Hoàn thiện nghiệp vụ ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép tại Tổng công ty Thép Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU
Với chính sách mở cửa nền kinh tế của Đảng và Nhà nước đã tạo tiền
đề cho kinh tế đối ngoại phát triển, giúp Việt Nam hoà mình vào xu thế phát
triển chung của khu vực và thế giới. Ngoại thương đã trở thành một lĩnh vực
kinh tế quan trọng đặc biệt đối với nước đang phát triển như Việt Nam, một
mặt phát huy được lợi thế so sánh của nền kinh tế nước ta về vị trí địa lý, về
lao động và tài nguyên thiên nhiên. Mặt khác sự hoà nhập với khu vực và thế
giới giúp Việt Nam có điều kiện tiếp thu những thành tựu của khoa học kỹ
thuật công nghệ tiên tiến trên thế giới, từ đó mới có thể thực hiện công nghiệp
hoá - hiện đại hoá đất nước.
Nhận thức được điều này, ngay từ đầu Đảng và Nhà nước đã đưa ra
nhiều chủ trương, chính sách nhằm từng bước đưa nền kinh tế hội nhập cùng
xu thế quốc tế. Một trong những biện pháp đó chính là thông qua xuất khẩu.
Xuất khẩu là một trong những hoạt động có tác động trực tiếp kết quả của quá
trình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Kể từ khi Việt Nam gia nhập
khối ASEAN và là thành viên của WTO thì xuất khẩu càng trở nên đặc biệt
quan trọng. Bởi từ xuất khẩu có thể cho phép khai thác tối đa lợi thế so sánh,
đem lại nguồn thu ngoại tệ lớn, giải quyết công ăn việc làm cho người lao
động, tiếp cận những tiến bộ của khoa học công nghệ của thế giới..
Tuy nhiên vì bước đầu tham gia vào thị trường thế giới nên các đơn vị
kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam gặp không ít khó khăn phức tạp do
điều kiện, kinh nghiệm ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu còn hạn
chế.
1
Với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam hiện nay đã
có rất nhiều các doanh nghiệp xuất khẩu các hàng hoá tới hầu hết các thị
trường quốc tế. Nhận thức được tầm quan trọng của hợp đồng xuất khẩu, sau
khi đã tích luỹ được các kiến thức đã học ở trường và qua tìm hiểu quá trình
xuất khẩu trong thời gian thực tập tại Tổng Công ty Thép Việt Nam em đã
chọn đề tài: “Hoàn thiện nghiệp vụ ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng
xuất khẩu thép tại Tổng công ty Thép Việt Nam” để làm chuyên đề thực tập

tốt nghiệp của mình.
Kết cấu chuyên đề
Lời mở đầu
Chương 1: Cơ sở lý luận về xuất khẩu và quy trình thực hiện hợp đồng xuất
khẩu thép.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép
tại Tổng Công ty Thép Việt Nam.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng
xuất khẩu thép tại Tổng Công ty Thép Việt Nam.
Kết luận
2
CHNG I
C S Lí LUN V XUT KHU V QUY TRèNH THC
HIN HP NG XUT KHU THẫP.
1.1. Quy trỡnh thc hin hp ng xut khu thộp.
S 1 : Quy trỡnh thc hin hp ng xut khu hng húa :
1.1.1. Xin giy phộp xut khu
Giy phộp xut khu l mt bin phỏp hu hiu v quan trng nh
nc qun lý hot ng xut khu ca cỏc doanh nghip. Do ú mun thc
hin cỏc hp ng xut khu hng hoỏ, doanh nghip phi cú giy phộp xut
khu hng hoỏ. Ti iờu 28 khon 3 lut thng mi 2005 vit Cn c vo
cỏc iu kin kinh t xó hi ca tng thi k v iu c quc t m Cng
3
Chuẩn bị
hàng XK
Giục mở L/C
(nếu có)
Thuê tàu
Giao hàng
lên tàu

Làm thủ tục
hải quan
Mua bảo hiểm
Làm thủ tục
thanh toán
Xin giấy phép
XK
Giải quyết
khiếu nại
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên, Chính phủ quy định cụ thể
danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu và danh mục hàng hoá được xuất khẩu
theo giấy phép của cơ quan nhà nước có thầm quyền và thủ tục cấp giấy
phép”. Quy định này không áp dụng với các mặt hàng quản lý riêng: sách,
gạo, chất nổ, ngọc trai, kim loại, tác phẩm nghệ thuật, đồ sưu tầm, vũ khí và
đồ cổ.
Việc cấp giấy phép do Bộ Thương Mại và Tổng cục Hải quan tiến
hành. Bộ hồ sơ xin phép xuất khẩu của doanh nghiệp, về cơ bản gồm: hợp
đồng thương mại, phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn
ngạch), giấy báo trúng thầu của Bộ Tài chính (nếu là hàng xuất khẩu trả nợ
nước ngoài),…
Nếu hàng xuất khẩu qua nhiều cửa khẩu, cơ quan Hải quan sẽ cấp cho
doanh nghiệp ngoại thương một phiếu theo dõi. Mỗi khi hàng thực tế được
giao nhận ở cửa khẩu đó sẽ trừ lùi vào phiếu theo dõi.
Khi đối tượng thuộc phạm vi xin giấy phép xuất khẩu, doanh nghiệp
phải xuất trình bộ chứng từ, bộ hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gồm:
- Đơn xin phép xuất khẩu
- Phiếu hạn ngạch (nếu cần)
- Bản sao hợp đồng
- Các giấy tờ có liên quan khác (nếu có)
1.1.2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu

Thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu : Doanh nghiệp tiến hành
thu gom hàng hóa từ nhiều Doanh nghiệp liên kết. .
4
Kẻ ký mã hiệu hàng hoá xuất khẩu : Ký hiệu bằng chữ hay số, hình vẽ
được ghi ở mặt ngoài bao bì để thông báo thông tin cần thiết cho việc giao
nhận, bốc dỡ.
1.1.3. Giục mở L/C, kiểm tra L/C, sửa đổi L/C
Thanh toán là nội dung quan trọng trong hoạt động kinh doanh quốc
tế, chất lượng của công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh tế
của hoạt động kinh doanh. Bởi đặc tính của kinh doanh ngoại thương là luôn
tiềm ẩn rủi ro cho các bên nên tìm ra cách thanh toán sao cho mức độ rủi ro
thấp nhất là yêu cầu tất yếu và phương thưc thanh toán tín dụng chứng từ
phần nào đáp ứng điều đó. Tuy nhiên các doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng
các phương thức thanh toán khác như phương thức nhờ thu, phương thức
chuyển tiền… tùy vào từng trường hợp.
Nếu hợp đồng qui định việc thanh toán bằng phương thức tín dụng
chứng từ trong hợp đồng, doanh nghiệp xuất khẩu cần nhắc nhở, đôn đốc
bên nhập khẩu mở thư tín dụng (L/C- Letter of Credit) đúng thời hạn. Chỉ
khi người mua mở L/C mới thể hiện rõ ý chí thực sự muốn nhận hàng và
thanh toán tiền hàng doanh nghiệp tiến hành và đẩy nhanh các khâu tiếp theo
trong hợp đồng.
Khi thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, những nội dung
của L/C cần kiểm tra kỹ là: Số tiền của thư tín dụng, ngày hết hạn hiệu lực
của thư tín dụng, loại thư tín dụng, thời hạn giao hàng, cách giao hàng, cách
vận tải, chứng từ thương mại…
1.1.4. Thuê tàu, lưu cước và xếp dỡ hàng
5
Trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, công việc này có thể
được thực hiện hoặc không thực hiện. Căn cứ để quyết định nghĩa vụ thực
hiện các nghiệp vụ này của doanh nghiệp và mức độ thành công, đó là dựa

vào các yếu tố như: điều kiện cơ sở giao hàng, đặc điểm hàng hoá và điều
kiện vận chuyển:
- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng thương mại
quốc tế, nếu điều kiện là CFR, CIF, CPT, DES, DEQ, DDU, DDP thì doanh
nghiệp xuất khẩu phải thuê phương tiện vận tải. Nếu điều kiện giao hàng là
EXW, CIP, CPT, CIP, FAS, FOB thì doanh nghiệp nhập khẩu phải tiến hành
thuê phương tiện vận tải.
- Căn cứ vào khối lượng và đặc điểm của hàng hóa để tối ưu hóa trọng
tải của tàu và phù hợp với hàng hóa để đảm bảo an toàn trong quá trình vận
chuyển đồng thời tính toán mức chi phí thích hợp nhất.
- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển, đó là hàng hóa rời hay hàng hóa
đóng trong container, là hàng hóa thông dụng hay hàng đặc biệt. Vận chuyển
trên chuyến đường bình thường hay tuyến đường đặc biệt, vận tải một chiều
hay vận tải hai chiều, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở
theo chuyến hay chuyên chở liên tục.
Khi lựa chọn hình thức vận chuyển phụ thuộc vào các điều kiện khác
như các quy định về tải trọng tối đa của phương tiện, mức độ bốc dỡ, thưởng
phạt bỗc dỡ…
Trên thực tế, có ba phương thức thuê tàu mà các doanh nghiệp kinh
doanh quốc tế có thể sử dụng tương ứng với ba trường hợp khác nhau:
- Sử dụng phương thức thuê tàu chợ, tức là chủ hàng thông qua người
môi giới thuê tàu hoặc trực tiếp tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu hoặc người
chuyên chở giành cho thuê tàu một phần chiếc tàu chợ để chuyên chở một lô
6
hàng từ một cảng đến một cảng khác, và chấp nhận thanh toán tiền cươc phí
cho người chuyên chở theo một biểu cước phí đã định sẵn.
- Thuê tàu chuyến là chủ tàu cho người thuê tàu thuê toàn bộ chiếc tàu
để chuyên chở hàng hóa giữa hai hay nhiều cảng và được hưởng tiền cước
thuê tàu do hai bên thỏa thuận.
- Phương thức thuê tàu hạn định, theo đó chủ tàu có trách nhiệm

chuyển giao quyền sử dụng chiếc tàu thuê cho người thuê và đảm bảo khả
năng đi biển của con tàu trong suốt thời gian cho thuê. Còn người thuê tàu
có trách nhiệm về việc trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh
khai thác chiếc tàu.
1.1.5. Mua bảo hiểm
Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp
cần tiến hành theo các bước sau:
- Xác định nhu cầu bảo hiểm: Căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa, vào
điều kiện giao hàng, vào loại phương tiện vận chuyển, doanh nghiệp phải
phân tích để xác định nhu cầu bảo hiểm cho hàng hóa bao gồm xác định giá
trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm. Có ba điều kiện bảo hiểm chính là:
- Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro
- Điều kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có tổn thất riêng
- Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm mọi tổn thất
- Xác định loại hình bảo hiểm: Có hai loại hình bảo hiểm chính:
- Hợp đồng bảo hiểm bao
- Hợp đồng bảo hiểm chuyến
-Lựa chọn công ty bảo hiểm: Thường các doanh nghiệp xuất nhập
khẩu lựa chọn các công ty bảo hiểm có uy tín và có quan hệ thường xuyên,
tỷ lệ phí bảo hiểm thấp và thuận tiện trong quá trình giao dịch.
7
- Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm
1.1.6. Làm thủ tục hải quan.
Thủ tục hải quan là các nội dung công việc mà người làm thủ tục hải
quan và nhân viên hải quan phải thực hiện theo quy định của pháp luật đối
với đối tượng làm thủ tục hải quan khi xuất - nhập khẩu, xuất - nhập cảnh
hay quá cảnh.
Theo nguyên tắc chung về thủ tục hải quan của các nước trên thế giới
cũng như Việt Nam, người có hàng hóa xuất nhập cảnh tuân thủ các bước
sau:

- Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp, xuất trình chứng từ do hải quan
yêu cầu.
* Trong trường hợp thực hiện thủ tục hải quan điện tử, người khai hải
quan được khai và gửi hồ sư Hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện
tử của Hải quan;
- Xuất trình hàng hoá: Doanh nghiệp cần sắp xếp hàng hoá xuất khẩu,
phương tiện vận tải đến địa điểm quy định; sau đó tiến hành việc mở, đóng
các kiện hàng nhằm tạo điều kiện cho cán bộ hải quan kiểm tra thực tế hàng
hoá, phương tiện vận tải;
- Chấp hành các quyết định của hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ và
hàng hóa, hải quan sẽ có một trong các quyết định như sau: Cho phép hàng
hóa qua biên giới, cho hàng qua biên giới nhưng với điều kiện phải sửa
chữa, khắc phục lại, phải nộp thuế xuất nhập khẩu, không được phép xuất
nhập khẩu và trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm chỉnh thực hiện các quyết
định trên.
8
1.1.7. Giao nhận hàng xuất khẩu
Một đặc điểm nổi bật của buôn bán quốc tế là người bán và người
mua thường ở cách xa về khoảng cách. Việc di chuyển hàng hóa do người
vận tải đảm nhận nhưng để hàng đến tay người mua cần thực hiện một loạt
các công việc khác liên quan đến quá trình vận tải như đưa hàng ra cảng,
nhận hàng khi hàng đến cảng đích…
Giao hàng có thể được thực hiện theo đường biển, đường không,
đường thuỷ, đường sắt, đường ống, đường ô tô. Hiện nay, ở nước ta hàng
xuất khẩu chủ yếu được giao bằng đường biển, đường không và đường sắt.
Trong đó, giao hàng theo đường biển quan trọng hơn cả.
1.1.8. Thanh toán tiền hàng;
Thanh toán tiền hàng là dấu hiệu kết thúc quá trình thực hiện hợp đồng.
Hiệu quả hợp đồng cũng như mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp xuất
khẩu phụ thuộc không nhỏ vào chất lượng của việc thanh toán. Nó đảm bảo

cho người xuất khẩu thu được tiền về và người nhập khẩu nhận được hàng
hoá, phản ánh rõ nét lợi ích của các bên.
Các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động thanh toán: tỷ giá hối
đoái, phương thức thanh toán và điều kiện bảo đảm hối đoái. Trong đó,
phương thức thanh toán đóng vai trò then chốt, hai phương thức được áp
dụng chủ yếu hiện nay là phương thức thanh toán thư tín dụng L/C và
phương thức nhờ thu.
Ngoài ra để đảm bảo thời gian trả tiền, không đọng vốn ở nước ngoài
còn có phương thức thu bảo đảm thanh toán là phương thức mà trong đó,
ngân hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp nhập khẩu phát hành một chứng
thư bảo đảm thanh toán cho người hưởng lợi (doanh nghiệp xuất khẩu)
9
trong trường hợp người được bảo lãnh (doanh nghiệp nhập khẩu) không trả
tiền.
1.1.9. Xử lý tranh chấp (nếu có).
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, các bên có quyền
khiếu nại với đối tác của mình bất cứ điều khoản nào bị vi phạm:
- Người mua thường khiếu nại người bán các trường hợp như giao
hàng không đúng số lượng, trọng lượng, quy cách hay hàng giao không đúng
phẩm chất, giao hàng chậm..., ngược lại người bán lại khiếu nại người mua
vi phạm các điều khoản quy định trong hợp đồng như thanh toán chậm,
không thanh toán hoặc không chỉ định phương tiện vận tải đến nhận hàng,
đơn phương hủy bỏ hợp đồng...
- Trường hợp khiếu nại khác có thể do người mua hoặc người bán
khiếu nại người chuyên chở và bảo hiểm: Khiếu nại xảy ra khi người chuyên
chở đưa tàu đến cảng bốc dỡ hàng không đúng quy định của hợp đồng
chuyên chở. Hàng bị mất, thất lạc trong quá trình chuyên chở, bị thiếu số
lượng, trọng lượng so với vận đơn, hàng bị mất phẩm chất do kỹ thuật bốc
xếp bảo quản hàng... đối với hãng bảo hiểm, có khiếu nại khi hàng hóa bị
tổn thất do các rủi ro đã được mua bảo hiểm gây nên.

Cách thức giải quyết được thực hiện như sau:
- Các bên cùng giải quyết, thỏa thuận với nhau.
- Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thoả đáng, hai bên có thể
gửi đơn kiện tại Hội đồng trọng tài hoặc tại tòa án để giải quyết.
1.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình thực hiện hợp đồng xuất
khẩu.
10
1.2.1. Các nhân tố gián tiếp ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng
xuất khẩu.
- Hệ thống chính sách- pháp luật: Với tư cách là chủ thể kinh doanh
hoạt động trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết quản lý của Nhà nước,
các doanh nghiệp buộc phải chấp nhận nhóm nhân tố này để có thể tham gia
vào hoạt động xuất khẩu. Môi trường thương mại, sự ổn định chính trị, luật
pháp và các thông lệ quốc tế… đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn cập nhật
thông tin bởi nó chứa đựng những cơ hội hay nguy cơ, rủi ro ảnh hưởng đến
sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp trong thực hiện hợp đồng. Một
số nhân tố điển hình ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh xuất
khẩu của doanh nghiệp như thuế quan, hạn ngạch, giấy phép xuất khẩu…
bỗng nhiên thay đổi sau khi hợp đồng được kí thì nhiều khí chúng không còn
có thể thực hiện được nữa.
- Các quan hệ kinh tế quốc tế: Thương mại quốc tế là hoạt động hướng
ra thị trường nước ngoài với các hệ thống chính trị, văn hoá, phong tục, tập
quán,…khác nhau. Do vậy, khi thực hiện một hợp đồng nào đó chúng ta
cũng cần phải xem xét đến các yếu tố này.
Mặt khác, sau khi kí hợp đồng đang trong khoảng thời gian thực hiện
lại lẩy sinh mâu thuẫn trong quan hệ kinh tế giữa nước có đơn vị xuất khẩu
và nước có đơn vị nhập khẩu. Thì ngay lập tức có thể hợp đồng đó bị huỷ bỏ
do chính sách cấm vận của một hoặc cả hai nước đó đưa ra.
- Tình hình chính trị trong và ngoài nước: Tác động đến hoạt động xuất
khẩu hàng hoá trong việc thực hiện hợp đồng như chiến tranh, nội chiến,…

Song đặc biệt quan trọng là năng lực cung trong nước (VD: lượng cung bỗng
nhiên không đủ để đáp ứng về số lượng, chất lượng…như trong hợp đồng)
11
và cầu về mặt hàng xuất khẩu ở thị trường nước ngoài ảnh hưởng rất lớn đến
hoạt động xuất khẩu của các doanh nghiệp ngoại thương.
- Dịch vụ ngân hàng tài chính – bảo hiểm: Sự vận động của hệ thống
ngân hàng- bảo hiểm và hải quan mới thực sự có ảnh hưởng rất lớn đến thực
hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá của các doanh nghiệp do mối quan hệ
chặt chẽ của các yếu tố này với các khâu thực hiện cụ thể trong quy trình
này.
- Cơ sở hạ tầng như hệ thống giao thông vận tải, hệ thống cầu cảng,
thông tin liên lạc ảnh hưởng đến quá trình vận tải hàng hoá nên tác động đến
hoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Doanh nghiệp. Nếu hệ thống
này tốt doanh nghiệp giảm được nhiều loại chi phí như chi phí vận chuyển,
chi phí đi lại của các cán bộ xuất nhập khẩu.
Sức ép của môi trường cạnh tranh trong nước và quốc tế luôn đem lại
thách thức cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam còn
khá non trẻ khi ra thị trường quốc tế. Chính sự cạnh tranh tác động đến khả
năng thực hiện hợp đồng xuất nhập, đến uy tín của doanh nghiệp.
1.2.2. Các nhân tố trực tiếp ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng
xuất khẩu.
Bên cạnh các nhân tố gián tiếp ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp
đồng xuất khẩu thì các nhân tố trực tiếp mới duy trì và bảo đảm sự tồn tại và
phát triển cảu bất cứ doanh nghiệp nào.
- Nguồn vốn: Với tất cả các Doanh nghiệp thì nguồn vốn luôn là yếu
tố khởi nguồn quan trọng. Nguồn vốn dành cho hoạt động hướng về xuất
khẩu lớn hơn rất nhiều so với sản xuất trong nước do đầu tư xây dựng nhà
xưởng, kho tàng; mua sắm trang thiết bị máy móc tiên tiến; thu mua nguồn
12
nguyên vật liệu chất lượng tốt. Hơn nữa, một lượng vốn không nhỏ dành cho

hoạt động tái mở rộng sản xuất, nghiên cứu và phát triển, giúp tạo ra sản
phẩm xuất khẩu chất lượng cao đáp ứng nhu cầu thị trường quốc tế. Có thể
thấy việc huy động và sử dụng vốn có hiệu quả sẽ đảm bảo cho xuất khẩu
được chuyển biến liên tục, ổn định và mạnh mẽ.
- Trình độ năng lực và kinh nghiệm của cán bộ ngoại thương: Yếu tố
này là mối quan tâm hiện nay của các Doanh nghiệp khi muốn đẩy mạnh
hơn nữa hoạt động xuất khẩu. Vì quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng rất
phức tạp đòi hỏi nhân viên phải có trình độ chuyên môn vững vàng, nhanh
nhẹn để có thể đối phó với các tình huống phát sinh. Do đó, một trong những
thế mạnh của doanh nghiệp trong việc thúc đẩy hoạt động xuất khẩu là biết
quan tâm nhiều hơn đến yếu tố con người.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật: bao gồm nhà xưởng, máy móc thiết bị công
nghệ,…ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng hàng hoá xuất khẩu
của Doanh nghiệp. Với dây chuyền sản xuất tiên tiến phù hợp giúp cho
Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm. Do đó
góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng xuất khẩu.
- Ngoài ra hoạt động xuất khẩu của Doanh nghiệp còn chịu sự tác động
của các nhân tố khác như yếu tố quản lý, tổ chức hành chính của Doanh
nghiệp …
1.3. Các chứng từ thường sử dụng trong thực hiện hợp đồng thương
mại quốc tế.
1.3.1. Hóa đơn thương mại
Là chứng từ căn bản trong các chứng từ hàng, do người xuất khẩu
trình cho người nhập sau khi đã gởi hàng để phục vụ cho công tác thanh toán
13
tiền hàng ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thường gồm các chi tiết như ngày
tháng lập hóa đơn, tên và địa chỉ người bán và người mua, tên hàng hoặc tên
dịch vụ mua bán, đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều
kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở
hàng.

Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều
mục đích khác nhau như đòi tiền hàng, tính phí bảo hiểm, xin cấp ngoại tệ,
tính thuế. vv…
1.3.2. Bảng kê chi tiết
Là chứng từ kê khai chi tiết hàng hóa trong kiện hàng, tạo điều kiện
thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa. Ngoài ra còn có tác dụng bổ sung cho
hóa đơn thương mại khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi và có
phẩm cấp khác nhau.
1.3.3. Phiếu đóng gói
Bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng như hòm,
hộp, container… Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua dễ
dàng tìm thấy, cũng có khi để trong một túi gắn bên ngoài bao bì.
1.3.4. Giấy chứng nhận số lượng và giấy chứng nhận trọng lượng
Giấy chứng nhận số lượng là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hóa
mà người bán giao cho người mua. Có thể do công ty giám định cấp, hoặc do
xí nghiệp sản xuất hàng lập và được Công ty giám định hay hải quan xác
nhận. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hóa mua bán là
những hàng hóa cần biết số lượng hơn trọng lượng như cái, chiếc...
Giấy chứng nhận trọng lượng hay Giấy chứng nhận cân hàng, xác
nhận trọng lượng hàng thực giao, do hải quan hoặc công ty giám định hàng
14
cấp, tùy theo quy định của hợp đồng. Thường được dùng trong mua bán
những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng.
Tùy theo sự thỏa thuận trong hợp đồng, cần chú ý đến địa điểm kiểm
tra và tính chất pháp lý cuối cùng của giấy chứng nhận.
1.3.5. Giấy chứng nhận phẩm chất
Chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao chứng minh phẩm
chất hàng phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng. Nếu hợp đồng không
quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người sản xuất, do cơ
quan kiểm nghiệm ( hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp.

1.3.6. Giấy chứng nhận xuất xứ
Là chứng từ do Phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp cho chủ
hàng theo yêu cầu và lời khai của chủ hàng để chứng nhận nơi sản xuất hoặc
nguồn gốc của hàng hóa.
Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan, tùy theo chính sách của
Nhà nước để vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế, giúp hải quan thực
hiện chính sách khu vực, chính sách phân biệt đối xử trong mua bán khi tiến
hành việc giám sát và quản lý. Mặt khác cũng cần thiết cho việc theo dõi
thực hiện chế độ hạn ngạch. Trong trừng mực nhất định, nó nói lên phẩm
chất của hàng hóa – nhất là những nông thổ sản - bởi vì đặc điểm địa
phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa.
Nội dung của chứng từ này bao gồm: Tên và địa chỉ của người mua,
tên và địa chỉ của người bán, tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, lời khai của
chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng, xác nhận của tổ chức có thẩm
quyền.
15
Tùy theo yêu cầu của việc thực hiện chế độ ưu đãi mậu dịch và quan
thuế, người ta đề ra các mẫu (Form) thích hợp như: Form A, Form B, Form
C, Form O, Form X, Form T, Form D và Form (không tên).
1.3.7. Chứng từ vận tải
Chứng từ do người chuyên chở cấp để xác nhận rằng mình đã nhận
hàng để chở. Các chứng từ vận tải thông dụng hiện nay bao gồm:
- Khi hàng chuyên chở bằng đường biển: Vận đơn đường biển, biên lai
thuyền phó, biên lai của cảng, giấy gửi hàng đường biển…
- Khi hàng chuyên chở bằng đường sắt: Vận đơn đường sắt
- Khi hàng chuyên chở bằng máy bay: Vận đơn đường không
1.3.8. Chứng từ bảo hiểm
Là chứng từ nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm do tổ chức bảo
hiểm cấp và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người
được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường

cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro nhất định đến với người Mua bảo
hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho tổ chức bảo hiểm một số tiền
nhất định gọi là phí bảo hiểm. Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn
bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm.
16
CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
XUẤT KHẨU THÉP TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM.
2.1. Khái quát về Tổng Công ty Thép Việt Nam.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Để thực hiện thành công Công Nghiệp Hoá - Hiện Đại Hoá đất nước,
Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm chú trọng phát triển Công nghiệp Thép
17
bởi Công nghiệp thép đã và đang đóng một vai trò quan trọng đối với sự
phát triển nền kinh tế quốc dân. Điều đó thể hiện rõ trong chiến lược phát
triển kinh tế xã hội đã được Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VIII, IX của
Đảng thông qua. Thực hiện chủ trương đó Chính phủ cũng áp dụng chương
trình thành lập và phát triển một số tập đoàn kinh tế trong một số ngành
quan trọng. Tổng công ty Thép được thành lập theo Quyết định 128/CNNg-
TC ngày 30/05/1990 của Bộ Công nghiệp bằng việc sát nhập hai nhà máy
lớn nhất của Việt Nam: công ty Gang thép Thái Nguyên ở phía Bắc và công
ty thép Miền Nam ở phía Nam.
Ngày 04/07/1994, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định 344/TTg hợp
nhất Tổng công ty Thép và Tổng công ty Kim khí thành Tổng công ty Thép
Việt Nam.
Ngày 29/04/1995, Chính phủ ra Quyết định 255/TTg thành lập Tổng
công ty Thép Việt Nam trên cơ sở tổ chức sắp xếp lại (theo mô hình Tổng
công ty 91) Tổng công ty Thép và các đơn vị liên quan thuộc Bộ công
nghiệp nặng.
 Tên, trụ sở của Tổng công ty:

Tên gọi đầy đủ: Tổng công ty Thép Việt Nam
Tên giao dịch: VIETNAM STEEL CORPORATION
Tên viết tắt: VSC
Trụ sở chính : Số 91 Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 8.561767 Fax: 8.561815
Website : www.vsc.com.vn
18
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
 Chức năng
Mục đích kinh doanh của Tổng công ty là thông qua hoạt động bán
buôn, bán lẻ trong cả nước cũng như hoạt động xuất nhập khẩu và liên
doanh hợp tác đầu tư để khai thác có hiệu quả các nguồn vật tư, nguyên liệu,
hàng hoá phục vụ nhu cầu sản xuất tiêu dùng của các đơn vị thành viên
Tổng công ty Thép và các doanh nghiệp khác có nhu cầu. Với mục đích như
vậy chức năng kinh doanh của Tổng công ty là:
- Kinh doanh kim khí, vật tư phế liệu kim loại và vật tư tổng hợp
- Kinh doanh xuất khẩu lao động, sản phẩm gang, sản phẩm thép
- Kinh doanh nhập khẩu phôi thép, tấm lá kim loại, phế liệu
Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là: Phôi thép, Thép phế, Than mỡ,
Than cốc, Một số nguyên liệu luyện kim khác…
 Nhiệm vụ
Thực hiện đầy đủ các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu
mặt hàng được giao, kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật của Cơ quan văn
phòng được Tổng công ty Thép phê duyệt.
Nghiên cứu tình hình thị trường và giá cả quốc tế, nắm vững yêu cầu,
khả năng của thị trường nước ngoài, trong nước và các thành viên VSC đối
với những mặt hàng thuộc danh mục kinh doanh xuất nhập khẩu.
Trực tiếp giao dịch đàm phán, ký kết, và thực hiện hợp đồng mua bán,
kinh doanh cung ứng nguyên nhiên vật liệu với các tổ chức kinh tế trong và

ngoài nước theo đúng chiến lược kinh doanh của Tổng công ty và đúng các
chế độ của Nhà nước.
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
19
Tổng công ty được xây dựng theo mô hình tổ chức của một doanh
nghiệp Nhà nước và mô hình chiến lược SBU (công ty chi nhánh với công ty
mẹ). Hội đồng quản trị là bộ phận có quyền điều hành cao nhất trong doanh
nghiệp, chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơ
quan. Ban Giám đốc và ban Kiểm soát do Hội đồng quản trị bầu lên. Trong
ban Giám đốc có Tổng giám đốc và các Phó giám đốc thực hiện những
nhiệm vụ do Hội đồng quản trị đề ra. Hỗ trợ cho Ban giám đốc là bộ máy
giúp việc bao gồm 9 phòng ban: Văn phòng, phòng tổ chức lao động, phòng
tài chính-kế toán, phòng đầu tư&phát triển, phòng kế hoạch kinh doanh,
phòng kỹ thuật, trung tâm hợp tác lao động với nước ngoài, phòng hợp tác
quốc tế và công nghệ thông tin, phòng thanh tra pháp chế. Mỗi một bộ phận
là một mắt xích quan trọng, cùng phối hợp với nhau hoàn thành tốt mọi công
việc.
Mô hình cơ cấu tổ chức của Cơ quan văn phòng VSC như sau:
20
Hỡnh 1.1: Mụ hỡnh c cu t chc C quan vn phũng VSC
(Ngun: Phũng T chc Lao ng)
21
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Ban kiểm soát
Phó tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
Tt hợp tác lao động với nước
ngoài

Phòng thanh tra pháp chế
Phòng hợp tác quốc tế &cntt
Phòng kỹ thuật
Phòng kế hoạch kinh doanh
Phòng đầu tư phát triển
Phòng tài chính kế toán
Phòng tổ chức lao động
Văn phòng
 Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước tại
Tổng công ty, có quyền nhân danh Tổng công ty để quyết định mọi vấn đề
liên quan đến việc xác định và thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợi
của Tổng công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của chủ
sở hữu phân cấp cho các cơ quan, tổ chức khác là đại diện chủ sở hữu thực
hiện.
Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Thủ tướng và trước pháp luật
về mọi hoạt động của Tổng công ty. Các thành viên Hội đồng quản trị phải
cùng chịu trách nhiệm trước người quyết định thành lập Tổng công ty và
trước pháp luật về các quyết định của Hội đồng quản trị, kết quả và hiệu quả
hoạt động của Tổng công ty (trừ các trường hợp có ý kiến bảo lưu).
Hội đồng quản trị có 5 đến 7 thành viên, gồm Chủ tịch và các thành
viên khác. Chủ tịch Hội đồng quản trị và thành viên Hội đồng quản trị được
bầu là trưởng ban Kiểm soát phải là thành viên chuyên trách.
Chủ tịch và thành viên Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chính phủ bổ
nhiệm, miễn nhiệm hoặc thay thế, khen thưởng, kỷ luật. Nhiệm kỳ của thành
viên hội đồng quản trị là 5 năm. Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị có
thể được bổ nhiệm lại.
Nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ, chế độ làm việc…của Hội đồng
quản trị và tiêu chuẩn các thành viên Hội đồng quản trị được quy định cụ thể
trong Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty mẹ - Tổng Công ty.

 Ban Kiểm soát
22
Ban Kiểm soát do Hội đồng quản trị thành lập để giúp Hội đồng quản trị
kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều
hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính và
việc chấp hành Điều lệ Tổng công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng
quản trị, quyết định của Chủ tịch Hội đồng quản trị.
Ban Kiểm soát có tối đa 5 thành viên do Hội đồng quản trị cử, gồm: một
thành viên Hội đồng quản trị là Trưởng Ban Kiểm soát; một đại diện tổ chức
công đoàn đủ tiêu chuẩn và điều kiện quy định ; các thành viên khác do Hội
đồng quản trị quyết định. Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc không
được kiêm Trưởng Ban Kiểm soát.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của Ban Kiểm soát, tiêu
chuẩn các thành viên Ban Kiểm soát do Hội đồng quản trị quyết định.
 Tổng giám đốc
Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Tổng công ty, điều
hành hoạt động hàng ngày của Tổng công ty theo mục tiêu, kế hoạch và các
nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, phù hợp với Điều lệ Tổng
công ty; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc
thực hiện các quyền, nhiệm vụ được giao.
Tổng giám đốc là Uỷ viên Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chính phủ
bổ nhiệm theo đề nghị của Hội đồng quản trị.
Tổng giám đốc không phải là Uỷ viên Hội đồng quản trị do Hội đồng
quản trị tuyển chọn, bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng sau khi được Thủ tướng
Chính phủ chấp thuận bằng văn bản;
Nhiệm kỳ của Tổng giám đốc là 05 năm. Hội đồng quản trị quyết định
việc bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp hợp đồng với Tổng giám đốc.
23
Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và mối quan hệ giữa Tổng Giám đốc
với Hội đồng quản trị được quy định cụ thể trong Điều lệ Tổ chức và hoật

động của Công ty mẹ - Tổng Công ty.
 Các Phó Tổng giám đốc và Kế toán trưởng;
Tổng công ty có các Phó Tổng giám đốc và kế toán trưởng. Phó Tổng
giám đốc và kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm
hoặc chấm dứt hợp đồng theo đề nghị của Tổng giám đốc.
Các Phó Tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành Tổng công ty
theo phân công và uỷ quyền của Tổng giám đốc; chịu trách nhiệm trước
Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền. Việc
uỷ quyền có liên quan đến việc ký kết hợp đồng kinh tế hoặc liên quan tới
việc sử dụng con dấu của Tổng công ty đều phải thực hiện bằng văn bản.
Kế toán trưởng có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực
hiện công tác kế toán của Tổng công ty; giúp Tổng giám đốc giám sát tài
chính tại Tổng công ty theo pháp luật về tài chính, kế toán; chịu trách nhiệm
trước Tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ
quyền.
Các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng được bổ nhiệm hoặc ký hợp
đồng với thời hạn tối đa là 5 năm và có thể được bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp
hợp đồng.
 Bộ máy giúp việc :
* Văn phòng
24
Tham mưu giúp ban lãnh đạo công ty theo dõi, phối hợp các mặt hoạt
động của công ty: công tác văn thư, lưu trữ, thi đua khen thưởng, bảo vệ, y
tế, tự vệ phòng cháy-chữa cháy và quan hệ với các cơ quan thông tin đại
chúng, bảo đảm điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên Cơ quan.
* Phòng tổ chức lao động
Tham mưu giúp ban lãnh đạo công ty điều hành lĩnh vực tổ chức cán
bộ, lao động, tiền lương, đổi mới và phát triển doanh nghiệp, đào tạo nguồn
nhân lực, thanh tra, bảo vệ chính trị nội bộ và hoạt động xuất nhập cảnh của
công ty

* Phòng tài chính-kế toán
Tham mưu giúp lãnh đạo công ty quản lý điều hành lĩnh vực tài chính-
kế toán của Cơ quan
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tài chính-kế toán:
- Nghiên cứu xây dựng quy chế tài chính của công ty, tổ chức thực
hiện công tác kế toán, lập báo cáo tài chính, phân tích tài chính, xác định kết
quả kinh doanh và tình hình sử dụng vốn, tài sản của công ty
- Chủ trì kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán, tài chính các đơn vị
thành viên. Quản lý việc hình thành và sử dụng các quỹ tập trung, tơ vấn sử
lý các vấn đề liên quan đến công nợ của Tổng công ty và các đơn vị thành
viên
- Tham gia lập và thẩm định tài chính dự án đầu tư, các hợp đồng
thương mại của công ty. Tổ chức huy động vốn trong và ngoài nước để thực
hiện nhiệm vụ kinh doanh và các dự án đầu tư của Tổng công ty
* Phòng đầu tư phát triển
Tham mưu giúp lãnh đạo Tổng công ty quản lý điều hành lĩnh vực đầu
tư xây dựng cơ bản.
Nhiệm vụ chủ yếu là:
25