Kỹ năng tổ chức sự kiện

Bài 10: KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.Tổ chức sự kiện và ý nghĩa của tổ chức sự kiện
1.1. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là quá trình kết hợp các hoạt động lao động với tư liệu lao
động nhằm thực hiện có hiệu quả các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện
nào đó trong một không gian, thời gian nhất định nhằm chuyển tới đối tượng tham
dự thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu.
1.2. Ý nghĩa của tổ chức sự kiện
- Đối với một công ty: tổ chức sự kiện là công việc góp phần "đánh bóng"
cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Là cơ hội
để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan
truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường
quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
- Đối với cá nhân: tổ chức sự kiện sẽ giúp cho cá nhân thực hiện mục đích
của mình trong công việc. Ví dụ: giải trí, làm từ thiện,…
1.3. Phân loại sự kiện
Có nhiều cách phân chia sự kiện, thông thường người ta phân chia sự kiện
thành các nhóm:
- Sự kiện nội bộ công ty
Đối tượng của thể loại sự kiện này được xác định dựa trên các mối quan hệ
của công ty như nhân viên, đối tác, đại lý, cổ đông,… như: họp mặt, hội nghị
khách hàng, họp báo, động thổ, khánh thành, tiệc tối cho nhân viên,…
Mục đích của các sự kiện này có thể là tăng sự gắn kết của các thành viên
công ty (nếu tổ chức cho nhân viên), củng cố hình ảnh của công ty trong mắt đối
tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay xây dựng hình ảnh của công ty trên các phương
tiện truyền thông.
- Sự kiện hướng đến khách hàng
Mục đích của sự kiện này là nhằm quảng bá thương hiệu, kích thích mua
hàng và tương tác với khách hàng. Một số sự kiện hướng tới khách hàng tiêu biểu,
như: tung sản phẩm, thi đấu, giải trí văn nghệ, lễ hội, hội chợ, triển lãm, biểu diễn
thời trang,…

Các thể loại sự kiện cơ bản
- Sự kiện mang tính nhà nước, chính phủ
Sự kiện dạng này thường do các cơ quan, đoàn thể tổ chức nhà nước thực
hiện nhằm mục đích chính trị, như: các buổi hội nghị lớn, các Festival tầm địa
phương, quốc gia, các lễ tranh cử, tổng tuyển cử,…
- Sự kiện cộng đồng, sự kiện phi lợi nhuận
Sự kiện cộng đồng thường do các tổ chức xã hội, các tổ chức phi chính phủ
thực hiện, hoặc do các công ty thực hiện mà mục đích của nó hướng tới xã hội.
Một số hình thức tiêu biểu là: sự kiện gây quỹ, các ngày hội vì môi trường,
ngày đi bộ,…
- Sự kiện của cá nhân
Từ lâu tại Việt Nam, người ta hay gọi đám cưới, đám tang là việc hiếu hỷ, và
từ này cũng phản ánh tính chất của các sự kiện dạng này: dành cho cá nhân một
người nào đó. Sự kiện của cá nhân bao gồm đám cưới, đám tang, sinh nhật, kỷ
niệm một dịp nào đó hay ăn mừng điều gì đó.
Sự kiện của cá nhân ở các nước phương Tây đã được nâng tầm lên khá
chuyên nghiệp, có những công ty chuyên lo đám cưới, có những công ty nhận tổ
chức những buổi tang lễ hoành tráng. Ở Việt Nam, lãnh vực này còn khá sơ khai,
có rất ít công ty chuyên nghiệp đứng ra đảm nhận, có chăng là một vài đám cưới
lớn do những người nhiều tiền thực hiện.
Trên thực tế, một sự kiện có thể là tổng hòa của các sự phân loại trên. Ví dụ
một sô diễn thời trang ngoài mang mục đích giải trí có thể mang mục đích gây quỹ
từ thiện, hay một ngày hội Vì môi trường có thể là dịp để một công ty nào đó
khuếch trương thương hiệu của mình.
2. Quy trình tổ chức sự kiện
2.1. Hình thành chủ đề cho sự kiện
Chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật
khu vực tổ chức, văn hoá riêng của khách hàng, nguồn lực và những vấn đề vi mô
như địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ, cách trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ
xão hiệu ứng đặc biệt.

2.2. Viết chương trình cho sự kiện: là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy
tờ. Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự
khác biệt giữa các sự kiện với nhau. Nhưng, một ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm
cho sự thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
2.3. Hoạch định công việc cần thiết
Đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công
việc cần thiết cho sự kiện. Kết quả của việc hoạch định sẽ là các công việc cần làm
(chuẩn bị dàn dựng, trang trí; tiến hành dàn dựng, trang trí địa điểm tổ chức sự
kiện, tổng duyệt chương trình,…); bảng phân công công việc; thời hạn hoàn thành
công việc.
2.4. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát
Mọi người sẽ thực hiện công việc theo kế hoạch và có sự giám sát của các
trưởng bộ phận.
2.5. Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện
Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân
công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng
giải quyết tại chỗ.
2.6. Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho
Dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại các vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng
cho các nhà cung cấp, bảo quản kho,…
2.7. Họp rút kinh nghiệm
Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót
về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh
nghiệm cho những sự kiện sau.
Công việc tổ chức sự kiện tưởng chừng đơn giản, nhưng thực sự là một công
việc khó. Nó đòi hỏi các công ty, tổ chức hay cá nhân phải thực sự tâm huyết, cẩn
trọng, chu đáo với công việc mình đang làm. Có như vậy mới đem lại kết quả tốt
trong việc tổ chức sự kiện.
3.Thực hành tổ chức sự kiện
Cho SV thực hành tổ chức sự kiện chào mừng ngày 20/10 hoặc ngày 20/11.