Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần sản xuất thương mại xnk boss farm

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
------------------

Sinh viên: LÊ THỊ TRÚC OANH
Lớp: CQ57/41.03

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI
XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI
XNK BOSS FARM

Chuyên ngành : Tin học – Tài chính – Kế tốn

Mã số : 41

Giảng viên hướng dẫn : TS. HÀ VĂN SANG

HÀ NỘI - 2023

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu do chính em thực hiện. Các số
liệu, kết quả trong đồ án tốt nghiệp của em là hoàn toàn chân thực dựa trên tình hình
thực tế tại cơng ty em tham gia thực tập.

Sinh viên
Lê Thị Trúc Oanh

LỜI CẢM ƠN

Để hồn thành q trình thực hiện đồ án “Xây dựng phần mềm kế toán
doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS
FARM”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn, thầy
cơ trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế cùng các cán bộ và nhân viên của Công
ty CP sản xuất thương mại XNK BOSS FARM.

Đầu tiên, em xin gửi lời tri ân đến thầy giáo TS.Hà Văn Sang. Thầy đã ln
quan tâm, tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em rất nhiều mặt về chuyên
môn lẫn kỹ năng trong q trình hồn thiện đồ án. Nhờ có sự chỉ bảo của thầy đã
giúp em có kiến thức hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp.

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô trong khoa Hệ thống
thông tin kinh tế trường Học viện Tài Chính đã dạy bảo và truyền đạt cho em
những kiến thức bổ ích trong suốt quá trình học tập tại trường. Nhờ có sự dạy dỗ
của thầy cơ mà em có nền tảng vững chắc để hoàn thành đồ án này.

Cuối cùng, em cũng xin chân thành cảm ơn cán bộ và nhân viên Công ty Cổ
phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM đã tạo điều kiện, nhiệt tình giúp
đỡ và hướng dẫn em trong suốt quá trình em thực tập tại công ty.

Do kiến thức và thời gian có hạn nên trong q trình thực hiện đồ án em khơng
tránh khỏi những thiếu sót. Em mong sẽ nhận được lời góp ý quý báu từ thầy cô
cũng như bạn bè để đồ án của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, Ngày tháng năm
Sinh Viên

Lê Thị Trúc Oanh

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................................ii
MỤC LỤC ............................................................................................................................iii
DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT..........................................................................vii
DANH MỤC CÁC HÌNH...................................................................................................viii
DANH MỤC CÁC BẢNG....................................................................................................ix
LỜI MỞ ĐẦU........................................................................................................................1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH
THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP....................................................................4

1.1. Tổng quan về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp..................................4
1.1.1. Tổng quan về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp..........................................4
1.1.2. Sự cần thiết của phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.....................10
1.1.3. Phân loại phần mềm kế toán...............................................................................11
1.1.4. Quy trình xây dựng phầm mềm kế toán trong doanh nghiệp..............................12
1.1.5. So sánh các phần mềm kế toán phổ biến được sử dụng ở Việt Nam..................23

1.2. Cơ sở lý luận chung về kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp..................25
1.2.1. Khái quát về kế toán doanh thu bán hàng...........................................................25
1.2.2. Những lưu ý khi hạch toán doanh thu bán hàng..................................................26
1.2.3. Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng.........................................................27
1.2.4. Các tài khoản kế toán sử dụng.............................................................................28
1.2.5. Các chứng từ kế toán sử dụng.............................................................................29
1.2.6. Các sơ đồ luân chuyển chứng từ.........................................................................30
1.2.7. Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán.....................................................32
1.2.8. Quy trình hạch tốn kế tốn doanh thu bán hàng................................................36

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN DOANH THU BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XNK BOSS FARM.....42

2.1. Tổng quát về Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM................42
2.1.1. Giới thiệu khái quát về cơng ty...........................................................................42
2.1.2. Q trình hình thành và phát triển của công ty...................................................42
2.1.3. Định hướng phát triển của công ty......................................................................43
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty........................................................43

2.2. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần sản xuất thương mại
XNK BOSS FARM hiện nay...............................................................................................46

2.2.1. Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần sản xuất
thương mại XNK BOSS FARM hiện nay............................................................................46

2.2.2. Mục tiêu kinh doanh trong thời gian sắp tới.......................................................47
2.2.3. Những thuận lợi cũng như khó khăn của công ty...............................................47
2.3. Thực trạng hệ thống thông tin kế tốn doanh thu bán hàng tại Cơng ty Cổ phần sản
xuất thương mại XNK BOSS FARM...................................................................................48
2.3.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty....................................................................48
2.3.2. Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn.....................................................................51
2.3.3. Hệ thống tài khoản sử dụng.................................................................................52
2.3.4. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng.....................................................................53
2.3.5. Quy trình luân chuyển chứng từ..........................................................................54
2.3.6. Hệ thống báo cáo.................................................................................................55
2.3.7. Quy trình hạch tốn Kế tốn doanh thu tại cơng ty.............................................56
2.3.8. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại cơng ty..........................................58
2.4. Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế tốn doanh thu bán hàng tại Cơng ty Cổ
phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM...................................................................59

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XNK BOSS

FARM 64
3.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế tốn doanh thu bán hàng tại Cơng ty Cổ phần sản

xuất thương mại XNK BOSS FARM...................................................................................64
3.1.1. Mơ tả bài tốn......................................................................................................64
3.1.2. Dữ liệu đầu vào và thông tin đầu ra của hệ thống...............................................66
3.1.3. Mục tiêu của hệ thống.........................................................................................67
3.1.4. Yêu cầu chức năng đối với hệ thống...................................................................67
3.1.5. Yêu cầu phi chức năng đối với hệ thống.............................................................67
3.1.6. Mơ hình hóa quy trình nghiệp vụ........................................................................69

3.2. Phân tích hệ thống thơng tin phần mềm kế tốn doanh thu bán hàng tại Cơng ty Cổ
phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM...................................................................71

3.2.1. Tổng quan các chức năng của hệ thống..............................................................71
3.2.2. Mơ hình hóa các sơ đồ nghiệp vụ........................................................................72
3.3. Thiết kế hệ thống thông tin phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ
phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM.................................................................119
3.3.1. Xây dựng các lớp...............................................................................................119
3.3.2. Xây dựng biểu đồ lớp........................................................................................123
3.4. Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần sản xuất
thương mại XNK BOSS FARM........................................................................................142
3.4.1. Các form hệ thống.............................................................................................142
3.4.2. Các form nhập liệu đầu vào.................................Error! Bookmark not defined.
3.4.3. Mẫu chứng từ.......................................................Error! Bookmark not defined.
3.4.4. Các form sổ, báo cáo đầu ra................................Error! Bookmark not defined.
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................................153

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................155
PHỤ LỤC .........................................................................................................................156
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP...........................................................................161

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN.......................................................................162

DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Tên thuật ngữ Tên đầy đủ

BHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tế
CSDL Cơ sở dữ liệu
CNTT Công nghệ thông tin

CP Cổ phần
DTBH Doanh thu bán hàng
GTGT
HTTT Gía trị gia tăng
Hệ thống thông tin
TK
TSCĐ Tài khoản
VNĐ Tài sản cố định
Việt Nam đồng

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1-1. Lợi ích của phần mềm kế toán........................................................11
Hình 1-2. Các giai đoạn xây dựng phần mềm.................................................17

Hình 1-3. Nhiệm vụ của việc khảo sát thực trạng hệ thống.............................18
Hình 1-4. Nhiệm vụ của việc lập kế hoạch triển khai dự án............................19
Hình 1-5. Sơ đồ luân chuyển – xử lý phiếu xuất kho......................................30
Hình 1-6. Sơ đồ luân chuyển – xử lý chứng từ hóa đơn GTGT......................31
Hình 1-7. Trình tự kế tốn ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.....................33
Hình 1-8. Trình tự kế tốn ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái.................34
Hình 1-9. Trình tự kế tốn ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ..................34
Hình 1-10. Trình tự kế tốn ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ..........35
Hình 1-11. Trình tự kế tốn ghi sổ theo hình thức kế tốn máy......................36
Hình 2-1. Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty CP sản xuất thương mại XNK BOSS
FARM..................................................................................................................... 44
Hình 2-2. Sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty CP sản xuất thương mại XNK
BOSS FARM........................................................................................................... 49
Hình 2-3. Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng............55
Hình 3-1. Tổng quan quy trình nghiệp vụ doanh thu bán hàng.......................69

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1. So sánh phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng và phương
pháp phân tích thiết kế hướng hướng cấu trúc.........................................................17

Bảng 2.1. Các tài khoản sử dụng.....................................................................53

LỜI MỞ ĐẦU

1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Ngày nay, trong bối cảnh của cuộc cánh mạng công nghiệp 4.0, việc áp dụng
công nghệ thông tin vào các lĩnh vực dần trở nên quan trọng và cấp thiết. Đối với
các doanh nghiệp, việc quản lý tài chính - kế tốn là vơ cùng phức tạp và địi hỏi độ

chính xác cao. Việc quản lý thủ cơng trên sổ sách giấy tờ hay các công cụ phần
mềm thô sơ khơng cịn mang lại hiệu quả tối ưu, mất nhiều thời gian, công sức.

Với Công ty CP sản xuất thương mại XNK BOSS FARM thì hoạt động chủ yếu
và quan trọng để tạo ra doanh thu và lợi nhuận là mua bán hàng hóa. Hiện tại, công
ty đang sử dụng phần mềm Microsoft Excel để làm kế tốn nên cịn gặp rất nhiều
vấn đề khó khăn. Việc xây dựng phần mềm để quản lý cơng tác kế tốn là rất cần
thiết, giúp cơng việc quản lý được thực hiện đồng bộ, hiệu quả, dễ kiểm sốt từ đó
tăng thêm lợi ích cho cơng ty.

Với kiến thức được học tại trường cùng với thời gian thực tập tại Công ty CP
sản xuất thương mại XNK BOSS FARM và được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo
TS.Hà Văn Sang cùng tồn thể anh chị phịng Tài chính – Kế tốn của cơng ty, em
quyết định lựa chọn đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT
THƯƠNG MẠI XNK BOSS FARM”.

2. MỤC TIÊU CHỌN ĐỀ TÀI

Thứ nhất, vận dụng tối đa kiến thức đã học tại trường vào thực tiễn, từ đó củng
cố và nâng cao kiến thức.

Thứ hai, thông qua khảo sát để chỉ ra ưu nhược điểm và đưa ra những phương
pháp cải thiện và phát triển hệ thống thông tin kế toán.

Thứ ba, được người dùng chấp nhận và sử dụng trong quá trình quản lý và
hạch tốn tại cơng ty.

Thứ tư, thông qua việc thực hiện giúp em hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ kế toán

cũng như thực tế cơng việc kế tốn bán hàng.
Từ đó, em xây dựng phần mềm kế tốn doanh thu bán hàng tại Cơng ty CP

sản xuất thương mại XNK BOSS FARM, nhằm:
+ Cung cấp một phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp, đáp ứng cơ bản các

yêu cầu nghiệp vụ của công ty.
+ Cung cấp thông tin, số liệu một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt

cho quá trình quản lý bán hàng cũng như bộ phận bán hàng.
+ Giúp nâng cao hiệu quả cơng việc, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu sai sót trong

q trình hoạch tốn.
+ Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người

nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
3. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU TRONG ĐỀ TÀI

Đề tài là tập trung vào nghiên cứu cơng tác kế tốn bán hàng tại Công ty Cổ
phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM.
4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Dựa trên tình hình thực tế các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, trong kế
toán bán hàng có các phân hệ chính là:

+ Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng
+ Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng
+ Kế toán tổng hợp xác định kết quả kinh doanh
Do thời gian và kiến thức cịn có hạn nên em gói gọn nghiên cứu đề tài trong
phạm vi kế toán doanh thu bán hàng.

5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Các phương pháp nghiên cứu mà đề tài sử dụng là:
+ Phương pháp phỏng vấn: trao đổi và phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, nhân

viên trong công ty, đặc biệt là cán bộ, nhân viên phịng Tài chính - kế tốn.
+ Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép về quy trình

xử lý các nghiệp vụ tại công ty.
+ Phương pháp phân tích tài liệu: phân tích và thu thập các thông tin dựa trên

các tài liệu đã có sẵn.
+ Phương pháp thống kê: Liệt kê những thông tin, dữ liệu thu thập được từ các

chứng từ, sổ sách liên quan.
+ Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết được học và tình

hình thực tế tại cơng ty.
+ Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin: Từ các nghiệp vụ kế

tốn của cơng ty, tiến hành phân tích hệ thống về chứ năng, dữ liệu, từ đó thiết kế
để xây dựng phần mềm sao cho phù hợp.
6. KẾT CẤU ĐỀ TÀI

Ngoài phần mở đầu, kết luận cùng các danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục
thì đề tài của em chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về xây dựng phần mềm kế toán Doanh thu bán
hàng trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn doanh thu bán hàng tại

Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM

Chương 3: Phân tích và xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng
tại Công ty Cổ phần sản xuất thương mại XNK BOSS FARM



CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. Tổng quan về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1. Tổng quan về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của phần mềm
Phần mềm hay còn được gọi là Software, là một khái niệm khá trừu tượng. Có

thể hiểu đơn giản, phần mềm là tập hợp các câu lệnh hoặc chỉ thi được lập trình
bằng một hay nhiều ngơn ngữ lập trình khác nhau theo một trật tự nhất định, giúp
máy tính hiểu và thực hiện được các chức năng cụ thể nào đó.

Phần mềm được chia thành nhiều loại tùy vào mục đích và như cầu sử dụng
nhưng chủ yếu có 2 loại là: Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.

▪ Phần mềm hệ thống: là các phần mềm thực hiện quản lý và hỗ trợ hoạt động
của hệ thống máy.

▪ Phần mềm ứng dụng: là các chương trình dùng để thực hiện các cơng việc nhất
định của người sử dụng máy tính.

Đặc điểm của phần mềm nói chung:
▪ Phần mềm được tạo ra bằng 2 cách: tạo bởi con người hoặc được những

chương trình khác.
▪ Phần mềm khơng “hỏng” mà sẽ xuất hiện lỗi và có thể khắc phục thơng qua
bảo trì, nâng cấp.
▪ Phần mềm chủ yếu được xây dựng theo đơn đặt hàng chứ ít khi được lắp ráp
từ các thành phần đã có sẵn.
1.1.1.2. Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

“Phần mềm kế toán [1]: Là một phần mềm ứng dụng, được xác định bao gồm
hệ thống các chương trình được lập trình sẵn nhằm thực hiện xử lý tự động các

thơng tin kế tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại
chứng từ, xử lý thơng tin trên chứng từ theo quy trình của kế tốn sau đó in ra các
sổ kế tốn và báo cáo kế toán.”

Phần mềm kế tốn là cơng cụ quan trọng để hỗ trợ kế toán trong việc thu thập
và xử lý dữ liệu khi có nghệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Phần mềm kế toán phải
được cài đặt trên nền tảng phần cứng phù hợp với yêu cầu của công việc và đảm
bảo tính bảo mật, ổn định.

Để đáp ứng nhu cầu quản trị kế toán của doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước,
hiện nay có nhiều loại phần mềm kế tốn với tính năng và mức giá khác nhau. Phần
mềm kế toán hoạt động theo phương thức là các chứng từ, số liệu sẽ được nhập trực
tiếp vào máy tính, sau khi kết thúc q trình xử lí thơng tin, phần mềm sẽ đưa ra các
ghi chép, báo cáo chính xác và hiệu quả, góp phần tiết kiệm thời gian đồng thời
nâng cao hiệu quả trong cơng tác kế tốn.

Một phần mềm kế tốn cơ bản có các thành phần sau:

▪ Cơ sở dữ liệu (Database): Cơ sở dữ liệu là một hệ thống bao gồm nhiều thông
tin, dữ liệu được xây dựng theo cấu trúc nhất định, nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác,

sử dụng các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay
quá khứ của doanh nghiệp. Dữ liệu được chia thành hai phần: Dữ liệu phản ảnh cấu
trúc nội bộ của cơ quan và dữ liệu phản ánh hoạt động kinh doanh của cơ quan.

▪ Hệ thống giao diện (Interface): Giao diện phần mềm là giao diện tương tác
giữa người sử dụng và phần mềm. Thường một phần mềm lế tốn sẽ có các giao
diện như: form đăng nhập, chương trình chính, nhập liệu, báo cáo, …

▪ Chương trình (Code): Là tập hợp các lệnh được viết bằng ngơn ngữ lập trình
mà máy có thể hiểu được để thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán chỉ ra.

▪ Hệ thống báo cáo (Reports): Báo cáo là tài liệu chứa các thơng tin được đưa ra
từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Báo cáo thường chứa các
thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu. Báo cáo hiển thị ra nàm hình hay máy

in tùy theo nhu cầu của người sử dụng.

▪ Hệ thống Menu: gồm các nút lệnh được thiết kế theo trật tự phù hợp, giúp
người dùng có thể dễ dàng tương tác với phần mềm.

▪ Form: Chứa đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào đó. Mỗi form khi
thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người dùng. Gồm có: Form nhập liệu,
Form để thực hiện các thao tác xem sửa xóa, Form để in báo cáo.

1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm kế tốn là cơng cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp dựa trên cơ
sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ để cung cấp thông tin đầu ra theo yêu cầu.
Đầu vào là các chứng từ do doanh nghiệp lập hoặc các chứng từ bên ngoài. Đầu ra
là các báo cáo, sổ sách liên quan.

Đặc điểm cơ bản của hình thức kế tốn trên máy tính là các cơng việc kế toán
được thực hiện trên một phần mềm kế toán trên máy tính.

Phần mềm kế toán được xây dựng theo nguyên tắc một trong bốn hình thức kế
tốn hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Một phần mềm kế toán phải tuân
theo các chế độ, chuẩn mực kế toán, dựa trên thơng tư và nghị định về kế tốn.

Dữ liệu đầu vào và kết quả đầu ra phải đảm bảo sự chính xác, dựa trên nền
tảng và thủ tục theo các tài liệu có sẵn.

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ
của hình thức kế tốn đó.

Phần mềm kế toán cập nhật liên tục, kịp thời các thông tư, công văn, tuân thủ
các chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán. Phần mềm kế tốn có khả năng thay đổi
linh hoạt để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi yêu cầu
của doanh nghiệp.

Hoạt động của phần mềm kế toán được chia thành 3 giai đoạn chính như sau:

▪ Giai đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào. Người dùng phân loại các chứng từ phát

sinh sau đó nhập vào hệ thống. Chứng từ sau khi nhập sẽ được lưu trữ vào CSDL
trong máy.

▪ Giai đoạn 2: Xử lý. Các thông tin tài chính kế tốn được lưu trữ, tổ chức thơng
tin và tính tốn dựa trên các chứng từ đã nhập.

▪ Giai đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra. Phần mềm thực hiện kết xuất báo cáo tài

chính, hay các báo cáo khác và các loại sổ, … để in ra hoặc lưu trữ.

1.1.1.4. Các yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm phải tuân theo luật kế toán số 88/2025/QH13, thông tư số
200/2014/TT - BTC, thông tư số 210/2014/TT - BTC, thông tư số 133/2016/TT -
BTC và thông tư số 103/2005/TT - BTC về tiêu chuẩn phần mềm kế toán.

◦ Phần mềm kế tốn phải có hỗ trợ cho người sử dụng các quy định cụ thể của
Nhà nước về Kế toán

Khi sử dụng phần mềm kế tốn thì sẽ khơng làm thay đổi bản chất, nguyên tắc
hay phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế
toán:

▪ Đối với chứng từ kế toán: Khi chứng từ kế toán được tạo ra và in trên máy tính
theo phần mềm kế tốn thì phải có đầy đủ nội dung của chứng từ kế toán theo quy
định và quy định riêng cho mỗi loại chứng từ kế toán trong chế độ kế tốn hiện
hành. Đơn vị kế tốn có thể bổ sung thêm các thơng tin khác vào chứng từ kế tốn
được tạo ra trên máy tính theo yêu cầu của quản lý, trừ các chứng từ phải bắt buộc
phải tuân theo đúng quy định. Chứng từ kế toán điện tử được áp dụng để ghi sổ kế
toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ quy định về chứng từ kế toán và quy định
riêng về chứng từ điện tử.

▪ Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản sử
dụng và phương pháp kế toán được sử dụng trong phần mềm phải tuân thủ quy định
của kế độ kế toán hiện hành, phù hợp với hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý
của doanh nghiệp. Các tài khoản trong hệ thống phải được mã hóa một cách hợp lý.

▪ Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế

toán được in ra phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

+ Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán, mối quan hệ giữa sổ kế toán trong chế độ kế
toán;

+ Số liệu trên sổ kế toán phải được kết xuất từ số liệu trên chứng từ đã
được truy cập;

+ Đảm bảo tính chính xác khi chuyển từ sổ này sang sổ khác.

Đơn vị kế tốn có thể thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán nếu cần thiết.
Phần mềm kế toán khơng cần phải hiển thị đầy đủ các quy trình ghi sổ kế toán
nhưng phải in ra đầy đủ các sổ kế tốn và báo cáo phục vụ cho cơng tác quản lý,
thống kê.

▪ Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính khi in phải phải tuân thủ về hình
thức, nội dung và phương pháp tính tốn của các chỉ tiêu theo quy định của chế độ
kế toán hiện hành đối với từng lĩnh vực.

▪ Đối với chữ số và chữ viết: Số và chữ viết trên giao diện của phần mềm và khi
in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật kế toán. Nếu đơn vị kế toán cần sử dụng
tiếng nước ngoài trên cửa sổ phần mềm kế tốn thì có thể thiết kế và trình bày bản
song ngữ. Giao diện của mỗi màn hình phải rõ ràng, thuận tiện và dễ tìm kiếm.

▪ In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế tốn
phải có đầy đủ các yếu tố pháp lý, bảo đảm tính nhất qn giữa số liệu kế tốn được
lưu trên máy tính và số liệu in ra. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ trong thời hạn
quy định và phải đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật để đọc được khi cần thiết.

◦ Phần mềm kế tốn phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù

hợp với những thay đổi của chế độ kế tốn và chính sách tài chính mà khơng
ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.

▪ Đảm bảo khâu khai thác dữ liệu ban đầu một cách chính xác và đầy đủ, bao
gồm cả những trường hợp thêm hoặc sửa đổi các chứng từ, biểu mẫu, nội dung hoặc

cách ghi chép đã được sử dụng trong hệ thống.

▪ Có thể thêm tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạch toán đối
với các tài khoản đã sử dụng trong hệ thống.

▪ Nếu cần thiết, có thể thay đổi hoặc bổ sung mẫu sổ kế toán mới, nội dung và
cách ghi chép sổ kế toán hiện hành, nhưng phải đảm bảo tính nhất quán và liên kết
giữa các sổ với nhau.

▪ Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại biểu mẫu, nội dung, cách lập, cách trình bày
báo cáo tài chính được sử dụng trong hệ thống.

◦ Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu

▪ Phần mềm kế tốn cần có khả năng tự động hóa và chính xác cao. Tự động xử
lý, lưu trữ số liệu trên ngun tắc tn thủ các quy trình kế tốn cũng như phương
pháp tính tốn các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành.

▪ Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lặp số liệu.

▪ Có khả năng dự báo, phát hiện và ngăn chặn sai sót khi nhập liệu và q trình
xử lý thơng tin kế tốn.

◦ Phần mềm kế toán cần phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin, an tồn dữ liệu

▪ Để bảo vệ thông tin và dữ liệu khỏi bị xâm nhập, cần phải thực hiện việc phân
quyền sử dụng cho người dùng theo chức năng gồm: kế tốn trưởng và kế tốn viên.
Mỗi vị trí được phân cơng có nhiệm vụ và quyền hạn khác nhau trong hệ thống.

▪ Có khả năng theo dõi được người dùng theo các tiêu thức: thời gian truy cập,
các thao tác của người dùng, các đối tượng bị tác động, …

▪ Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế tốn trong trường hợp có
sự cố phát sinh.

▪ Có khả năng lưu lại các thay đổi trên sổ kế toán về việc sửa chữa số liệu kế
tốn đã được duyệt chính thức vào hệ thống theo từng phương pháp sửa chữa sổ kế
toán theo quy định, chỉ cho phép những người có thẩm quyền mới được sửa chữa

sai sót đối với các nghiệp vụ được duyệt vào hệ thống.

◦ Ngoài ra, phần mềm kế tốn cịn phải đáp ứng được các u cầu như:

▪ Phần mềm phải dễ sử dụng, tiện lợi, dễ hiểu và sử dụng cho người dùng.

▪ Có cơng cụ hỗ trợ các thao tác trên phần mềm.

▪ Phần mềm phải để ở dạng biên dịch thay vì dạng mã nguồn, khi cài đặt chỉ tiến
hành một thao tác duy nhất là chạy chương trình. Phần mềm kế tốn cần tương thích
với các phần mềm khác trên máy tính để tránh tình trạng xung đột xảy ra.

▪ Phần mềm không được gây ra sự lãng phí tài nguyên bộ nhớ, thiết bị ngoại vi
hay là tốc độ xử lý chậm.

▪ Khi một phần mềm kế toán đưa ra sử dụng phải đính kèm tài liệu giới thiệu và
hướng dẫn sử dụng phần mềm.

1.1.2. Sự cần thiết của phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Kế toán là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ duy trì và
phát triển các mối liên kết trong doanh nghiệp, điều tiết hoạt động kinh doanh. Mọi
bộ phận trong doanh nghiệp đều liên quan đến kế toán.

Phần mềm kế tốn là một cơng cụ hỗ trợ hiệu quả cho các hoạt động kế tốn
tài chính và kế toán quản trị của doanh nghiệp. Khi sử dụng phần mềm kế tốn,
doanh nghiệp có thể thực hiện các nghệp vụ kế tốn một cách chính xác, nhanh
chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực. Phần mềm kế tốn cịn giúp doanh
nghiệp tạo báo cáo và phân tích tình hình hoạt động, giúp doanh nghiệp tuân thủ các
quy định về thuế, tài chính và báo cáo của Nhà nước.

Trong thời đại công nghệ 4.0, doanh nghiệp cần trang bị phần mềm kế toán
hiện đại để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường và khách hàng.
Phần mềm kế toán không chỉ giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến sổ sách,
chứng từ, báo cáo, … mà cịn có thể liên kết nối với các hệ thống khác như ngân
hàng, hóa đơn điện tử, thuế, … để tăng hiệu quả và an ninh cho doanh nghiệp. Có
thể điểm qua những lợi ích của phần mềm kế tốn mang lại như: