, chẳng hạn như tấm kính, khung cửa sổ, vải
hoặc bột mì.
 Thành phẩm: Thành phẩm là những mặt hàng đã sẵn sàng để bán, chẳng
hạn như cửa sổ, áo khốc hoặc ổ bánh mì. Thành phẩm có thể là các mặt
hàng trung gian được cung cấp cho một nhà sản xuất khác, chẳng hạn như
vải cho một nhà sản xuất quần áo hoặc bánh mì cho một cửa hàng bánh mì
hoặc một mặt hàng tiêu dùng dành cho một nhà bán lẻ hoặc bán trực tiếp cho
người tiêu dùng (D2C).
 thiết để duy trì hoạt động của dây chuyền sản xuất, chẳng hạn như công cụ
hoặc phụ tùng thay thế hoặc vật tư tiêu hao để đưa sản phẩm đến đích, như
sơn hoặc bao bì.
Tìm hiểu thêm: Các tính năng của Hệ thống quản lý kho cần có theo từng Ngành

Cách phân loại Danh mục hàng tồn kho
Trong các lớp hàng tồn kho của mình, bạn có thể thêm các nhóm bổ sung. Một
số doanh nghiệp sử dụng danh mục giá trị cao và giá trị thấp, nhưng những
doanh nghiệp sử dụng quy tắc hàng tồn kho 80/20 có thể thực hiện một cách
tiếp cận sáng tạo hơn.
Cân nhắc đặt danh mục của bạn để phù hợp với khả năng sinh lời của sản phẩm
trước các yếu tố khác. Ví dụ: khi bạn triển khai hệ thống 80/20 mới của mình,
bạn cũng có thể muốn sử dụng kỹ thuật phân tích ABC, kỹ thuật này xác định giá
trị dựa trên tầm quan trọng của SKU đối với doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí
như nhu cầu của khách hàng và KPI chi phí.
Phân tích ABC là một mơ hình kiểm soát hàng tồn kho dựa trên quy tắc 80/20
(dựa trên nguyên tắc Pareto đối với hàng tồn kho). Nó có ba danh mục, A, B và

C, để giúp bạn ưu tiên hơn nữa và phân loại chính xác.
 Loại A - Những sản phẩm này mang lại 80% lợi nhuận cho bạn. Mặc dù
chúng chỉ chiếm 20% dự trữ của bạn và không bán thường xuyên hoặc nhất
quán như những người khác, nhưng chúng cần được chú ý nhất.

9
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


 Loại B - Các mặt hàng đóng góp đến 25% doanh thu và có tỷ suất lợi nhuận
tốt khơng quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Nhưng chúng đang bán
rất chạy, vì vậy hãy giữ chúng ở mức 30% trong số hàng của bạn.
 Danh mục C - Mặc dù chúng khơng phải là những mặt hàng có giá trị cao và
chỉ tạo ra 5% lợi nhuận của bạn, nhưng chúng vẫn bán được một cách nhất
quán. Những mặt hàng này sẽ chiếm khoảng 50% kho hàng của bạn và
khơng u cầu giám sát chặt chẽ.
Ví dụ: nếu bạn bán bộ đồ giường và ghế sofa cho thú cưng, sản phẩm của bạn
hiện đang có nhu cầu. Sản phẩm sinh lời nhiều nhất của bạn (Loại A) là những
chiếc ghế sofa trị giá 1200 đô la, bán được trung bình hai lần mỗi tuần. Những
chiếc giường cho thú cưng trị giá 70 đô la của bạn (Loại B) bán được trung bình
10 lần mỗi tuần. Các mặt hàng chăn ga gối đệm khác bán chạy đều thuộc loại C.
Phân tích ABC yêu cầu sự chú ý cẩn thận và dữ liệu chính xác để đảm bảo hàng
tồn kho của bạn được phân loại chính xác và dẫn đến lợi nhuận chứ khơng phải
thua lỗ. Hệ thống kiểm sốt hàng tồn kho có thể giúp ích.

Quy tắc 80/20 có phù hợp với doanh nghiệp của
bạn không?
Mặc dù không phải tất cả các cơng ty đều có hàng tồn kho, nhưng gần như bất
kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể hưởng lợi từ phân tích cho thấy hàng hóa hoặc
dịch vụ nào kiếm được nhiều lợi nhuận nhất. Nhưng đừng dừng lại ở đó. Khi bạn

bắt đầu xem qua ống kính 80/20, bạn sẽ tìm thấy nhiều lĩnh vực hơn có thể áp
dụng cho doanh nghiệp của bạn.
Ví dụ: ngun lý của các công ty dịch vụ, dù tốt hơn hay tệ hơn, 80% hoạt động
kinh doanh đến từ 20% khách hàng. Ở một khía cạnh “tốt hơn”, 80% khách hàng
thấp đó có thể có cơ hội để tăng giá trị lâu dài của khách hàng. Tuy nhiên, nếu
bạn điều hành một công ty tư vấn và 20% khách hàng sử dụng phần lớn số giờ
tính phí của các cố vấn của bạn, thì một số trong số đó có thể khiến bạn mất tiền
và có thể đã đến lúc xem xét bộ KPI cốt lõi sẽ mang lại thông tin chi tiết về dịch
vụ các công ty.
Thực tế là, không phải tất cả các khách hàng đều được tạo ra như nhau.

10
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


11
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Kết luận
Hàng tồn kho của bạn sẽ không tự quản lý và hoạt động mà khơng có dữ liệu
đầy đủ và cập nhật điều này có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém. Điều đó làm
cho việc đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho trở thành một đặt cược tốt
cho bất kỳ công ty nào thiếu hiểu biết sâu sắc về lợi nhuận của các sản phẩm
riêng lẻ.
Nếu bạn chưa bao giờ xem hàng tồn kho của mình với Ngun tắc Pareto, thì
khơng có thời điểm nào tốt hơn để thử nó hơn hơm nay.
Tìm hiểu thêm cách SmartBiz quản lý kho thông minh như thế nào để quản lý
hàng tồn kho tự động, tăng độ chính xác, cải thiện hiệu suất, giảm chi phí và
tăng dòng tiền.

12
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: