Phân tích quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu thép không gỉ tại joy reap metal pte ltd
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (968.8 KB, 45 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
---o0o---
HỌ VÀ TÊN: DƯ THỊ MỸ UYÊN
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN
NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU THÉP KHÔNG GỈ
TẠI JOY REAP METAL PTE. LTD.
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 12 năm 2023
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
---o0o---
Họ và tên: Dư Thị Mỹ Uyên
Mã số sinh viên: 2054082116
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài: Phân tích quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng
từ xuất khẩu thép không gỉ tại Joy Reap Metal Pte. Ltd.
Ngành
: Quản trị kinh doanh
Chuyên ngành
: Kinh doanh quốc tế
Giảng viên hướng dẫn
: Trần Tuấn Anh
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 12 năm 2023
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Mở TP. Hồ Chí Minh, em đã
có cơ hội được học hỏi và tiếp thu những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. Cùng với
cơ hội được thực tập tại Joy Reap Metal Pte. Ltd., em có thể kết hợp và ứng dụng linh
hoạt được giữa lý thuyết và thực tiễn.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc và lòng biết ơn chân thành đến tất cả những người đã
đóng góp và hỗ trợ em trong quá trình thực tập và việc hồn thiện bài báo cáo này.
Đầu tiên, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô trong
khoa Quản trị kinh doanh - Trường Đại học Mở TP. Hồ Chí Minh. Đặc biệt là thầy
Trần Tuấn Anh - Giáo viên hướng dẫn của bài báo cáo thực tập đã ln quan tâm và
giúp đỡ em tận tình xun suốt quá trình thực hiện báo cáo.
Em cũng muốn bày tỏ lịng biết ơn đến Ban lãnh đạo Cơng ty và tất cả các anh chị
đồng nghiệp trong tổ chức, những người đã chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, giúp
em hồn thiện nhiệm vụ thực tập một cách thành cơng.
Cuối cùng, em xin cảm ơn tất cả những người đã đọc và đánh giá bài báo cáo này. Sự
quan tâm và đóng góp của mọi người đã giúp em phát triển và hoàn thiện nhiệm vụ
thực tập. Em cam kết sẽ tiếp tục học hỏi và phát triển để trở thành nhân tố có ích trong
lĩnh vực này.
Em xin chân thành cảm ơn!
…………., ngày……..tháng…….năm 2023
Sinh viên thực tập
Dư Thị Mỹ Uyên
i
DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ
iii
DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
STT
Ký hiệu chữ viết tắt Tiếng anh
1
BA
2
BMC
Tiếng việt
Business Accountant
Kế toán kinh doanh
Business Management
Kiểm soát quản lý kinh
Control
doanh
3
BR
Business Recording
Dữ liệu kinh doanh
4
CO
Certificate of Origin
Chứng nhận xuất xứ
hàng hóa
5
6
CIPL
MTC
Commercial Invoice &
Hóa đơn thương mại &
Packing List
Phiếu đóng gói hàng hóa
Mill Test Certificate
Chứng nhận kiểm tra của
nhà máy
Proforma Invoice
Hóa đơn chiếu lệ
Original Bill of Lading
Vận đơn đường biển
SC
Sales Contract
Hợp đồng mới
INS
Insurance
Bảo hiểm
7
PI
8
OBL
9
10
iv
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1
PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ JOY REAP METAL PTE. LTD. ................................... 4
1.1. TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY ......................................................................... 4
1.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA JOY REAP METAL PTE.
LTD. ........................................................................................................................ 4
1.3. SỨ MỆNH VÀ TẦM NHÌN ............................................................................ 5
1.4. LĨNH VỰC VÀ PHẠM VI HOẠT ĐỘNG ..................................................... 6
1.4.1. Lĩnh vực hoạt động .................................................................................... 6
1.4.2. Phạm vi hoạt động ..................................................................................... 6
1.5. SẢN PHẨM ..................................................................................................... 7
1.6. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ TỪNG BỘ PHẬN ... 8
1.6.1. Giám Đốc: .................................................................................................. 9
1.6.2. Phòng Kinh Doanh: ................................................................................... 9
1.6.3. Phòng Thu Mua: ...................................................................................... 10
1.6.4. Phòng Nhân Sự: ....................................................................................... 11
1.6.5. Phịng Kế Tốn: ....................................................................................... 11
1.7. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA JOY REAP METAL PTE.
LTD TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY (2021-2023) .................................................. 12
PHẦN 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN
NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU THÉP KHÔNG GỈ TẠI JOY REAP
METAL PTE. LTD. ................................................................................................. 15
2.1. QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT
KHẨU THÉP KHÔNG GỈ TẠI JOY REAP METAL PTE. LTD. ...................... 15
2.1.1. Tiếp nhận Đơn đặt hàng: ......................................................................... 15
2.1.2. Tạo hợp đồng xuất khẩu .......................................................................... 16
2.1.3. Xuất hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói hàng hóa (CIPL: Commercial
Invoice & Packing List) ..................................................................................... 19
2.1.4. Cung cấp chứng từ vận chuyển (B/L, CO, MTC) ................................... 20
2.2. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC
HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU TẠI JOY REAP METAL PTE.
LTD. ...................................................................................................................... 22
2.2.1. Ưu điểm ................................................................................................... 22
v
2.2.2. Nhược điểm ............................................................................................. 23
PHẦN 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM TỐI ƯU QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC
HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU THÉP KHÔNG GỈ TẠI JOY REAP
METAL PTE. LTD .................................................................................................. 25
3.1. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH TỔ CHỨC
THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU BẰNG GIẢI PHÁP ERP
CHO DOANH NGHIỆP. ...................................................................................... 25
3.1.1. Đề xuất giải pháp ..................................................................................... 25
3.1.2. Đánh giá giải pháp ................................................................................... 26
3.2. NÂNG CAO TÍNH HIỆU QUẢ CỦA QUY TRÌNH KIỂM TRA CHỨNG TỪ
XUẤT KHẨU ....................................................................................................... 27
3.2.1. Đề xuất giải pháp ..................................................................................... 27
3.2.2. Đánh giá giải pháp ................................................................................... 27
PHẦN 4: KẾT LUẬN .............................................................................................. 29
PHỤ LỤC ................................................................................................................. 31
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................ 38
vi
LỜI MỞ ĐẦU
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong bối cảnh ngày nay, ngành công nghiệp xuất khẩu thép không gỉ đang trở thành
một phần quan trọng của thị trường quốc tế, đóng góp đáng kể vào sự phát triển kinh
tế tồn cầu. Xuất khẩu thép khơng gỉ là một lĩnh vực quan trọng trong thương mại
quốc tế, đặt ra nhiều thách thức về quản lý chứng từ và tuân thủ quy định. Nắm vững
quy trình này có ý nghĩa lớn đối với các doanh nghiệp trong ngành, và thông tin thu
được từ việc phân tích nghiệp vụ có thể có ứng dụng ngay trong thực tế.
Báo cáo thực tập này tập trung vào phân tích quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ
chứng từ xuất khẩu thép không gỉ tại Joy Reap Metal Pte. Ltd., một trong những
doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực phân phối thép không gỉ. Thực tập tại Joy Reap
Metal Pte. Ltd. cung cấp cơ hội trực tiếp tương tác với các bước thực hiện, hệ thống
và những thách thức cụ thể mà doanh nghiệp này đối mặt trong quản lý chứng từ xuất
khẩu. Điều này giúp em hiểu rõ và đánh giá chính xác hơn về quy trình nghiệp vụ.
Nghiên cứu về nghiệp vụ chứng từ tại đây khơng chỉ mang lại cái nhìn tổng quan về
ngành, mà cịn cung cấp thơng tin chi tiết và ứng dụng cho các doanh nghiệp đang
hoạt động trong lĩnh vực này.
Qua việc nghiên cứu về quy trình tổ chức thực hiện chứng từ xuất khẩu thép không
gỉ, em hy vọng sẽ tích lũy kiến thức và kỹ năng quan trọng liên quan đến quản lý
chứng từ, giao tiếp quốc tế, và tuân thủ pháp luật thương mại quốc tế. Bằng cách này,
báo cáo sẽ không chỉ giúp hiểu rõ hơn về cách mà doanh nghiệp quản lý nghiệp vụ
xuất khẩu một cách chun nghiệp mà cịn đóng góp vào sự hiểu biết chung về thị
trường xuất khẩu thép khơng gỉ.
Tóm lại, lựa chọn đề tài này xuất phát từ mong muốn hiểu sâu về một khía cạnh quan
trọng của ngành cơng nghiệp và đồng thời đóng góp vào sự phát triển của kiến thức
và kỹ năng nghề nghiệp của mình.
2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1
-
Tìm hiểu và giới thiệu tổng quan về Joy Reap Metal Pte. Ltd.
-
Phân tích thực trạng quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu
thép không gỉ của Cơng ty, từ đó đưa ra được đánh giá những kết quả đã đạt
được cùng với những ưu điểm và hạn chế mà cơng ty gặp phải để có thể đề
xuất những giải pháp nhằm tối ưu quy trình thực hiện nghiệp vụ chứng từ xuất
khẩu tại Joy Reap Metal Pte. Ltd.
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
- Đối tượng nghiên cứu: Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ xuất
khẩu thép không gỉ tại Joy Reap Metal Pte. Ltd.
-
Phạm vi nghiên cứu: Joy Reap Metal Pte. Ltd.
-
Thời gian nghiên cứu: 01/10/2023-31/12/2023
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Bài báo cáo sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp tìm kiếm tài liệu: Tìm kiếm tổng hợp một cách có chọn lọc về
thơng tin của cơng ty trên mạng internet, website để hiểu một cách rõ ràng,
tổng quan về công ty.
- Phương pháp thu thập và xử lý thơng tin: Trong q trình làm việc ghi chép,
thu thập và tổng hợp lại những số liệu thực tế trong lúc làm việc và các số liệu
được công ty cung cấp một cách kỹ lưỡng để phục vụ cho công tác nghiên cứu
của đề tài báo cáo.
- Phương pháp so sánh: Phương pháp này dùng để chỉ ra những điểm mạnh,
điểm yếu, ưu nhược điểm của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh trên
thị trường.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Từ những thơng tin có được và những bài
nghiên cứu có sẵn liên quan đến đề tài nghiên cứu sau đó tổng hợp, phân tích
và đánh giá về thực trạng quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ xuất
khẩu thép không gỉ của Cơng ty, và từ đó đưa ra những giải pháp nhằm đề xuất
những giải pháp nhằm tối ưu quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ
xuất khẩu tại Joy Reap Metal Pte. Ltd.
5. MƠ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP:
2
-
Kiểm tra và xác nhận làm hợp đồng mới đối với khách hàng và nhà máy.
-
Kiểm tra việc phát hành Debit Note và Credit note.
-
Kiểm tra thanh toán đặt cọc, thanh toán trước, thanh toán cuối cùng
-
Kiểm tra các chứng từ Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói của nhà máy và
khách hàng.
-
Kiểm tra và xác nhận các chứng từ của ngân hàng và thanh toán cuối cùng để
phát hành chứng từ (Vận đơn đường biển và các chứng từ khác) nhằm mục
đích giúp khách đủ chứng từ để nhận hàng.
6. BỐ CỤC CHUNG CỦA ĐỀ TÀI
Phần 1. Giới thiệu về Joy Reap Metal Pte. Ltd.
Phần 2. Phân tích thực trạng về quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng
từ xuất khẩu tại Joy Reap Metal Pte. Ltd.
Phần 3. Đề xuất giải pháp nhằm tối ưu quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ
chứng từ xuất khẩu tại Joy Reap Metal Pte. Ltd.
Phần 4. Kết luận.
3
PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ JOY REAP METAL PTE. LTD.
1.1. TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY
Tên cơng ty: Joy Reap Metal Pte. Ltd.
Địa chỉ: 2109-10, Tòa nhà Sài Gòn Trade Center, số 37 Đường Tôn Đức Thắng,
phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: +84 989 120 588 / +84 777 205 992
Website: />Email:
Logo:
1.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA JOY REAP METAL
PTE. LTD.
Joy Reap Metal Pte. Ltd., một đơn vị phân phối chuyên nghiệp về thép không gỉ, được
thành lập vào 28/02/2017 tại Singapore và là một thương hiệu quốc tế do Tập đoàn
ZXH & Liamtron Trung Quốc sáng lập. Tập đoàn ZXH & Liamtron đứng trong top
ba đơn vị phân phối thép không gỉ hàng đầu tại Trung Quốc đại lục, với doanh số bán
hàng vượt hơn 1,1 triệu tấn mỗi năm. Vì bởi ZXH & Liamtron chỉ tập trung phân
phối tại thị trường nội địa của Trung Quốc, nên khi muốn mở rộng mạng lưới phân
phối ra thị trường quốc tế với một thương hiệu riêng, từ đó Joy Reap Metal Pte. Ltd.
đã được thành lập. Joy Reap Metal cũng sở hữu Nhà máy liên doanh thép không gỉ
tại Yongjin Quảng Đông Trung Quốc và Yongjin Việt Nam.
4
Mạng lưới kinh doanh của Joy Reap Metal có sự hiện diện rộng khắp trên các thị
trường chính của thép khơng gỉ trên tồn cầu, bao gồm Mỹ, EU, Ấn Độ, Nhật Bản,
Hàn Quốc, Nga, Nam Mỹ, và UAE. Trong đó, Ấn Độ là thị trường chính chiếm đến
90% sản lượng phân phối thép không gỉ và Mỹ là một trong những thị trường mới
của công ty. Joy Reap Metal tự hào là đối tác chiến lược của các nhà sản xuất thép
không gỉ hàng đầu trên thế giới như Tsingshan Group, Yongjin China, Yongjin
Vietnam, TISCO, DELONG GROUP, LISCO, v.v., nhằm cung cấp sản phẩm với
mức giá cạnh tranh và đồng thời cam kết đến với khách hàng quốc tế với dịch vụ xuất
sắc nhất.
1.3. SỨ MỆNH VÀ TẦM NHÌN
Đối với Joy Reap Metal Pte. Ltd., sứ mệnh và tầm nhìn đóng vai trị quan trọng trong
việc xác định hướng đi, mục tiêu và giá trị cốt lõi của mình. Sứ mệnh và tầm nhìn
đóng vai trị quan trọng trong việc xây dựng nhận thức thương hiệu. Chúng tạo ra một
hình ảnh tích cực và liên kết với giá trị của cơng ty trong tâm trí khách hàng.Tầm
nhìn và sứ mệnh tạo ra một cộng đồng nội bộ trong công ty, nơi mọi người đồng lòng
hướng về một mục tiêu chung.Sứ mệnh và tầm nhìn có thể tạo năng lượng và động
lực cho nhân viên. Khi mọi người hiểu được ý nghĩa của cơng việc họ, họ có khả năng
tự động lực và cam kết hơn.
Chính vì thế, Joy Reap Metal Pte. Ltd. đã xác định được sứ mệnh và tầm nhìn cho
chính doanh nghiệp của mình với 7 nội dung chính sau:
-
Sản phẩm phong phú
-
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ
-
Giá cả cạnh tranh
-
Hợp tác đơi bên cùng có lợi
-
Chân thật và toàn vẹn trong kinh doanh
-
Mạng lưới phân phối tồn cầu
-
Cùng bạn đi tới thành cơng
5
1.4. LĨNH VỰC VÀ PHẠM VI HOẠT ĐỘNG
1.4.1. Lĩnh vực hoạt động
Joy Reap Metal Pte.Ltd. là một đơn vị chuyên nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân
phối thép không gỉ, đem đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng cao và dịch
vụ đáng tin cậy. Với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm và sự cam kết vững chắc, Joy
Reap Metal cung cấp đa dạng các loại thép không gỉ, từ thép không gỉ dạng cuộn đến
dạng tấm rất phổ biến hiện nay.
Joy Reap Metal hiểu rằng thép không gỉ khơng chỉ đóng vai trị quan trọng trong
ngành cơng nghiệp xây dựng mà còn trong lĩnh vực sản xuất thiết bị y tế, thực phẩm,
hóa chất và nhiều ngành khác. Với sự chú tâm đặc biệt đến chất lượng, công ty luôn
đảm bảo rằng mỗi sản phẩm đều đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và hiệu suất cao nhất.
Khách hàng của Joy Reap không chỉ là đối tác mà cịn là đồng đội trong hành trình
xây dựng và phát triển. Joy Reap Metal cam kết tạo ra giá trị gia tăng cho doanh
nghiệp bằng cách cung cấp giải pháp thép khơng gỉ tồn diện và phù hợp nhất cho
mọi nhu cầu.
1.4.2. Phạm vi hoạt động
Joy Reap Metal Pte. Ltd. có mạng lưới phân phối hoạt động rộng khắp, trong đó có
hơn 17 thị trường xuất khẩu bao gồm các thị trường như: Mỹ, Việt Nam, Singapore,
Malaysia, Thái Lan, Nhật Bản… Và Ấn Độ là thị trường chính, chiếm đến 90% sản
lượng phân phối hàng năm. Ngoài ra, Philippine, Mexico, Brazil, Canada, Nga,
Colombia, Nga, Thổ Nhĩ Kì.. sẽ là các thị trường mà Joy Reap Metal sẽ mở rộng
mạng lưới trong tương lai
Hiện tại, Joy Reap Metal Pte. Ltd. có các văn phịng đại diện tại các quốc gia như
Việt Nam, Ấn Độ, Hồng Kơng và văn phịng tại Thái Lan, Nhật Bản dự kiến sẽ được
thành lập trong tương lai.
6
1.5. SẢN PHẨM
Thép không gỉ là một loại hợp kim bao gồm có 3 thành phần chính: Carbon, Niken
(là ngun liệu hiếm, giúp tăng khả năng chống ăn mòn axit và khả năng làm mềm),
Crôm (tối thiểu 10,5%).
Joy Reap Metal Pte. Ltd. phân phối 2 dịng sản phẩm chính bao gồm thép không gỉ
cuộn và thép không gỉ tấm. Trong đó, thép khơng gỉ cuộn được phân phối theo dạng
thép khơng gỉ cuộn cán nóng và thép khơng gỉ cuộn cán nguội.
Bao gồm có 3 series chính:
-
Series 200: 201 có các dòng từ J1-J4 với các bề mặt No.1/2B/ FH
Các dịng thuộc nhóm 200, thường được ứng dụng rộng rãi trong việc sản xuất
nhiều đồ vật gia dụng như bàn ghế, tủ, thau, chậu, v.v. Ưu điểm của loại này
là giá thành thường thấp hơn so với dòng 304, do có tỉ lệ niken thấp. Tuy nhiên,
điều này cũng đồng nghĩa với việc độ bền của sản phẩm từ 200 sẽ thấp hơn so
với 304 và 316.
-
Series 300: Bề mặt No. 1/ 2B/BA/No. 4/HL
Thép không gỉ Series 304 là một trong những loại thép không gỉ phổ biến nhất
và được ưa chuộng nhiều hơn so với các Series khác vì nó có một số tính chất
đặc biệt và ưu điểm quan trọng. Joy Reap Metal Pte. Ltd phân phối chủ yếu
mặt hàng này vì bởi một số lý do của thép khơng gỉ Series 304:
Chống ăn mịn tốt: Thép khơng gỉ Series 304 có khả năng chống ăn mịn tốt
trong nhiều môi trường, bao gồm cả môi trường ẩm ướt và mơi trường có hóa
chất.
Dễ chế tạo và gia cơng: Thép khơng gỉ Series 304 có khả năng chế tạo và gia
cơng tốt, điều này làm cho nó trở thành một lựa chọn lý tưởng cho nhiều loại
sản phẩm, từ đồ gia dụng đến bảo vệ mơi trường.
Tính chất cơ học ổn định: Thép khơng gỉ 304 có tính chất cơ học ổn định, đặc
biệt là khả năng chống lại nứt gãy và ứng suất cao.
Ngoại hình và bảo quản: Thép khơng gỉ 304 có một bề ngoại hình trắng bóng
và dễ bảo quản. Nó giữ được vẻ ngoại hình sạch sẽ và bền bỉ sau thời gian sử
dụng, làm cho nó phù hợp cho các ứng dụng yêu cầu mặt ngoại hình đẹp.
7
Chi phí tương đối hợp lý: Thép khơng gỉ Series 304 mang lại một sự kết hợp
tốt giữa tính chất và chi phí. Nó thường có giá trung bình so với các loại thép
không gỉ cao cấp khác, làm cho nó trở thành sự lựa chọn phổ biến trong nhiều
ứng dụng.
-
Series 400: đối với series này, inox 430 có chứa hàm lượng crom khoảng 1217%, nhưng hàm lượng Niken lại rất thấp hoặc bằng 0%. Chính vì thế, đây là
series có giá thành rẻ nhất so với các series cịn lại.
1.6. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ TỪNG BỘ PHẬN
Việc có một sơ đồ cơ cấu tổ chức chặt chẽ là rất quan trọng trong quản lý doanh
nghiệp vì nó giúp tạo ra một hệ thống tổ chức hiệu quả, có thể mang lại nhiều lợi ích
cho doanh nghiệp. Sơ đồ cơ cấu tổ chức giúp xác định rõ vai trò, trách nhiệm và
nhiệm vụ của từng phòng ban và cá nhân trong tổ chức. Điều này giúp mọi người
hiểu rõ về công việc của họ và đồng thời tạo ra sự minh bạch trong tổ chức.
Joy Reap Metal Pte. Ltd có hệ thống cơ cấu tổ chức như sơ đồ sau:
8
Chức năng của từng bộ phận thơng qua mơ hình sau:
1.6.1. Giám Đốc:
Giám đốc đóng vai trị quan trọng trong việc xây dựng và thực hiện chiến lược kinh
doanh của công ty. Họ đưa ra các quyết định chiến lược, định hình tương lai và đảm
bảo rằng mọi hoạt động hướng đến mục tiêu chung. Giám đốc có vai trị lớn trong
việc đưa ra quyết định chiến lược quan trọng như đầu tư, mở rộng hoặc tái cơ cấu
doanh nghiệp. Họ phải đánh giá rủi ro, cơ hội và tạo ra các chiến lược để đảm bảo sự
phát triển bền vững của cơng ty.
1.6.2. Phịng Kinh Doanh:
- Giám Đốc Kinh Doanh:
Giám đốc Kinh Doanh chịu trách nhiệm đề xuất và triển khai chiến lược kinh doanh
để đạt được mục tiêu doanh số bán hàng và doanh thu. Họ phối hợp với các bộ phận
khác để đảm bảo rằng chiến lược này là thực hiện được và phản ánh đúng hướng phát
triển của công ty. Giám đốc Kinh Doanh thường phải nắm bắt cơ hội mới trên thị
trường. Họ đề xuất và triển khai các chiến lược mở rộng kinh doanh, thâm nhập vào
thị trường mới và tối ưu hóa cơ hội thị trường hiện tại.
-
Trưởng Phòng Kinh Doanh:
Trưởng phòng Kinh Doanh đảm nhận vai trò quản lý trực tiếp đội ngũ bán hàng, cung
cấp hướng dẫn, hỗ trợ và đào tạo để đảm bảo nhân viên có đủ năng lực và động lực
để đạt được mục tiêu doanh số. Trưởng phòng Kinh Doanh cần theo dõi thị trường
và hoạt động của đối thủ cạnh tranh để có cái nhìn sâu rộng về môi trường kinh doanh.
Họ thường thực hiện nghiên cứu thị trường để đánh giá xu hướng và cơ hội mới, giúp
cơng ty thích ứng và phát triển trong môi trường cạnh tranh.
-
Nhân Viên Kinh Doanh:
Nhân viên Kinh Doanh đóng vai trị quan trọng trong việc thực hiện chiến lược bán
hàng của công ty. Họ thường xuyên liên lạc với khách hàng, tư vấn và giới thiệu sản
9
phẩm hoặc dịch vụ để đạt được mục tiêu doanh số bán hàng. Một trong những nhiệm
vụ quan trọng của nhân viên Kinh Doanh là xây dựng và duy trì mối quan hệ với
khách hàng. Họ cung cấp hỗ trợ, giải đáp thắc mắc và đảm bảo rằng khách hàng được
phục vụ một cách tốt nhất để tạo ra sự hài lòng và trung thành.
1.6.3. Phòng Thu Mua:
-
Giám Đốc Thu Mua:
Giám Đốc Thu Mua chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ q trình mua hàng của cơng
ty, bao gồm việc đặt hàng, đàm phán giá cả, và đảm bảo nguồn cung ổn định để đáp
ứng nhu cầu sản xuất hoặc kinh doanh. Giám Đốc Thu Mua có trách nhiệm xây dựng
và duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp. Họ cần đảm bảo rằng những
đối tác này cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng, đúng thời hạn và với giá cả
hợp lý.
-
Trưởng Phòng Thu Mua:
Trưởng Phòng Thu Mua giữ vai trò lãnh đạo trong việc quản lý và phát triển đội ngũ
thu mua. Họ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo đầy đủ và có
năng lực để thực hiện các nhiệm vụ thu mua một cách hiệu quả. Trưởng Phòng Thu
Mua chịu trách nhiệm phát triển và triển khai chiến lược mua hàng phù hợp với mục
tiêu và chiến lược tổng thể của công ty. Họ cân nhắc đến các yếu tố như chi phí, chất
lượng, và độ tin cậy của nhà cung cấp.
-
Nhân Viên Thu Mua:
Nhân viên Thu Mua chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến
quá trình mua hàng, bao gồm việc tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả, và đảm
bảo rằng hàng hóa hoặc dịch vụ được mua đáp ứng đúng yêu cầu. Nhân viên Thu
Mua thường theo dõi xu hướng thị trường và tìm kiếm cơ hội mua hàng mới. Họ có
nhiệm vụ đánh giá và lựa chọn những nhà cung cấp có thể đáp ứng nhu cầu cơng ty
một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
10
1.6.4. Phòng Nhân Sự:
-
Trưởng Phòng Nhân Sự:
Trưởng Phòng Nhân Sự chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ bộ phận nhân sự của cơng
ty, bao gồm cả q trình tuyển dụng, đào tạo, và phát triển nhân viên để đảm bảo có
đội ngũ có năng lực và đáp ứng được yêu cầu cơng việc. Trưởng Phịng Nhân Sự
thường đóng vai trị quan trọng trong việc xây dựng và duy trì các chính sách nhân
sự nhằm bảo đảm tuân thủ pháp luật, cơng bằng và minh bạch trong mọi quy trình
liên quan đến nhân sự.
-
Nhân Viên Nhân Sự:
Nhân viên Nhân Sự có nhiệm vụ thực hiện quá trình tuyển dụng, bao gồm việc xác
định nhu cầu nhân sự, đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ ứng viên, và thực hiện
các bài phỏng vấn để chọn lựa những ứng viên phù hợp.
1.6.5. Phịng Kế Tốn:
-
Kế Tốn Trưởng:
Chức Năng: Lập kế hoạch và tổ chức cơng việc của bộ phận kế tốn ; chịu trách nhiệm
về việc duyệt và kiểm tra các bảng cân đối, báo cáo tài chính, đảm bảo tính chính xác
và tuân thủ các quy định kế toán ; tham gia vào quá trình đưa ra quyết định chiến lược
của cơng ty, đặc biệt liên quan đến các khía cạnh tài chính.
-
Kế Tốn:
Chức Năng: Thực hiện các cơng việc hàng ngày của bộ phận kế tốn, bao gồm nhập
liệu thơng tin tài chính, xử lý chứng từ, và duyệt các giao dịch kế toán cơ bản ; lập
bảng cân đối kế tốn và các báo cáo tài chính hàng ngày, hàng tháng, và hàng năm ;
theo dõi các hóa đơn, chứng từ, và giao dịch để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
-
Kế Tốn Cơng Nợ:
11
Chức Năng: Quản lý và theo dõi các khoản nợ và phải trả của công ty ; ghi nhận và
kiểm tra các khoản công nợ từ khách hàng và đối tác ; thực hiện quy trình thu nợ và
giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến công nợ ; lập bảng cân đối công nợ, báo
cáo tuổi nợ, và thực hiện các công tác liên quan đến quản lý nợ và thanh tốn.
1.7. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA JOY REAP METAL
PTE. LTD TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY (2021-2023)
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Joy Reap Metal Pte. Ltd (2021-2023)
Nguồn: Kết quả hoạt động kinh doanh của Joy Reap Metal Pte. Ltd
Thông qua số liệu các năm ở bảng 1.1, ta thấy rằng tình hình hoạt động kinh doanh
của Joy Reap Metal Pte. Ltd. biến đổi liên tục:
-
Về doanh thu: năm 2021 đạt gần 129 triệu $, đến năm 2022 thì con số đã giảm
xuống còn xấp xỉ còn 113 triệu $, đến năm 2023 doanh thu lại tăng mạnh lên
tới 147 triệu $ so với cùng kỳ năm trước. Qua đó, cho thấy doanh thu tăng
giảm liên tục phản ánh thị trường tiêu thụ thép khơng gỉ có nhiều biến động
trong giai đoạn 3 năm liền kề này. Điển hình, tại năm 2023 doanh thu tăng
trưởng mạnh chứng tỏ Công ty đang hoạt động hiệu quả, nhu cầu về mặt hàng
cao. Tuy nhiên, vào năm trước đó 2022 doanh thu lại ở mức âm 14.04% so với
năm 2021. Điều này thể hiện Công ty đang có thêm các đối thủ cạnh tranh, cần
phải chuẩn bị, xây dựng các chiến lược mới để tăng sức cạnh tranh trên thị
trường.
-
Về chi phí: năm 2021 chi phí ở mức 125 triệu $. Đến năm 2022 giảm xuống
về gần 111 triệu $ giảm khoảng 12.82%, đến năm 2023 chi phí tăng 22.37%
lên con số khoảng 143 triệu $ so với năm trước đó. Có thể thấy, năm 2022 do
ảnh hưởng của dịch covid 19 vẫn còn tác động đến thị trường phân phối thép
12
không gỉ làm cho giá nguyên vật liệu tăng cao, đứt gãy chuỗi cung ứng, khó
khăn trong q trình giao hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng hóa và
chi phí vận chuyển. Tổng chi phí tăng từ năm 2021 đến năm 2023, có thể nói
là do mức độ mở rộng kinh doanh và tăng chi phí vận hành của cơng ty.
-
Về lợi nhuận: Có sự biến động lớn qua các năm. Cụ thể năm 2021 lợi nhuận
đạt gần 3,9 triệu $, đến năm 2022 lại giảm xuống còn 2,2 triệu $ (nguyên nhân
chủ yếu được xác định là do thị trường nhiều biến động dẫn tới các khoản chi
phí tăng cao, khó khăn về thị trường tiêu thụ), nhưng đến năm 2023 tương ứng
với doanh thu và chi phí cao nhất trong ba năm. Năm 2023 lợi nhuận tăng tới
52,46% lên mức 4,7 triệu $. Lợi nhuận ròng có sự tăng trưởng tích cực từ năm
2021 đến năm 2023. Điều này là một dấu hiệu tích cực và cho thấy cơng ty đã
quản lý được chi phí để tạo ra lợi nhuận tốt hơn.
Nhìn chung, trong giai đoạn từ năm 2021 đến 2023 tình hình kinh doanh của Joy
Reap Metal Pte. Ltd. khá là biến động. Điều này thể hiện thị trường phân phối thép
khơng gỉ đang có nhiều cơ hội phát triển nhưng đồng thời cũng tiềm tàng sự dao động
lớn về giá của thị trường. Sự tăng trưởng doanh thu từ năm 2021 đến năm 2023 là
13
