Một số giải pháp hoàn thiện ông tác quản lý vật tư tại công ty cổ phần nhiệt điện phả lại

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
---------------------------------------

PHẠM KHẮC PHONG

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN NHIỆT ĐIỆN PHẢ LẠI

LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ KINH TẾ

Hà Nội – 2018

Tai ngay!!! Ban co the xoa dong chu nay!!! 17057205018201000000


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
--------------------------------------PHẠM KHẮC PHONG

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN NHIỆT ĐIỆN PHẢ LẠI
Chuyên ngành: Quản lý kinh tế
Mã ngành: 8310110

LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. BÙI XUÂN HỒI

Hà Nội – 2018

Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của cá nhân tôi. Các số liệu
nêu trong luận văn là trung thực. Những kết luận khoa học của luận văn chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ cơng trình nào.
TÁC GIẢ

Phạm Khắc Phong

Phạm Khắc Phong

1

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tơi xin được bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Bùi Xuân
Hồi - người đã trực tiếp hướng dẫn và hết lòng giúp đỡ tơi hồn thành luận văn này.
Xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy giáo, cô giáo của Viện đào tạo
sau đại học Bách Khoa Hà Nội; Ban lãnh đạo cùng tồn thể cán bộ cơng nhân viên

chức tại Công ty Cổ phần nhiệt điện Phả Lại đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tơi
trong q trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn.
Tuy nhiên, đây là một đề tài khá phức tạp, thời gian nghiên cứu có hạn, trong
khi trình độ bản thân cịn nhiều hạn chế nên bài viết khơng thể tránh khỏi những
thiếu sót. Vì vậy, tơi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ thầy cơ và các
bạn.
TÁC GIẢ

Phạm Khắc Phong

Phạm Khắc Phong

2

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1
CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƢ TRONG
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT ..................................................................................... 4
1.1. Khái niệm và phân loại vật tư trong doanh nghiệp sản xuất ................................ 4
1.1.1. Khái niệm ............................................................................................................ 4
1.1.2. Phân loại vật tư ................................................................................................... 4
1.2. Khái quát chung về quản lý vật tư trong doanh nghiệp ........................................ 5
1.2.1. Khái niệm về quản lý vật tư .............................................................................. 5

1.2.2. Vai trị của cơng tác quản lý vật tư .................................................................... 6
1.3. Các nội dung của công tác quản lý vật tư ............................................................. 6
1.3.1. Lập kế hoạch vật tư ............................................................................................ 7
1.3.2. Tổ chức thực hiện ............................................................................................. 10
1.3.3. Kiểm tra đánh giá, thanh quyết toán vật tư ...................................................... 21
1.4. Các chỉ tiêu đánh giá công tác quản lý vật tư trong Doanh nghiệp .................... 22
1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý vật tư trong Doanh nghiệp ............ 25
1.5.1. Các nhân thuộc về doanh nghiệp ..................................................................... 25
1.5.2. Các nhân tố khách quan ................................................................................... 26
1.6. Các đặc điểm của công tác quản lý vật tư tại các Nhà máy Nhiệt điện trực thuộc
Tập đoàn điện lực Việt Nam. ..................................................................................... 28
1.7. Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu trong luận văn ................................ 29
1.7.1. Phương pháp thu thập số liệu ........................................................................... 29
1.7.2. Các phương pháp phân tích số liệu .................................................................. 29
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 VÀ NHIỆM VỤ CHƢƠNG 2 ............................................. 31
CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
VẬT TƢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHIỆT ĐIỆN PHẢ LẠI ..................................... 32
2.1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần nhiệt điện Phả Lại .................................. 32
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Cơng ty ...................................................... 32
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Công ty ...................................... 33
2.1.3. Đặc điểm Nhà máy Nhiệt điện Phả Lại ............................................................ 40
2.2. Đặc điểm và phân loại vật tư, nguyên vật liệu .................................................... 41
2.2.1. Đặc điểm vật tư ............................................................................................... 41
2.2.2. Phân loại vật tư ................................................................................................ 41
2.3. Phân tích thực trạng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Nhà máy nhiệt điện
Phả Lại........................................................................................................................ 41
2.3.1. Phân tích công tác lập kế hoạch vật tư ............................................................. 41
2.3.2. Phân tích cơng tác triển khai thực hiện ............................................................ 47
2.3.3. Phân tích việc kiểm tra, đánh giá cơng tác quản lý vật tư................................ 57
Phạm Khắc Phong

3

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

2.4. Tổng hợp các kết quả phân tích .......................................................................... 58
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 VÀ NHIỆM VỤ CHƢƠNG 3: ............................................ 60
3.1. Định hướng phát triển ngành điện đến năm 2030. .............................................. 62
3.1.1. Định hướng phát triển ngành điện đến năm 2020 và tầm nhìn chiến lược phát
triển ngành điện đến năm 2030. ................................................................................. 62
3.1.2. Định hướng phát triển điện lực quốc gia đến năm 2030 .................................. 63
3.2. Định hướng về công tác quản lý vật tư tại Công ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại 64
3.3. Các giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý vật tư tại Công ty cổ phần nhiệt điện
Phả Lại........................................................................................................................ 64
3.3.1. Cải thiện công tác dự trữ lưu kho ..................................................................... 64
3.3.2. Cải thiện đánh giá lại nhà cung cấp ................................................................. 66
3.3.3. Xây dựng công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động quản lý vật tư ..................... 67
3.4. Các đề xuất và kiến nghị ..................................................................................... 70
3.4.1. Kiến nghị chung với Nhà nước và các cấp quản lý ......................................... 70
3.4.2. Kiến nghị đối với Công ty Cổ phần nhiệt điện Phả Lại ................................... 71
TÓM TẮT CHƢƠNG 3 .............................................................................................. 71
KẾT LUẬN ................................................................................................................. 72
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................... 74
PHỤ LỤC ................................................................................................................... 75

Phạm Khắc Phong

4

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

DANH MỤC HÌNH, BẢNG

Hình 1.1: Hệ thống mua sắm vật tư theo điểm đặt hàng ........................................... 14
Hình 1.2 : Hệ thống mua sắm vật tư theo chu kỳ cố định mức dự trữ ...................... 15
Hình 1.3 : Đồ thị của mơ hình Wilson ...................................................................... 18
Hình 2.1. Mơ hình cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần nhiệt điện Phả Lại .................. 33
Hình 2.2. Sơ đồ sản xuất, truyền tải và phân phối, bán lẻ điện ................................. 37
Hình 2.3: Biểu đồ huy động cơng suất mùa khơ 2017 .............................................. 37
Hình 2.4: Biểu đồ huy động cơng suất mùa mưa 2017 ............................................. 38
Hình 2.5. Biểu đồ phụ tải toàn hệ thống tuần điển hình mùa mưa ........................... 38
Hình 2.6: Kết quả kinh doanh của PPC từ 2013 đến 2017 ....................................... 39

Bảng 2.1: Định mức tiêu hao một số loại nhiên liệu ................................................. 42
Bảng 2.2: Kế hoạch và thực tế mua sắm vật tư: ........................................................ 45
Bảng 2.3: Kế hoạch dự trù vật tư thiết bị cho sửa chữa thường xuyên năm 2017 .... 46
Bảng 2.4: Báo cáo sử dụng than – dầu đốt lò năm 2017 ........................................... 52
Bảng 3.1. Dự báo nhu cầu điện toàn quốc đến năm 2035 ......................................... 63
Bảng 3.2: Định hướng phát triển điện lực quốc gia đến năm 2030 .......................... 63
Bảng 3.3: Phân loại vật tư theo nguyên tắc ABC ..................................................... 65

Bảng 3.4: Phiếu đánh giá lại nhà cung cấp ............................................................... 66
Bảng 3.5: Dự kiến kết quả đánh giá công tác quản lý vật tư .................................... 70

Phạm Khắc Phong

5

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
KHVT
HSDT
HSYC

Phạm Khắc Phong

Nội dung viết tắt
Kế hoạch vật tư
Hồ sơ dự thầu
Hồ sơ yêu cầu

6

Luận Văn Thạc Sĩ

Luận văn tốt nghiệp

1.

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Tính cấp thiết của đề tài
Trước diễn biến phức tạp của giá than đá trong nước và trên thế giới, cùng với
sự cạnh tranh ngày càng rõ ràng, minh bạch của các Nhà máy điện trong thị trường
phát điện cạnh tranh, việc tối ưu hóa và quản lý tốt các thiết bị vật tư càng phải
được chú trọng nhằm giảm chi phí, hạ giá thành và nâng cao năng lực cạnh tranh
của Công ty nhà máy nhiệt điện. Một trong những nhiệm vụ đó, cơng tác quản lý
vật tư hiệu quả không chỉ đáp ứng kịp thời vật tư cho q trình sản xuất mà cịn
giảm lãng phí, tránh thất thoát trong các khâu từ mua sắm tới dự trữ và đưa vào sử
dụng hợp lý hướng vào mục tiêu chung giảm chi phí hạ giá thành cung cấp điện.
Chính vì nhận thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết phải có cơng tác quản
lý vật tư trong các doanh nghiệp, kết hợp với các kiến thức đã được học và việc trau
dồi kiến thức một cách hệ thống cho bản thân, cùng với sự hướng dẫn tận tình, chu
đáo của PGS.TS.Bùi Xn Hồi, tơi đã chọn và nghiên cứu đề tài: “Một số giải
pháp hồn thiện cơng tác quản lý vật tƣ tại Công ty cổ phần nhiệt điện Phả
Lại”.
2.
Mục đích nghiên cứu của đề tài
* Mục tiêu chính: Xây dựng các giải pháp nhằm hồn thiện công tác quản lý vật tư
tại Công ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại.
* Các mục tiêu phù trợ:

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về quản lý vật tư trong doanh
nghiệp sản xuất.
- Làm rõ hiện trạng công tác quản lý vật tư tại Công ty cổ phần nhiệt điện Phả
Lại để nhận dạng những tồn tại và nguyên nhân của các tồn tại trong quản lý vật tư.
3. Tình hình nghiên cứu liên quan tới đề tài:
Luận văn đã tổng quan một số công trình nghiên cứu và thấy được rằng vấn đề
quản lý vật tư trong doanh nghiệp nói chung hay từng doanh nghiệp nói riêng là hết
sức quan trọng.
Trong một số đề tài như sau:
Bài viết của tác giả Tạ Thị Quyên (2002) với chủ đề “Vật tư và quản lý vật tư
trong doanh nghiệp” trên trang Thư viện học liệu mở Việt Nam,
ngày
22/01/2018, đã đưa ra lý thuyết về công tác quản lý vật tư cũng như vai trò của cơng
tác quản lý vật tư trong Doanh nghiệp, từ đó tác giả đã xây dựng lý thuyết về xác
định tổng nhu cầu vật tư, nhu cầu dự trữ vật tư và nhu cầu vật tư cần mua sắm trong
năm kế hoạch. Theo cách tiếp cận khác, đề tài luận văn thạc sĩ: “Một số giải pháp
Phạm Khắc Phong

1

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

về công tác quản lý vật tư tại tổng Công ty giấy Việt Nam” của tác giả Nguyễn Văn
Dũng (2013) đến từ Trường ĐHBK Hà Nội. Tác giả đã xây dựng và hệ thống hóa lý
thuyết về vật tư cũng như tổng quan chung về công tác quản lý vật tư. Bên cạnh đó,

luận văn đã chỉ ra nhưng điểm chưa hợp lý và đề xuất các giải pháp để hoàn thiện
công tác vật tư tại tổng Công ty giấy Việt Nam. Tuy nhiên, vì đặc điểm về vật tư
của Cơng ty sản xuất giấy và nhiệt điện khác nhau nên cách quản lý và sử dụng vật
tư cũng khác nhau. Đề tài luận văn thạc sĩ: “Phân tích cơng tác quản lý vật tư và đề
xuất một số giải pháp hoàn thiện cho nhà máy Nhiệt điện Nghi Sơn 1” của tác giả
Bùi Tùng Nguyên (2014) đến từ Trường ĐHBK Hà nội. Trong bài luận văn của
mình, tác giả đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về quản lý vật tư trong
doanh nghiệp sản xuất, phân tích thực trạng cơng tác quản lý vật tư về các mặt chủ
yếu như: Công tác xây dựng định mức tiêu hao; Công tác lập, duyệt kế hoạch mua
sắm vật tư ; Công tác tổ chức mua sắm vật tư; Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư;
Công tác quản lý dự trữ vật tư; Công tác tổ chức nhập kho và quản lý vật tư tại kho;
Công tác tổ chức cấp phát vật tư; Cơng tác quyết tốn vật tư và các nhân tố ảnh
hưởng đến công tác quản lý vật tư của Công ty nhiệt điện Nghi Sơn 1. Từ đó, thấy
được những ưu, nhược điểm của cơng tác quản lý vật tư. Bên cạnh đó, đề xuất giải
pháp mang tính hệ thống và có tính khả thi nhằm hồn thiện cơng tác quản lý vật tư
của Cơng ty. Tuy rằng bài luận văn của tác giả làm về hồn thiện cơng tác quản lý
vật tư cũng của Cơng ty nhiệt điện, có nhiều nét khá tương đồng về đặc điểm vật tư
với nhiệt điện Phả Lại nhưng không gian nghiên cứu là Công ty nhiệt điện Nghi
Sơn 1, các thơng số kỹ thuật và quy trình quản lý vật tư khác nhau.
Nhìn chung, một điểm tương đồng của các tác giả trong quá trình nghiên cứu
là đều dựa vào cách thức quản lý vật tư hiện tại cho các doanh nghiệp, các chỉ tiêu
khi đánh giá còn rời rạc, nhiều lúc dựa trên quan điểm cá nhân để đánh giá. Luận
văn về quản lý vật tư trong các Công ty điện chưa nhiều, đặc biệt là Công ty cổ
phần nhiệt điện, cùng với sự định hướng của giáo viên hướng dẫn tôi đã thực hiện
luận văn thạc sĩ của mình với đề tài: “Một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý
vật tƣ tại Cơng ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại”.
Như vậy, chưa có cơng trình nào nghiên cứu về: “Một số giải pháp hồn thiện
công tác quản lý vật tư tại Công ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại” nên đề tài không bị
trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trước đó.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác quản lý vật tư tại Nhà máy nhiệt điện Phả Lại.
* Phạm vi nghiên cứu:

Phạm Khắc Phong

2

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

+ Về không gian: Công tác quản lý vật tư tại Công ty cổ phần nhiệt điện Phả
Lại.
+ Về thời gian: Giai đoạn nghiên cứu từ 2015 – 2017.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng kết hợp các phương pháp:
- Phương pháp so sánh: Nhằm đánh giá hiện trạng trên cơ sở so sánh trực tiếp
giữa thực tế triển khai và kế hoạch vật tư được phê duyệt.
- Phương pháp phân tích chi tiết: Phương pháp phân tích chuyên sâu nhằm xác
định các tồn tại, nguyên nhân tồn tại ở từng nội dung của quản lý vật tư.
Ngoài ra một số phương pháp khác cũng được sử dụng như tổng hợp, thống kê
v.v…
6. Bố cục của luận văn
Luận văn thạc sỹ với đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý
vật tƣ tại Công ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại” ngoài phần mục lục, lời mở đầu,
kết luận, danh mục các bảng biểu, phụ lục, danh mục các tài liệu tham khảo, nội
dung chính của luận văn gồm 3 chương sau:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về quản lý vật tư trong doanh
nghiệp sản xuất.
Chương 2: Phân tích hiện trạng cơng tác quản lý và sử dụng vật tư tại Công
ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại.
Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tư tại Công ty cổ
phần nhiệt điện Phả Lại.

Phạm Khắc Phong

3

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN
LÝ VẬT TƢ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1. Khái niệm và phân loại vật tƣ trong doanh nghiệp sản xuất
1.1.1. Khái niệm
Vật tư là những đối tượng được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, hay nói cách khác vật tư là cái mà người lao động dùng sức lao động
và cơng cụ lao động của mình tác động vào và biến chúng thành những sản phẩm
hữu ích cho xã hội. 1
Nói cách khác, vật tư cịn được định nghĩa là những sản phẩm dùng để sản
xuất ra một loại sản phẩm, hàng hóa khác.
Trong doanh nghiệp, vật tư được thể hiện dưới dạng vật hóa như sắt thép, cao
su, than, dầu...

1.1.2. Phân loại vật tƣ
Vật tư bao gồm nhiều loại khác nhau, nhưng thông thường người ta phân loại
vật tư như sau:
a, Nguyên vật liệu: là những đối tượng lao động tham gia vào quá trình sản
xuất của doanh nghiệp, bị biến đổi hoặc bị tiêu hao trong q trình đó để tạo ra sản
phẩm. Căn cứ vào yêu cầu sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia
vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm.
Khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể.
- Nguyên vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào q trình sản
xuất, khơng cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu
chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngồi, tăng thêm chất lượng của
sản phẩm, hàng hoá hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm thực hiện
bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho quá trình
lao động.
- Nhiên liệu:Bao gồm các loại nguyên vật liệu cho nhiệt lượng ở thể lỏng, khí,
rắn như xăng dầu, than, hơi đốt phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm.
- Phụ tùng thay thế: Là những sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc
thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất...
- Phế liệu: Là các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như
phế liệu thu hồi khi thanh lý tài sản cố định.
1

TS Nguyễn Thanh Liêm - Chủ biên (2006): Quản trị sản xuất - NXB Tài
chính.

Phạm Khắc Phong

4

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

- Vật liệu khác: là các loại vật liệu phát sinh trong q trình sản xuất sản phẩm
ngồi các loại kể trên.
b, Công cụ, dụng cụ: là những tư liệu lao động hoặc có giá trị nhỏ hoặc có thời
gian sử dụng ngắn được mua vào để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như:
dụng cụ lao động, đồ dùng làm việc, hay đồ dùng bảo hộ lao động cho người lao
động …
c, Hàng hóa: Khác với nguyên vật liệu, hàng hóa là những đối tượng mua vào
với mục đích để bán ra và khơng qua chế biến cơng nghiệp. Hàng hóa bao gồm
nhiều loại và được phân theo:
- Giá trị hàng hóa.
- Căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa lưu kho có thể phân loại theo khác tiêu
chí khác nhau như hình dáng, kích thước, tính dễ vỡ hay khơng … để phân chúng
thành các nhóm khác nhau.
d, Theo tính chất sử dụng vật tư chia thành hai nhóm :
- Vật tư thơng dụng : gồm những vật tư dùng trong nhiều ngành.
- Vật tư chuyên dùng : là những vật tư dùng trong một ngành nào đó, như vật
tư dùng cho ngành y tế, nơng nghiệp, đường sắt...
e, Theo nguồn gốc xuất xứ, vật tư còn được chia thành:
- Vật tư trong nước: là những loại vật tư được chế biến và sản xuất trong nước.
- Vật tư nước ngoài: là những loại vật tư được sản xuất tại nước ngoài và nhập
khẩu về. 2
1.2. Khái quát chung về quản lý vật tƣ trong doanh nghiệp
1.2.1. Khái niệm về quản lý vật tƣ

Quản lý là quá trình thực hiện các tác động của chủ thể quản lý lên các đối
tượng quản lý để phối hợp hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của các tổ
chức.
Quản lý vật tư là quá trình theo dõi, hướng dẫn, điều chỉnh, kiểm tra sự cung
ứng, dự trữ và sử dụng vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Quản lý vật tư bao gồm các công tác như lập kế hoạch, mua sắm, bảo quản,
cấp phát và sử dụng vật tư.
Nhiệm vụ chính của cơng tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp là đảm bảo
việc cung ứng vật tư đúng yêu cầu của sản xuất, giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật
tư, chấp hành tốt chế độ quản lý vật tư, triệt để thực hành tiết kiệm vật tư.

2

TS Nguyễn Thanh Liêm - Chủ biên (2006): Quản trị sản xu ất - NXB Tài
chính.

Phạm Khắc Phong

5

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

Để thực hiện tốt nhiệm vụ nêu trên công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp
cần quán triệt các yêu cầu sau:
- Việc tổ chức, cung ứng vật tư kỹ thuật cho sản xuất phải đảm bảo nhu cầu về

số lượng, chủng loại, quy cách phẩm chất vật tư và đúng thời hạn góp phần hồn
thành kế hoạch đề ra.
- Chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất, khai thác triệt để mọi khả năng vật tư
sẵn có trong nội bộ doanh nghiệp, địa phương, trong nước, tích cực sử dụng những
vật tư thay thế những vật tư khan hiếm hoặc phải nhập khẩu.
- Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả kinh
tế của sản xuất và thực hiện tốt chế độ hạch tốn kinh tế. 3
1.2.2. Vai trị của cơng tác quản lý vật tƣ
a, Vai trò của vật tư: Vật tư là một bộ phận quan trọng của tư liệu sản xuất vì
vậy vật tư cũng là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất.
- Vật tư là tư liệu cần và quan trọng để sản xuất ra sản phẩm.
- Chất lượng của vật tư có ảnh hưởng sâu sắc tới chất lượng của sản phẩm sẽ
sản xuất ra. Đây là yếu tố khiến các nhà quản lý vật tư phải tính tốn, xem xét rất
cẩn thận khi xác định nguồn hàng cho doanh nghiệp.
b,Vai trò của quản lý vật tư: Đối với doanh nghiệp sản xuất hiểu được tầm
quan trọng của vật tư rồi nhưng làm thế nào để luôn đảm bảo về số lượng, chủng
loại vật tư đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng cho cả q trình sản xuất lại là một
bài tốn khó đối với các nhà quản lý. Do đó quản lý vật tư cũng có vai trị hết sức
quan trọng.
- Quản lý vật tư tốt, đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
được liên tục, không bị gián đoạn trong quá trình hoạt động là một yếu tố quan
trọng, giúp tăng hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị, tăng năng suất lao động.
- Làm tốt công tác quản lý vật tư là góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm,
hàng hóa.
- Vai trị của quản lý vật tư cũng giống như các cơng tác quản lý nói chung
nhưng mang tính “cục bộ” hơn nhưng là một khâu quan trọng, không thể thiếu đối
với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào.
1.3. Các nội dung của công tác quản lý vật tƣ
Nội dung của công tác quản lý vật tư bao gồm: Lập kế hoạch vật tư, Triển khai
thực hiện và kiểm tra đánh giá kế hoạch vật tư.

3

TS Nguyễn Thanh Liêm - Chủ biên (2006): Quản trị sản xu ất - NXB Tài
chính.

Phạm Khắc Phong

6

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

1.3.1. Lập kế hoạch vật tƣ
1.3.1.1. Xây dựng định mức tiêu hao vật tư
Mức tiêu dùng vật tư là lượng vật tư tiêu dung lớn nhất cho phép để sản xuất
một đơn vị sản phẩm hoặc để hồn thiện một cơng việc nào đó trong điều kiện tổ
chức và điều kiện kỹ thuật nhất định.
Việc xây dựng định mức tiêu dùng vật tư chính xác và đưa mức đó vào áp
dụng trong sản xuất là biện pháp quan trọng nhất để thực hiện tiết kiệm vật tư có cơ
sở quản lý chặt chẽ việc sử dụng các loại vật tư. Mức tiêu dùng vật tư còn là căn cứ
để tiến hành kế hoạch hóa cung ứng và sử dụng các loại vật tư tạo điều kiện cho
hạch toán kinh tế và thúc đẩy phong trào thi đua và thực hành tiết kiệm. 4
* Các phương pháp xây dưng định mức tiêu hao vật tư:
Phương pháp định mức tiêu dùng vật tư có ý nghĩa quyết định đến chất lượng
các mức đã được xác định.

Tùy theo từng đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều kiện cụ thể của từng doanh
nghiệp mà lựa chọn phương pháp xây dựng ở mức thích hợp. Trong thực tế các
phương pháp xây dựng ở mức thích hợp của tiêu dùng vật tư sau đây.
a, Phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm:
Là phương pháp dựa vào 2 căn cứ: các số liệu thống kê về mức tiêu dùng vật
tư của kỳ báo cáo những kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến rồi dùng
phương pháp bình quân gia quyền để xác định định mức.
Ưu điểm: đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kíp
thời cho sản xuất.
Nhược điểm: ít tính khoa học, tính chính xác khơng cao.
b, Phương pháp thực nghiệm:
Là phương pháp dựa trên kết quả của phịng thí nghiệm kết hợp với những
điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi và kết quả đã tính toán để tiến hành
sản xuất thử nhằm xác định định mức cho kế hoạch.
Ưu điểm: Có tính chính xác và khoa học hơn phương pháp thống kê.
Nhược điểm: Chưa phân tích được tồn bộ các yếu tố ảnh hưởng đến định
mức và cịn phụ thuộc vào phịng thí nghiệm, có thể không phù hợp với điều kiện
sản xuất.
c, Phương pháp phân tích:
Là kết hợp việc tính tốn về kinh tế kỹ thuật với việc phân tích các nhân tố ảnh
hưởng tới việc tiêu hao vật tư và được tiến hành theo 2 bước:
4

TS Nguyễn Văn Nghiến (2002): Quản lý sản xuất, NXB Đại Học Quốc gia
Hà Nội.

Phạm Khắc Phong

7

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu về thiết kế sản phẩm, đặc tính của
các loại vật tư, chất lượng máy móc thiết bị, trình độ tay nghề cơng nhân…
Bước 2: Phân tích từng thành phần cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng và đề
ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch.
Ưu điểm: Có tính khoa học và tính chính xác cao, đưa ra được một mức tiêu
dùng hợp lý nhất. Hơn nữa khi sử dụng phương pháp này định mức tiêu dùng ln
nằm trong trạng thái được cải tiến.
Nhược điểm: Nó địi hỏi một lượng thơng tin tương đối lớn, tồn diện và chính
xác. Điều này có nghĩa cơng tác thơng tin trong doanh nghiệp phải tổ chức tốt, vì
vậy địi hỏi phải có đội ngũ xử lý thơng tin có trình độ và năng lực cao.
1.3.1.2. Lập, duyệt kế hoạch mua sắm vật tư
Kế hoạch mua sắm vật tư là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất - kĩ
thuật - tài chính của doanh nghiệp. Trong mối quan hệ này, kế hoạch mua sắm vật
tư bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch khác, còn các kế hoạch khác
là căn cứ để xây dựng mua sắm vật tư. Kế hoạch mua sắm vật tư ảnh hưởng tới hoạt
động dự trữ, tiêu thụ, kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động nên cần phải xây dựng cho mình một kế
hoạch mua sắm để tránh sự biến động đột ngột của vật tư trong hiện tại và tương lai
Trong hiện tại: Phải xây dựng một kế hoạch chặt chẽ, cần tìm hiểu kỹ thị trường từ
đó đưa ra việc xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư là: cần mua những gi? Mua bao
nhiêu? Mua ở đâu? …
Trong tương lai: Dựa vào kế hoạch trong tương lai doanh nghiệp phải xây
dựng cho mình những kế hoạch chặt chẽ cụ thể để khi q trình sản xuất khơng xảy

ra các tình trạng thiếu vật tư làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh
nghiệp.
Xác định số lượng vật tư cần cung ứng: Mỗi loại vật tư cần mua sắm trong kỳ
kế hoạch thường bao gồm 3 bộ phận: nhu cầu vật tư cho quá trình sản xuất; nhu cầu
vật tư bị hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho; nhu cầu vật tư cần dự trữ để
phòng ngừa sự biến động của thị trường.
Công tác lập để duyệt hoặc trình duyệt kế hoạch vật tư hàng năm phải đưa ra
được từng công việc cụ thể, mua sắm vật tư dùng cho từng mục đích cụ thể. Nhu
cầu vật tư cho năm kế hoạch của các đơn vị phải lập để duyệt hoặc trình duyệt theo
phân cấp và các quy định hiện hành. Công tác tổ chức mua sắm vật tư thiết bị cho
sản xuất kinh doanh, sửa chữa và đầu tư xây dựng phải đảm bảo có đủ vật tư thiết bị
trước thời hạn yêu cầu sử dụng theo kế hoạch được duyệt.Từng bộ phận sản xuất

Phạm Khắc Phong

8

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

phải lập được bảng nhu cầu sử dụng vật tư và phải ghi đầy đủ các thông tin theo yêu
cầu của cơng việc:
- Tên vật tư, xuất xứ, đặc tính thơng số kỹ thuật, quy cách kích thước, mục
đích sử dụng …..
- Khi lập đơn hàng, từng bộ phận phải kiểm tra đối chiếu số vật tư thiết bị tồn
kho tại đơn vị và vật tư thiết bị đã cấp phát cho các bộ phận sử dụng nhưng không

sử dụng hết để loại trừ ra khỏi đơn hàng.
Trong quá trình lập kế hoạch, người lập kế hoạch phải nắm vững các thơng tin
về tình hình sản xuất trong doanh nghiệp, cụ thể là:
- Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
- Kế hoạch sửa chữa máy móc, thiết bị.
- Kế hoạch phát triển đổi mới công nghệ sản xuất.
- Định mức tiêu hao cho từng loại vật tư.
- Số lượng vật tư tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch.
- Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ cho từng loại vật tư.
Sau khi kế hoạch cung ứng vật tư được lập, doanh nghiệp cần xác định nhu
cầu vật tư cho kế hoạch.
Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này phải căn cứ vào định mức sử dụng
vật tư cho một đơn vị sản phẩm và lượng sản phẩm, hoặc khối lượng chi tiết sản
phẩm và mức tiêu dùng vật tư cho một chi tiết sản phẩm.

Trong đó:
Nsx: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩn năm (kỳ).
Qi: Sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch hoặc khối lượng chi tiết sản
phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch.
mi: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm loại i hoặc cho chi tiết sản phẩm
loại i.
n: Số loại sản phẩm hoặc số chi tiết sản phẩm.
Tùy thuộc vào cách phân tích thực tế sản xuất cụ thể mà doanh nghiệp áp dụng
phương pháp tính theo mức sản phẩm này theo mức sử dụng bình quân của sản
phẩm hay theo hệ số biến động.
Cơng thức tính:
Theo mức sử dụng bình quân:

Phạm Khắc Phong

9

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trong đó:

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

: mức sử dụng bình quân của sản phẩm.5

1.3.2. Tổ chức thực hiện
1.3.2.1. Tổ chức mua sắm vật tư
- Mô tả khái quát nhu cầu: Sau khi ý thức được nhu cầu, doanh nghiệp xác
định đặc tính chung của vật tư để xác định mặt hàng và số lượng cần mua. Đối với
những vật tư đã được chuẩn hoá cao thì việc mơ tả vật tư cần phải có sự tham gia
của nhiều bộ phận liên quan. Trong giai đoạn này doanh nghiệp cần phải thu nhập
rất nhiều thông tin.
- Đánh giá các đặc tính của vật tư: Việc đánh giá vật tư được thực hiện bởi
một nhóm người có chun mơn, họ có nhiệm vụ là dựa vào phân tích hiệu quả chi
phí để xác định ưu thế của vật tư ở cả phương diện kỹ thuật lẫn kinh tế.
- Tìm kiếm nhà cung ứng: ở bước này, doanh nghiệp phải cố gắng phát hiện
những nhà cung ứng thích hợp nhất thông qua các ấn phẩm thương mại, mạng
internet, trực tiếp tiếp xúc với người cung ứng... Sau đó xếp hạng các nhà cung ứng
có khả năng nhất.
- Yêu cầu chào hàng: Doanh nghiệp sẽ mời các nhà cung ứng có khả năng nhất
và yêu cầu đề nghị họ chào hàng. Doanh nghiệp sẽ so sánh tiêu chuẩn của mình với
chào hàng của các nhà cung ứng để quyết định chọn nhà cung ứng vật tư.

- Lựa chọn nhà cung ứng: Trong giai đoạn này doanh nghiệp sẽ nghiên cứu kỹ
lưỡng các bản chào hàng và lựa chọn nhà cung ứng. Họ khơng chỉ phân tích xem
xét năng lực kỹ thuật mà còn phải xem xét khả năng thực hiện hợp đồng sau khi bán
như giao hàng đúng hẹn, phương thức thanh toán thuận lợi... của các nhà cung ứng
đang chào cạnh tranh. Việc phân tích được xem xét thơng qua các thuộc tính mà
doanh nghiệp u cầu nhà cung ứng, xác định tầm quan trọng của từng thuộc tính
có thể bằng phương pháp cho điểm. Và dựa vào bảng điểm này để lựa chọn nhà
cung ứng.
- Làm các thủ tục đặt hàng: Đây là bước doanh nghiệp làm các thủ tục đặt
hàng với nhà cung ứng vật tư. Bước này phần lớn mang tính nghiệp vụ, do các nhân
viên mua hàng trao đổi và ký kết hợp đồng mua bán theo những kỳ hạn mà hai bên
cùng thống nhất thoả thuận. Hai bên sẽ cụ thể hoá các điều kiện và những yêu cầu

5

PGS.TS Phạm Thị Gái (2004): Giáo trình phân tích hoạt độ ng kinh
doanh,Trường Đại học kinh tế quốc dân - NXB Thống kê Hà Nộ i.

Phạm Khắc Phong

10

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

cần thiết liên quan đến mua bán như số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thời

gian giao hàng và thanh toán.
- Xem xét hiệu quả của quyết định: ở giai đoạn này doanh nghiệp theo dõi,
đôn đốc việc thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp đồng thời rút ra những kinh
nghiệm.
Việc xây dựng một quy trình mua sắm khép kín, khoa học có thể ngăn ngừa và
chống tiêu cực trong quá trình mua bán.
1.3.2.2. Tổ chức tiếp nhận vật tư
Tiếp nhận nguyên vật liệu là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc
quản lý. Nó là bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vật liệu vào
sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Đồng thời nó là ranh giới giữa
bên bán và bên mua, là cơ sở hạch tốn chính xác chi phí lưu thơng và giá cả
ngun vật liệu của mỗi bên. Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người
quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng
của vật tư trong kho từ đo làm giảm những thiệt hại đáng kể cho hỏng hóc đổ vỡ,
hoặc biến chất của vật tư. Do tính cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận vật tư phải
thực hiện tốt hai nhiệm vụ:
Một là, tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, chủng loại vật
tư theo đúng nội dung, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh tế, trong hoá đơn,
phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển...
Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa vật tư từ địa điểm
tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng
cấp phát kịp thời cho sản xuất.
Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu
cầu sau:
- Vật tư khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tuỳ theo nguồn tiếp nhận
khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộ doanh nghiệp.
- Vật tư khi nhập phải qua đủ thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm. Phải xác
định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại hoặc phải làm thủ tục đánh giá, xác
nhận nếu có hư hỏng mất mát.
- Vật tư sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng

cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ
phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Trong cơ chế mới, các doanh
nghiệp được phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh.

Phạm Khắc Phong

11

Luận Văn Thạc Sĩ


Luận văn tốt nghiệp

Trƣờng đại học Bách Khoa Hà Nội

1.3.2.3. Tổ chức dự trữ vật tư
Dự trữ là việc tích lũy một số lượng vật tư đầu vào hoặc một số lượng sản
phẩm ở đầu ra nhằm đảm bảo cho việc sản xuất được liên tục hoặc kịp thời cung
cấp nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ cho thị trường.Thơng thường giá trị hàng dự trữ
có thể chiếm tới 40-50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc
quản lý dự trữ được đặt thành một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý sản xuất.
Nghiên cứu quản lý hàng dự trữ hợp lý sẽ nhằm giải quyết hai vấn đề sau:
- Lượng hàng đặt bao nhiêu là hợp lý?
- Thời điểm đặt hàng vào lúc nào là phù hợp?
* Vai trò của dự trữ vật tư.
Dự trữ vật tư có vai trị quan trọng vì các lý do cơ bản sau:
- Các nhà cung cấp không để đáp ứng được đúng lúc số lượng, chủng loại,
chất lượng vật tư, hàng hóa đúng thời điểm doanh nhiệp cần.
- Một số trường hợp do dự trữ vật tư mà doanh nghiệp đã thu được lợi nhuận
cao.

- Cần có kho vật tư để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh bình thường,
giảm sự bất thường.
- Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, quản lý tốt
dự trữ vật tư góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.3.4. Hệ thống quản lý dự trữ
a, Hệ thống dự trữ nhiều giai đoạn: quá trình sản xuất sản phẩm nếu được chia
ra nhiều giai đoạn, công nghệ khác biệt hoặc tách nhau thì giữa các giai đoạn đó cần
có dự trữ. Do vậy chúng ta cần quan tâm tới quản lý dự trữ theo nhiều giai đoạn đó.
Trong hệ thống này, vật tư bị thay đổi về hình thái vật chất qua các giai đoạn.
b, Hệ thống dự trữ nhiều cấp: Vật tư về cơ bản không thay đổi về hình thái vật
chất qua các cấp từ cơng ty sản xuất đến các kho hàng, các đại lý, người bán buôn,
người bán lẻ … Vấn đề đặt ra cho các nhà quản lý dự trữ là trả lời hai câu hỏi khi
nào đặt hàng và đặt hàng bao nhiêu?
– Khi nào đặt hàng? Trả lời câu hỏi này nhằm xác định sự kiện bắt đầu thực
hiện việc đặt hàng. Có hai hệ thống chính được sử dụng:
+ Doanh nghiệp đặt hàng cung cấp vật tư ( hoặc phát lệnh sản xuất tạo ra yếu
tố đầu vào của quá trình sản xuất) theo chu kỳ cố định: theo tuần, tháng, năm …
+ Doanh nghiệp đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức tối thiểu gọi là
dự trữ báo động đặt hàng hoặc đặt hàng khi hết hàng hoàn toàn.
– Đặt hàng bao nhiêu?

Phạm Khắc Phong

12

Luận Văn Thạc Sĩ