Nghi thức giao tiếp trong kinh doanh

TRƯNG ĐI HC KINH T TP. H CH MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
Chủ đề:
NGHI THỨC GIAO TIẾP TRONG
KINH DOANH
GVHD: Nguyễn Lê Xuân Phương
Nhóm thực hiện: Nhóm 04
Giảng đường: QT123 – K37
Năm học: 2014
Nhận xét của giảng viên
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Danh sách thành viên
Nhóm 04
STT
(Theo DS
lớp)
Họ và tên Lớp Công việc
Mức độ hoàn
thành công việc
003 Lê Thị Kim Anh QT001
Chuẩn bị và
thuyết trình
“Nghi thức
danh thiếp”.
100%
007 Nguyễn Đức Cảnh QT002
Chuẩn bị kịch
bản và tham
gia tình huống
mẫu.
100%
010 Vũ Thị Quỳnh Chi QT001
MC, làm tiểu
luận, kịch bản

chương trình
và tình huống
mẫu.
100%
013 Lê Hùng Cường QT002
Chuẩn bị và
tham gia và
hoàn thành
clip tình huống
mẫu.
100%
025 Nguyễn Thị Hà QT005
Chuẩn bị và
thuyết trình
“Nghi thức
chào hỏi”.
100%
048 Lữ Thị Trúc Linh QT003
Chuẩn bị và
thuyết trình
“Nghi thức bắt
tay”.
100%
050 Phan Văn Lộc QT002
Chuẩn bị kịch
bản và tham
gia tình huống
mẫu.
100%
068 Phạm Duy Phan QT003

Chuẩn bị và
thuyết trình
“Nghi thức
danh thiếp”,
clip giới thiệu.
100%
075 Lê Minh Quân QT003
Chuẩn và
thuyết trình
“Nghi thức
giới thiệu”.
100%
088 Lê Thị Phương Thảo QT002
Chuẩn và
thuyết trình
“Nghi thức
giới thiệu”.
100%
103 Nguyễn Trung Tín QT003
Chuẩn bị và
thuyết trình
“Nghi thức bắt
tay”, tổng hợp
PowerPoint.
100%
112 Nguyễn Thị Tuyết QT002
Chuẩn bị kịch
bản và tham
gia tình huống
mẫu.

100%
…………….…………….
Kịch bản chương trình
Tổng thời lượng: 45 phút
Thời gian Nội dung Thời lượng Dẫn chính Tham gia
13h15 - 13h18
Chào + giới
thiệu TV
3 phút
Quỳnh Chi Tất cả thành viên
13h18 - 13h23
Sơ lược đề tài
và nội dung
chính
3 phút

Nghi thức
chào hỏi
5 phút Nguyễn Thị Hà

Nghi thức giới
thiệu
5 phút Phương Thảo
Phương Thảo
Minh Quân

Nghi thức bắt
tay, đàm thoại
5 phút Trúc Linh
Trúc Linh

Trung Tín

Nghi thức trao
danh thiếp
5 phút Kim Anh
Kim Anh
Duy Phan

Tình huống
mẫu
12 phút
Nguyễn Thị Tuyết
Văn Lộc
Đức Cảnh
Hùng Cường
Nguyễn Thị Tuyết
Văn Lộc
Đức Cảnh
Hùng Cường
13h59-14h00
Chào + cảm
ơn
2 phút Quỳnh Chi Tất cả thành viên
…………….…………….
Mục lục
15
Lời nói đầu
Giao tiếp luôn là cầu nối để gắn kết các mối quan hệ, đặc biệt là trong kinh doanh.
Ngày nay, giao tiếp và các nghi thức giao tiếp cơ bản trong kinh doanh đã trở thành một
phần không thể thiếu làm nên thành công của cá nhân và tổ chức, tạo ra thương hiệu và

đẳng cấp không chỉ cho doanh nhân mà cả giới nhân viên. Bởi vì, chúng ta đang sống
trong một thế giới mà mỗi cá nhân và tổ chức đều quan tâm đến ý thức cũng như thương
hiệu.
Bước vào môi trường kinh doanh, mỗi chúng ta có thể bắt gặp những nghi thức xã
giao đầy tính thuyết phục và đi vào lòng người của một đối tác, đồng nghiệp hay cấp trên,
cấp dưới,…Tại sao họ làm được điều đó?
Để có một nền tảng kiến thức vững chắc và các kĩ năng nhằm trả lời cho câu hỏi
trên, nhóm chúng em đã thực hiện tiểu luận với chủ đề “Nghi thức giao tiếp trong kinh
doanh” dưới sự hướng dẫn của cô Nguyễn Lê Xuân Phương – giảng viên bộ môn Giao
tiếp kinh doanh trường Đại học Kinh tế TP. HCM.
Trong quá trình chuẩn bị không thể tránh khỏi sai sót, chúng em rất mong nhận
được sự ủng hộ và đóng góp ý kiến của cô cùng các bạn.
Xin chân thành cảm ơn!
TP. Hồ Chí Minh, ngày 15 thánh 4 năm 2014
Nhóm sinh viên
…………….…………….
15
NGHI THỨC GIAO TIP TRONG
KINH DOANH
I. Nghi thức chào hỏi
Chào hỏi là nghi thức cơ bản và được sử dụng phổ biến nhất trong các nghi thức
giao tiếp. Chào hỏi giúp chúng ta bắt đầu quá trình giao tiếp, rút ngắn khoảng cách với
đối tác giao tiếp, thu hút sự chú ý và tạo bầu không khí cho cả quá trình giao tiếp.
1. Thứ tự chào hỏi
Theo lễ nghi thì đàn ông chào đàn bà trước, người nhỏ tuổi chào người lớn tuổi
hơn, nhân viên chào sếp, …
Tuy nhiên, trong từng hoàn cảnh cụ thể và mối quan hệ giữa những người tham
gia quá trình giao tiếp, người bắt đầu chào trước có thể là người cấp dưới hay nam
giới.
Ví dụ:

Trong công sở: không có quy định phụ nữ phải chào sếp là người cùng tuổi hay
trẻ hơn trước. Trong đám đông, sếp cần phải chào nữ nhân viên của mình trước. Khi
một người trẻ hơn bạn hoặc giữ chức vụ thấp hơn bạn trong đám đông với một phụ
nữ hoặc nhiều phụ nữ thì người phải chào trước nhất thiết phải là bạn.
Khi trong phòng làm việc có đám đông tụ họp, thì người vào sau nhất thiết
phải chào những người có mặt. Khách đến, khi mọi người đã ngồi hết cả vào bàn
rồi, trước tiên phải chào phụ nữ, sau đó mới chào đến đàn ông. Nếu có người thân
với mình cũng ngồi ở đó thì càng thân thiết càng chào sau cùng.
Thứ tự ưu tiên chào:
• Nhân viên chào cấp trên trước, khi được chào, cấp trên chào lại.
• Đồng nghiệp cùng cấp: người ít tuổi chào người nhiều tuổi trước.
Việc tuân theo những nghi lễ chào hỏi sẽ tránh cho bạn những sự hiểu lầm
trong gặp gỡ hàng ngày. Đồng thời thể hiện sự tôn trọng, mong muốn thiết lập,
củng cố, phát triển và duy trì mối quan hệ với người khác.
15
2. Các cách chào:
a. Chào bằng cử chỉ:
Nếu là đàn ông, có đội mũ, khi chào cần giơ mũ lên khỏi đầu, làm một
vòng nhỏ gần ngang mặt, không thấp hơn, bằng cánh tay phải. Nếu bạn đang đi
với một phụ nữ hoặc đang xách một vật nặng phải giơ mũ bằng tay kia (tay
trái). Không được giữ mũ lâu trên tay, phải đội mũ lên ngay khi người kia đi
qua.
Khi người đàn ông không đội gì trên đầu chỉ cần cúi đầu chào. Nếu bạn
chào người bên kia đường thì phải cúi đầu đủ để người kia nhìn thấy. Không
nên cúi chào ở khoảng cách xa quá hơn ba mươi bước. Tránh gọi to qua đường
để chào.
Bạn vào nhà, hay cơ quan công sở, bạn phải bỏ mũ ra, bằng cử chỉ này,
bạn chứng tỏ cho chủ nhà biết rằng bạn tôn trọng họ.
b. Chào bằng lời
Khi chào hỏi bằng lời, quan trọng nhất là chào đúng đại từ nhân xưng.

Trong giao tiếp trước hết phải hiểu tính chất của mối quan hệ giữa những
người giao tiếp với nhau, từ đó mới có thể xưng hô đúng, tức là tự xưng mình
và gọi người giao tiếp với mình như thế nào, nói cách khác có được câu chào
chuẩn mực và kèm theo là hành vi cư xử đúng đắn.
Đại từ nhân xưng của Việt Nam rất phức tạp: anh, chị, cô, chú, ông, bà,
bác, con, em, tôi, ngài, … Hệ thống xưng hô này có các đặc điểm :
• Có tính chất thân mật hóa (trong tình cảm), coi mọi người trong cộng
đồng như bà con họ hàng trong một gia đình.
• Có tính chất xã hội hóa, cộng đồng hóa cao – trong hệ thống từ xưng
hô này, không có cái “tôi” chung chung. Quan hệ xưng hô phụ thuộc
vào tuổi tác, địa vị xã hội, thời gian, không gian giao tiếp – chú khi ni,
mi khi khác. Cùng là hai người, nhưng cách xưng hô có khi đồng thời
15
tổng hợp được hai quan hệ khác nhau : Chú – con, bác – con, bác –
em, anh- tôi,…
• Thể hiện tính tôn ti kĩ lưỡng: người Việt Nam xưng và hô theo nguyên
tắc xưng khiêm hô tôn (gọi mình thì khiêm nhường, còn gọi đối tượng
giao tiếp thì tôn kính). Cùng một cặp giao tiếp, nhưng có khi cả hai
đều cùng xưng hô là em và đều cùng xưng là em và đều gọi nhau là
chị.
Thông dụng nhất trong giao tiếp xã giao, người ta thường tự xưng là Tôi,
gọi đối tác là Anh, Chị hoặc Ông, Bà có kèm chức danh (nếu có), ví dụ như:
Thưa giáo sư, thưa bác sỹ, thưa sếp, thưa trưởng phòng, thưa giám đốc,…
3. Chú ý về tư thế khi chào hỏi
− Dáng đứng: đứng thẳng, hai chân trụ rộng bằng vai (độ rộng của chân có thể
nhỏ hơn đối với người nữ) hoặc đứng bước một chân về trước, 80% cơ thể đặt
vào chân trước (chân tựa ở phía sau không nên quá dài, càng ngắn thì dáng
đứng càng vững).
− Tay: nên để hai tay úp vào nhau và để phía trước bụng
− Mắt: phải nhìn vào đối tượng giao tiếp, khuôn mặt phải thể hiện sự tôn trọng,

vui vẻ nhưng không quá đà và thể hiện được sự chân thành trong ánh mắt, nét
mặt.
(Khi người được chào đang bận giao tiếp với người khác, có thể chỉ cần
cười hoặc gật đầu thể hiện sự nhận biết đối tượng.)
II. Nghi thức giới thiệu
1. Tự giới thiệu bản thân
a. Giới thiệu trước đám đông
Nguyên tắc khi nói trước đám đông là bạn phải biết mình nói gì . Những
thông tin cơ bản bắt buộc phải có: họ tên, chức vụ, công việc, vấn đề phải trình
bày.
b. Giới thiệu khi phỏng vấn
15
Khi bạn bắt đầu giới thiệu về bản thân, cũng là lúc nhà tuyển dụng chuẩn bị
cho các câu hỏi tiếp dựa trên phần trả lời của bạn. Bởi vậy, chuẩn bị cho một
câu trả lời thông minh sẽ là giải pháp hiệu quả giúp bạn chủ động hơn trong
cuộc phỏng vấn.
Nhà tuyển dụng muốn nghe gì ở bạn?
− Một phần giới thiệu ngắn gọn về quá trình học tập và kinh nghiệm làm
việc.
− Những điểm mạnh của bản thân có liên quan đến vị trí công việc mà bạn
đang phỏng vấn.
− Thành quả bạn đã đạt được trong công việc trước đó, và sự hiểu biết của
bạn về những nhiệm vụ bạn sẽ phải làm ở vị trí công việc sắp tới, cùng với
bản ghi nhận thành tích cá nhân.
− Cách bạn nhìn nhận về sự đóng góp của bản thân với công việc mà bạn
đang hướng đến.
Bạn nên thể hiện như thế nào?
− Hãy trả lời câu hỏi của mình một cách ngắn gọn. Khoảng 1-2 phút là vừa
đủ.
− Một ánh mắt chân thành, một dáng ngồi vững chãi, một giọng nói thiện

cảm sẽ để lại nhiều ấn tượng tốt đẹp.
− Khi trả lời câu hỏi, bạn hãy thể hiện bằng thái độ tích cực và khiêm tốn,
tránh thái độ tiêu cực, tự mãn hoặc khoe khoang hay khoác lác.
c. Tự giới thiệu bản thân qua điện thoại
Giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân hoặc công ty mà mình đại
diện. Trình bày sơ lược về mục đích cuộc gọi. Mọi người thường có xu hướng
đề phòng và không thoải mái khi nói chuyện với người lạ qua điện thoại. Điều
này sẽ làm giảm hiệu quả của cuộc điện thoại.
Cố gắng thể hiện một giọng nói rõ ràng và truyền cảm. Lời nói cần ngắn
gọn, súc tích, truyền đạt đủ nội dung cần nói.
15
− Sau khi thăm hỏi người khác xong, bạn chào từ biệt họ ra về.
− Khi bạn được giới thiệu với một người mới mà bạn không quen.
− Trong giao tiếp xã hội, ngẫu nhiên gặp lại bạn thân lâu năm không gặp hoặc gặp cấp
trên.
− Khi người khác ủng hộ bạn, cỗ vũ bạn hoặc giúp đỡ bạn ở một phương diện nào đó.
− Thể hiện lòng cảm tạ của bạn đối với một người nào đó, chúc mừng hoặc cung chúc
người khác.
− Khi bạn thể hiện sự thông cảm, ủng hộ, khẳng định đối với người khác.
− Khi tặng quà hoặc nhận quà.
2. Ai nên chủ động bắt tay trước ?
Mặc dù bắt tay thường được xem là nghi thức xã giao khi gặp ai đó lần đầu
nhưng chủ động bắt tay trong một vài trường hợp lại không thích hợp. Nếu xem cái
bắt tay là dấu hiệu của sự tin cậy và hoan nghênh thì bạn cần tự hỏi mình một số câu
hỏi trước khi chủ động bắt tay: “Mình có được hoan nghênh không ? Người này có
vui khi gặp mình hay mình đang ép buộc họ ?”. Các nhân viên bán hàng được hướng
dẫn là nếu họ chủ động bắt tay khách hàng một cách bất ngờ thì điều đó có thể dẫn
đến việc người mua không muốn tiếp đón họ và cảm thấy bị ép buộc phải bắt tay.
Trong những trường hợp này, các nhân viên bán hàng được khuyên là tốt hơn nên
đợi khách hàng chủ động trước và nếu họ chưa sẵn sàng, hãy gật đầu nhẹ để chào

họ. Ở một số quốc gia, việc bắt tay với phụ nữ bị coi là bất lịch sự (chẳng hạn như ở
nhiều quốc gia Hồi giáo) nên thay vào đó, hãy gật đầu nhẹ. Nhưng hiện nay, người
ta nhận thấy người phụ nữ chủ động bắt tay nhiệt tình ở hầu hết các nước đều được
đánh giá là cởi mở hơn, và tạo được ấn tượng ban đầu tốt.
Với người chưa quen biết, không nên chủ động giơ tay ra, nên chờ giới thiệu để
làm quen rồi mới bắt tay.
Đối với người có cương vị cao hơn mình, nhất là đối với phụ nữ, thì dù có quen
biết cũng không nên chủ động bắt tay trước.
Với người lớn tuổi, nên cúi thấp hơn một chút để tỏ vẻ kính trọng. Bạn không
cần thiết ấp cả hai bàn tay của mình vào tay người khác, hay cúi rạp mình, khiến
người ta có cảm giác bạn nhúm mình khúm núm quá mức.
Ở chỗ đông người, trước tiên nên chào hỏi và bắt tay người nhiều tuổi, có
cương vị và phụ nữ. Khi gặp nhau, nam giới chào nữ giới trước, cấp dưới chào cấp
15
trên, trẻ chào già, người mới đến chào người đến trước, người từ ngoài vào chào
người ở trong nhà. Gặp một cặp vợ chồng, phải bắt tay chào hỏi người vợ trước. Khi
bắt tay phụ nữ, không nắm chặt quá như bắt tay nam giới.
Ở nơi công cộng, tiếp khách ở các cuộc hội nghị, hội thảo, đến thăm nhà bạn
hoặc được bạn bè tiếp, chúng ta phải tùy từng trường hợp cụ thể mà chọn hình thức
xử lý cho phù hợp. Nhiều khách ở châu Á, người phụ nữ khi chào khách quý thì
thường chỉ chắp tay trước ngực và cúi đầu chào, ta cũng phải đáp lễ cho phù hợp với
tập quán của họ.
Nam giới với nhau nên nắm cả bàn tay, siết chặt, không nên giật giật nhiều. Còn
giữa nam và nữ thì chỉ nên nắm hờ, đàn ông không nên siết mạnh tay phái đẹp quá.
Trường hợp gặp nhau ở cầu thang, người bậc trên, người bậc dưới thì không
nên giơ tay ra bắt dù mình ở cương vị nào. Cần phải đứng ngang bằng nhau khi làm
phép lịch sự này.
Khi chúng ta bắt tay một ai đó nên tuân theo một số quy phạm chung, tránh
trường hợp phạm phải những trường hợp thất lễ được liệt kê dưới đây:
− Không nên giơ tay trái ra bắt, đặc biệt khi bạn đang giao tiếp với người Ả rập,

người Ấn Độ điều này bạn càng cần phải chú ý. Vì theo quan điểm của họ tay
trái là bàn tay không được sạch sẽ.
− Khi giao tiếp với người theo đạo thiên chúa giáo cần phải tránh trường hợp ví
dụ như hai người này bắt tay và bắt tay chéo với hai người khác, việc đó sẽ tạo
ra sự chồng chéo lên nhau, hình thành chữ thập, trong con mắt của họ chữ thập
đại diện cho những điều xui xẻo.
− Khi bắt tay không nên đeo găng tay, đội mũ hoặc đeo kính đen, chỉ có phụ nữ
khi giao tiếp ngoài xã hội được phép đeo găng tay khi bắt tay.
− Không nên một tay cầm đồ hoặc đút túi còn tay kia giơ ra bắt.
− Khi bắt tay trên mặt không nên giữ thái độ vô cảm, không nói một lời nào hoặc
lý luận dài dòng, gật đầu lia lịa hoặc nhún vai, kiểu cách một cách quá đáng.
− Khi bắt tay không nên chỉ bắt hờ hững đầu ngón tay của đối phương, kiểu như
muốn giữ khoảng cách nhất định với họ. Cách làm tốt nhất là nắm cả bàn tay
đối phương. Cho dù trong trường hợp lệch tay thì cũng nên làm như vậy.
− Không nên kéo tay đối phương về phía mình hoặc đẩy tay về phía họ, hoặc gạt
lên trên suống dưới, sang trái hoặc sang phải lệch hướng.
15
− Không nên từ chối cái bắt tay của đối phương, cho dù có bệnh về tay, tay ướt,
bẩn thì cũng nên giải thích với đối phương một cách lịch sự: “Xin lỗi, tay tôi
không tiện để bắt tay anh (chị) lúc này” để tránh đối phương hiểu lầm.
IV. Nghi thức danh thiếp
Từ xa xưa, nhiều người có cương vị trong xã hội và các thương nhân đã sử dụng
danh thiếp để thuận tiện cho việc giao dịch. Ngày nay, việc dùng danh thiếp đã trở nên
phổ biến và được sử dụng rộng rãi.
Trong thế giới doanh nghiệp ngày nay, danh thiếp đóng vai trò như lý lịch trích
ngang của một người. Bạn trao danh thiếp cho ai đó nghĩa là bạn muốn cho họ biết bạn là
ai, bạn đang làm việc ở đâu và làm cách nào họ có thể liên lạc với bạn. Khi chúng ta bắt
đầu công việc làm ăn kinh doanh, việc thiết kế và in danh thiếp là một trong những việc
đầu tiên bạn cần làm. Một danh thiếp thiết kế tinh xảo sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp về bạn với
người giao tiếp/đối tác của bạn.

Danh thiếp luôn là một trong những “chiếc cầu nối” đưa bạn đến với các mối quan
hệ kinh doanh. Đây là một công cụ có ảnh hưởng rộng, hiệu quả lớn, tiết kiệm chi phí,
đơn giản và giúp mọi người nhớ đến bạn trong nhiều giờ, nhiều tuần và thậm chí là nhiều
năm sau khi bạn đưa danh thiếp cho họ.
1. Cách trao danh thiếp
a) Các bước để đưa danh thiếp
Lưu ý trước khi trao danh thiếp:
− Bạn nên để danh thiếp vào túi áo com – lê hoặc trong ví nhưng không được
đút trong túi quần và lôi ra, vì đó là một hành động không lịch sự.
− Nhìn xem đó có phải danh thiếp của mình hay không bởi vì thói quen của chúng
ta hay để danh thiếp lẫn lộn lung tung, có thể dẫn đến nhầm lẫn danh thiếp của
mình với người khác.
− Nếu khách hang của bạn là người Việt Nam thì bạn phải đưa mặt tiếng Việt lên
trên còn người nước ngoài thì bạn đưa mặt tiếng Anh lên trên.
Hướng dẫn cách đưa danh thiếp:
− Khi đưa danh thiếp bạn nên tránh cầm che hết logo của mình đi, nếu không thì
sẽ mất thương hiệu, cách tốt nhất là bạn dùng ngón cái và ngón trỏ cầm ở 2 bên
15
mép của tấm thiệp, hướng đặt danh thiếp nên để phần họ tên thuận theo hướng
nhìn của người nhận, giúp họ dễ dàng đọc được tên trên danh thiếp.
− Tư thế trao danh thiếp:
• Tư thế 1: đưa với tư thế trân trọng, với dáng đứng 2 chân trụ rộng bằng
vai, hơi cúi người về phía trước sau đó đưa danh thiếp bằng 2 tay hướng
về người nhận
• Tư thế 2: chân thuận đứng làm trụ, cách chân sau khoảng nửa bàn chân,
người hơi cúi về trước và sau đó trao danh thiếp bằng 2 tay
Lưu ý: Nếu bạn đang ở tư thế ngồi thì bạn nên đứng dậy để đưa danh
thiếp hoặc hơi cúi người về phía trước khi đưa.
− Yêu cầu đi kèm trong khi trao danh thiếp:
• Bạn nên mỉm cười, ánh mắt nhìn tập trung vào họ, cho họ cảm giác thân

thiện, gần gũi và được tôn trọng.
• Luôn đi kèm việc trao danh thiếp đó là lời nói : “Đây là danh thiếp của
tôi." hoặc “Em gửi anh danh thiếp của em.”.
Một vài lưu ý khi trao danh thiếp:
− Nếu bạn đến một vùng hoàn toàn mới, trên tấm card nên ghi lại tên khách sạn
bạn đang nghỉ và số điện thoại liên hệ bạn đang sử dụng tại thời điểm đó.
− Người có chức vụ thấp hơn nên trao danh thiếp cho người có chức vụ cao hơn
trước; người nam nên trao danh thiếp ra trước cho người nữ. Khi bạn tiếp xúc
một lúc với nhiều người, bạn nên trao cho người có chức vụ cao nhất và người
nhiều tuổi nhất. Nếu trong trường hợp bạn không thể phân biệt được tuổi tác và
chức vụ của họ thì bạn nên trao cho những người ở phía bên trái bạn.
− Quy tắc 1 chạm: bạn nên đưa theo hướng chếch xuống để đối tác có thể nhìn
được thấy ngay thông tin khi nhận, tránh trường hợp đưa ngang đưa nhầm mặt
tiếng Việt sang tiếng Anh, đưa ngược danh thiếp.
b) Đưa danh thiếp đúng người, đúng tình huống
− Đối tác của bạn là người có vai vế và tuổi tác tương đối cao: bạn chỉ nên đưa
danh thiếp khi đối tác có ý muốn bạn trao danh thiếp cho họ. Tuyệt đối không
nên chủ động đưa danh thiếp khi đối tác chưa có ý muốn đó.
− Người giao tiếp của bạn là người xa lạ: bạn không nên lôi danh thiếp ra ngay
khi mới bắt đầu vào câu chuyện. Hành động theo thói quen này sẽ làm phiền
15
người giao tiếp với bạn. Họ cảm thấy như bạn đang muốn “tự quảng cáo” bản
thân và sẽ xem thường việc nhận danh thiếp của bạn.
− Khi nhóm họp mặt ít hiểu biết về nhau: tốt nhất bạn nên đợi một người trong
nhóm đưa danh thiếp ra trước, rồi bạn mới trao lại danh thiếp cho họ.
− Trao danh thiếp khi đi dự tiệc: khi tham gia các buổi tiệc quan trọng do cá nhân
tổ chức hoặc các buổi tiệc mang tính chất làm ăn, bạn phải nhớ mang danh thiếp
theo bên mình. Các buổi tiệc đó là là dịp để bạn giao lưu gặp gỡ các đối tác tiềm
năng. Nhưng chỉ trao danh thiếp trước hoặc sau khi dùng bữa.
Người ta thường trao danh thiếp vào lúc vừa mới gặp nhau hoặc trước

khi chào tạm biệt ra về. Nhưng trong trường hợp bạn chuẩn bị phát biểu trước
những người chưa biết nhiều về bạn, bạn nên gửi danh thiếp cho những người
xung quanh trước khi lên phát biểu vì điều đó sẽ giúp họ biết rƒ về bạn hơn.
c) Hình thức danh thiếp
Bạn nên xếp danh thiếp ngay ngắn trong hộp đựng danh thiếp và để vào cặp
táp. Nếu một danh thiếp bị rách hoặc bị bẩn thì đừng bao giờ bạn trao cho đối
tác hay khách hàng. Những danh thiếp đã cũ và bị nhàu thì tốt nhất là bạn nên
vứt chúng đi.
2. Cách nhận danh thiếp
− Phải tiếp nhận bằng hai tay: bằng cách lấy ngón cái và ngón trỏ cầm ở 2 bên mép dưới
của tấm thiệp. Nếu người khác cũng dùng cách này để tiếp nhận danh thiếp của bạn
thì chắc chắn bạn cũng rất hài lòng. Đồng thời cả người trao và người nhận cùng cúi
thấp người về phía trước một chút sẽ tạo cho đối phương cảm giác tôn trọng họ và
bạn nên nói lời cảm ơn họ.
− Khi cầm danh thiếp trên tay, người nhận lưu ý:
• Người nhận bắt buộc phải đọc để tỏ thái độ tôn trọng, đọc chức danh của họ thì
chúng ta nhắc lại một lần nữa để khẳng định họ có một chức vị rất là cao.
− Nếu không có bàn thì chúng ta vẫn cầm danh thiếp ở trên tay, không nên xoay tấm
danh thiếp nhiều lần, như vậy sẽ là không tôn trọng đối với người đưa danh thiếp.
Trong suốt quá trình giao tiếp bạn cứ cầm tấm danh thiếp theo tư thế dọc hoặc
15
ngang. Khi kết thúc một cuộc giao tiếp thì bạn hãy nên cât tấm danh thiếp vào túi
áo, hộp card visid hoặc ví, như vậy sẽ thể hiện được sự tôn trọng đối tác.
− Khi đối phương trao danh thiếp của họ cho bạn, nếu bạn không mang danh thiếp
hoặc chưa có danh thiếp thì đầu tiên bạn phải tỏ ý xin lỗi họ, sau đó nói ra lý do của
bạn.
Lưu ý: trong trường hợp thông tin đối tượng đưa danh thiếp không rƒ như: tên
riêng, chức vụ, lĩnh vực kinh doanh, hãy hỏi người đó. Khi hỏi những thông tin
trên không hề hạ thấp họ, càng không hề làm tổn thương họ mà chỉ làm cho họ cảm
thấy bạn tôn trọng và thực lòng muốn tìm hiểu về họ.

− Cùng lúc phải tiếp nhận nhiều danh thiếp, thì chúng ta xếp theo thứ tự ưu tiên, đối tác
ngồi ở vị trí nào thì để danh thiếp theo thứ tự ngồi để tránh lẫn lộn tên của người này
sang tên của người khác.
3. Xử trí những trục trặc khi trao đổi danh thiếp
Trường hợp 1: Quên danh thiếp, hết danh thiếp, chưa có danh thiếp. Bạn nên
nói: “Tôi tên là A làm việc tại công ty B. Thật sự xin lỗi là danh thiếp của tôi đã
hết”. Khi đến trao đổi lần hai thì đưa lại danh thiếp.
Trường hợp 2: Đối tác đưa danh thiếp trước. Bạn nhận danh thiếp và đưa danh
thiếp của mình ra và nói: "Thật xin lỗi vì tôi đưa danh thiếp chậm trễ".
Trường hợp 3: Nhầm lẫn đưa danh thiếp của người khác. Thành thật xin lỗi và
đưa lại danh thiếp của mình.
Trường hợp 4: Làm rớt danh thiếp vừa nhận được. Thành thật xin lỗi và nhặt
danh thiếp lên, phủi sạch bề mặt của danh thiếp.
Trường hợp 5: Rất muốn nhận được danh thiếp của phía đối tác, nhưng họ lại
không đưa cho bạn. Hãy mạnh dạn đề nghị: “Nếu không phiền anh (chị) có thể cho
tôi xin một tấm danh thiếp được không ạ?”. Nói như vậy sẽ đề cao hơn địa vị của
đối tác.
15
V. Kết luận
Như vậy, bốn nghi thức cơ bản của giao tiếp trong kinh doanh đã góp phần trả lời về
mặt kiến thức và kĩ năng cho câu hỏi được nên ra ở đầu bài, đồng thời vẽ nên một cái
nhìn tổng quát về giao tiếp cho chúng ta. Để đạt được sự chuyên nghiệp và nhuần nhuyễn
trong giao tiếp, mỗi cá nhân cần phải rèn luyện thường xuyên và nâng cáo ý thức của bản
thân. Có như thế, những kiến thức và kĩ năng trên mới có thể cùng chúng ta đi vào thực
tiễn để làm nên thành công cho bản thân, tổ chức và toàn xã hội.
…………….Hết…………….