Bài giảng giám sát dự án (monitoring)

1

Giám sát và hệ thống giám
sát

Xây dựng chỉ số đo lường
việc thực hiện

Khung theo dõi kết quả
2
ĐỊNH NGHIÃ GIÁM SÁT
ĐỊNH NGHIÃ GIÁM SÁT
(
Define Monitoring)
Define Monitoring)
Là tiến trình thu thập, phân tích và sử dụng
thông tin một cách liên tục và có hệ thống nhằm
mục đích kiểm soát và ra quyết đònh quản lý.
3
HỆ THỐNG
HỆ THỐNG
GIÁM SÁT
GIÁM SÁT

Là một loạt những quy
trình/thủ tục mà qua đó
thông tin được yêu cầu
truyền đi trong phạm vi
các tổ chức tới các cấp
quản lý khác nhau để hổ
trợ cho việc ra quyết

đònh

Một hệ thống giám sát
có thể được thiết lập để
nối kết một vài tổ chức
với nhau.
4
CÁC BỘ PHẬN CƠ BẢN CUẢ
CÁC BỘ PHẬN CƠ BẢN CUẢ
HỆ THỐNG GIÁM SÁT
HỆ THỐNG GIÁM SÁT

Bộ phận cung cấp dữ liệu
Bộ phận này có chức năng thu thập thông tin,điền và
nộp các thông tin thông qua các biểu mẫu giám sát

Bộ phận xử lý dữ liệu
Chức năng cuả bộ phận này là thiết kế, phân phối và
tập hợp các biểu mẫu dùng cho giám sát đánh giá, sau
đó tiến hành xử lý dữ liệu thu thập được thành những
thông tin thích hợp và báo cáo

Bộ phận sử dụng dữ liệu
Bộ phận này sẽ sử dụng dữ liệu và thông tin báo cáo để
đánh giá, ra quyết đònh hoặc để quản lý
5
Lý do giám sát
Cung cấp thông tin quản lý chính xác và đúng lúc để
ra quyết đònh và kiểm soát


Số lượng và chất lượng cuả đầu ra

Nguồn nhân lực

Thời gian

Vật lực

Tài chính
6
GIÁM SÁT TIẾN TRÌNH DỰ ÁN:
GIÁM SÁT TIẾN TRÌNH DỰ ÁN:
NỘI DUNG
NỘI DUNG

Tiến trình dự án

Tiến trình thực tế và kế hoạch ?

Sự chậm trễ, nguyên nhân và những hành động điều chỉnh

Dự báo thời gian hoàn thành dự án

Kiểm soát chi phí

Thực chi thực tế và kế hoạch

Vượt (dưới mức) chi phí kế hoạch, nguyên nhân và các hành động
điều chỉnh


Dự báo chi phí hoàn thành thực tế

Kiểm soát chất lượng và kết quả thực hiện

Chất lượng thực tế và kế hoạch, các đặc điểm và các tiêu chuẩn của
công việc và kết quả

Các vấn đề về chất lượng, các nguyên nhân, những hành động đề
nghò

Tiên liệu các vấn đề khác? Đề nghò các hành động điều chỉnh? Các thước
đo để cải tiến hơn nữa kết quả thực hiện dự án
7
NÊN GIÁM SÁT CÁI GÌ ?
NÊN GIÁM SÁT CÁI GÌ ?

Các nguồn lực :
–
Sự huy động
–
Việc sử dụng
–
Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi

Các hoạt động
–
Khối lượng các hoạt động dự án (với sự mô ta)û
–
Tiến trình các hoạt động (với các thời hạn của những
điểm mốc chủ yếu)

–
Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi
8
NÊN GIÁM SÁT CÁI GÌ ?
NÊN GIÁM SÁT CÁI GÌ ?

Kết quả
–
Khối lượng và thời hạn của những kết quả cụ thể và
kết quả cuối cùng (với sự mô tả)
–
Mục tiêu đã đạt được
–
Chất lượng và những đặc điểm
–
Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi

Những cái khác :
–
Kết quả thực hiện và những nổ lực của đội dự án
–
Các chỉ số thành quả của các mục tiêu dự án
–
Sự nhận thức và sự ủng hộ của các thành viên có liên
quan
–
Những tác động tiềm ẩn và khả năng chống đỡ
–
Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi
9

TẦM QUAN TRỌNG CUẢ GIÁM
TẦM QUAN TRỌNG CUẢ GIÁM
SÁT
SÁT

Bằng chứng thực hiện

Sự hiểu biết có tổ chức

Minh bạch

Chức năng phản hồi

Cố vấn chính sách

Điều phối
10
Chỉ báo như là một
Chỉ báo như là một
công cụ quản lý
công cụ quản lý

Chỉ báo là “một biến số được dùng để đánh giá
mức thay đổi cuả một hiện tượng hay một quy
trình”

Chỉ báo là yếu tố chứa đựng tất cả những thông
tin cần cung cấp cho công tác quản lý dưới dạng
con số
11

CHỈ BÁO CÓ THỂ
CHỈ BÁO CÓ THỂ
KIỂM CHỨNG KHÁCH QUAN
KIỂM CHỨNG KHÁCH QUAN
(Objectively Verifiable Indicator – OVI)
(Objectively Verifiable Indicator – OVI)

OVI nên miêu tả một tình huống rõ ràng cuả mục tiêu
muốn đạt được ở cuối một giai đoạn nhất đònh.

OVI được đònh nghiã tốt bao gồm các điểm sau:
–
Variable : thành tố được đo lường (Cái gì?)
–
Quantity : Tình trạng thực tế và tình trạng muốn đạt
được (bao nhiêu?)
–
Target group : Những người bò tác động (Ai?)
–
Place : Nơi thu thập thông tin (Ở đâu?)
–
Period : Thời hạn có liên quan (Khi nào?)

OVI còn gọi là chỉ báo hoạch đònh
12
Chỉ báo “thông minh”
Chỉ báo “thông minh”
(
(
SMART Indicators

SMART Indicators
)
)
–
Specific : Cụ thể, rõ ràng
–
Measurable : Có thể đo lường được
–
Achievable : Có thể đạt được/Thực tế
–
Relevant : Có liên quan/phù hợp
–
Time- bound : Có thời hạn
13
CHỈ
CHỈ
BÁO
BÁO
TRONG
TRONG
HOẠT
HOẠT
ĐỘNG
ĐỘNG
GIÁM
GIÁM
SÁT
SÁT
Chỉ báo về kết quả hoạt động
Chỉ báo về phản ứng

Chỉ báo trực tiếp và gián tiếp
14
LỰA CHỌN CHỈ BÁO
LỰA CHỌN CHỈ BÁO
Chỉ số đo lường phải :
1. Có giá trò (Valid)
2. Nhạy cảm (Sensitive)
3. Có thể đo lường được (Measurable)
4. Đơn giản (Simple)
Để lựa chọn một chỉ số giám sát thích hợp,bạn nên
thiết kế một bảng câu hỏi dành cho nhà quản lý mà
nó nhấn mạnh một cách chính xác điều bạn muốn
biết
15
CÁC PHƯƠNG PHÁP
CÁC PHƯƠNG PHÁP
THU THẬP DỮ LIỆU
THU THẬP DỮ LIỆU

Tham quan thực đòa

Thực hiện điều tra sử dụng những biểu mẫu giám sát thiết
kế phù hợp

Các báo cáo tiến trình đònh kỳ (cả kết quả thực hiện kế
hoạch và thực tế - báo cáo ngoại lệ)

Các cuộc họp : sử dụng biên bản cuả các cuộc họp đánh
giá tiến trình thường kỳ


Các cuộc thảo luận không chính thức bằng các phương tiện
truyền thông như điện thoại, thư tín, fax, email,
16
TẦN SUẤT
TẦN SUẤT
THU THẬP DỮ LIỆU
THU THẬP DỮ LIỆU

Phải nhằm nắm bắt được những gì đang thật sự
diễn ra.

Tùy thuộc vào cấp quản lý

Tùy thuộc vào tính chất công việc
17
Khung đo lường kết quả
Khung đo lường kết quả
(Kế hoạch thu thập thông tin liên quan đến chỉ tiêu trong khung logic)
(Kế hoạch thu thập thông tin liên quan đến chỉ tiêu trong khung logic)
Kết quả Chỉ số
đo
lường
Nguồn
dữ liệu
Phương
pháp thu
thập dữ
liệu +do ai
tiến hành
Cường

độ thu
thập
Cường độ
và cách
thức báo
cáo
Ai sẽ
nhận báo
cáo
Mục tiêu
tổng thể
Mục đích
Kết quả
(Đầu ra)
Hoạt động
Nguồn lực
(Đầu vào)
18
MỘT VÀI VẤN ĐỀ
MỘT VÀI VẤN ĐỀ
QUAN TRỌNG
QUAN TRỌNG

Đội ngũ thiếu sự cam kết đối với việc giám sát

Giám sát được xem là nghiã vụ cuả bộ phận bên
ngoài

Thông tin nghèo nàn và không có liên quan
19

ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN


(Project Evaluation)
(Project Evaluation)



Tiến trình xác đònh một cách có hệ thống và có
đònh hướng khả năng phù hợp, hiệu quả, hiệu
suất và khả năng tác động của các hoạt động dự
án trong sự hiểu biết các mục tiêu và mục đích
của dự án. Đánh giá dự án là một chức năng
quan trọng đối với các dự án phát triển mà nó
có kết quả hoặc mục tiêu không hữu hình
20
ĐÁNH GIÁ SO VỚI GIÁM SÁT
ĐÁNH GIÁ SO VỚI GIÁM SÁT

Một sự kiện có tính
chất ngắn hạn

Người đánh giá ở bên
ngoài dự án

Nhìn lại quá khứ để
biết chúng ta đạt
được những gì


Một quá trình

Người giám sát ở bên
trong nội bộ

Nhìn về tương lai để
xem chúng ta đi đúng
hướng không ?
Đối tượng cuả hai quá trình
đánh giá và giám sát là như nhau
21
CÁC CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ
CÁC CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ

Sự phù hợp/ sự liên quan (Relevance)
Kết quả cuả dự án có liên quan đến mục tiêu cuả tổ chức không, có
mang lại hiệu quả/ lợi nhuận không?

Hiệu quả (Effectiveness)
Mục tiêu dự án có đạt không?

Hiệu suất (Efficiency)
Sử dụng nguồn lực để thực hiện dự án có hiệu quả không (tối thiểu
hoá chi phí; tối đa hoá kết quả)

Sự tác động (Impact)
Hiệu quả lâu dài mà dự án mang lại

Tính bền vững (Sustainability)
Khả năng ảnh hưởng tích cực kéo dài sau khi dự án kết thúc

22
CÁC LOẠI ĐÁNH GIÁ
CÁC LOẠI ĐÁNH GIÁ
(Types of Evaluation)
(Types of Evaluation)

Kết thúc dự án, đánh giá cuối cùng hoặc đánh giá
tác động
Kết quả cuả việc đánh giá được sử dụng để đưa ra những đề nghò có
tính chất hệ thống cho giai đoạn kế tiếp cuả dự án hoặc cho dự án mới

Đánh giá chính sách hoặc chương trình
Dự án có phù hợp với chiến lược và chính sách kinh doanh cuả công
ty hay không; đánh giá ảnh hưởng cuả dự án đến việc thực hiện chiến
lược cuả tổ chức

Đánh giá khả năng xử lý sự cố trong quá trình
thực hiện dự án
Các vướng mắc mà chúng ta gặp phải trong quá trình thực hiện dự án
chúng ta đã giải quyết như thế nào?
23
NHỮNG THÀNH VIÊN LIÊN QUAN
NHỮNG THÀNH VIÊN LIÊN QUAN
ĐẾN DỰ ÁN :
ĐẾN DỰ ÁN :
Chúng ta kiểm soát cho ai
Chúng ta kiểm soát cho ai
GHI NHỚ : Những can dự viên khác nhau cần những thông tin khác nhau
cho những mục đích khác nhau trong những khuôn khổ khác nhau


Người giám sát chúng ta là ai ?
–
Đội quản lý dự án
–
Chủ sở hữu dự án (quản lý cấp cao)
–
Các nhà đầu tư, Ngân hàng, Nhà tài trợ
–
Các cơ quan chính phủ
–
Những nhóm người sử dụng, Phương tiện truyền thông công cộng và
những nhóm quan tâm khác
–
Các cố vấn, các Nhà thầu và các Nhà cung cấp

Họ cần biết các gì? Cho mục đích gì? và có thường xuyên không?

Những khuôn khổ nào mà chúng ta cần để cung cấp thông tin đã giám sát
24
NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT
NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT

Kiểm soát công việc chứ không phải người thực hiện

Kiểm soát phải dựa trên công việc đã hoàn thành

Đối với công việc phức tạp, kiểm soát dựa trên động cơ làm việc và
sự tự giác

Những phương pháp thu thập dữ liệu nên đưa vào quá trình làm

việc

Dữ liệu kiểm soát phải được chuyển đến cho người thực hiện công
việc

Một hệ thống kiểm soát được thiết kế cho những công việc bình
thường

Những việc khác thường cần được xử lý một cách đặc biệt

Sự kiểm soát một quá trình kiểm soát phức tạp đạt được thông qua
nhiều cấp
25
CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT
CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT

Bảng kế hoạch dự án

Xác đònh những tiêu chuẩn cần thiết để kiểm
soát

Các bản báo cáo

Đo lường tình trạng của dự án và phân tích,
nhận dạng những xu hướng điều chỉnh

Sơ đồ tiến độ thực hiện dự án

Theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án


Biểu đồ nhân quả

Cho thấy mối quan hệ giữa kết quả (sự biến
động) và nguyên nhân tiềm tàng