Các nguyên tắc quản lý dự án

1
CÁC NGUYÊN TẮC
QUẢN LÝ DỰ ÁN
Phan Thị Thu Hương

1
2
Việc quản lý dự án là một nguyên tắc. Nó bao gồm
các quy tắc, các phương pháp cũng như các kỹ thuật
được xây dựng một cách chuyên biệt nhằm xử lý
những công việc mang tính thách thức đối với quá
trình quản lý dự án từ khái niệm cho đến khi hoàn tất.
2
3
MỤC TIÊU
Kết thúc làm việc với chủ đề này, bạn sẽ có khả năng tốt
hơn trong:
 Đánh giá các ý tưởng trước khi chúng trở thành dự
án
 Sử dụng các công cụ và các kỹ thuật hoạch định
mang tính cấu trúc để xây dựng các kế hoach thực thi
dự án với sự cân bằng giữa chi phí – Thời gian – chất
lượng
 Xây dựng hệ thống kiểm soát để đo lường kết quả
thực hiện dự án thỏa mãn các bên có liên quan
3
4
DỰ ÁN TIẾN TRIỂN NHƯ THẾ NÀO?
Ý tưởng
Giới hạn cơ hội dự án
Tập hợp dự án đã giới hạn

Ưu tiên Dự án
Lựa chọn dự án
Thực hiện dự ánQuản lý Danh mục
4
5
Ý TƯỞNG:
DỰ ÁN BẮT NGUỒN NHƯ THẾ NÀO?
5
6
Thực hiện thay đổi chiến lược
Thực hiện Dự án thành công là chìa khoá đáp
ứng mục tiêu của chiến lược kinh doanh
Mở rộng
Thị trường
Chiến lược Đầu tư
Giới thiệu
Sản phẩm mới
Phát triển
Hạ tầng
Cải tiến
Quy trình
Sáp nhập &
Mua lại
Dự án
6
CSR
7
QUẢN TRỊ DANH MỤC DỰ ÁN
 Các công ty phải phát triển các chiến lược để đánh giá và
tái đánh giá việc sử dụng nguồn lực

 Mỗi cách sử dụng nguồn lực chính là một quá trình đầu
tư cho tương lai
 Một số quá trình đầu tư đã hiện hữu trong các dự án
7
8
Ý TƯỞNG HÌNH THÀNH DỰ ÁN
° Nhu cầu thị trường : Các sản phẩm và dịch vụ mới, thị trường mới
° Nhu cầu kinh doanh mới: sự mở rộng, hoạt động kinh doanh mới, bố trí lại
hoạt động kinh doanh
° Nhu cầu tổ chức
° Lời đề nghị hoặc sự đặt hàng của khách hàng
° Các lợi thế công nghệ
° yêu cầu luật định
° Các tác động đến môi trường sinh thái
° Sự phát triển các nhu cầu xã hội: Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR)
9
MỘT VÀI DỰ ÁN
 Mở rộng thị trường
 Xây dựng hạ tầng, Nhà máy mới
 Dự án Kinh tế
 Nghiên cứu và triển khai (R&D)
 Marketing – GreenMarketing
 Sản xuất – Đổi mới công nghệ, đổi mới dây chuyền
thiết bị sản xuất
 Cải thiện Chất lượng
 Cập nhật CNTT, sản xuất sản phẩm mới
 …
 DANH MỤC DỰ ÁN
9
10

DANH MỤC DỰ ÁN –
CÁC VẤN ĐỀ NỔI BẬT
 Quá nhiều dự án
 Dự án sai
 Dự án không liên quan tới mục tiêu chiến lược
 Danh mục không cân bằng
 Quá nhiều bên cung mà không chú ý đến bên
cầu
 Triển khai quá nhiều, nghiên cứu chưa đủ
 Quá nhiều dự án ngắn hạn và không đủ dự án
dài hạn
10
11
‘‘NHIỀU HƠN KHÔNG CÓ NGHĨA
LÀ TỐT HƠN. ÍT HƠN ĐÔI KHI LÀ
TỐT HƠN”
ƯU TIÊN DANH MỤC DỰ ÁN
11
12
ƯU TIÊN DỰ ÁN
 Doanh nghiệp thực hiện Ưu tiên dự án như
thế nào?
 Tại sao chúng ta ưu tiên Danh mục Dự án?
 Yêu cầu của Ưu tiên Dự án?
12
ƯU TIÊN DỰ ÁN
 Điều hành dự án yêu thích và hứa hẹn qua loa
 Cách tiếp cận và trình bày không nhất quán
 Kéo dài sự chấp thuận dự án vì nhầm lẫn và đùn đẩy trách
nhiệm chính trị

Đôi khi doanh nghiệp thực hiện Ưu tiên như thế
nào?
ƯU TIÊN DỰ ÁN
 Vỉ sự cạnh tranh gay gắt cho nguồn tài nguyên có hạn
 Doanh nghiệp thiếu các mô hình xếp hạng ưu tiên dự án
 Doanh nghiệp làm thế nào đưa ra quyết định thuyết phục về
các đề nghị dự án để ưu tiên dành sự quan tâm quản lý cho các
dự án canh tranh nhau này
Tại sao chúng ta ưu tiên Danh mục Dự án?
ƯU TIÊN DỰ ÁN
 Không mang tính chính trị
 Không bị sai lệch chức năng
 Quy trình được chuẩn hoá
 Không mang tính chủ quan
 Không ý nghĩa Thắng/ Thua
 Không mất thời gian
 Không nhầm lẫn
Yêu cầu của Ưu tiên Dự án:
ƯU TIÊN DỰ ÁN
LỰA CHỌN DỰ ÁN VÀ CÁC TIÊU CHUẨN CHỌN LỰA
– Một trong nhiều quyết định liên quan đến
quản lý dự án
– Khi nào cần đến?
• Có nhiều dự án muốn thực hiện nhưng
nguồn lực sẵn có là có giới hạn
• Có nhiều phương án cạnh tranh nhau
được đưa ra để thực hiện dự án
– Các loại mô hình lựa chọn dự án
• Các mô hình định tính
• Các mô hình định lượng

17
2. Các tiêu chí để quyết định một mô hình lựa chọn
dự án (Souder-1973)
 Tính Thực tế (realism)
 Năng lực (Capability)
 Tính linh hoạt (Flexibility)
 Dễ sử dụng (Ease of use)
 Chi phí thấp (Low cost)
(Jack R.Meredith, Samuel J.Mantel, JR – 2003)
 Dễ vi tính hóa (Easy computerization)
17
ƯU TIÊN DỰ ÁN
Lựa chọn dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa
18
BẢN CHẤT CỦA CÁC MÔ HÌNH
LỰA CHỌN DỰ ÁN
1. Các mô hình không thực hiện việc ra quyết định – đây chính là
hoạt động của con người
 Nhà quản lý chứ không phải mô hình chịu trách nhiệm cho quyết
định đó
 Nhà quản lý có thể “giao phó” các nhiệm vụ ra quyết định cho một
mô hình, nhưng trách nhiệm thì không thể bị chối bỏ
2. Tất cả các mô hình, dù là công phu, cũng chỉ thể hiện một
phần thực tế mà nó muốn phản ánh
 Không có một mô hình nào cho ra một quyết định tối ưu
Do đó xây dựng một mô hình lựa chọn dự án phải đáp ứng
hai đặc tính trên và phải đánh giá được các dự án tiềm
năng với mức độ mà nó đáp ứng các mục tiêu của công ty
18
19

Các yếu tố đánh giá dự án
 Các yếu tố về sản xuất
 Các yếu tố về tiếp thị
 Các yếu tố về tài chính
 Các yếu tố về nhân sự
 Các yếu tố về hành chính và các yếu tố khác
(MBA trong tầm tay- Quản lý dự án- P94,95)
20
Các bước chuẩn bị trong việc sử dụng
một mô hình bao gồm:
1. Xác định danh mục các mục tiêu của công ty
2. Đánh trọng số cho các mục tiêu
3. Xác định tác động có thể có của dự án đối với khả
năng cạnh tranh của tổ chức
21
CÁC LOẠI MÔ HÌNH LỰA CHỌN DỰ ÁN
1. Các mô hình định tính
 Con bò thiêng (The Saccred Cow)
 Dự án được đề nghị bởi người có quyền lực cao nhất trong tổ chức
 Sự cần thiết cho hoạt động (The Operating Necessity)
 Nếu một trận lụt đang đe dọa nhà máy, một dự án xây dựng đê bao
bảo vệ không yêu cầu nhiều đánh giá chính thức
 Đối diện với cạnh tranh (The Competitive Necessity)
 Dự án được thực hiện nhằm duy trì vị thế cạnh tranh của công ty trên
thị trường
 Mở rộng dây chuyền sản xuất
 Một dự án phát triển và phân phối các sản phẩm mới sẽ được đánh
giá theo mức độ mà nó đáp ứng dây chuyền sản xuất hiện hữu của
công ty


tác động đến kết quả thực hiện tổng thể của hệ thống
- …
21
22
CÁC LOẠI MÔ HÌNH LỰA CHỌN DỰ ÁN
2. Các mô hình định lượng
2.1. Lợi nhuận: NPV, IRR, PP, B/C
 Dưa trên việc phân tích ngân lưu của dự án
 Giá trị tiền tệ theo thời gian: Suất chiết khấu
 Câu hỏi cơ bản :
 Dự án có đáng giá hay không ?
 Làm thế nào để lựa chọn dự án tốt nhất từ danh mục dự án?
2.2. Mô hình tính điểm
 Mô hình không dùng trọng số theo các yếu tố 0-1
 Mô hình tính điểm không đánh trọng số
 Mô hình tính điểm có trọng số
22
MẪU ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN -MÔ HÌNH CHO ĐIỂM 0 -1
Dự
án
Người
đánh giá
Ngày
STT
Các
tiêu chí Đủ tiêu
chuẩn
Không đủ
tiêu chuẩn
Không

yêu cầu tăng năng lượng sử dụng X
Không
yêu cầu XD nhà máy mới X
Không
yêu cầu các chuyên viên kỹ thuật mới X
Không
suy giảm chất lượng sản phẩm cuối cùng X
Có
thể quản lý dự án với nhân sự hiện tại X
Không
yêu cầu tái cơ cấu tổ chức X
Tỷ
suất lợi nhuận sau thuế lớn hơn 15% X
Ước
tính lợi nhuận hàng năm lớn hơn $250.000 X
Phù
hợp với việc kinh doanh hiện tại X
Tác
động lên hình ảnh công ty
Đối với khách hàng X
Đối với công ty X
TỔNG
CỘNG
7 4
24
MẪU ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
-MÔ HÌNH CHO ĐIỂM CÓ ĐÁNH TRỌNG SỐ
25
QUY TRÌNH VỀ DANH MỤC DỰ ÁN
1. Thành lập hội đồng dự án

2. Nhận dạng các tiêu chí và loại hình dự án
3. Thu thập dữ liệu
4. Đánh giá về các nguồn lực sẵn có
5. Giảm tải các dự án và các tiêu chí
6. Sắp xếp thứ tự ưu tiên đối với các dự án trong các loại hình
7. Chọn dự án sẽ được cấp vốn và dự án dự phòng
8. Triển khai dự án
25